Tjänsteutlåtande

Transkript

1 Dnr 002/2018 Ärende nr: 7 Sid 1 (9) Handläggare: Lars Ericsson Telefon: E-post: lars.ericsson@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande ÅRSUPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN 2017 FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Christer Edfeldt VD Sammanfattning Bostadsförmedlingens internkontroll under 2017 har omfattat granskningar av ett antal väsentliga verksamhetsprocesser såsom exempelvis förmedling till bostadskön, fastighetsägares godkännande och registrering av kötid. Kontrollerna har också handlat om IT-säkerhet, inköp av varor och tjänster samt rutiner gällande ekonomisk redovisning. De redovisade granskningarna har inte visat på några avvikelser avseende bolagets styrning och kontroll inom de granskade områdena. Inte heller vad gäller efterlevnad av föreskrifter, riktlinjer och regler gällande verksamhet, administration och redovisning har det noterats några avvikelser. Kontrollerna har dock visat att dokumentationen av ärendena kan förbättras i vissa avseenden.

2 Sid 2 (9) Ärendets beredning Detta tjänsteutlåtande har utarbetats inom staben i samarbete med samtliga avdelningar. Bakgrund I samband med beslut om verksamhetsplan och budget 2017 antog styrelsen en internkontrollplan för året. Planen har omfattat sju granskningsområden som har identifierats som särskilt viktiga att följa upp. Valet av dessa områden samt tillhörande kontrollaktiviteter har gjorts med utgångspunkt från en väsentlighetsoch riskanalys. Internkontrollen syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med författningar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att den är kostnadseffektiv. Vidare ska säkerställas att tillräckliga kontroller utförs gällande administration, redovisning m m samt att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig. Redovisning av kontroller och resultat Förmedling till bostadskön Det är väsentligt att varje lägenhet verkligen förmedlas till den person som har längst kötid och som uppfyller de krav och villkor som fastighetsägaren, bostadsbolaget eller hyresvärden (nedan benämnt fastighetsägaren) beslutat. För systemets trovärdighet är det också väsentligt att fastighetsägaren följer den kravprofil som har lämnats in för lägenheten. Registrerade lägenheter som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp för att säkerställa att fastighetsägaren återtagit lägenheten. Lägenheter som bedöms vara svåruthyrda förmedlas genom den s k Bostadssnabben. För att säkerställa att hanteringen överensstämmer med regelverket har nedanstående kontrollaktiviteter genomförts under året. Bostadsförmedlingens godkännandeprocess I det reguljära förmedlingsarbetet kontrolleras varje månad de ärenden där sökande med längst kötid blivit förbigången (överhoppad) på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Samtliga sådana ärenden dokumenteras med angivande av orsak. Under 2017 har kunder förbigåtts manuellt av handläggare. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen.

3 Sid 3 (9) Fastighetsägarens godkännandeprocess Varje månad granskas de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare enligt de godkännandekrav som fastställts. Under 2017 var det 752 kunder vars ansökan inte godkändes. Fastighetsägarna har angivit motiveringar i alla dessa ärenden. Manuellt hanterade ärenden Under 2017 har 25 kunder erhållit bostad som förmedlats manuellt. I dessa fall har 22 kunder fått ersättningsbostad, en erhöll en ateljélägenhet och två erhöll lägenhet anpassat för döva. Avregistrerade bostäder Avregistrerade ärenden som av olika skäl inte blir förmedlade hyresgästförslag följs upp med syftet att kontrollera att fastighetsägaren återtagit lägenheten.

4 Sid 4 (9) Kontroller av dessa ärenden visar att 595 bostadsannonser avregistrerades på grund av: att de var felaktigt registrerade (113 st) att fastighetsägaren meddelat att nuvarande hyresgäst ska bo kvar i den uppsagda bostaden (18 st) att bostäderna var i behov av större renoveringar (37 st) att fastighetsägaren återtog dem för eget behov (427 st), såsom exempelvis evakuering eller internuthyrning. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydligande av dokumentationen. Förmedling via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas bostäderna efter tidpunkt för intresseanmälan och inte efter kötid. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under 2017 förmedlades inga bostäder via Bostadssnabben. Avvikande kontraktstyp En bostad kan ha inskränkande villkor i hyresavtalet, som till exempel kort boendetid eller seniorbostäder med begränsningar i bytesrätten, och hyrs därför ut med ofullständiga kontrakt. Vid förmedling av dessa ofullständiga kontrakt får kunden behålla sin kötid enligt kö- och förmedlingsreglerna. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att ingen kund som förmedlas en bostad med fullständigt hyresavtal också har kvar sin kötid. Inga avvikelser har iakttagits under Det har dock konstaterats att dokumentationen i vissa avseenden behöver vara tydligare. Förtursverksamheten Bifall till förtur enligt gällande riktlinjer och praxis Under året har 97 beslut om bifall fattats varav 84 av handläggare och 13 av förtursutskottet. Samtliga handläggarbeslut har granskats. Vid kontroll av dessa ärenden har information och handlingar som ligger till grund för beslut om bifall funnits och inte föranlett någon åtgärd. Omprövningsärenden Enligt gällande riktlinjer beslutar förtursutskottet i omprövningsärenden. Utskottet fattade här beslut i 254 ärenden under året. Förtursutskottet beslöt att vidhålla det ursprungliga handläggarbeslutet om avslag i 244 ärenden. Nya uppgifter hade inkommit vid omprövningen av tio ärenden där

