Tjänsteutlåtande

Transkript

1 Dnr: 010/2015 Ärende nr: 7 Sid 1 (5) Handläggare: Kristin Norrbom Telefon: E-post: kristin.norrbom@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande UPPFÖLJNING AV INTERKONTROLLPLANEN TERTIAL FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Lena Larsson Daag VD UTLÅTANDE Styrelsen antog den 26 november 2014 internkontrollplan för Enligt planen ska internkontrollen under året i huvudsak inriktas på följande riskområden. Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Registrering av kötid mm IT- säkerhet Inköp av varor och tjänster Representation Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Resultatet av kontrollerna ska redovisas tertialsvis i vissa fall och årsvis i andra fall. Nedanstående redovisning avser utfallet av uppföljningen för tertial Förmedling till bostadskön I det reguljära förmedlingsarbetet kontrolleras varje månad de ärenden där sökande med längst kötid hoppats över på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Samtliga sådana ärenden dokumenteras med angivande av orsak förbigångna Under tertial 1 har kunder förbigåtts manuellt av handläggare. 694 personer förbigicks eftersom de inte uppfyllde hyresvärdens krav på inkomstnivå och 142

2 Sid 2 (5) kunder förbigicks eftersom kravet på anställningsform eller garanterad inkomst framåt i tiden inte kunde uppfyllas. 582 hade betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder och 11 saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 563 kunder deltog inte på visning där så krävdes, och 781 kunder hörde inte av sig till handläggare inom angiven tidsram och blev därav förbigångna. 90 kunder förbigicks pga. ofullständiga intyg efter kontakt med handläggare. 315 kunder uppfyllde inte studiekravet för studentbostad och blev förbigångna av handläggare och 250 kunder var inte längre intresserade av aktuell bostad vid första kontakt med handläggare efter att visning ägt rum. Vidare blev 54 kunder förbigångna eftersom bostaden inte skulle användas som permanent boende. Avslutningsvis förbigicks 335 kunder av olika skäl såsom folkbokföringskrav, ålderskravet, 70+, syskonboende, generationsboende, antal hushållsmedlemmar. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen. 181 ej godkända Varje månad granskas de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare enligt godkännandekraven. Under tertialet fick 68 kunder avslag eftersom de inte uppfyllde fastighetsägarens krav på inkomstnivå, anställningsform eller garanterad inkomst framåt i tiden för den aktuella bostaden. 77 kunder hade betalningsanmärkningar/oreglerade skulder eller saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 7 ansökningar avslogs eftersom kunden inte hörde av sig eller visade begärda handlingar i tid. 22 kunder fick avslag pga. att man inte avsåg använda lägenheten som permanent bostad eller att kravet om studier inte uppfylldes. 7 kunder fick avslag pga. andra skäl än det som angivits ovan, såsom, folkbokföring, antal hushållsmedlemmar eller falska intyg. Fastighetsägarna har angivit motiveringar till alla 181 icke godkända ärenden där kunderna inte uppfyllde en eller flera av de angivna kraven i bostadsannonserna. 12 manuell hantering Under tertial 1 har 12 bostäder förmedlats enligt särskilda manuella rutiner. En av bostäderna var i ett dövboende där manuell förmedling alltid sker. 11 kunder blev förbigångna på grund av misstag i handläggningen och har därför fått ersättningsbostad som har förmedelats manuellt. 243 avregistrerade bostäder Avregistrerade bostäder som av olika skäl inte blir förmedlade följs orsaken med kontroll att fastighetsägaren återtagit lägenheten. Internkontroll av dessa ärenden under tertial 1 visar att 243 bostäder avregistrerades. 8 bostäder avregistrerades på grund av felregistrering. 12 avregistrerades då hyresvärden meddelat att nuvarande hyresgästen bor kvar i den uppsagda bostaden och 8 bostäder avregistrerades då de återtogs av hyresvärd pga. stora renoveringsbehov. 1 bostäder avregistrerades pga. misslyckad förmedling. Resterande 214 bostäder återtogs av fastighetsägaren för eget behov, t ex egen evakuering, egen uthyrning etc.

