Samfälligheten Bankebergs Mellangård Protokoll från årsstämma Plats: Missionskyrkans källare Tid: 25 mars 2012 kl. 15:00 1. Stämmans öppnande Samfällighetens ordförande hälsade välkommen och öppnade stämman. 2. Fråga om kallelse behörigen skett samt upprättande av röstlängd Stämman ansåg att kallelsen behörigen hade skett. 36 st fastigheter fanns närvarande och en fastighet hade lämnat fullmakt. 3. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 4. Val av ordförande för stämman Kristian Larsson valdes till ordförande för stämman. 5. Val av sekreterare för stämman Karin Karltorp valdes till sekreterare för stämman. 6. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare Gunilla Tapper och Eva Loarp valdes till justeringspersoner tillika rösträknare. 7. Styrelsens verksamhetsberättelse och redovisningshandlingar Verksamhetsberättelsen gicks igenom av ordförande, godkändes och lades till handlingarna. Redovisningshandlingarna gicks igenom av kassörerna, godkändes och lades till handlingarna. 8. Revisorernas berättelse Revisorer hade inte hittat några oegentligheter eller fel i räkenskaperna. Revisorerna föredrog revisionsberättelsen och förordade att styrelsen skulle beviljas ansvarsfrihet. 9. Fastställande av balansräkning och resultaträkning Balansräkning och resultaträkning fastställdes. 10. Ansvarsfrihet för styrelsen Ansvarsfrihet beviljades för styrelsen. 11. Beslut i anledning av vinst/förlust enligt resultaträkning Stämman beslutade att vinsten på 50 172,79 kronor förs över till löpande bokföring. 12. Ersättning till styrelse och revisorer Stämman beslutade att behålla ersättningen till styrelsen oförändrat på 45 000 kronor per år att fördelas inom styrelsen och utöver det 165 kr per person för deltagande i styrelsemöte samt en årlig middag. Stämman beslutade att behålla ersättningen till revisorer och valberedare oförändrat på 400 kronor per person och år. 13. Styrelsens budgetförslag Styrelsens budgetförslag gicks igenom av styrelsens kassörer. Ingen ytterligare höjning föreslogs förutom den som redan införts från 1/1 2012. Budgetförslaget innefattar löneersättning till personer som utför fastighetsskötsel, städning av bastu/solarium/gym och gräsklippning på 65 kronor per timme.
Fråga ställdes kring budgetposten för underhåll om lösningen med löst liggande fiberkablar är korrekt. Styrelsen fick i uppdrag att undersöka med VallaCom om installationen kan anses vara rätt utförd när fiberkabeln på vissa ställen ligger oskyddad samt om det finns möjlighet att få det reklamerat. Stämman beslutade godkänna den föreslagna budgeten. Utdebiteringen per månad blir därmed fortsatt oförändrad enligt följande: Samfällighetsavgift (fr o m 2012-01-01 enligt beslut på extra föreningsstämma 2011-10-16) Sopor TV-avgift Garage Preliminär debitering för värme och varmvatten 1:a Preliminär debitering för värme och varmvatten 2:a Preliminär debitering för värme och varmvatten 3:a Preliminär debitering för värme och varmvatten 4:a Avgifter som bara ingår för vissa: MC-garage Elstolpe Tillägg för vattenburen värme på övervåningen 1:a Tillägg för vattenburen värme på övervåningen 2:a Tillägg för vattenburen värme på övervåningen 3:a Tillägg för vattenburen värme på övervåningen 4:a 820 kr 145 kr 225 kr 100 kr 675 kr 850 kr 1125 kr 1140 kr 100 kr 60 kr 8 kr 11 kr 14 kr 17 kr 14. Framställan och information från styrelsen a. Fjärrvärmeberäkning presentation Presentation av pågående arbete gjordes av Bo Berggren och Iréne Rydberg. Följande visades och diskuterades: - Dokument som tagits fram för att visa hur beräkning sker. Noterades att Bo och Iréne framöver kommer att sköta beräkningen av slutdebiteringen tillsammans med styrelsen. - Kurva över verkningsgraden från 1985-2011. Noterades att det var stora