Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Avtal Postförmedling 2013-2 Referensnr: 10263 Postförmedling 2013-2 Upph. ref.nr: 10263 2015-02-23 Slutdatum: 2017-10-12 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 1 st á 1 år Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Säljare: SKL Kommentus Inköpscentral AB Säljare: 123 Media AB Anna Larsson Kontaktperson: Adam Höglund 5568194798 Org. nr: 5569032245 SE556819479801 Moms reg nummer: Hornsgatan 15 Adress: Postflygsgatan 2E 11799 Postnummer: 12830 STOCKHOLM Postort: SKARPNÄCK Sverige Land: Sverige 08-7095930 Telefon: +4684481100 Mobil: +46736819959 Fax: anna.larsson@sklkommentus.s E-post: adam.hoglund@sdr.se e Ramavtal 1 Parter 1.1 Parter Mellan parterna 123 Media AB med organisationsnummer 556903-2245, nedan kallad Ramavtalsleverantören, och SKL Kommentus Inköpscentral med organisationsnummer 556819-4798, nedan kallad SKI, har följande avtal träffats. 2 Definitioner 2.1 Definitioner Ramavtal Med Ramavtal avses detta dokument inklusive Avtalsbilagor. Parter Med Parter i denna huvudtext avses SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) och Ramavtalsleverantören. Upphandlande myndighet/enhet (UM/UE) Med UM/UE avses sammantaget samtliga avropsberättigade parter enligt bilaga 01, Avropsberättigade parter, till Ramavtalet om inte annat anges. Avrop Med Avrop avses köp av de tjänster som UM/UE gör genom användande av detta Ramavtal. Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 1 av 15
Avropsavtal Med Avropsavtal avses kontrakt/avtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören i samband med avrop. Kunden Den organisation/förvaltning eller motsvarande hos avropande UM/UE som tecknat Avropsavtal med Ramavtalsleverantören. 3 Omfattning 3.1 Omfattning Ramavtalsleverantören åtar sig att leverera tjänster för genomförande av: Tjänsteområde 13. Oadresserad direktreklam (ODR) inom följande geografiska anbudsområden: Landsting/region Stockholms läns landsting Kommun Botkyrka Danderyd Ekerö Haninge Huddinge Järfälla Lidingö Nacka Norrtälje Nykvarn Nynäshamn Salem Sollentuna Solna Stockholm Sundbyberg Tyresö Täby Upplands Väsby Upplands-Bro Vallentuna Värmdö i enlighet med villkoren i Ramavtalet med bilagor. Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet ska upprätthållas under hela Ramavtalsperioden. I Ramavtalsleverantörens åtagande ingår också att informera UM/UE om Ramavtalet och att verka för att avrop sker i enlighet med Ramavtalet. 3.2 Avtalsperiod Ramavtalet träder ikraft från och med den dag då det undertecknats av båda parter och Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 2 av 15
löper därefter till och med 2017-10-12 med möjlighet till förlängning ett (1) år, längst till och 2018-10-12. Vid utebliven uppsägning senast tre (3) månader före avtalstidens utgång förlängs Ramavtalet med ett (1) år. Ingående UM/UE kan börja använda Ramavtalet vid olika tidpunkter under Ramavtalsperioden. 3.3 Leveranstid/Utförandetid Leveranstid/utförandetid av tjänster i detta Ramavtal ska ske på den eller inom den tidsrymd som angivits i beställningen/avropsavtalet. Leverans/utförande får inte utan UM/UEs godkännande ske tidigare än vad som överenskommits i beställningen/avropsavtalet. 3.4 Miljökrav Ramavtalsleverantören ska arbeta efter en strukturerad miljöplan som är beskriven i Ramavtalsleverantörens anbud. 3.5 Ramavtalet i förhållande till tecknade Avropsavtal Ramavtalens bestämmelser ska alltid vara tillämpliga på ingångna Avropsavtal så länge dessa är giltiga. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att i Avropsavtalet ange vilkor som står i strid med Ramavtalet. 3.6 Meddelandeskyldighet Båda parter är eller kan förväntas bli skyldiga att kontinuerligt informera varandra om händelser som är av betydelse för Ramavtalets genomförande. Ramavtalsleverantören är skyldig att utan dröjsmål meddela SKI sådana avvikelser som leder till, eller kan komma att leda till, att avtalade villkor inte uppfylls. 3.7 Post 08, avropsrutiner och särskilda villkor För brevförmedlingstjänster ska gälla Allmänna avtalsvillkor för postservicetjänster, Post 08, som tagits fram av SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och företrädare för branschen samt de eventuella avropsrutiner och särskilda villkor som Ramavtalsleverantören tillämpar för respektive namngiven tjänst under förutsättning att dessa särskilda villkor inte strider mot de krav som i övrigt ställts i upphandlingen. 