KOMMUNIKATIONSPLAN för SAMOT (Service and market oriented transport research group) vid Karlstads universitet för perioden 1 mars 2006 1 mars 2008
INLEDNING I verksamhetsplanen för SAMOT vid Karlstads universitet som sträcker sig över perioden 2006-2008 fastslås att en satsning på information och kommunikation är av stor strategisk betydelse. Målsättningen, enligt verksamhetsplanen är Our goal is to involve partners in such a way that they take part in and have impact on the development of knowledge within the sector. One sub-goal is to disseminate information about current projects and research results (among other things, through newsletters and a web page) to decision makers in the transport sector and to augment existing relations between the partners and the university. Vidare står att läsa i SAMOTs verksamhetsplan: Transport services has become a strategically prioritized sector at Karlstad University, in undergraduate programs as well as in research and graduate studies, constituting a central component of the university s identity. God intern och extern information är således av vital betydelse för hur olika frågor och beslut bearbetas, förankras och implementeras såväl inom universitetet som hos våra partners. Målsättningen är att åstadkomma tydliga, ändamålsenliga informationskanaler som ger delaktighet och insyn, men också som minskar risken att verksamheten dränks i ett ostrukturerat informationsflöde. För att kunna göra en strukturerad satsning på en informations- och kommunikationsverksamhet behövs en tydligt formulerad strategi med handlingsplan. Två huvudsakliga syften ligger till grund för upprättandet av en kommunikationsplan för SAMOT: Att göra SAMOTs informations- och kommunikationsverksamhet transparent Att fungera som vägledande arbetsredskap för SAMOTs föreståndare och ledningsgrupp i dess verksamhet och prioriteringar Handlingsplanen definierar målsättningar för intern och extern kommunikation och informationsspridning samt åtgärder för att uppnå målsättningarna. Målsättningarna har formulerats utifrån SAMOTs verksamhetsplan. Vissa kommunikationsinsatser är löpande, medan andra är av tillfällig karaktär. Kommunikationsinsatserna är inte listade i någon särskild prioritetsordning. Handlingsplanen kommer att uppdateras. En utvärdering av gällande kommunikationsplan kommer att ligga till grund för nästa kommunikationsplan avseende Etapp 2. Mål och vision Kommunikationsplanen ingår i det övergripande målet för Vinn Excellence satsningen, det vill säga att dels förstärka vår position i det internationella vetenskapssamhället, dels etablera och fördjupa samarbete med lokalt och nationellt näringsliv. Det övergripande målet för Vinn Excellence satsningarna är att öka svenskt näringslivs konkurrenskraft. För att kunna bedriva en framgångsrik intern såväl som extern informations- och
kommunikationsverksamhet måste vi börja med att definiera en vision för SAMOT. Inte förrän SAMOTs aktörer är väl medvetna om och känner sig delaktiga i en gemensam vision kommer alla att sträva åt samma håll och kommunicera samma budskap. Det handlar om att skapa en gemensam identitet och profil med utgångspunkt från visionen som talar om vem man vill vara. INTERN KOMMUNIKATION Målsättningar Att skapa strukturer för en fungerande intern informationsspridning för att öka tryggheten och förhindra ryktesspridning Att synliggöra föreståndare och övrig SAMOT ledning och öka deras tillgänglighet Att stärka identitetn med SAMOT och öka vi-känslan Att lyfta fram och informera om aktuella och viktiga frågor av relevans för SAMOT Att förbättra förberedelse, förankring och implementering av beslut Att förbättra intern koordinering för att undvika dubbelarbete Kommunikationsinsatser Etablera kanaler för att nå SAMOT verksamma o Kartlägga i vilken utsträckning vi når SAMOT verksamma o Utred förutsättningarna för att nå samtliga SAMOT verksamma o Skapa struktur för att kommunicera med alla verksamma på samma vilkor Etablera kanaler för information till och från föreståndare och SAMOT ledning o Elektroniskt nyhetsbrev från föreståndaren: Föreståndaren har Ordet o Ge feed-back på SAMOTbesök E-postlistor o Kartläggning av befintliga e-postlistor o Inventering av behov o Skapande av nya/uppdatering av befintliga listor o Skapa system för uppdatering o Aktiv information om e-postlistor Formaliserad mötesstruktur o Kartläggning av befintliga mötesordningar o Inventering av behov o Formulera en formell mötesordning