variationer medan vi hade oljeeldning. Efter byte till fjärrvärmeinstallation ligger samfälligheten stabilt runt drygt 80 %. - Statistik över alla fastigheter från 2006 och framåt (tillgång till statistik ännu längre bakåt finns också) - Sammanställning av årsförbrukning. Noterades att kostnaderna har stigit, både de fasta kostnaderna och förbrukningskostnaderna. Något hände mellan 2003 och 2004 som gav oss markant högre fast kostnad och detta ska Iréne och Bo titta vidare på. - Effektuttag. Effektuttaget har betydelse för uträkningen av den fasta avgiften. - Åtgärder för att optimera värmesystemet (se över panncentralen, ställa in flöde i fastigheterna, plombera flödeskranen) Exempel gavs på sådant som påverkat inomhustemperaturen positivt i individuella fastigheter: - Rensning av filter - Byte element (noterades dock att vad vi skickar ut från panncentralen har större betydelse än nyare element)
b. Fjärrvärmesystemet genomgång av åtgärdsförslag Åtgärdspaket är inte klart ännu utan beräknas finnas framme till nästa sommar, 2013. Bo och Iréne fortsätter att jobba tillsammans med Tekniska Verken, styrelsen och fastighetsskötare. Fortlöpande information kommer att ges till medlemmarna. Stämman beslutade att inga stora kostnader får tas utan föregående extrastämma eller årsstämma. c. Problem med fibernätet skadedjur Styrelsen informerade om problemet med skadedjur kopplat till fibernätet och att vi har fått en offert från Anticimex om förebyggande arbete. Stämman beslutade flytta punkten till övriga frågor när Anticimex kom och presenterade sitt erbjudande. d. TV-kanaler Antalet tv-kanaler kommer att minska från 2 april 2012. Samfälligheten har avtal med ComHem till juli 2013. Styrelsen har börjat titta på alternativ till leverantör eftersom uppsägning av befintligt avtal måste göras i sommar, annars gäller det ytterligare 3 år. Styrelsen fick i uppdrag att kontrollera vad som händer med medlemmars egna ComHemavtal (de som har boxar) och informera om detta innan uppsägning sker. Stämman beslutade att tillträdande styrelse har mandat att säga upp befintligt avtal med ComHem med ovanstående villkor för att ha möjlighet att välja annan leverantör fr.o.m juli 2013 om det visar sig vara mer fördelaktigt. Vid nästa årsstämma 2013 kan beslut fattas om vilken leverantör vi ska välja nästa gång. e. Besiktning av lekpark Samfälligheten är ålagd att genomföra en professionell besiktning av lekplatsen. Styrelsen har tagit in offerter för att besiktiga lekplatsen (vilket bör ske innan vårstädningen). Lekskeppet behöver repareras omedelbart och Kristian Larsson anmälde sig som frivillig att ordna detta omgående. f. Gymmet Styrelsen har planer på att rusta upp gymmet. Mer information om detta kommer. g. Snöröjning och gräsklippning Stämmans allmänna mening var att snöröjning och gräsklippning skötts mycket bra under detta år. Nytt avtal om snöröjning har tecknat med Leif Olsson inför nästa vinter avseende parkeringar och som back-up till vår egen snöröjning vid behov. Nuvarande egna snöröjare, Gunnar Monsén, Klas-Göran Lilja, Ingemar Axelsson och Roland Grönquist, har också vidtalats och kommer att fortsätta också nästa säsong. Gräsklippning kommer i sommar att skötas av Gunnar Monsén och Ingemar Axelsson. h. Samfällighetsinformation via mail (ta fram lista över mail/mobilnr./papper eller ej) En lista skickades runt där namn, mailadress och mobilnummer kunde fyllas i. På denna lista noterades även om man önskar protokoll och annan information via mail eller som tidigare i pappersformat. i. Sotning Gunnar Monsén informerade om att ansvaret för sotning av ventilation och kökskanaler ligger på fastighetsägarna själva. En intresseanmälan om sotning kommer att delas ut för att kunna samordna detta för de som önskar.
