Version 2 2014-10-01 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING BEHOVSANALYS... 3 KRAVSPECIFIKATIONER... 4 Lokal- och funktionsprogram... 4 Lokal- Fastighets- tomtutredning och plananalys... 4 Byggnadsprogram... 4 BESLUTSUNDERLAG OCH ALTERNATIVA LÖSNINGAR... 5 Kreativ Process... 5 Systemval... 5 DOKUMENTATION... 6 KALKYL... 6 PROJEKTERINGSSKEDE: DETALJPROJEKTERING - FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 7 KONSTRUKTION INTERAKTION MELLAN KONSULTER... 7 Geometri... 7 Detaljering... 7 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 8 Dokumentation... 8 Kontroll... 8 Färdigställande... 9 BYGGSKEDE... 10 Bygghandling... 10 Produktion... 10 Dokumentation... 10 Driftuppföljning... 11 Version 2 2014-10-01 2
PROGRAMSKEDE Målet med programskedet är att ta fram ett Byggnadsprogram vilket är en sammanställning av de krav som byggnaden/lokalen skall uppfylla. Det skall utgöra underlag för fortsatt projektering och en kostnadsuppskattning. Ändringar i den fortsatta projekteringsprocessen skall alltid relateras till byggnadsprogrammet eller reviderade utgåvor av detta. Innan Programskedet startar har det oftast föregåtts av en förstudie av varierande omfattning. Förvaltaren eller om ingen förvaltare är utsedd, fastighetsavdelningen ansvarar för projektet gentemot den förvaltning som beställer ett om-, ny- eller tillbyggnadsprojekt av Kärnfastigheter. Projekt kan även vara interna t ex underhållsprojekt eller projekt för energibesparande åtgärder. Byggherre är alltid Helsingborgs stad och beställare är Kärnfastigheter som skriver beställningarna i projektet. Den förvaltning som beställer projekten kallas inte beställare i projektet eftersom det är Kärnfastigheter som är beställare gentemot konsulter, servicebolag och entreprenörer. Förvaltare skall alltid hållas informerad om projekt som bedrivs i dess fastigheter. I mindre projekt rapporterar utsedd PL till förvaltaren eller så projektleder förvaltaren dem själv, i större projekt rapporterar PL till projektchef som i sin tur, rapporterar till förvaltaren och i teknikprojekt rapporterar PL till ansvarig handläggare inom Teknik & Miljö som rapporterar till förvaltaren. Då förvaltaren själv eller någon handläggare på Teknik & Miljö (Teknisk förvaltare) agerar projektledare gäller projekteringsanvisningen, Bilaga Projektledare för denne. Vid mindre om-, ny- eller tillbyggnadsprojekt avropar förvaltaren ramavtalade projektledare, konsulter och i slutändan entreprenörer, vid större övertar projektavdelningen ansvaret och sköter då upphandling och ekonomi. Vid teknikprojekt avropar ansvarig handläggare inom Teknik & Miljö ramavtalade projektledare, konsulter och i slutändan entreprenörer. BEHOVSANALYS Målet med behovsanalysen är att förstå och definiera behoven för verksamheten genom att översiktligt beskriva funktioner och samband som skall finnas. Förvaltaren deltar i behovsanalysen med sina kunskaper/erfarenheter om byggnaden och dess verksamhet. Vid om- och tillbyggnad av mindre art då förvaltaren driver projekten utförs behovsanalysen av förvaltaren tillsammans med brukaren. Förvaltaren skall då tillämpa anvisningar i Bilaga Projektledare Version 2 2014-10-01 3
KRAVSPECIFIKATIONER Lokal- och funktionsprogram Förvaltaren deltar tillsammans med aktuell förvaltning och projektledare vid framtagandet av Lokaloch funktionsprogram. Lokal- Fastighets- tomtutredning och plananalys Analysen skall sammanställa förutsättningarna för avsedd lokal, fastighet eller tomt och den verksamhet som avses. Även eventuella framtida behov skall beaktas. Förvaltaren deltar med erfarenhetsåterföring avseende utformning av lokal eller tomt. Förvaltaren tillför synpunkter avseende drift, skadegörelse, inbrott och liknande samt behov av kameraövervakning. Avlämning: - Synpunkter dokumenteras och överlämnas till projektledaren. Ovanstående skall kommuniceras med Kärnfastigheter och övriga konsulter så att relevant hänsyn tas i detta tidiga skede. Dialogformen är avgörande för ömsesidig förståelse. Byggnadsprogram Byggnadsprogrammet utgör en sammanställning av alla programhandlingar vilka är basen för fortsatt projektering. Deltagarna tar fram en samordnad programhandling för respektive profession. Myndighetskrav förutsätts vara varje projektörs ansvar att följa och därför kan de inte till fullo specificeras i programhandlingen. Programhandlingen skall vidare vara underlag för att kunna lämna anbud för fortsatt projektering. Byggnadsprogramskedet avslutas med en slutsamordning, såväl intern som extern, och en preliminär kostnadsprognos. Förvaltaren tar tillsammans med fastighetsavdelningen fram en preliminär hyreskostnadsnivå. Avlämning: Förvaltaren/Fastighetsavdelningen ansvarar för - Preliminär hyreskostnadsnivå Version 2 2014-10-01 4
