Lathund för ekonomihantering. av projekt inom. EU:s sjunde ramprogram

Lathund för ekonomihantering av projekt inom EU:s sjunde ramprogram

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. EU-finansierad forskning... 3 1.1. Hur vet man om ett EU-projekt är finansierat av sjunde ramprogrammet?... 4 2. Vad omfattar EU:s sjunde ramprogram för forskning?... 4 2.1. Vem kan delta... 5 2.2. Olika typer av projekt... 5 2.2.1. Collaborative Projects... 5 2.2.2. Networks of Excellence... 5 2.2.3. Coordination and Support Actions... 6 2.2.4. Marie Curie (People)... 6 2.3. Vilka olika roller kan deltagarna ha?... 6 3. När EU-projektet är godkänt... 7 3.1. Kontraktsförhandling... 7 3.2. Undertecknande av dokument... 8 4. När EU-projektet ska starta... 9 4.1. Rutin vid upplägg av externt projekt, Finansiärskoder... 9 4.2. Hur sker överföringen av medel... 10 4.3. Ersättningen från EU... 11 5. Personal och löner... 12 5.1. Vilken personal kan ta lön i EU-projekt?... 12 5.2. Dokumentation av personal... 12 5.3. Arbetstid, semester- och sjukersättning... 12 6. Övriga projektkostnader... 13 6.1. Tillåtna och otillåtna kostnader... 13 6.2. OH-kostnader... 13 6.3. Resor... 13 6.4. Kostnad för datorinköp... 14 6.5. Attest av fakturor... 14 7. Avskrivningar... 14 8. Revision... 15 8.1. Underlag ska skickas till revisorn inför revisionen... 15 8.2. Form C... 16 8.3. Valutakurs... 16 8.4. Arkivering... 17 Bilaga 1 GPF A1 (Projektbeskrivning)... 18 Bilaga 2: Kontrakt... 26 Bilaga 3: Form A... 33 Bilaga 6: Tidsredovisning för anställd som arbetar i ett EU-projekt... 34 Bilaga 7: Tidsredovisning för anställd som arbetar i två EU-projekt... 35 Bilaga 8 Tidredovisning för forskare i Marie Curie... 36 Bilaga 9: Kontaktblad... 37 Bilaga 10: Form C - kostnadsredovisning... 38

2010-09-12 1. EU-finansierad forskning Denna lathund vänder sig till ekonomiadministratörer vid Stockholms universitet som arbetar med externa bidragsprojekt som är finansierade av EU:s sjunde ramprogram (FP7). EU:s sjunde ramprogram kan delas upp i sju specifika program: 1. Cooperation ger stöd till forskningsprojekt inom 10 olika teman. 2. Ideas Europeiska forskningsrådet Europeiska forskningsrådet (ERC) ger stöd till enskilda framstående forskare. Det finns för både juniora och seniora forskare. 3. People (Marie Curie) Ger stöd till transnationell forskarrörlighet. Rörligheten avser både inom Europa men även utanför. Här finns det möjlighet att få industriell-akademi samverkan. Finns både individuella och nätverks format. 4. Capacities Innehåller stöd för forskningsinfrastruktur, program för småföretagare. 5. Joint research center JRC (non-nuclear) * 6. Joint research center JRC (nuclear)* 7. Euratom* En schematisk illustration av EU:s olika specifika program. * Program 5, 6 och 7 är EU:s forskningscentra som fungerar som EU:s förlängda arm och är inga program som andra forskare kan söka pengar ifrån. 3

