DC rapport DC rapport rapporter från datacentralen vid åbo akademi 27.10.2005 Åbo Akademis IT-strategi 2006-2010 Stig-Göran Lindqvist 47
Ansvarig utgivare: Stig-Göran Lindqvist
I resultatförhandlingarna mellan rektor och Datacentralen rörande verksamheten för år 2004 överenskoms att en ny IT-utvecklingsplan för Akademin uppgörs. Direktionen för Datacentralen tillsatte den 29.8.2004 en arbetsgrupp som fick i uppgift att uppgöra ett förslag till IT-strategi för Akademin. Direktionen gav den 18.5.2005 förslaget dess slutliga utformning och sände promemorian till styrelsen för behandling och godkännande. Styrelsen godkände på sitt möte den 27.10.2005 Akademins IT-strategi för åren 2006-2010. Styrelsen antog direktionens promemoria i en förkortad form sålunda att strategin består av de förslag som sammanfattar varje avsnitt i promemorian, med vissa ändringar. Datadirektionens promemoria utgör bakgrundsmaterial till strategin. I denna rapport återges Akademins IT-strategi så som den omfattades av styrelsen (sidorna 2-4). Direktionens promemoria är bilagd (sidorna 5-23). Åbo den 27.10.2005 Stig-Göran Lindqvist direktör för Datacentralen 1
Åbo Akademis IT-strategi för 2006-2010 (godkänd av styrelsen 27.10.2005) Koncernmodellen inom Akademin Akademin strävar efter att utnyttja statens koncerntjänster då det är rationellt, men bevarar rätten till autonoma beslut. IT-tjänster som är knutna till Akademins forskning och undervisning eller där Akademin annars har speciella behov förverkligas självständigt. Förvaltningsämbetet och datacentralen överväger styrmetoder för en effektivare konsolidering inom Akademin av IT-infrastrukturen och de gemensamma tillämpningarna. Homogeniseringen av IT-utrustningen, anskaffningsprocedurerna Akademin ingår avtal med Hansel för IT-produkter där inga speciella krav eller tilläggstjänster behövs, eller för vilka Hansel kan utveckla tillräckligt flexibla avtal. Exempel på sådana produkter kan vara skrivare, skärmar och datanätswitchar. För produkter där särskilda behov finns, som Hansels avtal ej uppfyller, utarbetar datacentralen ramavtal, vilka medelst ledningens beslut omfattar hela Akademin. Exempel på sådana produkter kan vara server-, bords- eller bärbara datorer eller gemensam programvara. Dylika ramavtal utarbetas i samråd med enheterna. Styrningen av Akademins IT-verksamhet och utvecklandet av den Den strategiska ledningen förstärks genom att till en början en särskild expertgrupp under ledning av överbibliotekarien och med informationschefen och datadirektören som permanenta medlemmar bereder förverkligandet av de behov av tillämpningar 8som anges under punkt 2.13. Förvaltningsämbetet bereder den fortsatta utvecklingen. De dolda IT-kostnaderna, kostnadsmedvetenheten, budgeteringen Fakulteterna och enheterna gör upp egna IT-budgeter som behandlas vid resultatförhandlingarna. Datacentralen hjälper till med statistik och information. Nivån på ÅA:s datorutrustning En satsning görs på undervisningsutrymmenas dator- och kringutrustning, samt på studentdatorer till institutionerna. Målsättningen bör vara att den årliga investeringsnivån höjs vad gäller enheternas datorutrustning. Målsättningen bör vara att det strukturella underskottet i datacentralens budget korrigeras. Vissa speciella behov inom forskningen och undervisningen Tillfälliga personresurser behövs på enheterna och ev. på datacentralen för att utveckla nätbaserad undervisning. Anslagen kunde förslagsvis kanaliseras via och behovsprövas av ledningsgrupperna för ÅA:s virtuella universitet i Åbo och Vasa. Resurserna för IT-fortbildning av personalen utökas så att kurserna skräddarsys i högre grad. Möjligheterna till trådlös och mobil användning vidareutvecklas. 2 2
Utvecklandet av användarstödet Personal avdelas för jourhavande- och närstödsfunktionerna i Åbo och Vasa. Detta ökar samtidigt sektionernas systempersonalresurser. Det utreds huruvida jourhavandefunktionen i Åbo kunde samordnas med Lärcentrets hjälpdiskfunktion i det renoverade ASA-huset. Datacentralen automatiserar fjärrunderhållet ytterligare och gör det heltäckande. Akademins IT-tjänster är tillgängliga enligt 7x24-principen. Garantier mot driftsstörningar kan ej ges. Användarstöd ges under kontorstid. Akademin strävar efter att öka stödet utanför kontorstid. Datasäkerheten Akademin utvecklar sitt regelverk i nationellt samarbete. Kurser i datasäkerhet behövs för alla personalkategorier. Av nya tillämpningar krävs kompatibilitet med användaradministrationssystemet. Centraliseringen av användarautentiseringen till datacentralens LDAP-system slutförs. Anslutning av hemdatorer och olika typers mobila datorer utvecklas så att datasäkerhetskraven kan uppfyllas. Nerladdning av datamaterial som är olagligt eller strider mot Akademins regler begränsas. Datacentralens nya utrymmen Målsättningen bör vara att utrymmena förnyas med snabb tidtabell så att de blir tillräckliga och ändamålsenliga. Maskinsalen förnyas från grunden enligt statliga normer. Samarbetet med andra datacentraler m.m. Samarbetet med Vasa övningsskola fördjupas särskilt beträffande datoranskaffningar och driften av serverdatorer. Tritoniasamarbetet fördjupas genom tillsättandet av en IT-arbetsgrupp. IT-personalfortbildningen av Akademins Vasapersonal utökas. Datacentralens lokala, nationella, nordiska och internationella samarbete intensifieras ytterligare. En projektmodell för anskaffning och utveckling av nya IT-tillämpningar. Projektmodellen skulle basera sig bl.a. på följande principer: Projektets ägare uppgör en helhetsbudget över alla engångs- och följdkostnader. Datacentralen involveras i IT-projekten redan på idéstadiet. Statens, EU:s och Akademins upphandlingsdirektiv följs. Finansministeriets rekommendation (28/2003) om transparens för kod och gränssnitt i statens datasystem innebär bl.a. att utnyttjandet av öppen källkod bör övervägas vid beställning av skräddarsydd programvara. Källkoden skall övergå i beställarens besittning. Öppna gränssnitt och standarder skall följas alltid när detta är möjligt. Organisationen rekommenderas ha en definierad systemarkitektur, som bör följas. De nya tillämpningarna väljs eller utvecklas alltid så att de passar ihop med Akademins infrastruktur (datakommunikationen, operativsystemen, databassystemen, datasäkerheten, den centrala användaradministrationen o.dyl.). 3
