Sammanträdesdatum 1 (10) Plats och Tid Sjöliden 19.00 20.50 Beslutande Gunilla Arbrink/Ordf Fritz Mannich/ v Ordf Jan Dolk Lotta Danielsson Johan Broms Annika Ludvigsson Birgitta Schöllin Johan Edholm Eva Ekenberger Eva Nordqvist Roland Gustavsson Bengt Arbrink Kerstin Granelund Per-Olof Johansson Agneta Kling Hans Wikström Lina Delde Per-Sune Johansson Jessica Halvardsson Jan Rudberg Camilla Lien Björn Cederwall Christer Hillerström Ersättare Föredragande Åhörare Hans Gårdh, Kyrkoherde, Olivier Guillard, Kanslichef Ulf Boström, Kyrkogårdsföreståndare 1 st. och begravningsombud Estrid Landmark Utses att justera Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Organ Ordförande Justerande Birgitta Schöllin och Björn Cederwall Sjöliden tisdagen den 11 november 2014 Paragrafer 22-33 Annika Ludvigsson Gunilla Arbrink Birgitta Schöllin Björn Cederwall ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkofullmäktige Sammanträdesdatum 2014-11-04
Sammanträdesdatum 2 (10) Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2014-11-12 Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e 2014-12-03 Underskrift /Annika Ludvigsson/
Sammanträdesdatum 3 (10) Innehållsförteckning 22 Sammanträdets öppnande och behöriga utlysning samt upprop... 4 23 Godkännande av dagordning... 4 24 - Justering... 4 25 Delgivning fullmäktiges sammansättning... 4 26 Rapport från förvaltningen... 5 27 Information från Kyrkorådet... 7 28 Verksamhetsplan 2015... 9 29 Budget 2015... 9 30 Sammanträdesplan 2015... 10 31 Kallelse via Nacka Värmdö posten... 10 32 Hört i församlingen... 10 33 - Avslutning... 10
Sammanträdesdatum 4 (10) 22 Sammanträdets öppnande och behöriga utlysning samt upprop Sammanträdet öppnas av kyrkofullmäktiges ordförande. Kungörelse till dagens sammanträde har skett i lokalpressen, på församlingens anslagstavla samt genom personlig kallelse. Kyrkofullmäktige känner sig behörigen kallad. 23 Godkännande av dagordning Kyrkofullmäktiges ordförande ställer frågan om Kyrkofullmäktige kan godkänna dagordningen. Kyrkofullmäktiges ordförande föreslår att punkt 5, delgivning fullmäktiges sammansättning sker innan punkt 3, upprop. Kyrkofullmäktige godkänner dagordningen enligt förslag. 24 - Justering Till justering av protokoll valdes Birgitta Schöllin och Björn Cederwall 25 Delgivning fullmäktiges sammansättning Stiftstyrelsen har tillskrivit Kyrkofullmäktige i Värmdö Församling om beslut för mandatperioden 2014 till 2017: KYRKAN I TIDEN i Värmdö församling - Avgående ersättare Marianne Dolk. Ny ersättare Mikael Larkner. Samverkan för kyrkan i Värmdö församling - Avgående ledamot Bo Lennart Lönn. Ny ledamot Gunilla Kågström Aste - Ny ersättare Jessie Wall Freyne Kyrkofullmäktige beslutar; Att godkänna informationen.
