Beviljad tid och insats hos hemtjänstmottagare samt organisering av anhörigstöd

SLUTDOKUMENT 1(2) 2013-09-26 För kännedom; Fullmäktiges presidium Kommunstyrelsen Partiernas gruppledare Socialnämnden Beviljad tid och insats hos hemtjänstmottagare samt organisering av anhörigstöd Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun granskat om socialnämnden genom tillräcklig internkontroll säkerställer att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är beviljade samt om socialnämndens organisering av anhörigstödet är ändamålsenligt utifrån de skärpta lagkraven inom området. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Resultatet av vår granskning finns redovisat i bifogad revisionsrapport. Vår sammantagna bedömning är att socialnämndens interna kontroll inte är tillräcklig för att säkerställa att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är beviljade. Vi bedömer även att socialnämnens organisering av anhörigstödet inte är helt ändamålsenlig utifrån de skärpta lagkraven som kom 2009. Vår sammantagna bedömning baseras på följande iakttagelser; Inom hemtjänstverksamheten ska systemet SMITH användas för planering samt registrering av besöksfrekvens hos hemtjänstens kunder. Systemet fungerar, enligt uppgift, inte önskvärt och har inneburit flera tekniska och implementeringsmässiga utmaningar. Till följd av detta används det nuvarande systemet inte fullt ut av alla hemtjänstgrupper och ingen tillförlitlig statistik avseende effektiv tid hos kunderna finns att tillgå. Vi bedömer vidare att det även förekommer brister avseende säkerställandet att kunderna får den tid och insats de är beviljade. Förekomsten av rutiner och riktlinjer för rapportering av avvikelser anser vi överlag vara god, även om tillämpningen av dessa rutiner har potential att förbättras. Vi ser ett behov av att ytterligare lyfta fram vikten av att avvikelser upprättas samt att sammanställning och analys av inkomna avvikelser görs och rapporteras till nämnden och verksamheterna. Uppföljning och analys av beviljad tid och insats sker i viss utsträckning genom kontinuerliga uppföljningar av kundernas beslut och genomförandeplaner. Biståndshandläggare och verksamhetsledare från respektive hemtjänstgrupp träffas månatligen och går igenom beviljad- samt utförd tid hos samtliga kunder. Genom nuvarande system för rapportering av genomförd tid och insats är det inte möjligt att ta fram tillförlitlig statistik över utförd tid och insats hos respektive kund samt utförandegrad och verkningsgrad på övergripande nivå. Bilaga: Revisionsrapport Hemtjänstens verksamhet samt anhörigstödets organisering,, september 2013

SLUTDOKUMENT 2(2) 2013-09-26 Stöd till närstående ges via anhörigkonsulenten inom hemstödsavdelningen samt via individ- och familjeomsorgen (IFO) i kommunen. Inget kontinuerligt och strukturerat samarbete bedrivs i dagsläget mellan anhörigkonsulenten och anhörigstödet inom IFO, även om inledande kontakter tagits. Dessa brister i samarbete gör att vi bedömer att organiseringen kring anhörigstödet inte är helt ändamålsenligt. Med anledning av dessa och övriga iakttagelser som görs i bifogad revisionsrapport rekommenderar vi nämnden; Att system och/eller former för arbetssätt utarbetas för att säkerställa att kunderna får den tid och insats de är beviljade Att det inom hemtjänsten i högre grad genomförs uppföljningar som syftar till att tillförsäkra den enskilde kundens möjlighet att få det bistånd denne har beviljats. Detta eftersom avsikten med den utförda insatsen så långt det är möjligt ska motsvara det beviljade stödet i innehåll och omfattning Att rutiner för sammanställning och återkoppling avseende avvikelsehantering utvecklas, både inom respektive hemtjänstgrupp men även övergripande för hela hemtjänstens verksamhetsområde Att former för samarbete mellan anhörigkonsulenten och det stöd till anhöriga som ges via IFO utvecklas för att säkerställa en organisering av anhörigstödet som är ändasmålsenlig utifrån gällande lagstiftning Bilaga: Revisionsrapport Hemtjänstens verksamhet samt anhörigstödets organisering,, september 2013

Revisionsrapport Hemtjänstens verksamhet samt anhörigstödets organisering Kiruna kommun Christina Karlsson Jenny Krispinsson 16 september 2013

