Vård- och omsorgsnämnden Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Kallelse Datum 2016-02-16 Tid: Tisdagen den 1 mars 2016, kl. 13.30 Plats: Häradsgårdens samlingssal i Vagnhärad Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten kl 12.30 i lilla konferensrummet Gruppmöte oppositionen kl 12.30 i samlingssalen Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordning 2. Bokslut 2015 för Vård- och omsorgsnämnden VON 2016/6 3. Redovisning av utförd internkontroll 2015 VON 2015/10 4. Internkontrollplan 2016 för Vård- och omsorgsnämnden VON 2016/5 5. Patientsäkerhetsberättelse 2015 VON 2016/7 6. Information från vård- och omsorgschefen (inga handlingar) 7. Anmälan av delegationsbeslut VON 2016/1 8. Anmälningsärenden VON 2016/2 Martina Johansson Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Vård- och omsorgskontoret Kajsa Fisk Produktionschef 0156-520 54 kajsa.fisk@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-02-23 Diarienummer VON 2016/6 Bokslut 2015 för Vård- och omsorgsnämnden Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att överlämna nämndens bokslut 2015 till kommunstyrelsen Ärendet Förvaltningen redovisar ett negativt resultat år 2015 med -3 547 tkr med nämndens buffert inkluderad. Äldreomsorgen visar totalt ett underskott på -2 337 tkr vilket främst är kopplat till att behovet av hemtjänst avviker från budget med motsvarande -2 862 tkr. Funktionshinderområdet redovisar ett negativt resultat på -3 439 tkr. Avvikelsen mot budget är främst kopplat till ökade kostnader för personlig assistans samt hemtjänst yngre (under 65 år). Hälso- och sjukvårdsenheten lämnar ett överskott på 250 tkr. Enligt bilaga presenteras Vård- och omsorgsnämndens bokslutberättelse samt en verksamhetsberättelse för varje verksamhet inom nämnden. Kajsa Fisk Produktionschef Ann-Sofie Blomqvist Ekonom Bilagor 1. Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för vård- och omsorgsnämnden Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Vård- och omsorgsnämnden Ordförande Martina Johansson Produktionschef Kajsa Fisk Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2015 2015 mot budget 2014 % Verksamhetens intäkter 29 388 34 610 5 222 30 335 14,09% Verksamhetens kostnader -184 050-192 818-8 768-173 444 11,17% Personal -114 282-120 800-6 518-111 181 Kapitalkostnader -646-536 110-486 Övriga kostnader -69 122-71 483-2 361-61 777 Nettoresultat -154 662-158 209-3 547-143 109 10,55% Verksamhetsområde Äldreomsorg Funktionshinderområdet Hälso- sjukvård Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för alla kommuninvånare som har behov av stöd, service och omvårdnad. Inom verksamhetsområdena ges insatser till enskild utifrån Socialtjänstlagen (SoL), Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Ekonomisk analys Vård- och omsorgsnämnden redovisar totalt sett ett negativt resultat på 3 547 tkr vid årets slut. Resultatet inkluderar nämndens buffert samt reglering mot central buffert. Inkluderat är också den 1- årssatsning på 1,5 mkr som var kopplad till utveckling inom IT och teknologi. Det var en direktåtgärd med anledning av det prognostiserade underskottet delårsredovisningen visade på. Äldreomsorgen redovisar totalt sett ett underskott på 2 337 tkr. Särskilt boende redovisar ett positivt resultat på +1 759 tkr. Behovet av särskilt boende följer budget och resultatenheternas effektiviseringsarbete har genererat +1 970 tkr sammantaget de tre boenden. Hemtjänsten redovisar ett underskott på 2 692 tkr. Behovet av hemtjänst ligger fortfarande högre i relation till budget motsvarande 2 862 tkr. Jämfört med föregående år har antalet beviljade timmar ökat med totalt 20 % motsvarande 10 259 timmar på helår. Fördelat mellan den kommunala utföraren och privata var ökningen 10 % jämfört med 32 %. Ökning av hemtjänsttimmar ställer automatiskt höga krav på omställning och rekrytering av ny personal. Trots detta gör resultatenheten ett positivt resultat om +184 tkr. Inkluderat äldreomsorg är även färdtjänst som redovisar ett negativt resultat motsvarande 992 tkr. Underskottet är kopplat till fler antal äldre samt personer med funktionsnedsättning. Resultatet för hela funktionshinderområdet är - 3 439 tkr. Funktionshinderområdet kompenserades med 11, 1 mkr från central buffert vid delåret till följd av fler ärenden än budget. Personlig assistans enligt SoL är ett av de områden som har ökat men då de inte faller under LSS lagen så ingår de inte i utjämningssystemet. Insatserna inom funktionshindersområdet liksom antalet ärenden har ökat under år 2015. En anledning antas vara konsekvenser av Försäkringskassans ändringar av synen på grundläggande behov. Inkluderat funktionshinderområdet är också hemtjänst till yngre (under 65 år). Vid delåret användes 878 tkr av nämndens buffert för att täcka del av det ökade behovet hos yngre med hemtjänst. Det är en grupp som i Trosa ökat mest procentuellt (73 %) jämfört med föregående år. Ökningen motsvarar 3 200 timmar på helår. Det är en ålderkategori som inte inkluderas i utjämningssystemet för äldre eller LSS. Övriga insatser inom LSS visar på ett negativt resultat motsvarande - 26 tkr. Värt att nämna är att behovet av korttidsboende ökat med 43 % men personalkostnaderna ökat med 20 %. Detta tyder på ett mycket effektivt utförande och samordningseffekter av verksamheterna. Insatser enligt SoL redovisar ett -3 417 tkr resultat vid årets slut vilket beror på det ökade behovet inom pers assistans enligt SoL samt hemtjänst yngre. De andra insatserna enligt SoL går +92 tkr
trots att enheten boendestöd haft ett ökat inflöde under året. Totalt redovisar Hälso- och sjukvårdsenheten (inklusive tekniska hjälpmedel) ett positivt resultat på +250 tkr. Behovet av tekniska hjälpmedel ökar vilket kopplas till att antalet äldre i hemsjukvård blir fler och hjälpmedel blir en naturlig del av stödåtgärd samt möjliggör kvarboende. Årets viktiga händelser För att bibehålla de goda resultaten som HME (Hållbart medarbetarengagemang) visat på samt för att ytterligare utveckla såväl organisationen som personalen har cheferna utbildats i kommunikation och feedback. Under året har cheferna arbetat med att integrera kunskaperna i hela organisationen med målsättning att skapa en feedback- kultur. I mitten på mars genomgick personal inom äldreomsorgen en finskspråkig 2-dagras utbildning som hölls av Finlandsinstitutet. Syftet med kursen var kortfattat att öka kunskaper om finsk identitet, kultur och konst, uppdatera deltagarnas kunskaper i finska samt förstärka den finska språkanvändningen i vardagen. På grund av det goda arbetet som gjordes under 2014 avseende registrering, uppföljningar och utvärderingar i kvalitetsregister erhöll förvaltningen en stor summa prestationspengar. Tack vare detta har förvaltningen kunnat satsa mycket på utbildning och kompetensutveckling detta år. Personal inom hälso- och sjukvårdsenheten har handlett och gett feedback till personal inom hemtjänsten och personlig assistans genom att de följt med i deras vardag. Det innebär att sjuksköterska funnits till hands för att individuellt utbilda och handleda baspersonal i praktiskt arbete, allt ifrån hygienrutiner, basalt omvårdnadsarbete till bemötande av kund. För övrigt utbildar sig två sjuksköterskor till distriktssköterskor, tre stycken inom inkontinensoch diabetesvård. Under våren blev en sjuksköterska diplomerad lärare i kvalitetsregistret BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) och kommer att utbilda organisationens administratörer. Inom äldreomsorgen utbildar sig fyra undersköterskor till Silviasköterskor (Specialisering inom demensvård). Sex personal har gått handledarutbildning på Campus i Nyköping. På de särskilda boendena har personalen arbetat vidare med utvecklingen av måltidspolicyn och alla kostombud har varit på utbildning Mat för äldre All vårdpersonal har varit på föreläsning under temat äldres sjukdomar och en stor del av all personal inom vård och omsorg såg teaterföreställningen finn 25 fel. Äldres psykiska hälsa har varit ett eftersatt område och nu görs nationella satsningar inom detta fält. Som ett led i detta bjöds all vård- och omsorgs personal in till föreläsningen Mellan äldreomsorg och psykiatri av Susanne Rolfner Suvanton. Föreläsningen hölls i Folkets hus under september månad. För att ytterligare öka kunskap om ämnet har en sjuksköterska fortutbildats inom psykisk ohälsa och har i sin tur att hållit i Första hjälpenutbildning för personalen. Inom funktionshinderområdet har en fritidsgård öppnats upp och ska fungera som en mötesplats. Ett sätt att bryta social isolering är att just erbjuda en trygg miljö att gå till med välkänd personal på plats. Med anledning av det prognostiserade underskottet som påvisades i kvartalsuppföljningen 2015 fattade Kommunstyrelsen 2015-05-13 beslutet att samtliga nämnder ska iaktta försiktighet och återhållsamhet. Vård- och omsorgsförvaltningen har sedan dess utrett olika möjligheter för nämnden att vidta. Förvaltningen har utifrån ovanstående förstärkt myndighetsenheten för att möjliggöra fördjupad handläggning av komplexa ärenden samt tätare uppföljningar av ärenden inom både SoL och LSS. Det handlar även om att säkerställa att besluten hanteras hos rätt myndighet vilket kan innebär att ärenden återförs till Försäkringskassan. Under 2015 återfördes ett ärende till Försäkringskassan vilket gav kommunen en retroaktiv återbetalning på 800 tkr. Ett annat sätt är att i större utsträckning än idag arbeta förebyggande. Antal äldre ökar som känt och det gäller såväl de som är psykiskt och fysiskt vitala som de som drabbas av allvarliga sjukdomar. Ett först steg i denna riktning var den proaktiva satsningen tryggare hemgång som nu permanentats. Nästa steg påbörjades under 2015 och innebar ett utvidgat samarbete mellan arbetsterapeut och biståndshandläggare. I praktiken innebär det att arbetsterapeuten är med redan vid första mötet för att göra en aktivitetsbedömning och utifrån den rekommendera lämplig träning och eller hjälpmedel.
