Proposition gällande revidering av LinTeks reglemente

2016-04-22 1 (1) Proposition gällande revidering av LinTeks reglemente Arbetet med att få alla masterutbildningar vid LiTH representerade av sektioner har fortlöpt som planerat och sektionerna har tillsammans enats om hur uppdelningen bör se ut. En tydligare styrning av vad LinTek anser vara en sektion har också efterfrågats i verksamhetsplanen 15/16 och det förslaget presenteras nu av kårstyrelsen. Kårstyrelsen yrkar att fastställa de föreslagna ändringar i avsnitt 4 av LinTeks reglemente enligt förslag KÅRSTYRELSEN 15/16 E-post vko@lintek.liu.se Hemsida www.lintek.liu.se

LinTeks reglemente, senast ändrad av kårfullmäktige 2015-05-04

2 (22) LinTeks reglemente antaget Datum Sammanträde Baserat på 140506 Kårfullmäktigemöte 10 Tidigare styrdokument [1971-2014] Ett LinTek för framtiden [2013] Utredning kring LiU-teknologen [2014] Ändringar gjorda Datum Sammanträde Baserat på Ändrade avsnitt 141125 Kårfullmäktigemöte 4 Internationaliseringsutredning [2014] 2.3 150504 Kårfullmäktigemöte 8 Arvoderingsutredning [2015] 2, 8 XXXXXX Kårfullmäktigemöte X XXXX [2016] 4

3 (22)

4 (22)

5 (22) Detta dokument är LinTeks reglemente. Reglementet fastslås av kårfullmäktige. LinTeks reglemente syftar till att reglera LinTeks organisation och verksamhet. Reglementet är det styrdokument som är närmast understående LinTeks stadgar. Reglementet kan ändras efter beslut på ett ordinarie kårfullmäktigesammanträde undantaget avsnitt 4.2 vid vilket särskilda bestämmelser gäller. Dessa bestämmelser specificeras under avsnitt 4.2. Förutom LinTeks stadga och LinTeks reglemente finns ett flertal styrdokument. Kårstyrelsen har direktiv för styrning av verksamheten.

6 (22) Detta kapitel reglerar på övergripande nivå LinTeks organisation. Kårfullmäktige är LinTeks högst beslutande organ. Kårfullmäktige ansvarar för att ta fram de övergripande riktlinjerna för LinTeks arbete och beslutar om LinTeks långsiktiga mål. Talman är en funktion inom kårfullmäktige. Talman leder kårfullmäktiges arbete och ska tillse att kårfullmäktiges ledamöter har den information, kunskap och de verktyg som krävs för att de ska kunna fatta kvalificerade beslut. Talman ska sträva efter att skapa mötesformer och debattklimat där diskussion och engagemang främjas. Vice talman är en funktion inom kårfullmäktige och ska vid talmans frånvaro träda in i dennes ställe. Vice talman skall även bistå talman i dennes uppgifter Sekreterare är en funktion inom kårfullmäktige. Sekreteraren för protokoll vid kårfullmäktiges sammanträden och ska tillse att dessa sammanställs och distribueras i enlighet med stadgan. Tolk är en funktion inom kårfullmäktige. Tolk ska inför och under kårfullmäktigesammanträden vara icke-svensktalande ledamöter behjälplig. Valberedningen är en funktion inom, och svarar inför, kårfullmäktige. Valberedningen ska bereda val för de poster som kårfullmäktige och kårstyrelsen ska välja. De ska aktivt söka efter kandidater och informera LinTeks medlemmar om valet. Namnförslag och motivering ska inkluderas i handlingarna till valtillfället. Valberedningen skall vara kårfullmäktige och kårstyrelsen behjälplig med information om urvalsprocessen i samband med val av förtroendeuppdrag Valnämnden är en funktion inom, och svarar inför, kårfullmäktige. Valnämnden ska genomföra val till kårfullmäktige i enlighet med LinTeks stadga samt uppmärksamma kårfullmäktigevalet för LinTeks medlemmar. Besvärsnämnden är en funktion inom, och svarar inför, kårfullmäktige. Besvärsnämnden ska behandla besvär som anmäls i samband med kårfullmäktigeval i enlighet med stadgan.

7 (22) Internrevisorn svarar inför kårfullmäktige och ska granska LinTeks verksamhet med syfta att säkerställa att den sköts effektivt, stadgeenligt och i linje med vad kårfullmäktige beslutar. Det är därför fördelaktigt att internrevisorn närvarar på kårfullmäktiges sammanträden. Internrevisorn ska till kårfullmäktiges första ordinarie sammanträde presentera förslag på revisionsplan för verksamhetsåret. Kårstyrelsen är LinTeks verkställande organ och svarar inför kårfullmäktige. Kårstyrelsen ansvarar för den omedelbara ledningen av LinTeks verksamhet samt äger mellan kårfullmäktiges sammanträden rätt att företräda LinTek. Kårstyrelsen ansvarar för att i enlighet med kårfullmäktiges uppsatta mål styra och utveckla LinTeks verksamhet. Kårstyrelsen består av kårordförande, vice kårordförande samt ytterligare 3-5 ledamöter. Kårstyrelsen leds i sitt arbete av styrelseordföranden. Kårstyrelsen utser inom sig vid första kårstyrelsemötet en styrelseordförande. Till första kårstyrelsemötet kallar kårordförande. Presidiet består av kårordförande och vice kårordförande. Presidiet är länken mellan kårstyrelsen och LinTeks operativa verksamhet. LinTeks kårledning består av personer i ledande befattning inom LinTeks operativa verksamhet. Dessa poster svarar inför, och väljs av, kårstyrelsen om inte annat anges. Personer i kårledningen får inte under samma verksamhetsår vara ledamot i kårfullmäktige. Kårledningen har, av kårstyrelsen fastställda, personliga ansvarsområden och kårstyrelsen har rätt att vidta de åtgärder, vad gäller uppdrag och uppföljning som är nödvändiga för verksamhetens styrning. Till de personliga ansvarsområdena kan det tillkomma specifika uppdrag från kårstyrelsen i projektliknande form med anknytning till LinTeks verksamhetsplan. De personer i kårledningen som är kontinuerligt arvoderade utgör det operativa organet heltidarna och är LinTeks ansikte utåt gentemot studenter, universitetet och det omgivande samhället. Heltidarna har förutom sina personliga ansvarsområden på delegation av kårstyrelsen kollektivt ansvar för frågor i den löpande verksamheten av övergripande karaktär samt områden som faller mellan de personliga ansvarområdena. Heltidarna fördelar de gemensamma arbetsuppgifterna och ansvarsområdena internt utifrån de mål och beslut rörande verksamheten som beslutats av kårfullmäktige och kårstyrelsen. Större frågor och arbetsuppgifters uppdelning redovisas kårstyrelsen. Nedan listas vilka poster som är kontinuerligt arvoderade samt deras övergripande uppdrag.

