Tjänsteutlåtande Miljö- och hälsoskyddschef 2014-04-02 Anne-Charlotte Glantz 08-590 973 72 Dnr: anne-charlotte.glantz@upplandsvasby.se MHN/2014:18 10051 Behovsutredning 2015 Förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden antar behovsutredning 2015 för miljö- och hälsoskyddskontoret. Beskrivning av ärendet Miljö- och hälsoskyddsnämndens tillsynsområden regleras i reglemente antaget av kommunfullmäktige. Av reglementet framgår det vilka arbetsuppgifter som nämnden har inom kommunen. Miljö- och hälsoskyddskontoret har valt att ta fram en behovsutredning för hela nämndens verksamhetsområde. Miljötillsynsförordningen (2011:13) förtydligar kommunens ansvar för tillsyn enligt miljöbalken. Av den framgår att det ska finnas en aktuell behovsutredning som uppdateras minst en gång varje år. Nämnden ska genomföra regelbunden tillsynsutredning, verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering av tillsynsverksamheten samt att avsätta resurser som i tillräcklig grad svarar mot behovet av tillsyn samt ha personal med tillräcklig kompetens för tillsynsarbetet Livsmedelslagstiftningen är gemensam inom EU och omfattas av centrala krav på att resurser för kontrollen ska finnas. Livsmedelskontrollen är till större delen avgiftsfinansierad och det innebär att den kontrolltid som nämnden tar betalt för ska levereras. Övriga verksamhetsområden har inte samma krav på behovsutredning. Behovsutredningen utgör ett underlag för att säkra resursbehovet. I samband med Förutsättningar till flerårsplan 2015 2017, ska dessa medel äskas om finansiering inte kan ske via andra medel. Den är även ett underlag för framtagandet av tillsynsplanen där ev. prioriteringar ska framgå. Tillsynsplaneringen genomförs under hösten 2014. 1
Grundläggande underlag för beräkningar av tid Tillgängliga resurser För att kunna tala om vilka resurser som finns tillgängliga krävs det en beräkning av vilken planerbar tid varje handläggare har till sitt förfogande. Kontoret har grundat sin analys på statistik från kommunen vad beträffar totalt antal arbetstimmar/heltid, sjukfrånvaro, vård av barn mm. Den totala årsarbetstiden per heltidsanställd är ca 1700 timmar (semester och helger är borträknade). När man räknar bort genomsnittlig tid för sjukfrånvaro, vård av sjukt barn och föräldraledighet samt fortbildning och tid för kontorsgemensamma aktiviteter kvarstår 1 400 timmar (193 arbetsdagar). Nämnden har till sitt förfogande 1400 tim/ heltidsanställd för att utföra samtliga hos nämnden förekommande arbetsuppgifter. Tid för myndighetsutövning och övrig tid Miljö- och hälsoskyddsnämndens arbetsuppgifter är av olika karaktärer. Planerad tillsyn (avgiftsfinansierad) Oplanerad/händelsestyrd tillsyn (avgiftsfinansierad) Oplanerad/händelsestyrd tillsyn (anslagsfinansierad) Förebyggande arbetsuppgifter, ((fysisk planering), delvis avgiftsfinansierat)) Planerad tillsyn är den årligen återkommande tillsynen där samtliga verksamheter som vi bedriver tillsyn på har en riskbaserad taxa. Av den riskbaserade taxan framgår antalet tillsynstimmar respektive verksamhet ska ha. Det är kontorets uppgift att se till att vi levererar rätt mängd tillsyn i förhållande till taxan. Oplanerad tillsyn/händelsestyrd (avgiftsfinansierad) är tillsyn som sker i form av anmälningar/ansökningar, befogade klagomål mm. Det är tillsyn som vi inte kan styra över och volymerna är oftast konstanta år från år. Volymförändringar som kommer plötsligt och ex. befogade klagomål kan vara svårt att beräkna tidsmässigt. Oplanerad/ händelsestyrd tillsyn (anslagsfinansierad) är den tillsyn vi inte kan ta betalt för. Det kan vara obefogade klagomål, rådgivning och information till verksamhetsutövare/ kommuninvånare etc. Förebyggande arbetsuppgifter kan vara uppgifter som åligger kontoret utifrån reglementet eller lagstiftningen eller som är ren service och sker utanför lagstadgat område. Enligt reglementet ska kontoret arbeta och följa utvecklingen inom nämndens ansvarsområde. Kontoret ska medverka i den fysiska planeringsprocessen. Kontorets arbetssätt idag är att medverka i samtliga planuppdrag som Kontoret för samhällsbyggnad initierar. Kontoret tar även initiativ till och bevakar miljö- och hälsoskyddsfrågorna i bygglovsprocessen. 2