5 Sid 5 (9) förturshandläggaren hade föreslagit beslut om bifall. Förtursutskottet har beviljat förtur i samtliga dessa ärenden. Granskning av omprövningsärenden visar att handläggarnas ursprungliga beslut om avslag har fattats inom riktlinjerna utifrån underlaget vid första beslutstillfället och att beslut vid omprövning följer riktlinjer för verksamheten. Förmedling av förturslägenhet Under året har 81 bostäder förmedlats till personer med beslut om bifall till en bostad. Riktlinjer och rutiner finns för att säkerställa att förmedling sker på ett korrekt sätt. Granskning av samtliga förmedlingsärenden har inte föranlett någon åtgärd. Inga avvikelser gällande förtursverksamheten har iakttagits under Det har dock konstaterats att dokumentationen i vissa avseenden behöver vara tydligare. Registrering av kötid Kötidsförändringar Kötiden är avgörande för att komma ifråga för en inlämnad ledig lägenhet och har därför stor betydelse för en bostadsköande. Med anledning av detta granskas om någon vid nyregistrering eller genom ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Vid kontrollen gås samtliga ärenden igenom där kötiden är längre än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden efterforskas i diarier och tidigare ärenden, t ex kan det handla om make/maka som ärver kötid för den avlidne. Granskningen under året har givit anledning att korrigera tre fall av tidigare gjord kötidsändring. Två av ärendena gäller fel när det gäller arv av kötid och ett ärende avser felaktigt inskriven kötid (justering med en dag). Misstagen är korrigerade och kunderna har informerats om rättelsen. Studenter utan personnummer Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik e-postadress. För att undvika att samma person registreras i flera ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e-postkonton. Granskningen visar att omkring ett tjugatal personer lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i flera ärenden. Dessa personer kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att kunden endast har ett köärende.

6 Sid 6 (9) IT-säkerhet Obehörigt intrång i Bostadsförmedlingens verksamhetssystem kan medföra risk för att data manipuleras eller att uppgifter som borde vara skyddade kan kommas åt av obehöriga. Sådan åtkomst kan innebära allvarliga men för såväl enskild person som för verksamheten. Samtliga IT-system skyddas därför av ett behörighetssystem och tillämpningen av detta granskas enlighet med Stockholms stads riktlinjer för informationssäkerhet. Inga avvikelser har noterats under året. Användarkonton administreras via lönesystemet, där tillgängligheten styrs av att en person är aktiv i lönesystemet. Avregistreringen av personer som slutat sköts därmed kontinuerligt. För konsulter som anlitas och behöver tillgång till systemen gäller en annan rutin, där dessas behörigheter stängs av när uppdraget åt Bostadsförmedlingen upphör. Detta granskas månadsvis och vid årets granskningar har inga avvikelser påträffats. Vid större förändringar av systemen ska en kontroll ske av att Bostadsförmedlingens IT-system är säkra mot intrång. Kontrollen sker genom tester av extern konsult. Under 2018 planeras en granskning att genomföras efter att utvecklingen av ett nytt verksamhetssystem har utvecklats och implementerats. Representation För att säkerställa efterlevnad av regler gällande representation görs löpande avstämningar av konton för området. Därefter sker årligen en sammanställning vilken redovisas som uppföljning av internkontrollplanen. All representation bygger på ett chefsbeslut i linjeorganisationen och i enlighet med VD:s delegering av inköpsrätt. Därmed ska ansvarig chef säkerställa att respektive avdelning följer reglerna. För att momsen ska vara helt eller delvis avdragsgill och kostnaden ska vara skattemässigt avdragsgill krävs bland annat att syfte och deltagarförteckning anges. Fakturaflödet är styrt så att representationsfakturor efter attest kontrolleras och godkänns i ytterligare ett steg av en redovisningsekonom innan de går till betalning. Här kan underlag till representationsfakturor kompletteras vid behov. Samtliga verifikationer gås sedan igenom manuellt under året för att säkerställa att det finns korrekta underlag. Årets granskning visar att det i samtliga fall då representationskonto använts finns underlag i form av syfte och deltagare, med uppgifter om namn och bolag. Vid konferenser har det som komplement även redovisats konferensprogram med tidsangivelser.