Tillämpningarna skall följa standarder och vara kompatibla med Akademins allmänna tillämpningar (såsom, e-posten, webbportalen, e-lärandeplattformerna, kalendersystemet, diskussionsforum o.dyl.). Webbaserade användningsgränssnitt föredras i allmänhet. En IT-projektmodell för Akademin utarbetas baserad på principerna ovan. Behovet av nya allmänna tillämpningar Under arbete är bl.a följande tillämpningar: Ett nytt personalförvaltningssystem (Fortime) tas i bruk hösten 2005 MinPlan, en samling verktyg för studerande, bl.a. en personlig studieplan, tas i bruk stegvis med början hösten 2005. Ett bokningssystem för utrymmen och utrustning, inkluderande bl.a. schemaläggning, utvecklas. Det planeras att tas i bruk stegvis under 2005-6. Ett system för elektronisk fakturahantering (Rondo), tas ibruk stegvis under hösten 2005 och våren 2006. Ett system för bokning av mötestider baserat på personliga kalendrar (Outlook/Exchange). I testbruk. Akademins kontaktinformationssystem. Kontaktinformationen gällande Akademins personal och studerande är numera lagrad i användardatabasen (LDAP). Den består av bl.a. e-postadress, adressen till personlig webbsida, olika telefonnr, enhetens information m.m. Informationen kan nås via webbsökning eller t.ex. direkt från e-postläsaren. Systemet är redan delvis i bruk. Akademins elektroniska bibliotek. Tillämpningens ägare vore lämpligen Akademibib-lioteket i samarbete med förlaget och tryckeriet. Ett projekt kunde tillsättas, förslagsvis under 2006. Elektroniska böcker. På önskelistan över nya tillämpningar finns därtill bl.a: Open Access. Ett webbportalsystem. Tillämpningens ägare vore Information och forskningsservice. Projektet, som blir flerårigt, kunde startas i slutet av år 2005. Ett dokumentdatabassystem för elektronisk ärendehantering. Projektets ägare vore Allmän förvaltning. Projektet kunde startas år 2006. Ett resehanteringssystem för reseförordnanden och hantering av reseräkningar, och ett kassasystem har efterlysts. Projektens ägare vore Ekonomiförvaltningen. Projekten kunde möjligen startas år 2006 Nätbaserad undervisning. Ägare är DC och Akademins virtuella universitet. Telefonsystemen. Ägare är Allmän förvaltning. Plagiatdetektionsprogram. Förverkligandet av de uppräknade tillämpningarna övervägs. 4 4
Datadirektionen 18.5.2005 DD 2/05, bilaga 5 ÅBO AKADEMI DATACENTRALEN Åbo Akademis IT-strategi för 2006-2010 (datadirektionens förslag 18.5.2005) www.abo.fi/dc/ Fänriksgatan 3 FIN-20500 ÅBO Finland s t igo@abo.fi tel: +358-2-215 4227 fax: +358-2-215 4497 5
I resultatförhandlingarna mellan rektor och Datacentralen rörande verksamheten för år 2004 överenskoms att en ny IT-utvecklingsplan för Akademin uppgörs. Direktionen för Datacentralen tillsatte den 29.8. en arbetsgrupp som fick i uppgift att uppgöra ett förslag till IT-strategi för Akademin så att direktionen kan behandla den innan slutet av vårterminen. Gruppen bestod av Matti Hotokka (ordf), Malena Lassus, Johan Lilius och Stig-Göran Lindqvist (sekr). Studentkåren utsåg senare till sin representant Markus Heikkilä, som på grund av förhinder på slutrakan ersattes av Håkan Lövdahl. Arbetsgruppen överlämnar härmed sitt förslag till direktionen. Åbo den 18.5.2005 Matti Hotokka Malena Lassus Johan Lilius Stig-Göran Lindqvist Håkan Lövdahl 6 6
Innehållsförteckning 1. Inledning, bakgrund 8 2. IT-strategin, problem och förslag 11 2.1 Statsförvaltningens IT-förvaltning, styrning och organisation 11 2.2 Koncernmodellen inom Akademin 11 2.3 Homogenisering av utrustningen, anskaffningsprocedurerna 12 2.4 Styrningen av Akademins IT-verksamhet och utvecklandet av den 13 2.5 De dolda IT-kostnaderna, kostnadsmedvetenheten, budgeteringen 14 2.6 Nivån på Akademins datorutrustning 15 2.7 Vissa speciella behov inom forskningen och undervisningen 15 2.8 Utvecklandet av användarstödet 16 2.9 Datasäkerheten 18 2.10 Datacentralens nya utrymmen 19 2.11 Samarbetet med andra datacentraler m.m. 19 2.12 En projektmodell för anskaffning och utveckling av nya IT-tillämpningar 20 2.13 Behovet av nya allmänna tillämpningar 21 3. Om vissa förslags kostnader 23 7
1. Inledning, bakgrund Åbo Akademis verksamhetsidé Åbo Akademi är det finlandssvenska universitetet, vars centrala mål är högklassig forskning och på forskningen baserad utbildning av hög kvalitet. Åbo Akademis särskilda mission är att tillgodose den svenskspråkiga befolkningens behov av universitetsutbildning och forskning. Verksamhetsidén och missionen presenteras utförligare i verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2005-2008, se www.abo.fi/fa/planering/verksamhets_o_ekonomiplan/ och www.abo.fi/aa/rektor/verkside.sht IT-strategin, målsättningar och sammanfattning Målsättningen är att göra en övergripande strategi för IT-verksamheten inom forskningen, undervisningen och de administrativa funktionerna vid Akademin. Datacentralen har i sin instruktion givits ansvaret för styrningen av Akademins ITverksamhet och upprätthållandet av IT-servicen. Det bör noteras att en definition av begreppet IT-verksamhet är svår att göra. Det kan under planeringsperioden bli aktuellt med nya gränsdragningar t.ex. vad gäller telefoni och AV-teknik. IT-strategin, vision Akademins målsättning är en högklassig forskning och på forskningen baserad utbildning av hög kvalitet. Målsättningen förutsätter att IT-infrastrukturen, -tillämpningarna och -servicen är av samma höga kvalitet. Vid planeringsperiodens slut har IT-miljöns funktionalitet ytterligare förbättrats. Moderna IT-verktyg används inom undervisning, forskning och administration. Undervisningen har till en stor del virtualiserats. En webbportal ger information om undervisning, forskning och administration på ett lättillgängligt sätt både för personal, studerande och utomstående. De trådlösa näten möjliggör flexibel tillgång till ITinfrastrukturen för studerande och personalen. Ett projektarbetssätt för utförande av ITprojekt har införts vid ÅA och de nödvändiga IT-utvecklingsprojekten sköts på ett effektivt sätt. Via konsolidering av utrustningen och programvaran, genom utvecklandet av närstödsfunktioner, och genom att höja personalens IT-kunskaper har man uppnått rationaliseringsvinster och kostnadseffektivitet. Systemens driftsäkerhet är god, med en datasäkerhet som trots de ökande hoten håller hög klass och är up-to-date. Datacentralens uppgifter (ur instruktionen för de fristående institutionerna) Datacentralens uppgift är att främja utnyttjandet av informationsteknik (nedan IT) i forskningen, undervisningen och förvaltningen vid Åbo Akademi, inbegripet Österbottens högskola, genom: 8 8
