Organisation Ingarö IF 2016-04-27 Ingarö IF Styrelse
Styrande dokument Föreningen har fyra typer av dokument som styr verksamheten: stadgar, värdegrund, policys samt verksamhetsplaner med budget. Utöver detta finns riktlinjer och policys som är specifika för varje sektion. Förtroendevalda, ledare, tränare och andra verksamma i föreningen ska vara väl förtrogna med dessa dokument. Stadgarna slår fast föreningens ändamål och verksamhetsidé. De anger hur föreningen ska skötas och drivas. Stadgarna är i alla lägen överordnade alla andra föreningsdokument. Beslut får ej fattas som strider mot stadgarna. Endast årsmötet kan göra förändringar i stadgarna, på det sätt som stadgarna anger. Värdegrund och policys består av ställningstaganden som vi gör inom ett antal områden. Värdegrunden uttrycker föreningens värderingar som vägleder oss i det vardagliga arbetet för att uppnå målen med verksamheten. Våra policys klargör vilket förhållningssätt vi ska ha i föreningen i olika frågor och områden. Våra policys fungerar som ett stöd för förtroendevalda, ledare och tränare, i relation till varandra samt till aktiva och passiva medlemmar. Våra policys skall vara levande. Förtroendevalda, ledare och tränare ska väl känna till innehållet samt bidra till att aktiva utövare har god kännedom om dem. Verksamhetsplaner och budget utformas i enlighet med stadgar, policys och riktlinjer. Verksamhetsplaner beskriver vilka resultat eller tillstånd som ska uppnås, hur dessa ska uppnås och när i tiden. Verksamhetsplaner upprättas varje år för föreningen och alla sektioner. Styrelsen ansvarar för den övergripande verksamhetsplanen och respektive sektionsledning ansvarar för sin verksamhetsplan. Budget för föreningen och sektionerna upprättas inför varje verksamhetsår av kansliet och godkänns av styrelsen. 2
Organisation Föreningens organisation består av en valberedning, en huvudstyrelse, sektionsledningar, sportchef, kanslipersonal, vaktmästare, lagledare och idrottsutövare. 3
Roller och ansvarsfördelning Styrelsen (stadgarna 26) Föreningen styrs ytterst av medlemmarna genom beslut på årsmötet. På årsmötet väljs en styrelse att utföra årsmötets beslut, tillvarata föreningens intressen samt att representera medlemmarna i olika frågor. Styrelsen ansvarar för att den övergripande verksamheten och gemensamma frågor organiseras och drivs på ett ekonomiskt och effektivt sätt. Styrelsen har ansvar för att: Skapa en organisationsstruktur och tillsätta personal Upprätthålla föreningens budget och säkerställa dess efterföljande Tillsätta verksamhetens personella och monetära resurser Fastställa föreningsövergripande policys och riktlinjer Övergripande planera, leda och fördela arbete inom föreningen Tillse att föreningen följer gällande lagar och regler Uppföljning av policys och riktlinjer Utveckla och förändra föreningen, omvärldsbevakning Verkställa av årsmötet fattade beslut Ansvara för att upprätta möteskalender för styrelsemöten Sammankalla till styrelsemöten Upprätta styrelseprotokoll Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan Förbereda årsmöten Exempel på roller/ansvarsområden Ekonomiansvarig Evenemangsansvarig Personalansvarig Anläggningsansvarig Externa relationer (förbund, kommun, föreningar) Sponsoransvarig Sekreterare Informationsansvarig (hur kommunicerar vi?) Sektionsledning i form av en grupp eller enskild person (stadgarna 30) Rapporterar till styrelsen och ansvarar för verksamheten inom respektive sektion dvs. att den sportsliga verksamheten i sektionen genomförs i linje med och med ledning av föreningens stadgar, policys, riktlinjer, verksamhetsplan och budget. Önskvärt är att en representant från respektive sektion finns representerad i huvudstyrelsen. En sektions ledningsgrupp alternativt ansvarig har till uppgift att: Samordna planeringen av sektionens sportsliga verksamhet 4
Se över och på förekommen anledning föreslå justeringar rörande verksamhetens styrdokument Säkra process och struktur för start av nya lag/åldersgrupper Ha en löpande dialog med lag och träningsgrupper Kvalitetssäkra nya ledare och säkerställa att policys och riktlinjer följs Kalla till möten och vara rådgivande och beslutande vid konflikter m.m. Rekrytera nya ledare, i samråd med sportchefen Ha kännedom om sektionens budget och uppföljning av resultat via kansliet Omvärldsbevakning och kontakt med förbundet för sin respektive idrott Kansliet Kansliets personal har ansvar för all administrativ föreningsverksamhet med ledning av föreningens policys, verksamhetsplan samt budget. Kansliet rapporterar till huvudstyrelse. Kansliet har särskilt ansvar för: Medlemshantering Den ekonomiska redovisningen, bokföring och löpande betalningar Förbereda och upprätta budget samt resultat- och balansräkning Fördelning av lagens arbetsuppgifter till föreningens evenemang Fördelning av arbetsuppgifter inför kafeteriabemanning för våra sektioner Hemsidor, föreningen samt sektioner Planera och leda vaktmästarnas arbete Evenemangskalender för föreningen (i samråd med sektionerna) Planera, förbereda och administrera cuper, evenemang, camper m.m. Genomföra internutbildningar för administration av hemsida, närvaro m.m. All administration kring sponsoravtalen Försäljning/beställning av material till lag/träningsgrupper inklusive profil och sortimentsfrågor, matchkläder LOK-stödsansvarig Planera, förbereda och administrera utbildningar, både föreningsgemensamma och sektionsspecifika Arbete med större frågor med kommunen om anläggning och nya investeringar Kontakt med kommunen gällande anläggningar och träningstider Fördelning av träningstider Planering av lagfotografering och materialdagar Hantering och administration av Folkspels produkter (Bingolotto m.m.) Fastställa kansliets telefon- och öppettider, i samråd med sportchefen Inhämta information och kunskap om skatter, redovisning, löneavtal och lagar som kan komma att påverka föreningen samt att informera styrelsen om detsamma Upprättar tränaravtal samt uppföljning, i samråd med sportchefen Bankkontakter Svara på frågor om föreningen från våra intressenter Upprätta domarschema för våra lagidrotter m.m. 5
Sportchef Sportchefen rapporterar rent formellt till sektionsledningarna och ansvarar för föreningsövergripande verksamhetsfrågor och stöttar sektionsledningen samt kansliet i överenskomna frågor. Sportchefen förväntas av sektionsledning och kansli ges i uppdrag att: Delta i relevanta sektionsledningsmöten och sprida relevant information, idéer och lärdomar mellan sektionerna Arbeta med större frågor med övriga föreningar om t ex samarbeten Inom budgetramen på uppdrag av och i samråd med sportkommittéerna rekrytera och tillsätta tränare/ledare till våra representationslag (junior och senior) Att vara bollplank till sektionsledningen vid t ex konflikter Tillsammans med kansliet säkra nya och förlänga existerande sponsorsamarbeten Arbete med kansliet rörande olika föreningsevenemang. Ersättningar Styrelse och sektionsledamöter erhåller ej någon ersättning. För sportchef, kanslipersonal och vaktmästare utgår ersättning enligt avtal. 6