Protokoll styrelsemöte

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte Styrelsemöte Göteborgs Fältrittklubb 20 december 2017 i konferensrummet, GFRK. Närvarande Anna Anderberg Joel Carlsson Anneli Fagerberg Maja Hedström Jonas Hemlin Veronika Nihlén Dana Pirooz Elizabeth Svanberg Gunilla Walther Linda Wallin VC Förhindrade Maria Stenberg Lina Svensson Lisa Warn 1 Mötets öppnande Joel Carlsson, ordförande, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. 2 Val av sekreterare välja Anneli Fagerberg att föra protokoll under mötet 3 Val av person att justera protokollet Välja Joel Carlsson och Anna Anderberg att justera protokollet

2 4 Godkännande av dagordning godkänna dagordningen 5 Föregående protokoll godkänna föregående protokoll från 29 november och lägga det till handlingarna 6 Verksamhetschef informerar Personal VC har gjort en översiktlig planering för aktiviteter 2018, information till medlemmar kommer med vinterbrevet. Delar av personal, US och styrelsen var på gemensamt Julbord på Villa Odinslund 10/12. Julkurser har varit svåra att fylla för andra året i rad och har därför reducerats och personal fått ledigt. Ridskola/Västra stallet/hästar Bokningen inför våren ligger för närvarande på ca 94 %. Vårterminen sträcker sig från 2 januari till 20 juni. Höstterminen startar 31 juli. Plan för att förändra gruppnivåer till höstterminen kommer att tas fram under våren. Ridsportförbundet har lagt till ett nytt märke och då nuvarande gruppnivåer är baserade på ridmärken stämmer de inte längre. Två nya hästar kommer till GFRK, en 11-årig D- ponny från Irland som tävlat hoppning och en 9-årig häst, 160 cm, som tävlat dressyr. Intresseanmälan för unghästgrupp på första kurstiden på fredagar kommer att annonseras då kurserna varit svåra att fylla. Medryttaravtal för Shetlandsponnyerna Affe och Fiffi kommer till vårterminen. De två nya ponnyerna Babe och Jenny fungerar bra i verksamheten. Antal avramlingar har minskat efter vidtagna åtgärder med bland annat rastning i paddocken och förändrad lektionsplanering. Vecka 50 lånade fälttävlansgruppen mobila terränghinder som placerades i paddocken och hoppades av både privatryttare och tävlingsgrupper i hoppning. Det var uppskattat av både hästar och ryttare. Tävlingskommittén planerar en Pay and Cross till våren. Flera hästar med hälta påverkar ridskolans möjligheter att hålla full beläggning. Flash kommer att vila fram till betet och vistas under tiden hos Therese Munk som tidigare arbetat på GFRK. Medlemsstall/Östra stallet Stallmöte med Linda Wallin och Gunilla Walther hölls 7/12. Det var bra uppslutning och flera ämnen och synpunkter från medlemmar diskuterades. De nya uppstallningsavtal som skall börja gälla 1/4 och är under korrekturläsning gicks igenom liksom 2

3 städområden, hästhållningspolicy mm. Sammanfattande anteckningar från mötet skickades ut. Nästa möte planeras till 1/2. Stallförman Linda Johansson och VC Linda Wallin tittar på ärendelista/felanmälan för att förbättra kommunikationen med Östra stallet. Inventering av vad som behöver köpas in till stallet skall göras. Anläggning Manegeunderlaget tar slut lite snabbare nu jämfört med tidigare. Preliminärt planeras för att fyllas på var tredje termin framöver. Nästa påfyllnad sker senast v 8. LP entreprenad har tittat på uteboxarna för att hitta lösning till att vatten tränger in underifrån samt på underlaget i stora stallhagen som behöver fyllas på. Skopan till lastaren slits i och med allt hagarbete, har lagats igen. Nya däck till hästtransporten är inköpta. Anticimex har varit på kontroll, det finns inga spår efter råttor men däremot möss i normal mängd. Fortsatt viktigt att hålla rent. Övrigt KM i dressyr och hoppning har genomförts. Resultat finns publicerat på hemsidan. Jonas Hemlin har tagit reda på alternativ för leasing av bil och kompletterar med ytterligare information till nästa möte. Nya kontrakt för Östra stallet finns för att förenkla arbetet i föreningen med tydligare formuleringar om förutsättningar och ansvar. Frågan om leasing av bil tas upp på nästa styrelsemöte. 7 Ekonomi Budgeten ligger idag i nivå med samma tid föregående år, blir dock troligen ett underskott för Orsaker är extra kostnader för timanställd kanslipersonal, felbudgetering av personal samt extra arbete med hagar. Diskuteras vilken buffert klubben behöver i framtiden och om delar av fonderade medel kan användas för investering i långsiktig hållbarhet. För närvarande finns 2 miljoner i fonderade medel. Kassör Anna Anderberg och VC har gjort plan för driftskostnader Diskuteras också behov av sponsring och bidrag. I budgeten avsätts för renovering Fråga ställs till valberedningen om hjälp med att hitta potentiell sponsringsgrupp. Veronika Nihlén kontaktar valberedningen i frågan. Nytt mer definitivt budgetförslag kommer till nästa styrelsemöte 24/1. Telefonmöte om budget hålls innan dess. 3

4 8 Årsmöte Planering inför årsmötet den 20/2 kl diskuteras. Extra arbetsmöte hålls 7/2 kl då eventuella motioner behandlas. Joel Carlsson stämmer av med SISU om möjlighet till årsmötesordförande från SISU. Information om årsmötet läggs upp på hemsidan av Veronika Nihlén. 9 Mötestider 2018 Tider för styrelsemöten 2018 diskuteras. Föreslå styrelsemöten var fjärde vecka varannan gång tisdag och varannan gång onsdag för Autogiro Möjligheter till autogiro för avgifter diskuteras. Anna Anderberg informerar om att autogiro alternativt jämnare förfallodatum för avgifter tas med i diskussionen om molntjänst och förbättring av ekonomiadministrativa processer. 11 Årshjul Synkronisering av styrelsens och verksamhetens årshjul skall göras när arbetet är klart. 12 Övriga ärenden US aktivitet Julmys med hästar 17/12 blev en succé! US fick ihop över SEK och tackade Elizabeth Svanberg för all hjälp med en blomma. Jonas Hemlin deltog på senaste mötet med Tävlingskommittén och kommer att delta även i fortsättningen. TK och US önskar egen budget, vilket finns på agendan under Kommunikation ur flera aspekter, inom verksamheten och utåt, mellan medlemmar och med anställda kommer fortsatt att diskuteras 2018, bland annat ur arbetsmiljöperspektiv för anställda. 4

5 Individer som önskar stallplats från 2019 och framåt kommer att tillfrågas om referenser, mer information om detta kommer. Kösystemet kommer att finnas kvar, dock efterfrågas referenser innan beslut om stallplats sker. Utvidgad information om GFRK till nya privatryttare planeras. Om medlems uppförande strider mot klubbens intressen, värdegrund eller regler upprättas händelserapport, beroende på allvarlighetsgrad kan styrelsen informeras. Varning till medlem kan utfärdas, efter två varningar beslutar styrelsen om åtgärd. Beslut om utträde och uteslutning regleras i klubbens stadgar, paragraf Nästa styrelsemöte förlägga nästa styrelsemöte till konferensrummet GFRK den 24 januari Mötets avslutande Mötesordförande tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat Vid protokollet Justerare Justerare 5