1) att samordna, planera och ta initiativ för att utveckla utnyttjandet av IT inom informationsbehandlingen och informationsförvaltningen samt kommunikationen vid akademin, 2) att erbjuda IT-resurser och IT-sakkunskap åt akademins institutioner och enheter, deras anställda och studerande, 3) att ansvara för akademins datanät och datasäkerhet, 4) att samordna och utfärda direktiv för anskaffningar, samt handha underhåll av ITutrustning och basprogramvara för akademins institutioner och enheter, samt 5) att handha övriga uppgifter som faller inom dess verksamhetsområde. Angränsande strategier Akademins webbstrategi, se www.abo.fi/dc/admin/dd/dd04_2bilaga7.pdf Strategi för virtualisering av undervisningen vid Åbo Akademi, se www.abo.fi/virtuellauniversitetet/allmant/virtualiseringsstrategin2004-2006.pdf Om enheternas och Datacentralens ansvarsfördelning Fakulteten/enheten har ansvaret för speciella IT-tillämpningar och speciell utrustning inom sitt eget kompetensområde, för deras kostnader och underhåll. Akademins och Datacentralens allmänna direktiv angående datasäkerhet följs. Vid anslutning till Akademins eller andra datanät tillämpas Akademins IT-infrastruktur och -standards. Datacentralen svarar för Akademins gemensamma IT-system, dvs. system som betjänar flera fakulteter eller enheter, deras tekniska samordning och drift. Datacentralen har ansvaret för Akademins IT-infrastruktur och -standards. Vissa centrala IT-policies och allmänna direktiv Nedanföljande policies hittas via www.abo.fi/dc/security/ Akademins datasäkerhetspolicy (godkänd av styrelsen 8.6.2000) Akademins e-postpolicy (rektor 13.2.2003) Akademins policy för säkerhetskopiering (datadirektionen 3.3.2003) Akademins policy för virusskydd och säkerhetslappning (datadirektionen 25.2.2004) På samma sida finns även: Filtrering och begränsningar på datanättrafiken (DC och ledningsgruppen för datasäkerhet) Akademins policy för IT-anskaffningar (datadirektionen 5.6.1995) hittas på http://www.abo.fi/dc/admin/policy.shtml Bl.a. följande bestämmelser hittas via http://www.abo.fi/dc/admin/regler.shtml Användningsvillkoren för Akademins datorresurser Regler och rekommendationer för Akademins webb Villkor för systemrättigheter Etikregler för Datacentralen 9
Akademins IT-funktioner, nuläget Akademin har en omfattande och komplex IT-struktur. Praktiskt taget alla anställda och studerande har redan länge haft användarnamn och e-postadress på Akademins datorer. Idag är antalet användare c:a 10 000. Antalet aktiva arbetsstationer med datanätkontakt är c:a 3 500 och antalet serverdatorer c:a 60. Antalet privata datorer (hemdatorer) i förbindelse med Akademins datanät är drygt 2 000, av vilka c:a 1 300 har en fast medelsnabb anslutning (256 Kbps - 10 Mbps). Den centralt anställda IT-personalen motsvarar c:a 40 personår uppdelade på 6 sektioner. En handfull IT-planerare finns därtill utanför datacentralen. Det stödarbete som enheternas 80-90 st. DC-kontaktpersoner utför finns det ej tillförlitliga siffror på, men insatsen torde motsvara 10-tals personår. Några enheter har också anställt programmerare för utvecklandet av tillämpningar anknutna till enheternas forskning. Datacentralens årsbudget uppgår till c:a 2.8 M (inklusive den interna fastighetshyran). De övriga enheternas bokförda IT-utgifter omfattade år 2004 bl.a. hårdvaruanskaffningar för 0.75 M, köpta konsult- och planeringsarbeten för 0.3 M samt driftskostnader på c:a 0.15 M. Man får då en totalsumma på c:a 4 M för Akademins IT-utgifter. I den ingår inte lönekostnaderna för enheternas egna stöd- och utvecklingsarbeten med följdkostnader, vilka försiktigt och grovt uppskattat kan röra sig i storleksordningen 0.7-1.5 M. Datacentralens drifts- och lönebudgeter uppvisar ett strukturellt årligt underskott på c:a 80000 resp. 50000. Datacentralen och dess direktion har till uppgift att styra, utveckla och samordna samt stöda Akademins IT-verksamhet. Detta görs långt medelst utarbetande av policies, standards och rekommendationer. Allt mera resurser måste styras till datasäkerhetsarbetet, som redan idag omfattar flera personår. En kraftig utveckling av nya tillämpningar sker i synnerhet på den administrativa sidan. Många stora projekt är aktiva eller i startgroparna. De hänger också ihop med utvecklandet av ÅA:s webb och med datoriseringen av många arbets- och serviceprocesser. I årsrapporten över Datacentralens och ÅA:s IT-verksamhet 2004 hittas detaljerad information om sektionernas arbetsuppgifter och om ekonomin, samt om Akademins datorutrustning och programvara. En omfattande statistikdel ingår. Se www.abo.fi/dc/admin/dd/dd05_1bilaga5.pdf Kvalitetstänkandet, utvärderingen av IT-verksamheten Akademin har en aktiv roll i kvalitetssamarbetet mellan de finländska datacentralerna, som leds av en arbetsgrupp bestående av IT-chefer. Första steget är att utveckla beskrivningar av de viktigaste IT-processerna och -tjänsterna vid universiteten med en best practices -ambition. Följande steg är att konstruera kvantitativa och kvalitativa mått på hur dessa processer förverkligats. På basen av detta grundmaterial kan sedan olika jämförande utvärderingar och analyser av IT-funktionerna genomföras efter behov. Ett mål är att materialet också kan utnyttjas vid utvärderingar av t.ex. undervisningen eller forskningen vid universitetet till den del IT-funktionerna spelar en roll i dessa. Grundmaterialet bör kontinuerligt underhållas, vilket kommer att utgöra en utmaning. 10 10
2. IT-strategin, problem och förslag 2.1 Statsförvaltningens IT-förvaltning, styrning och organisation Statsrådets kansli har år 2004 utgivit en rapport www.abo.fi/dc/admin/statensit-organisation04.pdf ). Man föreslår att en koncernmässig styrningsmodell tas i användning för statens IT-verksamhet. Man hänvisar till uppmuntrande erfarenheter inom den privata sektorn, där man under det senaste decenniet har gått över till en koncernmässig styrning av informationsförvaltningen. Man anser att förändringen har bidragit till avsevärda inbesparingar och resurser har kunnat frigöras för kärnverksamheten och utvecklandet av IT-lösningar. Det anses konstaterat att en enhetligare IT-verksamhet bättre stöder utvecklingen av verksamheten. Såsom konkreta åtgärder föreslår man bl.a. att det för styrning av statens informationsförvaltning grundas (grundades i mars 2005) en styrenhet för statens IT-verksamhet, som ansvarar för den strategiska planeringen, ekonomi- och resursstyrningen, säkringen av kompatibiliteten och samarbetet på olika nivåer av förvaltningen. Ansvaret för produktionen av gemensamma IT-tjänster koncentreras kostnadseffektivt till enheten statens IT-tjänster, som skall grundas. Enheten kan bestå av olika verksamhetsställen. För ÅA:s och de övriga universitetens del (liksom för statsförvaltningen som helhet) skulle förslagen innebära att de stora IT-systemen inom ekonomi- och personalförvaltningen anpassas till gemensamma tillämpningspaket som underhålls, utvecklas och drivs centralt. Rapporten föreslår att upphandlingen av datorer, IT-stödet och även exempelvis e-posttjänster centraliseras för hela statsförvaltningen (upphandlingarna har börjat verkställas via Hansel från och med år 2004). En konsolidering och centralisering av IT-tjänster på statlig nivå kan tänkas innebära inbesparingar även för universiteten i vissa fall (t.ex. tillämpningar som är hårt reglerade, enhetliga och tämligen statiska såsom vissa IT-tillämpningar inom personaloch ekonomiförvaltningen). Till andra delar är förslagen problematiska i förhållande till universitetens innovativitet och behov av autonomi. Universiteten samarbetar idag bl.a. kring datanätet, datakommunikationen inom e-lärandet och vid licensanskaffningar med universitetsrabatter. Ett universitet har å andra sidan ännu mycket att rationalisera också internt. Man kunde tänka sig att Åbo Akademi inom sig skulle ta steg mot koncerntänkandet och att en ytterligare konsolidering av tjänster som är gemensamma för flera enheter eller hela universitetet kunde medföra rationaliserings- och kompatibilitetsvinster. 2.2 Koncernmodellen inom Akademin Med en konsolidering inom Akademin eftersträvas förenhetligade och ändamålsenliga system för de gemensamma och allmänna tillämpningarna. Via enhetlighet underlättas underhålls- och stödarbetet, både till den del det utförs av Datacentralen och av enheten. Då tillämpningen är gemensam uppnås bättre kompatibilitet mellan användare och mot andra angränsande tillämpningar. Tillämpad på Akademin skulle en koncernmodell innebära att en stor del av Akademins IT-verksamhet sköts på central nivå. Detta skulle omfatta t.ex. IT-infrastrukturen (bl.a. datakommunikationen, användaradministrationen, säkerhetskopieringen, driften av serverdatorer), den till datanät anslutna datorutrustningen och anskaffningarna, allmänna tillämpningar såsom e-posten, e-lärandeplattformerna, de administrativa 11
tillämpningarna, största delen av webbservicen samt de övriga IT-tillämpningar som är gemensamma för flera fakulteter eller enheter, och huvuddelen av användarstödet. Datasäkerheten kräver, förutom ständigt nya tekniska lösningar, fortsatt utvecklande av Akademiomfattande policies. E-postservicen är ett exempel på en typisk sådan tillämpning som numera helt koncentrerats till Datacentralen. E-posten har under de senaste åren starkt reglerats genom lagstiftning kring dataskyddet, integritetsfrågor, driftsäkerhet och datasäkerhet, vilket gör det i praktiken omöjlig för en enskild institution att sköta själv. E-posten har anslutningar till många olika tillämpningar, såsom minsture, tjänste-e-post, e-postlistor, webbkalendern osv., och inkluderar funktioner som spamfiltrering och virusskydd. Varierande e-postklienter används fortfarande flitigt inom Akademin, vilket är en bromsande faktor för ibruktagandet av ovannämnda anslutna tillämpningar. E- postklienterna bör förenhetligas. Akademin har redan i sitt regelverk mer eller mindre tydligt specificerat att ovannämnda funktioner skall skötas eller styras centralt. En kontroll saknas dock mot olika typers avvikelser, och konsolideringen är därför ofullständig, vilket bl.a. påverkar datasäkerheten negativt. Också inom Datacentralen fortsätter en kontinuerlig rationalisering av arbetet, bl.a. genom en tydligare arbetsfördelning mellan Åbo och Vasa. Sålunda har serverdatorerna för ÅA:s allmänna e-lärandeplattformer BlackBoard och Moodle koncentrerats till Vasa, varifrån de betjänar hela Akademin. Avsikten är att också vissa nya tjänster (såsom bokningssystemet och mötesarrangörstillämpningen) förläggs till Vasa. Å andra sidan integreras Vasas e-postserver i serverklustret i Åbo, varvid e-postservicen och dess utveckling förenhetligas. Allt kan inte skötas centralt inom Akademin. Ett universitet är uppbyggt av fakulteter och enheter som har sakkunskapen inom sitt område. Tydligt är att ansvaret för speciella IT-tillämpningar direkt anknutna till institutionens kompetensområde bör ligga hos enheten, självfallet inom ramen för de allmänna infrastrukturdirektiven (se avsnitten vissa centrala IT-policies och bestämmelser på sida 5 och datasäkerhet på sida 14). Förslag: ÅA strävar till att utnyttja statens koncerntjänster då det är rationellt, men bevarar rätten till autonoma beslut. IT-tjänster som är knutna till Akademins forskning och undervisning eller där Akademin annars har speciella behov förverkligas självständigt. FÄ och DC överväger styrmetoder för en effektivare konsolidering inom Akademin av ITinfrastrukturen och de gemensamma tillämpningarna. 2.3 Homogeniseringen av IT-utrustningen, anskaffningsprocedurerna Med en homogenisering av datorutrustningen eftersträvas en förenkling av användarstödet, underhållsarbetet och reparationer (här undantas specialutrustning, t.ex. sådan som ingår i laboratorieapparatur). En centraliserad anskaffningsprocedur möjliggör bl.a. automatisering av installationsarbetet så att datorerna kan levereras färdigt försedda med ÅA-programvara. Datasäkerheten förbättras då de är färdigt skyddade vid inkoppling till datanätet. Datacentralen har tekniska samarbetsavtal med tillverkare/leverantörer. Ofta uppnås också prisfördelar. 12 12
Idag sköts uppskattningsvis c:a 70% av Akademins anskaffningar av datorutrustning via Datacentralen. Av återstoden skaffas en mindre del i enlighet med ÅA:s rekommendationslista via direktköp till enheterna, medan resten inte följer rekommendationerna. Finansministeriet önskar centralstyra även datoranskaffningarna så att de sker via Hansel Ab. Hansel har genomfört anbudstävlingar för bl.a. bordsdatorer, bärbara datorer, laserskrivare/kopiatorer, platta skärmar och vissa serverdatorer. Dessa produkter får inte ämbetsverken längre köpa via andra kanaler. Oklart är tillsvidare hur direktiven skall tillämpas. Sannolikt kan ÅA fortsätta att använda Datacentralens existerande ramavtal, så länge dessa är i kraft. Troligt är att man härefter endast för specialbehov kan ordna egen anbudstävlan och via den ev. utnyttja andra leverantörer, men vad som är specialbehov är odefinierat. Också leasingmodeller skall skötas via Hansel. Frågorna är under utredning. Det verkar bekvämt att kunna skaffa t.ex. skrivare, skärmar och datanätswitchar via Hansel, medan datoranskaffningarna är mera komplicerade. En nationell centralisering av IT-anskaffningarna medför att de multinationella tillverkarna och de stora nationella återförsäljarna gynnas på bekostnad av de inhemska resp. lokala. Akademin undersöker möjligheterna att fortsätta det tekniska samarbetet med lokala återförsäljare och nationella tillverkare. Det finns vissa fördelar med att Akademin skulle gå in för att skaffa all normal ITutrustning centralt (via Hansel eller via egna ramavtal). Ur datasäkerhetssynvinkel är det viktigt att alla datorerna levereras färdigt installerade med operativsystem och allmän programvara och att dessa är korrekt parametriserade innan datorn kopplas till nätet där den omedelbart utsätts för attacker. Så sker redan idag med datorer som anskaffas via Datacentralen. Man vinner samtidigt några arbetstimmar per dator med en automatisk installation (För ÅA:s 600-800 nya datorer/år motsvarar det över ett personår). Maskinparken kan hållas homogen, vilket underlättar Datacentralens och enheternas användarstöd, samtidigt som tillämpningarnas kompatibilitet ökar. Utrustningen kan också då lättare cirkuleras inom Akademin. Ett heltäckande och konsistent utrustningsregister kunde uppnås. Datacentralen har fullmakter att göra garantireparationer på vissa produkter, vilket ger snabbare service åt enheterna. Flera medelstora universitet (TaY, JoY, JY, VY) har de senaste åren gått in för att skaffa all sin datorutrustning centralt medelst ledningens beslut och egna ramavtal. Förslag: Akademin ingår avtal med Hansel för IT-produkter där inga speciella krav eller tilläggstjänster behövs, eller för vilka Hansel kan utveckla tillräckligt flexibla avtal. Exempel på sådana produkter kan vara skrivare, skärmar och datanätswitchar. För produkter där särskilda behov finns, som Hansels avtal ej uppfyller, utarbetar Datacentralen ramavtal, vilka medelst ledningens beslut omfattar hela Akademin. Exempel på sådana produkter kan vara server-, bords- eller bärbara datorer eller gemensam programvara. Dylika ramavtal utarbetas i samråd med enheterna. 2.4 Styrningen av Akademins IT-verksamhet och utvecklandet av den Med styrning av Akademins IT-verksamhet eftersträvas lösningar som är kompatibla sinsemellan och mellan olika användare. En kontinuerlig rationalisering av Akademins olika processer är ett av målen. Viktigt är att Datacentralen har resurser att föra en kontinuerlig diskussion med enheterna och på så sätt bidra till att utveckla enheternas IT-funktioner. IT-verksamheten vid ett universitet kan delas upp i en operativ och en strategisk del. En datacentral svarar typiskt för IT-servicen, vilken inkluderar bl.a. driften av IT-systemen, datasäkerheten, användarstödet och det tekniska utvecklingsarbetet. Det strategiska 13
arbetet omfattar samordningen och utvecklandet av universitetets IT-funktioner, bl.a. genom uppgörandet av standards, policies och strategier för IT-verksamheten täckande såväl forskningen, undervisningen som administrationen. Vid Akademin har Datacentralen via sin instruktion tilldelats ansvaret för såväl servicefunktionen som strategiarbetet. Direktionen har ett strategiskt ansvar samtidigt som den övervakar Datacentralens funktioner. Direktören fungerar både som IT-strateg för Akademin och som chef för Datacentralen (idag ungefär 50-50). Modellen kunde förbättras så att kontakten mellan direktören och Akademins ledning gällande strategiska frågor ges fastare former. Likaså borde direktören ordnas tid för tätare kontakter med fakulteternas och enheternas ledning angående visioner och olika utvecklingsplaner. Direktionen kunde ordnas en aktivare roll i utvecklingsdiskussionen. Av de övriga finländska universiteten har 7 st (närmast de större) separerat den strategiska och den operativa chefsfunktionen. Man har alltså såväl en IT-strateg, ofta placerad på förvaltningen, som en datacentraldirektör. Direktionen är i flera fall ersatt av en strategisk ledningsgrupp. Återstoden (så när som på de minsta högskolorna) har benämnt sin IT-chef tietohallintojohtaja ( IT-strateg ) istället för direktör. ÅA:s nuvarande modell kunde utvecklas enligt någondera alternativen. Modellen med en chef skulle då förutsätta att direktören ytterligare kunde delegera operativa uppgifter åt sektionscheferna. Detta kräver i sin tur en viss förstärkning av sektionernas resurser, som kan ordnas t.ex. via anställning av dedikerad personal för närstödet (se avsnittet om användarstöd, sida 12). Sektionscheferna är idag anställda via arbetsavtal. De kan inte fungera som föredragande (inför direktören eller direktionen) och saknar egen formell beslutsrätt. Föredragningen sköts nu av direktören och avdelningssekreteraren, vilket inte är optimalt med tanke på sakkunskap. Man borde överväga en omvandling av arbetsavtalen till tjänster. Förslag: Den strategiska ledningen förstärks antingen genom att - DC:s direktör (alternativ benämning IT-strateg ) bereds möjlighet att delegera operativa uppgifter åt sektionscheferna genom att sektionernas resurser förstärks - eller så att en helt ny tjänst inrättas. En omvandling av sektionschefernas arbetsavtal till tjänster övervägs. Kontakten mellan Akademins ledning och direktören ( IT-strategen ) ges fastare former i samband med att Akademins ledningsmodell reformeras. 2.5 De dolda IT-kostnaderna, kostnadsmedvetenheten, budgeteringen Målet är att Akademin och dess enheter vore väl medvetna om de totala IT-kostnaderna, inklusive kostnader för t.ex. utrustning, programvara, driftskostnader, material, skolning, samt direkt eller dolt IT-arbete. Genom att synliggöra dessa kan IT-verksamheten vid behov rationaliseras och resurserna bättre riktas på utveckling och på kärnverksamheten. Akademins IT-budget är väldefinierad vad gäller de centrala utgifter som kanaliseras via Datacentralen. Däremot saknar fakulteterna och enheterna ofta en egen IT-budget. Anskaffningar görs ofta efter stundens behov, ifall anslag finns, utan planering. Också driftskostnaderna (material, utbildningskostnader, programvara, m.m.) kan överraska enheten. Speciellt besvärlig att uppskatta är den del av IT-arbetet på enheten (problemlösning, användarstöd, anskaffningar, programmeringsarbete) som utförs av enhetens 14 14