2010-09-12 Reglerna för hur EU-medel får användas skiljer sig väsentligt mellan de olika programmen och fonderna. Reglerna varierar också mellan ramprogrammen och det är viktigt att poängtera att de regler och tips som ges i denna lathund gäller endast för projekt inom sjunde ramprogrammet (FP7) som pågår under åren 2007-2013. Observera att de sista utlysningarna inom FP7 kommer under 2013, vilket gör att projekt som lyder under FP7:s regelverk kan komma att starta under 2014 för att sedan löpa i upp till fem år, dvs. fram till slutet av 2018. För tillfället har Stockholms universitet fortfarande ett fåtal pågående projekt som finansieras av det sjätte ramprogrammet (FP6) som löpte 2002-2006. Dessa projekt beviljades under FP6:s sista verksamhetsår och kommer inom kort att avslutas. Denna lathund omfattar således inte dessa projekt. 1.1. Hur vet man om ett EU-projekt är finansierat av sjunde ramprogrammet? För att identifiera ditt EU-projekt rekommenderas att du tittar på kontraktet. Se exempel på första sidan av ett EU-kontrakt från sjunde ramprogrammet i Bilaga 2, sid. 35. Är du osäker på om ditt EU-projekt är finansierat av ramprogrammet eller inte är du välkommen att kontakta Forskningsservice. 2. Vad omfattar EU:s sjunde ramprogram för forskning? Det sjunde ramprogrammet består av en huvuddel samarbetsforskning som delas upp i tio prioriterade tematiska forskningsområden: 1) Hälsa 2) Mat, jordbruk och bioteknik 3) Informations- och kommunikationsteknologi 4) Nanovetenskap och teknologi, material och nyproduktionsteknologi 5) Energi 6) Miljö (inklusive klimatförändringar) 7) Transport 8) Samhällsvetenskap, ekonomi och humaniora 9) Rymd 4

2010-09-12 10) Säkerhet De andra delarna av ramprogrammet kallas: Idé, (Europeiska forskningsrådet (ERC) Mänskliga resurser och rörlighet (Marie Curie) Kapacitet 2.1. Vem kan delta Berättigade deltagare är juridiska personer inom EU, från länder som är associerade med sjunde ramprogrammet och från tredje land. Som grundförutsättning gäller att minst tre av varandra oberoende organisationer från minst två medlemsländer/kandidatländer och en associerad stat deltar i samarbetet. Organisationer kan t ex vara företag, universitet, forskningscentra, forskningsinstitut m fl. Även enskilda forskare kan delta genom, t ex i Marie Curie programmet eller ERC (för framstående unga och seniora forskare). 2.2. Olika typer av projekt Det finns olika typer av projekt inom det sjunde ramprogrammet. Projekttyperna kallas för funding schemes. Dessa är: 2.2.1. Collaborative Projects Forsknings- och utvecklingsprojekten delas upp i små- eller storskaliga projekt. Småskaliga projekt är mindre omfattande och pågår i 2-3 år och har en budget kring 2-3 miljoner Euro. Medan storskaliga projekt har mer ambitiösa mål och många partners där huvudsyftet är att arbeta med resultatinriktad forskning för att få fram resultat som kan användas till nya produkter, processer, tjänster osv. och som syftar antingen till att öka den europeiska unionens konkurrenskraft eller till att ta upp viktiga samhällsbehov. Dessa projekt pågår i 3-5 år med en budget kring 10-20 miljoner Euro. Finansiering sker i form av ett budgetbidrag som täcker mellan 50-75 % av projektets totala kostnad. 2.2.2. Networks of Excellence En integrerad verksamhet där deltagarnas forskning komplettera varandra. Nätverket syftar till att stärka spetsforskningen inom ett visst forskningsområde genom att samla den kritiska massa av resurser och expertis som behövs för att bli världsledande inom forskningsområdet. 5

2010-09-12 Även om själva forskningen inte är huvudsyftet med nätverken så är det mer än bara ett system för samordning av forskning och informationsutbyte. Huvudsyftet är en varaktig integration (som bör fortsätta även efter att EU-stödet har upphört) men samtidigt ska kunskaperna inom forskningsområdet utvecklas. Minst tre parter från tre olika länder måste delta. Finansiering sker i form av integrationsstöd. Bidraget fastställs med hänsyn till graden av integration, antalet deltagande forskare och forskningsområdets egenskaper. 2.2.3. Coordination and Support Actions Coordination Action är samordningsåtgärder som är avsedda att främja och stödja nätverksbyggande och samordning av forsknings- och innovationsåtgärder. Bl.a. aktiviteter som anordnande av konferenser och möten, genomförande av undersökningar, personalutbyten, utbyte och spridning av bästa praxis, inrättande av informationssystem och expertgrupper. EU-finansiering ges för att täcka kostnaderna för samordning (inte för forskning) i form av budgetbidrag på upp till 100 %. Support Action är särskilda stödåtgärder som kan användas till projekt med en eller flera deltagare. Inom de prioriterade tematiska områdena kan särskilda stödåtgärder omfatta exempelvis konferenser, seminarier, studier och utredningar, arbetsgrupper och expertgrupper, driftstöd samt verksamhet för kunskapsspridning, upplysning och kommunikation, eller en lämplig kombination av dessa. 2.2.4. Marie Curie (People) Programmet syftar till att utveckla och överföra forskningskompetens och utöka forskarnas karriärmöjligheter inom och utanför EU. People-programmet är öppen för forskare från EU, associerade stater och övriga världen inom alla forskningsområden. Den åldersgräns som fanns i tidigare ramprogram är borttagen. Det finns flera olika projekttyper inom Marie Curie programmet t ex: Marie Curie Research Training Networks (RTN) Marie Curie Initial Training Networks (ITN) Marie Curie Intra-European Fellowships for Career Development (EIF) 2.3. Vilka olika roller kan deltagarna ha? Koordinator (Coordinator, CO): Svarar för projektets ledning och samordning. Tecknar kontrakt med EU-kommissionen och sköter kontakterna med denna. Koordinatorn förmedlar 6

