SBUF INFORMERAR NR 06:08 Visuell Planering En ny planeringsmodell för byggbranschen Under 2005 genomförde Peab tre pilotprojekt där man använde sig av metoden Visuell Planering för att utröna om det gick att effektivisera projektering och produktion av projekt. Det är de första gångern denna metod använts i byggbranschen och resultaten från pilotprojekten har varit positiva. management-konsultföretag. Toyotas mål var att avsevärt korta ledtiden för utveckling av nya bilmodeller och öka tjänstemannaproduktiviteten. I stället för att fokusera på den hårda sidan av produktutveckling, det vill säga hjälpmedel och tekniska verktyg, fokuserade man på den mjuka sidan av produktutvecklingen. För att utveckla metoden vände man sig mot beteendevetenskapen och undersökte vad som behövdes för att optimera sådant som skapande, användande av kunskap och erfarenhetsåterföring. I användandet av Visuell Planering står människor, inte teknik, i centrum. Visuell Planering utgör nu stommen i Toyotas mål att nå 13 månaders ledtid för utveckling av en ny bilmodell. I Sverige har VP införts av Saab, Scania och Volvo Lastvagnar. Volvo lyckade korta tiden för projektplanen från 36 månader till 18 månader, vilket onekligen måste ses som mycket lyckat. Hos Peab AB var man övertygad om att mycket hos metoden skulle kunna användas i en byggprocess. Syfte Syftet med detta projekt var att i verkliga pilotprojekt testa modell för Visuell Planning för att se om den kunde förbättra och effektivisera byggbranschens produktutveckling. Under testet skulle modellen utvecklas och anpassas till byggbranschens förutsättningar. Den på detta sätt framtagna branschanpassade metoden skulle analyseras, finslipas och dokumenteras. Den övergripande målsättningen för detta projekt var att ta fram en visuell planeringsmodell för byggbranschen. Bakgrund Det är komplext och komplicerat att effektivt planera och leda projektering och produktion i byggbranschen. Metoder och lösningar som är inriktade på att förbättra just detta bör provas och anpassas till den verklighet som byggbranschen lever i. Visuell Planering (Visible Planning) är en metod som togs fram av Toyota i samarbete med Japan Management Association Consultants (JMAC), som är ett av Japans äldsta och största Genomförande och resultat Med stöd från SBUF har arbetet genomförts av en projektgrupp inom Peab. Utvecklingen av den visuella planeringsmetoden för byggbranschen var planerad att genomföras med direkta tester i verkliga delprojekt i tidiga skeden under full produktion. Man valde att dela upp omfattningen i tre delar, baserat på de byggprojekt som kunde användas som pilotprojekt. SVENSKA BYGGBRANSCHENS UTVECKLINGSFOND The Development Fund of the Swedish Construction Industry Besök: Storgatan 19 Postadress: Box 5501, SE 114 85 Stockholm Tel: +46 8 783 81 00, Fax: +46 8 24 97 80 Internet: www.sbuf.se, Email: info@sbuf.se
Delprojekt 1 Ett byggprojekt omfattande åtta punkthus. Meningen var att testa och utveckla metoden för projektering. Projekteringstiden var utsatt till fyra månader med traditionella metoder och det fanns erfarenhet av att man sällan var klar med projekteringen i tid för byggstart. Genom att använda Visuell Planering blev projekteringen klar på tre månader och den var näst intill felfri. Röster om Visuell Planering Med hjälp av Visuell Planering har vi i den här projekteringen tidigt tagit 72 viktiga beslut. Utan Visuell Planering hade vi möjligtvis tagit två av dessa beslut samt varit omedvetna om 70 problem. Vi tycker så här långt att Visuell Planering är positivt att använda, man kan korta projekteringstiden och lösa problem samtidigt. Visuell Planering skapar ett stort engagemang hos alla. Anders Svensson, Asbjörn Klyver och Christian Dahlström Projektledningsteam i Peab Division Syd, december 2005 Delprojekt 2 Ett