Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 10... 3 10.1 Inköpsprocessen vid Göteborgs universitet... 3 10.2 Organisation, regelverk och lagstiftning... 4 10.2.1 Delegationsordning... 4 10.2.2 Inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare... 4 10.2.2.1 Beställar-id... 4 10.2.3 Kort om inköp och offentlig upphandling... 4 10.2.4 Viktigt om mutor... 5 10.3 Begrepp och definitioner... 5 10.3.1 Upphandling, inköp och avrop...5 10.3.1.1 Upphandling... 5 10.3.1.2 Inköp och avrop... 5 10.3.2 Ramavtal... 6 10.3.2.1 Andra statliga ramavtal... 6 10.3.3 Direktköpsavtal... 6 10.3.4 Köpeavtal... 7 10.4 Inköp och beloppsgränser... 7 10.4.1 Avtalsdatabasen... 8 10.4.2 Inköp under 15 % av tröskelvärdet, cirka 287 000 kr... 8 10.4.3 Inköp över 15 % av tröskelvärdet, cirka 287 000 kr... 8 10.4.4 Om upphandling ska genomföras... 8 10.4.5 Upphandlingsprocessen i korthet... 8 10.5 När du gör ett inköp... 9 10.5.1 Behov av vara/tjänst... 9 10.5.2 Utred inköpsbehov... 9 10.5.3 Upprätta beställningsunderlag... 9 10.5.4 Godkänn beställning... 10 10.5.5 Beställ... 10 10.5.6 Mottag ordererkännande... 10 10.5.7 Mottag leverans... 10 10.6 Särskilda regler och undantag i vissa situationer... 10 10.6.1 Anlitande av juridisk person i undervisning... 10 10.6.2 Övriga konsulttjänster... 10 10.6.3 Köp från auktioner, antikvariat eller privatpersoner och köp av begagnad utrustning... 10 10.6.4 Utlandsköp... 11 10.6.5 Köp från andra myndigheter...11 10.6.6 Byggentreprenad... 11 10.6.7 Resor... 11 10.6.8 Interna köp... 11 10.6.9 GU-shopen... 11 10.6.10 Övriga inköp... 11 10.7 Betalningsvillkor... 11 10.7.1 Förskottsbetalning... 11 10.7.2 Delbetalning... 12 10.8 Miljö... 12 10.8.1 Miljökrav vid inköp... 12 10.8.2 Miljömärkning... 12 Sid 1-14
Ekonomiavdelningen 10.8.3 Miljöfordon... 12 10.8.4 Mer om miljö... 12 Bilaga: Inköps- och upphandlingsterminologi... 13 Sid 2-14
10 INKÖPSHANDBOK en ska vara ett stöd för inköpare i det dagliga arbetet med inköp av varor, tjänster och entreprenader inom Göteborgs universitet (GU). Inköpsverksamheten inom GU är decentraliserad, vilket ställer stora krav på ett tydligt regelverk och enhetliga rutiner. Syftet med enhetliga rutiner för inköp vid universitetet är att: Höja kvaliteten i inköpsarbetet. Sänka GU:s totala inköpskostnader. Ställa miljökrav vid inköp och öka miljömedvetenheten inom Göteborgs universitet. Förbättra kontrollen över GU:s inköp. Följa de lagar och förordningar som reglerar universitetets verksamhet. Gruppen för upphandling och inköp vid ekonomiavdelningen ansvarar för förvaltningen av inköpshandboken. Lämna eventuella synpunkter till upphandling och inköp. Tips! För att söka i inköpshandboken gör på följande sätt: Öppna dokumentet och tryck Ctrl+F (alt. Välj Redigera och Sök i menyraden). Ett sökfönster visas där du kan skriva in ordet du söker. Klicka på Sök. Ordet letas upp i dokumentet och markeras med blått. Klickar du på Sök igen, så letas nästa ställe upp där ordet förekommer. 10.1 Inköpsprocessen vid Göteborgs universitet Den inköpsprocess som illustreras i flödesschemat nedan beskriver de inköpsrutiner som gäller inom GU. Flödesschemat innehåller också den fortsatta processen för kontering, attestering och betalning. Varje steg i inköpsprocessen motsvaras av ett fält i de två övre raderna i detta flödesschema. Den tredje raden beskriver processen från attest till betalning. Flödesschema inköp, attest och betalning 1. Behov av vara/tjänst 2. Utred inköpsbehov 3. Upprätta beställningsunderlag 4. Godkänn beställning 5. Beställ 6. Mottag ordererkännande 7. Mottag leverans EFH Belastningsattestera Leveransattestera Kontera faktura Beställa betalningsförslag Beställa betalningsbekräftelse Sid 3-14