Sammanträdesdatum 5 (10) 26 Rapport från förvaltningen Kyrkoherdens rapport Personaltillsättningarna är klara. Kerstin Alling (organist) och Susanne Gustafsson (församlingspedagog) har erbjudits tillsvidareanställning i Värmdö Församling från och med 2014-10-09. Kyrkoherden rapporterar om den psykosociala arbetsmiljörond som gjordes under personalkonferensen på Grinda i september. Verktyget som användes anses vara bra och det ger en bild av nuläget. Det är önskvärt att återanvända samma verktyg för att kunna jämföra. Generellt är bilden att Värmdö Församling har en god arbetsmiljö. Förbättringsområde diskuterades under konferensen. Detta kommer också tas upp under PU-samtal eller i det dagliga arbetet. En intensiv och välbesökt sommar med positiva möten vid våra Friluftsgudstjänster, Sommarkvälls caféer, Sommarkvällskonserter och Vägkyrka. Statistik över antalet medlemmar: 2013 t.om oktober 91 utträden och 4 inträden 2014 t.om oktober 40 utträden och 10 inträden Arbetet i arbetsgruppen Medlemmar som aktivt skall öka inträdet i Värmdö församling under mandatperioden. En inträdesblankett kommer finnas kontinuerligt i Kyrkfönstret (delas ut till alla hushåll inom Värmdö Församling) samt på Sjöliden och i Värmdö kyrka. Enkäten vid utträde är omgjord och efter en sammanställning av inkomna svar visar den att förtroendet för Värmdö Församling är stort men att det är frågor på riksnivå som medlemmar kommenterar. Alla helgons dag var välbesökt både i Värmdö kyrka, vid gudstjänster och musikstunderna och vid kyrkogårdens dag. Ett uppskattat bildspel om Värmdö kyrkogård visades i Värmdö kyrka. Kyrkogårdsföreståndarens rapport Det har varit en bra grupp säsongsanställda under sommaren. Kyrkogårdsförvaltningen har börjat kompostera där avkastning på hårt arbete ska ge fantastisk kompostjord. En kompostkvarn kommer inköpas. Ekonomibyggnaden är målad. Kyrkogårdsförvaltningen kommer kontakta SKKF för att se om de vill göra ett reportage i sin tidning om vår nya fina askgravplats som gjordes i egen regi med förhållandevis låga kostnader. Provodling av perenna växter testas för att kunna erbjudas i skötselavtal inför 2016. Arbetet med trivseln och förfina området vid Minneslunden kommer att påbörjas.
Sammanträdesdatum 6 (10) Ekonomi Investeringar - Fastighetsunderhåll Kanslichefen presenterar en ekonomisk uppföljning för 2014 samt en status för större fastighetsunderhållsprojekt och investeringar Ekonomi Prognosen för församlingsverksamhet visar ett överskott på cirka 250 tkr (budget 49 tkr). Huvudsakliga avvikelser är: - Lägre intäkter på 100 tkr (utfall kyrkoavgiften något lägre än budget) - Extra intäkt på 557 tkr - Utdelning prästlönetillgångar (budget 557 tkr, utfall 1113 tkr) - Intäkt på 105 tkr för utlåning av personal på konfirmandlägret på Ängsholmen - Extra pensionskostnad på 200 tkr - Trolig besparing på 290 tkr Övriga verksamhetskostnader (konfirmandläger, driftkostnader med mera) - Ökade fastighetsunderhållskostnader 300 tkr, varav 200 tkr extra anslag som beslutades av Kyrkorådet och Kyrkofullmäktiges presidiet. Anslaget täcks av en den extra utdelningen från prästlönetillgångar. Prognosen för begravningsverksamhet visar ett noll resultat (budget + 38 tkr). Huvudsakliga avvikelser är: - Lägre intäkter på 20 tkr (utfall begravningsavgift något lägre än budget) - Personalkostnader högre än budget: 60 tkr - Underhållskostnader högre än budget: 50 tkr - En trolig besparing på 100 tkr Övriga verksamhetskostnader Likviditeten i början av oktober är 4,4 mkr (3,5 mkr i januari 2014). Lånet amorteras enligt plan (300 tkr för 2014). Fastighetsunderhåll Följande projekt är klara Målning & balkong Sjöliden Klockstapeln (50 % av kostnaden på 570 tkr täcks av KAE: Kyrkoantikvarisk ersättning) Målning ekonomibyggnaden har gjort i egen regi Restaurering av Dopbordet & S:t Olofskåpet (90 % av kostnaderna täcks av KAE) Följande projekt pågår o Musikernas rum Sjöliden o Elsanering gamla delen Sjöliden Investeringar Följande investeringar är klara Sjölidens kök Sjöliden byte fönster nya delen Bredband fiber Sjöliden Ljudanläggning Kyrkan