PROJEKTERINGSSKEDE: SYSTEMPROJEKTERING I systemhandlingsskedet skall system och byggnadens utformning väljas utifrån de krav och förutsättningar som getts av programbeskrivning Byggnadsprogram. Alternativa system och utformningar såväl arkitektur, teknik som konstruktion skall studeras och installationernas förläggning samt dess utrymmesbehov skall visualiseras i alla kritiska snitt och måttsättas. Målet är att presentera systemhandlingar som beskriver planlösning, höjder, byggnadens konstruktiva utformning, byggnadens tekniska försörjningssystem med förläggning och principscheman på ett sådant sätt att den efterföljande detaljprojekteringen kan koncentreras till detaljlösningar och utarbetande av förfrågningshandlingar. Bakgrunden till de systemlösningar som valts skall redovisas med de möjligheter och begränsningar som de innebär. Systemhandlingar skall vara kalkylerbara och utgöra underlag för en systemhandlingskalkyl. BESLUTSUNDERLAG OCH ALTERNATIVA LÖSNINGAR Målet är att presentera lösningar som totalt sett uppfyller de krav som ställts i byggnadsprogrammet. Projektering av en byggnad kan liknas vid en stor optimeringsprocess där brukarkrav, gestaltningskrav, olika teknikslag, ekonomiska villkor, myndighetskrav mm inte sällan är kontraproduktiva. En väl genomförd projektering sammanväger de olika delkraven till en optimal helhet. Detta möjliggörs enbart genom att parterna lyssnar på varandra och förstår varandras delmål. Kreativ Process Förvaltaren deltar i de fall han är projektledare med att upprätta rumsfunktionsprogram. Förvaltaren skall då tillämpa anvisningar i Bilaga Projektledare och de mallar som finns. I övriga fall bidrar förvaltaren med erfarenhetsåterföring vid skapandet av rumsfunktionsprogrammet. Systemval Efter den kreativa fasen är det dags att göra slutgiltiga val. Det är av största vikt att alla projektörer har uppnått jämförbar status på sina förslag. Kritiska delar utkristalliseras när presentationer görs. Dessa delar måste studeras djupare. De val som görs nu är de absolut viktigaste för en fortsatt god process. Viss fördjupad analys måste göras för att, tillsammans med övriga projektörer, slutligt välja system samt visa hur energimålen och klimatkraven skall lösas i projekten. Förvaltaren/Teknisk förvaltare/handläggare deltar med erfarenhetsåterföring. Version 2 2014-10-01 5
DOKUMENTATION BILAGA FÖRVALTARE/TEKNISK FÖRVALTARE Handlingarna skall användas som information till många intressenter. Stor vikt skall därför läggas vid utformningen av redovisningen för att ge en klar bild av den planerade byggnaden och dess tekniska system. Systemkalkylen skall baseras på systemhandlingarna. Handlingarna måste därför vara så detaljerade att en träffsäker kalkyl kan tas fram utifrån handlingarna av intern eller extern kalkylator. AVSTÄMNING: Slutgranskning systemskede - Granskning av hur ställda krav har inarbetats samt arbetsmiljö för driftspersonal. - Information om lås, larm och passagesystem inhämtas samt eventuell kamerabevakning. KALKYL Förvaltaren tar del av kalkylen och kontrollerar den mot tidigare av fastighetsavdelningen lämnad kostnadsram. Om den överskrids arbetar förvaltaren tillsammans med aktuell förvaltning och projektledare för att förändringar så att kostnaden kan innehållas alternativt tas nytt förslag på hyreskostnad fram för godkännande av aktuell förvaltning. Utförande: Förvaltaren ansvarar för: - kontakter med aktuell förvaltning - hyreskontrakt tecknas Version 2 2014-10-01 6