10.2 Organisation, regelverk och lagstiftning Huvudansvaret för universitetets upphandlingsverksamhet ligger å ena sidan centralt hos gruppen för upphandling och inköp. GU:s inköpsorganisation är å andra sidan decentraliserad, då avrop och beställningar enligt upphandlade avtal samt direktköp kan göras självständigt av institutioner eller motsvarande. 10.2.1 Delegationsordning För myndigheten Göteborgs universitet är det upphandlingschefen som på delegation sluter universitetsgemensamma ramavtal. På institution eller motsvarande ligger attestansvar för inköp hos prefekt eller motsvarande, enligt gällande delegationsordning. 10.2.2 Inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare I universitetets inköpsverksamhet finns tre olika roller. Dessa är inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare. Inköpsansvarig är en central roll i inköpsverksamheten. Varje institution eller motsvarande ska utse en eller flera inköpsansvariga som samordnar institutionens inköp. Inköpsansvarig ska, liksom beställare, alltid ha ett beställar-id. Den inköpsansvarige ansvarar för att: Ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. Samordning för flera anställda, avdelningar och enheter görs, när så är möjligt. Ge råd om leverantörer, priser och miljömärkning. Hålla sig informerad om avtal och regler för avrop och upphandling. Beställare är den som har behörighet att göra inköp för eget behov. Beställaren ansvarar för: Ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. Gällande avtal och regler för avrop och upphandling av varor och tjänster följs. Inköpssamordnare finns endast på fakultetsnivå och kan vid behov även vara inköpsansvarig på fakultetskansli eller motsvarande. Inköpssamordnaren ska: Sammanställa förteckning över samtliga inköpsansvariga och beställare vid fakultet (eller motsvarande) och vidarebefordra denna information till gruppen för upphandling och inköp. Vara kontaktperson mellan gruppen för upphandling och inköp och inköpsansvariga på institutioner eller motsvarande. 10.2.2.1 Beställar-id Ett beställar-id är en kod som styr den elektroniska fakturans flöde i EFH-processen. Ett beställar-id måste uppges till leverantör vid varje beställning. Tilldelning av beställar-id beslutas av prefekt eller motsvarande. 10.2.3 Kort om inköp och offentlig upphandling Vid inköp av varor, tjänster eller entreprenader vid GU anses det vara allmänhetens medel som disponeras. Det gäller oavsett om det är anslagsmedel, externa medel eller övriga intäkter som finansierar köpet. Med anledning av detta finns det krav på att alla inköp vid universitetet ska ske enligt de lagar, regler, förordningar och policybeslut som finns inom området offentlig upphandling. Sid 4-14
Utgångspunkten i all offentlig inköps- och upphandlingsverksamhet är att den ska genomföras affärsmässigt, ske i konkurrens och vara objektiv. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) beskriver i detalj procedurreglerna för upphandling. Utöver lagar och förordningar finns även interna regelverk på området såsom Göteborgs universitets inköps- och upphandlingspolicy och kommentarer till densamma. Policyn fastställdes av rektor den 21 november 2005 och den gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom GU. 10.2.4 Viktigt om mutor Det är förbjudet att ta emot eller ge en förmån som förknippas med att mottagaren i sin tjänsteutövning ska handla på ett visst sätt. Detta gäller även om risken att man låter sig påverkas är liten. Med muta menas en belöning, förmån eller gåva. Den kan bestå av kontanter, men det kan också vara fråga om varor, resor, tjänster, rabatter, presentkort eller gästfrihet av olika slag. Någon nedre beloppsgräns för vad som är att betrakta som muta finns inte. Detta innebär att även gåvor till låga värden, såsom 100 kronor, kan betraktas som muta. Mer information finns i dokumentet Regler avseende mutor och bestickning/otillbörlig påverkan för anställda och uppdragstagare vid Göteborgs universitet, i Personalhandboken och hos näringslivsorganisationen Institutet Mot Mutor. 