8 (22) Kårordförande Utöva ledningen av LinTek. Vice kårordförande Handha LinTeks ekonomi, vara kårordföranden behjälplig i ledningen av LinTek, samt vid kårordförandes frånvaro eller efter dennes förordnande inträda i kårordförandes ställe. Utbildningsansvariga, två stycken Leda LinTeks arbete med utbildningsfrågor och studentpåverkan. Näringslivsansvarig Leda LinTeks arbete med arbetsmarknads- och näringslivsfrågor samt ansvara för LinTeks kontakter med näringslivet. Marknadsföringsansvarig Leda LinTeks informations- och marknadsföringsarbete. Studiesocialt ansvariga, två stycken Leda LinTeks studiesociala verksamhet. Projektledare för LARM Arrangera LinTeks arbetsmarknadsdagar samt vara näringslivsansvarig behjälplig i arbetet med LinTeks näringslivskontakter. Studentorkesterfestivalens general Arrangera studentorkesterfestivalen i Linköping under år med udda årtal. Nedan listas de övriga posterna i kårledningen samt deras övergripande uppdrag. Chefredaktör LiTHanian Leda arbetet med LinTeks medlemstidning LiTHanian. Mottagningsansvarig Linköping Planera och genomföra LinTeks mottagning i Linköping. Mottagningsansvarig Norrköping Planera och genomföra LinTeks mottagning i Norrköping. München Hoben-general Arrangera München Hoben under mottagningen. Projektledare för Mattehjälpen Leda arbetet med LinTeks mattecoachverksamhet. Utskott består av engagerade inom LinTek som rekryterats för, och arbetar med, kontinuerlig verksamhet inom ett specifikt område. Utskott instiftas och arbetar enligt direktiv från kårstyrelsen.

9 (22) Kommittéer består av engagerade inom LinTek som rekryterats för, och arbetar med, ett specifikt projekt. Kommittéer instiftas och arbetar enligt direktiv från kårstyrelsen. Grupper är samarbetsorgan bestående av engagerade från olika delar inom LinTeks organisation. Grupper instiftas och arbetar enligt direktiv från kårstyrelsen.

10 (22) Detta kapitel definierar när och i vilken omfattning medlemskap i LinTek är ett krav. För engagemang inom LinTek som sträcker sig längre än arbete under ett enskilt evenemang krävs någon sorts medlemskap. För engagemang som studeranderepresentant krävs, undantaget för LinTeks heltidsarvoderade, fullt medlemskap. Även ledamöter i kårfullmäktige måste inneha fullt medlemskap. För engagemang som fadder under mottagningen krävs inget medlemskap. Vid rekrytering av engagerade bör personer med fullt medlemskap premieras om inte betydande fördelar kan tillkomma LinTeks verksamhet av att välja personer utan fullt medlemskap.

11 (22) I detta kapitel beskrivs teknologsektionerna vid Linköpings universitet samt LinTeks samarbete med dessa. När LinTek eftersöker samarbete inom studiebevakning, arbetsmiljöbevakning eller mottagning för en utbildning ska den sektion som enligt nedan representerar utbildningen i fråga, om sådan finns, tillfrågas i första hand. En sektion är en demokratisk ideell förening vars medlemmar i huvudsak är studenter från ett eller flera specificerade program vid LiTH. En sektion har som ändamål att verka för god sammanhållning och kamratskap mellan medlemmarna och med andra sektioner. En sektion skall även bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier för dess medlemmar. Nedan listas de organisationer som LinTek betraktar som sektioner samt vilka program de representerar. Vid ändringar i vilka organisationer som betraktas som sektioner eller vilka utbildningar de representerar krävs, om ingen av ordföranden från nuvarande sektioner motsätter sig ändringen, endast ett ordinarie kårfullmäktigesammanträde. Om någon av nuvarande sektioners ordföranden inte ställer sig bakom ändringen krävs beslut på två kårfullmäktigesammanträden dels av innevarande kårfullmäktige och dels, efter val hållits, av det nyvalda kårfullmäktige. Utbildningar: CM-DE, CM-KO, CM-SN, CM-TA Sektionsfärg: - Utbildningar: C, D, IT, IP, U, CS, DAV Sektionsfärg: Brun Utbildningar: ED Sektionsfärg: Khaki Utbildningar: GDK Sektionsfärg: Grön, guld och svart Utbildningar: I, Ii, IND Sektionsfärg: Grön

12 (22) Utbildningar: DI, MI, EL, KA Sektionsfärg: Lila Utbildningar: KTS, SL, FTL, TSL Sektionsfärg: Smurfblå Utbildningar: M, DPU, EMM, ENV, MEC, AER Sektionsfärg: Röd Utbildningar: MAT, FYN, BIO, KEM, KOS, ETH, ECO, MMAT, MFYN Sektionsfärg: Vinröd Utbildningar: MT Sektionsfärg: Orange Utbildningar: BI Sektionsfärg: Grå Utbildningar: TB, KBciv, Kebi, PRO Sektionsfärg: Vit och grön Utbildningar: Y, Yi, MED, BME, SY, ELE, MSN Sektionsfärg: Svart Råd består av engagerade från LinTek, sektioner och representanter för externa organisationer. Råd drivs på kårstyrelsens initiativ om behov anses finnas men följande råd ska alltid finnas. Sektionsordföranderådet Arbetsmiljörådet Rådet för mottagningsfrågor Näringslivsrådet Utbildningsrådet Sektionerna vid LiTH symboliseras av varsin färg eller färgkombination som beslutas av respektive sektion. Dessa färger används på exempelvis overaller och i spegater till teknologmössa. Sektionsfärgerna får kombineras med LiTHs färg som är gul.

13 (22) LinTek är en budgetenhet vilken löper över verksamhetsåret och inkluderar all LinTeks verksamhet. Kårfullmäktige fastslår en rambudget där respektive resultatenhets inkomster och utgifter redovisas. Det ska vid presentation av budget och budgetuppföljning vara möjligt att göra jämförelser med föregående års budget och utfall. Attesträtt för resultatenheterna beslutas av kårstyrelsen. Om resultatet för en resultatenhet beräknas avvika negativt med mer än 50 % eller 100 000 kronor, måste detta anmälas till kårfullmäktige. Om likaledes resultatet för budgetenheten som helhet beräknas avvika negativt med mer än 50 % eller 150 000 kronor, måste detta anmälas till kårfullmäktige.