Även inom verkställigheten har ett arbete påbörjats för att dels arbeta än mer personcentrerat och dels öka personalens ansvar och delaktighet. Hemtjänstpersonalen har som ett led i detta delats in i mindre team vilket ska gynna stabilitet, kontinuitet och tydligare kommunikation gentemot den enskilde men också inom personalgruppen. Det betyder att personalen ansvarar för färre kunder som de besöker oftare. Personalen ska i större omfattning än tidigare själva planera insatserna tillsammans med kunderna. Inspirationen har bl.a. hämtats från Sundsvalls kommun och den s.k. Skönsmonsmodellen som har uppnått goda resultat sedan införandet. Vård- och omsorgs ledningsgrupp besökte Sundsvall i maj 2015. För att säkerställa det vårdlogistiska förhållningssättet ( dvs att vi gör rätt saker) har organisationen även gjort en inventering av det man i Skönsmon kallar för värdeskapande aktiviteter eller icke-värdeskapande aktiviteter. Vad gör vi som är värdeskapande för kunden/brukare och eller personalen? Vad gör vi som är icke- värdeskapande? Utifrån dessa frågeställningar och analys av dem har ett arbete påbörjats vad gäller organisationens alla ITsystem. Fortsatt utveckling Gruppen 65-79 år ökar och har så gjort med ca 100 personer per år de senaste åren. Det innebär högre krav på en kvalificerad hemtjänst och alltmer avancerade hemsjukvårdsinsatser. Det betyder att vi även framgent kommer att satsa på att skapa goda förutsättningar för individer i framförallt det ordinära boendet. Exempel på detta är som tidigare nämnts tryggare hemgång och ökad självständighetsgrad Det handlar om att skapa en personcentrerad vård genom en organisation som fokuserar på rätt saker. Det kan beskrivas genom begreppet vårdlogistik: rätt brukare får rätt vård, av rätt kvalité, på rätt nivå, på rätt plats, vid rätt tidpunkt, till rätt kostnad. Utifrån ovanstående bakgrund och behovsanalys kommer organisationen att satsa än mer på det rehabiliterande - förebyggande arbetet. Genom rätt hjälpmedel/ insats i ett tidigt skede ökar möjligheten att klara sig själv längre. För att möjliggöra detta har biståndskansliet redan kompetensförstärkas och under 2016 kommer ytterligare förstärkning att ske genom anställning av 2 arbetsterapeuter och 2 sjukgymnaster. Finansiering kommer att göras via regeringens riktade medel för ökad bemanning inom äldreomsorgen. I praktiken innebär det att rehabpersonal (stället istället för handläggare) tar emot ansökan/ samtalet från individen och gör utifrån detta en första bedömning och ett åtgärdsförslag. Det kan tex handla om aktiv hemrehabilitering som alternativ till andra insatser. Arbetssättet förutsätter ett nära och tätt samarbete med handläggarna samt med baspersonal inom de olika verksamheterna. Förutom förhöjd kvalité är målsättningen att behovet i och med det nya synsättet/arbetssättet kan hanteras inom tillgängliga ekonomiska ramar. Äldres psykiska hälsa och ohälsa är ett område som under lång tid varit eftersatt. Behoven kan vara stora och undersökningar visar på att fler äldre än yngre riskerar att drabbas av depression. Ett sätt att nå denna målgrupp och bryta social isolering är att integrera redan befintliga verksamheter och aktiviteter som pågår i samhället. Kommunens ambition är att kunna informera och lotsa individen till att hitta aktiviteter eller föreningar. Kommunen ska även kunna ge information kring vilka stödinsatser Kommunen kan erbjuda samt vidareförmedla kontakter till andra myndigheter. Under ledning av vård och omsorgs anhörigkonsulent har en arbetsgrupp bestående av flera olika professioner undersökt vilka behov som finns bland innevånarna samt vad som idag finns att erbjuda målgruppen från andra aktörer i samhället. Socialstyrelsen överlämnade den 7 april 2015 ett förslag till föreskrifter och allmänna råd rörande bemanning i särskilda boenden till regeringen. Regeringen har nu beslutat att en ny bestämmelse om tillgång till personal i särskilda boenden för äldre införs i socialtjänstförordningen. Ändringen innebär att det ska finnas tillgång till personal dygnet runt och som utan dröjsmål kan uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp. i Trosa Kommun har sedan länge beviljat insatser utifrån det individuella behovet och enhetscheferna bemannat därefter. Bestämmelsen medför därmed ingen förändring för förvaltningen. Bestämmelsen träder i kraft 15 april 2016. Regeringen har beslutat om en tillfällig satsning på ökad bemanning inom äldreomsorgen under åren 2015-2018. Syftet med satsningen är att skapa ökad trygghet och kvalitet för den enskilde genom ökad bemanning inom personalgrupperna som utför stöd och omvårdnad. Den första delen för år 2015 (juli-december) är 995 mkr som fördelats efter standardkostnaden för äldreomsorg, vilket ger Trosa kommun 1 065 tkr år 2015. Pengarna
ska användas till ökad bemanning och ska återrapporteras till Socialstyrelsen i februari 2016. Under 2015 var som känt behovet av hemtjänst högt varför extra bemanning sattes in för att tillförsäkra en god och säker vård. Det handlade framförallt om extra nattpersonal till personer med stora omvårdnadsbehov samt behov av en tydlig arbetsledning för att bemanna optimalt utifrån kundernas skiftande behov. De riktade medlen för 2015 har används för att möta denna utökade bemanning. Från och med 2016 kommer förvaltningen att använda medlen till de områden som ligger i prioritet dvs satsning på rehabiliterande och förebygganden insatser / arbetssätt samt vård av personer med demenssjukdom. En översyn av lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård har gjorts och redovisades 27 feb 2015. Målsättningen med översynen har varit att förkorta ledtiderna mellan slutenvård på sjukhus och vård och omsorg i det egna hemmet eller i särskilt boende. Detta för att undvika onödig vistelse på sjukhus för utskrivningsklara patienter. Träder förslaget i kraft innebär det att kommunen övertar betalningsansvaret efter tre dagar jämfört med dagens fem arbetsdagar inom den somatiska slutenvården och jämfört med dagens 30 dagar inom den psykiatriska slutenvården. Den nya lagen lyder: Lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård och förväntas träda i kraft som tidigast hösten 2017. Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, NSV, behandlade utredningen 2015-05-22 och gav länsstyrgruppen i uppdrag att återkomma med ett förslag på hur en samverkansöverenskommelse kan utformas i Sörmlands kommuner och Landsting. Den politiska viljeriktningen är att Sörmland oavsett om lagen träder i kraft eller inte arbetar utifrån det nu lagda förslaget. För att möta det ökade behovet inom vård och omsorg är kompetensförsörjningen en prioriterad fråga. Det råder i dagsläget en obalans på arbetsmarknaden så till vida att det kan vara en svårighet att finna personal med rätt kompetens samtidigt som många har svårt att komma in på arbetsmarknaden. Färska studier visar på två yrkesområden med mycket stor obalans, vård- och omsorgsyrkena samt vissa tekniska yrken. En annan trend är att alltför få elever väljer omvårdnadsutbildning som förstahandsval. Det är med andra ord av stor betydelse att öka attraktiviteten för vård- och omsorgs verksamheter och för arbetsplatsen som sådan. Kompetensförsörjning är en angelägenhet för hela Trosa kommun och vård- och omsorgs förvaltningen kommer att arbeta med frågan på flera nivåer. Tex ingår flera chefer i Regionförbundets satsning Attraktiv arbetsgivare inom vård och omsorg. Samtliga kommuner i länet och Landstinget Sörmland står bakom satsningen som omfattar cirka tre miljoner kronor och kommer att pågå till och med slutet av 2016. Som en del i detta har Trosa valt att ansöka om att vara pilotkommun avseende en arbetsplatsförlagd utbildningsmodell. Modellen har tagits fram av Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum som är ett kunskapscentrum för forskning, utveckling och utbildning inom äldreområdet. Modellen i fråga går under namnet ArbetSam. Den innebär att utbildningen till stor del sker på arbetsplatsen (men i kombination med lärarled undervisning) Modellen lämpar sig för alla som inte som inte har undersköterskeutbildning. Enligt arbetslöshetsstatistiken för länet består majoriteten av de anmält arbetslösa av utomeuropeiskt födda personer. Utifrån ett samhälls- och socioekonomiskt perspektiv finns många anledningar till varför det är viktigt att skapa förutsättningar för att denna grupp kommer i arbete. Till att börja med kommer därför platserna till denna utbildningsmodell att rikta sig till den målgruppen. Att vara pilotkommun innebär att modellen erbjuds kostnadsfritt. Beskedet om Trosa får agera pilotkommun väntas under mars månad 2016. Redan under 2015 har förvaltningen sett över behov av utveckling inom IT. För att följa utvecklingen och erbjuda goda effektiva lösningar såväl för personalen i deras dagliga arbete som för brukarna i deras vardag är det av stor vikt att fortsätta satsningar inom IT. Testperioden pågår fortfarande av den sk Giraffen som kan beskrivas som en mobil robot för hemmet i syfte att underlätta den äldres kontakt med omvärlden. Den är fjärrstyrd, rullar fram och har en videoskärm som ansikte. Testerna innefattar praktisk användning samt dokumentation med hjälp av en standardiserad dagbok samt uppföljning. Syftet med testperioden är att få en bild av interaktion mellan brukare och anhöriga samt hemtjänstpersonal. Återrapportering förväntas under 2016. Ett annat testprojekt som sats i rullning är den s.k. jdome BikeAround även kallad upplevelsecykeln. Det är i först hand ett verktyg för att stimulera
minnesfunktionen hos äldre i allmänhet hos dementa i synnerhet. Forskning har visat att fysiska aktivitetsprogram är gynnsamt när det gäller att bromsa en försämring av kognitiva funktioner, vitalisera nyproduktion av hjärnceller samt förbättra rörelseapparatens effektivitet. Upplevelsecykeln levererades under maj och kommer att testas fram till och med februari 2016. Vilket tidigare nämnts så ökar antalet människor i ålderintervallet 65-79 år vilket medför att behov av framförallt hemtjänst ökar men också insatser för personer med funktionsnedsättning i denna ålderskategori. Behovet ser i dagsläget ut att hålla i sig, i Trosa såväl som i landet i övrigt. Samma antagande kan göras vad gäller kostnader för tekniska hjälpmedel. Anledningen till stigande kostnader har dels att göra med att en ny prismodell antagits och som inneburit ackumulerade kostnader och dels på grund av ökat behov av hemtjänst och hemsjukvård där tekniska hjälpmedel ofta är en naturlig del av insatsen. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2015 2015 2014 Personalkostnader, tkr 114 282 120 800 111 181 Personalkostn/total kostnad 62% 63% 64% Det finns en politisk vilja att öka möjligheten till ökad sysselsättningsgrad för personalen. Flera insatser har gjorts i detta syfte. Bl.a. överanställning under vissa perioder, kontinuerlig översyn och av tjänsters sysselsättningsgrad vid förändringar, ökad flexibilitet och samordning mellan enheter, schemaöversyner och kontinuerlig uppföljning av sysselsättningsgraden för varje enhet. Åtgärderna har visat sig ge positiv effekt inom i stort sett samtliga enheter. Bäst resultat står hemtjänsten för som gått från 35 procent heltidstjänster till 47 procent under ett år. Kostnader för färdtjänst har under flera år legat högre i relation till budget. En justering i ram är med andra ord nödvändig för att förhindra framtida underskott. Enligt den demografiska statistiken (GPF 2014 2017) kommer den äldre befolkningen d.v.s. 85 år och äldre att minska i antal under de kommande åren. Därefter förväntas en ökning av antalet. Mot bakgrund av detta är det viktigt att följa utvecklingen, ha beredskap för förändringar avseende föreliggande behov samt snabbt kunna ställa om och anpassa resurser utifrån detta. Det handlar i huvudsak om personalplanering och boendeformer. Ansökningar inom LSS har ökat och är något som kan antas fortsätta. Försäkringskassans bedömningar av rätt till assistansersättning kan kraftigt påverka den kommunala verksamheten. En annan tendens är ökad diagnostisering av yngre personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. För att möta behovet av stöd och service för denna målgrupp är det av stor vikt att se över kunskapsnivån även inom detta område. Ett sätt att arbeta än mer förebyggande är ett utvecklat samarbete mellan skola och Individ och familj. En arbetsgrupp sk multiteam har tillsatts och som består av chefer samt handläggare ifrån de olika förvaltningarna. Ekologisk utveckling Trosa Kommun är som känt en ekokommun varför miljöarbete är högt prioriterat. Under sommaren 2014 öppnades en webbaserad miljöutbildning upp som en del av kommunens interna miljöledningsarbete. Utbildningen syftar till att ge alla anställda en gemensam grundkunskap om miljön och de miljöproblem vi idag står inför. Utbildningen har pågått även under 2015 och nu har all personal inom vård och omsorg genomgått utbildningen. Miljöombud finns på flera enheter inom förvaltningen. Förvaltningen befinner sig i dag på miljöledningsnivå 1. Under hösten 2015 har kommunekologen samt en student från miljövetarprogrammet vid Linköpings universitet arbetat fram en miljöutredning. Utredningen färdigställdes i slutet av året och innehåller b.la förslag på miljöpolicy och nyckeltal. Ett förslag som förvaltningen inom det närmsta kommer att arbeta vidare utifrån. Målet är också att gradera till miljöledningssystemsnivå 2. Cyklar skall användas ofta för dagliga transporter inom flera verksamheter. Vi kommer att fortsätta använda miljöklassade bilar och för tillfället pågår upphandling om två elbilar till hemtjänstens verksamhet vid nästa upphandling.
