KPMG AB Antal sidor: 12
Innehåll 1. Sammanfattning och kommentar 1 2. Bakgrund, risk och väsentlighet 3 3. Syfte 3 4. Metod, avgränsning och genomförande 3 5. Noteringar från granskningen 4 5.1 Förekommer bisysslor? 4 5.2 Finns kännedom om bisysslor? 5 5.3 Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA? 7 5.4 Inköp från företag/förening där anställda har bisyssla 8 5.5 Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? 9
1. Sammanfattning och kommentar Bakgrund och inledning KPMG har av revisorerna i fått i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Revisionen bedömer att det finns risk att det föreligger brister i den interna kontrollen och att det är väsentligt att klarlägga om verksamhetsansvariga i kommunen har vetskap om eventuella bisysslor. Iakttagelser Det förekommer bisysslor i s förvaltningar. 119 anställda av de 1 428 som granskats har under perioden 2013-01-01 till 2013-11-30 haft en eller flera mer eller mindre aktiva bisysslor i 134 olika företag eller föreningar. Att anställda har bisysslor känner nästan alla kommunens förvaltningschefer till. De flesta har dock inte något exakt grepp om numerären. En kommunomfattande inventering av bisyssleinnehav uppges ha utförts 2012. Några förvaltningar uppger sig även ha ställt frågan under 2013. Vi har erhållit sammanlagt 36 ifyllda Frågeformulär angående bisyssla vilka är daterade mellan december 2011 och september 2012. Vi bedömer att 28 av de 36 formulären redovisar bisysslor. Tio av 28 inventerade bisysslor skulle kunna sammanfalla med någon eller några av de 136 vi funnit om den näringsdrivande associationen redovisats med ett registreringsnummer. Återstående 18 identifierade kan inte uteslutas, i varierande omfattning, få ersättning och/eller lön från annan arbetsgivare än kommunen. Formulären redovisar inga bedömningar från arbetsgivaren. Av enkätsvaren framgår att alla förekommande bisysslor är dokumenterat tillstyrkta. Enligt de få instruktioner som finns så skall endast avslag motiveras och dokumenteras. Våra iakttagelser gör att vi inte kan utesluta att kunskapen om AB (Kollektivavtalets allmänna bestämmelser) och LOA (Lagen om offentlig anställning) i bisysslefrågor generellt sett är svag. Kommunens har vid granskningstillfället heller ingen formellt beslutad policy med därtill hörande tillämpningsföreskrifter för att hantera bisysslor. 28 av de 134 (20,9 %) företagen där anställda i kommunen har en funktionärspost återfinns i kommunens leverantörsregister. Detta innebär 28 stycken involverade funktionärer likaledes anställda i kommunen. Av de 28 företagen/föreningarna har 13 fått sammanlagt 92 fakturor betalade av kommunen under perioden 2013-01-01 till 2013-11-30. Kommunen har med andra ord under 11 månader gjort inköp från, eller överfört medel till, företag eller föreningar där en anställd innehar en funktionärspost. 18 fakturor med ett sammanlagt fakturabelopp om 640 760kronor har tagits ut för en översiktlig granskning i syfte att 1
undersöka om det framgår av dessa hur inköpen hanterats när det gäller attestantens förvaltningstillhörighet i förhållande till den person som innehar bisyssla och därmed har anknytning till den association som fakturerat och/eller erhållit medel från kommunen. Granskningen visar att 7 fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om 159 294 kronor är mottagnings- och betalningsattesterade av personer som är placerade inom samma förvaltning där en anställd har en funktionärspost i det företag som ställt ut fakturan/erhållit utbetalningen. Kommentarer Det råder ingen tvekan om att det förekommer bisysslor i, att var tolfte anställd är registrerade som funktionär i ett företag eller i en förening. Generellt sett har kommunen vad vi bedömer intagit en