3.8 NSAB 2000, avropsrutiner och särskilda villkor För paketförmedlingstjänster och kurir-/budtjänster ska gälla Nordiskt speditörförbunds allmänna bestämmelser, NSAB 2000 samt de eventuella avropsrutiner och särskilda villkor som Ramavtalsleverantören tillämpar för respektive namngiven tjänst under förutsättning att dessa särskilda villkor inte strider mot de krav som i övrigt ställts i upphandlingen. 3.9 Support till UM/UE Ramavtalsleverantören ska kunna hantera frågor, klagomål och reklamationer från UM/UE under Ramavtalsperioden. Ramavtalsleverantören ska ge support på svenska språket via telefon och e-post under kontorstid, kl. 8.00-16.30 helgfri måndag till fredag. 3.10 Separation och vidaredistribution av brevförsändelser Utgående försändelser hos UM/UE ska separeras i lokala brevförsändelser och rikstäckande brevförsändelser. Med lokala brevförsändelser menas post som ska distribueras inom område kommun eller område landsting/region. Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 3 av 15
UM/UE kan själv välja att göra denna separation eller, i de fall UM/UE även avropar från ramavtalet Postförmedling 2013, låta antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post göra det. Om UM/UE väljer att låta antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområde 1 göra det ska det ingå i Ramavtalsleverantörens ansvar och ej debiteras i särskild ordning. Om Ramavtalsleverantör för tjänsteområde 5-8 samt 13 inte själv kan distribuera de rikstäckande försändelserna ska Ramavtalsleverantören, under förutsättning att den UM/UE från vilken försändelserna härrör även avropar från ramavtalet Postförmedling 2013, överlämna dessa till den Ramavtalsleverantör som är ansvarig för tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post. 3.11 Mottagare saknas Adresserade försändelser vars mottagare saknas ska, utan extra kostnad, returneras till beställaren/avsändaren. 3.12 Transportlådor m.m. Anbudsgivaren ska vid behov kostnadsfritt tillhandahålla transportlådor, burar eller motsvarande. 3.13 Inlämningsplats Det ska finnas möjlighet för UM/UE att välja om man själv vill lämna sina utgående brevförsändelser till antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområdet eller beställa hämtning av posten. Om UM/UE väljer att lämna posten själv ska det finnas möjlighet för UM/UE att lämna in post till och med kl. 16.30 helgfri måndag till fredag. 4 Avropsberättigade parter 4.1 Avropsberättigade parter De UM/UE som anges i bilaga 01, Avropsberättigade parter, till detta Ramavtal har rätt att avropa från Ramavtalet under avtalsperioden. 5 Handlingars inbördes rangordning 5.1 Handlingars inbördes rangordning Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende så gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta Ramavtal 2. Detta Ramavtal inklusive bilagor 3. Eventuella skriftliga svar och förtydliganden till förfrågningsunderlaget 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Allmänna avtalsvillkor för Postservicetjänster (Post08) (gäller för tjänsteområde 5-8 samt 13) eller Nordiskt speditörsförbunds allmänna bestämmelser (NSAB 2000) (gäller för tjänsteområde 14-15) 6. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud med bilagor 7. Anbud med bilagor Inga andra handlingar än dessa gäller. 6 Ändringar och tillägg 6.1 Ändringar och tillägg Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 4 av 15
Ändringar och tillägg till detta Ramavtal kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för SKI och Ramavtalsleverantören. 7 Underleverantörer 7.1 Underleverantörer Ramavtalsleverantören har rätt att anlita underleverantör i enlighet med vad som framgår av detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. Ramavtalsleverantören har inte rätt att till underleverantör delegera rätten att motta avrop, lämna avropssvar, teckna avtal med UM/UE eller fakturera UM/UE. Ramavtalsleverantören är skyldig att ha väl dokumenterade rutiner för hantering av underleverantörer. Rutinerna ska innefatta: ansvarsfördelning, tillgänglighet av resurser och kontaktpersoner hos underleverantören mm. 7.2 Byte eller anlitande av underleverantör Förfrågan om byte eller anlitande av underleverantör ska inkomma till SKI senast fyra (4) veckor innan planerat byte eller anlitande, om inte synnerliga skäl föreligger. Utgångspunkten är att Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet ska vara oförändrad under Ramavtalsperioden. Byte eller anlitande av underleverantör ska skriftligen godkännas av SKI. Nya underleverantörer ska uppfylla de krav som ställts på underleverantörer i förfrågningsunderlaget. Sker byte eller anlitande av underleverantör utan SKI:s godkännande har SKI rätt till skadestånd från Ramavtalsleverantören för den eventuella uppstådda skada den lider. SKI äger också rätt att häva Ramavtalet utan föregående uppsägning. 