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...4 2.1. Bakgrund...4 2.2. Revisionskriterier...4 2.3. Revisionsfrågor och kontrollmål...4 2.4. Metod och avgränsning...5 3. Granskningsresultat...6 3.1. Beslut och genomförandeplaner...6 3.1.1. Stickprov av beslut och genomförandeplaner...7 3.2. System för rapportering av utförd tid och insats...7 3.3. Rutiner och riktlinjer för avvikelser...8 3.4. Uppföljning av tid och insats...9 3.5. Stöd till närstående...9 Bilaga1.Stickprovavgenomförandeplaner Bilaga 2. Kostnad per kunder i glesbefolkade regioner Kiruna kommun

1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Kiruna kommun har genomfört en granskning av kommunens hemtjänstverksamhet. Vi har även granskat om socialnämndens anhörigstöd är ändamålsenligt utifrån de skärpta lagkraven. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämndens interna kontroll i dagsläget inte är tillräcklig för att säkerställa att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är beviljade. Vi bedömer vidare att anhörigstödets organisering till viss del är ändamålsenlig men att formerna för samarbete mellan anhörigkonsulenten och det anhörigstöd som ges via individ- och familjeomsorgen behöver utvecklas. Den sammanfattande bedömningen baseras på följande iakttagelser kopplat till respektive för granskningen styrande kontrollmål: Det finns fungerande system för hur personalen rapporterar utförd tid/insats hos kunder Vår bedömning är att det i dagsläget till viss del saknas ett tillförlitligt system för att säkerställa att kunden får beviljad tid och insats. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Inom hemtjänstverksamheten ska systemet SMITH användas för planering samt registrering av besöksfrekvens hos hemtjänstens kunder. Systemet fungerar, enligt uppgift, inte önskvärt och har inneburit flera tekniska och implementeringsmässiga utmaningar. På grund av detta används det nuvarande systemet inte fullt ut av alla hemtjänstgrupper. De utmaningar som finns med det nuvarande systemet har inneburit att det inte finns någon tillförlitlig statistik avseende effektiv tid hos kunderna. Till följd av detta bedömer vi att det även förekommer brister avseende säkerställandet att kunderna får den tid och insats de är beviljade. Socialnämnden håller för närvarande på att upphandla ett nytt system för planering och registrering av besöksfrekvens hos hemtjänstens mottagare. Rutiner och riktlinjer finns för hantering av avvikelser från upprättad genomförandeplan och beviljad tid/insats Vår bedömning är att det finns tillräckliga rutiner och riktlinjer för hantering av avvikelser men att det finns potential för förbättringar avseende tillämpningen av dessa rutiner och riktlinjer. Vi bedömer även att det finns behov av att göra sammanställningarochåterkopplingaravdeavvikelsersomrapporterats. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Kiruna kommun 1 av 13

Förekomsten av rutiner och riktlinjer för rapportering av avvikelser är överlag god, dessutom håller en ny avvikelserutin, som ska gälla för hela socialnämndens verksamhetsområde, på att tas fram. Genom granskningen framkommer dock att tillämpningen av avvikelsrutinerna sker i varierad utsträckning, varför vi ser ett behov av att ytterligare lyfta fram vikten av att avvikelser upprättas. De avvikelser som inkommer stannar hos berörd enhetschef och ingen övergripande sammanställning av avvikelserna görs. Vi ser här ett behov av att kontinuerligt göra sammanställningar och analyser av avvikelser samt att sedan återkoppla dessa sammanställningar och analyser till verksamheterna och nämnden. Uppföljning och analys sker av genomförd tid/insats i förhållande till upprättad genomförandeplan Vår bedömning är att uppföljning och analys till viss del görs genom uppföljningar av beslut och genomförandeplaner men att nuvarande rapporteringssystem inte ger förutsättningar för en tillräcklig uppföljning av genomförd tid och insats. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Enligt de stickprov som gjorts avseende beslut och genomförandeplaner framgår att samtliga kunder har en arbetsplan och att flertalet kunder även har en genomförandeplaner, även om det finns genomförandeplaner som vi anser ha brister. Uppföljning och analys av beviljad tid och insats sker i viss utsträckning genom kontinuerliga uppföljningar av kundernas beslut och genomförandeplaner. Biståndshandläggare och verksamhetsledare från respektive hemtjänstgrupp träffas månatligen och går igenom beviljad samt utförd tid hos samtliga kunder. De senaste åren har det genom nuvarande system för rapportering av genomförd tid och insats inte varit möjligt att ta fram tillförlitlig statistik över utförd tid och insats hos respektive kund samt utförandegrad och verkningsgrad på övergripande nivå. Detta på grund av de utmaningar som systemet medfört och som nämnts ovan. Organisationen kring anhörigstödet är ändamålsenlig utifrån de skärpta lagkraven Vår bedömning är att organisationen kring anhörigstödet inte är helt ändamålsenligt utifrån de skärpta lagkraven som infördes 2009. Bedömningen baseras på följande iakttagelser: Kiruna kommun 2 av 13