Äldreomsorgen Chef för äldre- och funktionshinderområdet Mia Kihlstrand Enhetschefer Ely-Ann Lillsebbas, Marie Engström-Johansson, Lena Skålberg och Emelie Littorin Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2015 2015 mot budget 2014 % Verksamhetens intäkter 17 679 19 566 1 887 17 466 12,03% Verksamhetens kostnader -96 481-100 705-4 224-96 642 4,20% Personal -60 699-62 162-1 463-63 565 Kapitalkostnader -477-369 108-361 Övriga kostnader -35 305-38 174-2 869-32 716 Nettoresultat -78 802-81 139-2 337-79 176 2,48% Verksamhetsområde Hemtjänst Särskilt boende Trygghetsboende Trygghetslarm Färdtjänst Måltid Dagverksamhet demens Ekonomisk analys Äldreomsorgen visar ett resultat på -2 337 tkr på helår. Hemtjänsten står för ett av de större underskotten med -2 692 tkr. Resultatenheten visar däremot ett överskott på 184 tkr trots kraftig ökning i antal beviljade timmar och personalstyrkan har behövt förstärkas därefter. De beviljade timmarna för den kommunala hemtjänstutföraren har ökat med 13% motsvarande 5 900 timmar på helår. Statsbidraget för ökad bemanning inom äldreomsorgen, juli-sept motsvarande 1 065 tkr har använts för ökad bemanning inom främst hemtjänsten. Särskilt boende visar på ett positivt resultat på helår med +1 759 tkr. Beläggningen på våra boenden har under året varit väldigt hög och har ett snitt på 97%. Detta är högre beläggning i snitt än tidigare år vilket till viss del kan ses som ett resultat av att totalt antal platser minskats på särskilt boende under föregående år. Resultatet på helår för samtliga tre särskilda boenden landar på +1 970 tkr. Det särskilda boendet i Vagnhärad, Häradsgården, har gjort en positiv vändning efter hårt arbete och har ett resultat på + 648 tkr för år 2015. Färdtjänsten har ett underskott på -992 tkr på helår vilket beror på ökat resande med färdtjänst i kommunen. Måltid har ett underskott på-264 per helår. Viktiga händelser hittills i år Fyra stycken personal går utbildning till Silviasyster på Sophiahemmet. Dessa personer har tillsammans med enhetscheferna startat en arbetsgrupp som ska se över hur dessa kompetenser ska användas framåt i våra verksamheter. Sex personal har gått handledarutbildning på Campus Nyköping. Dessa arbetar aktivt med introduktion av nyanställda på respektive enhet. Alla kostombud har varit på kostutbildning en heldag, mat för äldre. Arbete kring måltiden enligt FAMM fortlöper, samt arbete kring nattfastan och nutrition. Personal har varit på demensdagarna i Karlstad. Personal har deltagit i utbildningsdagar inom Finskt förvaltningsområde. Syftet med kursen var kortfattat att öka kunskaper om finsk identitet, kultur och konst, uppdatera deltagarnas kunskaper i finska samt förstärka den finska språkanvändningen i vardagen. BPSD skattningar görs på demensenheterna. HLR utbildning till all personal genomförts under året. Personalen fick i september utbildning i psykisk ohälsa. På de särskilda boendena har man under året haft olika festligheter med olika teman. Som tex Nobelmiddag.
Sinnenas trädgård på Ängsgården utvecklades ytterligare under sommaren. Planeringsdag för nattpersonal med inriktning på egen hälsa samt boendes nutrition genomfördes i oktober. Personal har deltagit på föreläsning HBTQI i december. All personal har deltagit på planeringsdagar kring sina verksamheter. Då har arbete kring mål och verksamhetsutveckling/förbättringar genomförts. Inom hemtjänsten har en omstrukturering av teamen gjorts och mindre team har skapats. Detta för att skapa bättre kontinuitet och trygghet för brukare samt skapa bättre planeringsmöjligheter för arbetsgruppen där ansvaret nu vilar mer på personalen själva. Kontaktmannaskapet lyfts då per automatik och kommunikationen med brukare och dennes anhöriga förbättras. Även samarbetet med HSO utvecklas och förbättras. Inom hemtjänsten har antalet brukare under 65 år ökat. Inom hemtjänsten genomfördes en tillsyn av IVO i september. Genomförandeplaner följs upp och aktualiseras löpande inom alla verksamheter, brukarens delaktighet och självbestämmande gäller i detta arbete. Arbete med livsmedelshygien pågår inom verksamheterna. Framtiden Demografin äldre ökar och därför ökar även hemtjänstbehovet. Detta för med sig att fler sjuka äldre ska mötas efter behov. Vi kommer att behöva kompetensutveckla verksamheterna efter de ökade kraven. Palliativ vård är tex ett utvecklingsområde. E-hälsa, elektronisk hälsa är en utveckling som vi kommer att följa för att kunna se nya utvecklingsområden inom våra verksamheter där förbättringar kan göras gällande kvalitet och resursanvändande. Samt även i rehabiliterande syfte för brukare. Avstämning mot mål Arbete med värdegrund och målarbete har pågått under hela året i äldreomsorgen. Verksamhetsmål har upprättats och följts upp. Målen inom äldreomsorgen utgår från vård och omsorgsnämndens mål. Kvalitetsarbete med öppna jämförelser som grund ingår också i de för verksamheterna uppsatta målen. I öppna jämförelser fick Trosa kommun mycket bra resultat som redovisades på vård och omsorgsnämnden i maj 2015. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2015 2015 2014 Personalkostnader, tkr 60 699 62 162 63 565 Personalkostn/total kostnad 63% 62% 66% De personer som önskat högre sysselsättningsgrad har fått det. Några anställda har även minskat sin sysselsättningsgrad. Stabil personalstyrka inom hela området. Vi har under året arbetat med personalflexibilitet mellan alla områden. Framförallt mellan hemtjänst och personlig assistans men även utlån mellan särskilt boende och personlig assistans och hemtjänst har gjorts vid flertalet tillfällen. Detta för att personalen ska få prova på andra arbetsställen, gå upp i tjänstgöringsgrad samt för att använda resurserna bättre. HME har genomförts med mycket goda resultat. Enhetscheferna har utbildats i feedback. Två enhetschefer avslutade distansstudier på den nationella ledarutbildningen på Campus Ersta. Enhetscheferna har även haft två planeringsdagar under året då det arbetades med mål och utveckling samt teamstärkning. Utökning av en bemanningsassistent har gjorts under året i samarbete med funktionshinderområdet. Investeringsuppföljning Möbler inköpta till särskilt boende och trygghetsboende. Ekologisk utveckling All personal genomfört miljöutbildning på webben. Upphandlig av två elbilar till hemtjänsten pågår. Källsortering samt ekologiska inköp görs i så stor utsträckning som möjligt på de särskilda boendena.
Funktionshinderområdet LSS och Sol Chef för äldre- och funktionshinderområdet Mia Kihlstrand Enhetschefer Susanne Björnsson, Madeleine Åkerlund, Ely-Ann Lillsebbas Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2015 2015 mot budget 2014 % Verksamhetens intäkter 11 376 12 124 748 12 140-0,13% Verksamhetens kostnader -60 177-64 364-4 187-52 558 22,46% Personal -33 031-35 720-2 689-28 716 Kapitalkostnader -66-27 39-29 Övriga kostnader -27 080-28 616-1 536-23 812 Nettoresultat -48 801-52 240-3 439-40 419 29,25% Verksamhetsområde Personlig assistans Kontaktpersoner Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför det egna hemmet Korttidstillsyn Daglig verksamhet Boendestöd Ledsagarservice Socialpsykiatri Ekonomisk analys Totalt visar funktionshinderområdet ett negativt resultat på 3 439 tkr. Det är främst området pers ass SoL och hemtjänst yngre som avviker mot budget med - 1 687 tkr respektive 1 822 tkr. Årets viktigaste händelser Ett läger har genomförts under sommaren av korttidsvistelsen. Externt köpta platser på tillsynen har sagts upp då det under år 2016 kommer att utföras i egen regi vilket ska öka både kvalitet och vara mer kostnadseffektivt. En nystart och utveckling av fritidsgårdens öppna verksamhet har påbörjats tillsammans med Fodergången för att möta behovet av sysselsättning för unga. Framtiden Behovet av korttidsboende LSS ökar och lokalfrågan kommer att behöva ses över då verksamheten börjar bli trångbodd. Korttidstillsyn, daglig verksamhet, korttidsvistelse utanför hemmet samt avlösarservice har ett tätt samarbete och skapar därmed samordningsvinster trots ökat behov och påvisar ett plusresultat på 166 tkr. Behovet av korttidsvistelse har ökat med 43 % under året men personalkostnaderna har bara ökat med 20 % tack vare effektivt resursnyttjande och optimal planering. Boendestöd, boende vuxna samt daglig verksamhet påvisar ett plus minus 0 resultat. Detta trots att vi ser ett ökat behov av boendestöd under året. Kontaktpersoner har ökat i antal beslut och detta område påvisar ett minusresultat på -137 tkr. Personlig assistans SFB visar ett minusresultat på - 680 tkr till följd av ökade kostnader för utförandet. Personlig assistans LSS visar ett resultat på 752 tkr. Detta pga att vi vunnit mot FK i ett ärende och fått återbetalt retroaktiv ersättning från 2012-2015. Det som möter ersättningen är att det tillkommit nya ärenden under året som inte ingår i budget. Utveckling av Fritidshuset kommer också att ske för att se om det finns möjlighet att även kunna ha öppet för personer som inte har beslut från kommunen men ändå behov av en form av öppen verksamhet. Fortsätta att se över arbetsmiljön för anställda inom personlig assistans. Fortsatt översyn av gruppstrukturer och arbetssätt för att bibehålla god kvalitet samt för att resurser och kompetens ska användas rätt löpande. Avstämning mot mål Målarbete har pågått under hela året inom funktionshinderområdet. Verksamhetsmål har upprättats och följts upp. Målen inom funktionshinderområdet utgår från vård och omsorgsnämndens mål.
