NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 (7) Sida Plats och tid Kommunkontoret i Bergsjö. Måndag 18 februari 2008 kl. 08:30-11:30. Beslutande Stig Eng (c) Ordförande Sven-Åke Eriksson (c) Ove Wallberg (m) Stig Jonsson (s) Sven-Erik Sjölund (s) Ersättare för Monica Olsson (s) Övriga deltagande Eva Engström Sekreterare Thord Wannberg Kommunchef Margareta Tamm Persson Ekonomichef Mona Franzén-Lundin Kvalitetsledare AnnKristine Elfvendal Utbildnings- och kulturchef Mats Collin Socialchef Utses att justera Justeringens plats och tid Sven-Åke Eriksson (c) Kommunkontoret i Bergsjö 2008-02-28 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 34-39 Eva Engström Ordförande Stig Eng Justerande Sven-Åke Eriksson Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum 2008-02-18 Anslaget sätts upp 2008-02-29 Anslaget tas ner 2008-03-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret i Bergsjö. Underskrift Eva Engström
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (7) 34 Utbildning för kommunstyrelsen. Lars-Erik Marklund, Mediegruppen, besöker arbetsutskottet för genomgång av de utbildningsdagar som planeras under våren. De planerade dagarna är 26 mars och 10 april samt ett studiebesök i Sundsvall. Kommunstyrelsen beslutar Fastställa följande utbildningsdagar för kommunstyrelsen: 26 mars halvdag 10 april halvdag med tillhörande studiebesök i Sundsvall.
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (7) 35 Måluppföljning. Kvalitetssamordnare Mona Fransén-Lundin och ekonomichef Margareta Tamm Persson föredrar ärendet om hur vi ska genomföra uppföljning av fullmäktiges och nämndernas mål för 2008. När och på vilket sätt ska målen följas upp och rapporteras? Förslag till gemensam rapporteringsmodell för samtliga nämnder diskuteras. Arbetsutskottets beslut Godkänna förslag till redovisningsmodell för måluppföljning.
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (7) 36 Planering av budget- och målstyrningsprocessen 2009-2011. Ekonomichef Margareta Tamm Persson leder diskussionen om hur kommunen ska arbeta i mål- och budgetprocessen. Hur ska utförandet definieras och hur ska de ekonomiska resurserna fördelas. Ekonomichefen föreslår två dagar, 17-18 mars, för genomgång av budget- och målstyrningsprocessen, med tydligt program som ger de medverkande politikerna en bra grund inför deras fortsatta diskussioner i partigrupperna. Tidsplan för budgetprocessen diskuteras. Justeringar av sammanträdesplanen för 2008 behöver göras för fullmäktige, kommunstyrelsen och arbetsutskottet. Arbetsutskottets beslut Uppdra till ordföranden Stig Eng (c) att besluta om vilken gruppering som ska medverka 17-18 mars. Justera sammanträdesplanen enligt följande: Arbetsutskottet Extra möte för arbetsutskottet 3 och 22 april, 15 maj. 29 maj ställs in. Kommunstyrelsen och fullmäktige beslutar Justera sammanträdesplanen enligt följande: Kommunstyrelsen Extra möte 29 maj. Fullmäktige Fullmäktiges möte 2 juni flyttas till 16 juni.
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (7) 37 Interkontrollplan 2008 för kommunstyrelsens verksamheter. Kommunfullmäktige har antagit Internkontrollreglemente i 60/2004. Reglementet syftar till att säkerställa att kommunen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll dvs att man med rimlig grad av säkerhet kan säkerställa att följande mål uppfylls: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. I internkontrollreglementet beskrivs kommunstyrelsens övergripande ansvar och nämndernas yttersta ansvar att tillse att det finns en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Vidare beskrivs hur ansvaret fördelas inom förvaltningen. Reglementet föreskriver att nämnden antar en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Planen skall revideras årligen. Nämnderna skall rapportera i samband med årsredovisningen resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer. Ekonomichef Margareta Tamm Persson föredrar förslag till interkontrollplan för 2008. Vidare förs en diskussion om planering inför 2009 års internkontrollarbete. Kommunstyrelsen beslutar Anta internkontroll plan för 2008 avseende följande rutiner posthantering samt diarium, scanningrutiner leverantörsfakturor, uppföljning nämndsbeslut, uppföljning delegationsordning, bilar, körjournal samt bensinkort, behörigheter datasystem (ekonomi, personal, diarium), hantering material lämnat på tippen samt investeringsredovisning.
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (7) 38 Internkontrollplan 2008 för kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige har antagit Internkontrollreglemente i 60/2004. Reglementet syftar till att säkerställa att kommunen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll dvs att man med rimlig grad av säkerhet kan säkerställa att följande mål uppfylls: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. I internkontrollreglementet beskrivs kommunstyrelsens övergripande ansvar och nämndernas yttersta ansvar att tillse att det finns en god intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Vidare beskrivs hur ansvaret fördelas inom förvaltningen. Reglementet föreskriver att nämnden antar en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Planen skall revideras årligen. Nämnderna skall rapportera i samband med årsredovisningen resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen beslutar Uppdra till nämnderna (kommunstyrelsen, Utbildning & Kultur och Omsorg & Arbetsmarknad) att i respektive internkontrollplan för 2008, återkoppla uppföljning av följande processer/rutiner till kommunstyrelsen: posthantering diarium, attestrutiner, scanningrutiner, leverantörsfakturor, investeringsredovisning, bilar, körjournal samt bensinkort samt uppföljning kommunfullmäktiges övergripande verksamhetsmål.
NORDANSTIGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (7) 39 Attestreglemente. Ekonomichef Margareta Tamm Persson informerar om det pågående arbetet med revidering av attestreglementet.