Generalsekreteraren MEDDELANDE OM ÄRENDET Angående: Begäran om att upphäva styrekonomens nekande av godkännande nr 01/03 av den 26 mars 2001 1. I en skrivelse av den 26 mars 2001 meddelade styrekonomen generaldirektören för personal sitt nekande av godkännande nr 01/03 avseende tillsättningen av Z som provanställd tjänsteman på handläggartjänst SJ/A/3541 inom Europaparlamentets rättstjänst i Luxemburg. 2. Administrationen uppmanar härmed presidiet att besluta att upphäva detta nekande av godkännande, dels på grund av att de argument som styrekonomens nekande bygger på inte är grundade, dels med hänsyn till att förfarandet utförts på vederbörligt sätt i överensstämmelse med tillämpliga bestämmelser, vilket framgår av detta meddelande. C. STYREKONOMENS ARGUMENT 3. Nekandet av godkännande grundas huvudsakligen på följande argument: a) Beslutet att tillsätta Z på den berörda tjänsten skulle ha fattats innan tjänsten hade utannonserats. Styrekonomen motiverar detta påstående med stöd av ett e-brev från generalsekreterarens sekretariat, i vilket den berörda personens namn omnämns. E-brevet är daterat före utannonseringen av tjänsten (punkt 8 i nekandet). Att sända ett e-brev i vilket namnet på den sökande man föredrar omnämns skulle enligt styrekonomen strida mot de grundläggande principerna för budgeten, budgetförordningen och tjänsteföreskrifterna (punkt 7 i nekandet). b) Beslutet att anställa Z skulle enbart ha tagits i Z:s intresse och inte i tjänstens (punkt 9 i nekandet). c) Ett undantag till budgeten skulle ha beviljats för att möjliggöra tillsättningen av Z på tjänsten i fråga. Styrekonomen anser att man lagt beslag på ("whisked away") en av de tjänster som skulle utöka stödet till ledamöterna i Bryssel på lagstiftningsområdet, för att i Luxemburg kunna tillsätta en jurist, som är specialiserad i luxemburgsk rätt, på en fast tjänst, utan att detta varit föremål för ett särskilt beslut av budgetmyndigheten (punkt 10 i nekandet). DV\438201.doc PE 302.697/PRES./NTD
d) Enligt styrekonomen skulle beslutet att tillsätta Z komma att få allvarliga konsekvenser (underförstått ekonomiska), eftersom man trots allt skulle tillsätta den andra tjänsten som planerats för stödet till ledamöterna på lagstiftningsområdet. Styrekonomen menar dessutom att den tjänst som blivit ledig till följd av att en tjänsteman utlånats i tjänstens intresse till domstolen endast kan tillsättas tillfälligt. Styrekonomen drar slutsatsen att detta skulle leda till att en ny tjänst inrättades, utanför ramarna för budgetförfarandet (punkt 12 i nekandet). e) Det ständiga behovet av en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt skulle inte ha lagts fram eller motiverats inför budgetmyndigheten inom ramen för 2001 års budget (punkt 11 i nekandet). f) Styrekonomen anser att den berörda tillsättningen skulle kosta de europeiska skattebetalarna mer än 3 miljoner euro (fasta priser) (punkt 13 i nekandet). 4. Mot bakgrund av sina argument drar styrekonomen slutsatsen att tillsättningen av Z skulle strida mot artikel 38.1 d och 38.1 e i budgetförordningen, det vill säga att tillsättningen inte är korrekt och inte följer gällande bestämmelser samt att den strider mot principerna om en sund ekonomisk förvaltning. 5. Det är lämpligt att erinra om ärendets bakgrund innan man tillbakavisar styrekonomens argument. B. BAKGRUND 6. Rättstjänsten har länge sökt finna en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt på grund av den särskilda vikt som rättssystemet på en av Europaparlamentets tre arbetsorter har. 7. I detta sammanhang bör man inledningsvis erinra om domen Dietrich Kurrer/ Europeiska gemenskapernas råd, i vilken domstolen fastställer att det i en gemenskap bestående av stater som var och en bevarar sitt eget nationella rättssystem är nödvändigt att en välorganiserad rättstjänst i den mån detta är möjligt omfattar tjänstemän som utöver sina kunskaper i internationell rätt och gemenskapsrätt har en teoretisk utbildning samt praktisk erfarenhet från något av de nationella rättssystemen (beslut av den 28 mars 1968, mål 33/67, Rec. s. 200). 