allt för avvaktande förhållningssätt till sina anställdas bisysslor. Såvitt granskningen kan visa har kommunen inte i ändamålsenlig grad agerat för att skaffa sig kunskap om den totala omfattningen av bisysslor och hur dessa skulle kunna påverka en anställning. Kunskapen om bisysslor hos ledande företrädare i kommunen får med ledning av lämnade enkätsvar bedömas som värd att utveckla och fördjupa. På grund av detta bedömer vi att kommunen inte med säkerhet kan avgöra huruvida förekommande bisysslor: Inverkar hindrande på de anställdas arbetsuppgifter. Påverkar de arbetsuppgifter de anställda har att utföra (vilket kan innebära risk för förtroendeskada för berörd person och kommun). Innebär att de anställda konkurrerar med kommunen. Rekommendation Med tanke på omfattningen och potentiella effekter, inte minst förtroendeskadliga och ekonomiska, av befintliga bisysslor som granskningen påvisat, bör ansvariga säkerställa att en policy upprättas och formellt antas. Till den skall det finnas tillämpningsföreskrifter som minst årligen möjliggör en fullständigt och detaljerad överblick av de anställdas bisysslor. Som ett stöd för att möjliggöra en effektiv bedömningsgrund för beslutsfattare i bisysslefrågor har vi under punkt 5.5 i rapporten lämnat ett förslag på hur bisysslor kan hanteras. Ändamålsenliga och efterlevda rutiner för att hantera bisysslor är en väsentlig del i arbetet med att uppnå god internkontroll i alla de verksamheter som bedrivs i kommunens regi. 2
2. Bakgrund, risk och väsentlighet 3. Syfte KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att granska förekomsten av bisysslor i kommunen samt de styrande dokument och de rutiner som används för att hantera dessa. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Detta gäller inte bara bisyssla som faktiskt utövas utan också bisyssla som aldrig har utövats men där det finns anledning att anta att en arbetstagare står i begrepp att åta sig någon sådan. Bestämmelsen ger däremot inte utrymme för bisyssleförbud "för säkerhets skull". Revisionen bedömde att det finns risk att det föreligger brister i den interna kontrollen och att det är väsentligt att klarlägga om verksamhetsansvariga i kommunen har vetskap om eventuella bisysslor. Granskningen syftar till att ge svar på följande frågor: Förekommer bisysslor i kommunens förvaltningar? Har förvaltnings- och sektionscheferna kännedom om aktuella bisysslor? Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA (lagen om offentlig anställning) avhandlande förtroendeskadliga bisysslor? Har inköp gjorts från företag där anställda har ekonomiska intressen etc. och när så eventuellt har inträffat har dessa inköp behandlats på ett korrekt sätt? Har kommunen och berörda bolag ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? 4. Metod, avgränsning och genomförande Information har inhämtats från kommunens personalregister per 2013-12-09, leverantörsregister per 2013-12-05 samt leverantörsreskontran från januari 2013 till november 2013. Uppgifter från Bolagsverkets handels- och föreningsregister samt aktiebolagsregister per 2013-12-13 har sammanställts och granskats. Granskningen har berört 1 428 anställdas bisyssleinnehav från januari 2013 fram till november 2013. Vi har även erhållit den samlade styrande och vägledande dokumentation som kommun har vad gäller bisysslor. En enkätundersökning innefattande förvaltningschefer har genomförts 3
