Närvarande: Ninnie Broberg Tommy Hedlund Stefan Sjöö Joachim Vieglins Christine Gandrup Gustav Lindström Anders Mårtensson Jeanette Kuhl Simon Ottosson, personalens representant Adjungerad: Thomas Angarth, förbundschef Återbud: P-G Fahlström 26. Öppnande av mötet Förbundschefen Thomas Angarth öppnade mötet och hälsade alla välkomna samt informerade kort om ett pågående beslutskommittéärende. 27. Val av ordförande för mötet att välja Ninnie Broberg till ordförande för mötet. 28. Val av justerare att välja Christine Gandrup till justerare att jämte mötesordförande justera protokollet. 29. Val av sekreterare att välja Thomas Angarth till sekreterare. 30. Godkännande av dagordning Anders Mårtensson anmälde punkter; Översyn stadgarna Hemsidan Simon Ottosson anmälde punkter; EM-utvärdering Kommunikation personal/styrelse Värdegrund Styrelsen anmälde: Press/media, beslutskommittéärende att godkänna dagordningen med tilläggen under övriga frågor. 31. Godkännande av protokoll att godkänna protokoll nr 2 12/13 och lägga det till handlingarna. 1 (8)
32. Inför dagens möte, kort presentation, förväntningar, ambitioner Samtliga fick göra en kort presentation av sig själva och förväntningarna inför dagens möte och framtiden. 33. Ekonomi. a) Innevarande prognos prognos arbete i framtiden Thomas visade en prognos för 12/13 vilket visade på ett försämrat resultat beroende på bl.a. ytterligare försämringar i SF-stödet. Sedan diskuterades om hur prognoserna framöver skall rapporteras. att FC gör kvartalsprognoser till styrelsen. b) Likviditetsprognos Joachim och Thomas hade gjort ett underlag för en likviditetsprognos fram till juni 2013 som visade behov att tillföra medel ca 500 000 under december samt ca 1 000 000 under maj juni. c) RF-lån, förskott Thomas visade på de två alternativen som finns hos RF, antingen begära förskott eller låna pengar av RF. att ansöka om att låna pengar av RF att Joachim och Thomas undersöker hur vi skall gå tillväga. Se ovan d) Ekonomi, långsiktigt e) Budget 13/14 Thomas visade ett utkast på budget för 13/14 där endast intäktssidan bearbetats och visade på en ytterligare försämring under bidrag, SF-stöd och elitidrottsstödet. att Thomas i samråd med Stefan fortsätter arbetet parallellt med ovanstående punkter. 34. Beslutspunkter 1. Presentation, underlag för handlingsplan, programförklaring En "presentationsrunda" genomfördes och därefter gjorde Stefan Sjöö en föredragning som motsvarande den som gjordes för distrikten och föreningarna i samband med verksamhetskonferensen. 2. Verksamhetsinriktning tagen/viktiga kompletteringar a) Mål Stefan menade att vi saknar ett gemensamt och övergripande mål för hela verksamheten och hela badmintonsverige, ett mål alla kan samlas runt och alla kan ställa sig bakom. 2 (8)
att få fram ett gemensamt mål för Badminton Sweden. att en grupp som består av Ninnie, Stefan, P-G och Simon, tar fram ett förslag till gemensamt mål. b) Ansvar/roller och befogenheter Ninnie informerade om hur den nya centrala matrisorganisationen sedan något år tillbaka har landat. Denna saknar i viss mån tydlighet kring roller/ansvar etc. c) Kommunikation Ninnie informerade om att det i verksamhetsinriktningen finns att en intern & extern kommunikationspolicy ska tas fram. att ta fram denna kommunikationspolicy snarast möjligt och beakta då ev. organisationsförändringar/kommunikationsvägar. Beslöts angående punkterna b) och c) att den tidigare organisationsgruppen Ninnie, Gustav, Thomas fortsätter och utökas med Anders, Joachim, Jeanette och Simon och delar upp arbetet mellan sig 3. Omorganisation / Proposition Som inledning på denna punkt föredrog Jeanette den nya modellen för SF-stöd vilket visar att badminton fortsättningsvis tappar bidrag de kommande åren. Jeanette hade kontaktat RF-ansvariga och styrelsen fick ett klargörande hur modellen fungerar in i detalj. Stefan föredrog resten av ärendet med bakgrunden att regionsamarbetet är något man tidigare beslutat om att sträva efter för att få igång igen men som gått trögt. Beslöts att tillsvidare lägga resterande skrivning som intern bilaga A till originalprotokollet. 