8 Personal 8.1 Personal Ramavtalsleverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdrag använda sig av personal med för ändamålet erforderlig kompetens och som uppfyller kraven i upphandlingens förfrågningsunderlag. 8.2 Personalansvar Ramavtalsleverantören har för sin och eventuell inhyrd personal fullständigt personalansvar och svarar för alla kostnader i samband med detta. 9 Antidiskrimineringsklausul 9.1 Antidiskrimineringsklausul 1. Ramavtalsleverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). 2. Ramavtalsleverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av SKI skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3. Om Ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om Ramavtalsleverantören vid utförandet av kontraktet Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 5 av 15
inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger SKI rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4. Ramavtalsleverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5. Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI att dess Ramavtalsleverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. SKI äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 10 Säkerhet och sekretess 10.1 Säkerhet och sekretess Ramavtalsleverantören ska följa de säkerhetsföreskrifter som UM/UE redovisar från tid till annan samt tillse att berörda resurser och anlitad underleverantör iakttar dessa föreskrifter. Ramavtalsleverantören får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge sådana uppgifter om UM/UEs verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- och/eller yrkeshemligheter eller som i övrigt rör UM/UEs interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras för avtalad tjänsts genomförande. I det fall Ramavtalsleverantören ges tillgång till enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller postlagen (2010:1045) skyddad information ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Skyldigheten att iaktta sekretessen gäller även efter det att Kontraktet i övrigt upphört att gälla. Ramavtalsleverantören förbinder sig att informera personal och underleverantörer om gällande sekretess. Om UM/UE så begär ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av Ramavtalsleverantörens personal och ev. anlitad underleverantör innan arbetet påbörjas. För att uppdrag inom samhällskritisk verksamhet ska kunna påbörjas måste en säkerhetsprövning och eventuell registerkontroll utföras på berörda personer. Ramavtalsleverantören samt eventuella underleverantörer blir då på UM/UEs begäran föremål för kontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Det åligger UM/UE att i avropsförfrågan uppge att säkerhetsskyddsavtal erfordras för leveransen. De närmare villkoren för säkerhetsskyddsavtal och dess vidmakthållande under kontraktsperioden ska fastställas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören. 10.2 Säkerhets-och krisberedskapsplaner Vid de tillfällen då Ramavtalsleverantören utför uppdrag på plats i UM/UEs lokaler åligger det Ramavtalsleverantören att följa av UM/UE framtagna säkerhets- och krisberedskapsplaner om sådan situation skulle uppstå. 11 Avropsförfarande Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 6 av 15
11.1 Avropsförfarande Avrop görs av UM/UE till den Ramavtalsleverantör som erhållit Ramavtal för aktuellt tjänsteområde och geografiskt område. Avropets innehåll regleras i ett Avropsavtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören. 12 Fakturering 12.1 Faktureringsvillkor UM/UE har rätt att välja mellan att erhålla faktura elektroniskt eller i pappersformat. Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda månadsvis fakturering i efterskott till UM/UE. All fakturering ska göras från Ramavtalsleverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör. Slutfaktura avseende Ramavtalsleverantörens samtliga åtaganden ska vara UM/UE tillhanda senast två (2) månader efter det att aktuella avropsavtalet som uppkommer vid avrop löpt ut. UM/UE är skyldig att tillhandahålla de uppgifter som hänför sig till UM/UE och som Ramavtalsleverantören behöver för att framställa korrekt faktura. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan UM/UE returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturavillkor får inte strida mot Ramavtalet. Vid e-fakturering kan felaktiga fakturor ej returneras. Ramavtalsleverantören kontaktas omgående för rättelse. Efter överenskommelse med UM/UE krediteras det felaktiga beloppet separat alternativt dras summan på nästföljande faktura. 12.2 Fakturans villkor På fakturan ska minst anges: - Fakturadatum och Fakturanummer, - Adressering till UM/UE (namn, adress, samt referens), - Ramavtalsleverantörens namn, adress och organisationsnummer och telefonnummer, plus-/bankgiro samt referens, - Ramavtalsleverantörens momsregistreringsnummer och F-skattebevisnummer, - Leveransdatum och leveransadress, - Beställarens namn, - Specifikation dvs. vad leverans avser (art och mängd), - Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt, - Övriga uppgifter som UM/UE önskar UM/UE kan specificera annat fakturainnehåll i samband med avrop. 12.3 E-faktura Ramavtalsleverantören ska kunna leverera e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltext faktura eller Svefaktura alternativt skicka e-fakturor via fakturaportal tillhandahållen av UM/UE enligt separat överenskommelse. Driftstart och detaljerade specifikationer avseende elektronisk fakturering överenskommes mellan parterna. UM/UE ska medverka till att elektronisk fakturering införs genom att tillhandahålla nödvändig information. Ramavtalsleverantören är skyldig att införa elektronisk fakturering inom tre (3) månader från det UM/UE begärt det. I annat fall uppstår en försening beroende på Ramavtalsleverantören. Vid försening av införandet av elektronisk fakturering utgår vite om 5 000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 5 000 SEK per påbörjad 30-dagarsperiod. UM/UE äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad ersättning. Rätt till vite föreligger Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 7 av 15
inte när förseningen av införandet beror på UM/UE. 12.4 Betalningsvillkor Betalning, inklusive mervärdeskatt, ska erläggas mot specificerad och godkänd faktura trettio (30) dagar efter fakturans ankomstregistrering. Ramavtalsleverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Ramavtalsleverantören ska fakturera UM/UE, d.v.s. faktura får ej skickas från underleverantör. Vid försenad betalning har Ramavtalsleverantören rätt till påminnelseavgift enligt förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lagen (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). UM/UE har rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen i de fall Ramavtalsleverantören ålagts att betala viten eller skadestånd och dröjer med detta. Ränta ska i sådant fall regleras på anmodan av UM/UE. 13 Priser, prisjusteringar 13.1 Priser Ramavtalets priser är fasta t.o.m. den 15 oktober 2015. Priserna omfattar de tjänster som är beskrivna i detta Ramavtal. Priserna är angiva i SEK exkl. mervärdesskatt. 13.2 Prisjusteringar Parterna har rätt att justera priserna med SCBs preliminära arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom privat sektor, SNI 2007, kolumn H (SCBs definition Transport-och magasineringsföretag), dock tidigast den 13 oktober 2015. Som basmånad ska mars 2014 användas och indexförändring ska beräknas på de priser som finns i det ursprungliga Ramavtalet. Indexförändringen beräknas med 100% av den procentuella förändringen av basmånadens indexvärde jämfört med den aktuella av part hänvisade till. Understiger indexförändringen två (2) procent ska ingen prisjustering ske. För Avropsavtal som löper efter det att Ramavtalet upphört gäller att indexförändring kan ske per den 1 maj aktuellt år. Indexförändringen beräknas på basmånaden mars 2014 och de priser som finns i det ursprungliga Ramavtalet. I händelse av att AKI upphör att gälla under Ramavtalsperioden och/eller Avropsavtalsperioden ska parterna komma överens om att ett likvärdigt index ska gälla vid prisjustering under resten av Ramavtalsperioden och/eller Avropsavtalsperioden. Leverantör kan en (1) gång årligen under avtalstiden begära att förhandling upptas mellan parterna om justering av avtalade priser p.g.a. ökade drivmedelskostnader, valutaförändringar och statliga pålagor utanför Leverantörens kontroll alternativt ta ut en avgift (drivmedelstillägg DMT ) utöver överenskommet pris. Leverantören skall då verifiera de faktiska kostnadsökningarna. Sådan ökning eller förändring skall vara av onormalt slag och inte avse sådan del av kostnadsökningen som ingår i överenskommet index. i de fall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet eller Tjänst som Avtalet omfattar avsevärt förändras till följd av ny lagstiftning eller statliga beslut, då Leverantörens priser för Tjänst måste ändras på grund av prisreglering i författning eller Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 8 av 15