5. Noteringar från granskningen 5.1 Förekommer bisysslor? Av de 1 428 anställda i kommunens verksamheter som granskats förekommer, enligt Bolagsverket 2013-12-13, 119 som funktionärer i sammanlagt 134 företag och/eller föreningar. Detta ger 142 stycken unika företags-/föreningsfunktionärskombinationer (totalt antal bisysslor). I tabell 1 nedan visas antal anställda fördelade på anställningsform samt hur många per anställningsform som har bisyssla. I tabell 2 görs en fördelning mellan anställda som arbetar heltid respektive deltid. Tabell 3 redovisar fördelningen när det gäller antal bisysslor per person. Tabell 4 visas företags-/föreningsfunktionärskombinationernas fördelning (totala antalet bisysslor) per associationsform. Tabell 1 Antal anst (%) Anställningsform Har bisyssla Andel per form 976 (68,3) Tillsvidare 84 8,6 % 452 (31,7) Tidsbegränsad 1) 35 7,7 % 1 428 119 8,3 % 1) Här ingår de timavlönade 287 Tabell 2 Antal anst (%) Anställningens omfattning Har bisyssla Andel per omfattning 702 (49,2) Heltid 66 9,4 % 726 (50,8) Deltid 53 7,3 % 1 428 119 8,3 % Tabell 3 287 Antal Antal Totalt antal bisysslor bisysslor anställda 1 99 99 2 18 36 3 1 3 4 1 4 119 142 4
Tabell 4 Antal (%) förekommer som 2 (1,4) styrelseledamot i bolag där kommunen har ägarintresse 1). 17 (12,0) styrelseledamot eller -suppleant i en bostadsrättsförening. 7 (4,9) styrelseledamot i en ekonomisk förening. 2 (1,4) styrelseledamot i en ideell förening 2) 17 (12,0) bolagsman i handelsbolag. 2 (1,4) kommanditdelägare eller komplementär i ett kommanditbolag. 47 (33,1) innehavare av eller prokurist i en enskild firma. 48 (33,8) extern firmatecknare, ordförande, styrelseledamot eller -suppleant i aktiebolag. 142 1) Bolag som berörs är Rådhuset i Arboga AB 2) I tabellen ovan anges bl.a. associationsformen ideell förening. De ideella föreningar som registreras av Bolagsverket bedriver någon form av näringsverksamhet. I fråga om kontroll av bisysslor bör därför dessa föreningar behandlas på samma sätt som övriga associationsformer. Ideella föreningar som inte bedriver någon form av näringsverksamhet registreras inte av Bolagsverket och omfattas därför inte av granskningen. Kommentarer Granskningen visar att det förekommer bisysslor bland de anställda i kommunen. Att var tolfte medarbetare under 11 månader har en mer eller mindre omfattande bisyssla skulle kunna innebära en inte försumbar effekt på den totala tjänsteutövningen i kommunen. Mot bakgrund av vad som framkommer i detta avsnitt bör ansvariga ha svårt för att finna skäl att inte utnyttja sin rätt att fråga sina anställda om de innehar bisyssla. 5.2 Finns kännedom om bisysslor? Nedan redovisar vi de bisysslor vi identifierat per förvaltning tillsammans med vad som framkommer av enkätsvaren. Vi har från personalchefen erhållit 36 stycken Frågeformulär angående bisyssla. Formulären är daterade från december 2011 till september 2012. Tjugoåtta (28) av dessa identifierar vi som bisysslor. Tio av 28 indikerar funktionärsinnehav i näringsdrivande associationer. Helt säkra kan vi inte vara då det saknas identifiering med registreringsnummer. Enkätsvaren anger att det sammanlagt i kommunen finns 27 dokumenterat tillstyrkta bisysslor. Återstående 18 identifierade (av de 36) kan med ledning av vad som framgår av dokumenten inte uteslutas i någon omfattning få ersättning och/eller lön från annan arbetsgivare än kommunen. Från kommunstyrelseförvaltningen meddelas att information om bisysslor ges vid arbetsplatsträffar (senast under 2012) samt via kommunens intranät, infotorget. Frågor om bisyssla är även en naturlig del av medarbetarsamtalet. Senast fråga ställdes uppges vara under 2012. förekommer både 2012 och 2013. Man uppger att det finns en (1) dokumenterad tillstyrkt för vartdera året. Granskningen visar på 6 anställda som har en eller flera bisysslor. 5