2010-09-12 medel från Kommissionen till övriga projektdeltagare och ser till att deltagarna lämnar vetenskapliga rapporter och kostnadsrapporter. Partner (Beneficiary): Deltagare i projektet som planerar och genomför projektet i dess helhet. Underleverantör (Subcontractor): Tecknar kontrakt med koordinatorn eller part om att utföra en bestämd, begränsad, uppgift i projektet. Underleverantören förutsätts i motsats till övriga deltagare inte bidra med egna insatser utöver vad som finansieras av EU-Kommissionen (kan få 100 % ersättning även vid fullkostnadsredovisning, Stockholms universitet kan inte ta ut OH på subcontracting). Underleverantörer räknas inte som partner, och har begränsade rättigheter i projektet. Till exempel räknas revision av EU-projekt som subcontracting. Tredje part (Third party): Är en juridisk enhet som inte är partner och inte heller underleverantör. EU kräver att det finns ett avtal mellan partner och tredje part samt att samarbetet är godkänt av EU-kommissionen vid kontraktsförhandlingen. Dessa uppgifter ska vara identifierade i Annex I (Description of work / Technical Annex). 3. När EU-projektet är godkänt 3.1. Kontraktsförhandling Efter utvärdering av ansökningarna upprättar EU-Kommissionen en lista på de ansökningar som man tänker finansiera. Deltagarna för de listade projekten går därefter in i kontraktsförhandlingar med Kommissionen och får då i uppdrag att fylla i kontraktsunderlag s.k. Grant Agreement Preparation Form (GPF). I GPF:erna ska samtliga deltagare i projektet lämna uppgifter om sina respektive organisationer samt ange vilken ersättning man vill ha för att utföra det arbete man i ansökan planerat utföra. Under kontraktsförhandlingen ombeds projektdeltagarna också göra eventuella anpassningar av projektplanen med hänsyn till de ställningstaganden som utvärderingen resulterat i. Exempel på Grant Agreement Preparation Form (GPF), korrekt ifylld med SU:s uppgifter, finns i bilaga 1. Viktigt att notera i samband med kontraktsförhandling är: 7

2010-09-12 Stockholms universitets Participant Identity Code (PIC) är: 999885022, I GPF ska SU stå som partner, inte de enskilda institutionerna, SU använder Transitional Flat Rate modellen, I tabell A3.1 ska det finnas pengar avsatta för revisionsintyg (ca 5 000 per intyg) under posten Management/subcontracting om projektets bidrag från EU uppgår till eller överstiger 375 000, GPF:en ska granskas av Forskningsservice, GPF:en ska undertecknas av "Administrative official authorised to sign the contract", vilket är chefen för Forskningsservice eller förvaltningschefen, Bankuppgifter - Projekt där Stockholms universitet är koordinator eller ska vidarebefordra pengar till andra länder: Bank: SEB, Statliga affärer, KB1, S-106 40 Stockholm Swift adress: ESSESESS IBAN: SE9750000000055538209008 Valuta: EURO (EUR) Övriga projekt: Bank: SEB, Statliga affärer, KB1, S-106 40 Stockholm Swift adress: ESSESESS IBAN: SE1950000000054391001306 Valuta: Svenska kronor (SEK) 3.2. Undertecknande av dokument Vid uppstart av EU-projekt kommer man i kontakt med följande dokument: 1. Kontraktsförhandlingsunderlag/Contract Preparation Form - GPF (se bil. 1) 2. Konsortialavtal/Consortium Agreement (inte alltid obligatoriskt) 3. Huvudkontrakt, består av: Grant Agreement (bilaga 2) Annex I Description of Work/Technical Annex Annex II Generella villkor för alla EU-projekt Annex III Specifika villkor för olika typer av projekt Annex IV Form A, anslutning av deltagare (se bil. 3) Annex V Form B, anslutning av nya deltagare Annex VI Form C, kostnadsredovisning (se bil. 9) 8