EXTERN KOMMUNIKATION Målsättningar Att tydliggöra profileringen av SAMOT Att höja kunskapen om SAMOT och dess verksamhet hos olika aktörer i det omgivande samhället samt allmänheten Att förbättra förutsättningarna för finansiering och forskningsutveckling Att förbättra förutsättningarna för rekrytering av forskarstudenter Kommunikationsinsatser Skapande och underhåll av nätverk o Identifiera nyckelpersoner och bygga upp ett brett kontaktnät o Identifiera befintliga relevanta nätverk Presentationsmaterial o Kartlägga och lista befintliga broschyrer o Inventera behovet Utveckling av mediakontakter o Skapa kontaktkatalog o Upprätta presskontakter o Fundera över mediaingången på hemsidan o Klargöra rollfördelningen gentemot Kau:s centralförvaltnings informationsenhet Övergripande strategi Vetenskapssamhället, Karlstads universitet, partners och branschmedia är de primära målgrupperna för SAMOT under Etapp 1 som med rätt bearbetning är bäst skickade att sprida/utveckla forskningsresultat som framkommit inom SAMOT. Förmedling av forskningsframsteg samt informationsutbyte mellan såväl akademiska miljöer som mellan forskare och praktiker sker i huvudsak genom vetenskaplig publicering, seminarier, konferenser, nyhetsbrev och hemsida. Dessa aktiviteter vänder sig i varierande omfattning även till näringslivet samtidigt som informationsutbyte med näringslivet även sker inom ramen för studenters uppsatsarbeten och projektarbeten samt gästföreläsningar och liknande. Basaktiviteter På CTFs hemsida (www.ctf.kau.se) beskrivs programmet i sin helhet med ingående projekt, medverkande forskare och forskarstuderande. Här ges också länkar till de
publikationer som efterhand publiceras från projekten. Hemsidan innehåller även uppgifter som gör det möjligt för intresserade forskare och näringslivsföreträdare att direkt kontakta de personer som är verksamma inom programmet. Hemsidan utvecklas och uppdateras kontinuerligt. Till profilsatsningen har vi knutit en seminarieserie. Vid dessa seminarier presenteras projektplaner, planeringsrapporter för doktorsavhandlingar, resultat från olika delstudier eller kunskapsöversikter. Seminarierna är även öppna för forskare samt representanter för näringsliv och offentlig förvaltning, vilka inte medverkar i profilen men som kan ha intresse av seminarierna och berika dem. Konferenser som dels avrapporterar profilens arbete och sätter olika forskningsresultat i ett vidare sammanhang, dels medverkan i andra nationella och internationella konferenser. Konferensen som avrapporterar profilens arbete ska i första hand vara en arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte med näringslivet. Regelbunden information i CTFs nyhetsbrev Aktuell tjänsteforskning kommer att komplettera det som tidigare nämnts om hemsidan. Informationen vänder sig till forskare och praktiker inom service management och ska både informera inåt till de som är verksamma inom profilen och i det externa nätverket. Upplagan är 800 ex. Samarbeten i form av uppsatser, projektarbeten etc. Ytterligare en form av kunskapsspridning och -utbyte sker i form av främst C- och D-studenters projektarbeten tillsammans med partnerföretagen. Vi räknar med omkring X uppsatser under året. 3. Målgrupp Tabell 1: Informationsaktiviteter och huvudsaklig målgrupp. Aktivitet Universitets- och högskolevärlden Medverkande företag Företag/förvaltningar/allmänhet Media/branschmedia Papers/artiklar/avhandlingar X Seminarieserie X X (X) Konferens X X X X Nyhetsbrev X X X X Hemsida X X X X Kandidat- och magisteruppsatser X X (X) Populärvetenskapliga skrifter X X X Pressrelise X 4. Budskap Forskningsresultat, casestudier och succes stories inom SAMOT är bakgrunden till det budskap vi vill vidarebefordra. SAMOTs erbjudande till de olika målgrupperna kan delas upp i olika delar. Till företag, förvaltningar och allmänhet vänder vi oss på bred front genom våra konferenser, nyhetsbrev och hemsidan. Syftet är att intresserade snabbt och enkelt ska få översiktlig information om och kontakt med den forskning som bedrivs inom profilsatsningens olika delprojekt. Den bredare informationssatsningen vänder sig självklart även till de medverkande företagen. Företagens projektledare bjuds in personligen till olika aktiviteter, med ett klart syfte att det ska underlätta kontakter och samverkan mellan olika medverkande företag. Även om företagen medverkar i ett projekt så finns det gott om skärningspunkter mellan olika projekt och seminarierna är ett naturligt sätt att länka samman dessa. Vidare är tanken att studenternas projektarbeten i företagen ska resultera i snabbare belysningar av aktuella (del)problem än vad som är fallet i forskningsprocessen. När det gäller universitets- och högskolevärlden så ser vi hemsida, konferenser, seminarier etc bland annat som ett sätt att inbjuda andra forskningsmiljöer till framtida samarbeten.
