Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 4 maj 2016 i styrelserummet, GFRK. Närvarande Anna Anderberg Joel Carlsson Anneli Fagerberg Maja Hedström Johanna Maxson Veronika Nihlén Dana Pirooz Stina Simonsson Maria Stenberg Elisabeth Svanberg Gunilla Walther Lisa Warn Susan Åkvist Erica Lundqvist tf VC (del av möte) Förhindrad Caroline Bornsjö (via telefon 7) 1 Mötets öppnande Joel Carlsson hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet
välja Gunilla Walther och ordförande Joel Carlsson att justera protokollet 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från styrelsemöte 6 och 10 april 2016 och lägga det till handlingarna 6 Anläggning Susan Åkvist och Joel Carlsson informerar. Underlag för åtgärder med kostnader är inte färdigställt, kommer att presenteras för styrelsen innan sommaren. Tidsperiod möjlig att arbeta med anläggningen är för närvarande 9 dagar, tiden som behövs för arbetet ca två veckor. Joel Carlsson har varit i kontakt med kommunen som behöver kostnadsunderlag inför bedömning av eventuella renoveringsanslag. Susanne kallar till telefonmöte med tf VC Linda Wallin och konsult Tommy Asp för beredande av underlag. 7 Hästhusesyn Caroline Bornsjö deltar via telefon. Brandskydd, djurskydd, arbetsmiljö och miljö ingår i hästhusesynen. Förslag om indelning av styrelsen i grupper med olika ansvarsområden. Brandskydd är första punkt att starta med. Styrelsen ansvarar för arbetets struktur. Sanja Kalabic är ansvarig bland personalen. Elisabeth Svanberg, Caroline Bornsjö och Sanja Kalabic upprättar förslag på punkter att gå igenom samt ansvariga för respektive punkt. Biläggs protokollet. Senaste versionen läggs online tillgänglig för alla. Systematiskt arbetsmiljöarbete skall finnas och är en prioriterad fråga för styrelsen. 8 Trivseldagar Elisabeth Svanberg informerar. 2
Trivselgruppen är inte aktiv i sin nuvarande form. Trivseldagen 7 maj är inställd då den inte kan samordnas med pågående verksamhet. Elisabeth Svanberg samlar in förslag på aktiviteter till trivseldagar, medlemmar intresserade av att vara aktiva i Trivselgruppen samt föreslår höstens datum för aktiviteten. 9 Hagfördelning Gunilla Walther informerar. Kommer medlemmar inte överens om hagfördelning beslutar tf VC Linda Wallin om fördelning. 10 Konferensrummet Veronika Nihlén informerar. Julia Oldsberg fick av föregående styrelse i uppdrag att titta på möjligheter för renovering och uppfräschning av konferensrummet. Arbetet är prioriterat och hela innemiljön skall ses över enligt tidigare styrelsebeslut. Bevilja 10 000 SEK till uppfräschning av konferensrummet. Tyg, färg och möbler behövs. Möjlighet att införskaffa begagnade möbler undersöks fortsatt. Julia Oldsberg stämmer av processen med Veronika Nihlén och vid behov Joel Carlsson. Arbetet med konferensrummet föreslås vara aktivitet på trivseldag. 11 Ekonomi Anna Anderberg, kassör, rapporterar. Sammanställning av ekonomin skall färdigställas och presenteras för styrelsen. Budget har följts till och med mars. Bankkontakt finns på SEB Sankt Sigfrids Plan. Enkel attest används för fakturahantering, dubbel attest är önskvärt. Servicefack: Startat 2009, för förvaring av originalhandlingar. Inventering av innehåll. Verksamhetsberättelser, arrenden och köpeavtal i original samt kommunala lån mm är nu scannade för enkel åtkomst. Anna Anderberg undersöker hur säker ekonomihantering med dubbelattestering skulle kunna införas och kontanthantering avvecklas. Plan för nyttjande av kapital skall upprättas. 3
12 Verksamhetschef informerar Erica Lundqvist informerar om verksamheten. Personal Rekrytering av vaktmästare pågår. Lektionsstall Hästarna åker på bete 27/6. Sally har flyttat till Gråbo RK i utbyte mot Mira. Inför hösten behövs 8-12 nya hästar. För att tillgodose behovet av hästar utifrån ridskolans beläggning behöver 4-5 ponnyer bytas mot stora hästar. Idag finns 17 ponnyspiltor varav några skulle behöva byggas om till större spiltor för att få plats med mindre storhästar. Medlemsstall En box är uthyrd i andra hand. Anläggning Hissväggarna i ridhuset kommer att genomgå service i samband med sanering av vägg v 26-27. Anticimex kommer då också att sanera anläggningen för råttor. Hagstaket skall förstärkas med eltråd. Hagmark på andra sidan Töpelsgatan kan användas, beslut ej fattat om användning då risker finns med vägen. Elektriska nämnden har gått igenom anläggningen som fått godkänt. Detta görs var tredje år. Natten 23-24/4 skedde inbrott på kontoret, inget bedöms vara stulet. Polisanmält. Övrigt GFRK arrangerar Bohuscupen i dressyr omgång 2 söndag 8/5. GFRK har ett deltagande lag med lektionsryttare. GFRK deltog i radioprogrammet Juniorsporten som sändes i P4 söndag 1/5. Gå in på http://sverigesradio.se/sida/gruppsida.aspx?programid=2905&grupp=14257 Till tf VC uppdra att ta fram förslag för inriktning på framtida verksamhet. Närmast avseende fördelning storhäst och ponny samt vilken barn- och ungdomsverksamhet som ska bedrivas. Maria Stenberg och Veronika Nihlén deltar från styrelsen. Joel Carlsson kallar innan sommaren till möte om säkerhetsfrågor med del av styrelsen samt VC och om möjligt konsult i anläggningsfrågor. 13 Skylttavlor Lisa Warn informerar. Förslag från sponsorgruppen angående skylttavlor med plats för plaketter. Kostnad tavla 1500 SEK/st, plakett säljs för 500 kr. Pengarna ska gå till specifik verksamhet. 4
Beställa två skylttavlor och börja försäljning av plaketter. Sponsorgruppens material skall redovisas för styrelsen. 14 Tävlingskommitté Maria Stenberg informerar om nystartad tävlingskommitté. Ett par möten har hållits, fungerar bra. Officiella tävlingar går generellt plus minus noll ekonomiskt, dock inte helt klart hur budget beräknas. Personal driver Pay and Jump och Pay and Ride bland annat av säkerhetsskäl. GFRK behöver införskaffa flata skållor, ringklocka och dator för tävlingsverksamhet. Tävlingskommitté redovisar inkomster och utgifter för tävlingar inför beslut om eventuell egen budget. Skållor till en kostnad av 7-8 000 SEK behövs, inkomster från skylttavlor används till detta. Ringklocka, tävlingsdator införskaffas. Skrivbord i domartorn behöver höjas för att vara funktionellt, beslut när kostnadsunderlag finns. 15 Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till styrelserummet GFRK den 1 juni 2016. 19 Mötets avslutande Ordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat................................................................. Vid protokollet Justerare................................ Justerare 5
6