Församlingsrådet PROTOKOLL 4 / 2013 7.5.2013 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SIDA 44 VAL AV LEDANDE UNGDOMSARBETSLEDARE 3 45 BESLUT OM FÖRSAMLINGENS DIAKONITJÄNSTER 4 46 BESLUT OM UPPFÖRANDE AV VERKET "JESUS CHRIST SUPERSTAR" 5 47 PERSONALPLAN FÖR ESBO SVENSKA FÖRSAMLING 5 48 ANHÅLLAN OM UNDERSTÖD/NUCKÖ FÖRSAMLING 6 49 BESLUT OM FÖRSAMLINGENS REPRESENTANTER PÅ FINSKA MISSIONSSÄLLSKAPETS ÅRSMÖTE 8.6.2013 6 50 ANHÅLLAN OM ANSTÄLLNING PÅ DELTID/KAJSA DAHLBÄCK 7 51 ANHÅLLAN OM BIDRAG/ANDERS BLOMBERG 7 52 FRIDAGSPLAN FÖR FÖRSAMLINGENS PRÄSTER OCH KANTORER MAJ- SEPTEMBER 2013 8 53 EKONOMISKT FÖRVERKLIGANDE JANUARI-MARS 2013 8 54 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 8 55 ANMÄLNINGSÄRENDEN 9 56 NORDISK KYRKOBYGGNADSKONFERENS I HELSINGFORS 29.8-1.9.2013 9 57 UPPDATERANDE AV ESBO FÖRSAMLINGARS STRATEGI 9
Församlingsrådet PROTOKOLL 4 / 2013 Tid 7.5.2013 kl. 18.30 20.35 Plats Mataskärs kapell Mataskärsvägen 3 Närvarande Rönnberg, Roger Aschan, Ghita Björkstén, Pehr-Johan Blom, Marianne Juslin-Sandin, Heidi Kankkonen, Stig Kujala, Tiina Nybergh, Angela Olsen-Nyberg, Annika Rantala, Ann-Mari Räihä, Susanne Seger, Sven Vuoristo, Camilla Åkerblom, Frans Kusénius, Thea Lejonqvist-Jurvanen, Nina ordförande suppleant sekreterare Frånvarande Bärlund, Benita MÖTETS ÖPPNANDE, LAGLIGHET OCH KONSTATERANDE AV BESLUTFÖRHETEN Ordföranden öppnade mötet och konstaterade att mötet hade sammankallats 30.4.2013 och att tretton ordinarie medlemmar och en suppleant var närvarande.
Det konstaterades att mötet var lagligt sammankallat och beslutfört. 2 Inledningsandakten hölls av Pehr-Johan Björkstén. GODKÄNNANDE AV MÖTETS AGENDA Föredragningslista nr 4 / 2013 jämte bilagor hade sänts till medlemmarna och på mötet utdelades en tilläggslista. Mötets agenda godkändes. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Stig Kankkonen och Tiina Kujala.
44 VAL AV LEDANDE UNGDOMSARBETSLEDARE 3 Tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare har förklarats ledig från och med 1.5.2013 i och med att den tidigare innhehavaren, Helena Aitti-Lindberg, valdes till ledare för församlingens barnverksamhet. Tjänsten var utannonserad i Kyrkpressen, Hufvudsbladet och på församlingens hemsidor och den söktes inom utsatt sista ansökningstid 19.3.2013 av tre personer: Camilla Dannholm, Jenni Lehto och Johanna Lund. Samtliga är behöriga för uppdraget och också för närvarande anställda i församlingen som ungdomsarbetsledare. Intervjugruppen (ledare för barnverksamheten Helena Aitti-Lindberg, ungdomspastor Johan Kanckos, kyrkoherde Roger Rönnberg, församlingsrådets vice ordförande Sven Seger och församlingsrådsmedlemmen Frans Åkerblom) intervuade de sökande och beslöt sända dem till lämplighetest. Testet utfördes av PD Search Oy, d.v.s. det företag som Esbo kyrkliga samfällighet för närvarande använder sig av för dylika test. Uppgiften som ledande ungdomsarbetsledare i Esbo svenska församling förutsätter operativ förmåga (att leda och utföra konkreta uppgifter på fältet), administrativ förmåga (att vara chef och leda verksamheten, vara budgetansvarig) och dessutom strategisk förmåga (att organisera och planera för framtiden och göra upp visioner). Samtidigt som fältarbetet utgör en stor del av arbetet ligger tyngdpunkten för tillfället i att organisera minior-, junior och ungdomsarbetet så att en konkret verksamhet blir möjlig. Till detta krävs en stor portion av förmåga till förnyelse, innovativt tänkade och mod att ha visioner. Till uppgiften hör i hög grad också att involvera ungdomsarbetet i den övriga verksamheten så, att när ungdomarna blir äldre, kommer de fortfarande att kännna sig hemma i och ha sin plats i församlingen. Vid valet inverker sökandenas kompetens, erfarenhet, intervjun och lämplighetstestet. Beslutsförslag delas ut på mötet. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Sammandrag över sökande Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet väljer ledande ungdomsarbetsledare enligt förslag som delas ut på mötet. På mötet utdelad beredning: Intervjugruppen konstaterar att bland de sökande har Jenni Lehto den bästa förutsättningen att sköta tjänsten då man beaktar förmågan att leda ungdomsarbetet under en situation när personalresurserna minskar och att samtidigt ha förmåga till förnyelse och visioner inför framtiden. Gruppen är enig i
