Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2014-02-12 Vår referens Ekonomiavdelning Tjänsteskrivelse Internkontrollplan 2014 FRI-2014-44 Sammanfattning Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. Följande granskningsområden föreslås ingå i internkontrollplan 2014: Systematiskt säkerhetsarbete, bidragshandläggning, registrering av föreningar, diarie- och posthantering, representation och resor samt inköp och upphandling. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda förslag till internkontrollplan för 2014 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse internkontrollplan 2014 Bilaga: Sammanställning över kontrollmoment för 2014 Bilaga: Riskanalysunderlag 2014 G-Tjänsteskrivelse internkontrollplan 2014 efter AU 2014-02-12 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-02-12 Fritidsnämnden 2014-02-20 Ärendet Internkontroll är ett verktyg som primärt ska användas för att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen uppfylls. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Arbetet med internkontroll har sitt ursprung i kommunalagen och utgör en väsentlig del i kvalitetssäkringen av kommunens verksamheter. Internkontrollen har sitt syfte att säkerställa en: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, d v s ansvar att kontrollera så att rutiner, processer och system fungerar. Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndens interna kontroll i samband med att årsredovisningen upprättas. SIGNERAD 2014-02-12
Ett hjälpmedel för planering och prioritering i kontrollarbetet är - och väsentlighetsanalysen i vilken förvaltningens olika processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i verksamhetsutövningen. 2 (4) En sammanställning över föreslagna kontrollmoment bifogas. Även förvaltningens - och väsentlighetsanalys bifogas. Internkontrollarbetet under 2014 kommer att avrapporteras till nämnden i augusti och i samband med årsanalysen. Fritidsnämndens kontrollmål för 2014 Förvaltningen föreslår att följande kontrollmål skall upprättas för 2014. Systematiskt säkerhetsarbete Det systematiska säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och extra krav ställs då det är en publik anläggning. Även om systematiskt säkerhetsarbete fanns med i internkontrollplan 2013 bedömer förvaltningen att det är lämpligt att under 2014 följa upp vilken effekt genomförda förbättringsåtgärder har haft. I de lokaler där nämnden är andrahandshyresgäst, exempelvis sporthallar och gymnastiksalar, finns det en att ansvarsfördelningen avseende kontroll av utrustning och inventarier är otydlig. Förvaltningen föreslår att det under 2014 ska kontrolleras: att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontrollerna utförs. att det finns rutiner för att säkerställa utrustnings funktionalitet i lokaler där nämnden är andrahandshyresgäst. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer. Ansvarig för kontrollmomenten är lokalsamordnare respektive chefen för driftenheten Malmö och de skall rapportera till chefen för driftavdelningen. Bidragshandläggning Föreningsstödshandboken innehåller regelverk för beviljande av bidrag. Detaljregleringen är olika beroende på bidragstyp och därmed är inslaget av en handläggares bedömning också olika stort. Regelverket ska tolkas på samma sätt oavsett vem som är handläggare och bedömningarna ska ske på ett likartat sätt. En annan förutsättning för att rätt bidrag ska beviljas är det säkerställs att inlämnade uppgifter är korrekta. Handläggningstiderna bör vara så korta som möjligt eftersom föreningarna kan vara beroende av bidragen för att klara sin likvida situation. Rationella rutiner också viktigt då bidragshandläggningen utgör en omfattande uppgift för föreningsavdelningen. Förvaltningen föreslår att momentet som ska kontrolleras under 2014 är att det finns rutiner som säkerställe att rätt lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har inkommit. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till chefen för föreningsavdelningen.