PROJEKTERINGSSKEDE: DETALJPROJEKTERING - FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget skall alltid ha en sådan form och innehålla alla erforderliga detaljer för att entreprenören skall kunna beräkna kostnaderna och lämna ett bindande anbud utan reservationer. Handlingar skall redovisas så detaljerat att omfattning, kvalitet och utförande av ingående konstruktioner, apparater och material framgår helt entydigt. Underlaget skall vidare redovisa entreprenadens omfattning och dess gränser. Om förändringar sker som ändrar förutsättningarna från systemskedet så skall de delar av systemskedet som berörs göras om. KONSTRUKTION INTERAKTION MELLAN KONSULTER I detta skede sker det egentliga konstruktionsarbetet med dimensionering och bearbetning av systemhandlingarnas generalitet. Utbytet av information mellan de olika konsultdisciplinerna är högst avgörande. Var och en ansvarar för sitt aktiva deltagande vid utbyte av information både för att ge och att få information. Målet är att efter detta skede kan merparten av det återstående konstruktiva arbetet utföras enskilt av respektive konsult. Geometri I detta skede skall byggnadens geometri fastställas. Detaljering I detta skede ritas merparten av byggnadens detaljer och inredning. Kontakten och dialogen mellan de inblandade konsulterna är tät och detaljerad. Samtliga förutsättningar för utförande av resterande arbete skall redovisas. Efter denna fas är detaljering så klar att respektive konsult själv kan rita klart sina ritningar i nästa fas. Version 2 2014-10-01 7
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Detaljeringen av förfrågningsunderlaget kan variera beroende på projektets art men skall alltid ha en sådan form att entreprenörerna kan beräkna sina kostnader och att det klart framgår vad som skall ingå i upphandlingen och hur kvaliteten på produkten kommer att säkerställas. Kärnfastigheters mall för administrativa föreskrifter anpassas till det aktuella projektet. Respektive konsult kompletterar texten tillsammans med projektledaren. Handlingarna skall betecknas FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG och dateras. Dokumentation I detta skede tas ett komplett preliminärt förfrågningsunderlag fram inför slutsamordning bestående av alla ritningar och beskrivningar inklusive eventuella PM. Utbyte av kompletterande detaljuppgifter utförs. Hänvisning till annans handling får ej göras utan överenskommelse mellan parterna Respektive projektör skall verifiera att av den lämnade uppgifter har införts rätt i annans handling. Handlingarna skall även innehålla sådana krav som beställaren har för dokumentation, uppföljning och förvaltning av byggnaden. Tilläggskontroll som krävs enligt myndighetsföreskrifter eller intern föreskrift skall vara preciserad i dokument eller förteckning i förfrågningsunderlaget och de skall användas för verifiering i entreprenaden. Beskrivningar Beskrivningar upprättas av konsulter för dokumentation av förfrågningsunderlaget. Ritningar Ritningar upprättas av konsulter för dokumentation av förfrågningsunderlaget Kontroll Efter den gemensamma slutsamordningen av dokumentationen ovan införs de överenskomna förändringarna och kompletteringarna. En granskningshandling upprättas och distribueras. Kontrollskedet anger inte ett skede där egenkontrollen skall börja utan ett skede där den avslutas. Egenkontroll skall utföras kontinuerligt under alla de tidigare skedena. Så kallade konstruktionsgenomgångar skall utföras internt i alla de tidigare skedena. Efter varje avslutat skede Version 2 2014-10-01 8
(Program-, System-, och Detaljprojekteringsskede) skall en slutgenomgång utföras där eventuella kvarvarande fel upptäckta i de tidigare konstruktionsgenomgångarna skall vara åtgärdade. AVSTÄMNING: Slutgranskning systemskede - Granskning av hur ställda krav har inarbetats samt arbetsmiljö för driftspersonal. - Information om lås, larm och passagesystem inhämtas samt eventuell kamerabevakning. Färdigställande När inkomna granskningssynpunkter bearbetats och handlingarna har uppdaterats färdigställs Förfrågningsunderlaget och en intern genomgång utförs kallad frisläppande av handling. I denna säkerställer man att underlaget är komplett och att inga kvarvarande fel finns. Därefter distribueras handlingarna till av projektledaren angiven plats. UPPHANDLING AV ENTREPRENÖRER Förvaltare deltar tillsammans med projektledaren vi val och upphandling av entreprenörer. AVSTÄMNING: SKEDE DETALJPROJEKTERING Version 2 2014-10-01 9
