Länsstyrelsen 24 september 2012 Nätverksträff Energieffektiviseringsstödet Samordnade varutransporter Avslutad förstudie hur går vi vidare? Gunilla Eitrem, utvecklingsledare gunilla.eitrem@huddinge.se, 08/ 535 313 72
Södertörns utvecklingsprogram hållbar utveckling Högskola och Näringsliv Olikhet och mångfald Klimat Infrastruktur Genomförande av samordnade varutransporter är inte enbart en miljöåtgärd utan en omställning av verksamheten
Södertörns utvecklingsprogram Södertörns utvecklingsprogram: KS beslut 2007, förkortad version KS beslut 2010 Förverkliga utvecklingsprogrammet med chefsnätverk, nätverk och arbetsgrupper Kvalitetssäkring i chefsnätverken Samarbetskommitté (KSO) Ledningsgruppen (KD) Arbetsgrupp utvecklingsledare Chefsnätverk
Södertörns utvecklingsprogram hållbar utveckling Uppdrag från samarbetskommittén (KSO) Juni 2011 fattades beslut om att genomföra en förstudie avseende samordnad varudistribution som en del i utvecklingsområdet Klimat. Målet för förstudien är att ge ett relevant underlag för att bedöma de miljömässiga, ekonomiska och socioekonomiska effekterna av att införa samordnad varudistribution. Förstudien skall dokumenteras i form av åtta kommunspecifika rapporter och en gemensam Södertörnsrapport
Samordnade varutransporter stort externt intresse Enda regionen och 8 kommuner som tar ett samlat grepp! Förstudien avrapporterad augusti 2012 Förstudiens bidrag: Länsstyrelsen 250 000 Trafikverket 350 000 Södertörnskommunernas kostnad ca 280 000 Sökt bidrag för genomförande Energimyndigheten (via lst) 1 500 000 (dec 2012-sep 2014)
Förstudie Samordnad varudistribution på Södertörn Rapportering 2012-08-22 Jan Hultgren Sven-Gunnar Andersson 6
43 transporter/43 leveranser
P r o d u c e n t e r 10 + 2 transporter/8 leveranser
Arbetsgång Samla in fakta Analysera Rapportera Leverantörsuppgifter Behovsanalys Enkät Kvalitetssäkra Sammanställa Komplettera Kvalitetssäkra Ta fram utkast Stämma av/ Informera Kvalitetssäkra Ta fram Slutrapport Rapportera Samtal Extern input Leveransadresser Göra beräkningar 9
Erfarenheter från andra kommuner Alla kommuner oavsett storlek eller organisation kan genomföra samordnad varudistribution med framgång Större effekt om flera kommuner går ihop med en gemensam upphandling Låt extern partner utföra huvuddelen av arbetet Full effekt får man först efter att alla leverantörerna är med i lösningen Alla varugrupper ska in i systemet Kunskapen kring transportlogistik behöver höjas generellt hos kommunanställda Kunskapen kring LOU behöver höjas hos mindre leverantörer och producenter Elektronisk handel (beställarsystem) nödvändigt inom avtalsperioden Beställningar kan planeras bättre Dialog med producenter och leverantörer/grossister på ett tidigt stadium 10
Vad säger de som infört samordnad varudistribution? Halmstad (92 000 invånare) Har varit igång sedan 2008. Håller nu på med en ny upphandling för avtalsstart 2013. Utvärdering pågår. Självklart att fortsätta med samordnad varudistribution I dagsläget ingår ca 15 avtalsområden och leveranserna från ca 30 leverantörer samordnas både livsmedel med speciella temperaturkrav och övriga varor med andra särskilda hänsyn samdistribueras Trafiken är reducerad med 50 %. Planeringen och arbetsmiljön har blivit bättre på arbetsplatserna. Det har blivit billigare (ca 2 mkr/år) lägre varupriser och den effekten är större än vad distributionen kostar. Viktigt att få med alla. Här har ett tydligt politiskt beslut varit bra att ha i ryggen. Behovet av kommunikation/information får inte underskattas. Ta helst torra varor innan ni börjar med livsmedel. Organisationen får då en chans att lära sig och hinner vänja sig vid nya rutiner innan de mer känsliga varorna kommer med i distributionen. Växjö (83 000 invånare) I drift sedan 2011. F n är 18 leverantörer med, vilket motsvarar ca 40 % av varuvärdet Minskning av antalet körda transportkilometer är uppenbar men det är för tidigt att få exakta uppgifter i nuläget. Fraktkostnaderna från samlastningscentralen kompenseras inte fullt ut med lägre upphandlingspriser. Här finns dock mer att jobba vidare med. Vikten av tydlig lokal förankring kan inte nog poängteras liksom säkerställande av kompetens och tid för utvecklingsarbete Diskussioner pågår med lokala näringsdkare (citysamverkan) om ev framtida samordning. Några lokala producenters transporter finns med i flödet 11
