SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1 (11) SOCIALNÄMNDEN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1 (11) Plats och tid Socialkontoret i Borgholm 13.00-14.30 ande Eva Karlström (M) Eva Wahlgren (C) 72-75, 77, 79-85 Sofie Gustavsson Fohlin (S) 72-77, 80-85 Linnea Jonzon (S) Arne Tärnblom (V) Ene Kraner (c) ersättare för Elisabeth Svensson (C) Sibylla Axelsson (C) ersättare för Mikael Larsson (C) Jörgen Fohlin (S) ersättare för Eva-Lena Israelsson (S) Anders Lejon (M) ersättare för Madeleine Selling Axelsson (FP) Mikael Palmqvist (S) ersättare för Bodil Rosengren (-) Edith R Khilman (M) ersättare för Björn Andreen Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare Ewa Ekman, socialchef Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS Anna Hasselbom Trofast, verksamhetschef ÄO Madeleine Hjortsparre, Grön Omsorg Agnetha Hjortsparre, Grön Omsorg Annelie Kjellin, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Arne Tärnblom Socialkontoret i Borgholm 2014-06-26 kl 10.00 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Therese Åhlander Eva Karlström Arne Tärnblom PROTOKOLLET ANSLÅS UNDER TIDEN.-...-... /...-.-... SIGN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (11) 72 Anmälan om jäv Eva Wahlgren (C) anmäler jäv på 76 och 78. Sofie Gustavsson Fohlin (S) anmäler jäv på 78 och 79. 73 Dnr 2014/65-700 SN Besök av Grön omsorg Agnetha Hjortsparre och Madeleine Hjortsparre informerar om deras verksamhet Grön Omsorg i Marsjö. Grön Omsorg bedriver daglig verksamhet för målgruppen människor med funktionsnedsättning, barn, unga, äldre och människor i behov av rehabilitering. 74 Information från socialchef - Rekrytering av socialsekreterare och fritidsledare till Förebyggande teamet kommer att ske i juli. - I samband med den externa rekryteringen av ny verksamhetschef för ÄO görs vissa förändringar. I uppdraget som verksamhetschef för ÄO läggs även HSV. Ny verksamhetschef för Hälso- och sjukvård samt äldreomsorg ska rekryteras och annons planeras komma ut i mitten av juli. Under rekryteringsprocessen är Ewa Ekman tf verksamhetschef för ÄO. - Det ska även internt annonseras efter en enhetschef för HSV, Mats Edström arbetar kvar tills nästa chef är på plats, internannons kommer i mitten av juli. - Ingvar Kamprad har skänkt 20 bänkar och en el-cykel side-by-side. - 50 visstidare har anlänt till Borgholms kommun. - Avtalet med Borgholms Energi angående mattransporten är klar. Det gäller den färdiglagade maten från Viktoriaskolan och Åkerboskolan.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (11) 75 Dnr 2014/18-792 SN Budgetuppföljning maj 2014. Ewa Ekman, socialchef, informerar att efter fem månader uppvisar socialförvaltningen ett negativt resultat om 0,6 Mkr. Intäkterna genererar ett överskott om 0,3 Mkr, driftkostnaderna ett underskott om 1,9 Mkr samt personalkostnaderna ett överskott om 1,0 Mkr. Socialförvaltningen har under första fyra månaderna haft 0,8 Mkr lägre personalkostnader (med hänsyn taget till löneökningar) jämfört med föregående år. I maj har lönekostnaderna dock varit högre än föregående år vilket har gjort att resultatet försämrats mellan månaderna. Anledningen till detta är att löneökningen skedde i april och maj istället för juli förra året. Intäkterna är högre då förvaltningen förväntas få in retroaktiv assistansersättning från försäkringskassan (feb-maj). Driftkostnaderna är höga och försörjningsstödet står för en tredjedel av det underskottet. Kostnaden för försörjningsstöd ligger för maj månad på 483 tkr. Antalet ärenden under månaden var 132 st vilket är något lägre än april. Antalet bifallande beslut var 82 %. Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS informerar att en anledning till att kostnaderna för försörjningsstödet ökat är att fler har försörjningsstöd som enda inkomst. Ungdomsboendet: Det bor fem asylpojkar och två pojkar på utsluss Ekbacka. Fem pojkar bor i lägenhet på Muraregatan. Ungdomsboendet har efter fem månader ett överskott på 0,2 mkr. Personalkostnaderna har för perioden uppgått till 3,0 mkr, kostnaderna för driften ligger på 1,2 mkr och intäkterna redovisade 4,3 mkr. Samtliga poster förutom dubbelbemanning och antalet personer med 100 hemtjänsttimmar i månaden eller mer har stigit jämfört med april månad. Antalet personer med hemtjänst var under april månad 255 stycken. Antalet har under de senaste tre månaderna varit i samma nivå som 2013. Under vecka 23 fanns en ledig plats, en på Ekbacka 4 (korttid). Det är fortfarande fyra överbeläggningar på Ekbacka 5. Övertiden för perioden har sjunkit under maj jämfört med de fyra första månaderna. Total utbetald övertid i maj är 87 Tkr. Föregående år var utbetalningarna samma period 96 Tkr. Totalt har ca 640 Tkr utbetalats i övertid i år. Antalet arbetade timmar var i april 68 123 stycken, det är 1 690 timmar mer än 2013. I år och förra året fanns ungdomsboendet med i statistiken från och med mars. Antalet sjukdagar var för april 266 stycken och antalet tillfällen 78 stycken. Det är lägre jämfört med 2013. Investeringsbudgeten är nu satt. För tillfället har det endast investerats i elcyklar under året, till en kostnad av 28 Tkr. Uppföljningen läggs till handlingarna.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (11) 76 Dnr 2013/98-700 SN Information; från IVO, Ranstad gruppbostad Inkommit beslut från IVO där IVO avslutar ärendet. Informationen läggs till handlingarna. 77 Dnr 2013/98-700 SN Begäran om komplettering från IVO (Inspektionen för vård och omsorg), Hälso- och sjukvårdsverksamheten. Inkommit från IVO begäran om kompletteringar. Bakgrund - 4-6 november 2013, IVO, Inspektionen för vård och omsorg, gjorde ett föranmält tillsynsbesök i LSS-verksamheterna på Trädgårdsvägen och Ranstadvägen samt på Åkerbohemmet i Löttorp. Vid tillsynsbesöket på Trädgårdsvägen observerades en mängd brister och missförhållanden av mycket allvarlig karaktär. - 19 december 2013 återföringen av tillsynsbesöket. - 19 december 2013 vidtogs omedelbart en mängd åtgärder, bland annat initierades en internutredning. Under utredningen gjordes ytterligare avvikelser som föranledde Lex Sarah-anmälningar/utredningar. - 15 januari 2014, extrainsatt nämndssammanträde. - 17 januari 2014 skickades yttranden till IVO. - 21 februari2014 meddelade IVO sina beslut vid ett möte i Borgholm. - 25 april 2014 sändes yttranden om genomförda och planerade åtgärder enligt IVO:s beslut - 20 maj 2014 inkom IVO:s begäran om komplettering - 25 juni 2014 sänds kompletteringar till IVO Bedömning Följande åtgärder ska vidtagas enligt IVOs beslut (21 feb):

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (11) - Säkerställa ledning, styrning, och uppföljning av hälso-och sjukvården inom verksamheten, säkerställa en patientsäker läkemedelshantering, säkerställa att all personal i berörd verksamhet får utbildningsinsatser om rapporteringsskyldigheten enligt Lex Maria. - Utvecklingsarbete och kvalitetssäkring har påbörjats inom berörda verksamheter och på ett flertal områden är förbättringar genomförda. - En kvalitetskartläggning i hela omsorgen har genomförts och omfattar i steg 1 samtliga gruppbostäder med särskild service. Del A, Delrapport av uppdrag, frågeställningar och metod. Komplettering: Del B, Kvalitetskartläggning- sammanställning av resultat och plan för utveckling samt Handlingsplan (Åtgärd, tidsplan, ansvarig). Del C, Årshjul för egenkontroller enligt kvalitetsledningssystem. I hälso- och sjukvårdsverksamheten finns en sjuksköterska med särskilt ansvar för omsorgen i Löttorp. Sköterskan har sedan 2013-12-20 ansvarat för tätare tillsynsbesök och har haft genomgång med samtliga medarbetare gällande läkemedel och läkemedelshantering. Initialt gjordes besök dagligen i verksamheten men succesivt har besöken glesats ut till att i nuläget ske två gånger i veckan. Tillsyn har rapporterats utan allvarlig anmärkning till verksamhetschef och socialchef. Komplettering: Fortsättningsvis är det planerat för två besök i veckan av sjuksköterska. Läkemedelshantering följs upp regelbundet. Egenkontroller vad gäller genomförda läkemedelsgenomgånger sker två gånger per år, vilket nyligen skett. Resultat rapporteras till förvaltningsledning och nämnd. Medicinska ansvarig sjuksköterska har säkerställt att medarbetarna har den kompetens som krävs för en säker läkemedelshantering. Skriftliga riktlinjer finns, de har aktualiserats och repeterats i personalgrupperna. Läkemedelsgenomgång med berörd läkare har ägt rum. Den personal som intervjuats i samband med kartläggningen har fått en individuell information om avvikelserapporteringen och dess betydelse för verksamhetens systematiska utvecklings- och kvalitetsarbete. Den legitimerade personalen har bedömts ha tillräcklig kunskap kring avvikelserapportering och anmälan enligt Lex Sarah och Lex Maria. Riktlinjerna för rapportering har uppdaterades och samtliga enhetschefer har fått en repetition. De nya riktlinjerna lägger stor vikt vid att medarbetarna skriver avvikelser vid risk eller kvalitetsbrist och skickar den till sin närmaste chef. Sedan är det enhetschefernas ansvar att föra informationen vidare till verksamhetschef/socialchef/mas/sas för bedömning och eventuell anmälan och utredning enligt Lex Sarah eller Lex Maria.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (11) Komplettering: Hela förvaltningen berörs av ett kvalitetsledningssystem som tagit form under 2012-2013. Kvalitetsledningssystemet omfattar uppföljning genom egenkontroller. Egenkontrollerna är fördelade över året i ett årshjul. Kvalitetsansvariga ansvarar i samarbete med de berörda. Samtliga resultat återrapporteras till ledningsgruppen och nämnden. Som exempel kan nämnas egenkontroll av genomförda läkemedelsgenomgångar vid två tillfällen per år, vilket nyligen gjorts. I samband med kvalitetskartläggningen fick medarbetare frågor om hur väl de kände till syftet med avvikelserapporteringssystem och hur man rapporterar. I sammanställningen av kvalitetskartläggningen redovisas medarbetarnas kunskapsnivå som får betraktas som god. I handlingsplanen för fortsatt utveckling finns en plan för kompetenshöjande insatser kring avvikelsehantering och Lex Sarah. Samtliga medarbetare inom omsorgen för funktionsnedsatta ska utbildas under hösten 2014. ställa sig bakom de åtgärder som beskrivits samt de kompletterande uppgifterna. 78 Dnr 2013/98-700 SN Begäran om komplettering från IVO (Inspektionen för vård och omsorg), Trädgårdsvägen. Inkommit från IVO begäran om komplettering. Bakgrund - 4-6 november 2013, IVO, Inspektionen för vård och omsorg, gjorde ett föranmält tillsynsbesök i LSS-verksamheterna på Trädgårdsvägen och Ranstadvägen samt på Åkerbohemmet i Löttorp. Vid tillsynsbesöket på Trädgårdsvägen observerades en mängd brister och missförhållanden av mycket allvarlig karaktär. - 19 december 2013 återföringen av tillsynsbesöket. - 19 december 2013 vidtogs omedelbart en mängd åtgärder, bland annat initierades en internutredning. Under utredningen gjordes ytterligare avvikelser som föranledde Lex Sarah-anmälningar/utredningar. - 15 januari 2014, extrainsatt nämndssammanträde. - 17 januari 2014 skickades yttranden till IVO.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (11) - 21 februari2014 meddelade IVO sina beslut vid ett möte i Borgholm. - 25 april 2014 sändes yttranden om genomförda och planerade åtgärder enligt IVO:s beslut - 20 maj 2014 inkom IVO:s begäran om komplettering - 25 juni 2014 sänds kompletteringar till IVO Bedömning En kvalitetskartläggning har genomförts, sammanställts samt rapporterats till socialnämnden. Sammanställningen bifogas. Del B; Kvalitetskartläggningen: sammanställning och resultat samt Förbättringsområden och handlingsplan. IVO meddelade 21 februari beslut som berör: - Ledningsfunktionen - Bemanning efter brukares behov 21 februari meddelade IVO beslut med följande uppmaning: - Tillse att den person som har