befintligt hus skulle rivas och flerbostadshus på tre våningar och källare skulle byggas på platsen. Syftet var att testa de delar som var lämpade för projektering och anpassade till förutsättningarna i byggbranschen fullt ut. Projekteringstiden var endast tio veckor till att börja med och projekteringen blev klar först tre till fyra veckor efter produktionsstart. Mestadels berodde detta på en granskning från en myndighet, men det var även självförvållat. Det förekom även en del projekteringsfel, men projektörerna ansåg ändå att de lyckats arbeta betydligt snabbare än med traditionella metoder. Eve Johansson Asbjörn Klyver Christian Dahlström Visuell Planering i projektering var en förutsättning för det mycket framgångsrika resultatet i såväl projektering som byggnation för Medeon. Eve Johansson Arbetschef i Peab Division Syd, december 2005 Delprojekt 3 Detta var en test av metoden för produktion. Ett antal bostadsrättshus skulle uppföras. De inblandade upplevde det som om ledningen av bygget underlättades och att metoden fungerade. Däremot uppnåddes ingen kortare byggtid. Slutsatser Överlag fungerar metoden utmärkt att anpassa till byggbranschen och erfarenheterna från de inblandade i pilotprojekten är positiva. Tydliga delmål för varje medverkande och att beslut tillskrevs en ansvarig gjorde att beslut fattades snabbare. Hög mötestäthet bidrog även det till snabbare beslutsfattande. Ledningen vid byggprojektet blev tydligare och det blev även enklare att koordinera den egna personalen, underentreprenörer och leverantörer. Problem identifierades tidigt och kunde lösas i tid. Metoden har varit synbart effektiv när det gäller projekteringsarbete. Projekteringen blev avsevärt förbättrad utan behov av större resurser. Vad gäller produktionsarbetet kunde ingen markant effektivisering noteras. Främst genom att de vinster som kunde göras i kortare ledtider på byggarbetsplatsen inte kunde mötas av motsvarande ledtidsvinster i leverantörsledet. Arbetet blev dock lugnare och problemen löstes tidigare. Ytterligare information Kontaktpersoner: Claes Dalman, Peab, tel 08-623 67 76, e-post: claes.dalman@peab.se. Litteratur: Visuell Planering (Peab, ISSN 1653-3054, av Claes Dalman, 46 sidor, kan beställas från Peab, tel 08-623 67 76, claes.dalman@peab.se,
3 Den visuella planeringsmodellen för projektering Ta fram en Projekteringstidplan Väl förberedda och pålästa om projektet samlas projekteringsgruppen för ett första möte. En tavla som visar det förväntade resultatet i form av en bild, en tavla med nedbrytning till huvudavsnitt/delar (om så bedömts väsentligt att ha) och ett utkast till en strukturplan har förberetts inför mötet och finns framtaget. Eventuella oklarheter, problem och idéer identifieras på mötet och sätts upp med lappar på tavlorna. En strukturplan används för att få fram det grundläggande arbetsflödet. Strukturplanen (övergripande projekteringstidplan) innehåller inga tider utan enbart huvudaktiviteter i form av handlingar och uppgifter. Strukturplanen visar huvudaktiviteternas arbetsflöde och mål/delmål. När projekteringsgruppen har justerat och accepterat strukturplanen är startmötet slut. Strukturplanen kompletteras därefter med tider, bryts ner och en mer detaljerad projekteringstidplan tas fram. Projekteringsaktiviteternas inbördes ordning och tider bestäms. En genomgång/justering görs av projekteringstidplanen vid nästa möte. Det viktiga i denna del är att få fram gemensamma mål, att få deltagarna att känna sig delaktiga i det arbetet och att visa det med bilder. Gör en visuell Projekteringstidplan Den framtagna projekteringstidplanen är uppdelad i aktiviteter (angivna i vänstermarginalen). Aktiviteternas ordning och längd är där angivet i projekteringstidplanens mitt. En visuell projekteringstidplan är uppdelad i grupp/individ (angivet i