myndighetsbeslut. Kan inte överenskommelse uppnås om prisjustering enligt ovan har Leverantören rätt att omedelbart säga upp avtalet till upphörande med iakttagande av tre (3) månaders uppsägningstid. 13.3 Begäran om prisjustering Begäran om prisjustering ska skriftligen framställas och vara SKI tillhanda senast fem (5) veckor innan ny period påbörjas. Om begäran om prisjustering inte har kommit SKI tillhanda inom angiven tid ligger innevarande priser fast ytterligare ett (1) år. Ramavtalsleverantören ska i begäran om prisjustering bifoga en uträkning om hur priserna justerats enligt index. 14 Parternas kontaktpersoner 14.1 Parternas kontaktpersoner För SKI: Namn: Peo Bengtsson E-post: peo.bengtsson@sklkommentus.se Telefon: 08-709 59 10 För Ramavtalsleverantören: Namn: Adam Höglund E-post: adam.hoglund@sdr.se Telefon: 08-4481100 15 Kvalitetsledning 15.1 Kvalitetsledning Ramavtalsleverantören ska ha kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer och omfattar åtagandet i Ramavtalet. Ramavtalsleverantören ska på begäran av SKI och/eller UM/UE eller av SKI och/eller UM/UE anvisad tredje part, ge denne möjlighet att göra en revision av kvalitetsledningen och dokumenterade rutiner och deras tillämpning i organisationen. Ramavtalsleverantören kan inte kräva någon ersättning från SKI och/eller UM/UE eller av tredje part i samband med revision. 16 Bilagor 16.1 Bilagor Bilaga 01 Avropsberättigade parter Bilaga 02 Förfrågningsunderlag med bilagor Bilaga 03 Allmänna avtalsvillkor för Postservicetjänster, Post 08 BIlaga 04 Nordiskt speditörsförbunds allmänna bestämmelser, NSAB 2000 Bilaga 05 Mall för Avropsavtal Bilaga 06 Ramavtalsleverantörens anbud Bilaga 07 Godkända underleverantörer Bilaga 08 Prisbilaga Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 9 av 15
17 Rutiner 17.1 Kravuppfyllnad under Ramavtalstiden De tjänster som levereras av Ramavtalsleverantören med stöd av detta Ramavtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela Ramavtalet/Avropsavtalets giltighetstid. Detta omfattar hela Ramavtalsleverantörens organisation, inklusive eventuella underleverantörer. Ramavtalsleverantören ska vid kontroll av kravuppfyllnad utan dröjsmål bistå SKI med uppgifter och stöd enligt önskemål för att på ett enkelt och entydigt sätt verifiera kravuppfyllnad. Ramavtalsleverantör ska bistår med nödvändig hjälp för att kontroll ska kunna utföras. 17.2 SKI och UM/UE SKI och UM/UE kommer att samarbeta under avtalsperioden. SKI ansvarar för att informera om Ramavtalet, stödja UM/UE vid avrop, följa upp tillämpningen av Ramavtalet samt bidra till att underlätta samarbetet mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören. SKI kommer att verka för att UM/UE bistår med den information som SKI behöver för att följa upp Ramavtalet. 17.3 Ramavtalsändringar och tillägg Ändringar och tillägg till Ramavtalet ska godkännas av SKI och Ramavtalsleverantören samt upprättas skriftligen i separat handling, undertecknas av avtalsparterna och biläggas Ramavtalet. 17.4 Informationsplikt SKI och Ramavtalsleverantören har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Ramavtalet. 17.5 Lojalitetsplikt Parterna är förpliktade att fullgöra sina avtalsförpliktelser på ett lojalt sätt och ska och agera korrekt, ärligt och lojalt med beaktande av motpartens intressen i enlighet med god affärssed. 17.6 Ändringar och tillägg till Avropsavtalet Ändringar och tillägg till Avropsavtalet ska ske skriftligen. Sådana ändringar och tillägg ska vara undertecknade av både Kunden och Ramavtalsleverantören och biläggas Avropsavtalet. Part får inte utan motpartens skriftliga godkännande överlåta eller pantsätta rättigheter och/eller skyldigheter enligt Avropsavtalet till annan. Kunden äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Avropsavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Kunden byter till sådan ny organisation eller organisationsform. 17.7 Meddelanden Meddelanden som enligt detta Ramavtal ska tillställas den andre parten, ska tillställas skriftligen till partens kontaktperson enligt detta Ramavtal. 17.8 Marknadsföring av Ramavtalet Marknadsföring av Ramavtalet och annat informationsmaterial avseende Ramavtalet som på något sätt ska distribueras till UM/UE, ska alltid godkännas skriftligen av SKI innan materialet används. Ramavtalsleverantören ska i marknadsföring riktad mot UM/UE alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor som exempelvis Ramavtalens omfattning och Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 10 av 15