egen personal. Detta arbete beaktas inte alltid som en reell kostnad. Arbetet kan innebära att en lärare, forskare, eller t.ex. laboratoriepersonalen lägger ner en väsentlig del av sin arbetstid på uppgifter som i sig betjänar enheten, men som kanske inte alls tillhör den primära arbetsuppgiften. Dylika dolda lönekostnader med följdkostnader kan för ÅA ligga i klassen 1M /år. Enheternas IT-kostnader borde synliggöras och arbetsfördelningen mellan DC:s närstöd och enhetens egen personal borde klarläggas skilt för varje enhet. Förslag: Fakulteterna och enheterna gör upp egna IT-budgeter som behandlas vid resultatförhandlingarna. Datacentralen kunde hjälpa till med statistik och information. 2.6 Nivån på ÅA:s datorutrustning En förutsättning för att Akademins forskning, undervisning och administration håller god nivå är att också datorutrustningen gör det. Det är därtill viktigt för Akademins bild att IT-utrustningen och - resurserna hålls på en god nivå. En rimligt modern utrustning är också lättare att underhålla. Akademins personals IT-utrustning är i allmänhet hygglig. Det finns dock brister på många enheter när det gäller vissa personalgruppers (t.ex. forskarstuderandes) utrustning. Datorutrustningen på enheterna är av varierande ålder. Livslängden på en dator är för lång. En åldersstigen dator har oftast också ett föråldrat operativsystem och applikationsprogramvara. En gammal dator är ofta sårbar för attacker över datanätet, eftersom skyddet inte är up-to-date. Varje enhet kunde för sin IT-budget ställa upp mål t.ex. för hur ofta datorerna bör förnyas (typiskt inom 3-5 år). Datorklasserna är rimligt moderna (datorerna byts typiskt med 3 års mellanrum) och antalet bokningsbara klasser är tillräckligt (det finns gott om ledig bokningsbar tid). Det finns därtill ett antal allmänna datorrum (som inte kan bokas för ledd undervisning). Också denna utrustning är rimligt modern. Det finns önskemål från lärarsidan att de bokningsbara klasserna helt borde vara fredade från fri användning. Från studenthåll önskas igen att datorrummen inte alls skall kunna bokas. Datorklassernas och - rummens roller kunde eventuellt helt separeras. Studentdatorerna på enheterna, liksom de s.k. webbstationerna i allmänna utrymmen, är däremot ofta i dåligt skick, samtidigt som deras antal är otillräckligt. De flesta auditorier är försedda med lärardator och projektor. De mindre undervisningsutrymmena lever idag på utrustning som läraren lånar från Datacentralen eller enheterna. Detta upplevs minska lärarnas benägenhet att datorisera sin undervisning. De centrala serverdatorerna, datanätet och annan basutrustning är rimligt modern. Nuvarande investeringstakt är i stort sett tillräcklig. Stamdatanätet bör härnäst förnyas eller kapaciteten kännbart ökas mot slutet av planeringsperioden. Det kan inte ännu förutses huruvida detta kräver extra anslag. Förslag: En satsning görs på undervisningsutrymmenas dator- och kringutrustning, samt på studentdatorer till institutionerna Den årliga investeringsnivån höjs vad gäller enheternas datorutrustning Det strukturella underskottet i Datacentralens budget korrigeras. 15
2.7 Vissa speciella behov inom forskningen och undervisningen E-lärandet upplevs allmänt av fakulteterna som ett satsningsområde. Behoven varierar dock. Vissa enheter strävar närmast till att lägga mera undervisningsmaterial på webben. Andra prefererar att lägga kurser på e-lärandeplattformerna BlackBoard eller Moodle. För detta jobb behöver enheterna ofta tillfällig planerings- och teknisk hjälp. För distansundervisningen utvecklas de redan goda videomötesredskapen ytterligare. Andra efterlyser nya programverktyg, vilka behov Datacentralen borde kunna svara på i form av nya projekt. IT-utbildningen av personalen kräver en betydande tilläggssatsning. Kursutbudet borde utökas så att kontinuerlig fortbildning blir möjlig. Kurserna borde i högre grad skräddarsys per enhet. Det webb- och e-plattformbaserade utbildningsmaterialet kunde utökas. I Vasa har kursutbudet varit koncentrerat till Tritonia och därmed långt begränsat till e-lärandets behov. Problem förekommer också med att kurserna inte varit tillräckligt anpassade till ÅA:s IT-miljö. Studenternas tillgång till datorer skulle fortsättningsvis utvecklas via satsningar på en differentierad struktur, med datorsalar och studentdatorer på institutionerna, snabba fasta hemförbindelser, trådlösa förbindelser och på kabelnätet till studentbostäder. Akademins trådlösa datanät byggs ytterligare ut på ÅA:s alla verksamhetsorter. I Åbo och Vasa är näten samordnade mellan orternas universitet och yrkeshögskolor. I Åbo omspänner samarbetet också Åbo stads trådlösa nät samt en del andra organisationers inom ramen för SparkNet-avtalet. Den mobila användningen i dess olika former kräver utvecklande av nya tillämpningar och datasäkerhetsarrangemang. Kraftiga beräkningsresurser efterlyses av MNF och KTF. De beräkningskluster som redan finns på vissa enheter och på Datacentralen kunde vidareutvecklas i samarbete. Också grid-modeller kunde utnyttjas vid behov. Vissa enheter har särskilda utvecklingsbehov av mätinstrumentens styrdatorer eller annan utrustning samt programvara i olika typers laboratorier. Akademins allmänna standardutrustning eller programvara räcker då ofta inte till. Som ett exempel kan nämnas mediateknik och hantering av filmmaterial, där MacIntoshdatorer ofta lämpar sig bäst och specialprogramvara behövs. Akademin strävar efter att även i dylika fall ligga i utvecklingens spets, dock så att god datasäkerhet och datanätets integritet iakttas. Kunskapen och ansvaret för tillämpningen ligger i dessa fall på enheten. Förslag: Tillfälliga personresurser behövs på enheterna och ev. på Datacentralen för att utveckla e-lärandet. Anslagen kunde förslagsvis kanaliseras via och behovsprövas av ledningsgrupperna för ÅA:s virtuella universitet i Åbo och Vasa. Resurserna för IT-fortbildning av personalen utökas så att kurserna mera skräddarsys. Möjligheterna till trådlös och mobil användning vidareutvecklas. 2.8 Utvecklandet av användarstödet Målet med användarstödet är att Akademins personal och studerande snabbt kan få hjälp vid problemsituationer, utan att lägga ned orimligt mycket arbetstid själv. Användarstödet hjälper också användaren att utveckla sin egen datoranvändning. Användarstödet omfattar akuthjälp, experthjälp och eventuellt även hjälp utanför normal kontorstid. 16 16