Från Fritid- och kulturförvaltningen meddelas att man använder sig av de kommungemensamma instruktionerna och blanketterna. Information ges till medarbetare vid arbetsplatsträffar och fråga om innehav följs regelbundet upp vid medarbetarsamtal samt vid förekommen anledning. Fråga om bisyssleinnehav har ställts under de senaste två åren. Svaren sammanställs och redovisas vid del och årsrapport. uppges i första enkätsvaret inte förekomma på förvaltningen. Personalchefen kompletterar i samband med sakgranskningen av utkast till rapporten med uppgiften att det finns 7 dokumenterade bisysslor vartdera året. Granskningen visar på 13 anställda som har en eller flera bisysslor. Socialförvaltningen meddelar att man ger anställda information om vad bisyssla är via kommunens infotorg och frågeformulär samt muntligt vid kommungemensam introduktion. En undersökning om bisyssleinnehav utfördes 2012. Det uppges även att frågan ställs vid medarbetarsamtal. förekommer både 2012 och 2013 och man uppger att det finns dokumenterat 12 stycken för 2012 och 9 stycken för 2013, alla tillstyrkta. Personalchefen meddelar i samband med sakgranskningen att det skall vara 11 stycken bisysslor för 2013. Fem bisysslor enligt frågeformulären, innebärande funktionärsinnehav, bedöms kunna hänföras till förvaltningen. Granskningen visar på 44 anställda som har en eller flera bisysslor. Tekniska förvaltningen meddelar att man ger anställda information om vad bisyssla är via kommunens infotorg och frågeformulär samt muntligt vid kommungemensam introduktion. En undersökning om bisyssleinnehav utfördes 2012. Det uppges även att frågan ställs vid medarbetarsamtal. förekommer 2012 och man uppger att det finns dokumenterat 14 stycken tillstyrkta för 2012 och 0 (noll) för 2013. Personalchefen meddelar i samband med sakgranskningen att det skall vara 14 stycken bisysslor även för 2013. Två bisysslor enligt frågeformulären, innebärande funktionärsinnehav, bedöms kunna hänföras till förvaltningen. Granskningen visar på 13 anställda som har en eller flera bisysslor. Från Barn- och utbildningsförvaltningen meddelas att information om bisysslor ges vid arbetsplatsträffar (senast under 2012) samt via kommunens intranät, infotorget. Frågor om bisyssla är även en naturlig del av medarbetarsamtalet. Senast fråga ställdes uppges vara under 2012. förekommer 2012 och man uppger att det finns dokumenterat 3 stycken tillstyrkta för 2012 och 0 (noll) för 2013. Tre bisysslor enligt frågeformulären, innebärande funktionärsinnehav, bedöms kunna hänföras till förvaltningen. Personalchefen kompletterar i samband med sakgranskningen av utkast till rapporten med uppgiften att det finns 3 dokumenterade bisysslor vartdera året. Granskningen visar på 43 anställda som har en eller flera bisysslor. Kommentarer Så långt enkätsvaren visar så råder det ingen större tvekan om att bisysslor förekommer inom kommunen. Omfattningen, numerären, har de flesta ansvariga för förvaltningarna däremot en mycket osäker uppfattning om. Enbart denna osäkerhet motiverar att en ny kartläggning utförs, om den inte redan startats, så snart tillfälle ges. Ovanstående iakttagelser (enkätsvar jämfört med granskningsresultatet) stärker även vårt motiv att rekommendera att man från centralt håll säkerställer att en sådan inventering och bedömning verkligen utförs. Notera i sammanhanget att förändrat tjänsteinnehåll, ansvar och organisatorisk tillhörighet är händelser som motiverar att inventeringar görs oftare än minst en gång per år. 6
