SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2015-11-19 Vår referens Anna Ingloff Föreningssekreterare anna.ingloff@malmo.se Tjänsteskrivelse Ansökan om dispens gällande konsulentbidrag Fair Play Tennisklubb FRI-2015-1676 Sammanfattning Fair Play Tennisklubb inkom 2015-04-21 med en ansökan om dispens för en tredje konsulenttjänst med motivering att Limhamns Tennisklubb lagt ner sin verksamhet på grund av ekonomiska svårigheter och att medlemmarna ges möjlighet att fortsätta i Fair Play Tennisklubb. Föreningen är beviljad 2,0 konsulenttjänst under innevarande period, men ansöker om ytterligare 1,0 konsulenttjänst under kommande period 2016-01-01 2016-12-31. Att fritidsnämnden i denna övergångsperiod beviljar tre konsulenttjänster är en engångshändelse. Grundbidraget är beräknat utifrån de nya principer om grundbidrag som efter beslut kommer att vara gällande för 2016. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att bevilja Fair Play Tennisklubbs dispensansökan och bidrag för 3,0 konsulenttjänst för perioden 2016-01-01-2016-12-31. Beslutsunderlag [Här kommer namnet på de handlingar som ligger till grund för beslutsförslaget hämtas in automatiskt. Du behöver inte skriva något under denna rubrik.] Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2015-11-19 Fritidsnämnden 2015-11-26 Ärendet Bakgrund Grundbidrag avser att utgöra grundtrygghet för föreningens verksamhet och därigenom skapa möjlighet att planera arbetet på längre sikt. Dessutom ska bidraget underlätta för föreningar att anställa heltids- eller deltidskonsulent i första hand för föreningens ungdomsverksamhet samt för organisatoriska och administrativa uppgifter. Grundbidrag utbetalas antingen som ett kontant engångsbidrag eller som ett bidrag för anställning av konsulent. Grundbidraget baseras på följande inrapporterade uppgifter:
1. Antalet bidragsberättigade medlemmar i åldern 4-25 år och/eller personer med funktionsnedsättning. 2 (4) 2. Antalet deltagartillfällen vid godkänd aktivitet under senast avslutat verksamhetsår. För att kunna erhålla 2,0 konsulenttjänst (max 416 304 kr/år) måste föreningen uppnå; Minst 351 medlemmar i åldern 4-25 år (för personer med funktionsnedsättning tillämpas ej någon övre åldersgräns) och minst 33 000 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. För att kunna erhålla 1,0 konsulenttjänst (max 208 152 kr/år) måste föreningen uppnå: Mer än 325 medlemmar i åldern 4-25 år (för personer med funktionsnedsättning tillämpas ej någon övre åldersgräns) och minst 6 600 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. Implementering av brutet verksamhetsår Inför 2015 infördes nya regler för rapportering av grundbidrag vilket innebär att föreningar med brutet verksamhetår ska lämna in föreningsrapporten den 1 september, till skillnad från föreningar med kalenderår som lämnar in föreningsrapport den 1 mars. Regeln infördes som ett led i att bättre möta de föreningars behov som har säsonger som sträcker sig från höst till vår. Eftersom reglerna implementerades för första gången detta år innebär att innevarande verksamhetår innefattas av hösten 2014 och våren 2015 och föregående verksamhetsår innefattas av våren och hösten 2014. Bedömningsunderlag för dispens Dispens beviljas då föreningen har gjort en tillfällig nedgång i medlem- och/eller deltagarantal. Genom beviljande av dispens beaktas dessutom konsulentens anställningstrygghet. För att en dispens ska beviljas ska antalet medlemmar och/eller deltagartillfällen inte avvika mer än 10% i relation till det i bestämmelserna fastställda antalet. En dispens kan enbart beviljas som föreningen föregående period uppfyllde villkoren för det antal konsulenttjänster dispensansökan avser. Föreningar som beviljas dispens i år kan inte beviljas dispens nästföljande år. Fair Play Tennisklubb Fair Plays Tennisklubb har inrapporterat sammanslagt 1627 medlemmar i åldern 4-25 år (för personer med funktionsnedsättning tillämpas ej någon övre åldersgräns) och 4470 aktiviteter respektive 30 448 deltagartillfällen för verksamhetsår 2014/2015. Detta är en minskning av medlemsantalet jämfört med tidigare då föreningen rapporterade 1469 medlemmar samt en minskning i aktivitet då föreningen rapporterade in 4855 aktiviteter. Fair Play Tennisklubb har ansökt om dispens för en tredje konsulent med anledning av föreningens storlek, verksamhet, bredd och anläggning. Föreningen beskriver behovet av 3,0 konsulenttjänst med att Limhamns Tennisklubb avvecklar sin verksamhet från 30 juni 2015 och att Limhamn Tennisklubb hänvisar att verksamheten integreras i Fair Play Tennisklubb. Fair Play Tennisklubb skriver i ansökan att de är en av Sveriges största tennisklubbar och bedriver en av Malmös största barn- och ungdomsverksamhet oavsett nivå för utförandet. Föreningen uppger att breddverksamheten är motorn i verksamheten och kräver kontinuerlig utveckling, parallellt med att den ordinarie verksamheten krävs en stabil administrativ organisation. I ansökan framhålls även att anläggning är föreningsdriven och öppet i stort sett året runt, ca 110 tim./v. med ca 8 000 besökare per vecka. Ett utökat samarbete med skolor medför att åtagande
även på dagtid blir allt större och de administrativa behoven ökar. 3 (4) Limhamns Tennisklubb Limhamns Tennisklubb har inrapporterat sammanlagt 395 medlemmar i åldern 4-25 år (för personer med funktionsnedsättning tillämpas ej någon övre åldersgräns) och 1029 aktiviteter respektive 6262 deltagartillfällen under verksamhetsår 2014. Detta är en ökning av antal medlemmar jämfört med 2013 då föreningen rapporterade 375 medlemmar och ökning i aktivitet jämfört med tidigare verksamhetsår då föreningen rapporterade 1012 aktiviteter. Limhamns Tennisklubb har inkommit med en skrivelse till såväl fritidsförvaltningen som Svenska tennisförbundet att de per den 30 juni 2015 lägger ned sin verksamhet. I skrivelsen tillsammans med beslut i extra årsmöte skriver föreningen att föreningens nuvarande medlemmar äger fritt att välja medlemskap i annan klubb. Styrelsen rekommenderar att spelarna väljer att fortsätta med sin tennisträning i Fair Play Tennisklubb, där de tränare de haft finns i Fair Plays befintliga verksamhet, och att den nuvarande gemenskap som finns bland träningsgrupperna kan fortgå. Vidare i protokoll från extra årsmöte står att eventuella ekonomiska överskott tillfaller Fair Play Tennisklubb. Förvaltningens bedömning Fair Play Tennisklubb har brutet verksamhetsår vilket medför att ansökan kan behandlas först efter att föreningsrapport inkommit den 1 september. Uppgifter som ligger till grund för beslut innefattas av föreningens medlemmar och deltagartillfälle och redovisas på föreningsrapporten. Fair Play Tennisklubb har en omfattande verksamhet och ett stort antal aktiva medlemmar. Medlemsantalet har under flera år vart högt över kriteriet för bidraget. Föreningen har dock under det senaste året minskat i aktivitet och uppfyller inte längre kriterierna för 2,0 konsulenttjänst. Förvaltningen har vid genomgången av föreningens närvarorapportering i ApN upptäckt att Fair Play Tennisklubb närvarorapporterat aktiviteterna från Kul i Fem och Sommarkul som föreningen beviljats Bidrag för lovaktiviteter för. Enligt bidragsreglerna för Bidrag för lovaktiviteter är detta inte godkänt då förening inte kan beviljas andra bidrag för samma period. Redovisningen medför en korrigering av deltagartillfällen. Efter korrigeringen uppgår till närvarorapporteringen till 30 254 deltagartillfällen, vilket är 194 färre deltagartillfällen jämfört med vad föreningen uppgav på föreningsrapporten. Differensen efter korrigeringen innebär en avvikelse på 8% för att uppnå kriteriet för 2,0 konsulenttjänst. Avvikelsen är inom ramen för det bedömningsunderlag förvaltningen använder. Limhamns Tennisklubb höll ordinarie