Till Landstingsstyrelsen Delårsbokslut med helårsbedömning HjälpmedelsCentrum i Östergötland Förvaltningsberättelse 2004-08 Verksamheten fortsätter genomlysas och utvecklas. Vi fokuserar på att tydliggöra rutiner och roller, förbättra uppföljningen både internt och till våra kunder, samt vidareutveckla vårt koncept och göra det enklare för kunden. HjälpmedelsCentrums intäkter är större än budgeterat. Främsta orsaken är ett större överskott från försäljningen av anläggningstillgångar vid avvecklingen av verksamheten i Kronobergs län. I augusti gjordes en uppbokning av skuld för returprodukter på ca 3 miljoner gällande landstinget. Denna skuld bokas nu upp månadsvis per kostnadsställe. Arbete pågår med att förbättra uppföljningen av kostnadsnivån för Landstingets hjälpmedel så att dessa ligger i paritet med HSN:s anslagsnivå. En analys har gjorts av hur service och reparationer kan utföras på optimalt sätt. Nytt arbetssätt har införts vilket innebär att ordrar tas emot, beredes och planeras i Linköping. I nästa steg föreslås att utgångsort för samtliga servicetekniker blir Linköping. Därefter skall hanteringen av returnerat gods och rekonditionering analyseras. Arbetet med förberedelser för bolagisering av HjälpmedelsCentrum 1 jan 2005 fortsätter. Detta arbete innebär genomgång av alla kund/leverantörsavtal, information till personal, inventering/värdering, analys av IT-stöd och administrativa system etc. Tidplan har upprättats för införande av utbildning i administrativt system. Arbetet med att utveckla Visma som lednings-, planerings-, och uppföljningsverktyg fortsätter och måste intensifieras och säkerställas. Tolkcentralens organisatoriska tillhörighet kommer att förhandlas under oktober månad. Tolkcentralen kommer inte att tillhöra HjälpmedelsCentrum 1 jan 2005. Kundperspektiv I maj genomfördes en mässa i Östergötland. Mässan pågick i 2 dagar, 1 dag Linköping och 1 dag i Norrköping. Syftet var att visa nyheter inom hjälpmedelsområdet lokalt. Intresset var stort både från utställande företag och förskrivare. Vi planerar att denna mässa blir en årligt återkommande aktivitet i direkt samband med den nationella hjälpmedelsmässan.
Arbetet med kundavtal mellan HjälpmedelsCentrum och kommunerna i Östergötland fortsätter. Avtalen gäller såväl hjälpmedelsförsörjning som service av kommunens ägda produkter. Vi har kommunicerat ut tydliga leveranstider till kund gällande produkter, service och transporter. Den påbörjade ärendehanteringen har utvecklats vidare och implementerats i Visma. Effekten av detta är att spårbarhet av inkomna ärenden/beställningar säkerställs. Efter sommaren har vår nya version av Webb-Visma lanserats. Den nya versionen ökar möjligheten för kund att bland annat söka artiklar, lägga ordrar och följa upp vad brukaren har för hjälpmedel. Vi genomför en massiv utbildningsinsats till nya förskrivare gällande Webb-Visma. Processperspektiv HjälpmedelsCentrum fortsätter processen med att utifrån kundbehovet genomlysa och effektivisera verksamheten. Vi fokuserar på HjälpmedelsCentrums kundkontakter. Idag har vi 3 kanaler in för våra kunder. Förskrivarservice, Kundservice och Reparationsservice. Vi arbetar på att dessa 3 kanaler ska vara funktionsinriktade och kommunicera samma budskap. Viktiga framgångsfaktorer är svarstider, breddad kompetens och minskad sårbarhet vid sjukdom. Nästa steg är att genomlysa retur och rekonditioneringsprocessen. Idag är rekonditioneringshanteringen en flaskhals i verksamheten. Målet är att få ett bättre flöde mellan det som kommer in i returen och det som rekonditioneras. Förnyelseperspektiv Arbetet med egna upphandlingar fortsätter enligt fastlagd plan. Vi arbetar mycket med att formulera tydliga kravspecifikationer. Utvecklingen av våra standardprodukter fortsätter och vi inför begreppet basprodukter. HjälpmedelsCentrum har i sin produktportfölj rekommenderade produkter och övriga produkter. De rekommenderade produkterna består av standardprodukter och basprodukter. Dessa definieras tillsammans med funktionsgrupper. I funktionsgrupperna ingår representanter från kundledet. Medarbetarperspektiv HjälpmedelsCentrum befinner sig i förändring. Detta ställer krav både på medarbetare och ledning. Vi har kommit en bit i processen och arbetet med förändring fortsätter. Informationsinsatser till personalen gällande bolagiseringen genomförs kontinuerligt under hösten. Det som närmast står i tur är det val alla tillsvidareanställda ska göra om de vill följa med in i bolaget eller stanna kvar i landstinget.