8. I ett meddelande av den 1 mars 1995 till Europaparlamentets dåvarande generalsekreterare Vinci begärde den juridiska rådgivaren att en tjänst för en handläggare/jurist med fördjupade kunskaper i luxemburgsk rätt skulle föras in i budgeten för 1996. De ansträngningar som samtidigt gjordes för att söka hitta europeiska tjänstemän eller personer som klarat ett uttagningsprov för jurister specialiserade i luxemburgsk rätt, och som skulle kunna anställas inom Europaparlamentets rättstjänst, förblev dock resultatlösa. 9. Det var endast av denna anledning som rättstjänsten därefter försökte tillsätta en luxemburgsk jurist på en tillfällig tjänst (ansökningsinbjudan av den 13 december 1996). Detta andra försök blev lika resultatlöst som det första. 10. Utlåningen i tjänstens intresse av en person från rättstjänsten till domstolen under generaladvokat Albers mandatperiod, samt den reservlista som upprättades till följd av PE 302.697/PRES./NTD 2/7 DV\438201.doc
uttagningsprov EUR/A/145 för jurister som är utbildade i luxemburgsk rätt, vilket anordnades tillsammans med domstolen, utgjorde en enastående möjlighet för rättstjänsten att äntligen kunna räkna en jurist utbildad i luxemburgsk rätt till sin personal. 11. Alla tjänstemän som är utlånade i tjänstens intresse har i enlighet med artikel 38 i tjänsteföreskrifterna rätt att få tillbaka sin tidigare tjänst efter utgången av varje sexmånadersperiod. Den tjänst som blev ledig kan med andra ord endast tillsättas tillfälligt. Med hänsyn till denna omständighet och för att kunna tillsätta en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt på en fast tjänst, alltså som tjänsteman, begärde rättstjänsten att man skulle få byta ut den tjänst som tillfälligt lämnats ledig till följd av nämnda utlåning mot en annan fast tjänst som var ledig i Luxemburg. 12. Man begärde också att tillfälligt få anställa en person med utbildning i luxemburgsk rätt (meddelande av den 27 juni 2000 från den juridiska rådgivaren och av den 26 juli 2000 från J. Schoo ), i väntan på att man skulle hitta en fast tjänst som kunde bli föremål för detta byte. Efter en ingående behandling av reservlistan från det allmänna uttagningsprovet EUR/A/145 för jurister utbildade i luxemburgsk rätt och efter samtal i en uttagningskommitté, som efter överenskommelse bestod av två avdelningschefer från rättstjänsten och en medarbetare från avtalsområdet, med de resterande tre kandidaterna, föreslog rättstjänsten att Z skulle tillsättas på en tillfällig tjänst. Den 15 november 2000 översändes ett av styrekonomens vederbörligen godkänt anställningserbjudande till Z som tackade nej till erbjudandet på grund av att det handlade om en tillfällig tjänst. 13. Då det inte var möjligt att hitta en ledig handläggartjänst i Luxemburg som kunde bytas ut mot den tjänst som blivit ledig till följd av ovannämnda utlåning, samt för att kunna anställa en jurist som var utbildad i luxemburgsk rätt, beslutades det att tjänst SJ/A/3541 som inrättades genom 2001 års budget för att utöka rättstjänstens lagstiftningsområde i Bryssel skulle flyttas till Luxemburg. Överflyttningen av tjänst SJ/A/3541 från Bryssel till Luxemburg, till avtalsområdet, skall kompenseras genom överflyttningen till lagstiftningsområdet av en erfaren medarbetare från rättstjänsten, som redan är placerad i Bryssel, och som lämnar avtalsområdet för lagstiftningsområdet så snart man kunnat anställa en ny jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt. 14. Det är mot denna bakgrund (intern förflyttning inom rättstjänsten) som rättstjänsten på nytt föreslog att Z skulle tillsättas på nämnda tjänst SJ/A/3541, och ett anställningserbjudande utformades, vilket blev föremål för styrekonomens nekande av godkännande nr 01/03. C. TILLBAKAVISANDE AV STYREKONOMENS ARGUMENT a) Styrekonomens ogrundade antagande om att beslutet att anställa Z skulle ha fattats innan nämnda tjänst utannonserades 15. Styrekonomens främsta argument till stöd för att avvisa anställningen av Z grundas på ett antagande enligt vilket den berörda anställningen skulle ha beslutats innan tjänsten utannonserades, det vill säga att styrekonomen är övertygad om att anställningen av Z var avgjord i förväg. 