STYRELSEMÖTE 2013-09-12 ÄRENDE NR 7 NR 017 /2013 SID 1 (5) 2013-09-16 Handläggare: Jannike Siljan Telefon: 08-785 88 83 Tjänsteutlåtande UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLANEN ANDRA KVARTALET 2013 Förslag till beslut VD föreslår att styrelsen beslutar 1. att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Lena Larsson Daag VD Utlåtande Styrelsen antog den 21 november 2012 en internkontrollplan för 2013. Enligt planen ska internkontrollen under året i huvudsak inriktas på följande riskområden. Upphandling av varor och tjänster Utbetalningar Ändring av leverantörsuppgifter Representation IT-säkerhet Registrering av kötid m m Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Resultaten av kontrollerna ska kvartalsvis avrapporteras till styrelsen och nedanstående redovisning avser utfallet av uppföljningen för årets andra kvartal. Bostadsförmedling i Stockholm AB (Från och med april 2013 har Stockholm Stads Bostadsförmedling AB bytt namn till Bostadsförmedlingen i Stockholm AB) Telefon 08-785 88 00, Organisationsnr 556057-8303,
SID 2(5) UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER En kontroll har gjorts av ackumulerat fakturabelopp för respektive leverantör. Genom denna kontroll fångar vi områden där vi närmar oss gränsen för upphandling inom något område där centralt ramavtal inte finns, alternativt eget upphandlat avtal inte finns. Vid kontrollen för andra kvartalet framkom inget anmärkningsvärt. UTBETALNINGAR SOM EJ HÄRRÖR FRÅN LEVERANTÖRSFAKTUROR Kontroll av egna utlägg har utförts stickprovsvis för det gångna kvartalet och det fanns inget att anmärka på kring inlämnade underlag. UTBETALNINGAR AV LEVERANTÖRSFAKTUROR OCH LÖNER Kontroll av att leverantörsbetalningar gått till rätt mottagare har skett stickprovsvis vid genomgång av reskontran för det gångna kvartalet. Kontroll av utbetalda löner har gjorts genom attesterade lönefiler. Inga avvikelser framkom. ÄNDRING AV LEVERANTÖRSUPPGIFTER En procedur finns numera för loggning av ändring av leverantörers fasta data. REPRESENTATION Intern representation förekommer i ringa omfattning. Vid all representation såväl intern som extern har reglerna kring syfte och deltagare följts. I samband med omorganisation och flera nya chefer och attestanter, sker en genomgång av förutsättningarna för den interna representationen. IT-SÄKERHET IT-säkerhetssamordnaren ska minst en gång i kvartalet kontrollera att inlagda behörigheter stämmer överens med beslutade behörigheter. I och med övergången till Volvo IT behöver kontrollproceduren ses över. En genomgång har ändå gjorts för att säkerställa att konsulter som har slutat jobba åt oss inte längre har behörigheter i våra system. Kopplat till anställda har respektive chef kartlagt aktuella behörigheter vilket också avrapporterades i IT- revisionen av Ernst & Young. REGISTRERING AV KÖTID Kontrollen ska avse om någon vid ny eller ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Kontrollen tillgår så att listor tas ut på dem som fått längre kötid än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden tid till godo - efterforskas i diarier och tidigare ärenden. Efter varje månads utgång kontrolleras de som erhållit längre kötid. Granskningen har skett genom att en utsedd handläggare har kontrollerat en sammanställd lista på alla köande som har fått en ändrad kötid i förhållande till tidigare kötid. Kötider ändrade av denne handläggare har granskats av annan. Gruppchefen för Kundservice har sedan via stickprov kontrollerat att dessas rapporter stämmer överens med bostadsförmedlingens regler och riktlinjer och godkänt granskningsresultatet. Granskningen av årets andra kvartal har inte gett anledning till någon åtgärd.