sin ståndpunkt. Med denna motivering föreslår kyrkoherden att Jenni Lehto väljs till tjänsten. På mötet utdelat förslag till beslut: Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet: a) väljer ungdomsarbetsledare Jenni Lehto till tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare från 16.5.2013 b) konstaterar att prövotiden är fyra månader. 4 45 BESLUT OM FÖRSAMLINGENS DIAKONITJÄNSTER Församlingen har fyra tjänster inom diakonin, två av dem innehas av ordinarie anställda med anställning på 100 % (Majvi Andersson-Sjögren och Synnöve Heikkinen), en innehas av en ordinarie anställd som utifrån eget önskemål tjänstgör på deltid, i regel 60 %, för närvarande tillfälligt 80 % (Betrice Karlemo) och en som är anställd på 100 % men på visst tid till och med 1.9.2013 p.g.a. avsaknad av formell behörighet (Hannele Nygård). P.g.a. den ekonomiska situationen finns i församlingens budget för den tjänst som Hannele Nygård för närvarande innehar, från 1.9.2013 reserverat medel endast för en anställning på 60 %. Inom diakonisektorn har man diskuterat möjligheten att inte i detta skede ledigförklara denna tjänst då den blir ledig. Det kan förverkligas med hjälp av att Beatrice Karlemo under hösten är anställd på 80 % och att man dessutom mot slutet av året anställer tillfällig arbetskraft som hjälp under julruschen. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet besluter att: a) den diakonitjänst som blir ledig 2.9.2013 inte ledigförklaras och hålls obesatt tills vidare b) att Beatrice Karlemo under tiden 2.9-31.12.2013 är anställd på 80 % c) befullmäktiga kyrkoherden att inom diakonin anställa tillfällig arbetskraft på deltid mot slutet av året
d) på nytt ta ställning till den vakanta tjänsten när det finns närmare vetskap om det ekonomiska läget nästa år. 5 46 BESLUT OM UPPFÖRANDE AV VERKET "JESUS CHRIST SUPERSTAR" Församlingens kammarkör Novena, under kantor Nina Kronlunds ledning, har planer på att uppföra Tim Rices och Andrew Loyd Webbers verk Jesus Christ Superstar. Tanken är att framförandet sker under fastetiden 2014 i Esbovikens kyrka. Verket har under årens lopp gestaltats på olika sätt, bl.a. som teaterversioner men Novena kommer att framföra endast musiken, d.v.s. som en konsert. Verket har framförts i många kyrkor både i Finland och utomlands, t.ex nyligen i Matteuskyrkan i Helsingfors och i Klövskog, och församlingsrådet ombeds ta ställning om det också kan ske i Esbo. Orsaken härtill är två. Dels är det enligt kyrkordningen 14:2 kyrkoherden och församlingsrådet som gemensamt besluter om användandet av kyrkorna och dels har det funnits olika åsikter om innehållet i musikalen. Församlingsrådet i Espoonlahden seurakunta tar också ställning till frågan. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet ställer sig positivt till att församlingens kör Novena under fastetiden 2014 i Esbovikens kyrka uppför verket Jesus Christ Superstar. 47 PERSONALPLAN FÖR ESBO SVENSKA FÖRSAMLING Församlingens strategigrupp har utarbetat ett förslag till uppdatering av församlinges personalplan. Uppläggningen är den samma som i den nuvarande planen från år 2005 och den nya versionen utgör i första hand en förkortning och förenkling jämfört med tidigare. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Församlingens personalplan från år 2005 B. Strategigruppens förslag till personalplan
6 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet godkänner förslaget till personalplan för Esbo svenska församling. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna förslaget till personalplan efter smärre förändringar. 48 ANHÅLLAN OM UNDERSTÖD/NUCKÖ FÖRSAMLING Församlingens vänförsamling Nuckö församling tackar för samarbetet med Esbo svenska och anhåller om 6 700 euro i understöd för verksamheten år 2013. Kyrkoherden föreslår att församlingen beviljar Nuckö den summa som reserverats i budgeten, 6 000 euro. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Brev från Nuckö församling Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet ur budgetkontot 4871 210610 beviljar Nuckö församling 6 000 euro i understöd för verksamheten år 2013. 49 BESLUT OM FÖRSAMLINGENS REPRESENTANTER PÅ FINSKA MIS- SIONSSÄLLSKAPETS ÅRSMÖTE 8.6.2013 Finska Missionssällskapet samlas till årsmöte lördagen 8.6.2013 i Helsingfors. Esbo svenska församling har rätt att sända tre representanter till mötet. Möteshandlingarna skickas till representanterna i slutet av maj. Samma veckoslut, 7-9.6.2013, hålls FMS:s årliga missionsfest och denna gång både den svenska och finska festen på samma ort. Ärendet bordlades på församlingsrådets förra möte. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet utser tre representanter till Finska Missionssällskapets årsmöte 8.6.2013.