2010-09-12 Det slutliga kontraktet upprättas av EU-Kommissionen och huvudkontraktet följer en standardmodell som i princip ser likadan ut för alla projekt inom ramprogrammet. I det sjunde ramprogrammet undertecknar endast koordinatorn kontraktet med Kommissionen. Parterna ansluter sig till kontraktet genom att skriva på Form A accession to the contract. Alla parter ska även skriva under ett konsortialavtal i de fall där det behövs. Form A och konsortialavtalet undertecknas för Stockholms universitets del av chefen för Forskningsservice eller förvaltningschefen. Av rektor har beslutats att från och med den 1/1 2006 ska samtliga av dessa dokument granskas och undertecknas av Forskningsservice eller förvaltningschefen. 3.3 Hur ska kontraktet förvaras I de fall SU är koordinator och kontraktet, efter EU-Kommissionens underskrift, inkommer till SU, ska originalet lämnas till Forskningsservice som ser till att det diarieförs och arkiveras hos registrator. En kopia sänds till institutionen. Samma tillvägagångssätt gäller för konsortialavtal när det är underskrivet av koordinatorn. 4. När EU-projektet ska starta 4.1. Rutin vid upplägg av externt projekt, Finansiärskoder När kontraktsförhandlingen är avslutad och projektet kan starta är det dags att lägga upp ett projekt i SU:s ekonomisystem för att bokföra projektets kostnader. För detta gäller: Projekt kan läggas upp när Forskningsservice har skrivit på Form A. Form A behöver i det här läget inte vara motsignerat av koordinatorn eller Kommissionen, eftersom det ofta kan dröja lång tid tills det kompletta kontraktet kommer till SU. Blankett för uppläggning av externt projekt ska fyllas i av Forskningsservice innan Ekonomiavdelningen lägger upp projektet. Forskningsservice vill säkerställa att finansiärskod och projektbenämning är korrekt. Följande finansiärskoder används: 9

2010-09-12 800 - FP1-5, SU koordinator 810 - Edulink 801- ERASMUS 811 Life Long Learning Programme 802- FP1-5, SU ej koordinator 819 - Övriga EU 803- TEMPUS 820 - FP6, SU koordinator 804 - LIFE 821 - FP6, SU ej koordinator 805 - INTAS 822 - FP7, SU koordinator 806 - ESF 823 - FP7, SU ej koordinator 807 - Leonardo 824 ERC 808 - Socrates 825 FP8 809 - Interreg 4.2. Hur sker överföringen av medel I samband med projektstarten lämnas ett förskott (pre-financing). Utbetalningar sker under projektets löptid (interim payments) efter det att vetenskapliga rapporter, kostnadsredovisningar och eventuell revisionsrapport (om kostnaderna > 375 000) lämnats in och godkänts av EU-kommissionen. En mindre del av anslaget hålls inne i avvaktan på slutrapporterna. EU avsätter 5 % av bidraget till en garantifond. Syftet med garantifonden är att räntan på pengarna i garantifonden ska täcka eventuella förluster i projekten. Eftersom Stockholms universitet är en offentlig organisation så kommer vi alltid att få tillbaka pengarna som har avsatts i garantifonden. Däremot så kan företag eller andra privata organisationer förlora pengarna om det är något som går fel i projektet. Det betalas ut en enda förfinansiering under projektets gång, den är 160% (med avdrag för 5% av bidraget som avsätts till garantifonden) av periodens genomsnitt. Sedan får man s.k. interim payments allteftersom rapporterna till EU godkänts. Man kan få högst 90% av projektets EU-bidrag i förfinansiering och interim payments. Efter projektets slut och när slutrapporteringen är godkänd får man en slutbetalning från EU. Så här kan överföringen av medel se ut: Anta att projektet pågår i 3 år och det totala bidraget från EU är 3 miljoner. Förfinansiering: 1 450 000 ( 1 600 000 150 000 till garantifonden) 10

