Sammanträdesprotokoll

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 1 (13) Plats och tid Kommunkontoret rum Yxnås, måndag 2009-10-12, kl. 17.30-19.30 Beslutande Leif Gunnarsson (fp) Maria Willner (s) Margaretha Johansson (s) Anders Lummander (c) Bo Larsson (c) Marita Friberg (m) Ordförande 62-68 Övriga närvarande Ulf Hedin Sven-Åke Mökander Åsa-Britt Ekman Projekt Utveckling av museer 61 Förvaltningschef Sekreterare Utses att justera Margaretha Johansson (s) Plats och tid för justering Kommunkontoret, måndag 2009-10-19, kl. 14.00 Paragrafer 61-68 Underskrifter Bestyrkande av anslag från till Sekreterare 2009-10-20 2009-11-10 Åsa-Britt Ekman Tid för anslag av protokollet Ordförande Leif Gunnarsson (fp) Åsa-Britt Ekman Justerande Margaretha Johansson (s) Bestyrkande av protokollsutdrag Protokollet förvaras på kommunkontoret i Vårgårda

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 2 (13) Förteckning KUF 61 3 Presentation... 3 KUF 62 Diarienr 2009-000238 Budget och verksamhetsplan 2010-2012 och internbudget... 4 KUF 63 Diarienr 2008-000310 Finansiering och projektering av konstgräsplan och aktivitetsyta på Björkvallen... 6 KUF 64 Diarienr 2009-000237 Ekonomisk uppföljning för september 2009... 9 KUF 65 Diarienr 2009-000559 Sammanträdestider för kultur och fritidsnämnden 2010... 10 KUF 66 11 Delegation... 11 KUF 67 12 Delgivning... 12 KUF 68 13 Beredningsärende... 13

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 3 (13) KUF 61 Presentation Ulf Hedin som är anställd i Leaderprojektet Utveckla småmuseer och hembygdsgårdar i Vårgårda inleder kultur och fritidsnämndens sammanträde med att informera om sitt arbete. Ulf Hedin håller på att dokumentera och fotografera Södra Härene Hembygdsförening och Svältornas formninnesförenings föremål. Dokumentationen ska sparas både digitalt och i pappersform. Ordförande tackar Ulf Hedin för informationen därefter fortsätter nämndens sammanträde enligt ärendelistan.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 4 (13) Kommunfullmäktige Ekonomiförvaltningen KUF 62 Diarienr 2009-000238 Budget och verksamhetsplan 2010-2012 och internbudget Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden behandlade verksamhetsmål 2010-12 i 22 den 14 april och kommunfullmäktige har angivit ramar för kommunbidrag, driftsbudget, och ramar för investeringsbudgeten 2010-2012. Här föreligger nu kultur och fritidsnämndens förslag till budget och verksamhetsplan 2010-2012. Verksamhetsmedlen har fått reduceras kraftigt, vilket betyder att det inte finns medel till projektbidrag till föreningar, mindre mediainköp på biblioteket och färre program på fritidsgården. Inga personalnedskärningar föreslås dock. Taxor och avgifter höjs, enligt separat förslag i nämnden 52 2009-09-14. Tjänstegarantierna antogs 23 2009-04-14 och här görs en mer klargörande ändring när det gäller biblioteksgarantin. Investeringsbudgeten ligger på 325 000 kronor 2010 och samman nivå 2011. Verksamhetsmässigt anges att vi fortsätter att förverkliga kultur och fritidsplan 2008-2011 för Vårgårda om än i reducerad takt. Följande ramar föreslås mellan enheterna 2010 (tkr): Kontor och föreningsutveckling 4 701 Simhallen 1 677 Fritidsgården Bygget 1 259 Bibliotek och Kultur 4 356 Byggnaden Kulturen 971 Förvaltningsram 12 964 Förvaltningen har enhetsvis inom dessa ramar gjort internbudget för 2010.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 5 (13) Forts. 62 Beredningsförslag Kultur och fritidsnämnden godkänner förslag till verksamhetsplan och budget 2010-2012 och sänder denna vidare till kommunfullmäktige för fastställelse. Kultur och fritidsnämnden fastställer tjänstegarantierna och enheternas rambelopp för driftsbudgeten 2010 enligt ovanstående förslag. Kultur och fritidsnämndens beslut Enligt beredningsförslaget.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 6 (13) Kommunstyrelsen KUF 63 Diarienr 2008-000310 Finansiering och projektering av konstgräsplan och aktivitetsyta på Björkvallen Ärendebeskrivning Kultur och fritidsnämnden har behandlat ärendet om konstgräsplan vid flera tillfällen: 40 2008-05-12 planfrågor, teknisk lösning, 68 2008-09-08 detaljplan, 94 2008-12-08 bidrag, presentation av S Härene IF, 4 2009-01-19 (nyttjanderättsavtalet). Under sensommaren togs förnyade kontakter av S Härene IF främst med kommunstyrelsens arbetsutskott som under augusti och september har behandlat detta som ett informationsärende. Den 14 september återremitterade kultur och fritidsnämnden ärendet, 57, då inte alla papper var utskickade i förväg. Diskussioner har förts inom S Härene IF, men även mellan idrottsföreningen och Vårgårda kommun att anlägga en konstgräsplan på av kommunen ägd fastighet Skövde 2:74 Björkvallen. Bakgrunden är att idrottsföreningen vill ha tillgång till en konstgräsplan i tätorten för att i första hand träna ungdomslagen, men även att erbjuda andra föreningar att nyttja anläggningen för träning och matcher. S Härene IF är uppsagd från planerna vid Sundolitt och är utan träningsplaner från hösten 2010. Kommunens låg-, mellan- och högstadieskolor skall också ges möjlighet att på anläggningen planera in fotboll under idrottslektionerna. För att få god kvalitet på fotbollsplanen föreslås att nuvarande grusplan beläggs med konstgräs, mål renoveras, dränering och belysning förbättras samt att staket sätts upp runt planen för att hindra påfart med fordon. En preliminär budget över konstgräsplan på Björkvallen har upprättats av S Härene IF där investeringsutgiften beräknas uppgå till 3 324 000 kronor exklusive moms och efter avdrag av S Härene IF:s egna arbeta och med tillägg av oförutsedda kostnader samt samordning av splittrad upphandling enligt tekniska kontorets kalkylregler. Start för byggnationen får ske under 2010.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 7 (13) Forts. 63 I förberedande diskussioner mellan S Härene IF och kommunen har framkommit att en förutsättning för tillskapande av en konstgräsplan på Björkvallen är att kommunen går in som projektägare. Detta innebär att kommunen tar ansvar för den totala investeringsutgiften. Innan byggnationen startar upp måste kommunen säkerställa investeringsuppgiftens storlek via upphandlingar. En förutsättning för tillskapande av konstgräsplanen är att finansiering av kapitalkostnaderna kan tryggas via hyreskontrakt med S Härene IF. En rimlig tidsrymd för hyresavtalet är 10 år, vilket motsvarar den tekniska livslängden för konstgräsplanen. Under denna tidsperiod bör den ackumulerade hyresintäkten motsvara kapitalkostnaden som kommunen kommer att få i projektet, d.v.s. investeringen blir ingen belastning på kommunens driftsbudget. Möjligen kan skattemyndigheten godkänna ett hyresavtal med högre hyra första året. I investeringsbudgeten för 2009-2010 saknas anslag för konstgräsplan enligt ovan, vilket innebär att frågan om tilläggsanslag skall beslutas av kommunfullmäktige. Det nyttjanderättsavtal som idag finns mellan kultur och fritid och S Härene IF är ett 10-årigt nyttjanderättsavtal. Här är det S Härene IF som anlägger konstgräsplan och kultur och fritid upplåter platsen. Nu blir kommunen projektägare och S Härene IF hyr planen. Följaktligen måste nyttjanderättsavtalet med S Härene IF förhandlas om. När det gäller aktivitetsytan vid stationsplan, så arrenderar Vårgårda Cykelklubb ytan och några undergrupper/föreningar under Hans Knutssons ledning har varit på väg att anlägga beachvolleyplan och streetbasket, förutom den BMX (cykel-) bana, som är framtagen. När nu detaljplan för stationsområdet blir klart och Netto etablerar sig måste aktivitetsytan flytta och då är bästa förslaget just mellan Björkvallen och parkeringen. Konstgräsplanen får flyttas ca 3 meter mot tennisbanorna och nytt bygglov söks för konstgräsplan och aktivitetsytan. Flytten av aktivitetsytan får bekostas med en andel av den köpesumma som Netto betalar. Det behövs nät, markberedning, asfaltering och anläggande av olika aktiviteter. Här har Föreningsrådet planerat anläggningen ihop med ungdomar och delvis med sponsorer. Tekniska kontoret beräknar att kostnaden blir 445 000 kronor exkl. moms för aktivitetsytan. Dessutom önskar sedan Föreningsrådet göra vissa delar själv och vissa sponsorer finns sedan tidigare. Vårgårda CK har informerats om den planerade flytten av aktivitetsytan.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 8 (13) Forts. 63 Med Föreningsrådet upprättas ett avtal om drift och underhåll samt samarbete med fritidsgården. Den totala investeringen för konstgräsplan och aktivitetsyta blir 3 769 000 kronor under förutsättning av att arbetena kan samordnas. Förvaltningens ökade kapitalkostnader beräknas med 20 årig avskrivning blir 44 500 kronor första året, 2010. Beredningsförslag Kultur och fritidsnämnden är positiv till att det tillkommer en konstgräsplan för fotboll och att aktivitetsytan kan flyttas från nuvarande stationsplan, vid en affärsetablering, och att denna anläggs vid sidan av konstgräsplan på Björkvallen. Nämnden ger i uppdrag till ordföranden och förvaltningschefen att, istället för nuvarande nyttjanderättsavtal, upprätta ett 10-årigt hyresavtal med S Härene IF om en konstgräsplan vid Sporthallen, där den ackumulerade hyresintäkten motsvarar den totala kommunala kapitalkostnaden för motsvarande tid. Ordföranden och förvaltningschefen får i uppdrag att upprätta ett nyttjanderättsavtal för Föreningsrådet om nya aktivitetsytan. Båda dessa avtal går tillbaka till nämnden för fastställan. Nämnden föreslår att kommunstyrelsen tar beslutet att genomföra projekten med konstgräsplan och aktivitetsyta vid Björkvallen och då ger i uppdrag till: tekniska nämnden att beräkna investeringsutgiften för projektet och under förutsättning att tilläggsanslag beviljas även genomför upphandling och anläggande under våren 2010 kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige att ge ett tilläggsanslag på 3 769 000 kronor Kommunstyrelsen föreslås kommunfullmäktige att höja driftsramen för kultur och fritidsnämnden 2010 med 44 500 kronor för aktivitetsytan Kultur och fritidsnämndens beslut Enligt beredningsförslaget.