Personal Personal Budget Utfall Utfall 2015 2015 2014 Personalkostnader, tkr 33 031 35 720 28 716 Personalkostn/total kostnad 55% 55% 55% Personalsituationen har i stort sett varit god under året. Inom personlig assistans har det varit svårigheter att täcka upp vid sjukfrånvaro samt svårigheter att rekrytera. Handledningsinsatser har genomförts med inriktning på utåtagerande personer i berörd verksamhet. Utbildning i lågaffektivt bemötande och kommunikation på en av enheterna. All personal har genomgått utbildning i HLR samt psykisk ohälsa. Delar av personalen har varit på HBTQI föreläsning. Nattpersonalen har varit på föreläsning om nattarbete och egen hälsa. Samordnarna inom verksamheterna har utökat sitt samarbete vilket har resulterat i ökad samverkan mellan alla enheter. All personal har deltagit på planeringsdagar med syfte att arbeta med mål och verksamhetsutveckling. HME, hållbart medarbetarengagemang har genomförts med mycket goda resultat. Enhetscheferna har gått utbildning i feedback under året. Enhetscheferna har även haft två planeringsdagar under året då det arbetades med mål och utveckling samt teamstärkning Hållbar utveckling Personalen har genomgått miljöutbildning på webben.
Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvårdsenheten, Tekniska hjälpmedel Hälso- och sjukvårdschef Lena Gernandt Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2015 2015 mot budget 2014 % Verksamhetens intäkter 95 1 299 1 204 410 216,56% Verksamhetens kostnader -16 474-17 428-954 -16 063 8,50% Personal -13 159-13 605-446 -12 451 Kapitalkostnader -38-73 -35-45 Övriga kostnader -3 277-3 749-472 -3 566 Nettoresultat -16 379-16 129 250-15 653 3,04% Verksamhetsområde Hemsjukvård och hemrehabilitering i ordinärt och särskilt boende för personer över 18 år. Enstaka hembesök för medicinsk bedömning/åtgärd. Enstaka hembesök för funktionsbedömning och hjälpmedelsutprovning. Tekniska hjälpmedel. Ekonomisk analys Under 2015 har Hälso- och sjukvårdsenheten haft en hel del statliga pengar. Vi har anställt fler personer på mindre projekt och specialuppdrag och kan lämna ett överskott på 395 tkr. Enheten Tekniska hjälpmedel fortsätter att öka kostnaderna. Antalet äldre i hemsjukvård blir fler och hjälpmedel är ofta en lösning som möjliggör kvarboende. Vi överskrider hjälpmedelsbudgeten med 145 tkr. Årets viktigaste händelser Med hjälp av statliga pengar har vi kunnat utöka personalen med följande områden: En arbetsterapeut som gör aktivitetsbedömningar som stöd åt biståndshandläggarna i deras beslut. En sjuksköterska som handleder, utbildar och stöttar personalen i hemtjänsten i basal omvårdnad. En sjuksköterska som utbildar personal inom vård och omsorg i att bli första hjälpare inom området psykisk hälsa. En extra resurs av sjuksköterska för att utveckla demensområdet. Vi har satsat på följande utbildning av personalen: Två sjuksköterskor har vidareutbildat sig inom diabetesvård på högskolenivå. Två sjuksköterskor har pågående studier för att bli distriktssköterska. En sjuksköterska har blivit diplomerad att hålla kurser i kvalitetsregistret BPSD. Vi har tagit hem en extern föreläsare om kognitiva hjälpmedel och smarta appar. Vi har hyrt Folkets Hus och erbjudit all personal i Vård och omsorg att lyssna på en extern föreläsare om psykisk ohälsa hos äldre. Dessutom har vi jobbat i arbetsgrupper kring: Palliativ vård Dokumentation Demens Sår och förband Framtiden Generellt ökar antalet äldre och vi jobbar för att fler personer ska kunna bo hemma. Personer som bor på våra äldreboenden är ofta multisjuka och våra insatser blir alltmer specialiserade. Detta gör att vi ser att allt mer resurser behövs i den kommunala hälso- och sjukvården. Kommande år ska vi arbeta mer förebyggande och erbjuda aktiv hemrehabilitering som alternativ till andra insatser. Vi utökar antal arbetsterapeuter och låter dem göra en första bedömning och ett åtgärdsförslag. Vi fortsätter utbildning och handledning av hemtjänst. Den palliativa vården i hemmen blir mer frekvent och det behövs utbildningsinsatser för att möta detta med bra kvalitet. Vi förbättrar demenskedjan och fördelar mer tid till sjuksköterska som ska samarbeta med hemtjänstens demensteam. Vi vill också utveckla ett specialistteam inom demens med Silviautbildad omvårdnadspersonal från alla demensenheter. Vi fortsätter utbildningen av första hjälpare i psykisk hälsa.
Avstämning mot mål Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) har satt mål och en handlingsplan för bättre vård och omsorg för äldre i Sörmland. Utifrån dessa har vi satt egna verksamhetsmål: Hemsjukvård och patientmedverkan - Minst 80 % av alla inskrivna i hemsjukvård i ordinärt boende ska ha en Samordnad Individuell Plan (SIP) vid mättillfället för hemsjukvården i november 2015. Resultat: 86 % hade en SIP. Vi är överlägset bäst av Sörmlandskommunerna. Snittet för samtliga kommuner var 35 %. Minska olämpliga läkemedel - Bidra till att minst 60 % av alla inskrivna i hemsjukvård får en kodad läkemedelsgenomgång av läkare 1 gång/år. - Införa rutin att förbereda underlag för läkemedelsgenomgång till läkaren för alla nyinskrivna i hemsjukvård. Resultat: 30 % hade fått en läkemedelsgenomgång vid mätning av hemsjukvård. Vi tror att fler är gjorda men att de ej blivit kodade i landstingets journal. Vi har infört vår rutin med underlaget till läkaren. Antal äldre personer med olämpliga läkemedel i Trosa har minskat under 2015 enligt statistik från Kvalitetsportalen. Palliativ vård - Arbeta fram en rutin för palliativ vård i Trosa kommun. - Förbättra resultaten i Svenska Palliativregistret under året med 5 % inom områdena: brytpunktssamtal, validerad smärtskattning och bedömd munhälsa. Resultat: En arbetsgrupp har arbetat fram ett dokument med riktlinjer för palliativ vård i Trosa kommun. Enligt kvalitetsregistret har vi förbättrat oss gällande brytpunktssamtal men når inte målen för validerad smärtskattning och bedömd munhälsa. Förebyggande arbetssätt - Minst 90 % av de som bor på särskilt boende och är inskrivna i hemsjukvård, ska ha en registrering i Senior Alert och vid risk planerade åtgärder. Resultat: Vid mätning i sept hade 85,7 % på säbo en riskbedömning och planerade åtgärder. Motsvarande siffra i hemsjukvården är 73 %. Vi bedömer att målet var högt satt och att resultatet ändå är tillfredsställande. Verksamhetsmått Hälso- och sjukvård Redov Redov Redov 2014 2013 2013 Totalt antal personer inskrivna i hemsjukvård under året Ordinärt boende 200 185 177 Särskilt boende 150 152 152 Antal riskbedömningar i Senior Alert Ordinärt boende 104 92 79 Särskilt boende 202 217 218 Antalet personer inskrivna i hemsjukvård ökar för varje år i ordinärt boende. Antal nya individer blir fler och upplevelsen är att uppdragen blir mer omfattande. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2015 2015 2014 Personalkostnader, tkr 13 159 13 605 12 451 Personalkostn/total kostnad 80% 78% 78% Vi har en stabil och mycket erfaren och kompetent personalgrupp. Det har varit svårt att rekrytera sjukgymnaster och sjuksköterskevikarier i den omfattning vi behövt. Investeringsuppföljning Vi har haft en långsiktig plan att förbättra arbetsplatsernas ergonomi genom att investera i höj- och sänkbara skrivbort för personalen. Så även i år. Varje år investerar vi i hjälpmedel och madrasser till våra äldreboenden. Hållbar utveckling All personal genomför kommunens miljökörkortsutbildning individuellt. Hittills är 23 av 24 st klara. Ett par nyanställda kommer ges möjlighet att göra utbildningen under våren. Vi har 8 tjänstebilar och 3 cyklar. Vi anlitar ett miljöföretag som hjälper oss återvinna vårt vårdavfall dvs stickande, skärande och kontaminerat avfall. Vi har rutin för kassation och hämtning av kasserade läkemedel.