SID 3(5) Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik e- postadress. För att undvika att samma person registrerar fler ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas varje kvartal. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e- postkonton. Granskningen visar att sex personer lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i fler ärenden än ett ärende. Dessa personer kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att respektive kund endast har ett köärende. FÖRMEDLING TILL BOSTADSKÖN I det reguljära förmedlingsarbetet ska det varje månad kontrolleras vilka ärenden som hoppats över på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Samtliga personer som är överhoppade dokumenteras med angiven orsak till överhoppet. 1 706 förbigångna Under andra kvartalet 2013 har 1 706 kunder förbigåtts manuellt av handläggare. 440 personer förbigicks eftersom de inte uppfyllde hyresvärdens inkomstkrav. 287 hade betalningsanmärkningar, oreglerade skulder eller saknade godtagbara referenser från tidigare boende. 358 kunder hoppades över som inte deltog i lägenhetsvisningar trots att lägenheten utannonserades med det kravet. Handläggarna förbigick 238 kunder som inte hörde av sig inom angivna tidsramar och 144 personer som anmäld intresse på studentlägenheter som inte studerade vid högskola, universitet, KY- eller YH-utbildning i Stockholm. Granskningen har inte gett anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen. 225 ej godkända Varje månad granskas även de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare. 95 bostadssökande godkändes inte under årets andra kvartal eftersom de inte uppfyllde fastighetsägarens inkomstkrav på den aktuella bostaden. 88 personer hade betalningsanmärkningar, oreglerade skulder eller saknade godtagbara referenser från tidigare boende. Fastighetsägarna har angivit motiveringar till alla 225 ej godkända ärenden där kunderna inte uppfyllde en eller flera av de angivna kraven i lägenhetsannonserna. Åtta ersättningsärenden Under den aktuella perioden har åttabostadssökande ersatts med lägenheter som förmedlades manuellt. Två kunder som översändes som hyresgästförslag fick inte gå vidare då hyresvärden omprövade tidigare översänt hyresgästförslag. Tre kunder erbjöds ersättningslägenheter då de anvisade lägenheter som sedan återtogs av fastighetsägarna och trekunder kompenserades som förbigicks felaktiga hos fastighetsägarna. 67avregistrerade lägenheter Avregistrerade lägenheter som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp och kontrolleras så att fastighetsägaren återtagit lediganmälan av lägenheten. Internkontroll av dessa
SID 4(5) ärenden under det andra kvartalet 2013 visar att 67 lägenheter avregistrerades. 18avregistrerades vid inlämningen på grund av felregistrering. 17lägenheter avregistrerades då hyresvärden meddelad att nuvarande hyresgästen kvarbor i lägenheterna och 12lägenheter avregistrerades då hyresvärdarna meddelade stora renoveringsbehov. Resterande objekt återtogs av fastighetsägaren för eget behov, till exempel egen evakuering. Granskningen av dessa har inte gett anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen. 11 lägenheter förmedlades via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas lägenheterna inte efter kötid utan efter tidpunkt för intresseanmälan. Uppföljning ska ske för att säkerställa att lägenheter som annonseras ut som snabbenlägenheter uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under det andra kvartalet 2013 förmedlades elva lägenheter i annan kommun via Bostadssnabben varav 6 nyproducerade lägenheter i Nyköping Samtliga annonserades direkt i Bostadssnabben då de bedömdes som svåruthyrda av förmedlingschefen vid inlämning. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att den förmedlade lägenheten har korrekt kontraktstyp. Avvikande kontraktstyp. Inga avvikelser har funnits under årets andra kvartal. FÖRTURSVERKSAMHETEN Internkontrollen på förtursavdelningen syftar till att säkerställa att arbetet på avdelningen bedrivs i enlighet med gällande riktlinjer för förtursverksamheten samt fastställda arbetsrutiner. Samtliga beslut om bifall sammanställs i en veckorapport i form av kopior på beslutsdokumentationen. Sammanställningen tillställs förturschefen för granskning samt delges VD och hålls tillgängliga för ledamöterna i förtursutskottet vid närmast efterföljande möte i förtursutskottet. Utfallet av granskningen sammanställs skriftligen som en del i internkontrollen och delges VD kvartalsvis. Under andra kvartalet 2013 har 61 st. bifallsbeslut fattats, 3 st. av dessa bifallsbeslut är fattade av förtursutskottet. Av dessa 61 st. bifall kan, i 5 fall (samtliga tjänstemannabeslut) följande kommentarer lämnas; Av de totalt 373 st. beslut som tagits under kv. 2 2013, har 42 st. beslut fattats gällande omprövningsärenden i den nya fristående omprövningsorganisationen, 7 st. av dessa beslut har medfört ändring av tidigare avslag till bifall. Dessa omprövningar utgör i och med omorganisationen med utredningen separerad från normal utredning de stickprovsvisa kontrollerna som sker gällande avslagsbeslut enligt IK-planen. I samband med förmedling ska förtursbeslutets kvarstående giltighet granskas. Under andra kvartalet 2013 har 61 förmedlingsförslag avseende 1:a erbjudanden skickats förutom de 2:a eller senare erbjudanden som har hanterats. Förmedlingsförslagen har
SID 5(5) resulterat i 71 faktiska förmedlingar under kv. 2 2013. Inför hyresgästförslag till fastighetsägaren har samtliga beslut i dessa ärenden kvalitetssäkrats och har befunnits ligga inom gällande praxis och givna anvisningar. I samband med förmedlingsarbetet samt som ett resultat av aktiv genomgång av balansen av icke förmedlade bifall som väntar på förmedling, har denna fortsatt att falla till 92 ärenden per utgången kv. 2 2013. Avskrivningarna och återtagen har skett som en följd av att de förhållanden som medförde att förtur beviljades inte längre kvarstår. Den sista delen av uppföljningen består av en granskning av anvisade hyresgästförslag med beslut om förtur som inte blivit godkända som hyresgäster. Under andra kvartalet 2013 har två förturskunder nekats att teckna kontrakt efter att ha blivit översända till värden, vilken i båda fallen varit Stockholmshem. Nekandena ligger inom ramen för den gemensamma tillämpningen av stadens bolags regler. SLUT