vänstermarginalen). Gruppens/individens aktiviteter är angivna i form av start- slutleveranser och mål/delmål och står i den visuella projekteringstidplanens mitt. Fokus sätts på människan (grupp/ individ) och mål istället för på aktiviteter. Med hjälp av projekteringstidplanens aktiviteter identifieras startoch sluttider för leveranser och mål/delmål. Dessa noteras på lappar som sätts upp på den Visuella Projekteringstidplanen (VP- Långtidsplanen). VP- Långtidsplanen är indelad i tid längs den ena axeln och med personal/konsult- grupper på den andra axeln. VP- Långtidsplanen anpassas mot Projekteringstidplanen så att samma tidsskala erhålles på bägge planerna (vanligen uppdelad
i veckor). Projekteringstidplanens aktiviteter görs om till och sorteras på personal/konsult- grupper och noteras på lappar som sätts upp på VP- Långstidsplanen. Varje på så sätt identifierad grupp anger med lappar sina kritiska start och slutleveranser på VP-Långtidsplanen. Det förväntade resultatet, delmål och uppgift kopplas härmed mot varje grupp i projektet. Projektets leveranser, mål/delmål förs över från VP- Långtidsplan till VP- Månadsplan och VP- Veckoplan. På detta sätt kan gruppens/individens aktiviteter brytas ner från månad till vecka och till dag. Arbetsbelastningen kan anges på planerna av varje grupp/individ själv och den sammanlagda beläggningen kan tydliggöras. Om man väljer att inte ange arbetsbelastningen går det ändå att se om en grupp/individ har hög arbetsbelastning eftersom gruppen/individen då har många lappar som inte är avklarade. Detta i sin tur kan tolkas som resursbrist eller för dåligt fokus på projektet. Det viktiga i denna del är att sätta fokus på människan (grupp/ individ) istället för på aktiviteter och att visa detta med bilder. Projektstyrning Projektstyrningen sker till stor del med hjälp av fysiska möten med hög mötestäthet. Som hjälp för att hålla mötena används stora tavlor där man sätter upp lappar. Inlåda Problem/uppgifter från intressenter utanför gruppen sätts upp på en Inlådetavla och dateras. När problemen/uppgifterna ej längre kvarstår slutdateras lapparna, kryssas över och kan tas ner från tavlan. Informationstavla Generell information som berör projektet sätts upp på en Informationstavla och dateras. När informationen ej längre är aktuell slutdateras lapparna och tas ner. VP-långtidsplan Arbetsuppgifter/leveranser och delmål som framkommer under mötet fördelas och sätts upp med lappar på VP- Långtidsplanen så att det klart framgår vem som gör vad och när. Lapparna dateras när de sätts upp på tavlan. Om en lapp flyttas, antecknas flytt- datumet på lappen. När arbetsuppgiften/leveransen, delmålet är klar kan lappen plockas ner, kryssas över och slutdateras.
Från/till matris För att hantera löpande frågor upprättas en till/från matris. Frågor som kommer upp på till/från matrisen antecknas för eget bruk av den berörda personen. Frågelapparna dateras när de sätts upp på tavlan. När svar på frågorna erhålles plockas frågelappen ner, kryssas över och slutdateras. Knäckfrågetavla Frågor av viktig karaktär eller frågor som skulle kunna bromsa projektet, så kallade kritiska frågor, sätts upp på en Knäckfrågetavla och dateras. De besked som erhålles i knäckfrågorna sätts upp här eller om de har karaktären av beslut på beslutsloggs- tavlan och slutdateras. Beslutstavla/Beslutslogg Alla beslut som tas sätts upp på en beslutslista och dateras. Beslutslistan distribueras till berörda. Det viktiga i denna del är att visualisera projekteringsmötena och mötesprotokollen samt att ha en hög mötestäthet. För att få rätt effekt ska mötestätheten vara 1-2 ggr i veckan där fysisk närvaro är obligatorisk. Ta fram en Produktionstidplan Väl förberedda och pålästa om projektet samlas de olika entreprenörer/utförare som ska producera projektet för ett första möte.