Stöd till anhöriga som vårdar närstående har tidigare bedrivits i projektform men är sedan andra halvåret 2012 en ordinarie verksamhet i kommunen med en anhörigkonsulent. Denne är organiserad inom hemstödavdelningen och arbetar främst mot närstående till äldre personer samt anhöriga till individer med funktionsnedsättning. Stöd till närstående ges även via individ- och familjeomsorgen (IFO) i kommunen. Inget kontinuerligt och strukturerat samarbete bedrivs i dagslägetmellananhörigkonsulentenochanhörigstödetinomifo,ävenom inledande kontakter tagits. Dessa brister i samarbete gör att vi bedömer att organiseringen kring anhörigstödet inte är helt ändamålsenligt. Rekommendationer Beaktat detta lämnas följande rekommendationer för att säkerställa socialnämndens interna kontroll avseende att hemtjänstmottagare får den tid/insats de är beviljade samt angående anhörigstödets organisering: Att system och/eller former för arbetssätt utarbetas för att säkerställa att kunderna får den tid och insats de är beviljade Att det inom hemtjänsten i högre grad genomförs uppföljningar som syftar till att tillförsäkra den enskilde kundens möjlighet att få det bistånd denne har beviljats. Detta eftersom avsikten med den utförda insatsen så långt det är möjligt ska motsvara det beviljade stödet i innehåll och omfattning Att rutiner för sammanställning och återkoppling avseende avvikelsehantering utvecklas, både inom respektive hemtjänstgrupp men även övergripande för hela hemtjänstens verksamhetsområde Att former för samarbete mellan anhörigkonsulenten och det stöd till anhöriga som ges via IFO utvecklas för att säkerställa en organisering av anhörigstödet som är ändasmålsenlig utifrån gällande lagstiftning Kiruna kommun 3 av 13

2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna i Kiruna kommun har i 2013 års revisionsplan beslutat att granska socialnämndens hemtjänstverksamhet. Valet av granskningsinsats har skett utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. En stigande andel äldre människor i samhället medför utmaningar och en ökad arbetsgrad för äldreomsorgen i kommunen. I Kiruna är omkring 20 procent av befolkningen 65 år eller äldre. Det ställer bland annat krav på en effektiv och välfungerande hemtjänst. För att kunna bedriva en sådan verksamhet krävs att socialnämnden kan kontrollera att kunderna får de insatser och den tid de är beviljade. Enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få de tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och livsföring i övrigt. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Hemtjänstinsatser skall ges till människor som på grund av sjukdom, fysiska, psykiska och/eller sociala funktionshinder eller annan orsak behöver stöd och hjälp i den dagliga livsföringen. Hjälp i hemmet syftar till att underlätta den dagliga livsföringen i den egna bostaden och bidra till ökad trygghet och kvarboende. Hjälp ihemmetbeståravindividuelltbehovsprövadeinsatseriformavpersonlig omvårdnad, exempelvis hjälp med personlig hygien, samt service i form av hjälp med bland annat städ, tvätt och matdistribution. I juli 2009 kom en lagändring i Socialtjänstlagen 5 kap. 10 som innebar en skärpning kring det stöd som kommunen ska erbjuda personer som vårdar och stödjer närstående samt ett tydliggörande avseende att fler grupper räknas som anhöriga. För att säkerställa att de som vårdar anhöriga får det stöd de är berättigade till finns behov av att följa upp kommunens organisering kring anhörigstödet. 2.2. Revisionskriterier De revisionskriterier som tillämpats för denna granskning är: Socialtjänstlagen 4 kap. 1 Socialtjänstlagen 5 kap. 10 2.3. Revisionsfrågor och kontrollmål Granskningens revisionsfrågor är om socialnämnden genom tillräcklig internkontroll säkerställer att hemtjänstens mottagare får den tid/insats de är Kiruna kommun 4 av 13