Myndighetskontor Myndighetschef Per-Uno Nilsson Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2015 2015 mot budget 2014 % Verksamhetens intäkter 238 707 469 208 239,55% Verksamhetens kostnader -5 434-5 865-431 -4 659 25,90% Personal -4 965-5 030-65 -4 129 Kapitalkostnader -28-19 9-30 Övriga kostnader -441-816 -375-500 Nettoresultat -5 196-5 158 38-4 450 15,91% Verksamhetsområde Myndighetsutövning enl. SoL och LSS Avgiftshandläggning Trygghetsboende administration Anhörigstöd Upphandling och beställning av hemtjänst enl. LOV Peng särskilt boende (hemtjänst i SÄBO) Hemtjänstpeng, ersättning till utförare för beviljad hemtjänst i ordinärt boende Personligt ombud (PO) Ekonomisk analys Myndighetsenheten Personalkostnaderna för enheten ligger fortfarande på relativt låg nivå, och klarar anvisad budget. Detta beror på effektivt arbete, inklusive en utökning och omfördelning av tjänst inom både äldre och funktionshindersområdet, för att möta det utökade inflödet på ett effektivt sätt. Samt ett konstruktivt användande av de möjligheter till satsningar som finns inom psykiatriområdet Vård och omsorgsrådgivningen har ökat under året men är också en naturlig del i hela myndighetens åtagande. Avgiftshandläggarnas arbete med en snabbare avgifts och hyreshantering är nu också avslutad, så att hyror betalas i förskott och fakturor med sedvanlig 30 dagars kredit. Personligt ombud (PO) har utförts i samverkan med Nyköpings, Oxelösunds och Gnesta kommun. Från Trosa kommun är det 38 personer som fått stöd av PO sedan starten 2003. Köp av platser Köp av platser, enl. LSS har ökat under året då individuella stödbehov i form av personalnärvaro har ökat. De individer som berörs har haft boende och daligverksamhets insatser länge. Med ökad ålder sker ofta snabbare och större förändringar fysiskt och även psykiskt inom målgruppen, i förhållande till populationen i övrigt. Det har även tillkommit nytt köp av gruppbostad och dagligverksamhet på grund av inflyttning till kommunen. Dessa kostnadsökningar kompenserades i delåret från central buffert kopplat till demografi LSS med 1 750 tkr. Särskilt boende för äldre behov Kostnadsersättningarna till SÄBO följer i stort budget vilket visar att ersättningsnivåerna och volymer är väl anpassade till behov och efterfrågan. Beläggningen av lägenheterna har ökat med 2,2%. Inflyttningen från andra kommuner till SÄBO för äldre fortsätter, några från SÄBO i annan kommun eller från ordinärt boende, denna inflyttning är mycket svår att förutse men har hittills hanterats inom ram. Hemtjänstbehov Behoven och efterfrågan av hemtjänst i ordinärt boende har ökat ordentligt under året. Den totala ökningen i beviljade timmar var 10 259 timmar. Det motsvarar en ökning på 20 %. Detta har resulterat i ökade kostnader som ej följer budget med -2 862 tkr. Ökningen är både demografiskt betingad (oförutsedd inflyttning) och beroende på ökade behov av service, omsorg och omvårdnad hos redan befintliga brukare så som hos nya. Även har personer med omfattande behov och som behöver nära stöd av personal, i sitt ordinära boende, under stora delar av dygnet ökat. Budgeten för hemtjänst ökades med 1 500 tkr mellan 2014 och 2015 kopplat till demografiökningen för hemtjänst i ordinärt boende. Denna justerades vid delåret med 1 733 tkr från den centrala bufferten kopplat till demografiavvikelsen utfall mot budget.
Årets viktigaste händelser Funktionshinderområdet LSS och SoL under 65 år. Under året har det tillkommit antal ärenden med stora behov av stöd, service och omvårdnad oftast baserad på en svår samsjuklighet, av både fysik och psykisk art. Detta gör sammantaget att insatserna både personal och budgetmässigt kräver stora resurstillskott. Ett ärende kostar ex. idag ca 1 800tkr per helår. Även behovet av köp av barn- och ungdomsboende uppstod under året, när skolgången ej fungerat inom kommunen. Köp av plats, i samband med skolgång, utanför kommunen, har avslutats och utförs nu i egen regi. Även gruppen med hemtjänst ordinärt boende yngre är 65 år har ökat både i volym och insatstimmar. Det rör sig om tämligen få personer men deras behov ökar kontinuerligt. Det sker även en kontinuerlig ökning av boendestöd i ordinärt boende. Målgruppen för denna insats är främst yngre personer med neuropsykiatriska eller psykiska funktionsnedsättningar. Det goda samarbetet med TROBO i framtagandet av sk. sociala hyreskontrakt för målgruppen möjliggör denna salutogena och effektiva stödform. Bostad först är en evidensbaserad metod i att stödja personer med olika diagnoser och eventuella medföljande funktionsnedsättningar. Boendestöd i ordinärt boende är en kostnadseffektiv och framförallt en möjlighet för personer med olika funktionsnedsättningar att få leva och verka som andra i enlighet med gällande lagstiftning och psykiatrisatsning. Framtiden På enheten har vi förstärkt utredningsfunktionen för att kunna fördjupa oss i de ärenden som möjligen går att återföras till Försäkringskassan. Ärenden vilka tidigare har haft och/eller fått avslag på ansökan enligt Försäkringsbalken (tidigare LASS). Tillsammans med HSL enheten, inom äldresatsningen, har vi startat ett projekt där två arbetsterapeuter (AT) och sjukgymnast är placerad på myndighetsenheten. Dessa arbetar tillsammans med handläggaren under utredning och uppföljning. AT skall bl.a göra aktivitetsbedömning av och med individen, kunna åtgärda svårigheter genom att motivera till träning, hjälpmedel e.t.c. Detta ger handläggaren funktionsbedömningar som stödjer, så att insatsbesluten säkrare grundar sig på en samsyn på vad individen kan, ansöker om och eventuellt behöver stöd med fortsättningsvis. På så sätt tror vi besluten och stödet får ett tydligare rehabiliterande och salutogent syfte, mål och utförande. På så sätt kan vi lägga ett större fokus på uppföljning och utveckla insatserna både inom SoL och LSS utifrån individuella behov, önskemål och kostnadseffektiva insatser inom alla områden. Detta kommer också att leda till mer detaljerade beslut och beställningar samt en utökad uppföljningsfunktion. Målet är att rätt stöd och rätt insatser i rätt tid skall stärka den enskildes egna förmågor och möjlighet till ett självständigt liv. Förhoppningen är även att möjliggöra så att den utökade totala behovsbilden kan hanteras inom tillgängliga ekonomiska ramar. Inflyttning Det finns en brasklapp då kommunen är en inflyttningskommun, vilket medför att det inom vissa områden försvåras att bedöma kommande volymer av stöd, service och omvårdnad hos kommunens nuvarande och blivande invånare. Under våren 2016 kommer vi följa upp tidigare kartläggning av framtida behov av bostad med stöd och service en.l LSS. En ny Betalningsansvarslag är under utredning och införande, vilken förhoppningsvis tydliggör läkaransvaret vid utskrivning från slutensjukvården. Psykisk ohälsa De av Nyköpings kommun anställda Personliga ombuden (PO) har slutat i slutet av 2015. Samtidigt har en länsutredning av PO gjorts. Vi kommer som en följd av detta att 2016 ha PO i egen regi i kommunen, för att vägleda vissa personer med omfattande psykisk ohälsa. Detta uppdrag kommer att samordnas med anhörigkonsulentens uppdrag, då båda är på deltid. Målet är att ett lokalt placerat ombud kommer att kunna nå fler personer för stöd till bättre myndighetskontakter m.m. Årets (2016-2018) psykiatrisatsning har som mål att förbättrande av samverkansstrukturer och samarbete mellan huvudmän, anhörig samt brukarorganisationer för stödet till den enskilde med psykisk ohälsa skall förbättras och utvecklas. Detta är ett arbete som kommunerna tillsammans med landstinget gör inom samverkansstrukturen i länet. Trosa kommun har tilldelats 230 tkr för detta.