Den visuella planeringsmodellen för produktion Ta fram en Produktionstidplan En tavla som visar det förväntade resultatet i form av en bild, en tavla med nedbrytning till huvudavsnitt/delar (om så bedömts väsentligt att ha) och ett utkast till en strukturplan har förberetts inför mötet och finns framtaget. Eventuella oklarheter, problem och idéer identifieras på mötet och sätts upp med lappar på tavlorna. En strukturplan används för att få fram det grundläggande arbetsflödet. Strukturplanen (övergripande produktionstidplan) innehåller inga tider utan enbart huvudaktiviteter i form av handlingar och uppgifter. Strukturplanen visar huvudaktiviteternas arbetsflöde och mål/delmål. När producentgruppen har justerat och accepterat strukturplanen är startmötet slut. Strukturplanen kompletteras därefter med tider, bryts ner och en mer detaljerad produktionstidplan tas fram. Produktionsaktiviteternas inbördes ordning och tider bestäms. En genomgång/ justering görs av produktionstidplanen vid nästa möte. Det viktiga i denna del är att få fram gemensamma mål, att få deltagarna att känna sig delaktiga i det arbetet och att visa det med bilder. Gör en visuell Produktionstidplan Den framtagna produktionstidplanen är uppdelad i aktiviteter (angivna i vänstermarginalen). Aktiviteternas ordning och längd är där angivet i produktionstidplanens mitt. En visuell produktionstidplan är uppdelad i grupp/individ (angivet i vänstermarginalen). Gruppens/individens aktiviteter är angivna i form av start- slutleveranser och mål/delmål och står i den visuella produktionstidplanens mitt. Fokus sätts på människan (grupp/individ) och mål istället för på aktiviteter. Med hjälp av produktionstidplanens aktiviteter identifieras start- och sluttider för leveranser och mål/delmål. Dessa noteras på lappar som sätts upp på den Visuella Produktionsstidplanen (VP- Långtidsplanen). VP- Långtidsplanen är indelad i tid längs den ena axeln och med grupp/individ på den andra axeln. VP- Långtidsplanen anpassas mot produktionstidplanen så att samma tidsskala erhålles på bägge planerna (vanligen uppdelad i
veckor). Produktionstidplanens aktiviteter görs om till och sorteras på grupp/individ och noteras på lappar som sätts upp på VP- Långstidsplanen. Varje på så sätt identifierad grupp anger med lappar sina kritiska start och slutleveranser på VP-Långtidsplanen. Det förväntade resultatet, delmål och uppgift kopplas härmed mot varje grupp i projektet. Projektets leveranser, mål/delmål förs över från VP- Långtidsplan till VP- Månadsplan och VP- Veckoplan. På detta sätt kan gruppens/ individens aktiviteter brytas ner från månad till vecka och till dag. Arbetsbelastningen kan anges på planerna av varje grupp/individ själv och den sammanlagda beläggningen kan tydliggöras. Om man väljer att inte ange arbetsbelastningen går det ändå att se om en grupp/individ har hög arbetsbelastning eftersom gruppen/individen då har många lappar som inte är avklarade. Detta i sin tur kan tolkas som resursbrist eller för dåligt fokus på projektet. Det viktiga i denna del är att sätta fokus på människan (grupp/ individ) istället för på aktiviteter och att visa detta med bilder. Projektstyrning Projektstyrningen sker till stor del med hjälp av fysiska möten med hög mötestäthet. Som hjälp för att hålla mötena används stora tavlor där man sätter upp lappar. Inlåda Problem/uppgifter från intressenter utanför gruppen sätts upp på en Inlådetavla och dateras. När problemen/uppgifterna ej längre kvarstår slutdateras lapparna, kryssas över och kan tas ner från tavlan. Informationstavla Generell information som berör projektet sätts upp på en Informationstavla och dateras. När informationen ej längre är aktuell slutdateras lapparna och tas ner. VP-långtidsplan Arbetsuppgifter/leveranser och delmål som framkommer under mötet fördelas och sätts upp med lappar på VP- Långtidsplanen så att det klart framgår vem som gör vad och när. Lapparna dateras när de sätts upp på tavlan. Om en lapp flyttas, antecknas flytt- datumet på lappen. När arbetsuppgiften/leveransen, delmålet är klar kan lappen plockas ner, kryssas över och slutdateras.
Från/till matris För att hantera löpande frågor upprättas en till/från matris. Frågor som kommer upp på till/från matrisen antecknas för eget bruk av den berörda personen. Frågelapparna dateras när de sätts upp på tavlan. När svar på frågorna erhålles plockas frågelappen ner, kryssas över och slutdateras. Knäckfrågetavla Frågor av viktig karaktär eller frågor som skulle kunna bromsa projektet, så kallade kritiska frågor, sätts upp på en Knäckfrågetavla och dateras. De besked som erhålles i knäckfrågorna sätts upp här eller om de har karaktären av beslut på beslutsloggs- tavlan och slutdateras. Beslutstavla/Beslutslogg Alla beslut som tas sätts upp på en beslutslista och dateras. Beslutslistan distribueras till berörda. Det viktiga i denna del är att visualisera projekteringsmötena och mötesprotokollen samt att ha en hög mötestäthet. För att få rätt effekt ska mötestätheten vara 1-2 ggr i veckan där fysisk närvaro är obligatorisk.