2010-09-12 1st interim payment 1 000 000 SU har rapporterat 1 miljon och fick 1 miljon godkänt. 2nd interim payment 100 000 SU har rapporterat 1 miljon och fick 1 miljon godkänt. Men EU håller inne med 10%. Final payment 450 000 De 10% som EU har hållit inne med och de 150 000 som har avsatts till garantifonden. 4.3. Ersättningen från EU Ersättningen från EU beror på vilken typ av aktivitet som bedrivs i projektet. Ett projekt kan bedriva flera aktiviteter samtidigt: Research Demonstratioment Manage- Other Ersättningsnivå från EU 75% 50% 100% 100% Collaborative projects x x x x Networks of Excellence x x x Coord. & Support Action x x Ersättningsnivån gäller även overheaden som är 60% av eligible costs. Om man har en management aktivitet (t ex projektledning) då får man full ersättning för alla kostnader och full ersättning för overhead. Coordination and Support Action är specialfall där man endast får ta en OH på 7%, däremot är ersättningen för kostnaderna 100 % eftersom de räknas till kostnadskategorin Management och Other. 11

2010-09-12 5. Personal och löner 5.1. Vilken personal kan ta lön i EU-projekt? All forskningspersonal kan numera finansiera sin lön av EU-projekt. Den begränsning som fanns i det sjätte ramprogrammet då endast personal med tidsbegränsad anställning fick avlönas med EU-medel finns inte längre kvar. 5.2. Dokumentation av personal Den som arbetar i ett EU-projekt finansierat av EU i det sjunde ramprogrammet måste föra sin tid i tidsredovisningar. Exempel på tidsredovisning finns i bilagorna 6-8. Vår tidsredovisning uppfyller EU:s följande minimikrav: SU:s fullständiga namn Anställdes fullständiga namn Projektnamnet (Annex 1) Relevant tidsperiod Projektnummer i Raindance De timmar som man har lagt ned på projektet Projektledarens signatur och namn utskrivet Personens signatur och namn utskrivet Blanketter för tidsredovisning kan hämtas från Forskningsservices hemsida. Personalkort på alla som arbetar i EU-projekt ska sparas i projektpärmen. Det ska även bifogas ett utdrag ur HR-plus (ekonomihantering) där man kan se personens kontering under den tiden som personen har varit anställd i projektet. Om personen som har arbetat i EUprojektet inte har en fast lönekontering utan lönen bokas om i efterhand, då behövs det ett arbetsledningsbeslut. 5.3. Arbetstid, semester- och sjukersättning En anställd som arbetar i ett EU-projekt ska ha sin lön och alla sina förmåner betalda från projektet. Detta innebär att när den anställde arbetar in semesterdagar genom sitt arbete i projektet ska dessa bekostas av projektet. Således ska i varje kostnadsredovisning förändringen av semesterlöneskulden för den aktuella perioden redovisas. 12

2010-09-12 Har den anställde varit sjuk eller haft semester under perioden ska ersättningar för sjuk och semesterlön tas upp som en kostnad för projektet. 6. Övriga projektkostnader 6.1. Tillåtna och otillåtna kostnader Enligt EU-Kommissionens regler ska tillåtna kostnader i EU-projekt: ha faktisk grund och vara nödvändiga för projektets genomförande fastställas i enlighet med avtalspartens sedvanliga bokföringsprinciper ha uppkommit under projektets löptid ha bokförts hos den avtalspart som ådragit sig kostnaderna och senast på dagen för upprättandet av revisionsintyget Följande kostnader får inte påföras projektet: fastställbara indirekta skatter och avgifter, bl.a. mervärdesskatt och tull ränteutgifter avsättningar för framtida förluster eller skulder växelkursförluster kostnader som har uppkommit i samband med ett annat EU-projekt kostnader för avkastning på kapital amorteringar och räntor på upplåning 6.2. OH-kostnader I EU-projekt använder sig Stockholms universitet för närvarande av Transitional Flat Rate modellen. Denna modell innebär att vi får ta upp våra direkta kostnader till 100% och för indirekta kostnader ett schablonbelopp på 60% av direkta kostnaderna. 6.3. Resor Kostnader för resor, logi traktamenten ska styrkas med inbjudan, deltagarförteckning eller liknande som visar att projektmedlemmen deltagit i evenemanget. Av fakturan och annat bokföringsunderlag ska det framgå vem som är resenär, datum och reseort. Om den som har rest lämnar in kvitton för egna utlägg är det den summan i SEK som 13