14 (22) Målet med LinTeks förvaltning är att skapa en god riskjusterad avkastning som över tiden är högre än traditionell bankinlåning utan omotiverade eller okontrollerade risker. Förvaltningen har ingen direkt tidsbegränsning men som vägledning bör minst 90 % av kapitalet vara bevarat sett över en löpande 3-4 års period. Förvaltningen ska ske på ett sådant sätt att kraftiga värdeförändringar elimineras genom en fördelning av kapitalet mellan tillåtna tillgångsslag enligt nedanstående. Portföljens tillgångar skall förvaras hos värdepappersinstitut, som har finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring, enligt 3 kap 4 p. 2 lagen (SFS 1991:981) om värdepappersrörelse. Utfall av placeringarna skall kontrolleras en gång per halvår. Utöver traditionell bankinlåning för likvida medel får placeringar göras i: Fonder som placerar i svenska räntebärande värdepapper Fonder som till minst 50 % placerar i svenska räntebärande värdepapper och samtidigt upp till maximalt 50 % i aktiemarknaden Enskilda räntebärande värdepapper såsom certifikat och obligationer med K-1 rating Strukturerade produkter (garantiprodukter, aktieindexobligationer och liknande) med minst 90 % nominell kapitalgaranti. Placering får ej ske i enskilda svenska eller utländska aktier Inte heller får placering ske i fonder som till mer än 50 % placerar i aktier, valutor eller råvaror Placering får inte ske i strukturerade produkter som placerar i något annat än svenska räntebärande värdepapper, svenska eller utländska aktier eller valutor Portföljens ränteplaceringar får ej ha en duration överstigande 5 år Strukturerade produkter får ej ha en längre löptid än 5 år Placeringarna ska kännetecknas av god likviditet, vilket innebär att de ska kurssättas dagligen och vara omsättningsbara med maximalt 4 dagars likviditet. Fördelning mellan tillgångsslagen utöver likvida medel på inlåningskonto: Tillgångsslag Min Medel Max Anmärkning Svensk räntemarknad 20 % 55 % 100 % Max duration 5 år Aktiemarknad 0 % 15 % 30 % Strukturerade produkter 0 % 30 % 50 % Max löptid 5 år Omplacering mellan tillgångsslag ska göras en gång per halvår, för att ligga så nära medelfördelningen som möjligt.

15 (22) Fonder i LinTek är när medel avsätts i syfte att användas vid framtida satsningar inom ett specificerat område. Fonder instiftas och upplöses av kårfullmäktige. Kårfullmäktige beslutar även om avsättningar till, och utbetalningar från, fonder. Nedan listas LinTeks fonder. Fonden syftar till att användas för förvärv, reparation och byggnation av fastigheter eller lokaler som nyttjas, alternativt kommer nyttjas, av LinTeks medlemmar i Linköping. Fonden syftar till att användas för förvärv, reparation och byggnation av fastigheter eller lokaler som nyttjas, alternativt kommer nyttjas, av LinTeks medlemmar i Norrköping. Fonden syftar till att användas för förvärv, reparation och byggnation av fastigheter eller lokaler som nyttjas, alternativt kommer nyttjas, av LinTeks medlemmar i Stockholm. Fonden syftar till att användas för större satsningar i LinTeks bolag eller vid behov av aktieägartillskott i bolagen. Med LinTeks bolag åsyftas aktiebolag där LinTek är direkt eller indirekt ägare.

16 (22) En förutsättning för LinTeks verksamhet är att majoriteten av de personerna som är engagerade i LinTek studerar på heltid, eller motsvarande, vid något av de campus där LinTek bedriver verksamhet. Uppdragen skall vara dimensionerade så att de antingen förväntas gå att genomföra vid sidan av studierna eller vara så pass omfattande att det motsvarar ett heltidsuppdrag under en viss period. LinTek arvoderar enbart personer i kårledningen vars uppdrag kräver ett heltidsengagemang. Då skall ett arvode utgå motsvarande 1/3 prisbasbelopp per månad. Kårstyrelsen beslutar om arvoderingsperioder. LinTek arvoderar enbart personer om deras uppdrag kräver att de inte kan studera, eller jobba, på heltid när uppdraget förväntas utföras.

17 (22) Vad som beskrivs i detta kapitel grundar sig i traditioner och historia och utgör en stor del av LinTeks identitet. Mycket av innehållet bygger även på att LinTek är en teknologkår, vilket särskiljer LinTek från andra organisationer och bidrar till en stark studentikos koppling. Därför bör detta avsnitt revideras med stor försiktighet och eftertanke. LinTeks emblem (se bild 1) består av ett märke föreställande ett kugghjul, en paragraf och en litiumatom och symboliserar de tre första programmen vid LiTH (M, I och Y). Tillsammans med texten LinTek samt Linköpings teknologers studentkår användes märket som LinTeks logotyp fram till 2009. Emblemet bör användas under formella, högtidliga och interna omständigheter och skall inte förväxlas med LinTeks nuvarande logotyp och varumärkessymboler. Emblemet får bäras av den som är, eller har varit medlem i LinTek. Bild 1. LinTeks emblem Ceremonifärgerna är svart, röd (PMS: 1797) och grön (PMS: 349) och kan användas under formella, högtidliga och interna omständigheter. Dessa får kombineras med LiTHs färg som är gul. Kårband bärs till högtidsdräkt under högtidstillfällen. Kårbandet (se bild 2) består av LinTeks ceremonifärger och bärs tillsammans med kårens emblem. Kårbandet kan även bäras som rosett, förslagsvis med emblemet i mitten. Rosetten består av det smala kårbandet, knutet som en rosett. Brett kårband är 59 mm brett och smalt kårband är 36 mm brett. Smalt kårband får bäras till högtidsdräkt av den som är eller har varit medlem i LinTek. Brett kårband och kårband knutet som rosett får bäras av den som är eller har varit ledamot i kårstyrelsen alternativt sitter eller har suttit i kårledningen. Brett kårband och kårband knutet som rosett kan också berättigas annan engagerad inom LinTek enligt särskilt motiverat beslut i LinTeks kårfullmäktige. Bild 2. LinTeks kårband LiTHs teknologmössa är mörkblå med vit tofs och får tillfogas utbildningsspecifika spegater. Den som är, eller har varit medlem i LinTek får framtill pryda mössan med LinTeks emblem i guld.

18 (22) Spegater anbringas mellan tofsens båda mikrospegater; en sektions-/utbildningsspecifik spegat för varje år som studenten varit inskriven. Sektions-/utbildningsspecifika spegater består av en gul tråd samt ett par trådar i sektionens/utbildningens färg (4.2). En helgul spegat representerar ett år av studieuppehåll mellan första inskrivning och examen. Ett år som heltidsarvoderad på LinTek representeras av en spegat i rött, grönt och svart (fem trådar i samma ordning som kårbandet). En spegat med färgerna blå, orange, khaki och gul representerar ett år som student vid LiTH som saknar sektionstillhörighet. Ny spegat fogas till de andra vid början av höstterminen. LiTHs teknologmössa får bäras av den som studerar, eller har avlagt examen, vid en utbildning på LiTH. LiTH:s examensring får bäras av den som avlagt examen vid en utbildning på LiTH. Teknologie doktorsring får bäras av den som avlagt doktorsexamen på LiTH. LinTeks medaljer delas ut årligen under högtidliga former. LinTeks guld-, silver-, och bronsmedalj pryds av LinTeks emblem tillsammans med texten Linköpings teknologers studentkår (se bild 3). På baksidan ska den mottagande personens namn samt eventuell post/insats inristas. LinTeks guldmedalj är LinTeks högsta utmärkelse och utdelas av kårfullmäktige till den som utses till hedersmedlem i LinTek eller till person som utfört exceptionella insatser till gagn för LinTek eller studentlivet. LinTeks silvermedalj är LinTeks högsta utmärkelse för engagemang inom kåren och utdelas av kårfullmäktige för två fullgjorda förtroendeuppdrag med heltidsarvodering inom LinTek. Bild 3. LinTeks bronsmedalj LinTeks bronsmedalj utdelas av kårfullmäktige för ett fullgjort förtroendeuppdrag med heltidsarvodering inom LinTek. LinTeks förtjänstmedalj utdelas av kårfullmäktige för ett fullgjort uppdrag som icke heltidsarvoderad i kårstyrelse eller kårledning. LinTeks silver-, brons- och förtjänstmedalj kan också utdelas efter särskilt motiverat beslut i kårfullmäktige. LinTeks inspektor innehar en inspektorsmedalj som går i arv från inspektor till inspektor. På baksidan av medaljen inristas inspektors namn.