5.3 Är förekommande bisysslor tillåtna enligt AB respektive förenliga med 7 LOA? AB (Allmänna bestämmelser), kapitel 3 paragraf 8 lyder i sin helhet som följer: 8 Mom. 1 Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter, som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan a) inverka hindrande för arbetsuppgifterna, b) innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens. c) påverka arbetstagarens handläggning av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Mom. 2 Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal. Anmärkning: Förtroendeskadlig bisyssla för arbetstagaren inom kommun, landsting eller kommunalförbund regleras i 7 lagen om offentlig anställning (LOA). 7 LOA (lagen om offentlig anställning) från 2002-01-01 lyder i sin helhet som följer: 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Lag (2001:1016). 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. Lag (2001:1016). 7 d Ordinarie domare, chefer för myndigheter som lyder omedelbart under regeringen och direktörer för allmänna försäkringskassor skall på eget initiativ till arbetsgivaren anmäla vilka typer av bisysslor de har. Lag (2001:1016). I enkäten ställdes även en fråga om huruvida förvaltningarna har kännedom om förekommande bisysslor är förenliga respektive tillåtna med ovanstående regelverk. Svaret är ja för sammanlagt 27 uppgivet dokumenterade tillstyrkta bisyssleinnehav i kommunen från senaste tillfället frågan ställdes, 2012 och/eller 2013. Erhållet antal frågeformulär, som är den enda dokumentation vi erhållit, är som tidigare redovisats 36 stycken. Kommentarer Där det informeras om bisysslor på kommunens intranät finns ingenting som innefattar AB och LOU. Där finns heller inget bedömningsstöd att tillgå. Innehållet i erhållna frågeformulär har här ingen betydelse då kommunens instruktioner redovisade på intranätet endast kräver en doku- 7
menterad motivering för bisysslor som avslås. Med bakgrund av detta finner vi svaren i enkäterna motsägelsefulla till instruktionerna och när det uppges att det finns dokumenterade tillstyrkanden. Vad vi bedömer så har det stora antalet (92 stycken) bisysslor som inte identifierats inte fått en kunnigs (avseende AB och LOA) bedömning om de kan tillstyrkas eller avslås. Behovet av en genomgripande utredning av bisysslesituationen i kommunen blir, enligt vårt synsätt, nu alltmer tydlig. Antalet kända bisysslor och en inom kommunen obefintlig dokumentation av bedömningar står, enligt vår mening, inte i rimlig proportion till den faktiska förekomsten. Våra iakttagelser gör att vi inte kan utesluta att kunskapen om AB och LOA i bisysslefrågor generellt sett är svag. 5.4 Inköp från företag/förening där anställda har bisyssla 28 av de 134 (20,9 %) företagen där anställda i kommunen har en funktionärspost återfinns i kommunens leverantörsregister. Detta innebär 28 stycken involverade funktionärer likaledes anställda i kommunen. Av de 28 företagen/föreningarna har 13 fått fakturor betalade, och/eller erhållit medel från, kommunen under perioden 2013-01-01 till 2013-11-30. Fakturornas antals- och beloppsfördelning mellan de olika associationsformerna för analysperioden framgår av tabell 5. Tabell 5 Företag/Förening Antal företag/ föreningar Antal funktionärer (anställda) Antal fakturor S:a fakturabelopp [kr] Kommunalt bolag 1) 1 2 1 37 188 Bostadsrättsförening 1 1 15 93 717 Ekonomisk förening 2 2 14 420 016 Handelsbolag 1 1 2 9 384 Enskild firma 2 2 5 196 000 Aktiebolag 6 6 55 184 838 13 14 92 941 143 1) Bolag som berörs är Rådhuset i Arboga AB. Kommunen har med andra ord gjort inköp av, eller på annat vis överfört medel till, företag och föreningar, via sin leverantörsreskontra- och betalningsfunktion, där anställda innehar eller innehaft funktionärspost från 2013-01-01 till 2013-11-30. Exkluderande de kommunala bolagen visar sammanställningen ovan att det är 91 fakturor för perioden till ett sammanlagt fakturabelopp om 903 955 kronor. Enligt erhållna reskontrauppgifter motsvarar det 828 629 kronor exklusive moms. 18 fakturor med ett sammanlagt fakturabelopp om 640 760kronor har tagits ut för en översiktlig granskning i syfte att undersöka om det framgår av dessa hur inköpen hanterats när det gäller attestantens verksamhetstillhörighet i förhållande till den person som innehar bisyssla och därmed har anknytning till den association som fakturerat och/eller erhållit medel från kommunen. Granskningen visar att 7 fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om 159 294 kronor är mottagnings- och betalningsattesterade av personer som är placerade inom samma förvaltning där en anställd har en funktionärspost i det företag som ställt ut fakturan/erhållit utbetalningen. 8