BYGGSKEDE Byggskedet inleds med att färdigställa bygghandlingarna. Vid ombyggnad kan kompletterande inventeringar vara nödvändiga särskilt om det förekommit rivningsarbeten. Eventuella förändringar skall utredas och förslag till åtgärder upprättas. Bygghandling Bygghandlingarna skall ge entreprenören den information denne behöver för att uppfylla byggherrens krav som hämtats från systemprojekteringen. Efter det att entreprenör är upphandlad skall bygghandlingarna färdigställas. Respektive konsult arbetar då in de eventuella förändringar som upphandlingen har inneburit. Produktion Förvaltaren deltar vid behov i byggmöte framförallt vid om- och tillbyggnader. Dokumentation Relationshandlingar upprättas från det underlag som entreprenörerna har tillhandahållit. För de arbeten i entreprenaden som innebär konstruktion och projektering ingår för entreprenören att ta fram relationshandlingar enligt respektive bilaga. VVS projektör färdigställer en objektorienteringspärm från det underlag som respektive entreprenör lämnar in. Entreprenörer skall även lämna underlag för CE-märkning som skall samlas i särskild pärm. Detta underlag skall vara färdigt i god tid innan slutbesiktning. Specialkonsulter utför verifiering av utförda arbeten där så behövs. Innan slutbesiktning skall utbildning av drift- och underhållspersonal ske. Denna skall ske med de upprättade pärmarna för drift- och skötsel som grund. Överlämning av ett slutfört projekt till förvaltningen utförs i samband med godkänd slutbesiktning. Förvaltare och driftbolag skall därför alltid kallas till slutbesiktning. Vid detta tillfälle överlämnas dokumentationen mot kvitto av projektledaren till förvaltaren. SLUTBESIKTNING - Förvaltaren deltar vid slutbesiktning - Förvaltaren skall mot kvitto från projektledaren ta emot dokumentation Checklista Köp och försäljning samt ombyggnad och nybyggnad av fastigheter. Skall fungera som kvitto på överlämnad dokumentation. Checklistan finns under projektledarens mapp för projekteringsanvisningar. Version 2 2014-10-01 10
FÖRVALTNINGSSKEDE Under förvaltningsskedet skall uppföljning av det levererade projektet utföras. I projektet inblandade sakkunniga, entreprenörer, förvaltning/nyttjare skall tillsammans med förvaltaren, driftpersonal, Kärnfastigheters teknikavdelning och projektledaren träffas för att utvärdera det färdiga resultatet. Vid behov kallas även berörda projektörer. Driftuppföljning Driftuppföljning innebär bl a att de förväntade energimål som satts i projekteringsprocessen verifieras. Men det är även en erfarenhetsåterföring från aktuell förvaltning/nyttjare om vad som fungerar bra och vad som fungerar dåligt i anläggningen. 3-5st möten á 3-4h skall ingå i projektet. Normalt leder och protokollför sakkunnig VVS/Styr mötet. Det sista mötet skall hållas precis innan 2-års besiktningen. Vid det bör även projektörerna och samordningsansvarig för energi och eventuellt för fukt deltaga och då görs även en genomgång av de samlade erfarenheterna. För styrentreprenören skall även ingå att tillsammans med sakkunnig VVS/Styr och Kärnfastigheters teknikavdelning hålla 1-2 st driftoptimeringsmöte á 2-4h för att säkerställa att anläggningen fungerar optimalt. Det 1:a mötet hålls så snart klimatförhållandena är lämpliga. Sakkunnig styr leder och protokollför mötet. Förvaltare deltar i driftuppföljningsmöten och ansvarar för sammanställning enligt nedan.. Utförande: Projektledaren ansvarar för: - att kallelse utöver den i utlåtandet inskrivna sker till berörda - att aktuell förvaltning/nyttjare till mötet har sammanställt synpunkter avseende: - funktion - trivsel - klimat - belysning - akustik - säkerhet - rätt/fel - att förvaltaren till mötet ska ha sammanställt synpunkter på: - funktion - slitage/underhåll - rätt/fel - energi användning uppdelad på energislag och poster - fukt - service Förvaltaren kallar till Garantibesiktning efter 5 år. Projektledaren kallar till 2 års besiktning. Version 2 2014-10-01 11