19 (22) LinTek står för dekanuskedjan som får bäras av sittande dekan/dekanus på LiTH. På dekanuskedjan finns LinTeks samt LiTHs sektioners emblem och den bärs av dekan/dekanus under akademiska högtider. LinTeks fana är en officiell och högtidlig symbol för LinTek som bärs vid akademiska högtider och andra högtidliga tillfällen. Vid representativt bärande av LinTeks fana eller standar bör högtidsdräkt med tillhörande kårband samt emblem bäras. Bäraren ska vara medlem i LinTek. Det åligger kårstyrelsen att förvalta LinTeks fana och standar samt att eventuellt samordna sektionerna vid högtidliga tillfällen.

20 (22) LinTeks grafiska profil är det visuella uttrycket av organisationen LinTek och är till för att ge ett enhetligt utseende och därmed stärka varumärket LinTek och underlätta kommunikationen utåt. Nedan definieras kärnan i LinTeks grafiska profil som sedan kompletteras med mer detaljerade riktlinjer från kårstyrelsen. LinTeks logotyp ses i figur nr 4. De sammankopplade bokstäverna symboliserar LinTeks verksamhet som en röd tråd som följer studenten genom studentlivet och gör det enklare och roligare. Som komplement till logotypen används ett magenta hjärta (se bild 5). Hjärtat finns även i andra färger för att representera olika delar av LinTek. Dessa står för den omtanke och kärlek kåren ger till studenterna. Bild 4. LinTeks logotyp Bild 5. LinTeks hjärta De primära färgerna i LinTeks grafiska profil är svart, vitt och magenta (PMS: Magenta U).

21 (22) LinTeks interna kommunikation sker på svenska. Detta inkluderar LinTeks styrdokument, beslut och protokoll. I LinTeks externa kommunikation bör dock väsentlig information finnas tillgänglig på engelska.

22 (22) Justerade protokoll från möten i kårfullmäktige och kårstyrelsen ska löpande föras in i pärmar samt skannas in och lagras digitalt. Årligen ska pärmarna med protokoll, bokslut, resultat- och balansräkning, budget och verksamhetsberättelse i original verksamhetsårvis paketeras utan plast och metall i speciella arkivmappar för att sedan arkiveras i universitetets förråd. Samtliga nummer av LiTHanian ska systematiskt arkiveras på lämpligt sätt enligt god arkivsed.