Kommentarer Detta avsnitts granskning och redovisning är enbart gjord för att visa på vilken potentiell effekt bisyssleinnehav kan ha på inköp och utbetalningar. Denna effekt utläser vi bland annat från det totala beloppet som utbetalningarna omfattar samt verksamhetskopplingen mellan bisyssleinnehavare och attestanter. Utfallet av urvalet understryker vikten av att även ta hänsyn till potentiell effekt på kommunens hantering av upphandling, inköp och utbetalningar när innehavet av bisyssla kartläggs och beslut tas om den skall tillstyrkas eller avslås. 5.5 Har kommunen ändamålsenliga rutiner för hantering av bisysslor? Det finns vid granskningstillfället inga formellt antagna styrdokument som beskriver hur kommunen förhåller sig till samt skall hantera bisysslor. På intranätet finns en kort beskrivning av bisyssla som i sin helhet lyder: Som arbetstagare kan du inte, utöver din anställning i kommunen, ha någon anställning eller något uppdrag som kan rubba förtroendet för din opartiskhet i arbetet eller som kan skada kommunens anseende. Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera dig om vad som kan vara orsak till att en bisyssla kan anses otillåten. Som anställd i kommunen ska du på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma din bisyssla. Om arbetsgivaren beslutar att du måste upphöra med din bisyssla ska beslutet vara skriftligt och innehålla en motivering. Från intranätet är även en blankett benämnd Frågeformulär angående bisyssla tillgänglig. Blanketten innehåller en inledande fråga om den anställde har en bisyssla eller inte. Vidare ställs frågor om bisysslans innehåll och omfattning. Därefter kommer frågor om den anställde, direkt eller indirekt, sålt eller säljer varor eller tjänster till kommunen. Kommentarer Det framgår otillfredsställande lite informationen på intranätet om hur kommunen förhåller sig till och bedömer bisysslor. På intranätet finns inga länkar till eller information om vad som framgår av kollektivavtalets allmänna bestämmelser (AB) eller lagen om offentlig anställning. Vi utesluter inte att det kan vara en av flera anledningar till att kommunen idag inte har en tillfredsställande kunskap om bisysslesituationen. Kommunen saknar enligt vår mening helt enkelt all form av formell styrning vad gäller bisysslor och har inte på ett ändamålsenligt sätt skaffat sig kännedom om omfattningen, karaktären och utbredningen av bisysslor. För att exemplifiera med den allvarligaste risken med att kommunen inte aktivt och ändamålsenligt förhåller sig till bisysslor redovisas nedan med Statskontorets definition av oegentligheter och korruption från deras rapport Köpta relationer daterad juni 2012. Notera var i bilden Statskontoret placerar förmånen förtroendeskadliga bisysslor. Med andra ord, Statskontoret definierar en konstaterad och bedömd förtroendeskadlig bisyssla som en oegentlighet. 9
