BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-10-13 GN-2014/400.601 1 (2) HANDLÄGGARE Rivelis, Marta Marta.Rivelis@huddinge.se Gymnasienämnden Plan för intern kontroll för gymnasienämnden Förslag till beslut Gymnasienämndens plan för intern kontroll, enligt bilaga till tjänsteutlåtandet, antas. Sammanfattning Barn- och utbildningsförvaltningen genomför inom avdelningarna årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll (HKF 9410), som tillsammans med underlag från uppföljning av verksamhetsprocesser och rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning sammanställs till en plan för intern kontroll. Denna plan följs upp och revideras årligen. Beskrivning av ärendet Huddinge antog den 10 oktober 2011 ett nytt reglemente för intern kontroll som ersätter tidigare reglemente från maj 2003. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet intern kontroll som kommit att bli förhärskande inom såväl den kommunala som den statliga sfären och de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på intern kontroll. Huvudpoängen i den nya definitionen är att intern kontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen består inte enbart av policydokument eller blanketter utan genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Intern kontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning och styrelse. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, och risker med kontroller på ett medvetet och åskådligt sätt. Den centrala förändringen i reglementet är att arbetet med intern kontroll ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Planen för intern kontroll ska beskriva hur nämndens system för intern kontroll ser ut samt med tydlig motivering beskriva de kontroller och åtgärder som ska genomföras POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 360 02 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-10-13 GN-2014/400.601 2 (2) under planeringsperioden. Förändringarna kommer att införas successivt under de kommande åren. I korthet innebär det nya reglementet att nämnden i samband med den ordinarie planeringsprocessen ska identifiera oönskade händelser som kan hindra respektive verksamhet att nå sina mål, samt bedöma om det behövs någon åtgärd från nämndens sida i form av till exempel nya eller förändrade rutiner, information eller uppföljning. Dessutom kompletteras riskanalysen med underlag även från två andra håll: kontroll av processer och rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning. För att integrera arbetet med intern kontroll i planerings- och uppföljningsprocessen så ska alla nämnder redovisa planerat intern kontrollarbete under en särskild rubrik i sina verksamhetsplaner. Arbetet följs därefter upp i delårsrapporter och i verksamhetsberättelsen. För gymnasienämndens del innebär det att samtliga åtgärder som nämnden planerar att vidta inom ramen för denna process under verksamhetsåret redovisas i verksamhetsplanen. Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken. Jukka Kuusisto Utbildningschef P. Joakim Graffner Gymnasiechef Bilaga Plan för intern kontroll för gymnasienämnden Beslutet delges Akten
GN-2014/400 Plan för intern kontroll för gymnasienämnden Barn- och utbildningsförvaltningen/gy-vux-avdelningen NOVEMBER 2014
Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges struktur för intern kontroll 3 Avgränsningar 3 Ansvar 4 Uppföljning 4 Beskrivning av Gymnasienämndens system för intern kontroll 4 Utbildning med hög kvalitet 4 Sund ekonomi 5 Attraktiv arbetsgivare 5 Riktade uppföljningar 5 Risk- och bristidentifiering 5 Risk- och bristbedömning 5 Uppföljning 5 Åtgärder för intern kontroll under året 6 Bedömning och avvägningar 6 Prioriterade risker och åtgärder 6 Processer och rutiner 9 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning 9 Systematiska kontroller 9