årsmöte den 31 mars 2015 och ett extra årsmöte gällande beslut om föreningens nedläggning per 2015-06-30 avhölls i direkt anslutning efter ordinarie årsmöte. I protokoll för extra årsmöte Limhamns Tennisklubb tisdag 31/3 2015 kl. 19.30 står följande: 7 Enhälligt beslut om Limhamns Tennisklubbs nedläggning per 2015-06-30 tas av klubbens medlemmar. Klubbens nuvarande spelar äger fritt att välja medlemskap i annan klubb. Styrelsen rekommenderar att spelarna väljer att fortsätta sin tennisträning i Fair Play Tennisklubb, där de tränare dom haft finns i Fair Plays befintliga verksamhet och att den nuvarande gemenskap som finns bland träningsgrupperna kan fortgå. Eventuella ekonomiska överskott tillfaller Fair Play Tennisklubb. Enligt uppgifter på föreningens hemsida utlystes kallelse till årsmöte och extra årsmöte inte är i enlighet med föreningens stadgar. Gällande beslut om nedläggning uppfylls inte 14.9 i föreningens stadagar. I föreningens stadgar framgår under paragraf 18-20 kriterier för hur ekonomiska
frågor och upplösning av förening ska beslutas, samt att Svenska Tennisförbundet ska bestyrka avskrifter. Utifrån de handlingar och information som inkommit till Fritidsnämnen har besluten inte tagits i enlighet med föreningens stadgar. Förvaltningen har varit i kontakt med Svenska tennisförbundet och Regionsförbundet Tennis Syd vilka menar att avvecklingen gått till på ett korrekt vis och förvaltningen har därmed valt att inte fördjupa sig mer i tillvägagångssättet. Efter vänlig påminnelse fick förvaltningen den 23 oktober 2015 besked från Svenska tennisförbundet om Limhamns nedläggning. 4 (4) Sammanställning av Fair Play Tennisklubbs och Limhamns Tennisklubbs medlemmar och deltagartillfälle Fair Play Tennisklubb uppfyller kriteriet för antal medlemmar med god marginal men saknar 2927 deltagartillfällen för att uppnå kriteriet för 2,0 konsulenttjänst. Föreningen avviker med 8,9% avseende deltagartillfällen vilket är inom ramen för det bedömningsunderlag fritidsförvaltningen följer. Limhamns Tennisklubb uppfyller kriteriet för antal medlemmar men saknar 338 deltagartillfällen för att uppnå kriteriet för bidraget 1,0 konsulenttjänst. Avvikelsen är 5% gällande deltagartillfällen vilket är inom ramen för det bedömningsunderlag fritidsförvaltningen följer. Förvaltningens samlade åsikter Fair Play Tennisklubb uppfyller i dagsläget inte kriterierna för att erhålla bidrag för 2,0 konsulenttjänst. Avvikelsen är inom ramen för dispens men grundkriterierna för bidraget bör uppfyllas för att förening ska kunna beviljas dispens för ytterligare konsulenttjänst utanför bidragssystemet. Limhamns Tennisklubb uppfyller inte kriteriet för bidrag för 1,0 konsulenttjänst. Även för Limhamns Tennisklubb är avvikelsen i deltagartillfällen inom ramen för dispens enligt förvaltningens beslutsunderag. Ansökan behandlar dock inte en sammanslagning utan en nedläggning av en förening vars medlemmar hänvisas till möjligheten att fortsätta i en annan förening. Förvaltningens bedömning är att Fair Play Tennisklubb kommer att öka i såväl medlemsantal som aktiviteter genom tillströmning av nya medlemmar med hänvisning till Limhamn Tennisklubbs nedläggning. Föreningen kommer dock att behöva extra insatser för att jobba med medlemsrekrytering och föreningsutveckling. Med anledning av att båda föreningarna inte uppnår kriterierna för bidrag anser förvaltningen att Fair Play Tennisklubb endast kan beviljas dispens för ett år. Föreningen behöver vid föreningsrapport 2016 uppfylla kriteriet för 2,0 konsulenttjänst med god marginal och visa på en medlemsökning och aktivitetsökning som motsvarar den rapport Limhamns Tennisklubb redovisat vid föreningsrapport 2015. Förvaltningen samlade bedömning är att Fair Play Tennisklubb ska beviljas dispens för 3,0 en tredje konsulenttjänst för perioden 2016-01-01 2016-12-31. Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]