Avhandlingar, artiklar och papers är traditionella media för avrapportering till det vetenskapliga samhället.
5. Planerade aktiviteter 2006 Mars 2005-03-03 Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet 13.15-14.30 Anders Fundin, Chalmers tekniska högskola, Göteborg Tema: 15.00-16.30 Martin Löfgren och Lars Witell, Centrum för tjänsteforskning. Tema: "20 years of using Kano s theory of attractive quality" April 2005-04-07 Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet 13.15-14.30 Margareta Friman, Centrum för tjänsteforskning Tema: 15.00-16.30 Anders Gustafsson, Bodil Sandén och Lars Witell, Centrum för tjänsteforskning. Tema: Maj 2005-05-12 Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet 13.15-14.30 Alexander Styhre, Chalmers tekniska högkola, Göteborg Tema: 15.00-16.30 Patrik Larsson och Birgitta Eriksson, Centrum för tjänsteforskning och Arbetsvetenskap, Karlstads universitet. Tema: "Push och pulleffekters betydelse för småföretagares arbetstillfreddställelse. Juni 2005-06-02 2005-06-04 Fourth SERVSIG Research Conference, Singapore Juli Augusti 2005-08-xx NFF Nordic Conference on Business Studies, Aarhus, Danmark 2005-08-15-17 ISD 2005 Fourteenth International Conference on Information Systems Development. Karlstads universitet. September 2005-09-22 2005-09-23
The 3 rd Conference on Performance Measurement and Management Control: Improving Organisations and society. Nice, France 2005-09-xx KK-profilens workshop 2005-09-xx KK-profilens referensgruppsmöte Oktober November December Övriga inplanerade aktiviteter under året. Övriga seminarier Partnerkollegiet Intern workshop under våren om begreppet användardriven tjänsteutveckling. Konferenspresentationer Ett flertal presentationer på nationella och internationella konferenser kommer att äga rum under året. Licentiatsuppsats Lilian Nilsson Uppsatser Även fortsättningsvis kommer kandidat- och magisteruppsatser att utgöra en stor del av samarbetet med företagen i forskningsprofilen. 6. Förankring Information och inbjudningar till de olika aktiviteterna sker på olika sätt. När det gäller gruppen företag, förvaltningar och allmänhet så används i huvudsak hemsida och nyhetsbrev. I de fall det finns ett nyhetsvärde i den planerade aktiviteten så skickas inbjudan till lokal-, riks-, och/eller fackpress. En sådan pressrelease sker med stöd av universitetets informationsavdelning. Informationen till de medverkande företagen går via projektledare till företagets kontaktperson. Syftet är att inbjudan ska bygga på en personlig relation och vid behov även omfatta hjälp med en bedömning av hur och vem aktiviteten är av intresse för inom det medverkande företaget. Internt i forskargruppen bygger deltagande i seminarier och liknande på en stark tradition. Man förväntas helt enkelt delta i de seminarier som anordnas. Informationsplanen utvärderas årligen och vid behov görs förändringar för att tillgodose olika intressenters behov av information på bästa sätt.