Protokoll Styrelsemöte 2015/16:3 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Gula rummet, Villa Medici Närvarande ledamöter Samuel Nilsson, ordförande Fredrik Nilsson, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor Linn Jansson, vice ordförande med ansvar för arbetsmarknadsfrågor Simon Ivarsson, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Ebba Orava, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Rebecca Heimann, ledamot med ansvar för likabehandling Naemi Regen, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor Abtin Bakhtiari-Rad, övrig ledamot Josefine Larsson, övrig ledamot Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6
Före mötet hålls en genomgång av SAKS övergripande ekonomi. Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Samuel Nilsson öppnar mötet kl 18:20 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av 1.5 Val av mötesordförande (samt konsekvensändring av numreringen på övriga preliminärer) samt en övrig fråga: HVS-pengarna 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Linn Jansson till justeringsperson 1.5 Val av mötesordförande att välja Simon Ivarsson till mötesordförande 1.6 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 2 till handlingarna 1.7 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga ärendeplanen till handlingarna 1.8 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Sida 2 av 6
Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av presidiebeslut Fattade presidiebeslut sen sist har skickats ut med handlingarna. att fastställa presidiebeslut 2015/16:5-8 2.2 Förnyelse av corpsavtalen Fredrik Nilsson berättar att det finns en önskan från Kårhusstyrelsen och corpserna att gå igenom de befintliga avtalen både för att se över innehållet och för att öka medvetenheten om avtalen. att tillsätta en arbetsgrupp för att utreda förnyande av corpsavtalen att välja Fredrik Nilsson till sammankallande och Ebba Orava till ledamot i arbetsgruppen samt ge presidiet i uppdrag att välja ytterligare en ledamot efter samråd med Kårhusstyrelsen Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Konkretisering av verksamhetsplan Sedan sist har arbetet med texten gått vidare och styrelsen är nu nöjda med innehållet. Istället diskuteras användningen av dokumentet och hur planen ska förbli levande. Inför nästa möte får alla ledamöter därför i uppdrag att gå igenom punkterna under respektive ansvarsområde och markera och notera vad som är avklarat, pågående respektive ej påbörjat (färgkodat grönt, gult och rött). De övriga ledamöterna får i uppdrag att titta på samarbetsorganen och presidiet tar hand om de övergripande punkterna. 3.2 Arvoden Samuel Nilsson berättar att flera frågor om tillfälliga arvoden har dykt upp under början av året där arbetsordningen inte har gett tydliga svar. Som exempel har till detta möte fattats två presidiebeslut om arvoden Styrelsen önskar skarpare formuleringar för att slippa tolka så mycket. Presidiet skriver ihop ett förslag att presentera för Fullmäktige för en större diskussion. Sida 3 av 6
3.3 Studenternas arbetsmiljöfrågor Rebecca Heimann rapporterar från Lokala arbetsmiljökommittén att det finns ett stort intresse för studenternas frågor men att det krävs mer input och en tydligare agenda för att få till ett konstruktivt arbete. Därför håller styrelsen en öppen diskussion om aktuella och prioriterade frågor just nu. Saker som nämns är bland annat den planerade enkäten om psykosocial arbetsmiljö, den eviga frågan om skåp åt studenterna i Medicinarelängan, den sedan tidigare lyfta frågan om ståbord i föreläsningssalarna samt den delvis bortglömda och svårhanterade frågan om miljön i och runt omkring föreläsningssalarna på Odontologen. 3.4 Munhålan Samuel Nilsson drar en kort bakgrund till organisationen runt Munhålan, tidigare Odontologiska föreningens kårhus. Nuvarande ägare kan tänka sig att sälja och SAKS behöver ta ställning till om det finns intresse att köpa huset. Samuel går igenom det underlag som finns idag avseende värde, belåning med mera. Styrelsen önskar mer material (underhållsplaner, löpande budgetar, nedlagt underhåll samt en inventering av SAKS lokalbehov) men bedömer samtidigt att det inte finns särskilt mycket tid att lägga på detta just nu. Styrelsen vill inte stänga några dörrar men vill samtidigt vara öppna med att diskussionerna nu sannolikt bara kommer att innebära förberedande arbete inför en eventuell framtida investering. 3.5 Kaffeservering Odontologen Odontologiska utbildningsrådet (OUR) har uttryckt önskemål om att servera kaffe på Odontologen dagligen för att marknadsföra utbildningsrådet, förbättra studiemiljön och ge alternativ till befintliga serveringsställen. En enkät har visat på stort intresse och många har velat vara med och hjälpa till. Inför en kommande projektmedelsansökan har OUR önskat en diskussion i Styrelsen för att veta hur de bör gå vidare. Styrelsen uppskattar idén och tycker att engagemanget är glädjande men tycker att det är viktigt att hitta hållbara lösningar, både för att få projektet att fungera på sikt och för att det ska vara möjligt för fler råd att arbeta på samma sätt om intresse finns. Därför föreslår Styrelsen att OUR börjar med kaffeservering en dag i veckan och att pengarna för kaffe och muggar då skulle kunna tas från den befintliga kaffebudgeten. Inköp av ny kaffebryggare och ny termos behöver göras och Styrelsen bedömer att detta bör gå att lösa utan större bekymmer. Sida 4 av 6
Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Rapport har skickats ut med handlingarna att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Övriga styrelsens rapporter Närvarande ledamöter rapporterar muntligt. Naemi Regen har varit med och planerat en inspirationskväll för utbytesstudier och arbetat med nya urvalskriterier som ska förankras framöver, samt varit med på Intets styrelsemöte. Rebecca Heimann har varit på Lokala arbetsmiljökommittén och Utbildningsrådet, samt varit delaktig i ett av de stora studentärenden som just nu pågår. Ebba Orava har varit på SAMO-utbildningar, bland annat om GURIA. Josefine Larsson och Abtin Bakhtiari-Rad har varit på valberedningsmöten med både GUS och GFS. I båda organisationerna går det trögt att få representanter från alla studentkårerna. Därför kommer Josefine och Abtin att samarbeta i båda valberedningarna, snarare än att fungera som ordinarie och ersättare. 4.3 Ekonomisk rapport Rapport har skickats ut med handlingarna. Samuel Nilsson informerar Styrelsen om planerade åtgärder för förbättrad medlemsrekrytering. att lägga rapporten till handlingarna 4.4 Övriga rapporter Inga övriga rapporter Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Sida 5 av 6
5.1.1 HVS-pengarna Det kapital som Hälsovetenskapliga studentkåren (HVS) lämnade över i samband med SAKS bildande år 2010 placerades då på ett bankkonto med god ränta. Sedan dess har ränteläget förändrats, och räntan på det kontot är just nu 0%. Istället finns en möjlighet att kostnadsfritt flytta pengarna, och styrelsen diskuterar om detta är en god idé och hur detta i så fall skulle kunna göras. Frågan återkommer på mellanmötet och till dess ska samgåendeavtalet tas fram och granskas. Frågan ska också tas upp med Fullmäktige på ett eller annat sätt. 5.2 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 9 november, kl 18:00 på Villa Medici med mat från 17.30. Simon och Fredrik utlovar pizza. Mellanmöte hålls den 27 oktober kl 12:00. 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt. 5.4 Mötets avslutande Simon Ivarsson avslutar mötet klockan 20.23 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Simon Ivarsson Mötesordförande Linn Jansson Justeringsperson Sida 6 av 6