7 Sid 7 (9) Ändring av leverantörers fasta data För att tillförsäkra att uppgifter om leverantörer är korrekta och aktuella finns det i Agresso en rapport som listar nya leverantörer samt ändringar i leverantörers fasta data med fokus på kontoändringar. Rapporten visar också när ändringen skett och av vilken användare. I granskningen gås rapporten igenom rad för rad och underlag i form av fakturabilder eller utdrag från bankgirocentralen, plusgirot eller annat underlag som styrker ändringen kontrolleras. I samtliga fall av ändringar i leverantörers fasta data finns det underlag som styrker ändringen. De genomförda kontrollerna har inte visat på några avvikelser. Manuella utbetalningar I de fall betalning via fil från ekonomisystemet till bank inte är möjligt kan manuell betalning göras, exempelvis vid betalning till skatteverket eller till utländska leverantörer. Vid signering av betalning på banken krävs attest av två personer med bank-id. I samband med boksluten säkerställs att manuella betalningar återredovisats i bokföringen. Manuellt utförda betalningar gås igenom i sin helhet, varvid skälet till manuell hantering kontrolleras. De genomförda kontrollerna visar inte på några avvikelser. Inköp av varor och tjänster För inköp av varor och tjänster finns det ett omfattande externt regelverk som måste följas. Kontrollmomenten gäller huruvida Lagen om offentlig upphandling efterlevs och om ingångna ramavtal nyttjas. Tillämpliga styrdokument är stadens upphandlingspolicy samt bostadsförmedlingens samlade avtalsförteckning. Ett utdrag har gjorts ur leverantörsreskontra per sista december. Då dessa poster innehåller moms har en omräkning gjorts utifrån ett antagande om att momsen är 25 procent. Ett antal poster har exkluderats ur analysen enligt följande: poster som avser personalkostnader och går via leverantörsreskontra, exempelvis pensioner, avgift till arbetsgivarorganisation KFS, SL-kort via löneavdrag. inköp som understiger kronor (exkl moms). Hittills har inköp företagits för knappt 45 miljoner kronor t o m december månad. I första hand görs inköp via upphandlade avtal (53 procent). Dessa har antingen upphandlats gemensamt inom staden, via SKL Kommentus Inköpscentral eller på egen hand. Det förekommer också transfereringar inom staden (23 procent), såsom så kallade management fees och licenskostnader till stadshuset samt lokal- och kontorskostnader till fastighetskontoret. Inköp via upphandlade avtal eller inom koncernen görs därmed till ca 75 procent av

8 Sid 8 (9) inköpsvolymen. När avtalen inte täcker behoven och särskilda skäl föreligger görs direktupphandling. Alla samlade inköp inköp via Inköpsvärde tkr Andel 2017 Andel 2016 Andel 2015 Andel 2014 internt inom staden % 27% 27% 20 % gem avtal Staden % 25% 24% 18 % SKL-avtal % 11% 13% 14 % eget avtal % 17% 12% 27 % Direktupphandlat % 19% 17% 15 % äldre systemlösn % 1% 6 % 6 % Äldre systemlösningar med avtal som löper tillsvidare innebär också en direktupphandling. Dessa kan dock vara svåra att gå ur p g a integrationslösningar. En gemensam strävan finns att så mycket som möjligt ska konkurrensutsättas, dvs att andelen direktupphandling ska vara en liten andel av den totala inköpsvolymen. Då direktupphandling sker dokumenteras detta enligt den rutin som utformats. Årets granskningar gällande inköp av varor och tjänster visar att regelverket har följts och att avrop/inköp har gjorts enligt gällande avtal. I de fall direktupphandling har gjorts har detta motiverats och dokumenterats på föreskrivet sätt. Summering av årets internkontroll Bostadsförmedlingens internkontroll under 2017 har omfattat granskningar av ett antal väsentliga verksamhetsprocesser såsom exempelvis förmedling till bostadskön, fastighetsägares godkännande och registrering av kötid. Kontrollerna har också avsett administrativa stödprocesser som IT-säkerhet, inköp av varor och tjänster samt rutiner gällande ekonomisk redovisning. De redovisade granskningarna har inte visat på några avvikelser avseende bolagets styrning och kontroll inom de granskade områdena. Inte heller vad gäller efterlevnad av föreskrifter, riktlinjer och regler gällande verksamhet, administration och redovisning har det noterats några avvikelser. Kontrollerna har dock visat att dokumentationen av ärendena kan förbättras i vissa avseenden. Erfarenheter och resultat från granskningarna tas tillvara för att ytterligare stärka kontrollen och minska risken för fel. Som exempel kan nämnas att dokumentationen avseende förmedlingsärenden kan förbättras i vissa avseenden. Vidare kan möjligheterna till granskning och statistikuppföljning gällande kötidsändringar förbättras.

9 Sid 9 (9)