2016-04-21 1 (17) SOF-utredning 15/16 Rapport från SOF:s utvecklingsgrupp, SUG 2015-2016 Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 2 (17) Introduktion LinTek har valt som en utav sina verksamhetspunkter att utvärdera och komma med förbättringsförslag till Studentorkesterfestivalen (SOF) 2015. För detta valde Kårstyrelsen 15/16 att tillsätta SOFs utvärderingsgrupp (SUG). Utvärderingsgruppen har i sin tur valt fem områden som uppfattades som särskilt kritiska under festivalen och valt att fokusera på dessa i sitt arbete. I den här rapporten sammanfattas gruppens arbete som har bestått av att samla information ifrån gamla SOF-arkiv, egna erfarenheter under festivalen, intervjuer med nyckelpersoner samt ett utvärderingsmöte med hela organisationen. Fokusområdena valdes dels utifrån påtagliga problem som uppstått för organisationen innan och under festivalen men också områden vi tror är kritiska för ett lyckat arrangemang. Det är tänkt som ett komplement till de testamenten som finns och innehåller därför sällan postspecifik information, för det hänvisar vi till testamentena. Rapporten är tänkt att vara ett stöd både för generalen och organisationen i dess kommande arbete och ge en överblicksbild över områden som är särskilt viktiga att fokusera på. Vi uppmuntrar dig/er även att kontakta oss om du/ni har ytterligare frågor om vårt arbete. Vänliga hälsningar, SOF:s utvärderingsgrupp SUG 2015-2016 Namn Arbetsområde Studentmail Mobil Anton Oddmo Festivalupplägg antod341@student.liu.se 076-148 44 00 Axel Johansson Utvärdering/Testamente axejo413@student.liu.se 070-763 30 28 Elena Tronje Organisation/Kommunikation eletr654@student.liu.se 072-276 92 93 Gustav Gränsbo Hanna Lindkvist Jenny Stenström Jesper Lehtonen Festivalupplägg gusgr644@student.liu.se 076-235 91 39 Personal hanli936@student.liu.se 076-832 34 83 Personal/Testamente jenst280@student.liu.se 070-329 92 21 Organisation/Kommunikation jesle149@student.liu.se 070-769 89 92 Malin Rudin Ekonomi/Administration malru103@student.liu.se 073-800 35 77 Olle Vidner Ekonomi/Administration oller120@student.liu.se 070-730 63 76 Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 3 (17) Innehållsförteckning Introduktion... 2 Innehållsförteckning... 3 Organisation... 4 Kommunikation... 5 Festivalupplägg... 7 Tema... 7 Dagsområdet... 7 Festivalområdet... 7 Mat och bar... 7 Orkestrar... 8 Personal... 9 Arbetsbelastning... 9 Innan festivalen... 9 Under festivalen... 9 Rekrytering av funktionärer... 9 Minimera antalet funktionärspass... 10 Öka antalet funktionärer... 10 Omfördela funktionärer... 11 Utvärdering och testamenten... 12 Utvärderingar... 12 Vad gjordes 2015?... 12 Vad har gjorts tidigare?... 13 Vad rekommenderar vi?... 13 Testamenten... 14 Mall... 14 Andra sätt att föra över information... 14 Ekonomi och administration... 15 Slutsats och sammanfattning... 17 Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 4 (17) Organisation En SOF-Organisation med bra sammanhållning är en glad och bra organisation. Man jobbar överlag bättre med folk man känner sig bekväma med och detta är något som det måste jobbas med kontinuerligt och börjas med redan tidigt. För att stärka detta band och för att göra Projektlandskapet till en naturlig mötesplats för arbete kan man införa arbetsstugor på en bestämd dag redan från första veckan. Under SOF15 märktes det att Kampanj och Event inte har med varandra att göra. Kampanj är marknadsföringen inför festivalen, event är det som sker under festivalen. Ett alternativ är att ha en kommittépost precis som under SOF15, men att puttarna jobbar med en av uppgifterna. Alternativ nummer två är att ha två kommittéposter och att respektive rekryterar puttar till sin uppgift. Utöver att lösa detta problem är det relevant att skapa en tvärgrupp mellan Område och Event, och trycka på att de kommer jobba en del tillsammans. Överlag är det bra att uppmuntra till tvärgrupper, det är både roligt att veta vad andra utskott gör och arbetet sker smidigare. När det gäller IT-posten måste man först komma fram till vad man vill att denne ska göra. Det är stor skillnad i arbetsuppgifter mellan att skriva ett helt nytt IT-system, för biljettförsäljning och liknande, och att bara använda och förvalta befintliga system och sköta Podio, Driven och Facebookuppdateringar. Under SOF15 fanns det en rad andra system att utveckla, vilket gjorde att de senare arbetsuppgifterna trillade över på andra poster. Allteftersom arbetet fortgick märktes det att IT inte var en marknadsföringspost, utan flyttades över till administration. Under rekryteringen är det viktigt att kommittén specificerar mer exakt vad de olika putteposterna innebär. Det kan även vara en bra idé att rekrytera till utskott snarare än till specifika poster. Ett förslag är att försöka komma igång med puttrerekryteringen tidigt för att kunna stå på Kalasmottagningen och marknadsföra sig. Man bör även titta på namnen för de olika posterna, trycka på att man jobbar tillsammans samt ha bra och beskrivande texter för de olika posterna. Behövs det går det att använda sig av tidigare SOF-engagerade som kan hjälpa till med rekryteringen. Något som samordnare och general för SOF15 tyckte fungerade mindre bra var de långa kommittémötena. Här var det mycket diskussioner och lite beslut. Önskvärt är att skicka ut agendor i förväg för att sedan enbart ta beslut på dessa möten. Något som även hade uppskattats under SOF15 är en utbildning i organisationskultur, här skulle det eventuellt gå att göra något samarbete med LARM och eventuellt universitet. Innan festivalen måste generalen tillsammans med organisationen planera hur efterarbetet ska utföras. Efter SOF15 kändes det som att det mesta lämnades väldigt fort och det blev inget egentligt avslut efter festivalen. Det skulle ha varit bra med nått form av stormöte, eller möten i de olika utskotten, där man gått igenom om vad som gick bra och vad som gick mindre bra under festivalen, både för att ge organisationen ett avslut och för att dokumentera till kommande år. Samordnarnarposterna fungerade bra och uppskattades både av generalen, samordnare och resterande kommittémedlemmar. För generalen fungerade de som en avlastning medan för kommittémedlemmarna fungerade deras roller som bollplank för idéer. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 5 (17) Kommunikation Kommunikationen är viktig från start till slut. Under SOF15 användes Podio till en början men mer eller mindre övergavs under andra halvan av arbetet. Efter att ha utvärderat hur Podio fungerade under SOF15 samt haft en intervju med LARM2016 om hur de använde Podio, har vi kommit till insikten om att det är ett verktyg som borde användas. Det är ett verktyg som fungerar bra för det SOF gör så länge det används av alla. Det största problemet med Podio under SOF15 var att det inte implementerades i projektgruppen 100 % i början. Tvingar man folk att använda Podio till även de minsta uppgifterna redan från början blir det mer naturligt att använda det för de viktiga uppgifterna senare i projektet. Det är en bra idé att ha en workshop antingen i varje utskott eller för hela organisationen för att få folk att lära sig Podio samt att börja använda det. Podio går att använda bra för alla områden men det fungerar extra bra för rekrytering av kommitté/puttar/övrig personal. LARM2016 uttryckte att det passade bra för hantering av budget, att löpande rapportera utgifter. En fördel var även att uppgifter kunde delas ut, och genom detta kunde projektledaren se att saker blev gjorda i början när relationerna fortfarande var nya. Ett problem som uppstod under LARM2016 var att en del av projektgruppen använde mail som verktyg för kommunikation och för att ge varandra uppgifter medan en annan del av projektgruppen använde Podio. När dessa delar av gruppen skulle organisera sig och göra saker samtidigt väntade ena delen på ett mail medan den andra väntade på kommunikation genom Podio. Har man från början standardiserat Podio som komunikationskanal undviker man detta problemet. När det gäller övriga kommunikationskanaler är det bra att försöka hålla sig till så få som möjligt. Något som man sa under LARM2016 var att Facebook inte skulle användas då detta kan anses som ett mer personligt meddelande vilket gör att privatliv och arbetsliv blandas och det kan bli svårt för personer att skilja på dessa. Detta kan tålas att fundera på. Mailkonversationer fungerar bra att använda som verktyg när det gäller lite mer formell och stor kommunikation, till exempel veckobrev och liknande som går ut till hela organisationen. Ett av de stora problemen här är dock svarstiden. I början av SOF15 användes FYA (For Your Action) och FYI (For Your Information) för att särskilja på mail som måste besvaras och mail som enbart innehåller information. Detta fungerade bra i vissa utskott och mindre bra i andra, det berodde lite på kommittémedlemen och hur hårt denne tryckte på att detta skulle användas. Det sattes dock aldrig några tidlinjer för hur snabbt man skulle svara, detta gjordes dock i LARM2016. Innan årskiftet 2015/2016 sade man att ett svar var tvunget att skickas inom 24 timmar på FYA och efter årskiftet gick man ned till 6 timmar (detta svaret behöver dock inte alltid vara svar på själva frågan utan kan handla om att man bara måste svara Ja jag kommer att kolla upp detta och återkomma eller liknande). Detta leder både till snabbare svarstid och att folk blir medvetna om hur ofta de måste kolla sin inkorg. LARM2016 bad även sina koordinatorer att alltid cc:a mellanled vid mail till högre instanser, detta uppskattades både av projektledare och gruppansvariga (som är motsvarigheten till SOF15 s samordnare) trots att det blev mer mail totalt. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 6 (17) Något som användes både under SOF15 och LARM2016 var ett veckobrev/nyhetsbrev vilket uppskattades i båda organisationerna. Detta gick ut på att sammanfatta rapporter och meddelanden från kommitté/samordnare. Detta var ett smidigt sätt att få ut information om vad alla utskott höll på med för tillfället. Det finns dock en risk att veckobrevet blir för långt vilket kommer resultera i att folk inte läser det. I allmänhet ska dessa brev vara korta och koncisa medan man vid halva projektets gång kan skicka ut ett längre brev. Både under LARM2016 och SOF15 blev kommittémedlemmarna en naturlig väg för meddelanden att ta sig uppåt i organisationen. Detta är bra då allt oviktigt hamnar kvar på låg nivå medans det viktiga fortfarande tas upp. Tillexempel om en putte vill konversera något till generalen är det bättre att ta det vägen genom kommittén, då de i många fall har svar på frågan och/eller makt att ta ett beslut. Är det dock något som måste upp till generalens nivå är det också positivt att det går igenom kommittémedlemmen då denna får en bättre koll på vad som händer i hens utskott. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 7 (17) Festivalupplägg Festivalupplägget innefattar allt det som besökarna upplever under SOF. Allt från maten som serveras på området till Kårtegen och underhållningen. Utifrån utvärderingen av SOF15 har SUG valt att ta upp några aspekter av festivaluppläget som vi anser vara centrala. Tema Under tidigare SOF har festivalen haft ett övergripande tema. SOF11 hade t.ex. Storbrittanientema och SOF13 Apokalypsen-tema. Under SOF15 valde man att skippa temat och istället köra på en tydlig grafisk profil: grönt, rött, blått och simpla geometriska former. Några av fördelarna med att hoppa över temat är: Det blir enklare för tryck att producera trycksaker, vilket i sin tur öppnar fler möjligheter till roliga trycksaker. Temat kan ge en splittrad bild av vad SOF egentligen är, t.ex. kallade vissa SOF för Apokalypsfesten under SOF13. SOF sticker redan ut ur mängden. Ett tema är inte nödvändigt för att särskilja sig från andra fester. Utan tema blir SOF helt enkelt SOF. Det sätter färre begränsningar på områdesdekoren. Detta öppnar upp fler möjligheter till rolig och oväntad dekor, som t.ex. kaktustoaletten på SOF15. Det var några festivaldeltagare som saknade temat, men överlag har det mest varit positiv feedback kring den grafiska profilen i utvärderingen. Kommittén var nöjda med sitt beslut och rekommenderar att kommande SOF inte heller använder sig av tema. De ser det även som en möjlighet att återanvända samma profil kommande år, eller att köra en variant på den. Dagsområdet Under SOF15 höll man öppet gratis under dagen. Det hölls spelningar av orkestrarna och aktiviteter som sumofotboll, laserdome och hinderbana höll öppet. På lördagen sattes även ett världsrekord i ölprovning för dem som köpte en ölprovningsbiljett. Dagsområdet var positivt mottaget och bidrog till en ökad festivalkänsla då det gick att komma dit tidigare under dagen. Det inkluderade även fler, då de som ej hade biljett till kvällen fick möjlighet att komma och se vad SOF var. Festivalområdet Området var väldigt stort, vilket kan behövas om scenerna inte ska ligga för nära och störa varandra, men det gjorde att det blev en del stora tomma ytor, framförallt på nätterna. Till SOF17 kan det vara värt att fundera på hur man kan motverka detta. Alternativ skulle kunna vara att minska området, stänga vissa delar efter någon viss tid eller att fylla ut ytorna med ljus eller dekor. Mat och bar I utvärderingen visade besökarna ett tydligt intresse för större utbud i barerna. Flamman nämner även de i sin utvärdering att de tror att hade kunnat sälja mer. I vissa skeden blev köerna för mat väldigt långa. Ett sätt att förbättra köerna och få ett större utbud av mat skulle vara att släppa in matvagnar på området, likt många andra festivaler gör. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 8 (17) Orkestrar Responsen kring orkestrarna var väldigt positiv från de flesta i utvärderingen, även från dem som köpte sina biljetter utan att veta vad en studentorkester var. De upplevs av många som ett unikt, roligt och upplyftande inslag. Deltagare som skulle beskriva vad som gör SOF unikt nämnde i nästan hälften av fallen orkestrarna. Det kan vara värt att se till att några orkestrar med populärmusik i sin repertoar dyker upp, den nederländska orkestern Alarmfase 3 som t.ex. spelade Avicii var mycket populär under SOF15. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 9 (17) Personal Under SOF15 fanns en post i kommittén som Personalansvarig, något som inte förekom under SOF13. Personalfrågor berör dock så mycket mer än bara personalposten så därför har vi valt att ta upp problem kring funktionärsrekrytering och organisationens arbetsbelastning i denna rapport. För mer utförlig information om specifika personalfrågor hänvisas till personalansvarigs testamente. Arbetsbelastning Under SOF15 jobbade organisationen med saker inom SOF men utanför vårt eget område, bl.a.: att vara nattvakt, marknadsföra i montern, marknadsföra i märkesbacken, affischera, sätta upp lakan, städa på VTI, jobba på KAOS-festen, bygga upp festivalområdet, riva festivalområdet, etc. Innan festivalen Arbetsbelastningen under hösten uppfattas som rimlig, men på många håll fanns för lite uppfattning om vad som skulle göras. Testamenten som saknades tros vara en orsak till detta. Många kommittéeare hade svårt att lämna ifrån sig arbetsuppgifter till sina puttar. Man upptäckte hur skönt och viktigt det var att göra. De områden som fått hjälp med deadlines från SOF13 har uppskattat detta då det gjort att planeringen blivit enklare vilket i sin tur tros ha lett till en bättre arbetsbelastning. Först när marknadsföringen kom igång blev det mer arbete för alla i SOF15-organisationen. Hjälp utifrån hade uppskattats under marknadsföringen men ansågs även vara en omöjlig uppgift att dela ut då de som marknadsför behöver vara insatta på hela SOF-konceptet. Under festivalen Under festivalen lade hela SOF15-organisationen ner all sin tid på att arbeta med SOF. Undantaget var obligatoriska moment i skolan samt en viss mängd sömn. 08-20 var den sagda tiden fr.o.m. byggveckans start till dess att rivningen av festivalområdet var klart. Det var en del ur organisationen som var tvungna att arbeta hela denna tid, majoriteten gick dock hem tidigare om kvällarna. För att beskriva festivalperioden används detta citat, vars skapare tyvärr är bortglömd: Att jobba med att bygga upp området ca 10 h om dagen i en vecka är för mycket, det var dock den roligaste tiden. Sammanfattningsvis skulle det uppskattas med funkisar under uppbyggnaden av festivalen för att avlasta SOF-organisationen så att de i sin tur orkar med hela festivalen samt rivningen. Natten och morgonen mellan sista festivalkvällen och dagen efter denna hade det också behövts funkisar p.g.a. tidiga deadlines på leveranser och liknande. Rekrytering av funktionärer Ett av de störta problemen under SOF15 och som fick flera följdkonsekvenser så som ökad arbetsbelastning för organisationen och rena säkerhetsrisker, var bristen på funktionärer. Det var betydligt lättare att locka funktionärer till passen innan festivalen medan det på lördagskvällen var betydligt svårare. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 10 (17) Minimera antalet funktionärspass Det skulle vara bra att försöka minimera antalet funktionärspass på något vis, detta bör dock inte ses som högsta prioritet. En liten lista på några idéer finns dock bifogade i detta dokument. Öka antalet funktionärer SOF ämnar inte att sälja slut. Från LinTeks sida vill man att alla som vill ska kunna gå på SOF och att köhetsen är borta är helt fantastiskt. Samtidigt skapar detta problem. SOF får mindre hajp och hets samt inga ställer upp för att jobba mot enbart förköp, då det uppenbarligen inte finns något syfte med att ha förköp. Bättre förmåner Förmåner för jobbare är en svår fråga. SOF15 hade ett rabattsystem som byggde på antalet pass man jobbat på. Rabattsystemet byggde på budgeten och troligtvis finns inget mer att göra där. Man fick även gå på KAOS-festen på Kårallen gratis som en extra bonus. Det är svårt att avgöra om den här festen blev uppskattad och drog mer funktionärer eller om folk bara förväntade sig en tackfest. Man kan alltid hitta på lite roliga småsaker som kan få folk att jobba. Exempelvis kan man ge ut speciella saker att ha på ovven, så som medaljer. Samarbeten med föreningar Föreningar utifrån universitetet Kanske ska föreningar utifrån tas in, så som scoutföreningar och orienteringsföreningar. SOF15 hade dålig erfarenhet från några föreningar men bra från andra. Se till att föreningarna kan ta ansvar och förstår vad som förväntas av dem, kom ihåg att de antagligen aldrig gått på en studentfest förut. Föreningar på universitetet Festerier/fadderier Det kan vara dumt att försöka få festerier/fadderier att jobba då de har kårtegebidrag och vill ägna tid åt det. Möjligtvis kanske de kan ta byggpass så att SOF-organisationen får ta nattvaktspass istället. Man kan kanske försöka locka festerier/fadderier genom att jobba på deras fester och tackfester, så kallat jobbutbyte. Andra LiU-föreningar Föreningar som tidigare anordnat fester är att föredra då de har erfarenheten. Ta kontakt med föreningar tidigt. Om de tidigare inte jobbat på en studentfest, ge dem en utbildning i festjobb. Lite tips på föreningar är: ESN, LiU AIF, LiU Water and Wind, 720, LiSS, Holgerspexet och körer. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 11 (17) Barjobbare Under SOF så har traditionellt studentbarerna flyttat sin verksamhet till SOF-området de dagar SOF pågår. Under 2015 hade dock NH och hg öppet även i sina egna lokaler vilket gjorde att de inte hade peronal nog att bemanna sina SOF-barer. Barpersonal fick gå gratis två dagar. Det är bra med lojalitet mot studentpubar, se bara till att dealen är tydlig från båda håll så att alla är överens om vad som gäller och skriv kontrakt. Vid behov kan LinTek anvädas som stöd i diskussioner med de pubar som ägs av Kårservice. Omfördela funktionärer Samordna olika funktionärsposter Kortare pass eller pass innan/efter festivalen med fördel kombineras ihop till passpaket där man signar upp sig på två pass samtidigt. Ett annat alternativ är att vikta förmånerna efter hur attraktiva passen är i ett poängsystem: Poängsystem För att göra pass under festivalen mer attraktiva bör de ge mer/fler förmåner än pass innan. Detta skulle kunna lösas genom att designa ett poängsystem där olika pass är värda olika poäng beroende på hur långa de här, om de ligger under festivalen och hur attraktiva de är övrigt. Dessa poäng ska sedan kunna bytas mot förmåner så som till exempel rabatterade biljetter. Kartlägga funktionärsbehov Det har varit svårt för kommittéarna att beräkna behovet av funktionärerna vilket försvårar rekrytering och schemaläggning för personalansvarig. Förslag på hur detta kan undvikas som har kommit upp under utvärderingsmötet var bland annat att basera behovet på tidigare års behov (OBS! anpassat till eventuella förändringar man önskar göra under kommande festival) samt att tidigt ha bestämt vilka aktiviteter och man vill ha och hur man vill utforma festivalen. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 12 (17) Utvärdering och testamenten Utvärderingar Eftersom SOF bara annordnas i Linköping vartannat år är bra utvärderingar väldigt viktiga då de kan vara till stor nytta för nästa organisation. Genom att läsa gamla utvärderingar fås snabbt insikter om hur saker har gjorts förut, vad som fungerade bra och vad som fungerade mindre bra. Nedan kommer vi att ta upp vad det gjordes för utvärderingar under SOF15, vad som finns från tidigare år och från STORK i Uppsala samt lite saker som vi rekommenderar bör tänkas på vid utformning av utvärderingar. Vad gjordes 2015? Under SOF15 utnyttjades två olika sorters utvärderingar, löpande utvärderingar som gjordes efter en dag eller aktivitet som stöd inför nästa och utvärderingar i efterhand. De löpande utvärderingarna var ofta ambitiösa och följde mallar så att samma event utvärderades på samma sätt oavsett om det var samma person som gjorde den eller om det var olika från dag till dag. Dock följdes inte alltid mallen och ibland var den alldeles för utförlig vilket gjorde att ansvarig person inte orkade göra utvärderingen efter dagen. Detta var något som verkligen märktes under själva festivalhelgen då det var meningen att varje kommittéare skulle fylla i en dagsrapport över hur verksamheten för deras ansvarsområde fungerat. Den omfattade extraordinära händelser, åtgärdsförslag samt beslut. Allting är väldigt bra saker egentligen. Men det blev väldigt mycket att fylla i klockan 9 på morgonen efter att ha jobbat i ~20 timmar. Det saknades också någon sorts sammanfattning för att göra den läs- och greppbar. Tillsammans gjorde omfattningen och tidsbristen att det endast finns en bristfällig dagsrapport från torsdagen, med riktigt bra synpunkter, och ingenting alls från fredagen eller lördagen. Utvärderingarna i efterhand gjordes dels som kvalitativa och som kvantitativa. De kvalitativa bestod av en utvärdering av flamman och en protokollförd diskussion mellan samordnarna och generalen. Tyvärr verkar inte diskussionen ha sammanfattats utan ha lämnats som ett arbetsdokument. Flammans utvärdering är väldigt bra med en bra blandning av förbättringsförslag och motiveringar till varför. Dock hade det varit bra om liknande utvärderingar hade skickats till de andra organisationerna som var inblandade i festivalen då deras synpunkter ger ett bra komplement till SOF-organisationens. Den kvantitativa bestod av en besökareutvärdering. Den gav många bra synpunkter och åsikter. Dock var svaret på varenda fråga i fritext vilket gör att det inte direkt går att sammanfatta och jämföra mellan flera olika år. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 13 (17) Vad har gjorts tidigare? Från tidigare SOF och från STORK, i Uppsala, finns det några utvärderingar om hur orkestrarna upplevt festivalerna. Dom har väldigt bra exempel på övergripande frågor som kan vara relevanta att ställa i en uppföljande utvärdering för att få en bra sammanfattning om vad orkestrarna tycker och tänker. Exempel på bra frågor från de utvärderingarna är stora övergripande frågor som tillsammans täcker större delen av hur en orkester upplever festivalen. På SUGs drive och på den gamla SOF15 driven finns det mycket bra exempel att hämta för inspiration. Vad rekommenderar vi? Egentligen hade SOF15 en ganska bra blandning av olika sorters utvärderingar. Både löpande dag-till-dag, kvantitativa och kvalitativa. Ambitionsnivån var hög vilket dock kan anses ha varit dess största svaghet. Nedan följer lite rekommendationer för att inte falla i den fällan. För att göra en bra utvärdering med ett relevant och överskådligt resultat som kan användas av senare organisationer krävs att personen som utformar utvärderingen har funderat över några punkter. Annars riskerar utvärderingen att inte utföras, resultatet blir oöverskådligt och den behandlar orelevanta saker. De viktiga punkterna att ta hänsyn till för att göra en bra och användbar utvärdering är: Vad? När? Vem? Varför? Hur? Vad? Vad ska utvärderas? Det krävs en bra avgränsning för att resultatet ska bli användbart och relevant. Ingen orkar använda en spretig utvärdering. När? När ska eventet utvärderas? Under tiden med löpande dagsrapporter eller i efterhand med mer överblick? Och i så fall, hur mycket i efterhand? Vem? Vilken person är menad att utföra utvärderingen? Kan personen tillräckligt mycket om området och har den tillräcklig insikt för att kunna göra en bra utvärdering som går att använda? Vilken person påverkar också hur utformningen bör se ut genom att ta hänsyn till hur mycket tid som finns tillgänglig. Varför? Varför görs utvärderingen? Vilket syfte har den? Ett specificerat syfte med ett tydligt mål gör det mycket lättare att motivera personer att utföra utvärderingen. Hur? Hur är en ganska bred punkt som innefattar många olika underpunkter som inte alla är relevanta i varje enskilt fall. Dock finns det vissa saker som bör ha funderats över: Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 14 (17) Omfattning - Hur stor och omfattande ska utvärderingen vara? Allting behöver kanske inte tas upp samtidigt. Generellt gäller less is more för att få in så många svar som möjligt, folk är lata. Vilka - Vilka behöver svara på utvärderingen för att resultatet ska bli användbart? Vilket antal - Hur många svar behövs få in för att det ska kunna gå att dra slutsatser? Hur är den menad att användas - Är syftet att få stöd för en senare större sammanfattning eller är det menat att resultatet ska användas för att förbättra ett event nästa dag? Detta ställer helt olika krav på utformningen av utvärderingen. Testamenten Testamenten är ett etablerat system för att föra över information mellan olika år i många studentföreningar och så även i SOF. Ett problem har varit att få in och distribuera testamenten. När man sedan själv inte fått ett testamente har motivationen till att färdigställa sitt eget när det väl varit dags att lämna över varit låg. Mellan SOF13 och SOF15 var det flera testamenten som saknades och tyvärr verkar även flera testamenten från SOF15-organisationen saknas för att överlämnas till nästkommande organisation. Ett annat problem vi har uppmärksammat är att olika poster har olika behov av information från tidigare år. I vissa fall, tex serveringsutskottet, är beställningslistor till exempel till större hjälp. Det kan därför var svårt att ha en standard för vad som ska överlämnas Mall Under SOF15 användes ett system med tre inlämningsomgångar för att säkerställa att alla testamenten lämnades in. Det fanns även en plan att organisationen skulle korrekturläsa och opponera på varandras testamenten. Till varje inlämning gav även tips om vad som skulle skrivas. Det var en ambitiös idé som tyvärr inte genomfördes fram till sista inlämningsomgången men det finns ett färdigt dokument som går att använda (SOF15 Testamentesmall 2.0) Andra sätt att föra över information Med den här överlämningen kommer även SOF15s Google Drive-mapp lämnas över. De flesta utskotten är lämnade som de var efter festivalen men det finns en hel del bra information att hämta i mapparna. Det kan även vara bra att försöka samla kommittén för SOF15 och kommittén för SOF17 i början av verksamhetsåret för att de nya ska få ett ansikte och en kontakt med sin företrädare. Då många som varit engagerade i SOF hinner sluta mellan åren och det är svårt att få kontinuitet och det kan inte nog poängteras vikten av testamenten för att upprätthålla denna. Generalen spelar en stor roll i detta arbete genom att uppmuntra och sätta deadlines och det är viktigt att komma ihåg testamentena även efter att festivalen är över. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 15 (17) Ekonomi och administration SOF har under de senaste åren brottats med problem att få ekonomin att följa budget och landa på ett positivt resultat. För att vända trenden måste organisationen arbeta aktivt med ett ekonomiskt perspektiv på sitt arbete. Budgeten är antagligen det viktigaste styrdokumentet som organisationen jobbar efter. Trots detta upplevde organisationen att budgeten inte hade någon som helst förankring i verkligheten. Den fanns inte heller i åtanke i det löpande arbetet. Istället köptes de saker som man tyckte behövdes och budgeten uppdaterades utifrån hårda fakta i efterhand. Vissa kommittéare visste inte ens var budgeten fanns att granska. Vidare fanns inga enkla och tydliga rutiner som följdes för uppföljning och revidering av budgeten. För att lägga en bra grund för budgetarbetet förklaras här grunderna i budgetering och LinTeks ekonomiska rutiner. För mer information eller detaljfrågor hänvisas till vko. Budgeten har tre nivåer: Rambudget, Styrbudget och Detaljbudget: Rambudgeten klubbas av FUM och bygger oftast på LinTeks princip att alla event ska visa ett positivt resultat med 10% av sin omsättning. Ex: SOF ska omsätta 3 571 400 kr vilket ger att resultatet (intäkter-kostnader) bör ligga på 3 751 400*0.1= 375 140 kr. Styrbudgeten är budgeten styrelsen jobbar med och där har SOF brutit ned i mindre kostnadsställen. Ex: Så här ser Styrbudgeten och dess indelning ut för SOF, första kolumnen är intäkter, andra kostnader och tredje resultatet:: Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493