Registrering av förening Föreningar måste registrera sig hos fritidsförvaltningen för att möjlighet att hyra förvaltningens lokaler till subventionerat pris eller möjlighet att erhålla bidrag. Vilket underlag som föreningen ska lämna in och hur registreringsansökningarna handläggs har inte omprövats många år. Det har också funnits föreningar som har tyckt att handläggningstiden är lång. Det är viktigt att nyregistrerade föreningar får ett bra förstahandsintryck av förvaltningens service och professionalitet. 3 (4) Förvaltningen föreslår att momentet som ska kontrolleras är att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar och för höjning av registreringsnivå samt att rutinerna följs. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till chefen för föreningsavdelningen. Diarie- och posthantering Under 2013 infördes ett nytt IT-stöd för diarieföring och postregistrering. Införandet av nya systemstöd brukar innebära er avseende den interna kontrollen. Nytt systemstöd innebär också att arbetssätet hos många ska förändras för att IT-stödets funktionalitet ska används fullt ut. Förvaltningen föreslår att momentet som skall kontrolleras är att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts. Även rutinerna för handläggning av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål ska kontrolleras. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till administrativa chefen. Representation och resor Nämndens och förvaltningens representation och resor är inte omfattande, men ett enda hanteringsfel kan få kännbara konsekvenser för nämndens/förvaltningens företroendekapital. Därför är det viktigt att det finns god kunskap i organisationen om gällande regelverk och riktlinjer samt att det finns inbyggda kontroller i handläggningsrutinerna. Förvaltningen föreslår att momentet som bör kontrolleras är att riktlinjer och regelverk för representation och traktamente följs. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation samt. Ansvarig för kontrollen är ekonom som skall rapportera till ekonomichefen. Inköp och upphandling En relativt stor andel av förvaltningens inköp sker genom direktupphandling eftersom det saknas ramavtal för mycket förvaltningens inköp. Dessa direktupphandlingar görs av budgetansvarig eller ansvarig handläggare, vilket innebär att det är många som ska tillämpa upprättade rutiner och ha kunskap om upphandlingsregelverket.
Förvaltningen föreslår att momentet som bör kontrolleras är att direktupphandlingar sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt. 4 (4) Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer och. Ansvarig för kontrollen är ekonom som skall rapportera till ekonomichefen. Ansvariga Bo Sjöström Direktör
Malmö stad INTERN KONTROLLPLAN 2014 Fritidsförvaltningen Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Systematiskt säkerhetsarbete Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontrollerna utförs Lokalsamordnare 30/6 Genomgång av rutiner och dokumentation samt Chef för driftavdelningen Allvarliga Bidragshandläggning Registrering av förening Att det finns rutin för att säkerställa utrustnings funktionalitet i lokaler där nämnden är andrahandshyresgäst Att det finns rutiner som säkerställer att rätt lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har inkommit. Att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar och för höjning av registreringsnivå och att rutiner följs. Chefen för enhet Malmö 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation samt Planeringssekreterare 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer Planeringssekreterare 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer Chef för driftavdelningen Chef för föreningsavdelningen Chef för föreningsavdelningen Allvarliga Kännbara Kännbara Sida 1
Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Diarie- och posthantering Representation och resor Inköp och upphandling Att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts. Att det finns rutiner avseende hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål Att riktlinjer och regelverk för representation och traktamente följs. Att direktupphandlingar sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt. Planeringssekreterare 30/6 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer Ekonom 30/6 Genomgång av rutiner och dokumentation, samt intervjuer. Ekonom 31/10 Genomgång av leverantörsreskontra och Administrativ chef Kännbara Ekonomichef Ekonomichef Kännbara Kännbara konsekvenser/sannolik Sida 2