En Help Desk-funktion (Orakel) önskas i Vasa, närmast för att förbättra studenternas användarstöd. Oraklet i Åbo kunde utvecklas så att särskild personal skulle anställas för orakelfunktionen istället för att som nu sprida ut arbetet på DC:s hela personal med några timmar/vecka/person. Samma modell kunde lämpa sig för Vasa. I Åbo har utnyttjandet av Oraklet minskat. Man kunde ev. samordna Oraklet med det nya Lärcentrets behov av en helpdesk-funktion i samband med renoveringen av ASA. Närstöd har blivit en vardaglig term inom Akademin och personalen har lärt sig att deras enhet är tilldelad en närstödare från Datacentralen som har hand om IT-stödfunktioner för enhetens del. DC:s närstöd fungerar nu så att ett 15-tal IT-planerare delar sin tid mellan närstödsuppgifter och systemuppgifter. Närstödsfunktionen inom Akademin är väl uppskattad och utnyttjas av de flesta enheterna. Kraven på snabbare och bättre stöd har ökat. Även planering ingår i närstödsfunktionen. Tanken är att närstödaren känner sitt närstödsområdet väl och kan förbättra och utveckla ITfunktionen på enheten. Läget är dock idag mycket varierande. Beträffande närstödet kunde en gränsdragning göras angående vilka uppgifter Datacentralen skulle sköta och vilka som lämpligen sköts av enhetens personal. Enheter som anser sig behöva mycket närstöd borde själva bekosta det extra närstödet, vilket sedan samordnas med det stöd DC erbjuder. Närstödet kunde utvecklas i riktning mot att dedikerad personal anställs för det mera akuta stödet, medan nuvarande närstödare tar ett större ansvar för långsiktigare stöd åt enheterna och därtill ges tid att satsa mera på systemarbetet. Detta innebär alltså en viss ökning av sektionernas systemresurser. DC har under året experimenterat med denna modell, som fungerat bra, men förutsätter god arbetsledning för akutstödpersonalen. Ett enkelt register över oåtgärdade användarproblem kunde upprättas. Det tekniska fjärrunderhållet vidareutvecklas så att uppgraderingar av operativsystem, allmänna tillämpningar, säkerhetslappar och virusskyddet sköts av Datacentralen över datanätet på ett heltäckande sätt, vilket i sin tur förutsätter enhetlig utrustning. Också användarstödet ges i allt högre grad över nätet. Användarstöd utanför kontorstid efterfrågas i växande grad, bl.a. i anknytning till e- lärande och distansundervisning. Ofta vill man då ha garantier mot driftsstörningar av olika slag. Akademins (liksom andra universitets) IT-service är uppbyggd så att datorerna är tillgängliga hela tiden (7*24 h/vecka). Dock finns det inte och kan inte finnas garantier mot driftsstörningar. Inte ens en full bemanning på Datacentralen dygnet runt veckan runt skulle ge fulla garantier. Lösningar i mindre skala kan däremot utvecklas. I dag kan Datacentralen ofta (men inte alltid) erbjuda en stödperson som kan åtgärda vissa enklare fel eller hjälpa till vid vissa vanliga problemsituationer. Beställaren, typiskt arrangören av en kvälls- eller veckändkurs eller annan tillställning, betalar då för ifrågavarande IT-planerares övertid enligt överenskommelse på förhand. Förslag: Dedikerad personal anställs för Orakel- och närstödsfunktionerna i Åbo och Vasa. Detta ökar samtidigt sektionernas systempersonalresurser. Det utreds huruvida Orakelfunktionen i Åbo kunde samordnas med Lärcentrets help deskfunktion i det renoverade ASA-huset. Datacentralen automatiserar fjärrunderhållet ytterligare och gör det heltäckande. 17
Akademins IT-tjänster är tillgängliga enligt 7*24-principen. Garantier mot driftsstörningar kan ej ges. Användarstöd ges under kontorstid. Akademin strävar efter att öka stödet utanför kontorstid. 2.9 Datasäkerheten Akademin strävar efter att upprätthålla en god datasäkerhet. Denna inkluderar bl.a. driftsäkerhet, ett dataskydd som tryggar den personliga integriteten, återhämtningsplaner då olyckan varit framme, en behörighetskontroll av användaren vars identitet och användarrätter skall vara i ordning, respekt för upphovsrätt och andra lagar, samt rimligt skydd mot attacker över datanätet. Datacentralen svarar för Akademins datoranvändaradministration (användarnamn och lösenord, datorernas datanätanslutningar, -namn, och -adresser). Denna är baserad på databaser över anställda, studerande och andra till Akademin anknutna personer, samt datorer. Databaserna är LDAP-kompatibla (LDAP står för Lightweight Directory Access Protocol) och uppdaterar kontinuerligt sin information från Akademins centrala personal- och studentdatabaser. Alla datoranvändare i Akademins datanät borde autentiseras med hjälp av LDAP-databaserna (identifiering och annan behörighetskontroll). Idag autentiseras ännu användarna på en del serverdatorer via egna användardatabaser. Dessa separata system innebär en säkerhetsrisk, då de inte uppdateras tillräckligt ofta och kan innehålla användare som avstängts eller vars användarrätt upphört. Man bör komma till att all användarautentisering sker via det centrala systemet. Vid anskaffning av nya tillämpningar, som förutsätter användarautentisering, bör inköparen kräva att tillämpningen är LDAP-kompatibel (vilket idag ännu ofta kan vara problematiskt), eller åtminstone en tidtabell för utvecklande av kompatibilitet. De finländska datacentralerna har gemensamt utvecklat ett system (med Shibboleth - tekniken) för nationell autentisering. Systemet betjänar all datoranvändning över organisationsgränserna såsom t.ex. utnyttjandet av gemensamma biblioteksdatabaser och inom den virtuella undervisningen. Autentiseringen skall alltså alltid göras av hemmauniversitetet, med det egna lösenordet, även om användaren utnyttjar datorer på ett annat universitet. Den nationella autentiseringen bygger på ett förtroendeavtal, som Akademin förbundit sig till, och som förutsätter att vår användaradministration är i skick. Också internationellt utvecklingsamarbete pågår i olika organ. Auktoriseringen av användare sker däremot i regel i respektive tillämpning eller på resp. serverdator, på det universitet som erbjuder tjänsten ifråga, men även den baseras på datat från hemuniversitetets databas. Med auktorisering avses att kontrollera rätten för en viss (redan autentiserad) användare att utnyttja ifrågavarande tillämpning eller dator. Alla användare skall ju inte ha tillgång till alla system. Den ökande problematiken kring datasäkerheten förutsätter att Akademins IT-policies och regelverk ständigt utvecklas. Det skall vara klart vem som har ansvaret för ett visst system eller för olika situationer. Regler för dataskydd, driftsäkerhet, riskanalyser, återhämtningsplaner, säkerhetskopiering, e-postregler, sanktioner vid missbruk osv. bör hållas uppdaterade. Datasäkerhetsansvaret fördelas mellan bl.a. rektor, prefekter, Datacentralens direktör, datasäkerhetschefen och den enskilda användaren. Universitetsdatacentralerna samarbetar kring regelverket och underhåller rekommendationer kring det. Akademin kan utnyttja dessa nationella regler, som vid behov anpassas för lokala omständigheter. Det är idag lätt att ladda ner stora datamängder från Internet, såsom t.ex. filmer eller musik. Ofta står detta i strid mot upphovsmannarätten. Den omfattande 18 18
