Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 14 2014 Dnr 3.1.2-15/2014 2014-02-07
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Dnr 3.1.2-15/2014 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Granskning av arbetet med att öka antalet inlämnade försöksoch träningslägenheter från privata värdar 1 Grundläggande granskning 2 Bolagets arbete med internkontroll 2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 5
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 1 (6) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj 2013. Vid planeringsmöte den 12 juni 2013 avseende Bostadsförmedlingen i Stockholm AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontrollgranskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 4 oktober 2013. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 7 februari 2014. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Örjan Palmqvist från revisionskontoret. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Granskning av arbetet med att öka antalet inlämnade försöks- och träningslägenheter från privata värdar Bolaget ska enligt fullmäktiges budget bidra i arbetet med att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter. Under år 2013 var målet att 320 lägenheter skulle förmedlas. Utfallet visade på att 308 lägenheter förmedlades, varav fyra från privatvärdar. Vilket innebär att målet inte nåddes fullt ut.
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 2 (6) Iakttagelser Staden har i december 2008 tecknat ett avtal med fastighetsägarna Stockholm om att dessa ska arbeta aktivt för att medlemmarna ska tillhandahålla 100 lägenheter som försöks- och träningslägenheter. Många av de privata fastighetsägarna arbetar sedan länge direkt mot socialförvaltningarna i respektive kommun, stadsmissionen etc. med att lämna försöks- och träningslägenheter. Att fastighetsägarna lämnar lägenheter direkt till socialförvaltningen, socialförvaltningar i kranskommuner, byrån för bostadslösa män, stadsdelar etc. försvårar för bolaget att få en helhetsbild över hur många lägenheter som totalt har förmedlats till de grupper som efterfrågar försöks- och träningslägenheter. Det som kan konstateras är att en liten del har lämnats direkt till bolaget. För år 2013 lämnades fyra lägenheter. För åren 2011 och 2012 lämnades 25 respektive 11 lägenheter till bolaget. Bolaget träffar fastighetsägarna enskilt för diskussioner om lägenhetsförmedling i allmänhet. När det gäller försöks- och träningslägenheter är det i huvudsak stora och medelstora värdar som lämnar lägenheter till bolaget. Bolaget kommer att fortsätta ha diskussioner med fastighetsägarna om att de ska lämna lämpliga lägenheter som fungerar som försöks- och träningslägenheter. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret kan konstatera att bolaget bedriver ett arbete för att få fastighetsägarna att lämna in försöks- och träningslägenheter. Bolaget borde dock, enligt revisionskontorets mening, arbeta för att öka inflödet av lägenheter till bolaget. Bolaget borde vidare arbeta för en bättre samverkan med bland annat socialtjänsten och fastighetsägarna, för att få en helhetsbild över hur många lägenheter som förmedlas, till dem som efterfrågar försöks- och träningslägenheter. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har vid sitt novembersammanträde 2012 antagit en internkontrollplan för 2013. De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var: Upphandling av varor och tjänster Utbetalningar
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 3 (6) Ändring av leverantörsuppgifter Representation IT-säkerhet Registrering av kötid m m Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och kvartalsvis rapporterat resultatet till styrelsen. Det fjärde kvartalet för år 2013 kommer att avrapporteras vid januarisammanträdet 2014. Vid granskningarna har endast smärre avvikelser noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto Resultat efter finansnetto 2013, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 4,0 4,0 7,1 8,4 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på 4,0 mnkr, vilket är i enlighet med resultatkravet. I tertialrapport 2 prognostiseras ett överskott på 7,1 mnkr. Överskottet består i huvudsak av förskjutningar i IT-projekt. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 8,4 mnkr. Resultatet uppvisar därmed en resultatförbättring jämfört med ägarkravet med 4,4 mnkr. De huvudsakliga förklaringarna till resultatet är minskade kostnader
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 4 (6) för IT-kostnader beroende på att kostnaderna för outsourcad IT-drift blev betydligt lägre än vad som prognostiserades, beroende på att en behovsinventering genomfördes innan övergången till Volvo IT skedde. Jämfört med bolagets prognos i tertialrapport 2 har utfallet blivit högre, 1,3 mnkr. Investeringar (mnkr) investeringar 2013, mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 0,5 0,5 0,8 1,0 Bolagets budget för investeringar uppgår till 0,5 mnkr. Årsprognosen enligt tertial 2 prognosen var 0,8 mnkr medan det slutliga utfallet blev 1,0 mnkr. Avvikelsen på 0,5 mnkr beror på att de ändringar av lokalerna som genomfördes efter organisationsförändringen ledde till ett ökat inköp av möbler än planerat. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 5 (6) Iakttagelser Bolaget omfattas av 23 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 10, Stockholms Stadshus AB 6 och bolaget har fastställt 7 egna indikatorer. För indikatorerna har bolaget fastställt årsmål. För indikatorerna redovisas måluppfyllelsegraden. I bolagets årsredovisning framgår att 11 indikatorer uppfylls helt, 9 delvis och 3 uppfylls inte. De indikatorer som inte uppfylls är medelantal anställda, chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare och avvikelse för investeringsbudgeten. De indikatorer som uppfylls delvis är antal inlämnade lägenheter, kundernas betyg på våra webbtjänster, antal förmedlade studentlägenheter, antal förmedlade försöks- och träningslägenheter, aktivt medskapandeindex, antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi, medarbetarna vet vad som förväntas av dem i deras arbete, sjukfrånvaro samt andel administrations- och indirekta kostnader. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen helt eller delvis. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets resultat överstiger ägarens resultatkrav. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetar med vissa direktiv och uppdrag som fullmäktige har lämnat till bolaget. Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresgäster Bolaget arbetar aktivt med att utveckla kontaktnätet och samarbetet i hela Stockholmsregionen. Bolaget förmedlar hyresrätter från både kommunala och privata fastighetsägare i hela regionen. Under år 2013 har samarbete till exempel inletts med Solnas allmännyttiga bostadsbolag Signalisten. Även Värmdö kommun har fattat beslut om att inledda samarbete avseende Värmdöbostäders lägenheter. Bolaget har vidare under år 2013 utökat sitt samarbete med två stora regionala privata fastighetsägare - Stena Fastigheter och Graflunds. Informera om stadens satsningar inom ytterstadssamarbetet Genom Stockholm Bygger-utställningen i Kulturhuset, som bolaget är samordningsansvarig för, har särskilt informationsmaterial tagits
Granskningspromemoria 2013 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 6 (6) fram om stadsutvecklingen i ytterstaden. Bolaget har även genomfört särskilda informationssatsningar på hemsidan och marknadsfört ytterstaden genom framtagna trycksaker. Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn En utredning om att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn har påbörjats. Målsättningen är att utredningen ska behandlas av bolagets styrelse vid marssammanträdet 2014. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen.