Sjukvårdsnämnd Sund Caroline Bengtsson Närsjukvårdsstrateg 0418-45 42 60 Caroline.E.Bengtsson@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2017-01-25 Dnr 1502490 1 (5) Sjukvårdsnämnd Sund Intern kontroll 2016 uppföljning Ordförandens förslag 1. Sjukvårdsnämnd Sund godkänner uppföljningsrapporten av intern kontroll 2016 och överlämnar den till regionstyrelsen Sammanfattning Sjukvårdsnämnd Sund godkände 3 mars 2016 Plan för intern kontroll 2016 Sjukvårdsnämnd Sund med obligatoriska kontrollområden. I samband med verksamhetsberättelse 2016 sker även en uppföljning av beslutad plan för intern kontroll. Sjukvårdsnämnd Sund godkänner härmed uppföljningsrapporten. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2017-01-25 2. Intern kontroll 2016 rapport Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Sjukvårdsnämnd Sund godkände 3 mars 2016 Plan för intern kontroll 2016 Sjukvårdsnämnd Sund. Intern kontroll ingår som en naturlig del av det dagliga arbetet för chefer, HR-specialister, ekonomer m.fl. Vid arbete med processbeskrivningar, rutinöversyn, förbättringsarbete görs ständiga kontrollbedömningar. Avtalsföljsamhet har haft stort fokus och olika åtgärder har vidtagits, ex inom området kontorsmaterial och resor. På området resor har identifierats att HR-fönstrets reseersättningar är en svag länk och här har samarbete börjat över förvaltningsgränserna (Sund, Kryh och GSF) för att förbättra avtalsföljsamheten. C:\pactdok\Sjukvårdsnämnd Sund\2017-02-15\Intern kontroll 2016 uppföljning - sjukvårdsnämnd Sund\1502490-U19 SUND_Beslutsförslag.docx Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Rådhus Skåne, Västra Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: www.skane.se
Datum 2017-01-25 2 (5) Medborgarperspektivet För perioden ingår att följa upp att den jämlika och jämställda hälsan ska öka. Kontrollen sker genom att följa tillgängligheten, uppdelat i geografi. Uppföljning av tillgängligheten sker primärt på respektive vårdinriktning, uppdelat på tid till mottagning och operation/åtgärd. I uppföljningsapplikationen är dessa uppgifter även uppdelade på ort. Det förekommer skillnader i tillgängligheten mellan utbudsorterna som förklaras bl.a. genom tillgången till personal och vårdplatser. Verksamhetsperspektivet I planen för internkontroll förekommer flera kontroller av områden för en effektiv verksamhet med hög kvalitet. De som följs upp i delårsrapporten är att tillgängligheten, patientsäkerheten och produktiviteten ska öka, samt bedriva en jämlik vård. Förvaltningen följer antalet vårdplatser och under året har endast marginella skillnader i antalet tillgängliga vårdplatser uppstått. Generellt sätt finns det en brist på vårdplatser. Varje månad följs tillgängligheten upp utifrån vårdgarantin. Utfallet är i paritet med föregående period. Ett område som har försämrats är MR/CT undersökningar som en följd av minskad tillgång på röntgensjuksköterskor. I planen ingår att patientsäkerheten ska öka och det mäts genom punktprevalensmätningar inom vårdrelaterade infektioner och trycksår. Mätningarna är genomförda i relevanta verksamheter och följsamheten till rutinerna och handlingsplaner bedöms som tillfredsställande. Det ingår även att kontrollera att förvaltningen bedriver en jämlik vård. Uppföljning av tillgängligheten sker primärt på respektive inriktning, uppdelat på tid till mottagning och operation/åtgärd. I uppföljningsapplikationen är dessa uppgifter även uppdelade på ort. Det förekommer skillnader i tillgängligheten mellan utbudsorterna som förklaras bl.a. genom tillgången till personal och vårdplatser. En drivande utvecklingsaktör Skånevård Sunds verksamheter genomför dagligen ett mycket stort utbildningsuppdrag, ett uppdrag som tenderar att öka från år till år. Inom förvaltningen genomförs dessutom årligen klinisk utbildning av: 220 specialistläkare 73 AT-läkare Drygt 250 läkarstudenter, varav ca 110 i Helsingborg och resterande i psykiatri och primärvård 25 psykologer 15 socionomer 25 logopeder 5 audionomer Ca 50 medicinska sekreterare
Datum 2017-01-25 3 (5) Ca 200 undersköterskor/skötare Utbildningsuppdraget är centralt och en av grundpelarna för att säkerställa god kompetensförsörjning inom sjukvården. Flera lovvärda satsningar på utbildning är genomförda och dessa välkomnas varmt. T.ex. är 50 nya STläkartjänster tillsatta inom primärvården och en kraftig satsning på utbildning av sjuksköterskor är genomförd från centralt håll. En förutsättning för väl genomförda utbildningar, utöver finansiering, är en prioritering och goda handledare. Klinisk medicinsk yrkesutbildning vilar i hög grad på praktiska erfarenheter som inte går att teoretisera på skolbänken. Varje student tillbringar därför en stor del av sin utbildningstid ute i den dagliga verksamheten. All klinisk utbildning bedrivs ute i verksamheten men samordnas via VO Forskning och Utbildning som är placerat i förvaltningsledningen. VO FoU har under en tid fått flera signaler om att utbildningsklimatet ute i verksamheten är ansträngt: AT-läkarna signalerar om försämrad introduktion och handledning i den senaste årliga under-sökningen som genomförs via fackförbundet SYLF; endast 59 procent i Helsingborg och 43 procent i Trelleborg rekommenderar sina utbildningsorter för sina yngre kollegor. Detta sker trots en nyligen genomförd satsning på utökad finansiering av tjänsterna som studierektor och en satsning på patientsäkerhetsutbildning. Kliniskt basår för sjuksköterskor är i dagsläget en nödvändighet, och därmed en lyckosam satsning, för att nyanställda sjuksköterskor ska få trygghet och klinisk kompetens i början av sin anställning i sjukvården. Denna satsning hade dock sannolikt inte behövt göras om den kliniska praktiken (VFU) under grundutbildningen innehållit träning och övning av de moment som ingår i sjuksköterskans vardag. Under augusti har verksamheten avböjt 5 förfrågningar om att ta emot anestesistudenter pga. platsbrist trots att detta är en prioriterad målgrupp för verksamheten. Flera ST-studierektorer för opererande specialiteter har efter sommaren gett tydliga indikationer på att man nu riskerar att misslyckas med att skapa förutsättningar för att deras ST-läkares utbildningsmål ska uppnås. Orsaken kan direkt relateras till neddragningarna av operativ verksamhet i framförallt HBG. Trots stora ansträngningar under flera år utbildas färre handledare. Framtidens arbetskraft i Hälso- och sjukvården finns i dagens studenter,
Datum 2017-01-25 4 (5) monetära satsningar på utbildningsplatser får liten eller ingen effekt om inte verksamheten som bedriver utbildning har rätt förutsättningar att klara uppdraget. Omfördelning av resurser ökar inte antalet handledare då problemet är individer att tillgå. Lärosätena har givetvis ett ansvar i uppdraget men, om förutsättningarna reduceras för att utbilda studenterna på ett adekvat sätt uteblir effekten av ekonomiska prioriteringar på utbildning. Medarbetarperspektivet Enligt planen för Intern kontroll 2016 ska följande punkter särskilt följas upp: samtliga medarbetare erbjuds utvecklingssamtal följa upp "lärande i arbetet" Springlife Förvaltningen kommer att upprätta handlingsplaner utifrån genomförd Springlife. Ekonomiperspektivet Skånevård Sund har erhållit en intern kontroll-rapport över de områden som GSF tar hand om (attestupplägg, kassor, representation, projektredovisning m m). En del av dessa områden handlar om rutiner som förvaltningen köper av GSF och det är de som äger frågan om förbättring och kontroll. Det kan tyvärr än en gång konstateras att representation är en liten fråga beloppsmässigt men att förvaltningen fortfarande har problem med dokumentation av syfte och deltagare i denna typ av fakturor. Under året har genomförts flera kontroller inom området avtalsföljsamhet. Användning av avtalade bemanningsföretag visar 99 procent avtalsföljsamhet, avvikelserna är skickade till HR-avdelningen för vidare utredning. Inom avtalsområde Kontorsmaterial har ett antal avvikande leverantörer följts upp med personliga mail till attestanter som gjort inköpen. Samma kontroll gjordes 2015 och det går tydligt att se att inköpen från dessa leverantörer minskat. GSF och ekonomistaben har under våren startat upp ett antal utvecklingsprojekt. Flera av dessa ligger klart i linje med intern kontroll, ex avtalsföljsamhet, redovisa rätt, faktureringsrutin för egenbetalande utländska patienter, projektredovisning, produktionsuppföljning m.m. Projekten är alla startade utifrån att det fanns ett upplevt problem som behövde lösas och arbetsgrupper har startats upp där samtliga ekonomer är involverade på olika sätt. Det pågår även en total inventering av samtliga patientkassor inom förvaltningen i syfte att få full kontroll över förvaltningens olika betalningsfunktioner, sett ur många olika aspekter (kontanter, kortterminaler, säkerhet, informationsflöde m m). Parallellt med detta har det startats ett projekt, under ledning av avdelningen för Verksamhetsnära stöd,
Datum 2017-01-25 5 (5) med syfte att genomlysa hela patientbetalningsflödet samt med målet att även identifiera och genomföra nya moderna idéer. Handkassorna inom Division Psykiatri har avslutats, i syfte att minska mängden kontanter som förvaras ute i verksamheten, men också försvåra möjligheten till avtalsbrott när det gäller inköp. Övriga divisioner har inte några handkassor, de är avslutade sedan tidigare. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendet medför inga ekonomiska konsekvenser. Juridisk bedömning Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig. Miljökonsekvenser Ärendet medför inga omedelbara miljökonsekvenser. Samverkan med berörda fackliga organisationer Ingen samverkan/mbl-förhandling har bedömts nödvändig i detta ärende. Uppföljning Ärendet kräver ingen uppföljning. Yvonne Augustin Ordförande Björn Zackrisson Förvaltningschef