16. Styrekonomen grundar sina argument på att det bland ärendets handlingar finns ett e-brev av den 22 november 2000 från en av medarbetarna inom mitt sekretariat, i vilket det anges DV\438201.doc 3/7 PE 302.697/PRES./NTD
att generalsekreteraren önskar att en av de nya tjänster som inrättas 2001 inom rättstjänsten används för att anställa Z. Rättstjänsten måste informeras om detta. Den kommer att svara att dessa tjänster var avsedda för Bryssel, men man måste vara pragmatisk (och generalsekreteraren kommer att förklara för vice talman Schmid om det behövs). Generalsekreteraren vill också att alla nya tjänster omedelbart utannonseras, naturligtvis med angivelsen med förbehåll för antagandet av budgeten för 2001. 17. Styrekonomen anser att texten i e-brevet sådan att den skulle förse tredje man med rimliga grunder för att tro att tillsättningsmyndigheten har fattat sitt beslut innan meddelandet om den lediga tjänsten skickades ut (punkt 8) och att detta tillsammans med e-brevet av den 22 november 2000, och även om förvaltningens avsikt inte var denna, utgör objektiva indicier för att förvaltningen skulle kunna misstänkas för att ha handlat i fru Z:s intresse snarare än i tjänstens intresse (punkt 9) (vår betoning). 18. Det framgår av texten till nekandet av godkännande att styrekonomen grundar sitt huvudsakliga argument på antaganden, och att han erkänner att avsikterna med det berörda e-brevet kunde vara helt andra. 19. Motiveringen till hans nekande av godkännande grundas alltså på ett godtyckligt antagande, medan det berörda e-brevet i värsta fall endast kan ge upphov till eventuellt tvivel när det gäller förfarandets genomblickbarhet. 20. Hänvisningen till Z i det e-brev som skickades innan tjänsten utannonserats kan mycket riktigt ge intryck av att anställningen av Z redan hade beslutats, om man inte för in det i sitt rätta sammanhang. Man bör här erinra om att tidigare erfarenheter hade visat att det var svårt att hitta en tjänsteman som var utbildad i luxemburgsk rätt, såväl inom institutionen som utanför, vilket också bekräftades därefter. Man kunde nämligen förutse att de två utannonseringar som planerats för tillsättningen av tjänsten i fråga inte skulle ha lett till något resultat och att man därför måste anställa en av de personer som klarat uttagningsprovet för luxemburgska jurister. Z var bäst placerad och uppfyllde dessutom alla de krav som ställdes av rättstjänsten, vilket man också betonade i samband med det tidigare förfarandet för att tillsätta en tillfällig tjänst, och därför var det rimligt att utgå från att Z skulle tillsättas på tjänsten om hon fortfarande var intresserad. 21. Man bör dessutom understryka att orden man måste vara pragmatisk i e-brevet av den 22 november 2000 skall ses mot bakgrund av att det visat sig omöjligt att hitta en ledig tjänst i Luxemburg, som kunde bytas ut mot den tjänst inom rättstjänsten vars innehavare tillfälligt utlånats till domstolen, samt av behovet av att hitta en annan realistisk lösning, det vill säga en revidering av rättstjänstens interna tjänsteförteckning, för att täcka behovet av en jurist som är specialiserad i luxemburgsk rätt, och samtidigt utöka lagstiftningssektorn i Bryssel. 22. Tjänst SJ/A/3541 utannonserades på vederbörligt sätt i enlighet med artikel 29 i tjänsteföreskrifterna inom institutionen från den 4-15 december 2000 och med avseende på en interinstitutionell överflyttning från den 11-22 december 2000. Ingen sökande registrerades till följd av de två utannonseringarna. Nästa steg är i enlighet med gällande bestämmelser en genomgång av reservlistorna. Rättstjänsten föreslog därför den 4 januari 2001 att man skulle anställa Z, med hänvisning till de samtal man haft med de tre PE 302.697/PRES./NTD 4/7 DV\438201.doc
