ägare 1 Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv Rapport från workshop om arkivtillsyn Arkivmyndigheten har i uppgift att ansvara för tillsyn över att myndigheterna bevarar och vårdar sina arkiv i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen (1990:782). Som myndigheter räknas kommunens nämnder och styrelser, även hos till exempel de kommunala bolagen och stiftelserna. Förtydliganden om detta finns ofta i arkivreglementet. Om flera kommuner bestämmer tillsammans i till exempel ett gemensamt kommunalt bolag så kommer kommunerna överens om vilken arkivmyndighet som ska vara arkivmyndighet för bolaget. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om inte kommunfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. Tanken är att Kommunalförbundet Sydarkivera kommer att ta över vissa arkivmyndighetsfunktioner från förbundsmedlemmarna. Beslut om fördelning av ansvar mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna kommer att fattas under 2015. En del av arkivtillsynen är arkivinspektioner då representanter från arkivmyndigheten besöker förvaltningarna och granskar hur arkiv- och informationshanteringen fungerar. Under konceptstudien har mallar för arkivinspektioner tagits fram och testats. På workshopen om arkivtillsyn den 20 november i Kalmar presenterades de framtagna mallarna, deltagarna diskuterade erfarenheter och kom fram till förslag om fortsatt samarbete. Deltagare Anki Heimonen (diskussionsledare), Ingegerd Kristoffersson (Mörbylånga), Karl-Oscar Ekholm (Mörbylånga), Ulf Gustavsson (Mörbylånga), Alexander Kurtz (Halmstad), Anders Ingemarsson (Laholm), Marie Johansson (Kalmar) och (Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge). Erfarenheter Gruppen diskuterade erfarenheter av att besöka och inspektera arkiv som finns ute hos de kommunala verksamheterna. Kunskapsnivån är inte så hög ute i verksamheten. Kontorsmaterial skyddas ofta bättre än handlingar i pappersarkivet. Det är också vanligt att kontoren har sådant som julljusstakar i närarkiven (dvs. de arkivlokaler eller rum som är godkända för arkivering, och som finns hos de kommunala förvaltningarna och bolagen). Det ser naturligtvis olika ut på olika platser, men det är viktigt att tänka på hur verksamheterna kan stöttas i samband med arkivtillsyn utan att skrämmas allt för mycket. Framtagna mallar Anki Heimonen presenterar de mallar som tagits fram i samverkansprojekt Kalmar län, Kronoberg/Blekinge, Norra Skåne och Halland. 1. Rutinbeskrivningen talar kortfattat om hur inspektionstillfällen förbereds och genomförs. 2. Brevmall för ett inspektionsmeddelande används som utgångspunkt för skrivelse som skickas till myndigheternas officiella adress och diarieförs.
ägare 2 3. Rapportmall för att göra noteringar under själva inspektionstillfället. 4. Ett första utkast till åtgärdsplan/rapport med avvikelser finns också framtaget. Att tänka på: Det är viktigt att inte gå fram för hårt första gången utan hjälpa till så mycket som möjligt. När en förvaltning eller avdelning har ordnat upp sin arkiv- och dokumenthantering så är det möjligt att vara mer noggrann med att påpeka brister. Den som ska inspektera kan behöva tillgång till exempel till centrala diarier eller process- och verksamhetsbeskrivningar. Detta kan behöva förberedas i förväg. Det är viktigt att tydliggöra myndighetens (nämndens eller bolagets) eget ansvar för informationsförvaltningen och förklara arkivmyndighetens ansvar och uppdrag. Tillsynsfunktionen behöver titta både på analoga och digitala arkiv (till exempel olika verksamhetssystem). Sökbarheten när det gäller allmän information är viktig att få kontroll över. Det behövs en kunskap om vilka olika system som innehåller diarier/register över allmänna handlingar. Det är inte alltid den centrala registraturen vet om var handlingar