Sammanträdesdatum 7 (10) Följande investeringar skjuts fram o Brandlarm Kyrkan: beställt till januari 2015, KAE söks om. o Skyltskåp Sjöliden, under utredning budgeteras igen 2015 o Diskmaskin Sockenstugan, budgeteras igen 2015 Investeringar prognosticeras att uppnå en total kostnad på 1 500 tkr (budget inklusive tillägg 2 050 tkr). Kyrkofullmäktige beslutar; Att godkänna informationen. 27 Information från Kyrkorådet Detaljplan kyrkogården Kanslichefen Olivier Guillard presenterar en lägesrapport där Trafikverket inte ser något motiv till att ha ytterligare möte utan deras sypunkter står fast gällande in- och utfart vid Värmdö kyrka. Församlingen har som det ser ut två alternativ: godkänna exploateringsavtalet som förhandlades fram eller lägga ner arbetet med detaljplanen. Kyrkorådets arbetsutskott har diskuterat frågan och konsterar att bägge alternativ leder till fler frågor som behöver besvaras. En konsekvensanalys av dessa två alternativ behöver göras. Kyrkorådet har beslutat uppdra åt förvaltningen att göra en konsekvensanalys, samt att ett gemensamt möte ska äga rum med Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkogårdsutskottet i januari 2015. Därefter ska ett förslag presenteras till Kyrkorådet i februari 2015. Detaljplan Kolvik K3 Kanslichefen redogjorde för Detaljplan Kolvik K3 där Sjöliden (fastighet Hemmesta 29:1) är borttagen ut detaljplanen (beslut från Värmdö Kommun). Kyrkorådet har beslutat att bevaka frågan avseende vatten/ avlopp och vägar och att i övrigt låta ärendet vila. Församlingsinstruktion Stockholms stift har kommit med nya direktiv av församlingsinstruktion där alla församlingar ska använda samma modell. En barnkonsekvensanalys måste också finnas med. Kyrkorådet har beslutat att Kyrkoherde Hans Gårdh påbörjar arbetet med omformulering av församlingsinstruktionen och presenterar ett förslag utifrån de nya direktiven.
Sammanträdesdatum 8 (10) Projekt utredning Sjölidens kapell Under sitt budgetarbete föreslog kyrkorådets arbetsutskott att utreda en eventuell framtid utbyggnad av kapellet då Sjölidens kapell är den lokal av verksamhet som används mest. Kyrkorådet har beslutat att ge Kyrkoherde Hans Gårdh i uppdrag att under 2015 utreda en eventuell utvidgning av Sjölidens kapell, samt informera Kyrkofullmäktige den 4 november 2014. Sjukhuskyrkan Nacka I Värmdö kontrakt föreslås en satsning på bättre närvaro på Nacka närsjukhus i samarbete mellan församlingarna. Kontraktet får även stiftsbidrag i tre år. Kostnaden för Värmdö Församling blir 45 tkr för 2015. Kyrkorådet har beslutat att fortsätta med sammarbetet inom kontraktet gällande projektet Sjukhuskyrkan Nacka under perioden 2015-2017. Körpeng Kyrkorådet har beslutat att körpengen fördelas med fast belopp mellan körerna inom budgetram på max 180 tkr enligt föreslagen fördelning Barnkörer 30 tkr, Värmdö kyrkokör 60 tkr, Vokalensemblen 60 tkr och Choristas Veteranicus Veterankören 30 tkr och att förskjutning av körpeng kan göras till nästa år vid en planerad större aktivitet enligt tidigare beslut i Kyrkorådet. GAS Svenska kyrkan arbetar fram ett koncept för Gemensamma Administrativt Stöd (GAS). Avsiktsförklaringen innebär att enheten önskar genomföra en införandeanalys i syfte att analysera förutsättningarna att arbeta i enlighet med koncepten GAS Ekonomi och GAS Personal. Resultatet av införandeanalysen presenteras i form av en rapport och slutsatserna av analysen presenteras vid ett möte mellan stiftet och enheten. Denna avsiktsförklaring innebär inte några ekonomiska eller formella förpliktelser om en anslutning för enheten. Kyrkorådets har beslutat att underteckna avsiktsförklaringen av analys för eventuell anslutning till GAS Ekonomi och GAS Personal. Huvudinriktningen är att nyttja de gemensamma systemen i egen regi eller i samverkan med annan församling eller inom kontraktet. Församlingen kan på sikt tänka sig sälja tjänster till andra. Kyrkofullmäktige beslutar; Att godkänna informationen.