Personal Personal Budget Utfall Utfall 2015 2015 2014 Personalkostnader, tkr 4 965 5 030 4 129 Personalkostn/total kostnad 91% 86% 89% Hållbar utveckling Enheten har avslutat leasing på en bil och planerar för att bygga upp en möjlighet till planeringar via videolänk. Sparar tid bränsle och transportrisker.
Vård- och omsorgsnämndens mål Mål Nöjdhet 1. 2. Kunderna ska vara nöjda med Vård & omsorgs verksamheter (Särskilt boende) Kunderna ska vara nöjda med Vård & Omsorgs verksamheter (Hemtjänst) Trygghet Kunderna ska känna sig trygga i Vård & omsorgs 3. verksamheter (Särskilt boende) Kunderna ska känna sig 4. trygga i Vård & Omsorgs verksamheter (Hemtjänst) Rättssäkerhet Målprecisering Nöjdheten på SÄBO ska vara 95% eller högre Nöjdheten inom hemtjänsten ska vara 95% eller högre Tryggheten inom SÄBO ska vara 55% eller högre Tryggheten ska vara 65% eller högre inom hemtjänsten Uppfyllelse Utfall Mätmetod Kommentar 94% 93% 54% 58% Öppna jämförelser, Särskilt boende Öppna jämförelser, Hemtjänst Öppna jämförelser, Särskilt boende Öppna jämförelser, Hemtjänst 91% 2014 (snitt riket 83%) 90% 2014 (snitt riket 91%) 54% 2014 (snitt riket 51%) 52% 2014 (snitt riket 46%) 5. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (Hemtjänst) Utförandegraden (utförd av beviljad tid) ska vara 90% eller högre 86% Utförandegrad i hemtjänsten, egen avstämning 93% 2014 6. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (Särskilt boende) Alla gynnande biståndsbeslut inom SOL ska verkställas inom 90 dagar 4 dgr Väntetid särskilt boende i RKA 19 dgr snitt väntetid 2014 7. Vård & omsorgs verksamheter ska bedrivas rättsäkert (LSS) Alla gynnande biståndsbeslut inom LSS ska verkställas inom 90 dagar 9 dgr Verkställighetstid LSS enl RKA 15 dgr avs. kontaktperson 2014 Självbestämmande 8. 9. Vård & omsorgs verksamheter ska ta hänsyn till kundernas självbestämmande (Särskilt boende) Vård & omsorgs verksamheter ska ta hänsyn till kundernas självbestämmande (Hemtjänsten) Hänsyn till åsikter och önskemål ska vara 90% eller högre inom SÄBO Möjligheter att påverka tider ska vara 70% eller högre inom SÄBO Hänsyn till åsikter och önskemål ska vara 90% eller högre inom hemtjänsten Möjligheter att påverka tider ska vara 75% eller högre inom hemtjänsten 92% 75% 95% 74% Öppna jämförelser, särskilt boende Öppna jämförelser, särskilt boende Öppna Jämförelser, Hemtjänst Öppna jämförelser, hemtjänst 95% 2014 (snitt riket 80%) 73% 2014 (snitt riket 61%) 95% 2014 (snitt riket 87%) 79% 2014 (snitt riket 60%) Kostnadseffektivitet 10. Vård & omsorgs verksmheter ska bedrivas kostnadseffektivt Kostnad äldreomsorg per invånare 65+ ska vara bland de 20 bästa plats 20 VKV 2014 års resultat. Resultat 2015 våren 2016 (plats 27 2013)
Miljö 11. Vård& omsorgs verksamheter bedrivs medvetet i syfte att minimera verksamhetens miljöskadeverkningar Minska elförbrukningen på de särskilda boendena 754 MWh Elförbrukning på Häradsgården & Trosagården 731 MWh 2014 12. Vård & Omsorgs verksamheter bedrivs medvetet i syfte att minimera verksamhetens miljöskadeverkningar Minska vattenförbrukningen på de särskilda boendena 9227 m3 Vattenförbrukning på Häradsgården & Trosagården 9049 m 3 2014
Vård- och omsorgskontoret Kajsa Fisk Produktionschef 0156-521 15 Kajsa.fisk@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-02-14 Diarienummer VON 2015/10 Redovisning av utförd internkontroll 2015 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av 2015 års internkontrollplan. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden antog 2015-03-03 Internkontrollplan för 2015. Redovisning av genomförd internkontroll visar på få anmärkningar. De anmärkningar som gjorts rör brister i tillgänglighet avseende dokument och information vilket är kopplat till kvalitets- och ledningssystemet. Ytterligare notering har gjorts gällande hot och våld, utsatthet för otillåtna tvångsåtgärder samt personuppgiftslagen (PuL). Utifrån genomförd kontroll har förvaltningen satt som mål att färdigställa kvalitets - och ledningssystemet 2016, följa upp och analysera riskanalyser vid skyddskommittén och föra diskussion med cheferna beträffande bedömning av risker. Vidare kommer Medicinskt ansvarig sjuksköterska att genomgöra tillsyner kopplat till utsatthet för otillåtna tvångsåtgärder och ett fördjupat arbete kring PuL kommer att göras och ett nytt PuL- ombud utses. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga sammanställning uppföljning internkontroll. Bakgrund Internkontrollplanen avser åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Internkontrollen syftar till att: Trygga kommunens tillgångar, förhindra förluster Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Vård- och omsorgskontoret 2016-02-14 Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från grundlösa misstankar Ansvarsfördelning I 6 kap. 1 och 7 kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7. Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande: Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef. Utförd internkontroll 2014 Vid genomförd kontroll 2014 framkom brister rörande tillgänglighet avseende dokumentation av avvikelser och riskanalyser. Granskningen kom fram till att dokumenthanteringsplanen behövde uppdateras samt göras mer tillgänglig. Det framkom också att rutin för läkemedelshantering finns och följs men att uppföljning av avvikelser vid läkemedelshantering kan förbättras. Utförd internkontroll 2015 Under 2015 har förvaltningen arbetat för att förbättra tillgängligheten i och med uppbyggnaden av kvalitets- och leningssystemet. Det är emellertid en process som kräver tid, precision och arbetsinsats från flera professioner i organisationen.