registreras. Förslag var att ta fram en checklista som gör det möjligt att identifiera diarier/register över allmänna handlingar i verksamhetssystemen. Redovisning av gruppdiskussioner Deltagarna diskuterade frågor i mindre grupper. Resultatet av gruppdiskussionen blev förslag till hur arbetet med arkivinspektioner skulle kunna struktureras. Förankring och tillsynsplan Först och främst är det viktigt att förankra arbetet med tillsyn. Det vanliga är att kommunstyrelsen i en kommun också är arkivmyndighet. Däremot är det inte säkert att tillsyn över nämndernas och bolagens arkiv är uppe på dagordningen. Det kan vara lämpligt att ta med bestämmelse om att tillsynplan ska tas fram i arkivreglemente eller motsvarande styrande dokument. Ett förslag är att tillsammans ta fram förslag till texter/mallar när det gäller: Tillsynsplan beslut hos arkivmyndigheten (KS eller annan nämnd eller styrelse) om hur tillsynens ska hanteras Tjänsteskrivelse med bakgrund I tillsynsplanen beskrivs hur tillsynen ska organiseras och vem som ansvarar för respektive utför uppgifterna. På det sättet så blir det ett tydligt uppdrag att arbeta med arkivtillsyn. Ett förslag var att titta på andra verksamheter som bedriver tillsyn, till exempel inom miljöområdet. Tillsynsplanen förankras i ledningsgruppen som också får en kort introduktionsutbildning om bland annat bestämmelser och ansvar för arkiv och dokumenthantering samt nyttorna med kvalitetssäkrad informationshantering.
ägare 3 Deltagarna diskuterade också vad som ska redovisas för arkivmyndigheten. Alternativ är hela tillsynsrapporten, åtgärdsplanen eller en sammanställning av resultatet. Deltagarna lutade åt det senare, men detta behöver bestämmas av varje arkivmyndighet. Tillsynsfunktionen Arkivet ses ofta som en administrativ funktion vilket gör att arkivarien/arkivföreståndaren ofta placeras långt ner i organisationen. Det finns olika organisatoriska lösningar men vanligt är att arkivet finns organisatoriskt placerat under kansliet/motsvarande. Kanslichefen blir då den person som har ansvar för arkivfrågan. Det beror på kommunens arkivreglemente, reglemente för kommunstyrelsen och delegationsordning hur ansvaret är fördelat och på vilken nivå beslut fattas. En fråga som lyftes var att en del kommuner har mycket verksamhet under kommunstyrelsen, vilket kan ge resultatet at KS granskar sig själv. Det är då viktigt att tillsynsfunktionen har organisatorisk frihet som till exempel en stabsfunktion under kommunchefen. När det gäller det gemensamma kommunalförbundet Sydarkivera som bildas av kommuner i Kronoberg och Blekinge hanteras detta genom att tillsynsansvar kommer att lyftas över till en gemensam organisation. På ett eller annat sätt är det viktigt att tillsynsfunktionen organiseras på en tillräckligt hög nivå. Tillsynsfunktionen behöver organiseras och beskrivas. Dels beskrivning av roller med ansvar och befogenheter. Dels en beskrivning av vilka kunskaper som behövs och förutsättningarna för att utföra uppgiften. Mallar för detta skulle också kunna tas fram i samverkan. Nätverk Grupperna kom fram till att den som ska utföra arkivinspektionerna behöver stöd för uppgiften och möjlighet att utbyta erfarenheter med andra som arbetar med arkivtillsyn. Dels från ledningen vilket hanteras genom tillsynsplanen. Men också ett nätverk av kollegor som arbetar med arkivinspektioner. Detta för att få stöd, bollplank för olika frågor som dyker upp och ett utbyte av kunskaper och erfarenheter. Det är inte alla kommuner som har utbildade arkivarier vilket gör att det kan vara svårt att sätta sig in i mallarna till att börja med. Några förslag diskuterades: Det borde vara två som hjälps åts när man går ut och genomför arkivinspektioner. Undersöka möjligheten att göra gemensam sak med till exempel personuppgiftsombud eller den person som har