Sammanträdesdatum 9 (10) 28 Verksamhetsplan 2015 Kyrkoherde Hans Gårdh presenterade Verksamhetsplanen 2015. En större förändring i verksamheten är att konfirmandverksamheten utökas med ett sommarläger på Sjöliden 2015 samt att en kom igång-kör startar på lördagar från och med januari. Kyrkofullmäktige beslutar enligt Kyrkorådets förslag; Att godkänna verksamhetsplanen för 2015. 29 Budget 2015 Kanslichefen presenterade en utförlig och grundlig redogörelse av budgetprocessen. Budgetförslaget från församlingens medarbetare har granskats i arbetsutskottet (församlingsverksamhet) och kyrkogårdsutskott (begravningsverksamhet) vid ett antal tillfällen under hösten 2014. Utgångspunkten för arbetet har varit att behålla kyrkoavgiften och begravningsavgiften på oförändrad nivå. Intäkterna fortsätter att plana ut på grund av låg inflyttning. Budgetäskandet resulterade i ett underskott på 200 tkr. För att nå en budget i balans görs nedprioriteringar inom fastighetunderhåll. På det viset kan kärnverksamhetens budget utökas något främst med utökning av konfirmandverksamhet med ett nytt sommarläger. Planen 2016-2017 har gjorts på en övergripande nivå, där utveckling av personalkostnader påverkar mest, samtidigt som fastighetsunderhåll beräknas vara fortsatt högt de närmaste åren. Begravningsombudet Estrid Landmark har i yttrande till Kammarkollegiet avstyrkt Värmdö Församlings Kyrkoråds förslag till begravningsavgift 2015. Förslag från begravningsombudet är en sänkning av begravningsavgiften 2015 från 14 öre till 13 öre. Begravningsombudet förklarar till Kyrkofullmäktige sin ståndpunkt: Begravningsverksamhet ackumulerade överskottet är hög och med en sänkning till 13 öre finns det enligt begravningsombudet tillräckligt stort utrymme för arbetet med den nya kyrkogården. Kyrkorådets kyrkogårdsutskott har analyserat den frågan men finner att osäkerheten kring detaljplanen och behov av medel till detta och en maskinparkshall är så pass stor att sänkning inte bör ske 2015. Om Kyrkofullmäktige beslutar att begravningsavgiften blir 14 öre, ska en motivering skickas till Kammarkollegiet som tar den slutgiltiga beslutet. Kyrkofullmäktige diskuterar frågan ingående. Kyrkofullmäktige beslutar enligt Kyrkorådets förslag; Att kyrkoavgiften för år 2015 skall vara 84 öre, Att begravningsavgiften för år 2015 skall vara 14 öre, Att anta driftbudget 2015 med bindning på gruppnivå i enlighet med förslag och anta investeringsbudget, Att om detaljplanen för kyrkogården träder i kraft ge mandat till Kyrkorådet att låna 1,5 miljoner kronor för att täcka investeringskostnader för första etappen, Att notera den övergripande planen 2016-2017.
Sammanträdesdatum 10 (10) 30 Sammanträdesplan 2015 Förslag av sammanträdesplan för Kyrkofullmäktige 2015 presenterades. Kyrkofullmäktige beslutar enligt Kyrkorådets förslag; Att Kyrkofullmäktige sammanträder 3 gånger under 2015. 31 Kallelse via Nacka Värmdö posten Kungörelsen till Kyrkofullmäktiges sammanträde i Lokalpressen Nacka-Värmdö Posten kommer fortsättningsvis ske i veckoannons programmet, familjesidan. Kyrkofullmäktige beslutar; Att godkänna förändringen. 32 Hört i församlingen Finns inget att rapportera. 33 - Avslutning Ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl. 20.50