2010-09-12 har dragits från kontokortet som ska bokföras. Har det egna utlägget betalats kontant, är det dagskursen som gäller. För att förenkla för revisorn vid revision rekommenderar vi att alla resor som har gjorts inom EU-projektet listas i kronologisk ordning. 6.4. Kostnad för datorinköp Kostnad för datorinköp kan bekostas av projektmedel från EU. Inköp av dator följer de regler som gäller för Stockholms universitet: Datorer som kostar upp till 25 000 kronor ska kostnadsföras under ett år. Datorer som kostar mer än 25 000 kronor är en anläggningstillgång som ska skrivas av på 3 år. Den andel av avskrivningen som infaller under projektets gång ska tas upp som en kostnad i projektet, övrig avskrivning får institutionen själv stå för. Om EU-projektet ställer krav på kunskap för att hantera en specifik programvara som krävs för projektets genomförande, kan utbildningen bekostas av projektet förutsatt att det är en rimlig kostnad och att programmet inte ingår i t ex Office-paketet. 6.5. Attest av fakturor Alla fakturor ska i vanlig ordning attesteras av projektledare eller någon annan som är attestberättigad på institutionen. Projektledare får inte attestera sina egna utlägg. 7. Avskrivningar Anskaffad utrustning ska föras upp som tillgång och skrivas av årligen enligt SU:s regler. Endast den andelen av utrustningen som används i projektet kan tas med som kostnad i EUprojektet. Formeln för avskrivningar är: (A/B) x C x D = avskrivningskostnad A antal månader utrustningen används i projektet underpågående period B avskrivningsperioden i månader för utrustningen C kostnad för utrustningen D andelen i % som utrustningen används i projektet 14

2010-09-12 T ex en institution köper in en dator i början på månad 3 i ett EU-projekt som ska pågå i 3 år. Datorn kostar 33 000 kr exkl. moms och personen som använder datorn arbetar halvtid i projektet. Då blir avskrivningskostnaden som man får ta upp i period 1: (10/36) x 33 000 x 0,5 = 4 583,33 8. Revision I EU-projekt finansierade av FP7 behövs revisionsintyg endast när Stockholms universitets bidrag från EU, s. k. EU contribution har uppgått till 375 000. Då ska det upprättas ett revisionsintyg i samband med nästföljande rapporteringsperiod. Det är viktigt att förbereda ett så bra underlag som möjligt för revisorn så att han/hon så effektivt som möjligt ska kunna gå igenom projektets intäkter och kostnader. Gå gärna igenom underlaget tillsammans med forskaren, se till att allt finns med och att alla omföringar görs i god tid, cirka en månad innan perioden går ut. Då blir det lättare för revisorn att gå igenom underlaget och därmed kommer också kostnaderna för revisionen att hållas lägre. Kostnader för revisionsintyget ska bokföras på konto 5796 Redovisningstjänster m.m. 8.1. Underlag ska skickas till revisorn inför revisionen Följande underlag ska vara med till revisorn: 1. Kopia på HBL för den aktuella perioden 2. FINRAP ur Raindance 3. Kopior på reseräkningar och inbjudan till möte/deltagarlista 4. Kopior på alla fakturor 5. Attesterade tidrapporter 6. Personalkort ur HR-plus för alla som tagit ut lön på projektet och lönelistor ur HR- Plus 7. Kopia på kontraktet 8. Kopia på Annex 1 till kontraktet 9. Ändringar av kontrakt, s k amendments (t ex förlängning av projekt, budgetändringar) 10. Ifyllt Form C 11. Kontaktblad (enl. bilaga 9) 12. Dokumentation av omföringar 15