Inledning Huddinge antog den 10 oktober 2011 efter en remissrunda till samtliga nämnder ett uppdaterat reglemente för intern kontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med intern kontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram behovet av en gemensam struktur för samtliga förvaltningar och en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet intern kontroll som kommit att bli förhärskande inom såväl den kommunala som den statliga sfären och de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på intern kontroll. Det framgår nu tydligare än tidigare att arbetet med intern kontroll ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Huddinges struktur för intern kontroll Intern kontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning och personal samverkar och som är utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler Huvudpoängen i den nya definitionen är att intern kontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Intern kontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning och styrelse. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, och risker med kontroller på ett medvetet och åskådligt sätt. Arbetet med intern kontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en plan för intern kontroll som beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för intern kontroll samt med tydlig motivering beskriver det arbete som ska genomföras under planeringsperioden. Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder och kontroller sammanställs till en plan för intern kontroll som revideras årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner. Avgränsningar Denna plan behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- och krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för att företa någon form av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. GYMNASIENÄMNDEN 3
Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs därefter upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse redovisas utfallet under planeringsperioden och avvikelser kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnderna ska därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en bedömning av hur årets arbete med intern kontroll har gått samt en bedömning av om den interna kontrollen är betryggande. Beskrivning av Gymnasienämndens system för intern kontroll och Effektiv organisation, vilka är de kommunala mål som har en direkt påverkan på undervisningens kvalitet. Barn- och utbildningsförvaltningens ledningsgrupp har en årsplan där tillfällen är avsatta för att följa upp att arbetet med åtgärderna i verksamhetsplanen och planen för intern kontroll. Det systematiska kvalitetsarbetet på enhetsnivå är en del av huvudmannens interna kontroll. Gymnasienämndens arbete med intern kontroll består av fyra delar; 1. riskidentifiering utifrån målen, 2. uppföljning av processer och rutiner, 3. uppföljning av revisionsrapporter och andra granskningar, samt 4. vår egna systematiska uppföljning av verksamheten. Det systematiska kvalitetsarbetet ska, enligt skollagen, inriktas mot att uppfylla de nationella mål som finns för utbildningen. Därför ligger tyngdpunkten för det systematiska kvalitetsarbetet i målen Utbildning med hög kvalitet Utbildning med hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Särskilda rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet finns dokumenterade. Resultaten följs också upp på kvalitetsdialoger mellan verksamhetschef och biträdande verksamhetschef för gymnasieskolan, rektor, ekonom samt verksamhetsanalytiker. Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet ryms bland annat uppföljning av elevers kunskapsresultat och elevers upplevelse av sin vistelse i skolan, samt uppföljning av skolornas arbete med undervisning. Uppföljningen utgörs bland annat av analys och sammanställning av elevernas betyg och resultat på nationella prov, samt av resultat från elevenkäter som årligen genomförs för att ge eleverna möjlighet att framföra sina synpunkter på verksamheten. Även dokumentation från rektorernas systematiska kvalitetsarbete följs upp. Svarsfrekvensen på elev- och studerandeenkäterna varierar mellan verksamheterna och mellan enheterna, men är generellt 4 PLAN FÖR INTERN KONTROLL 2013