beviljade samt om organiseringen av anhörigstödet är ändamålsenligt utifrån de skärpta lagkraven? För att besvara de övergripande revisionsfrågorna har följande kontrollmål varit styrande för granskningen: Det finns fungerande system för hur personalen rapporterar utförd tid/insats hos hemtjänstens kunder Rutiner och riktlinjer finns för hantering av avvikelser från upprättad genomförandeplan och beviljad tid/insats Uppföljning och analys sker av genomförd tid/insats i förhållande till upprättad genomförandeplan Organisationen kring anhörigstödet är ändamålsenlig utifrån de skärpta lagkraven 2.4. Metod och avgränsning För denna granskning har fjorton personer som dagligen arbetar med frågor som berör hemtjänsten och/eller anhörigstödet i Kiruna kommun intervjuats, fördelat på funktionerna avdelningschef för äldreomsorgen, biståndshandläggare, enhetschefer, verksamhetsplanerare, undersköterska samt anhörigkonsulent. Utöver detta har en telefonintervju gjorts med en person på IFO som arbetar med stöd till närstående. I kommunens sju hemtjänstgrupper har fem stickprov av beslut och genomförandeplaner per hemtjänstgrupp utförts. Syftet med dessa stickprov var att undersöka om sådana planer finns upprättade för kunderna och om uppföljning och analys sker i förhållande till genomförd tid och insats. Totalt har 35 stickprov vardera tagits av beslut och genomförandeplaner. Granskning av dokumentation kring hemtjänsten och anhörigstödet i Kiruna har genomförts och i denna granskning har även en genomgång av socialnämndens protokoll för 2012 och 2013 ingått. I dokumentgranskning har följande dokument granskats: Socialförvaltningens verksamhetsplan 2013 Handlingsplan Anhörigkonsulent Rutin för förändring av kunds insats Socialförvaltningens avvikelserapport Rutin kring skyldigheten att rapportera missförhållanden/risk för missförhållanden (reviderad 2012-01-25) Förord till Genomförandeplanen (reviderad i april 2012) Mall för genomförandeplan (reviderad i april 2012) Granskningen avgränsades till socialnämnden inom Kiruna kommun och inkluderar personer över 65 år som beviljats hemtjänstinsatser. Den del av granskningen som berör anhörigstödets organisering är övergripande och avser hela socialnämndens verksamhetsområde. Kiruna kommun 5 av 13

3. Granskningsresultat 3.1. Beslut och genomförandeplaner I Kiruna kommun arbetar sex personer med biståndsbedömningar och beslut mot ordinärt boende. Av dessa biståndshandläggare fungerar en som förstehandläggare och har, utöver att göra biståndsbedömningar, även som uppgift att hålla biståndsgruppen uppdaterad med ny lagstiftning och aktuella domar. Förstehandläggaren uppges även fungera som ett bollplank för övriga biståndshandläggare inom hemstödsavdelningen. Genom granskningen framkommer att biståndshandläggarna upplevera att deras profession stärkts de senaste årens samt att kvaliteten i deras arbete blivit bättre. Jämfört med för några år sedan upplever biståndshandläggarna att de nu har fler domar att luta sig mot och att de nu avslår fler ansökningar än tidigare. Vidare har vi genom granskningen fått indikationer avseende brister kring rutiner och riktlinjer för handläggningsprocessen, vilket bekräftas av biståndshandläggarna. I genomförda intervjuer uppges att de rutiner och riktlinjer som finns är gamla och inaktuella samt att det finns behov av att revidera dessa dokument. I jämförelse med andra, jämförbara kommuner i glesbefolkade regioner har Kiruna en relativt dyr hemtjänst vad gäller kostnad per kunder, se bilaga 1 1. Detta är känt inom hemtjänstverksamheten i Kiruna och biståndshandläggarna uppger att diskussioner har förts angående varför hemtjänsten är så dyr. I intervjuer för denna granskning lyfts såväl tankar kring en generös biståndsbedömning fram, liksom faktorer som kommunens kvarboendeprincip samt att individer skrivs ut tidigare från sjukhus och därför nu kräver mer insatser när de kommer hem. Vidare uppger handläggarna att de försöker göra uppföljningar av nya beslut relativt snabbt för att kunna ta bort insatser som inte behövs. Detsamma gäller när hemtjänstens personal signalerar att en kund inte behöver all tid och alla insatser som denne har beviljats. Efter att biståndshandläggare fattat beslut avseende beviljande av hemtjänstinsatser skapas grunden för en individuell omvårdnad i en genomförandeplan. Arbetet med genomförandeplaner förutsätter ett förhållningsätt där omsorgen och de sociala aspekterna värderas lika högt som vården av de äldre. Målet bör vara att arbetet med genomförandeplaner och uppföljningar av dessa i form av kontinuerligauppföljningsmötenskautgöraengrundfördelaktighetochen individanpassad vård och omsorg. Inom hemtjänsten i Kiruna kommun ligger ansvaret för att upprätta genomförandeplaner på respektive kunds kontaktperson. Inom två veckor ska en ny kund ha en genomförandeplan och vid upprättande av genomförandeplanen deltar kundens kontaktperson, kunden och ofta någon anhörig och/eller god man samt hemsjukvården. 1 Kolada http://kolada.se/index.php?fp=1&page=workspace/nt Kiruna kommun 6 av 13

Genomförandeplanerna upprättas i relativt stor utsträckning, dock med varierad ambitionsnivå. Inom ramen för denna granskning har det framkommit att det finns genomförandeplaner som är att anse som bristfälliga, vilket även bekräftas av biståndshandläggarna. Oftast stämmer genomförandeplanerna överens med besluten, men det skulle vara önskvärt med mer ingående och utförliga beskrivningar över hur och när de beslutade insatserna ska utföras hos kunden. Var tredje månad ska genomförandeplanen följas upp av kundens kontaktperson och vid stora insatsförändringar ska en ny plan upprättas. Aktuell genomförandeplan ska förvaras hos kunden samt som en kopia på hemtjänstlokalen. Även berörd handläggare ska få en kopia av genomförandeplanen till sig, något som uppges fungera i varierande utsträckning. I dagsläget är genomförandeplanerna i pappersformat. 3.1.1. Stickprov av beslut och genomförandeplaner I Kiruna finns sju hemtjänstgrupper. Inom ramen för denna granskning har 35 slumpmässiga stickprov på beslut och genomförandeplaner gjorts, fem per hemtjänstgrupp. Denna stickprovsgranskning, se Bilaga 1, visar att samtliga kunder har ett beslut, men att två av dessa beslut inte är aktuella på grund av att kunden inte längre bor i kommunen. 29 av de 35 kunderna har genomförandeplaner som stämmer överens med besluten, vilket betyder att sex av 35 kunder saknar tillräckliga genomförandeplaner. För att en genomförandeplan ska kunna anses som tillräcklig bör den utgå från beslutet, som redogör för vilka insatser som beviljats, och mer specifikt beskriva hur och när insatserna ska utföras. Utöver detta vill vi åter lyfta fram att vår bedömning är att flera av genomförandeplanernas innehåll är bristfälligt. 3.2. System för rapportering av utförd tid och insats Inom hemtjänstverksamheten i Kiruna har systemet SMITH använts sedan ca 6 år tillbaka för planering samt registrering av besöksfrekvens hos hemtjänstens kunder. Den dagliga planeringen, som utgår från beviljad tid och insats, görs av respektive grupps verksamhetsplanerare. Vid verksamhetsplanerarens frånvaro finns personal ur hemtjänstgruppen som kan gå in och sköta planeringen. Som ett led i att säkerställa att ingen insats har fallit bort eller missats går två ur personalgruppen varje eftermiddag igenom morgondagens planering, denna rutin kallas kolla turer. Trots denna rutin har det i enstaka fall hänt att någon insats har fallit bort och missats. Genom intervjuer lyfts bland annat fram att planeringen tar mycket tid hos en del grupper och att Karesuandos hemtjänst inte planerar med SMITH eftersom personal upplever att systemet inte fungerar. Hos de hemtjänstgrupper som använder SMITH registreras besök hos respektive kund genom att personal, när de kommer till- och går från kunden, drar ett kort i den SMITH-dosa som finns hos kunden. Genom granskningen framkommer att ett nytt system för planering och registrering av besöksfrekvens håller på att upphandlas då det nuvarande systemet inte fungerar som önskat. Systemet uppges ha varit svårt att implementera i verksamheten samt Kiruna kommun 7 av 13