Församlingsrådet beslöt enhälligt utse Ghita och Rolf Aschan till församlingens representanter på Finska Missionssällskapets årsmöte 8.6.2013. 7 50 ANHÅLLAN OM ANSTÄLLNING PÅ DELTID/KAJSA DAHLBÄCK Vårdlediga B-kantorn Kajsa Dahlbäck träder i tjänst 16.6.2013 och anhåller om tjänstgöring på 50 % t.o.m. 1.9.2013. I Kajsa Dahlbäcks fall handlar det om partiell vårdledighet, vilket hon enligt kollektivavtalet har rätt till. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet beviljar B-kantor Kajsa Dahlbäck partiell vårdledighet så att hon perioden 16.6-1.9.2013 är anställd på 50 %. 51 ANHÅLLAN OM BIDRAG/ANDERS BLOMBERG Anders Blomberg anhåller om bidrag för deltagande i ett läger, karaweekend 27-29.9.2013 ordnat av Svenska Lutherska Evangeliföreningen. Deltagaravgiften uppgår till 99 euro. Mer information inväntas till mötet. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet bekostar avgiften för Anders Blombergs deltagande i Svenska Lutherska Evangeliföreningens läger 27-29.9.2013. Behandling: Marianne Blom föreslog understödd av Heidi Juslin-Sandin att ärendet bordläggs till nästa möte då församlingsrådet också besluter om allmänna principer för beviljande av dylika understöd. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna Marianne Bloms förslag.
8 52 FRIDAGSPLAN FÖR FÖRSAMLINGENS PRÄSTER OCH KANTORER MAJ- SEPTEMBER 2013 Församlingsrådet bör anteckna för kännedom fridagsplanen för församlingens präster och kantorer. (Av praktiska skäl ingår i bilagan även andra personalgrupper). BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Fridagsplan maj-september Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom fridagsplanen för präster och kantorer maj-september 2013. 53 EKONOMISKT FÖRVERKLIGANDE JANUARI-MARS 2013 BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Ekonomisk rapport Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom det ekonomiska förverkligandet för januari-mars år 2013. 54 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Kyrkoherdens beslut Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens beslut nr 17-32, 34/2013.
9 55 ANMÄLNINGSÄRENDEN Församlingsrådet antecknade för kännedom följande ärenden: A) Installation av kaplan Kira Ertman 1.9.2013 i Esbo domkyrka, kontraktsprost Lars-Henrik Höglund. B) Verksamhetsberättelse och statistik för Församlingarnas samtalstjänst 2012 enligt bilaga C) Rapport om Församlingförbundets förtroendeforum 20.4.2013 och om dess årsmöte 6.5.2013 D) Rapport om KRAN:s vårmöte 25.4.2013. 56 NORDISK KYRKOBYGGNADSKONFERENS I HELSINGFORS 29.8-1.9.2013 Den nordiska kyrkobyggnadskonferensen hålls i år i Helsingfors 29.8-1.9.2013 under temat Paradisrummet kyrkan och miljön. Deltagaravgiften är 155 euro. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet sänder två deltagare till den nordiska kyrkobyggnadskonferensen i Helsingfors 29.8-1.9.2013 Församlingsrådet beslöt enhälligt sända Pehr-Johan Björkstén och Heidi Juslin- Sandin till den nordiska kyrkobyggnadskonferensen i Helsingfors 29.8-1.9.2013. 57 UPPDATERANDE AV ESBO FÖRSAMLINGARS STRATEGI Förslag till besut: I Esbo församlingar startar arbetet med att uppdatera samfällighetens strategi. Inledningsvis ska man analysera nuläget och hur den nuvarande strategin förverkligas och man ser det som viktigt att de anställda i de enskilda församlingarna involveras i arbetet. Målet är att lägesanalysen är klar inom maj. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar ärendet för kännedom.
10 Avslutningsandakten hölls av Ghita Aschan. Ordföranden avslutade mötet kl. 20.35. Roger Rönnberg ordförande Nina Lejonqvist-Jurvanen sekreterare Protokollet har justerats och godkänts samt konstaterats överensstämma med mötets förlopp och med där fattade beslut. 2013. Stig Kankkonen Tiina Kujala
11