TOTALT Miljöskydd ink fysisk planering Handläggarna lägger dessutom tid på olika övergripande administrativa kontorsgemensamma arbetsuppgifter vilket omfattar ca 370 timmar. Exempel på sådana arbetsuppgifter är: Kvalitetsarbete t.ex. uppdatering av kvalitetssystemet och dess rutiner, internrevisioner, framtagande av dokumentmallar och blanketter, åtgärda synpunkter till förbättring och avvikelser vid revisioner. Informationsarbete - utveckla och underhålla hemsidan, göra informationsmaterial, informera om vår verksamhet i olika sammanhang. Styrdokument - t.ex. framtagande/ uppdatering taxor, delegationsordningar och lokala föreskrifter. Verksamhetsplanering och uppföljning t.ex. verksamhetsplanering, tillsynsplan, utredning av resursbehov, göra delårsavstämningar, m.m. Skötsel av ärendehanteringssystemet samt övriga datauppdateringar Arbetsuppgifterna är sådana som kontoret initierar själva för att utveckla verksamheten men det är även arbetsuppgifter som kommer från andra kontor inom kommunen och där kontoret har en roll och förväntas delta. Reglementet säger även här att kontoret ska delta och tillföra synpunkter utifrån miljö- och hälsoskydds verksamhetsområde. Sammanfattningsvis kan sägas att kontorets tid räknas fram utifrån riskbaserad taxa och faktisk finansierad tid. Övrig tid utgår från handläggarnas stora erfarenhet av tillsyn- och förebyggande arbete. Kombineras erfarenheten med faktiskt konstaterande i ett tidsredovisnings system kommer tidsplaneringen så nära sanningen som det är möjligt. Beräkningsgrunder för tid inom respektive ämnesområde När de gemensamma administrativa arbetsuppgifterna (372 tim) dras ifrån den framräknade planerbara tiden (1400 tim) kvarstår 1028 tim (142 dagar) som ska räcka till för kärnverksamheten (tillsynstiden) och det arbete som är direkt relaterat till dessa arbetsuppgifter ( möten i ämnesgrupper, framtagande av rutiner, granskning av bygglov mm mm). Kontoret har ett bakgrundsmaterial i form av ett excel-dokument där all tid som ankommer på nämndens verksamhetsområde listas och tidssätt. Siffrorna i tabellen nedan är hämtat från detta dokument. Tabell: Resursbehov, område för område Tillgänglig resurs 2014 (tim) Resursbehov (tim) Diff (tim) 3 Tillgänglig resurs 2014(tjänst) Resursbehov (tjänst) 6005 9012 3007 5.8 8,75 2.9 Diff (tjänst) Hälsoskydd 2887 3226 339 2.8 3.1 0,3 Livsmedel 2056 2972 916 2 2.9 0,9 Alkohol, folköl och tobak och receptfria läkemedel 1028 1213 185 1 1,2 0,2
Kommentarer till ökat resursbehov Miljöskydd: Behovet visar på en resursökning på ca 2 heltid mot nuvarande bemanning. Under 2014 planeras en avloppsinventering (nämndmål) att påbörjas vilket med största sannolikhet kommer att leda till ett antal tillsynsärenden och nya avloppsansökningar under 2015. Tiden för tillsynen av dagvattenanläggningar har utökats som ett led i arbetet med miljökvalitetsnormerna för vatten samt nämndmål. Kommunens expansiva skede innebär ett större deltagande i planer samt bygglovsärenden. I behovsutredningen har även tid tagits med för arbete med kemikalietillsyn och andra nationella projekt vilket nedprioriterats tidigare då resurserna inte räcker till. Fysisk planering: Behovet visar på en resursökning på ca 1 heltid mot nuvarande bemanning. Väsbys