Malmö stad Riskanalysunderlag för internkontrollplan 2014 Process/rutin/system Risk Väsentlighetsgrad/konsekvens Riskfaktor/Sannolikhet Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsidrottsanläggningar Informationssäkerhet Representation, resor och kurser Intern kontroll och analyser Att det inte sker någon egenkontroll avseende brandskyddsarbetet i förvaltningarnas anläggningar. Att det brister i kontrollen av utrustning som finns i lokalerna som upplåts till föreningar. Att förvaltningens lokaler är bokade men föreningen/kunden använder inte tiden. Att underhållsinsatser, såväl planerade som akuta, vid fritidsanläggningarna innebär långvarig stängning av aktivitetsytor under föreningarnas högsäsong. Att Malmö stads riktlinjer för informationssäkerhet inte är kända och tillämpas. Att det saknas analys för förvaltningens IT-system. Att riktlinjerna för representation inte följs. Att verifikationerna saknar nödvändiga uppgifter om syfte, deltagare, datum och plats Att hanteringen av ingående moms och eventuell förmånsbeskattning blir felaktig. Att väsentliga er missas i analysen. Att de förtroendevalda inte är involverade i analysen. Att identifierade brister eller förbättringspotentialer inte hanteras. Kan få allarliga konsekvenser för de som utövar någon aktivitet eller vistas i lokalerna. Dåligt resursutnyttjande. Lägre aktivitetsnivå inom föreningslivet. Sekretessbelagd information åtkomlig för obehöriga. Produktionsbortfall när ITsystem går ner. Kan få kännbara konsekvenser för förtroendekapitalet. Kan få konsekvenser för måluppfyllelse. Bristande kvalitet i verksamheten. Tidigare kontroller har visat på bristande tillämpning av egenkontrollsrutinerna. Oklar ansvarsfördelning i de lokaler där fritidsförvaltningen är andrahandshyresgäst. Processen är nyligen genomgången eftersom den har varit med i 2012 och 2013 års interkontrollplan Knappt någon information som är sekretessbelagd. Riskanalys är gjord för förvaltningens ITsystem Nämndens/förvaltningens representation, resor och kursdeltagande är inte så omfattande. Okunskap kring gällande regelverk Processen är nyligen genomgången eftersom den var med i 2013 års interkontrollplan
Process/rutin/system Risk Väsentlighetsgrad/konsekvens Riskfaktor/Sannolikhet HR-system Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare Att frånvaro inte registreras i Hrutan. Att semesterutläggning inte sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser). Att intentionerna i samverkansavtalet inte uppfylls. Jämställdhet och mångfald Att det inte finns rutiner för att uppnå beslutade mål rörande jämställdhet och mångfald. Miljöprogram Arkivering av dokument Att det inte finns rutiner för hur beslutade miljömål ska uppnås och att rutinerna är ändamålsenliga Att det inte finns någon dokumenthanteringsplan upprättad och att den inte följs. Diarie- och posthantering Att handlingar försvinner. Att inkommande post inte diarieförs. Att ärenden inte blir handlagda. Evenemangsverksamhet Att idrottsverksamhet och föreningsverksamhet får stå åt sidan för evenemang av mer kommersiell karaktär. Bidragshandläggning Att inte rätt bidrag utbetalas Att föreningar får bidrag för medlemmar som inte finns. Att det inte finns tillräckliga systematiska kontrollinslag i rutinerna Lång handläggningstid Registrering av föreningar Att rutinerna inte är ändamålsenliga Olovlig frånvaro. Felaktig lön utbetalas. Dålig delaktighet i utvecklingsarbete. Idéer och förslag från medarbetarna tas inte Bristande måluppfyllelse Bristande måluppfyllelse Handlingar kan komma bort. Gallring glöms bort. Dålig ordning och reda - ineffektivitet. Felaktig prioritering som kan leda till bristande måluppfyllelse Kritik från föreningslivet För höga bidragskostnader Lång handläggningstid - Ineffektiv verksamhet, kritik från föreningslivet Processen är nyligen genomgången eftersom den var med i 2013 års interkontrollplan Förvaltningen har satsat mycket på att få fungerande arbetsplatsträffar och konstruktiva medarbetarsamtal. Förvaltningen arbetar aktivt med jämställdhetsfrågan. Förvaltningen har en särskild miljögrupp som ska bevaka och stödja miljöarbetet inom förvaltningen Förvaltningen har särskild kompentens vid Idrottsmuseet. Nytt systemstöd innebär oftast för brister i interna kontrollen. Processen är nyligen genomgången eftersom den var med i 2013 års interkontrollplan Många bidragsansökningar under ett år. IT-stödet är otidsenligt. Länge sedan rutinen sågs över. Kritik har inkommit från föreningar.