sett höga mycket tack vare att resultaten alltid återkopplas. Återkopplade resultat ligger därefter till grund för utveckling av verksamheten och enheternas arbete. Utöver elevenkäten har varje skola egna rutiner för att följa upp hur eleverna har det på skolan. Vi följer också vår behörighet i klassrummen på grundskolan och gymnasieskolan samt inom vuxenutbildningen genom att registrera lärarnas examina och behörighet inom olika ämnen i IT-systemet KOLL. Här kan rektorer för varje termin se hur behörigheten ser ut i olika ämnen genom att koppla det till aktuell schemaläggning. Övergripande analyser kan göras utifrån uppgifterna i KOLL och påverka insatser kring t.ex. tjänstefördelning och kompetensutvecklingsinsatser. Enligt skollagen ska ett systematiskt kvalitetsarbete utföras på både huvudmannanivå och på enhetsnivå. Huvudmannens kvalitetsarbete utgörs av kommunens planerings- och uppföljningsprocess. Huvudmannen begär även in rapporter från alla enheter vid tre tillfällen per år. Dessa utgör en del av huvudmannens uppföljning av verksamheten. Ansvarig för huvudmannens kvalitetsarbete är utbildningsdirektören. Ansvarig för att ta fram rutiner för det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå är biträdande utbildningsdirektör på barn- och utbildningsförvaltningen. Verksamhetschef för gymnasieskola och vuxenutbildning ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs i varje skola. Rektor ansvarar för eget kvalitetsarbete på enhetsnivå. Sund ekonomi Budget- och uppföljningsprocessen är en del av den kommunövergripande planerings- och uppföljningsprocessen. Det största arbetet i processen startar i och med att nämnden får sin ekonomiska ram för nästkommande år i samband med fullmäktiges beslut om Mål och Budget. Under hösten arbetar vi med nämndens verksamhetsplan och där ingår beslut om fördelning av den ekonomiska ramen. För att följa upp att nämnden har en sund ekonomi, så sammanställs två delårsrapporter under verksamhetsåret. Inför arbetet med delårsrapporterna har förvaltningen ekonomiska dialoger med samtliga rektorer. Dialogerna återkommer också när året går mot sitt slut och bokslutet ska upprättas som i sin tur ingår i verksamhetsberättelsen. Förutom dessa uppföljningar som nämnden behandlar så lämnar förvaltningen månadsvis en kort ekonomisk rapport till ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsen. Syftet med denna månadsrapport är att säkerställa att nämnden har en ekonomi i balans. Attraktiv arbetsgivare Arbetet med att bibehålla och öka Huddinge kommuns attraktivitet som arbetsgivare ska ha fortsatt hög prioritet. Genom att varje år genomföra en medarbetarundersökning följer vi upp arbetet med delmålet Attraktiv arbetsgivare och skapar underlag för analys och åtgärdsplaner för ständiga förbättringar i våra verksamheter. Andra sätt att stödja och följa upp arbetet med Attraktiv arbetsgivare är våra årliga PLUS-samtal mellan chef och medarbetare som fokuserar på måluppfyllelse och planering samt kompetensutveckling och stöd, samt de årliga bedömningssamtalen mellan chef och medarbetare. Riktade uppföljningar Nämnden genomför även riktade uppföljningar då det finns ett behov av det, antingen för att vi upptäckt en brist eller för att ta reda på mer. De fyra delarna som utgör arbetet med intern kontroll genomförs löpande under året och sammanställs i planen för intern kontroll i samband med framtagande av nämndens verksamhetsplan. Risk- och bristidentifiering Nämnden genomför årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. En risksammanställning bruttolista över identifierade risker ligger till grund för arbetet. Risk- och bristbedömning Inför arbetet med verksamhetsplanen går förvaltningens ledningsgrupp igenom identifierade risker/brister för att bedöma väsentligheten och därpå prioritera vilka risker/brister som bör åtgärdas inom kommande planperiod. Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. De risker som prioriterats för åtgärder under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen samt, då det är relevant, vid dialoger med skolorna.