Vad säger de som infört samordnad varudistribution? Värnamo (33 000 invånare) I full drift december 2010. Började med allt gods utom livsmedel. Ca 100 leverantörer är med. De svarar för ca 90 % av inköpen inom aktuella områden Färre fordon hos mottagarna, bättre fyllandsgrad i fordonen. För tidigt att utvärdera ekonomin. Mottagarna kan planera sin tid bättre. Säkrare miljöer eftersom transporterna planeras då så få människor som möjligt är i rörelse Låt berörda personer vara med från början, informera så tidigt som möjligt, säkra en stark kraft som driver utvecklingsfrågorna, lyssna på berörda förvaltningar En stor utmaning är att få beställarna att ha bättre framförhållning i sina beställningar Borlänge, Gagnef, Säter och Smedjebacken (81 000 invånare) I drift sedan 1999. F.n. är 7 livsmedelsleverantörer och 1 papper- och plastleverantör med. Antalet stopp har halverats, hittills nollsummespel vad gäller ekonomi, mycket nöjd personal, Borlänge har bidragit till att ett stort antal kommuner tagit efter Det var svårt att starta upp utan förebild och att få med personalen i början. Mycket praktiskt arbete i uppstartsfasen. Den tidiga informationen till berörd personal är oerhört viktig Arbete med samordning av interna transporter, kommunala bolagens transporter, lokala näringslivets transporter och lokala producenters transporter är på agendan/har påbörjats. 12
Effekter vid samordning på Södertörn Verksamhetens behov styr leveranserna kontrollen över transporternas utförande flyttas från avsändaren till mottagaren av varorna leveranser på tider som är förutsägbara färre leveranser sänkta hanteringskostnader (tid frigörs för andra viktiga arbetsuppgifter) tilläggstjänster kan erbjudas, t ex inbärning och uppackning Minskad miljöbelastning färre transporter sänker koldioxidutsläppen mer än 563 000 ton eller ca 54 % minskning renare fordon minskar utsläppen per körd kilometer Lägre kostnader på sikt totalt 12-22 mkr per år när såväl livsmedel som övriga varor ingår möjligheter till ytterligare skalfördelar/lägre kostnader vid samordning av interna flöden initialkostnad för att upphandla, planera för och genomföra ny transportlösning Ökad trafiksäkerhet färre transporter skapar färre fordonsrörelser i känsliga områden bättre anpassade fordon möjlighet att lägga transporter när verksamhet inte pågår på förskolor/skolor Ökad konkurrens fler leverantörer har möjlighet att lämna anbud vid ramavtalsupphandlingar Regionen på kartan samordning stärker Södertörn i linje med utvecklingsprogrammet regionalt ledarskap i klimatfrågan Samhällsvinster och folkhälsa färre transporter innebär mindre vägslitage, partikelutsläpp, buller och bränsleåtgång lägre utsläpp minskar astmaproblem reducerat arbete för varumottagning minskar risk för belastningsskador vid bra planering 13
Vad kan vi säga om hur det ser ut idag? Inköp, mkr/år Kommun Livsmedel Övriga varor Totalt Botkyrka 57,0 88,0 145,0 Haninge 49,8 66,9 116,7 Huddinge 64,6 91,9 156,6 Nykvarn 6,7 13,1 19,8 Nynäshamn 16,2 39,0 55,2 Salem 10,2 15,7 25,9 2 Södertälje 52,6 85 137,6 Tyresö 27,7 38,2 65,9 TOTALT 284,8 437,8 722,7 1 I huvudsak externt beställda varor inom kommunernas mjuka verksamheter 2 Uppskattat värde 1 14
Miljöbelastning CO2 utsläpp Kommun Nuläge Samordning Minskning ton ton ton % Botkyrka 222 000 91 000 131 000 59 Haninge 200 000 85 000 115 000 58 Huddinge 316 000 180 000 136 000 43 Nykvarn 4 100 1 600 2 500 61 Nynäshamn 22 000 9 500 12 800 57 Salem 9 000 4 000 5 000 57 Södertälje 218 000 91 000 127 000 58 Tyresö 57 000 24 000 33 000 59 TOTALT 1 049 351 485 605 563 746 54 15
Ekonomisk potential Belopp i mkr Kommentar Varuvärde totalt 2011 723 Transportkostnad (aktuell del) 43 6 % Besparing på sikt 14 22 12 17 2 3 % om 100 % 2 3 % om 80 % Varuvärde livsmedel 2011 (39 %) 285 Transportkostnad 17 6 % Besparing på sikt 6 9 5-7 2 3 % om 100 % 2 3 % om 80 % Möjligheter till mervärden - kommunernas övriga flöden (tekniska sidan, interna transporter, kommunala bolagen) - externa flöden (fler kommuner - t ex Nacka, privata utförare, lokala producenter, andra) 16