10.3 Begrepp och definitioner För att förstå universitetets regler och rutiner kring inköp är det viktigt att känna till några återkommande begrepp. 10.3.1 Upphandling, inköp och avrop Med upphandling avses förenklat de ramavtalsupphandlingar och objektsupphandlingar som handläggs av gruppen för upphandling och inköp. De inköp som görs av institutioner eller motsvarande definieras som avrop eller beställningar. Praktiskt taget alla inköp som görs vid universitetet ska ha föregåtts av någon form av upphandlingsaktivitet och undantag förekommer endast vid inköp under 15 % av tröskelvärdet, ca 287 000 kr. 10.3.1.1 Upphandling Göteborgs universitet är en upphandlande myndighet som omfattas av lagen om offentlig upphandling. Gruppen för upphandling och inköp har ansvaret för upphandlingsverksamheten vid myndigheten. Det är också gruppen för upphandling och inköp som svarar för att ramavtal ingås för GU:s räkning. GU:s institutioner, avdelningar eller enheter ska inte genomföra upphandlingar på egen hand. Kontakta gruppen för upphandling och inköp eller läs mer på upphandling och inköps hemsida. 10.3.1.2 Inköp och avrop Avrop kan göras lokalt på institution eller motsvarande och innebär att beställare och inköpsansvarig köper/avropar/beställer enligt de avtal som finns tillgängliga i GU:s avtalsdatabas. Den som avropar ska i första hand använda sig av GU:s egna ramavtal. I andra hand, inom produktgrupper där universitetet saknar egna avtal, kan man använda sig av något av de statliga ramavtal som upphandlats inom ramen för den statliga inköpssamordningen. Vid användande av ramavtal, såväl egna som statliga, finns inga undre eller över beloppsgränser utan det är endast beloppsgränser för avroparens delegation som sätter gränser här. Ramavtalen kan exempelvis användas för alltifrån inköp av en penna till inköp av ett mikroskop. Sid 5-14
Vid behov av en vara, tjänst eller entreprenad som överstiger 287 000 kr, kontakta gruppen för upphandling och inköp. Vid behov av en vara, tjänst eller entreprenad som understiger 287 000 kr får inköp ske från valfri leverantör, dock först efter att en affärsmässig och objektiv jämförelse gjorts exempelvis avseende pris. 10.3.2 Ramavtal Upphandling av ramavtal genomförs för avgränsade produktgrupper och inom områden där inköp sker ofta och/eller i stora volymer. Ramavtal är avsedda att underlätta för GU:s beställare och inköpsansvariga eftersom man utifrån dessa avtal kan avropa/beställa direkt hos en leverantör. Ramavtal sluts av gruppen för upphandling och inköp och är bindande för hela universitetet. Detta innebär att det inte bara finns en möjlighet, utan även en skyldighet att använda ett ramavtal om sådant finns. Samtliga institutioner, avdelningar och enheter inom GU ska vid köp inom en upphandlad produktgrupp avropa enligt ramavtalen och även i övrigt följa dess villkor. Med anledning av nya upphandlingslagar kan det numera finnas en bestämd avropsordning mellan de olika ramavtalsleverantörerna inom en produktgrupp. Information om detta finns i så fall i avtalsdatabasen på respektive avtalssida. En hög avtalstrohet till de upphandlade ramavtalen skapar bättre förutsättningar för universitetet att uppnå goda villkor i avtalen och det skapar även ett ökat intresse från leverantörerna att delta i kommande upphandlingar. Ramavtal kan tecknas med en eller flera leverantörer inom varje produktgrupp. Villkor såsom priser, leveransvillkor, garantier och serviceåtaganden är fastställda. När ramavtalsupphandling sker, säkerställs bland annat att leverantören är registrerad hos Bolagsverket och betalar skatt och sociala avgifter. Ramavtalsleverantören har också lämnat uppgifter om arbetsmiljöarbete, kvalitets- och miljöarbete, jämställdhetsarbete och etik inom organisationen. Miljöpolicy och jämställdhetspolicy ska finnas. Ett ramavtal löper över flera år och följs upp årligen genom arbete inom en utsedd upphandlingsgrupp och genom regelbundna möten med leverantörerna. Vid uppföljningen utvärderas samarbetet och försäljningsstatistik överlämnas. 