2016-04-21 16 (17) Detaljbudgeten är den som ligger till grund för styrbudgeten och är, som namnet pekar på, mer detaljerad. Den sätts vanligtvis av företrädaren till posten men i fallet med SOF blir det inte lika självklart vem som ska göra det då företrädaren inte är anställd då budgeten sätts. I år har detaljbudgeten satts av vko 15/16 Tobias Grundström och SOF15s controller Pernilla De Wall. Ex: Här är ett exempel på hur detaljbudgeten för Orkester ser ut. Deltagaravgifter är ett konto som används när man bokför och ger en övergripande bild av vad som är budgeterat. Exakt vad det är specificeras av kolumnen kommentarer, tex. Orkester, boende. Här kan man också föra in hur många av varje sort och styckkostnad för att sedan summera till en totalkostnad/intäkt. Det är dock extremt viktigt att komma ihåg att detaljbudgeten är ett dynamiskt dokument. Ändringar för göras fritt upp till 10 000 kronor eller 50% på en post inom det egna kostnadsställets totala värde. Om det överstiger det ska vko tillfrågas (Läs mer om detta i dokumentet Ekonomiska rutiner). Vi rekommenderar er att under början av verksamhetsåret revidera budgeten med kommittén som en del av planeringsarbetet. Den detaljbudget som finns är bra att använda som inspiration och utgångspunkt men är baserad på tidigare års upplägg och resultat. Vill ni göra förändringar i upplägget ska det även speglas i budgeten. Genom att varje kommittémedlem själv får bearbeta sin del av budgeten skapas förhoppningsvis en ökad förståelse och känsla av ägandeskap över resultatet vilket sin tur leder till att budgeten tas mer på allvar och faktiskt efterföljs. Det är viktigt att redan ifrån början jobbar med budgeten. Spika den så tidigt som möjligt och ha gärna en utbildning av kommittén i början av verksamhetsåret. Tryck på att det är viktigt att budgeten följs och att man har koll på hur man ligger till under året. Telefon 0707-39 69 68 Org.nr 822001-0683 Bankgiro 515-1493