Figur 3.1 sidan 46 i Statskontorets rapport Vi rekommenderar att snarast upprätta en policy avseende bisysslor för beslut av kommunfullmäktige. När policyn är fastställd bör det läggas ansträngning på att göra den väl känd i hela organisationen. Det är förvaltningschefer, vid behov med stöd av centrala resurser, som skall säkerställa att innehållet förstås och efterlevs. Nedan redovisar vi kortfattat vår uppfattning om vad policy och därtill nödvändiga tillämpningsföreskrifter (riktlinjer, anvisningar och instruktioner) bör innehålla. Det grundläggande styrande dokumentet, policydokumentet, bör innehålla en förklaring av vad en bisyssla är. Vidare bör ingå hur kommunen ser på bisysslor som företeelse och en beskrivning av hur det påverkar en anställning, oavsett form och omfattning, i kommunen. Rimligtvis framgår här att bisysslor har både positiva likväl som negativa konsekvenser på en anställning. Av tillämpningsföreskrifterna bör framgå: Vem som ansvarar för att de anställda blir informerade om kommunens syn och ståndpunkt samt att bisyssleinnehavet blir kartlagt. Vilka som utför kartläggningen? När och hur ofta bör också framgå. Hur och av vem/vilka bisysslor skall bedömas samt på vilka grunder. Här bör anges om vissa tjänster och/eller organisatorisk tillhörighet särskilt påverkar bedömningen. Hur kartläggning och bedömning skall dokumenteras. Här bör ingå underlag för tillstyrkanden med eventuella förbehåll som t ex för hur länge och i vilken omfattning. Underlag för avslag med anledningen angiven och hur man kan överklaga beslutet bör också finnas. Vilken/Vilka former av kontroller som kommer att utföras för att säkerställa att erhållna uppgifter är riktiga och fullständiga. 10
Kartläggning, inhämtandet av uppgifter från de anställda, av eventuellt bisyssleinnehav bör göras skriftligen och återkommande, förslagsvis minst varje år och vid nyanställning eller när anställd får ändrat ansvar och/eller tjänsteinnehåll. Följande uppgifter bör ingå: Otvetydig identifikation av den anställde. Anställningsform, sysselsättningsgrad, befattning och organisatorisk tillhörighet (verksamhet och funktion). Möjlighet att enkelt ange att man för närvarande inte har en bisyssla eller att man inom en tidsrymd fram till nästa kartläggningstillfälle inte har för avsikt att åta sig någon. Om anställd har en eller flera bisysslor eller avser att åta sig en eller flera inom det närmaste året bör följande uppgifter inhämtas som underlag för bedömning. - Hur många? - Vilken/Vilka? - Om det är i eget företag eller förening och då under vilket organisationsnummer och namn. - Om det är som funktionär i en association (företag, förening, stiftelse etc.) som är delägd. Organisationsnummer och namn. - Om det är en association som helt eller delvis ägs av en närstående. Organisationsnummer och namn. - Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett uppdrag från arbetsgivaren. Organisationsnummer och namn. - Om det är ett funktionärsuppdrag till följd av ett engagemang som enligt AB och LOA inte betecknas som en bisyssla. Organisationsnummer och namn. - Uppskattad tidsåtgång för bisysslorna mätt i timmar per år. Det finns ingen anledning för kommunen att spara inventeringsunderlag från dem som uppgivet sig inte ha någon bisyssla. Däremot bör man varje år spara noteringar om vilka som tillfrågats och om svar erhållits. Dokumenterade tillstyrkanden respektive avslag skall bevaras hos ansvarig i samma form som det meddelats bisyssleinnehavaren. Dokumenten skall inte sparas längre än fram till nästa inventeringstillfälle. Det bör framgå skäl för bedömning för alla tillstyrkanden och avslag. 11
När det gäller frågan om bisysslor i relation till inköp och upphandling kan kommunens förfrågningsunderlag i samband med upphandlingar kompletteras med krav på uppgifter om eventuell koppling mellan företaget och kommunen. Kommunen bör sedan ha sådan internkontroll att regelbundna uppföljningar av inköp och upphandlingar görs, t.ex. i linje med den kontroll av fakturor och leverantörsregister som gjorts i denna granskning. Dag som ovan KPMG AB Lars Anteskog Projektansvarig Karin Helin-Lindkvist Kundansvarig 12