10.3.2.1 Andra statliga ramavtal Förutom GU:s egna ramavtal finns, som tidigare nämnts, andra statliga ramavtal som upphandlats inom ramen för den statliga inköpssamordningen. Dessa avtal kan användas av flera statliga myndigheter, dock krävs i vissa fall att respektive myndighet aviserat deltagande. Det är upphandlingschefen som fattar beslut när GU ska använda centrala statliga ramavtal. De statliga ramavtal som bedömts relevanta för GU:s inköpsbehov, finns tillgängliga via avtalsdatabasen. Inom några områden har Göteborgs universitet genom upphandlingssamverkan med andra universitet och högskolor möjlighet att avropa enligt deras ramavtal. Dessa avtal finns också tillgängliga via avtalsdatabasen. 10.3.3 Direktköpsavtal GU har tidigare haft direktköpsavtal för att komplettera GU:s ramavtal. De tecknades med leverantörer för varor och tjänster där GU gör inköp i mindre omfattning. Med anledning av höjd gräns för direktköp till fyra prisbasbelopp upphörde 2009-12-31 möjligheten för leverantörer att teckna nya direktköpsavtal eller förlänga nuvarande direktköpsavtal. Redan ingångna avtal gäller avtalstiden ut och finns som vanligt sökbara via universitetets avtalsdatabas. Sid 6-14
10.3.4 Köpeavtal Ett köpeavtal avser vanligtvis ett enda inköp och reglerar i detalj alla villkor mellan en säljande leverantör och en köpare inom universitetet. Ett köpeavtal föregås alltid av en objektsupphandling, nationell eller internationell, genomförd av gruppen för upphandling och inköp för en institutions, avdelnings eller enhets räkning. 10.4 Inköp och beloppsgränser Om avtal finns eller inte för en produkt, samt därefter hur stort inköpsbeloppet beräknas bli, avgör om produkten behöver upphandlas, eller om inköp kan ske direkt. I nästa steg avgör värdet vilket upphandlingsförfarande som GU måste tillämpa. Detta påverkar i sin tur hur lång tid upphandlingen kommer att ta. Tänk på att det aldrig är tillåtet att dela upp ett köp i mindre delar för att komma under de beloppsgränser som anges i figuren nedan. Inköp och beloppsgränser Ska du köpa kontorsmaterial, trycktjänster, forskningsinstrument eller något annat? Sök i Avtalsdatabasen Finns avtal? NEJ JA Köp från avtalsleverantör Belopp under 15 % av tröskelvärdet, ca 287 000 kr. NEJ NEJ Upphandling ska genomföras. Kontakta Upphandling och inköp JA Köp från valfri leverantör efter en affärsmässig och objektiv jämförelse av exempelvis pris. Figuren beskriver hur inköp ska hanteras utifrån om det finns avtal och hur stort inköpsbeloppet beräknas bli. Sid 7-14
10.4.1 Avtalsdatabasen Oavsett vilket värde ett köp beräknas uppgå till bör du alltid börja med att göra en sökning i GU:s avtalsdatabas. Här följer några söktips. Söktips för avtalsdatabasen! Avsluta alltid hela eller delar av det sökord du skriver med en stjärna. Till exempel kan du skriva laborator* eller kemik* om du söker, leverantör, avtal eller produkter inom området laboratoriekemikalier. 10.4.2 Inköp under 15 % av tröskelvärdet, cirka 287 000 kr Sök i avtalsdatabasen. Om avtal finns för varan eller tjänsten ska dessa användas. Kontakta upphandling och inköp om du inte hittar det du söker. Om avtal inte finns får inköp ske från valfri leverantör, dock först efter att en affärsmässig och objektiv jämförelse gjorts exempelvis avseende pris. Ta in prisförslag eller offert och kontrollera att leverantören har giltig F-skattsedel. Prisförslag eller offert bifogas fakturan vid attest. 10.4.3 Inköp över 15 % av tröskelvärdet, cirka 287 000 kr Sök i avtalsdatabasen. Inköp över 287 000 kr får endast genomföras utan upphandling om ramavtal finns för varan eller tjänsten. Finns inte ramavtal ska upphandling genomföras. Kontakta gruppen för upphandling och inköp om du är osäker på vilka regler som gäller. 