ledarskapsfunktion i gruppbostaden har en kunskapsnivå som korresponderar med de krav som ställs i föreskriften SOSFS 2002:9 samt att personalen har den kompetens som behövs för att ett gott stöd och god service och omvårdnad ska kunna ges de boende. Följande information framgick i yttrande till IVO, april 2014: Ny enhetschef är tillsatt. From 1 april 2014 finns även en resurs (tre dagar i veckan) med särskilt fokus på kvalitet och utveckling inom omsorgen, en utvecklingsledare inom OFN. Kompetensen på enhetschefsnivå vad gäller ovanstående föreskrift är tillräcklig. Ledarkompetensen behöver stärkas och en plan för detta är klar att presenteras i mitten på maj då den pågående kvalitetskartläggningen inom omsorgen är klar. Ledning och styrning på Trädgårdsvägen har stärkts genom ökad närvaro av handledare i verksamheten. Direkt påbörjades förbättringsarbete och kvalitetsuppföljning. IVO har begärt en komplettering vad gäller enhetschefsansvaret på enheten. Komplettering juni 2014: Ny enhetschef var då Mathias Aineström, enhetschef för socialpsykiatri och daglig verksamhet. Efter kvalitetskartläggningen har ledningsfunktionen för hela omsorgen diskuterats och socialchef Ewa Ekman har beslutat om en ny förändring vad gäller närmaste chef och ansvar för Ranstadsvägen och Trädgårdsvägen. Under perioden 140623-140831 kommer Ewa Ekman att ansvara för enheterna. Under samma period ska en ny fördelning av ansvarsområden ta form. Sannolikt behövs dessutom en utökning av chefsresurs. 21 februari meddelade IVO beslut med följande uppmaning:

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (11) - Tillse att boendet har tillräcklig bemanning över hela dygnet så att de boendes behov tillgodoses. Följande information framgick i yttrande till IVO, april 2014: Bemanningen är anpassad efter brukarnas behov, måltidsuppehåll har ersatts med raster på övervägande delen av schematurerna. Den fackliga organisationen och arbetsgivarsidan har förhandlat klart under mars 2014. Komplettering juni 2014: Samtliga brukare har aktuella genomförandeplaner (de har skickats till IVO). Utifrån genomförandeplaner har verksamhetens bemanning anpassats efter behoven hos brukarna. Aktivitetsplaner är framtagna för samtliga brukare. Det nya schemat är gjort så att det alltid är två medarbetare i tjänst på boendet mellan 07:30 och 21:00, även under rasterna. Detta är en bemanning som stämmer helt med brukarnas behov och gällande kollektivavtal. ställa sig bakom kompletteringarna. 79 Dnr 2014/15-705 SN Begäran om komplettering från IVO (Inspektionen för vård och omsorg), Lex Sarah, Soldalen. Sammanfattning av ärendet En fördjupad analys har gjorts av orsaker och vidtagande av åtgärder för att kunna uppmärksamma liknande situationer i ett tidigt skede. Ärendet som föranledde en anmälan enligt lex Sarah är inom ramen för det kvalitetsarbete som pågår inom hela socialförvaltningen. Avseende kvalitetsledning och utveckling av kvalitet har åtgärder vidtagits. Det var chefsbyte på den berörda enheten och i samband med det uppkom gamla mönster och beteende i arbetsgruppen som infann sig för två år sedan. Det är av stor vikt att organisationen genom ledingen är observanta på riskerna vid chefsbyte såsom att, tidigare mönster upprepar sig. Ledningen behöver förbereda verksamheten på att de blir uppföljning och egenkontroller i större utstäckning vid riskerna, då verksamheten genomgår förändringar. Ansvarig enhetschef samt arbetsgruppen erhåller stöd och handledning i det dagliga arbetet och insatsen förmedlas av kommunens demensteam som har den spetskompetens som erfordras.