Åtgärder för intern kontroll under året Bedömning och avvägningar Förvaltningens olika avdelningar har inför upprättandet av planen för intern kontroll gjort riskbedömningar i verksamheten. Avdelningarnas bedömningar har sedan presenterats i förvaltningens ledningsgrupp som därefter har prioriterat åtgärder för de kommande två åren. Prioriterade risker och åtgärder Mål/uppdrag som risken kopplar till Riskkälla/oönskad händelse Riskreducerande åtgärd/aktivitet Ansvarig för åtgärd/aktivitet Uppföljning av åtgärderna (när och hur) Ökad valfrihet Mål: Bra att leva och bo Minskad attraktivitet hos våra gymnasieskolor i en hårt konkurrensutsatt kontext med demografisiffror som visar att antalet elever i gymnasieåldern är lågt. Vidareutveckling av skolornas egna systematiska kvalitetsarbete. Skolornas arbete med att skapa en tydlig identitet (varumärke). Gymnasiechef och rektor Avtalstrohet Mål: Sund ekonomi Höga kostnader samt ineffektiva processer. Fortsatt utbildning i Proceedo. Fortsatt utveckling av sökverktyget för avtal. Öka kompetensen och supporten vad gäller direktupphandling. Utöka uppföljningen av genomförda inköp och införa en administrativ avgift på 300 kr/per inköp utanför avtal. Ansvar avtalstrohet: Chefer med budgetansvar. Ansvar utveckling och uppföljning: Upphandlingsenheten och redovisningsavdelningen på KSF i samarbete med ekonomerna på BUF. Utbildningsbehov i redovisningsfrågor, inköp mm Mål: Sund ekonomi Höga kostnader, ineffektiva processer. Utbildning i redovisning- och ekonomifrågor samt inköp mm. Uppdatera ekonomiguiden samt göra den känd i organisationen. Ekonomerna på BUF i samarbete med redovisningsavdelningen på KSF. - Delårsrapport 2 Aktivering gällande investeringar Mål: Sund ekonomi Felaktig redovisning. Förvaltningen följer inte god redovisningssed. Tydliggöra rutiner för hanteringen av investeringar. Utveckla kapitalkostnadsberäkningen som ska kunna ske med automatik. Ekonomerna på BUF i samarbete med redovisningsavdelningen på KSF. Kompetensförsörjning Mål: Utbildning med hög kvalitet och Attraktiv arbetsgivare Låg behörighet i vissa ämnen riskerar att påverka elevernas möjligheter att uppnå de nationella målen. Fortsätta att utveckla arbetet med Attraktiv arbetsgivare genom att arbeta aktivt med områdena inom medarbetarenkäten på varje skola. Inrätta fler karriärtjänster. Utveckla formerna för kollegial handledning. Samtliga rektorer med stöd av verksamhetschef, personalchef samt Utvecklingsenheten. It-support för verksamhetssystem Mål: Utbildning med hög kvalitet. Enheterna kan inte använda systemen som stöd i verksamheten. Se över organisation för ITsupport på BUF- IT. Utvecklingschef GYMNASIENÄMNDEN 6
Mål/uppdrag som risken kopplar till Riskkälla/oönskad händelse Riskreducerande åtgärd/aktivitet Ansvarig för åtgärd/aktivitet Uppföljning av åtgärderna (när och hur) Utveckling av LIS Mål: Utbildning med hög kvalitet och Effektiv organisation LIS är inte utvecklat utifrån verksamheternas behov, vilket innebär att de inte kan använda LIS som stöd i sitt systematiska kvalitetsarbete. Se över processen kring utveckling i LIS. Biträdande utbildningsdirektör i samarbete med verksamhetschef, utvecklingschef och KSF. Risk att utveckling inte kan ske utifrån behov p.g.a. många parallella utvecklingsbehov. Korrekt data i LIS Mål: Utbildning med hög kvalitet och Effektiv organisation Opålitlig data i LIS, vilket beror på felaktig data i Procapita och Edwise sant att kvalitetssäkringsprocessen av LIS är bristfällig. Risk att utveckling inte kan ske utifrån behov p.g.a. många parallella utvecklingsbehov. Se över processen kring utveckling i LIS. Se över kvalitetssäkringsprocessen av data. Se över kommunikation- och samarbetsprocesser mellan avdelningar och förvaltningar. Biträdande utbildningsdirektör i samarbete med verksamhetschef, utvecklingschef och KSF. Vuxenutbildningens systematiska kvalitetsarbete Mål: Systematisk kvalitetsutveckling och Effektiv organisation Brister i vuxenutbildningens betygshantering och