Rekommendation På kort sikt Gå vidare med ett genomförande av samordnad varudistribution Tillsätt ett projekt med uppdrag att upphandla, planera för och genomföra en ny transportlösning Upphandla en fristående transportör samt funktionen Logistikcentra Omförhandla avtalen med varuleverantörer så att leveranserna sker via logistikcentret Utred förutsättningarna för alla kommunala transporter att gå in i den nya lösningen (tekniska verksamheterna, interna transporter och kommunala bolagens behov) 17
Rekommendation På lång sikt, under avtalsperioden Inför ett inköps- och beställningssystem för att uppnå maximal nytta i alla kommuner Se över organisationen för beställning och leverans i alla kommuner Inventera lagringsutrymmen Inled en dialog med det lokala näringslivet kring transportlösningar Driv aktivt utvecklingsfrågor enligt krav i upphandlingsunderlag 18
Tidplan VAD Komplettering i förfrågningsunderlag (text om att det kan bli aktuellt med samordning) NÄR I takt med att avtal ska omförhandlas Politiskt beslut om genomförande November/december 2012 Upphandling av transportör November/december maj 2012/13 Ta fram kompletterande underlag (ev investeringsbehov, övriga kommunala transporter) November/december 2012- Planering inför genomförande Maj oktober 2013 Start av ny transportlösning November 2013 19
Projekt och resursbehov Ett sammanhållet projekt under 2 års tid med externa och interna resurser Lokala delprojekt/mottagarprojekt Styrgrupp Projektgrupp Projektledare Projektsamordnare/administratör Utbildare/informatör Expertstöd Ansvarig för upphandlingsprocessen Resurser i respektive kommun Upphandlare Kostsamordnare/kostkonsulent motsv Intendent/administratör inom större förvaltning (skola och omsorg) 20
En lösning med möjligheter De mjuka verksamheterna Övriga verksamheter Interna transporter Kommunala bolag Privata utförare Privata näringsidkare Mindre producenter 21
Utmaningar/Riskanalys Vad Sannolikhet Åtgärd Låg kompetens inom logistik bland kommunanställda generellt försenar utvecklingsarbetet. Tillräckliga resurser avsätts inte för planering och genomförande Negativ attityd från grossister. Svagt intresse från åkerierna, tänkta partners. Satsningar på miljöfordon försenas pga otillräcklig infrastruktur Negativ attityd eller andra prioriteringar försenar projektet. Medelstor risk Brist på lämplig kompetens och tillräckliga resurser försvårar rekrytering. Medelstor risk Minskad lönsamhet i projektet pga låga rabatter. Medelstor risk. Få anbud, dyra avtals-förslag. Medelstor risk. Stor risk initialt. Medelstor risk på sikt. Kopplat till efterfrågan. Utbildning och dialog. Tidigt påbörja rekrytering Dialog. Inbjudan till diskussion om affärsmöjligheter Dialog. Plan B - Egen regi. Tillgången till pumpstationer och bränsle måste säkras och kunna garanteras. 22
Tack för oss Jan Hultgren 073 511 96 55 jhm@ownit.nu Sven-Gunnar Andersson 070 725 08 30 svengunnaranderssonkonsultab@telia.com 23
Tänkt process och tidplan 2012-2016 2012-2013 Konsult ska upphandlas som stöd för ett gemensamt genomförande i kommunerna 2013-2014: 1. Upphandla gemensam transportör (ca 6 8 mån) 2. Stötta upphandlingsavdelning och förvaltningar (råd vid nya krav i nya avtal, eventuellt omförhandla avtal, beställningssystem, vem gör vad när, problemlösare ) 3. Genomföra informationsarbete i samtliga kommuner till samtliga berörda i alla verksamheter ( EJ KOMMUNINTERNT ARBETE) 2014 Nytt transportsystem: samordnade varutransporter startar januari 2014, fortsatt stöd hela 2014 2015-2016 Fortsatt process i berörda kommuner utan gemensamt stöd
Tidplan Nov-dec 2012 KS-beslut (respektive kommun) Dec 2012 Upphandla konsult för genomförande (G+ kommun) Dec 2012 Konsult tar fram projektplan och kommunikationsplan för jan 2013 dec 2014 (+ översiktlig till dec 2016) Dec 2012-jan 2013, kommunerna etablerar projekt- och styrgrupp Dec 2012-jan 2013. Södertörnskommunerna etablerar gemensam styrgrupp
KS-beslut i november december 2012 i respektive kommun Gunilla tar fram gemensamt underlag till tjänsteskrivelse Beslut om: Medverka i upphandling om transportör (upphandling görs på volym av varor) Sätta av interna resurser för ett genomförande, projektgrupp och styrgrupp Delta i ett Södertörnsgemensamt arbete med bl a styrgrupp Samtliga varor ska ingå i systemet Avtalen läggs över - gradvis övergång
gunilla.eitrem@huddinge.se, 08/ 535 313 72