hur korrekt avrop ska ske. 18 Överlåtelse av Ramavtal 18.1 Överlåtelse av Ramavtal Ingånget avtal får normalt inte överlåtas till ny Ramavtalsleverantör. I undantagsfall, till exempel vid omorganisation eller försäljning, får detta göras utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtelsen ska i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av SKI och den nya Ramavtalsleverantören. För att den nya Ramavtalsleverantören ska ha rätt att leverera enligt Ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI. Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd för den skada SKI lider. SKI äger också rätt att häva Ramavtalet utan föregående uppsägning. SKI äger rätt att överlåta Ramavtalet, tex vid omorganisation eller försäljning till annan juridisk person, utan Ramavtalsleverantörens godkännande. 19 Force Majeure 19.1 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt Ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid ingåendet av avtalet och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Exempel på sådana omständigheter är krig, terrordåd, naturkatastrof, eldsvåda, myndighetsåtgärd och arbetskonflikt. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. SKI och Ramavtalsleverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att avtalet trots ovan hinder kan fullföljas. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart därom. Om Ramavtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än nittio (90) dagar på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. 20 Särskilda kontraktsvillkor 20.1 Antidiskrimineringsklausul 1 Ramavtalsleverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). 2 Ramavtalsleverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av SKI eller avropande UM/UE skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3 Om Ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt 2 eller om Ramavtalsleverantören vid utförandet av Kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger SKI eller avropande UM/UE rätt att säga upp Ramavtalet eller Kontraktet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 11 av 15
4 Ramavtalsleverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som Ramavtalet/Avropsavtalet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av Kontraktsvärdet. För det tredje krävs att Ramavtalsleverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI och UM/UE att dess Ramavtalsleverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt Kontraktsbrott. SKI och/eller avropande UM/UE äger i dessa fall rätt att häva Ramavtalet respektive Avropsavtal. 21 Hävning 21.1 Hävning av Ramavtal Part har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 30 kalenderdagar efter erinran härom. Reklamation och hävning ska ske skriftligen till motparten. SKI äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan helt eller delvis om Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med Ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtal. SKI äger rätt att häva avtalet med omedelbart verkan helt eller delvis och utan föregående erinran om Ramavtalsleverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken. SKI äger rätt att häva Ramavtalet med omedelbart verkan helt eller delvis och utan föregående erinran om Ramavtalsleverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 LOU. SKI äger rätt att häva avtalet med omedelbart verkan helt eller delvis om Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter trots påpekande från SKI. Hävning ska ske skriftligen till Ramavtalsleverantörens kontaktperson till den av Ramavtalsleverantörens angivna adress. Part ska ange grunden för hävningen/uppsägningen. 21.2 Hävning av Avropsavtal UM/UE har rätt att häva Avropsavtalet med omedelbar verkan om Ramavtalsleverantören i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 30 kalenderdagar efter erinran härom. Reklamation och hävning ska ske skriftligen till Ramavtalsleverantören. UM/UE har rätt att häva Avropsavtalet om; a) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter trots påpekande från UM/UE. b) Ramavtalsleverantören enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott. c) person i ledande ställning hos Ramavtalsleverantören har belagts med näringsförbud. Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 12 av 15
d) Ramavtalsleverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd I Ramavtalet anges att SKI har rätt att häva Ramavtalet vid avtalsbrott eller om det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtalet. UM/UE har som följd av sådan hävning även rätt att häva hela eller delar av Kontraktet om hävningsgrunden bedöms ha betydelse för Avropsavtalets utförande. Hävning kan avse enligt UM/UEs val hela Avropsavtalet eller den del av Avropsavtalet som hänför sig till grunden för upphörandet. Meddelande om hävning ska skriftligen ställas till motpartens kontaktperson. 22 Tvistelösning 22.1 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Ramavtal eller Leveransavtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling Parterna emellan. Om inte uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm med tillämpning av svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Ramavtalsleverantören att avbryta sitt uppdrag. Rättigheter och skyldigheter enligt detta Ramavtal bestäms av svensk lag. 22.2 Preskription Om talan inte väcks inom ett (1) år efter Ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad (preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och grov vårdslöshet ska talan väckas inom 10 år efter Ramavtalets upphörande. 23 Administrativ ersättning 23.1 Administrativ ersättning och redovisning SKI är avtalspart och är ansvarig för förvaltningen av Ramavtalet under avtalstiden. Ramavtalsleverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning. Ramavtalsleverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 1,5 % av fakturerat belopp enligt detta avtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören ska till SKI erlägga den administrativa avgiften om 1,5 % under hela den period som Avropsavtal löper. Administrativ avgift utgår även efter det att Ramavtalet eller enskilda Kontrakt har upphört att gälla under förutsättning att Ramavtalet fortfarande tillämpas mellan Ramavtalsleverantören och UM/UE. Inrapportering av statistik ska därför göras så länge som avrop görs, det vill säga även efter Ramavtalsperiodens utgång. SKI behöver ha vetskap om vilka UM/UE som tillämpar utgångna Ramavtal för att kunna vidta nödvändiga åtgärder för att hänföra avrop till gällande Ramavtal. Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 13 av 15
stöd och rådgivning vid tvister mellan UM/UE och antagen Ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på UM/UE:s faktura. Redovisning får endast ske i det fall UM/UE särskilt begär det. 23.2 Redovisning av statistik Ramavtalsleverantören ska månadsvis till SKI lämna en redovisning av försålda varor/tjänster som omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom Avropsavtal som löper efter Ramavtalstidens utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad och omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut 14 dagar innan rapportering eller i annat format som SKI och Ramavtalsleverantören överenskommer om. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. 23.3 Fakturering Den administrativa ersättningen faktureras Ramavtalsleverantören månadsvis av SKI med redovisning av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) dagar netto, påminnelseavgift enligt förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lagen (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom 30 dagar från fakturans utställningsdatum. 23.4 Vite SKI har, för det fall Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite. Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Ramavtalsleverantören brister i sin redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen. Vid utebliven redovisning utgår vite om 4 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt 16 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Ramavtalsleverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Ramavtalsleverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad redovisning. 23.5 Revision SKI äger rätt att kontrollera att Ramavtalsleverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för revisorn i det fall Ramavtalsleverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Ramavtalsleverantören stå för kostnaden. Ramavtalsleverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 14 av 15
vite om 16 000 SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Ramavtalsleverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: SKL Kommentus Inköpscentral AB Ort / datum: Säljare: 123 Media AB Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2015-02-18 8:52 Sida 15 av 15