Ekonomiperspektiv HjälpmedelsCentrum redovisar för perioden januari augusti 2004 en fakturering på 71.422 tkr med ett resultat på 5.928tkr. Resultatet innefattar upparbetad skuld för returprodukter på 3.030 tkr samt en vinst vid avvecklingen av verksamheten i Kronobergs län på 3.800 tkr (avser försäljning av anläggningstillgångar). Helårsbedömningen visar en fakturering på 103.000 tkr med ett resultat på 5.000 tkr. Resultatförbättringen jämfört budget hänför sig främst till vinst vid avvecklingen av verksamheten i Kronobergs län. HjälpmedelsCentrum:s fakturering på Landstingsenheter i Östergötland ligger för närvarande över HSN:s anslagsnivå. En utredning pågår för att säkerställa orsaken till detta beror och vilka åtgärder som skall vidtas. Den beslutade bolagiseringen av HjälpmedelsCentrum medför att Visma skall införas som komplett affärssystem. Det innebär jämfört nuläget att Visma:s leverantörsreskontra införs samt att alla in- och utbetalningar skall hanteras. Eftersom samtliga transaktioner efter detta kommer att ligga i Visma underlättas uppföljning och avstämning. Arbetet med att utveckla Visma som lednings-, planerings- och styrinstrument fortsätter som planerat. HjälpmedelsCentrum i Östergötland Ingela Piirimets Tf PE-chef
Resultaträkning Utfall Budget % av Prognos 1 Prognos 2 Bokslut Intäkter 2004-08 2 004 budget 2004 2004 2 003 Landstingsbidrag 0 0 0 0 Koncernbidrag 10 0 15 15 2 Patientavgift sjukvård/tandvård 0 0 0 0 Försäljning sjukvård tandvård 0 0 0 0 Försäljning utbildning 0 0 0 0 Övriga intäkter, huvudverksamhet 0 0 0 0 Försäljning övriga tjänster 71 032 100 154 70,9% 100 000 102 285 106 65 Statsbidrag 0 0 0 0 Bidrag för personal 261 154 169,5% 300 400 34 Övriga bidrag 26 996 2,6% 400 100 74 Sålt material varor övr intäkter 93-694 -13,4% 285 200 60 Summa intäkter 71 422 100 610 71% 101 000 103 000 108 38 Kostnader Lönekostnader -12 065-17 416 69,3% -17 500-18 000-18 85 Arbetsgivaravgifter -5 439-7 899 68,9% -8 000-8 200-8 39 Övriga personalkostnader 36 139 25,9% -200-200 14 Summa personalkostnader -17 468-25 176 69,4% -25 700-26 400-27 10 Kostnader för köpt verksamhet -3 0 0-5 - Versamhetsnära material och -17 803-29 140 61,1% -29 000-25 000-27 26 varor Lämnade bidrag 0 0 0 0 Övriga verksamhetskostnader -13 085-16 404 79,8% -17 000-20 195-22 08 Summa övriga kostnader -30 891-45 544 67,8% -46 000-45 200-49 35 Summa verksamhetens kostnader -48 359-70 720 68,4% -71 700-71 600-76 45 Avskrivningar -15 680-25 433 61,7% -25 000-24 000-28 06 Netto 7 383 4 457 165,6% 4 300 7 400 3 86 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -1 455-2 950 49,3% -2 900-2 400-2 86 Summa kostnader -65 494-99 103 66% -99 600-98 000-107 38 Resultat 5 928 1 507 1 400 5 000 1 00
Balansräkning Tillgångar Utfall Prognos IB Förändring Anläggningstillgångar 2004-08-31 2004-12-31 2004-01-01 Progn - IB Inventarier 53 850 58 000 64 315-6 315 Datorutrustning 2 274 3 500 3 184 316 Medicinsk apparatur 0 0 0 0 Fordon 0 0 0 0 Summa anläggningstillgångar 56 124 61 500 67 499-5 999 Omsättningstillgångar Förråd och lager 19 887 20 000 14 409 5 591 Kundfordringar 4 713 9 000 9 217-217 Övriga kortfristiga fordringar 630 1 000 1 251-251 Förutbetalda kostn o upplupna intäkter 1 699 1 500 1 701-201 Kassa och bank 2 0 4-4 Summa omsättningstillgångar 26 931 31 500 26 582 4 918 Summa tillgångar 83 055 93 000 94 081-1 081 Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital 8 917 8 917 8 917 0 Årets förändring 5 928 5 000 0 5 000 Summa eget kapital Not 1 14 845 13 917 8 917 5 000 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 0 0 0 0 Summa långfristiga skulder 0 0 0 0 Kortfristiga skulder Kassa och bank 55 973 61 283 69 816-8 533 Leverantörsskulder 5 502 9 000 8 038 962 Personal skatter, avg o löneavdrag 0 0 0 0 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 1 042 1 800 1 631 169 Upplupna kostn o förutbetalda intäkter 5 136 4 000 3 061 939 Övriga kortfristiga skulder 557 3 000 2 618 382 Summa kortfristiga skulder 68 210 79 083 85 164-6 081 Summa skulder 68 210 79 083 85 164-6 081 Summa skulder och eget kapital 83 055 93 000 94 081-1 081