resultatuppföljning. Ta fram en beställning på vad som ska visas i LIS med anpassning till nationell statistikuppföljning. Anpassa programvara för registrering av betyg och individuella studieplaner. Rektor på vuxenutbildningen. Utvecklingschef BUF-IT. Utformning av rapporter i LIS. Kvalitetssäkring av data i LIS. Tillgång till resultatuppföljning i LIS. Biträdande utbildningsdirektör Kvalitetsavdelningen, i samarbete med KSF. LIS-ansvarig KSF. Processägare för arbetet är biträdande utbildningsdirektör Kvalitetsavdelningen. Introduktionsprogrammens systematiska kvalitetsarbete Mål: Systematisk kvalitetsutveckling och Effektiv organisation Brister i introduktionsprogrammens betygshantering och resultatuppföljning. Ta fram en beställning på vad som ska visas i LIS. Anpassa programvara för registrering av grundskolebetyg och individuella studieplaner. Utformning av rapporter i LIS. Kvalitetssäkring av data i LIS. Tillgång till resultatuppföljning i LIS. Utvecklingschef BUF-IT. Biträdande utbildningsdirektör Kvalitetsavdelningen, i samarbete med KSF. LIS-ansvarig KSF. Processägare för arbetet är biträdande utbildningsdirektör Kvalitetsavdelningen. Gymnasiesärskolans systematiska kvalitetsarbete Mål: Systematisk kvalitetsutveckling och Effektiv organisation Brister i gymnasiesärskolans resultatuppföljning. Ta fram en beställning på vad som ska visas i LIS. Anpassa programvara för registrering av betyg och individuella studieplaner. Utformning av rapporter i LIS. Handläggare för gymnasiesärskola. Utvecklingschef BUF-IT. Biträdande utbildningsdirektör Kvali- 7
Mål/uppdrag som risken kopplar till Riskkälla/oönskad händelse Riskreducerande åtgärd/aktivitet Ansvarig för åtgärd/aktivitet Uppföljning av åtgärderna (när och hur) Kvalitetssäkring av data i LIS. Tillgång till resultatuppföljning i LIS. tetsavdelningen, i samarbete med KSF. LIS-ansvarig KSF. Processägare för arbetet är biträdande utbildningsdirektör Kvalitetsavdelningen. 8 VERKSAMHETSPLAN 2012
Processer och rutiner I det systematiska kvalitetsarbetet och utifrån aktuell utbildningsforskning har det framkommit att barn- och utbildningsförvaltningen behöver utveckla arbetet med språkutveckling, matematikutveckling och IT i undervisningen. Ett särskilt fokus kommer därför under att ligga på att utveckla processerna kring dessa tre områden. Barn- och utbildningsförvaltningen kommer även på förekommen anledning att se över och utveckla processerna kring LIS och registratur. Leverantörshanteringen centraliserades våren 2014. Efter denna organisatoriska förändring har det visat sig att det finns ett stort utbildningsbehov ute hos verksamheterna vilket synliggjordes när processerna hanteras på samma ställe. För att vara ett bra stöd har det beslutats att genomföra grundläggande utbildning i ekonomi och redovisningsfrågor för attestanter och godkännare mellan februari och juni. Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning Följande ärenden behandlar planer med anledning av rekommendationer från revisorerna eller annan granskning: KS-2014/742-Revisionsskrivelse Granskning av manuella utbetalningar. Systematiska kontroller Huddinge kommun är enligt skollagen skyldig att planera, följa upp och utveckla sin verksamhet på ett systematiskt sätt. Särskild vikt läggs vid att kommunen ser till att det på varje skola finns en struktur för det egna systematiska kvalitetsarbetet. En sådan struktur har arbetats fram för att enheter såväl som huvudman ska vara väl förtrogna med verksamhetens arbete och resultat. Ytterst syftar den gemensamma strukturen för skolornas systematiska kvalitetsarbete till att enheterna når de mål gymnasienämnden satt för sin verksamhet. Skolorna bidrar med underlag tre gånger per år inför delårsrapport 1 och 2 samt till verksamhetsberättelsen. En kombinerad kvalitets- och ekonomidialog mellan förvaltning och respektive skolas ledningsgrupp genomförs i samband med delårsrapporterna. Förvaltningen och enheterna arbetar sedan vidare med de utvecklingsområden som pekas ut. KOMMUNSTYRELSEN 9