personer som klarat uttagningsprov EUR/A/154 i samband med förfarandet för att tillfälligt tillsätta den tjänst som blivit ledig genom att innehavaren tillfälligt utlånats till domstolen. I punkt 6 i sitt meddelande av den 26 mars 2001 anger styrekonomen att hänvisning gjordes till en lista över godkända sökanden från ett uttagningsprov för luxemburgska jurister på vilken fru Z förekom. För att undvika alla missförstånd bör man precisera att denna reservlista användes eftersom det är den enda reservlistan över luxemburgska jurister, och inte för att Z fanns med på den. 23. Av ovanstående framgår det att bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna avseende tillsättningen av lediga tjänster skrupulöst respekterats under samtliga skeden i förfarandet för att tillsätta tjänst SJ/A/3541, och att anställningen av Z enbart föreslagits i tjänstens intresse. De handlingar som lämnades till styrekonomen för godkännande innehåller alla dokument som krävs för att styrka att det föreslagna anställningserbjudandet överensstämmer med dessa bestämmelser. b) Antagandet om att anställningen inte var i tjänstens intresse 24. Administrationen bestrider att beslutet att anställa Z skulle ha tagits i Z:s intresse och inte i tjänstens. 25. Vid tillsättningen av en tillfällig tjänst, vars innehavare utlånats till domstolen i tjänstens intresse, behandlade rättstjänsten först de tre personer som förts upp på reservlistan efter uttagningsprov EUR/A/145, varav den första under tiden hade anställts av domstolen. Därefter anordnade samtal med de enskilda personerna. Efter samtalen bekräftades de sökandes rangordning och Z framstod klart som den mest kompetenta för en tjänst som handläggare inom rättstjänsten. Som jämförelse hade S, som stod efter Z på listan, enligt rättstjänstens uppfattning onekligen juridisk kompetens men endast grundläggande kunskaper i tyska och inga kunskaper i luxemburgska, vilket gjorde att det absolut inte gick att anställa henne i stället för Z 1. Även om S var en kompetent sökande var hon följaktligen inte under några omständigheter, tvärt emot vad styrekonomen hävdade fullt acceptabel för tjänsten i fråga (punkt 9). När det gäller G som stod sist på listan var varken hennes utbildning eller erfarenheter tillräckliga för en tjänst inom rättstjänsten. 26. I enlighet med vad som redan angivits ovan lämnades alltså ett erbjudande om en tillfällig tjänst till Z som dock avböjde detta erbjudande. Enligt styrekonomen var den naturliga lösningen varit att nästa person på rättstjänstens lista över lämpliga kandidater (fru S) hade fått ett erbjudande om ett tillfälligt kontrakt (punkt 4). Men eftersom man inte kunde hitta en ledig tjänst som kunde bytas ut mot den tjänst vars innehavare utlånats till domstolen, och med hänsyn till att man ville flytta en erfaren medarbetare från rättstjänsten till området lagstiftning i Bryssel genom en intern förflyttning, begärde rättstjänsten under tiden att tjänst SJ/A/3541, som inrättades genom 2001 års budget, skulle flyttas till Luxemburg, så att den skulle kunna tillsättas med en 1 När det gäller luxemburgsk rätt skall man inte glömma att även om lagstiftningstexter och andra förordningar upprättas på franska, är överläggningarna i kammaren (officiella tidningen «Aus der Chamber»), som enbart offentliggörs på luxemburgska, en av de källor som prioriteras vid lagtolkningen. De olika parterna och deras företrädare kan dessutom valfritt uttrycka sig på tyska, franska eller luxemburgska inför domstolarna. Det är därför av stor betydelse att en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt även kan tala dessa tre språk. DV\438201.doc 5/7 PE 302.697/PRES./NTD