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) Vård- och omsorgskontoret 2016-02-14 Grunden är lagd men visst arbete återstår vad gäller gallring och förnyelse av vissa dokument. Det betyder att det fortfarande kvarstår en risk för att dokument inte är tillräckligt tillgängliga för all personal. Dokumentationsplanen är reviderad och den nya gäller från och med 2016-02-15. När det gäller uppföljning av avvikelser vid läkemedelshantering visar kontrollen att detta har förbättrats och görs kontinuerligt vid arbetsplastträffar. En fundering utifrån årets kontroll gäller hot och våld. Rutiner för riskanalyser finns på alla enheter och riskanalyser görs vid behov. Granskningen visar att det är förhållandevis få gjorda riskanalyser vilket möjligen skulle kunna vara underlag för diskussion för cheferna. En annan notering gäller brukarens risk att bli utsatt för otillåtna tvångsåtgärder. Kontrollerna visar att otillåtna tvångsåtgärder ibland vidtas med hänsyn till brukarens säkerhet. I förekomna fall förs emellertid alltid samtal med den enskilde och läkare är involverad i besluten. Granskningen visade att det finns information vad gäller reglerna i personuppgiftslagen (PuL) och att den lämnas vid handläggning. Det är däremot inte säkerställt att denna information är känd för alla i organisationen. Åtgärder För att öka tillgängligheten av viktiga dokument/ rutiner etc. har förvaltningen satt som mål att färdigställa kvalitets- och ledningssystemet 2016. Grunden är lagd och det handlar om att aktualisera systemet i sin helhet och föra över det till intranätet så att det på så vis görs tillgängligt för all verksam personal. Fortsatt uppföljning och analys av riskanalyser vid skyddskommittén samt diskussion med cheferna avseende bedömning av risker kommer att göras. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer under 2016 att genomföra tillsyner på alla enheter kopplat till otillåtna tvångsåtgärder. Ett fördjupat arbete kring PuL och dess innebörd kommer att göras 2016 och ett nytt PuL- ombud kommer att utses. Kajsa Fisk Produktionschef Bilagor 1. Sammanställning uppföljning internkontroll 2015
Vård- och omsorgskontoret Kajsa Fisk Produktionschef 0156-521 15 kajsa.fisk@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-02-23 Diarienummer VON 2016/5 Internkontrollplan 2016 för Vård- och omsorgsnämnden Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna internkontrollplan 2016 Sammanfattning Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Internkontroll avseende 2015 är genomförd och visade på få anmärkningar/brister. De anmärkningar som gjorts rör brister i tillgänglighet avseende dokument och information vilket är kopplat till kvalitets- och ledningssystemet. Ytterligare notering har gjorts gällande hot och våld, utsatthet för otillåtna tvångsåtgärder samt personuppgiftslagen (PuL) Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Bakgrund Enligt kommunallagen ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen har även fastställt kompletterande instruktioner gällande intern kontroll. Vård- och omsorgsnämndens arbete med intern kontroll sker i enlighet med dessa instruktioner. Intern kontroll medger möjligheten att i ett tidigt skede identifiera eventuella svagheter eller brister i verksamhetens rutiner. Den bidrar därmed till att stärka ändamålsenligheten och effektiviteten inom nämndens förvaltningsorganisation. I praktiken innebär den interna kontrollen ett säkerställande av att diverse arbetsmoment utförs på ett tillfredsställande sätt. Det kan gälla personalens befogenheter, organisatoriska aspekter, redovisning och allehanda administrativa rutiner. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Vård- och omsorgskontoret 2016-02-23 Riskanalys Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Den nya planen bygger dels på den riskanalys som årligen görs av förvaltningens ledningsgrupp och dels på de upptäckter som gjorts i samband med utförd internkontroll. Uppmärksammad risk bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens. Bedömningen görs utifrån skalan 1-5. Bedömningsvärdena multipliceras med varandra och utgör det så kallade riskvärdet. De risker som får ett riskväde överstigande 7 är att anses som så pass hög att det ska stå med på aktuell internkontrollplan. Internkontroll 2015 De anmärkningar som gjorts rör brister i tillgänglighet avseende dokument och information vilket är kopplat till kvalitets- och ledningssystemet. Ytterligare notering har gjorts gällande hot och våld, utsatthet för otillåtna tvångsåtgärder samt personuppgiftslagen (PuL). Utifrån genomförd kontroll har förvaltningen satt som mål att färdigställa kvalitets - och ledningssystemet 2016, följa upp och analysera riskanalyser vid skyddskommittén och föra diskussion med cheferna beträffande bedömning av risker. Vidare kommer Medicinskt ansvarig sjuksköterska att genomgöra tillsyner kopplat till utsatthet för otillåtna tvångsåtgärder och ett fördjupat arbete kring PuL kommer att göras och ett nytt PuL- ombud utses. Ansvarsfördelning I 6 kap. 1 och 7 kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7. Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande: Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) Vård- och omsorgskontoret 2016-02-23 nämnd. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef. Kajsa Fisk Produktionschef Bilagor 1. Internkontrollplan 2016
Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Vård och omsorg För tidsperiod: 2016-01-01-2016-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till VON och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Administration/övergripande Att vi inte hittar viktiga dokument 12 Att vi har ett aktuellt och tillgängligt kvalitets- och ledningssytem Färdigställt kvalitets- och ledningssytem 2016 2016-12-31 PC PC Personal/ Arbetsmiljö Hot o våld 12 Att vi har aktuell riskanalys vid risk för hot eller våld. Genomgång av aktuella riskanalyser vid skyddskommitten 2 gång/år EC PC Psykisk belastning arbetsskada 8 Att vi har aktuella riskanalyser. Att arbetsskador och tillbud anmäls till SAM och att dessa följs upp över tid. Brukare/ Kund Läkemedelshantering Utsatt för otillåtna tvångsåtgärder 12 Att vi följer läkemedelshanteringsrutiner. Att vi arbetar för att minska läkemedelsavvikelserna. Genomgång och uppföljning av pågående ärenden vid skyddskommitté. Stickprovsanalyser (följa ärendets gång och utveckling) 2 gång/år PC PC Jämföra avvikelsestatistik i patiensäkerhetsberättelsen 16 Rätt arbetssätt Stickprov/tillsyn av låsta dörrar, sänggrindar, rullstolsbälten. 1 gång/år EC/ MAS PC 1 gång/år MAS PC Gemensamma kontrollpunkter som ska genomföras av samtliga chefer Rätt lön* Analyslista - Rätt lön till rätt person Kontroll analyslista Månatlig Chef enl. delegation PeC
Bisysslor* Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal 1 gång/år Chef enl. delegation Arbetsmiljödelegation* Att delegationsordningen är aktuell Komplett översyn och 1 gång/år Chef enl. genomläsning av delegation delegationsordningen Arbetsmiljö* Riskanalys och handlingsplan Komplett översyn och genomläsning av befintlig riskanalys och handlingsplan Personalkostnader* Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet 1 gång/år Chef enl. delegation Stickprov 1 gång/mån Chef enl. delegation PC Ksekr KC KC Ärendehantering Delegering* Dokumenthantering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett genomläsning av delegeringsordningen Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan 1 gång/år PC PC 1 gång/år PC PC Styrdokument * Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 gång/år PC PC Personuppgiftslagen, PUL Personuppgiftslagen* Förteckning enligt 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL- ombud Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. Att inga icke anmälda register finns inom förvaltningen. Stickprov Att information om PUL tas upp i verksamheterna minst en gång per år. 1 gång/år MC PC 1 gång/år MC PC
Vård- och omsorgskontoret Charlotte Karlsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska 0156-520 54 charlotte.karlsson@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-02-23 Diarienummer VON 2016/7 Patientsäkerhetsberättelse 2015 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna patientsäkerhetsberättelsen 2015 Ärendet Den 1 januari 2011 började den nya patientsäkerhetslagen att gälla med krav på att en patientsäkerhetsberättelse ska upprättas av samtliga vårdgivare senast den 1 mars varje år. Syftet med patientsäkerhetsberättelsen är att göra det lättare för vårdgivaren att ha kontroll över verksamhetens patientsäkerhetsarbete och för Socialstyrelsen att utföra sin tillsyn. Den ska också kunna användas för att informera andra intressenter exempelvis allmänheten, andra vårdgivare eller olika organisationer om hur vårdgivaren arbetar med patientsäkerhetsfrågor. Patientsäkerhetsberättelsen ska beskriva hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits under föregående kalenderår och vilka åtgärder man gjort för att identifiera, analysera och reducera risker, tillbud och negativa händelser i hälso- och sjukvården. Den ska också presentera vilka resultat vårdgivaren har uppnått i sitt patientsäkerhetsarbete och vilka strategier och övergripande mål som finns inför kommande år. Patientsäkerhetsberättelser för varje år från 2010 och framåt finns upprättade för vård- och omsorg i Trosa kommun. Kajsa Fisk Produktionschef Charlotte Karlsson Medicinskt ansvarig sjuksköterska Bilagor 1. Patientsäkerhetsberättelse Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorg i Trosa kommun 2015 2016-xx-xx, dnr VON 2016/XX