att lära ut till personalen. Vidare framkommer att hemtjänstverksamheten i Kiruna har haft en del tekniska problem med det nuvarande systemet. Detta har medfört att det resultat som framkommit ur SMITH, exempelvis avseende besöksfrekvens, inte varit helt tillförlitligt. Bristen på tillförlitliga resultat samt de tekniska och implementeringsmässiga utmaningarna med systemet har lett till att statistik inte har tagits fram de senaste åren. Detta har bland annat medfört att mätningar avseende effektiv tid hos kunderna inte har kunnat göras liksom mätningar avseende hur mycket av personalens arbetstid som går åt till administration samt kringtid. Eftersom det nuvarande systemet inte fungerar fullt ut bedömer vi att det även förekommer brister avseende säkerställandet att kunderna får den tid och insats de är beviljade. Ansvariga för hemtjänsten i Kiruna hoppas att de ska komma till rätta med detta i och med det nya systemet som håller på att upphandlas. Det nuvarande system är heller inte möjligt att integrera med vård- och omsorgssystemet Procapita som används inom biståndshandläggningen i kommunen. För det system som nu upphandlas finns ett krav på att systemet ska kunna integreras med Procapita, bl. a. för att underlätta framtagande av statistik. 3.3. Rutiner och riktlinjer för avvikelser Förekomsten av rutiner och riktlinjer för rapporteringavavvikelserbedömervi överlag vara god inomhemtjänstens verksamhet i Kiruna. En ny avvikelserutin som ska gälla för hela socialförvaltningen håller dessutom på att tas fram för att avvikelserapportering inom hela socialnämndens verksamhetsområde ska bli enhetlig. Genom granskningen framkommer dock att avvikelser inte alltid skrivs i den utsträckning som de borde skrivas. Intervjuade enhetschefer uppger att de försöker påminna och uppmuntra personal att skriva avvikelser, trots detta varierar antalet avvikelser i perioder och mellan grupperna. De avvikelser som lämnas in till berörd verksamhetsledare och/eller enhetschef ses sedan över av enhetschefen och åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. De avvikelser som inkommerstannarsedanhosenhetschefen och ingen sammanställning av avvikelserna görs. Enligt intervjuade chefer behöver de bli bättre på att sammanställa avvikelser för att få en samlad bild av avvikelserna inom verksamheten. Avvikelserna rapporteras inte vidare till nämnden. Enligt intervjuade har nämnden heller inte efterfrågat någon sammanställning av avvikelser. Även de biståndshandläggare som arbetar mot hemtjänsten kan ha nytta av att ta del av sammanställningar på avvikelser för respektive kund, detta som ett underlag att använda vid ombedömningar och uppföljningar. Sammanställning på avvikelser kan även vara en tillgång för biståndshandläggarna om anhöriga eller gode man till en kund inkommer med synpunkter avseende att kunden inte fått en insats denne är beviljad. Har biståndshandläggarna fått till sig avvikelser har de möjlighet att påvisa om den enskilde själv sagt bort hjälpen. Genom granskningen framkommer att biståndshandläggare och verksamhetsplanerare och/eller enhetschef för en dialog när kunder sagt bort insatser men att det ibland sker missar i denna kommunikation. Kiruna kommun 8 av 13