3 Sid 3 (5) 27 bostäder förmedlades via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas bostäderna inte efter kötid utan efter tidpunkt för intresseanmälan. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under tertial 1 förmedlades27 bostäder via Bostadssnabben, samtliga pga. att annonsering till bostadskön blev utan resultat. Majoriteten, 24bostäder, var korttidskontrakt, studentbostäder och studentkorridår. Resterande två bostäder har varit nyproduktion i Sigtuna. Noll avvikande kontraktstyp. En bostad kan ha inskränkande villkor i hyresavtalet som till exempel kort boendetid eller seniorbostäder med begränsningar i bytesrätten och hyrs därför ut med ofullständiga kontrakt. Vid förmedling av dessa ofullständiga kontrakt får kunden behålla sin kötid enligt kö- och förmedlingsreglerna. I övrigt nollställs kötiden. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att kunder som förmedlas en bostad med fullständigt hyresavtal inte har kvar sin kötid. Inga avvikelser har iakttagits under tertial 1. Förtursverksamheten Den första granskningspunkten för förtursverksamhet för tertial 1 rör genomgång av att beslut om bifall till förtur följer praxis och givna anvisningar. För att beviljas förtur behöver den sökande ha styrkta förtursskäl och helt sakna möjlighet att lösa behovet av bostad på egen hand. Bifall Följande kontrollpunkter finns för att kvalitetssäkra att beslut om bifall ligger inom ramen för verksamheten: 1. Förmedlingshandläggarna går igenom varje ärende som lämnats till förmedling 2. Förturschefen kontrollerar samtliga beslut om bifall varje vecka 3. Ärenden med beslut om bifall lämnas tillsammans med utrednings- PM till Förtursutskottet vid varje sammanträde Under perioden januari till april 2015 har 99 beslut om bifall fattats varav 94 av handläggare och fem av Förtursutskottet. Samtliga handläggarbeslut har granskats. Vid kontroll av dessa ärenden har information och handlingar som ligger till grund för beslut om bifall funnits. Omprövningar Den andra granskningspunkten för förtursverksamheten under årets första tertial rör genomgång av beslut i omprövningsärenden där ändring av grundbeslutet skett utan att tillkommande skäl förefaller föreligga. Enligt gällande riktlinjer beslutar förturshandläggare beslutar i förstagångsprövning eller omprövningsärenden där nya uppgifter har styrkts. Under tertial 1 har omprövningsärenden där grundbeslutet ändrats kontrollerats. Fyra personer har

4 Sid 4 (5) beviljats förtur av handläggare efter inkommen begäran om omprövning. I samtliga ärenden har nya uppgifter lämnats så att ärendena är att jämställa med nya ärenden och kriterierna för förtur enligt riktlinjerna har varit uppfyllda. Förtursutskottet beslutar i omprövningsärenden där nya skäl inte tillkommit. Utskottet fattade beslut i 63 omprövningsärenden under den aktuella perioden. Förtursutskottet beslöt att vidhålla det ursprungliga handläggarbeslutet i 62 ärenden. I ett ärende ändrades beslutet och förtur beviljades. Granskning av detta ärende visar att handläggarnas ursprungliga beslut om avslag har fattats inom riktlinjerna utifrån underlaget vid första beslutstillfället. Den tredje granskningspunkten för förtursverksamheten rör kontrollen av att förmedlingsåtgärder i ärende där eget beslut föreligger följer upprättade riktlinjer. Under perioden har 85 bostäder förmedlats till personer med beslut om bifall till en bostad. Riktlinjer och rutiner finns för att säkerställa att förmedling sker på ett korrekt sätt. Granskning av samtliga förmedlingsärenden under årets första tertial har inte gett anledning till någon ändring av nuvarande rutiner. Registrering av kötid mm Kontrollen ska avse om någon vid ny eller ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Kontrollen går till så att så att listor tas ut på dem som fått längre kötid än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden tid till godo - efterforskas i diarier och tidigare ärenden. Efter varje månads utgång kontrolleras de som erhållit längre kötid. Granskningen har skett genom att en utsedd handläggare har kontrollerat en sammanställd lista på alla köande som har fått en ändrad kötid i förhållande till tidigare kötid. Kötider ändrade av denne handläggare har granskats av annan. Gruppchefen för Kundservice har sedan via stickprov kontrollerat att dessas rapporter stämmer överens med bostadsförmedlingens regler och riktlinjer och godkänt granskningsresultatet. Granskningen av årets första tertial har inte givit anledning till åtgärd. Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik e-postadress. För att undvika att samma person registrerar fler ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e-postkonton. Granskningen visar att sex personer lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i fler ärenden än ett ärende. Dessa personer kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att kunden endast har ett köärende. IT-säkerhet Obehörigt intrång i bostadsförmedlingens verksamhetssystem kan medföra risk för att data manipuleras eller att uppgifter som borde vara skyddade kan kommas åt av obehöriga. Sådan åtkomst kan innebära allvarliga men för såväl enskild person som

5 Sid 5 (5) för verksamheten. Samtliga IT-system skyddas därför av ett behörighetssystem och tillämpningen av detta granskas. Sedan övergången till Volvo IT administreras användarkonton via personalsystemet E-companion, och tillgängligheten styrs av att en person finns med som aktiv i lönesystemet. På så sätt sköts avregistreringen av personer som slutat kontinuerligt och någon särskild kontroll bedöms därför inte längre motiverad. För konsulter som anlitas och behöver tillgång till systemen gäller en annan rutin. Dessas behörigheter stängs av när uppdraget åt bostadsförmedlingen upphör. Detta granskas månadsvis och för tertial 1 har inga avvikelser påträffats. SLUT