tjänsteman/jurist med utbildning i luxemburgsk rätt. Det fanns därför ingen anledning att fullfölja förfarandet för att rekrytera en tillfälligt anställd. 27. Denna ändring av förfarandet beslutades för att lösa det konstanta problemet med att hitta en luxemburgsk jurist, och inte såsom styrekonomen antyder för att erbjuda Z en fast tjänst. c) Det påstådda undantaget till budgeten och d) Det påstådda inrättandet av en ny tjänst och avvikelsen från budgetförfarandet 28. Tvärt emot vad styrekonomen påstår medför den ändring av förfarandet som avses i punkterna 12, 13, 25 och 26 inte på något sätt varken en avvikelse från budgetmyndighetens vilja, i fråga om bakgrunden till inrättandet av två A7-tjänster inom 2001 års budget (utöka stödet till ledamöterna på lagstiftningsområdet), eller inrättandet av en extra tjänst utan budgetmyndighetens godkännande. Så som det anges ovan kommer rättstjänstens lagstiftningsområde nämligen att utökas med två tjänstemän, varav en genom intern förflyttning inom rättstjänsten och den andra genom att en handläggare som är specialiserad i italiensk rätt rekryteras till tjänst SJ/A/3542, som inrättades genom 2001 års budget. e) Bristfällig motivering inför budgetmyndigheten av det permanenta behovet av en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt 29. Styrekonomen anser att behovet av att permanent ha en jurist som är utbildad i luxemburgsk rätt borde ha motiverats inför budgetmyndigheten inom ramen för antagandet av 2001 års budget. 30. Av ärendets bakgrund och av ovanstående (se punkterna 10, 11, 12 och 25 i detta meddelande) framgår det att Z från början skulle ha tillsatts på en fast tjänst som blivit ledig inom rättstjänsten till följd av ett byte med den tjänst, vars innehavare tillfälligt är utlånad till domstolen. Det var inte nödvändigt att på förhand motivera detta inför budgetmyndigheten. 31. Det är dock även viktigt att betona att det åligger tillsättningsmyndigheten att bedöma institutionens anställningsbehov. I föreliggande fall blev behovet av att anställa en jurist med utbildning i luxemburgsk rätt som inte var ett nytt behov med hänsyn till de många hyreskontrakt och avtal om tillhandahållande av tjänster och utrustning, samt anställningsavtal för lokalt anställda som regleras av luxemburgsk rätt ännu mer överhängande till följd av den senaste utvecklingen och den utveckling som kan väntas på fastighetsområdet i Luxemburg (till exempel med hänsyn till behovet av att uppföra nya byggnader inför den kommande utvidgningen). D. SLUTSATSER 32. Av ovanstående framgår det att: - Styrekonomens nekande av godkännande enbart grundas på ovannämnda e-brev. Det är dessutom beklagligt att styrekonomen i sitt meddelande av den 26 mars 2001, PE 302.697/PRES./NTD 6/7 DV\438201.doc
liksom i sina tidigare meddelanden om samma ärende, framför tvivelaktiga påståenden mot tillsättningsmyndigheten och personalen inom dennes sekretariat. - Det förfarande som följts i samband med rekryteringen av en tjänsteman/jurist med utbildning i luxemburgsk rätt överensstämmer med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Förslaget att tillsätta Z på den berörda tjänsten har endast gjorts i tjänstens intresse, eftersom Z utan tvivel är den bäst placerade av de sökande på reservlistan från uttagningsprovet EUR/A/145. Anställningen förfördelar dessutom ingen annan sökande, eftersom inga ansökningar inkom efter de interna och interinstitutionella utannonseringarna av den berörda tjänsten. - Överflyttningen till Luxemburg av tjänst SJ/A/3541, som inrättades genom 2001 års budget för rättstjänstens lagstiftningsområde i Bryssel, strider inte på något sätt mot budgetmyndighetens vilja och har inte gett upphov till extrakostnader. 33. För att snarast göra det möjligt att anställa en tjänsteman som är utbildad i luxemburgsk rätt bör man därför inte ta hänsyn till styrekonomens nekande av godkännande nr 01/03. Julian Priestley DV\438201.doc 7/7 PE 302.697/PRES./NTD