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 9 (13) Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen KUF 64 Diarienr 2009-000237 Ekonomisk uppföljning för september 2009 Ärendebeskrivning Den avvikelse som kultur och fritidsnämnden tidigare under året rapporterat som regelbunden och årligt återkommande med anledning av bidragsutbetalningar till föreningar har nu helt återställts i september 2009. Samtidigt har Leaderprojekt startas upp så detta stör jämförelser. Kultur och fritidsnämnden noterar efter september en positiv avvikelse på + 134 000 kronor. Prognosen för helår är fortfarande att vi kan inrymma vårt sparbeting/buffert om 138 000 kronor som en vinst vid årets slut. Beredningsförslag Kultur och fritidsnämnden godkänner uppföljningen för september 2009 och skickar denna till ekonomiavdelningen för sammanställning till kommunstyrelsen. Nämnden noterar att redovisningen ligger på 99 % av beviljat kommunbidrag. Kultur och fritidsnämndens beslut Enligt beredningsförslaget.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 10 (13) KUF 65 Diarienr 2009-000559 Sammanträdestider 2010 Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges sammanträdestider för 2010 är fastställda. Beredningsförslag Kultur och fritidsnämndens sammanträde föreslås på måndagar kl. 17.30 och på varierande platser enligt kallelsen. 18 januari 16 augusti 22 februari 20 september 22 mars 18 oktober 19 april 8 november 17 maj 6 december 14 juni Kultur och fritidsnämndens beslut Enligt beredningsförslaget.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 11 (13) KUF 66 Delegation Anmäls delegationsbeslut enligt nedan: Badmästare Marianne Oscarsson Ledighetsansökan Karin Johansson, 090929-100430 6 Anställning Veronika Fritzon, badvakt/simlärare 090929-100430 7 Delges och läggs till handlingarna.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 12 (13) KUF 67 Delgivning Protokollsutdrag. Kommunstyrelsen 129. Ekonomisk månadsuppföljning per 2009-07-31, kommunen. Protokollsutdrag. Kommunfullmäktige 58. Politisk organisation 2011. Beslut från Länsstyrelsen. Angående slutrapportering av det lokala naturvårdsprojektet Tätortnära natur- och kulturstig. Anteckningar förda vid förvaltningssamråd 090908. Anteckningar förda vid ledningsgrupp 090922 Inspektionsrapport från miljönämnden gjord badanläggningen i Centrumhuset. Delges och läggs till handlingarna.

Kultur och fritidsnämnden 2009-10-12 13 (13) KUF 68 Beredningsärende A. Dansprojekt i Bäne söks hos Sjuhärads kommunalförbund, förstudieprojekt om finansiering och framtida verksamhet. Bilda söker förstudieprojekt där ansökan ska varan inlämnad senast 091015. Förstudien ska utreda förutsättningarna för finansiering av verksamheten, deltagaravgifter, utveckla verksamheten, utreda ägandeskap till fastigheter, upprustning och ev. tillbyggnad av duschar, förråd mm. Tanken är att projektet ska pågå under 2010. B. Kultur och fritidsguide Vårgårda ska även under 2010 ges ut till alla hushåll, däremot ska kultur och fritid inte deltaga vid TUR-mässan. Leader Sjuhärad inbjuder till turistfrukost som kommer att ske på Tånga under våren. C. Alla Föreningars dag genomfördes i Tångahallen lördagen den 3 oktober, där cirka 40 föreningar deltog. Förslag finns att man till nästa gång ska gå ihop med t.ex. företagarmässan då antalet föreningar inte fyller Tångahallen. Arkivens dag blir den 14 november, temat för i år är Liv och död. En gammal hästdragen likvagn kommer att lånas från Orax AB, för att placeras utanför entrén. D. En Natur och kulturguide kommer att ges ut under våren 2010 på ca 80 sidor och 500-600 exemplar. Naturreservaten, fornminnen och andra sevärdheter kommer att finnas med. E. Ny organisation inom Vårgårda kommun en förvaltning. Kommunfullmäktige har tagit beslut att inrätta en ny politisk organisation till 2011. Förslag till ny förvaltningsorganisation kommer att tas fram under 2010. Förhoppningen är att kultur och fritid får vara kvar som en förvaltning och inte splittras.