4. Nationellt Badminton Center NBC har funnits i fyra år. Malmö kommun är succesivt på väg att backa ur sina åtaganden vilket innebär att förbundet nu är tvingat att finna en långsiktig lösning på frågan. Det framtida strategiska beslutet kring centraliserad träning måste bli sanktionerat i hela badmintonsverige. Centraliserad träning är många förespråkare för, formen idag kan eventuellt ifrågasättas och omarbetas. Vi har förutsättningar att vara kvar i Malmö till 2013-12-31 men om förändringar skall ske är det nog lämpligt att dessa finns klara fr.o.m. sommaren 2013. 3 (8)
att omgående skicka ut enkät i badmintonsverige om hur man anser att den centraliserade träningen i Sverige skall bedrivas och för vilka? Med enkät som underlag ta fram beslut om hur BS anser att den centraliserade träningen skall bedrivas. Skaffa stöd för beslutet (t.ex. i anslutning till SIS 2013) bland ledare, spelare och tränare. att bilda en grupp med P-G, Anders, Christine och Jonas Herrgårdh som sammanställer en enkät. att till nästa styrelsemöte ha ett underlag färdigt i NBC-frågan. 5. Omorganisation/Externa intäkter Bakgrund Stefan föredrog och menade att externa intäkter saknas i verksamhetsplanerna. Insatser har gjorts tidigare men inte givit några större resultat och vi har endast en större sponsor i Wilson. att tillsätta en grupp bestående av Stefan, Joachim och Christine som får i uppdrag att ta fram olika paket för att stärka de externa intäkterna och samtidigt ser till att få ut dessa på marknaden. att införa EXTERNA INTÄKTER (arbetsnamn) som en service/stödfunktion. 6. Verksamhetsplaner Thomas har gjort ett enormt jobb med att få en budget i balans för innevarande räkenskapsår. Budgeten är ett verk som kommit fram i absolut sista stund p.g.a. rådande omständigheter. Budgeten har skurits och vi saknar koppling till de verksamhetsplaner som ligger/föredrogs på förbundsmötet. Likviditeten är ansatt efter EM och vi måste hålla kontroll på denna. Beslöts att Thomas fortsätter prioriteringar enligt beslut från senaste styrelsemötet i verksamhetsplanerna för innevarande år och säkra att utvecklingen följs och underlaget håller. att parallellt lägga förslag på prioriteringar i verksamhetsinriktningen och förslaget läggs av Ninnie, P-G och Thomas. 7. Utbildning Talangutvecklingsplanen (TUP) är nu till innehållet framtagen. Den ligger idag hos Jonas Rindlaug under VoIB:s vingar. Den måste nu ut och implementeras i verksamheten. 4 (8)
att uppdra till VoIB/Utbildning (där Jonas Rindlaug finns) att ta över ansvar för utrullning och implementering av TUP:en i utbildningssystemet och hela organisationen. 8. Ekonomiskt upprop att bordlägga punkten. 9. Inspirationskonvent Simon föredrog ärendet och gick igenom beslutet med mötesplatser och sedan förslag till program för konventet, beslöts: att avvakta beslut från styrelsens telefon/avstämningsmöte 14 nov ang. extra förbundsmöte och därefter fastställa programmet för konventet. 10. Tournament Planner / Proposition Förbundet har under många år betalat avgiften för TP till leverantören i Holland och klubbarna har utan kostnad kunnat nyttja det i alla tävlingar. Skälet till detta beslut var att det fanns stridigheter inom förbundet gällande val av system och det fanns några som ansåg att man skulle välja annan lösning. Med utvecklingen på internationell marknad och utvecklingen i Sverige (endast 3 tävlingar detta år utan TP) kan man konstatera att beslutet var helt korrekt. Fr.o.m. nästa sommar skall vi in i ny avtalsperiod och vi bedömer idag att dagens kostnad om ca 150 kkr/år kommer stiga ytterligare. En kvalificerad gissning ca 200 kkr. att lägga en proposition till det extra förbundsmötet om att avgift skall tas ut av arrangerande klubb för nyttjandet av TP på sanktionerade tävlingar (idag ca 130-150). att Gustav tar fram ett förslag till proposition till nästa styrelsemöte. 