dataöverföringen medför också ökade datanätavgifter för universiteten. Samtidigt innehåller datamaterialet ofta virus och annan oönskad programvara. Gränsen mellan privat och arbetsrelaterad datoranvändning har suddats ut. Fenomenet kräver fortsatt utvecklande av verktyg för bättre kontroll och filtrering av trafiken. Användarens medvetenhet om hoten och hans/hennes grad av ansvarstagande för hela universitetets datasäkerhet bör höjas kännbart. Skolning i datasäkerhet behövs för alla personalkategorier, liksom även för studenterna. Distans- och mobilanvändningen är idag välutvecklad, och utvecklas ännu vidare. Dessa flexibla användningssätt innebär samtidigt att hemdatorer av olika typer kopplas till Akademins nät utan Datacentralens vetskap. Bärbara datorer ansluts direkt till Akademins fasta eller trådlösa nät utan att det finns vetskap om de är skyddade mot virus eller säkerhetshål. Det finns ett stort behov av nya verktyg för kontroll av dylik nätaccess. Förslag Akademin utvecklar sitt regelverk i nationellt samarbete. Kurser i datasäkerhet behövs för alla personalkategorier. Av nya tillämpningar krävs kompatibilitet med användaradministrationssystemet. Centraliseringen av användarautentiseringen till DC:s LDAP-system slutförs. Anslutning av hemdatorer och olika typers mobila datorer utvecklas så att datasäkerhetskraven kan uppfyllas Nerladdning av datamaterial som är olagligt eller strider mot Akademins regler begränsas. 2.10 Datacentralens nya utrymmen Datacentralens utrymmen i Åbo förnyas med snabb tidtabell. De har inte renoverats på närmare 3 decennier och är idag nedslitna av den hårda användningen. Personalutrym-mena är otillräckliga som en följd av verksamhetens expansion. Planerarpersonalen är i många fall placerad så att 2-4 personer delar rum, vilket är olämpligt med tanke på de talrika kundbesöken. Också i övrigt har utrymmena blivit oändamålsenliga. Maskin- salen med serverdatorerna och den centrala datanätutrustningen är byggd på en tid då säkerhetsbehoven var helt andra än idag. Den bör byggas om från grunden så att statliga (bl.a. finansministeriets) säkerhetsnormer uppfylls gällande bl.a. driftsäkerhet, elförsörjning, luftkonditionering och fysisk säkerhet. Förslag: Utrymmena förnyas med snabb tidtabell så att de blir tillräckliga och ändamålsenliga. Maskinsalen förnyas från grunden enligt statliga normer. 2.11 Samarbetet med andra datacentraler m.m. Samarbetet med Vasa övningsskola kan utvidgas främst beträffande anskaffningarna av datorutrustning samt driften av viktiga servers. Tritonia-samarbetet berör särskilt bibliotekets behov och e-lärandet. Det att lärocentret och ÅA:s Vasa-bibliotek är anslutna till Vasa universitets datanät och infrastruktur medför ofta tekniska problem. Det tekniska samarbetet borde därför ges regelbundenhet. IT-fortbildningen av ÅA:s Vasapersonal handhas långt av Tritonias lärocenter, 19
vilket fyller sin uppgift när det gäller en viss del av e-lärandeundervisningen. Dock saknas kurser som informerar om Akademins övriga IT-infrastruktur och IT-tjänster. En IT-fortbildning i förslagsvis FC/Vasas regi skulle behövas för att komplettera personalutbildningen. Samarbetet mellan Åbo-högskolorna fortsätter som förut. Datacentralerna upprätthåller tjänster som betjänar också grannhögskolan. Sålunda sköter Akademins Datacentral driften av vissa av TuKKK:s ekonomisystem och av TY:s TRIP-baserade fulltextdatabaser. TY opererar studentbyns datanät för alla högskolors del. Datanäten, inklusive de trådlösa näten, är direkt sammankopplade och tillåter delning av olika tjänster. Vid uppgörandet av olika programlicensavtal samarbetar datacentralerna likaså. På nationell nivå samarbetar datacentralerna särskilt intensivt vad gäller datasäkerhet och licensavtal. Kvalitets- och utvärderingsfrågor kommer att utgöra en tyngdpunkt under planeringsperioden. IT-cheferna möts 3-5 gånger per år. Bland de gemensamma resurserna kan generalsekreterarfunktionen, dess webbtjänst och webbtidskriften IT- Universitas nämnas. Inom universitetens Funet-samarbete satsas det särskilt på användaradministrationen (LDAP/Shibboleth-teknikerna) för autentisering över organisationsgränserna. På nordisk nivå deltar direktören såsom finländsk representant i NUAS IT-planeringsgrupp samt i de större svenska universitetens IT-chefsforum. Datacentralen är medlem i ett större antal internationella organisationer, bl.a. i EUNIS (European University Information Systems), ACM (Association for Computing Machinery, USA), EDUCAUSE (USA), ISOC (Internet Society), samt flera specialorganisationer. Förslag: Samarbetet med VÖS fördjupas särskilt beträffande datoranskaffningar och driften av serverdatorer. Tritonia-samarbetet fördjupas genom tillsättandet av en IT-arbetsgrupp. IT-personalfortbildningen av Akademins Vasapersonal kompletteras, förslagsvis i FC/Vasas regi. DC:s lokala, nationella, nordiska och internationella samarbete intensifieras ytterligare. 2.12 En projektmodell för anskaffning och utveckling av nya ITtillämpningar Avsikten med en IT-projektmodell är att utföra anskaffningar och utvecklingsarbetet på ett systematiskt och ekonomiskt sätt enligt gällande regler. Den säkrar tillämpningarnas kompatibilitet med övriga berörda tillämpningar såväl inom Akademin som med andra universitets och ämbetsverks. Modellen ger också en ram för rationaliseringen av olika arbetsprocesser. Enheterna och förvaltningen har ett ständigt behov av nya tillämpningar. Administrativa IT-projekt genomgriper ofta en hel verksamhet varvid dennas organisation och invanda arbetssätt samtidigt bör ses över och vid behov förnyas. En modell för genomförandet av IT-projekt behövs. Projektarbetssättet kan vara olika för anskaffning eller utveckling av å ena sidan stora administrativa eller annars gemensamma nya tillämpningar och för de ofta tidsbegränsade forsknings- (eller undervisnings-)projekt som initieras vid enheterna. Projektmodellen skulle basera sig bl.a. på följande principer: 20 20