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (11) Handledning och tid för reflektion skall ges över lång tid och insatser utöver enhetens bemanning sätts in. Vidare kommer delar av arbetsgruppen att få samtal som förtydligar deras arbetsuppgifter och även beskrivning av vad deras arbetsuppgifter innebär och syftar till. Det är även viktigt att det finns en tydlig dokumentation om, och kommunikation till den medarbetare som inte fullgör sina arbetsuppgifter. Förtydligande rutiner för detta är under utarbetande och skall implementeras under 2014. Socialstyrelsen har gjort en utbildningssatsning med Nationella värdegrunden för första linjens chefer. Tre av åtta enhetschefer inom äldreomsorgen medverkar från Borgholms kommun. Enhetschef Monica Selldén har genom utbildningen Nationella värdegrunden för äldre, 7,5 högskolepoäng, skrivit en studieuppgift (bilaga 1). anta kompletteringen. 80 Dnr 2014/57-700 SN Kvalitetskartläggningsrapport inom omsorgen om funktionsnedsatta. Ewa Ekman, socialchef, informerar om kartläggningen inom omsorgen om funktionsnedsatta. Informationen läggs till handlingarna. 81 Dnr 2014/60-705 SN Skrivelse från personligt ombud, Öland. Inkommit skrivelse från Mats Olsson och Torborg Karlsson, personligt ombud Öland gällande kommunens Budget- och skuldrådgivning. Ombudens uppfattning är att den funktionen prioriteras bort då när det är rotation/byte av personal. Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS redovisar idag ett förslag till svar:

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (11) Socialnämndens svar till personligt ombud Inledningsvis vill socialnämnden framföra att era synpunkter uppskattas och är viktiga. Det vore önskvärt om era synpunkter regelbundet kunde framföras genom den styrgrupp som leds av båda kommunerna. Det skulle då vara möjligt att förändra situationer som uppkommer och som påverkar brukare negativt i ett tidigt skede. Det är riktigt som ni skriver att arbetet måste priorieras i en pressad arbetssituation som uppstår när alla tjänster tillfälligt inte är tillsatta. Försörjningsstödet arbetar i första hand med budget och skuldrådgivning och utbetalningar av det löpande ekonomiska biståndet. Under en begränsad tid kan det vara tvunget att prioritera det löpande försörjningsstödet framför budget- och skuldrådgivning. Det har varit på det viset under våren men balansen är åter stabiliserad. Socialnämnden verkar för att det inte ska uppstå igen utan att både det löpande försörjningsstödet och budget- och skuldrådgivning ska ha tjänsterna besatta och kunna erbjuda kommuninvånarna en bra service. anta det redovisade svaret. 82 Dnr 2014/14-700 SN Inbjudan; Regiondagarna 23-24 oktober 2014 anmäla socialnämndens arbetsutskott att medverka på Regionsdagarna. Varje ledamot anmäler sig själv och ansvarar för att kalla in ersättare från SNAU eller SN vid förhinder. 83 Dnr 2014/62-700 SN Kvinnojouren och verksamhetsbidrag Årligen ger socialnämnden ekonomiskt bidrag till ett antal, för medborgarna betydelsefulla verksamheter, däribland Kvinnojouren. Ekonomiska bidrag fördelas efter ett väl inarbetat ansökningsförfarande vid årets slut.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11 (11) Under de senaste åren har verksamhetsbidrag till Kvinnojouren utgått med: 2012: 18 000 kr 2013: 18 500 kr 2014: 16 314 kr Bedömning 2012-2013 har bidraget ökats med 500 kr. Kvinnojouren ansökte på ett nytt sätt inför 2014. Ansökan beskrev önskemål om dels ett verksamhetsbidrag och dels ett lönebidrag. Detta var troligen anledningen till den lägre summan som socialnämnden beslutade om inför 2014. Ansökan feltolkades. Efter påpekanden och förtydliganden från ansvariga på kvinnojouren föreslås härmed nämnden komplettera sitt beslut och beviljar ytterligare 2686 kr, d v s sammanlagt 19 000 kr. kompletterar sitt tidigare beslut och beviljar ytterligare 2686 kr, dvs. sammanlagt 19 000 kr till Kvinnojourens verksamhet. 84 Dnr 2014/49-700 SN Politikerbesök i verksamheten Arne Tärnblom (V) informerar om sitt besök på Strömgården. 85 Informationspärmen - Delegationsbeslut, IFO och LSS, Dnr 2014/26-750 SN - Delegationsbeslut, VoO, Dnr 2014/27-735 SN - Protokollsutdrag KS, uppföljning och avstämningsmöte. - Protokoll; Länsgemensam ledning i samverkan. - Protokollsutdrag KS, Vikten av turism i Kalmar län.