11. Extra förbundsmöte Uppdraget från förbundsmötet för nya styrelsen var att lysa igenom förbundets verksamhet och komma med en långsiktig handlingsplan för förbundets verksamhet och ekonomi samt att utlysa ett extra förbundsmöte. att arbeta för ett extra förbundsmöte men avvakta beslut från styrelsens telefon/avstämningsmöte 14 nov. 12. FC Tjänsten, personal att Stefan och Ninnie slutför diskussionerna/avtalet med Thomas om FC-tjänsten. 5 (8)
Beslöts att tillsvidare lägga resterande skrivning som intern bilaga B till originalprotokollet. 35. Rapportpunkter 1. Tröja för representanter Stefan föredrog ärendet och menade att när styrelsen/personal är ute i verksamheten skulle det synas att vi är representanter från förbundet. att införskaffa jackor modell soft shell till styrelsen/personal. Jocke kollar med Nordea. att Stefan diskuterar med Wilson eftersom vi vill följa avtalet som finns. 2. Idrottslyftet Utvecklingsplan Simon föredrog ärendet om den information om planerings- och analysarbete som RF har informerat SF om. att Simon arbetar fram ett förslag till utvecklingsplan. 3. SIS tävling - avtal En större diskussion fördes runt arrangemanget om vi skall genomföra sådana arrangemang som kan belasta ekonomin. Sammanfattningsvis menade styrelsen att SIStävlingen är viktig för Badminton Sweden men till kommande år 2014 och framåt utlysa och låta en lokalarrangör genomföra och ta ansvar för hela arrangemanget. Årets tävling 2013, att genomföra tävlingen med risken att den gör ett underskott. 36. Bordlagda ärenden från styrelsemöte nr 1 a) Val av vice ordförande att välja Ninnie Broberg till vice ordförande. b) Styrelsens arbetsordning att godkänna den reviderade arbetsordningen exklusive fokusområden/distriktskontakt. c) Fokusområden/distriktskontakt/riktlinjer att Stefan är styrelsens kontaktperson för ekonomi. att Gustav är styrelsens kontaktperson för personalärenden. att badminton.nu e-postadress är till för de som representerar förbundet. att bokning av resor/boende sker i samråd med FC. 6 (8)
att i övrigt bordlägga fokusområden /distriktskontakt till nästa möte. d) Årskalender att genomföra ett styrelsemöte på telefon 14 nov 20.30 och enda punkten just nu är beslut om extra förbundsmöte samt avstämning av uppdrag. att genomföra ett styrelsemöte den 10 dec ca 17.00-21.00 i Stockholm. e) Aktivitetslistan att bordlägga ärendet till nästa möte. Från styrelsemöte nr 2, telefonmöte a) Erbjudande BEC Hans Lenkert att anta Hans Lenkerts erbjudande att informera styrelsen vad som händer inom BEC och annan internationell verksamhet. 37 Övriga frågor a) Översyn stadgarna Oklarheter råder angående att det är en annan skrivning i tävlingsbestämmelserna, i förhållande till stadgarna, i det pågående beslutskommittéärendet. Beslöt att avvakta det i veckan kommande beslutskommittémötet. b) Hemsidan att bordlägga ärendet till nästa möte. c) EM-utvärdering / rapport EM-rapporten har skickats från Bengt Johansson till RF. Beslöts att Thomas och Simon ser över den och ser till att den läggs på hemsidan. d) Värdegrundsarbete att överföra ärendet till den nya styrelsen efter det extra förbundsmötet. e) Kommunikation personal/styrelse att stryka ärendet då svaren framkommit i ett tidigare skede av mötet. 7 (8)
f) Press/media i beslutskommittéärende. att avvakta beslutskommitténs beslut. 38. Mötets avslutande Ninnie avslutade mötet kl. 17.30 och tackade alla för ett bra genomfört möte. Thomas Angarth Sekreterare Justeras: Ninnie Broberg mötesordförande Christine Gandrup Ledamot 8 (8)