10.4.4 Om upphandling ska genomföras Kontakta upphandling och inköp eller beställ upphandling via blanketten: Beställning av upphandling. Blanketten ska vara undertecknad av prefekt eller motsvarande. Undersök gärna marknaden för den vara eller tjänst du behöver men ta aldrig in offerter eller inled förhandling med någon leverantör. I din kontakt med gruppen för upphandling och inköp får du information om hur du bäst går vidare. 10.4.5 Upphandlingsprocessen i korthet Inför en upphandling utreder köparen sitt behov, undersöker med fördel marknaden för varan eller tjänsten men tar aldrig in offerter eller inleder förhandling med någon leverantör. När beställningen av en upphandling är undertecknad och inlämnad påbörjas arbetet med ett förfrågningsunderlag. Köparen skriver en kravspecifikation, ofta i samverkan med gruppen för upphandling och inköp. Upphandling och inköp stämmer av de affärsmässiga villkoren exempelvis priser, leveransvillkor, garantier och serviceåtaganden, men svarar också för administration, dokumentation, arkivering och att upphandlingen sker enligt riktlinjer och gällande lagstiftning. Efter att förfrågningsunderlaget är färdigställt annonseras upphandlingen och anbudsgivare får lämna in anbud till upphandling och inköp vid ekonomiavdelningen. Inkomna anbud öppnas och utvärderas. Köparen svarar för utvärdering av funktion, prestanda m.m. Gruppen för upphandling och inköp svarar för leverantörsprövning och eventuell avtalsförhandling. När utvärderingen är färdigställd och beslut fattats meddelar gruppen för upphandling och inköp resultatet till dem som lämnat anbud. Avtal skrivs och undertecknas för GU:s räkning av den köpande institutionens prefekt. Sid 8-14
10.5 När du gör ett inköp Detta kapitel beskriver konkret hur du gör ett inköp enligt de inköpsrutiner som gäller inom GU. Om upphandling ska göras eller inte behandlas i kapitel 4. Inköp och beloppsgränser. Varje steg i inköpsprocessen motsvaras av ett fält i flödesschemat och av ett avsnitt i detta kapitel. Flödesschema inköp 1. Behov av vara/tjänst 2. Utred inköpsbehov 3. Upprätta beställningsunderlag 4. Godkänn beställning 5. Beställ 6. Mottag ordererkännande 7. Mottag leverans Flödesschemat beskriver inköpsprocessen vid GU. 10.5.1 Behov av vara/tjänst Behov av en vara, tjänst eller entreprenad uppstår inom GU:s verksamhet. 10.5.2 Utred inköpsbehov Inköpsbehovet behöver utredas. Checklista utred inköpsbehov: För att göra ett inköp måste du ha ett beställar-id (Se punkt 10.2.2.1 beställar-id). Kontrollera finansiering/budget. Kontrollera vilka leverantörer som finns i avtalsdatabasen. Gör en prisundersökning. Kontrollera om eventuella kringkostnader tillkommer (exempelvis lokalanpassning, kabeldragning, serviceavtal eller liknande). Kontrollera möjligheter att samordna inköpet med någon annan. Beakta alltid arbetsmiljön, miljö- och studentpåverkan. Beakta MBL vid inköp av tjänster. Beakta problematik kring mutor. (Se avsnitt 10.2.4). 10.5.3 Upprätta beställningsunderlag Ett beställningsunderlag ska innehålla all nödvändig information till leverantören, men även tillräcklig information till attestbehörig, så att beställning kan godkännas. Blanketten Beställning av varor och tjänster bör användas. Vissa leverantörer kräver rekvisition för att godkänna betalning mot faktura. Vid GU motsvaras rekvisitionen av en ifylld beställningsblankett med skriftligt godkännande av attestbehörig person. Vid beställning via leverantörens Internetbutik tas utskrift från skärmbild, beställningsbekräftelse eller liknande. Denna attesteras av dig som beställare/inköpsansvarig och bifogas beställningsunderlaget. Sid 9-14