3.4. Uppföljning av tid och insats Enligt biståndshandläggarna följer de upp ett nytt ärende inom en månad och sedan sker uppföljningar av beslut årligen. Genomförandeplanerna ska följas upp av kundens kontaktperson var tredje månad men enligt intervjuer sker detta i varierad utsträckning.endelkontaktpersoneruppgesvaraväldigtbrapåattföljaupp genomförandeplaner för de kunder denne är kontaktperson för, medan andra behöver bli bättre på att göra uppföljningarna. Biståndshandläggare får, som tidigare nämnt, uppföljningar av genomförandeplaner till sig i varierande utsträckning. Eftersom nuvarande planerings- och rapporteringssystem, enligt de intervjuade, inte fungerar tillfredställande har ingen statistik avseende beviljad tid kontra utförd tid tagits fram ur SMITH de senaste åren. För ca två år sedan genomfördes ett projekt där beviljad och utförd tid mättes vilket visade på mindre bra siffror för en del hemtjänstgrupper. Verksamheterna tog då, enligt uppgift, till sig detta och genomgranskningenframkommerettbehovavattåterigengöraensådanmätning. I dagsläget finns vare sig aktuell eller tillförlitlig statistik avseende utförandegrad och verkningsgrad hos respektive hemtjänstgrupp eller hemtjänsten som helhet. Enligt vad som framkommer av granskningen har nämnden inte efterfrågat någon uppföljning avseende beviljad- och utförd tid inom hemtjänsten. Samverkan mellan biståndshandläggare och hemtjänstgruppernas verksamhetsledare och enhetschefer uppges överlag fungera bra, de har daglig kontakt och samverkan har förbättrats sedan den senaste organisationsförändringen. Biståndshandläggare, enhetschefer och verksamhetsplanerare har samrådsmöten fyra gånger per år och de flesta verksamhetsledare har även månatliga träffar med den biståndshandläggare som arbetar mot respektive verksamhetsplanerares hemtjänstgrupp. På dessa månatliga träffar går handläggare och planerare igenom beviljad och utförd tid hos samtliga kunder i ett försök att säkerställa att det som är beviljat utförts. Genom Procapita går det att ta fram sammanställningar över beviljad tid medan den utförda tiden till stor del bygger på uppskattningar från personalens sida. Detta på grund av de brister i hemtjänstens planerings- och rapporteringssystem som nämnts tidigare. Sammanfattningsvis kan sägas att det genom denna granskning framkommer att de uppföljningar som görs inte i tillräcklig grad säkersäller att kunderna får den tid och insats de är beviljade. 3.5. Stöd till närstående Den första juli 2009 infördes en ny bestämmelse i socialtjänstlagen avseende det stöd till anhöriga som vårdar eller stödjer en närstående. Av 5 kap 10 i socialtjänstlagen framgår att socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre, samt de personer som stödjer en närstående som har funktionshinder. Intentionen med denna skärpta lagstiftning är att anhörigstödet ska vidgas från att tidigare ofta ha riktats till äldre personers anhöriga till att nu omfatta hela målgruppen. Kiruna kommun 9 av 13

I socialförvaltningens verksamhetsplan för 2013 återfinns ett mål avseende anhörigstödet som lyder: Ett flexibelt annhörigstöd ska erbjudas när behov finns. Anhörigstödet i Kiruna kommun har sedan några år tillbaka bedrivits i projektform för att under andra halvåret 2012 omvandlats till ordinarie verksamhet med en fast tjänst. Denna tjänst arbetar 50 % som anhörigstödjare/anhörigkonsulent och 50 % med förebyggande hembesök. För anhörigstödet har en handlingsplan tagits fram där det bland annat framgår vilka områden anhörigstödet ska verka inom, hur detta ska göras, när och av vem. Som exempel på områden kan följande nämnas; att vara stöd/lots för anhörigvårdare, att marknadsföra och sprida information om anhörigstöd i samhället samt starta och leda anhörig-/samtalsgrupper. Anhörigkonsulenten har även som uppdrag att ta fram en plan för hur ett anhörigcenter skulle kunna fungera på bästa sätt. Organisatoriskt återfinns denna tjänst inom hemstödavdelningen och under samma engetschef som biståndshandläggarna. Att anhörigkonsulenten har nära kontakt med handläggarna inom hemtjänsten uppges medföra ett bra samarbete, exempelvis marknadsför handläggarna anhörigkonsulenten vid en del av hembesöken. Det händer även att anhörigkonsulenten medverkar vid hembesök. I dagsläget finns möjlighet till flexibel avlösning, utan biståndsbeslut, en till två gånger per vecka på en dagverksamhet. Denna avlösning är för de individer som inte har ett alltför omfattande omvårdnadsbehov. Framöver kommer bland annat temakvällar samt utbildningar inom demens för anhöriga att anordnas. För att marknadsföra anhörigkonsulenten har, enligt intervjuade, ett flertal informationstillfällen genomförts och information spridits i forum där anhörigstöd kan vara aktuellt. Vidare framkommer att anhörigkonsulenten upplever sig som mer och mer känd hos medborgarna. Genom granskningen framkommer att kommunens anhörigstöd via anhörigkonsulenten i dagsläget främstriktar sig mot närstående till äldre personer, men att anhörigkonsulenten även stödjer anhöriga till individer med olika former av handikapp. För närstående som stödjer individer med psykisk sjukdom och/eller missbruksproblematik finns ett visst stöd att få via individ- och familjeomsorgen (IFO) i kommunen. Detsamma gäller inom barnområdet. Inom IFO finns ingen tjänst som renodlat arbetar med stöd till personer som vårdar närstående. Det stöd somgesingåriställetsomendelidetdagligaarbetethosfleraavifo:s verksamheter, bland annat öppenvården. Kommunens anhörigkonsulent inom hemstödsavdelningen uppges i dagsläget inte ha kompetens för att arbeta med stöd till närstående inom de områden som traditionellt tillhör IFO. Ännu har kommunens anhörigstödjare inget kontinerligt och strukturerat samarbete med anhörigstödet inom IFO, även om inledande kontakter har tagits. Kiruna kommun 10 av 13