framtida befolkningsökning och bebyggelsetryck där Kontoret för samhällsbyggand producerar fler planer innebär en ökad medverkan för kontoret i den fysiska planeringsprocessen. Kontoret deltar i ett flertal övergripande projekt t.ex. Översiktsplanering inkl. ekologisk utvecklingsplan, hållbarhetsstrategi, klimat- och sårbarhetsstrategi. Åtgärder kan förväntas enligt trafikplanen inkl. bullerkartläggning. Kontoret har nu åter tagit över handläggning av Arlanda. Hälsoskydd: Hälsoskydd är det område som har flest antal ärenden/tillsyn som är oplanerad, vilket innebär att det också är svårast att tidsplanera. Behovet visar på en resursökning på ca 0,3 heltid mot nuvarande bemanning. Kommunens expansiva skede innebär ett större deltagande i bygglovsärenden. Ett nytt område som kräver tillsyn och som tillkommit är tillsyn av kosmetiska produkter. Livsmedel: Resurser finns för att genomföra den fasta årligt återkommande kontrollen. De administrativa arbetsuppgifterna räknar livsmedelskontrollen att de motsvarar en resursökning motsvarande 0,9 tjänster. Behovsutredningen har tidigare inte redovisat samtliga arbetsuppgifter. Administrativa uppgifter kan vara registervård, fakturering och deltagande i olika projekt. Tiden för resor har tidigare inte redovisats. Kommunens expansiva skede kan innebär en utökning av nya verksamheter eller flera ägarbyten som etablerar sig och kräver fler resurser av miljö- och hälsoskyddkontoret. Alkohol, folköl, tobak och receptfria läkemedel Har tillräckligt med resurser. Viss osäkerhet finns beträffande hur mycket tid som arbetet med provköp kommer att ta. Medverkan från Skatteverket vid tillsyn har resulterat i att fler tillsynsärenden har inletts. Ett fortsatt samarbete med Skatteverket kan därför generera mer tidsåtgång för kontoret. 4
Slutsats Tabellen påvisar ett samlat behov av totalt16 tjänster och enligt behovsutredningen har kontoret för närvarande resurser motsvarande ca 12 tjänster dvs.ca 75 % av det totala behovet. Behovsutredningen ska avge ett behov och i den ska inte någon värdering göras av hur nämnden ska kunna fullfölja sina åtaganden under aktuellt år. På kontoret pågår många administrativa, kvalitetshöjande förbättringar och diskussioner. Vi jobbar ständigt med förändring och förbättring och det innebär att vi inte alltid befinner oss i fas med planeringen. För att bekräfta att det resursbehov som behovsutredningen är riktigt behövs en fungerande tidsregistrering. Kontoret har from 2014 en fungerande tidredovisning, men den ser vi inte resultatet av förrän inför 2016 års behovsutredning. Ytterligare kvalitetshöjande och ev tidsbesparande pågående arbetsförändringar är: Framtagande av processkartor och processbeskrivningar av de vanligaste ärendena (samsyn och kalibrering av ärendehandläggning) Samordning av registrering i ärendehanteringssystemet (spar tid, möjliggör bättre statistikuttag på antalet ärenden/fattade beslut mm) Förändrade effektivare arbetsmetoder (projektinriktat arbetssätt) Förbättring av mallar för beslut och inspektionsrapporter (tidsbesparande med fungerande mallar) En behovsutredning där intäkter framgår (möjliggör en avstämning av finansiering av eventuella resurser) Samtliga av dessa förbättringar kan vi tidigast se resultat av inför behovsutredning 2016. I behovsutredning för 2015 konstaterar kontoret att behovet är ytterligare ca 4 tjänster och det är inte ett osannolikt behov. Kontoret behöver dock genomföra förbättringsåtgärder och analysera bakgrundsdata för att få mer säkerhet i siffrorna som stöd för den resursökning som bedöms. Inför 2016 tros detta vara möjligt. Beslutsunderlag 1. Behovsutredning (excel) 2014-03-14 Miljö- och hälsoskyddskontoret Anne-Charlotte Glantz Miljö- och hälsoskyddschef 5