10.5.4 Godkänn beställning Din beställning ska godkännas av attestbehörig person. Som beställare eller inköpsansvarig får du, genom delegation, med din signatur intyga att godkännande finns. Du ansvarar då för att godkännandet har inhämtats. 10.5.5 Beställ Skicka beställningen till leverantören med post, e-post eller telefax. Det är viktigt att du har en godkänd beställning när du beställer. Spara en kopia för egen del. Notera däremot att godkännande vid inköp via Internetbutik, i praktiken sker efter att beställningen skickats till leverantören. 10.5.6 Mottag ordererkännande Invänta ordererkännande från leverantören. Stäm av ordererkännandet gentemot beställning. 10.5.7 Mottag leverans När varan eller tjänsten levererats ska du kontrollera att leverantören uppfyllt alla överenskomna villkor. Vid behov kontakta leverantören. Bekräfta muntliga kontakter och överenskommelser skriftligen. Checklista för leveranskontroll: Leveransen är komplett och felfri. Eventuella avvikelser ska antecknas. Alla handlingar som överenskommits, har överlämnats av leverantören. Alla övriga villkor som angivits har uppnåtts. I GU:s upphandlade avtal finns vanligen reglerat vilka sanktioner, exempelvis prisavdrag eller vite, som kan bli aktuellt vid ofullständig och/eller försenad leverans. 10.6 Särskilda regler och undantag i vissa situationer I detta kapitel tas mycket kortfattat upp de särskilda regler och undantag som gäller för vissa speciella inköp. 10.6.1 Anlitande av juridisk person i undervisning Frågan om anlitande av juridisk person i undervisning måste prövas i fakultetsnämnd eller motsvarande innan inköpet genomförs. Se vidare personalavdelningens hemsida. 10.6.2 Övriga konsulttjänster En person anställd inom Göteborgs universitet får inte anlitas som konsult utan fakultetsnämnds prövning och godkännande. Förhandlingsskyldighet enligt MBL kan finnas i vissa fall. Se vidare personalavdelningens hemsida. 10.6.3 Köp från auktioner, antikvariat eller privatpersoner och köp av begagnad utrustning Inköp av varor på auktion, antikvariat eller från privatpersoner samt tillfälliga erbjudanden är normalt undantagna LOU:s upphandlingsregler. Exempel är konstverk, unika böcker eller boksamlingar. Sid 10-14
Tillfälliga erbjudanden om att köpa begagnad vetenskaplig utrustning, musikinstrument och liknande kan förekomma. Köparen ska säkerställa att värdet på utrustningen är väsentligt lägre än marknadspris. 10.6.4 Utlandsköp Vid inköp från utlandet under 287 000 kr ska först kontrolleras om det finns någon svensk filial eller motsvarande varifrån produkten kan beställas. Se till att fraktkostnaden är med i prisofferten. Vid köp från land inom EU måste VAT-nr anges för momsfrihet. Se Skatteverkets webbplats. På Tullverkets webbplats finns mer information om regler och kostnader vid import. Vid köp från länder utanför EU, av vetenskaplig utrustning, finns det möjlighet till befrielse av tullavgift. Inom EU finns inga tullavgifter. För mer information kontakta gruppen för upphandling och inköp. Vid köp från utlandet över 287 000 kr, och då ramavtal inte finns, kontakta alltid upphandling och inköp. 10.6.5 Köp från andra myndigheter Mervärdesskatt ska inte påföras fakturor mellan statliga myndigheter. 10.6.6 Byggentreprenad Fastighetsavdelningen ska alltid kontaktas innan lokalförändringar genomförs. 10.6.7 Resor Resehandboken innehåller regler och rutiner för beställning och inköp av resor. 10.6.8 Interna köp Handel inom universitetet, t.ex. lokalhyra eller lärartjänster, regleras genom interna prislistor eller överenskommelser. Priset ska överenskommas och dokumenteras innan köpet genomförs. Kalkylstöd för internhandel (tillgängligt via Medarbetarportalen) kan användas för beräkningar av priser vid intern handel. Prisöverenskommelsen ska bifogas internfaktura. 10.6.9 GU-shopen GU-shopen tillhandahåller kontorsmaterial och profilvaror med GU:s logotyp. 10.6.10 Övriga inköp För inköp av typ personligt utlägg, representation, inköp med inköpskort och egenförsäljning av inventarier se tillämpliga kapitel i ekonomihandboken. 10.7 Betalningsvillkor Generellt gäller att betalning ska ske inom 30 dagar från fakturans ankomstdatum. I upphandlade köpeavtal kan andra betalningsvillkor förekomma och dessa är då reglerade i avtalet. 10.7.1 Förskottsbetalning Förskottsbetalning ska undvikas men kan förekomma. Betalningsvillkoren regleras i upphandlade köpeavtal. Bankgaranti kan ibland utnyttjas. Vid frågor om bankgaranti kontakta ekonomiavdelningen. Sid 11-14