2010-09-12 Det är önskvärt att kontaktbladet fylls i (se bilaga 9) så att revisionsbyrån vet vilka som är kontaktpersoner i projektet, faktureringsadress och vart revisionsintygen ska skickas. Underlaget ska skickas till revisorn ca 2 veckor efter att perioden går ut. Tänk på att: - Få bekräftat att revisionsunderlaget har kommit fram till revisorn. - Annex I, kontrakt, lönefil från HR-plus m m kan skickas med e-post till revisorn. - Dela upp underlaget för olika rapporteringsperioder i separata buntar. - Fakturor och övrigt material ska listas i kronologisk ordning. - Finrap och HBL bör omfatta samma datum trots att HBL kan brytas på annat datum (om periodavslut mitt i månaden.) 8.2. Form C Form C är en kostnadsredovisning som görs av de olika deltagarna i projektet där ekonomiansvarig och projektledare intygar att kostnaderna är stödberättigade av EU- Kommissionen. Kostnaderna i Form C ska stämma överens med de kostnader som redovisas i revisionsintyget. Ett exempel på hur ett Form C ska fyllas i finns i bilaga 9. Alla Form C ska granskas av Forskningsservice innan de skickas vidare till koordinatorn. EU har i det sjunde ramprogrammet färre obligatoriska revisioner på SU, däremot kommer det att bli fler revisioner direkt från EU. Kostnadsredovisningar till EU brukar uppfattas som komplicerade därför vill Forskningsservice ge stöd som dessutom blir en extra kvalitetskontroll. Cirka två veckor innan perioden går ut ska ni kontakta Sheila Sharma för forskningsprojekt eller Nándor Hargitai om det är ett Marie Curie projekt. Då bokar vi in en tid med er för genomgång av projektet. Form C ska fyllas i det elektroniska systemet FORCE och skickas både elektroniskt, via FORCE, och i påskriven pappersversion till koordinatorn för projektet. 8.3. Valutakurs Den valutakurs som ska användas i redovisningen är den som ECB publicerar första arbetsdagen månaden efter redovisningsperioden. Exempel: redovisningsperioden är fram till 16

2010-09-12 och med april 2010. Då ska Euro-kursen som publicerats första arbetsdagen i maj användas. Den aktuella Euro-kursen finns på Europeiska Centralbankens hemsida. 8.4. Arkivering Allt underlag som har använts för kostnadsredovisning i projektet ska sparas i fem år efter avslutat projekt. 17

Bilaga 1 GPF A1 (Projektbeskrivning) 18

19

20

21

22

23

Budget för SU endast. 24

Budget för alla deltagare i projektet. 25

Bilaga 2: Kontrakt 26

27

28

29

30

31

32

Bilaga 3: Form A 33

Bilaga 6: Tidsredovisning för anställd som arbetar i ett EU-projekt FP 7 Time sheet Organisation: Stockholms universitet EU project 1 Project no: Year and month: Name: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total EU-project 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 R & D 0 Demonstration 0 Management* 0 Other 0 Other projects 0 Holiday/sick leave 0 * In Coordination and support action the activity "coordination and support" is included in management. Signed (researcher) Approved (project leader/head of dept.) Date Date 34

Bilaga 7: Tidsredovisning för anställd som arbetar i två EU-projekt FP 7 Time sheet Organisation: Stockholms universitet EU project 1: EU project 2: Project no: Project no: Year and month: Name: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total EU-project 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 R & D 0 Demonstration 0 Management* 0 Other 0 EU-project 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 R & D 0 Demonstration 0 Management* 0 Other 0 Other projects 0 Holiday/sick leave 0 Normal working time: 8 hours/day * In Coordination and support action the activity "coordination and support" is included in management. Signed (researcher) Approved (project leader/head of dept.) Date Date 35

Bilaga 8 Tidredovisning för forskare i Marie Curie FP 7 Time sheet This time sheet is to be used if you are working in a Marie Curie project only. Indicate the no of hours per day (normal working time is 8 hours/day) Organisation: Title of project: EU contract no: Project no in Raindance: Year and month: Name: Stockholms universitet Date MC-project Sick leave/holiday 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total 0 0 Signature of Marie-Curie fellow Signature of project leader/supervisor Date Date 36

Bilaga 9: Kontaktblad 20xx-xx-xx Projekt: Vid frågor angående översänt material kontakta: Institution: Ansvarig forskare: Telefonnummer: E-mail: Ansvarig ekonomiadministratör: Telefonnummer: E-mail: Revisionsintyg ska skickas till: Institution: Adress: Kopia till: Forskningsservice Alternativt: Stockholms universitet sheila.sharma@fs.su.se (IP, Strep, NoE, Col. Projects) 106 91 Stockholm nandor@fs.su.se (Marie Curie projekts) Faktureringsadress:

Bilaga 10: Form C - kostnadsredovisning 38