Bilaga1.Stickprovavbeslutochgenomförandeplaner Kund Hemtjänstgrupp Beslut Genomförandeplan Kommentar Kund 1 Berga Ja Ja Kund 2 Berga Ja Ja Kund 3 Berga Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 4 Berga Ja Ja Kund 5 Berga Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 6 Centralorten Ja Ja Delvis bristfällig genomförandeplan Kund 7 Centralorten Ja Ja Kund 8 Centralorten Ja Ja Kund 9 Centralorten Ja Ja Kund 10 Centralorten Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 11 Karesuando Ja Ja Kund 12 Karesuando Ja Ja Kund 13 Karesuando Ja Ja Kund 14 Karesuando Ja Ja Kund 15 Karesuando Ja Ja Ej aktuell, har flyttat Kund 16 Loussa Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 17 Loussa Ja Ja Kund 18 Loussa Ja Ja Kund 19 Loussa Ja Nej Kund 20 Loussa Ja Nej Kund 21 Raket Ja Nej Sagt bort insatser från hemtjänsten Kund 22 Raket Ja Nej Ej aktuell, bor ej i kommunen Kund 23 Raket Ja Ja Kund 24 Raket Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 25 Raket Ja Ja Kiruna kommun 11 av 13

Kund 26 Triangeln Ja Ja Kund 27 Triangeln Ja Nej Kund 28 Triangeln Ja Ja Kund 29 Triangeln Ja Nej Kund 30 Triangeln Ja Ja Kund 31 Vittangi Ja Ja Kund 32 Vittangi Ja Ja Kund 33 Vittangi Ja Ja Brister i genomförandeplan Kund 34 Vittangi Ja Ja Kund 35 Vittangi Ja Ja Brister i genomförandeplan Källa: Kiruna kommun, maj 2013 Kiruna kommun 12 av 13

Bilaga 2. Kostnad per kunder i glest befolkade regioner Kommun 2008 2009 2010 2011 2012 Arvidsjaur 118 318 95 167 106 036 144 968 160 316 Boden 173 098 122 900 118 426 173 104 172 936 Bollnäs 208 422 173 493 146 185 176 377 173 725 Eda 278 338 229 577 216 394 243 512 260 765 Haparanda 180 680 155 908 105 242 90 886 145 798 Hudiksvall 128 157 116 679 88 046 111 632 153 704 Härnösand 174 813 99 464 130 222 231 673 267 846 Kalix 165 766 132 896 138 513 131 595 128 754 Kiruna 258 033 232 898 225 851 193 685 266 904 Kramfors 175 537 168 262 207 688 207 256 230 888 Lycksele 226 961 164 827 160 358 163 782 182 376 Mora 195 816 165 933 148 280 160 426 175 227 Piteå 164 510 115 983 115 983 120 189 122 614 Sunne 213 473 136 923 150 429 217 300 219 080 Söderhamn 165 071 98 295 96 268 101 451 97 277 Älvsbyn 169 525 147 640 249 995 134 063 175 257 Kommuner i glesbefolkad region 187 282 147 303 150 245 162 619 183 341 Kommentar: För de tomma fälten saknas siffor. Källa: Kolada 2 2 http://www.kolada.se/index.php?fp=1&page=workspace/nt Kiruna kommun 13 av 13