j. Parkeringsplatser 15. Motioner Styrelsen har fått in två förslag om parkeringsplatser som gäller Våghusgatan. Styrelsen föreslog att ärendet bordläggs tills cykelbanan är byggd och att en arbetsgrupp tillsätts för att ta fram förslag i samband med detta. Stämman beslutade bordlägga frågan till extrastämma eller årsstämma 2013 då beslut kan fattas. Samfälligheten får en engångssumma på 24 000 kronor som ersättning från kommunen för att de använder delar av vår mark. Dessa pengar reserveras för att kunna användas vid anläggning av nya parkeringsplatser så småningom. Inga motioner hade inkommit. 16. Val av styrelse a. Val av ordförande Stämman beslutade anta valberednings förslag att välja Gunnar Monsén till ordförande. b. Val av ledamöter Stämman beslutade anta valberedningens förslag att välja Karin Karltorp, Ann-Christine Bjuhr, Britt-Marie Andersson och Magnus Jakobsson till ledamöter. c. Val av suppleanter Stämman beslutade anta valberedningens förslag att välja Jimmy Kronstrand och Klas-Göran Lilja till suppleanter. Detta innebär att tillträdande styrelsen är sammansatt på följande sätt: Ordinarie ledamöter: Gunnar Monsén Karin Karltorp Ann-Christine Bjuhr Britt-Marie Andersson Magnus Jakobsson Birgitta Dignell Yvonne Vincent Johansson Suppleanter: Klas-Göran Lilja Jimmy Kronstrand 17. Val av revisorer nyval till ordförande 1 år omval 2 år omval 2 år nyval 2 år nyval 2 år 1 år kvar på mandatperioden 1 år kvar på mandatperioden Valberedningen presenterade sitt förslag och stämman beslutade att godkänna det. Följande personer valdes till revisorer för nästa period: Ordinarie revisorer: Rune Flodin Ingemar Axelsson Suppleanter: Pontus Eklöf Victoria Hettevik
18. Val av valberedning Till valberedning valdes följande personer: Göran Johansson Sofia Jonsson Sara Groth 19. Övriga frågor a. Garagenycklar Våghusgatan (sammankallande) Information om att de som inte hämtat ut nycklar kan hämta hos Ingegerd Monsén under fikat efter stämman. b. Städning av cykelförråden Samfällighetens medlemmar uppmanades att gå igenom sina personliga tillhörigheter i cykelförrådet, ta bort det som inte används och märka upp kvarvarande egendom med fastighetsnummer. Det behöver göras före vårstädningen då cykelförråden kommer att rensas ut. c. Plats för styrelsemöten Information om att styrelsens möten i fortsättningen kommer att hållas i tvättstugan. Tid bokas för det. d. Anticimex försäkring Information från Anticimex om förslag till förebyggande skydd som skulle omfatta förebyggande bekämpning av skadedjur som t ex råttor och myror. Offerten som lämnats skulle ge en avgift på 250 kronor per fastighet och år. Stämman beslutade att ge styrelsen i uppdrag att titta på vad det skulle kosta att förbättra fiberinstallationen och förstärka fibernätet och ställa den kostnaden i relation till Anticimexförsäkringen. Beslut i frågan ska fattas på extrastämma eller årsstämma. 20. Stämmans avslutning Samfällighetens vice ordförande avtackade Kristian Larsson och Simon Engvall som slutar i styrelsen. Därefter avslutade stämmans ordförande årsstämman. Justerat 2012-04- Kristian Larsson, stämmans ordförande Karin Karltorp, stämmans sekreterare Gunilla Tapper, justeringsperson Eva Loarp, justeringsperson