10.7.2 Delbetalning Delbetalning kan bli aktuellt vid större inköp av exempelvis forskningsutrustning, vid långvariga projekt eller byggentreprenader. Betalningsplan regleras i upphandlade avtal. Kontakta upphandling och inköp respektive fastighetsavdelningen. 10.8 Miljö Göteborgs universitet är sedan december 2005 i sin helhet miljöcertifierat enligt ISO 14001 och miljöregistrerat enligt EMAS. En viktig del i universitetets miljöarbete handlar om miljöanpassade inköp. 10.8.1 Miljökrav vid inköp Inköp inom GU ska enligt inköps- och upphandlingspolicyn genomföras på så sätt att varor och tjänster med rätt kvalitet och med minsta möjliga miljöpåverkan, anskaffas till en kostnad som är långsiktigt mest ekonomiskt fördelaktig för universitetet. Det är prefekt eller motsvarande som ansvarar för att rimliga miljökrav ställs vid inköp. Beställare och inköpsansvarig bedömer vilka krav som kan anses vara rimliga. Dessa krav ska vägas in i val av produkt. Se även GU:s miljöledningssystem. Notera att alla produkter som upphandlats inte per automatik är miljömärkta. 10.8.2 Miljömärkning För dagliga inköp är fem miljömärkningar vägledande. Dessa är Svanen, Bra miljöval, EU-blomman, KRAV och EU:s märke för ekologisk odling. Vägledande miljömärken Svanen är det officiella nordiska miljömärket instiftat av Nordiska Ministerrådet. Bra miljöval är Svenska Naturskyddsföreningens miljömärke. EU-blomman är ett gemensamt europeiskt miljömärke instiftat av EU. KRAV är en märkning av ekologisk produktion certifierad enligt föreningen Kravs regler. Märkningen TCO är ett kvalitets- och miljömärkningssystem av kontorsutrustning, datorprodukter och mobiltelefoner. Märkningen FSC (Forest Stewardship Council) är en internationell märkning av skogsprodukter. Se även Konsumentverkets webbplats. 10.8.3 Miljöfordon Från och med januari 2006 ska minst 85 % av alla personbilar som statliga myndigheter köper in eller leasar vara miljöbilar. För mer information besök den nationella miljöbilsportalen miljofordon.se. 10.8.4 Mer om miljö Mer information om GU:s miljöarbete finns i GU:s miljöledningssystem på webben. Där finns bland annat råd och instruktioner för miljöanpassad kemikaliehantering och miljöanpassad kontorsverksamhet. Fler miljötips vid inköp hittar du på upphandling och inköps webbplats. Sid 12-14
BILAGA: INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSTERMINOLOGI Nedan följer en sammanställning av begrepp i bokstavsordning med definitioner/förklaringar. Sammanställningen har koncentrerats till de begrepp som inte förklaras utförligt där de förekommer i handboken. Begrepp Anbudsgivare Anläggning Anskaffning Attest Attestansvar (= attesträtt) Avrop Avtalsdatabasen Avtalstrohet Bankgaranti Behörighet Belastningsattest Beloppsgränser Beställar-id Beställningsblankett Beställningsgodkännande Byggentreprenad Delegation Delegationsordning Direktköp F-skattsedel Följesedel Förfrågningsunderlag Inköpskort Inventarie Juridisk person Definition/förklaring Den som lämnar anbud/offert till den som gör inköp. En vara som är för bestående bruk och som skrivs av på minst tre år. Anläggningen ska inventeras varje år. Samlingsbegrepp för inköp och upphandling. Omfattar förutom köp även andra betalningsmodeller, exempelvis leasing, hyra, hyrköp. Godkännande/bestyrkande av sakförhållande. Rättighet