ansvar för informationssäkerhetsfrågor. Det kan behövas externt stöd från till exempel en kollega i en annan kommun. Ibland kan det vara bra om någon utifrån kommer, och det behöver inte vara så långt utifrån. I fallet kommunalförbundet Sydarkivera bygga upp en gemensam tillsynsfunktion tillsammans med förbundsmedlemmarna. Kunskapshöjande För att tillsynen ska fungera är det viktigt att samtidigt höja kunskapen om arkiv och dokumenthantering ute i verksamheten. De första mötena mellan tillsynsfunktionen och verksamheten kan vara ett tillfälle till dialog om hur informationshanteringen kan förbättras. Det kan vara bra att börja med ett dialogmöte och klargöra förutsättningarna, ansvar och vad som gäller. Kunskapshöjande åtgärder kan behövas på olika nivåer: Förvaltningsledning
ägare 4 Enhetsledning Arkivansvarig Arkivredogörare Sambandet mellan systemförvaltning, informationsförvaltning, informationssäkerhet och arkiv behöver troligtvis klargöras. Det finns också ett samband med kraven när det gäller personuppgiftsbehandlingar. Gemensam struktur Grupperna diskuterade lämpligt sätt att strukturera arkivinspektionerna. Genom att ha en gemensam grundstruktur för tillsynsplanerna så blir det möjligt att göra breda jämförelser. Arkivinspektionerna bör genomföras efter verksamhetsområde så att det går att jämföra resultaten. Alla kommuner är inte organiserade på samma sätt. Det klassificeringsschema som tagits fram kan fungera som utgångspunkt för att definiera verksamhetsomården. Deltagarna konstaterade att det skiljer sig mycket mellan små och stora kommuner. I en liten kommun kan en enda person arbeta med ett helt verksamhetsområd. I en stor kommun kan arbetet vara uppdelat på flera avdelningar eller till och med flera nämnder eller bolag. Deltagarna diskuterade att storleken på en kommun kan vara ett hinder. Till exempel kan det finnas ett stort antal skolor i kommunen. Det gör att det inte är praktiskt genomförbart att besöka alla. Det kan behöva göras stickprov eller urval. En annan sak att vara uppmärksam på är om det finns avtal med till exempel privata vårdgivare då kommunen har ett tillsynsansvar, så att dessa inrättningar inte glöms bort. Egentillsyn/arkivrevision Deltagarna diskuterade möjligheten att komplettera regelrätta arkivinspektioner med egentillsyn för nämnder/bolag (övergripande) och för avdelningar eller enheter. Ett enklare formulär behöver tas fram med de saker som är viktigast att hålla koll på. Statistik från arkivrevision (egenkontroll) och arkivtillsyn För uppföljning så diskuterade deltagarna möjligheten att samla statistik från arkivinspektioner och egentillsyn. Så att en rapport med analyser av statiken kunde presenteras. Förslag var att titta igenom tillsynsrapporten och fundera på vilka fält i rapporten som bör vara obligatoriska. Detta för att säkerställa att det går att få ett jämförbart underlag. Förslag som diskuterades var att en samordnare hos till exempel SKL skulle kunna samla in och sammanställa statistiken. För trovärdigheten skulle det vara bra med en oberoende rapport eller utvärdering. Förslag till fortsatt arbete och tidplan Förslaget från deltagarna är att under 2015 tillsammans arbeta fram mall för tillsynsplan och komma överens om en prioritering av verksamhetsområden att inspektera. Detta så att en första tillsynsplan kan antas 2016. Förslaget som diskuterades var att göra en plan över 5 år. Bedömningen är att det är möjligt att hinna igenom samtliga verksamhetsområden på 5 år om arbetet struktureras och
ägare 5 prioriteras på ett bra sätt. Återrapportering till arkivmyndigheten bör ske årligen. Hur detta praktiskt ska gå till behöver diskuteras inom respektive förstudie eller initiativ. Mallarna och rapporten från workshopen kan användas som underlag för planering av verksamhet eller projekt inför 2015.