Process/rutin/system Risk Väsentlighetsgrad/konsekvens Riskfaktor/Sannolikhet Verksamhetsplanering och uppföljning Bristande styrning och utveckling av verksamheten Bristande måluppfyllelse. Ineffektivitet Processen har varit i fokus sedan år 2011 och delaktigheten i hela organisationen har ökat. Budgetarbetet Bristfälligt beslutsunderlag. Osäkerheter och er är inte värderade och beaktade i budgeten. Budgetförslaget har ingen lokal förankring. Felaktig periodisering av kommunbidraget. Dåligt resursutnyttjande. Budgetunderskott. Nämnden har kunnat upprätta en stark budget de senaste åren. Ekonomisk uppföljning Kassahantering Att inte anvisningarna för ekonomisk uppföljning följs. Att det finns brister i rutinerna för avstämning av kassa och rutiner för kontanthantering. Ingen tillförlitlig ekonomisk information Anslag överskrids med underskott som följd. Kassainkomster och kvitton försvinner. Förvaltningen har inte haft några större prognosavvikelser de senaste åren. Inte länge sedan rutinen kontrollerades. Den var med i 2012 års interkontrollplan Mutbrott/bestickning Att mutor tas. Att inte varje arbetsplats har gjort en bedömning av erna för mutbrott/bestickning och att denna bedömning är diskuterad på en arbetsplatsträff. Straffrättsliga påföljder. Förtroendekonsekvenser Få av förvaltningens medarbetare kan komma i en mutsituation. Skatter och moms Att inte moms tas ut för momspliktiga tjänster och produkter Att skatt- och momsredovisning är inkorrekt och redovisas vid fel tidpunkt (kassaredovisningar, leverantörs- och kundfakturor). Att externt förhyrd lokal som är momspliktig hanteras felaktigt vid eventuell andrahandsuthyrning. Skattebrott Förtroendekonsekvenser Huvuddelen av verksamheten är momsfri.
Process/rutin/system Risk Väsentlighetsgrad/konsekvens Riskfaktor/Sannolikhet Inköp och upphandling Avtalshantering Kundfakturering Leverantörsbetalningar Anläggningstillgångar Kontanthantering. Att inköp inte sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Att det inte finns ramavtal för varugrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Att direktupphandling inte sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt tillvägasätt. Att det inte finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal. Att det inte finns rutiner för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Att kunder blir felaktigt fakturerade och att faktureringen inte sker i tid Att nödvändiga kravåtgärder inte vidtas. Att attestreglementet inte följs. Att leverantörsfakturor betalas för sent. Att leverantörsfakturorna konteras och periodiseras felaktigt. Att fakturautbetalning sker till fel betalningsmottagare. Att leverantörsfakturorna registreras felaktigt avseende belopp, moms och betalningsdatum. Att tillgångsregistret inte återger rätt tillgångar Att det finns brister i rutinerna för kontanthantering. Får betala skadestånd/ersättning. Högre inköpskostnad Förtroendekonsekvenser Missar möjligheten att säga upp avtal för omförhandling. Avtalspartners får aldrig fakturor. Förtroendekonsekvenser. Intäktsförluster Felaktiga utbetalningar Dröjsmålsränta Förtroendekonsekvenser Felaktig ekonomisk bild av förvaltningens tillgångar Stöld och rån Dålig arbetsmiljö Stor andel inköp sker genom direktupphandling. Processen är nyligen genomgången eftersom den var med i 2013 års interkontrollplan Förvaltningen har relativt stort antal fakturor. Översyn av rutinerna är planerad att ske under 2014. Ekonomiavdelningen har i sitt uppdrag att se över det ekonomi Förvaltningen har relativt få investeringsobjekt. Noggrann genomgång skedde 2011. Förvaltningen har relativt stor kontanthantering. Rutinen har kontrollerats för två år sedan.