att attestera med vilken personligt ansvar följer. Beställning/inköp av en vara/tjänst som sker inom ramen för ett redan upphandlat/tecknat avtal. GU:s databas med gällande ramavtal och direktköpsavtal publicerad via universitetets intranät. Att följa ingångna avtal och använda de ramavtal och direktköpsavtal som tecknats centralt för GU:s räkning. Bank garanterar (mot avgift) det belopp som GU exempelvis förskottsbetalar till leverantör. En personlig rättighet tilldelad utifrån exempelvis funktionsansvar i en organisation. Godkännande i EFH-systemet av att inköpskostnad får belasta visst kostnadsställe inom GU. Styr hanteringen av en inköpssituation med hänsyn till LOU och interna regelverk. Avser det beräknade värdet av varan/tjänsten, d.v.s. inköpskostnaden. Kod som måste uppges till leverantör vid varje beställning. En särskild blankett där erforderliga uppgifter för beställning har angivits. Godkännande av beställning från prefekt eller motsvarande behörig person. Sker genom underskrift på ifylld beställningsblankett. Större åtagande som avser installation inom, uppförande eller reparation av fastighet eller annan fast anläggning. Överlåtelse av behörighet. Förteckning över av prefekt eller motsvarande delegerade behörigheter. Köp utan föregående upphandling, godkänt endast under vissa beloppsgränser. Intygar att person driver näringsverksamhet i Sverige, vilket innebär att vederbörande själv betalar skatt och sociala avgifter. Dokument med beskrivning av gods som medföljer vid leverans. Upphandlingsunderlag för anbudsgivare, innehållande en upphandlings administrativa bestämmelser, kravspecifikation och avtalsförslag. Personligt utställt betalkort som ersätter handkassa. Se Anläggning ovan. Bolag, förening eller stiftelse som är självständigt rättssubjekt. Sid 13-14
Kontering Kravspecifikation Leveransattest Leverantör Leverantörsprövning Ordererkännande Personligt utlägg Prisbasbelopp Produkt Produktgrupp Rekvisition Upphandlingsgrupp VAT-nr Vite Ifyllande av fält i ekonomisystemets kodsträng: konto, ansvar, verksamhet m.fl. Listning av krav som en upphandlande myndighet ställer på den produkt som ska upphandlas. Godkännande av behörig person att ankommen faktura i EFH-systemet överensstämmer med mottagen leverans. Företag eller annan juridisk person som tillhandahåller varor, tjänster eller entreprenader mot ersättning. Den prövning av leverantörs finansiella ställning, skulder till skatteoch kronofogdemyndighet, kvalitets- och miljöarbete m.m. som GU genomför i samband med upphandling och vid godkännande av direktköpsleverantör. (=orderbekräftelse). Bekräftelse från leverantör att mottagen beställning inkommit, med bekräftelse om att beställd produkt kan levereras samt uppgift om datum för leverans. Anställd gör ett tillfälligt utlägg av privata pengar vid inköp för GU:s räkning. Prisbasbeloppet (tidigare basbeloppet) räknas fram på grundval av ändringarna i det allmänna prisläget. Prisbasbeloppet avrundas till närmaste hundratal kronor. Samlingsbegrepp för vara och tjänst (samt byggentreprenad). Gruppering/kategorisering av produkter som vid GU omfattas av ramavtal upphandlade i en ramavtalsupphandling. Exempel på produktgrupper är resebyråtjänster, laboratoriekemikalier och böcker. Beställning, order eller anmodan att leverera. Arbets- och referensgrupp för samordnade upphandlingsprojekt (främst vid upphandling av ramavtal). Grupperna består av företrädare för GU:s fakulteter. Exempel är PC-gruppen, tryckgruppen och bevakningsgruppen. VAT-nummer är detsamma som momsregistreringsnummer. GU:s VAT-nr är SE202100315301. (VAT = Value Added Tax). Leverantör kan föreläggas att vid vite hålla sina åtaganden enligt avtal. Vitet är den i förväg avtalade penningsumma som GU ska kunna kräva i det fall leverantören trots avtalets vitesklausul inte håller sin del av avtalet. Sid 14-14