ARBETSMILJÖPLAN för institutionen för Tillämpad informationsteknologi (ITIT) Mål för arbetsmiljöarbetet Institutionens arbetsmiljöarbete skall bedrivas enligt arbetsmiljöpolicyn vid Göteborgs universitet och vid Chalmers tekniska högskola - att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen - att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade - att arbetet organiseras så att det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till variation och stimulans - att de anställda ges fortlöpande information, förutsättningar för kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av arbetet och arbetsförhållandena även i form av medarbetarsamtal - ett bra samarbetsklimat - en säker och trygg arbetssituation - att arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall syfta till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 1 Arbetsmiljöarbetet sker genom att de anställda deltar i det dagliga systematiska arbetsmiljöarbetet och när arbetsmiljöpolicyn och rutinerna tas fram och genom arbetsmiljöronder, uppföljning och återrapportering samt riskbedömningar. En tillfredsställande arbetsmiljö utmärks av möjlighet till inflytande, handlingsfrihet, utveckling, variation, samarbete och goda sociala kontakter. Arbetsmiljöfrågor skall hanteras i verksamheten och inte i ett eget system. Ledningen skall ta hänsyn till alla faktorer som kan inverka på den enskildes arbetssituation, t.ex. arbetsbelastning, arbetstider, ledarskap, sociala kontakter, variation och möjligheter till återhämtning. Ledningens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten skall ske på ett sådant sätt att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Det är viktigt att de anställda deltar i det dagliga systematiska arbetsmiljöarbetet och när arbetsmiljöpolicyn och rutinerna tas fram. Kvinnor och män arbetar ofta under olika villkor och har ofta olika förutsättningar för arbetet. Det är viktigt att ledningen tar till sig de anställdas synpunkter och tar hänsyn till sådant som kan förbättra arbetsförhållandena. Rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Detta kan förhindra felaktiga beslut. Avgörande är vad som åstadkoms i praktiken för att förbättra arbetsmiljön. 1 Enligt 2: Ohälsa kan vara både sjukdomar enligt medicinska, objektiva kriterier och kroppsliga och psykiska funktionsstörningar av olika slag som inte är sjukdom i objektiv mening. Exempel på det senare är olika former av stressreaktioner och belastningsbesvär. Sådana tillstånd kan leda till sjukdom. Styrkan i upplevelserna, varaktigheten och förmågan att fungera som tidigare avgör om ohälsa föreligger. 1(9)
En tillfredsställande arbetsmiljö skapas genom - att institutionens anställda, doktorander och studenter bemöter varandra med respekt vi är alla varandras arbetsmiljö - ingen anställd, doktorand eller student skall känna sig kränkt, trakasserad eller diskriminerad på institutionen - alla anställda, doktorander och studenter skall veta vart man skall vända sig vid brister i arbetsmiljön När det gäller det konkreta arbetsmiljöarbetet på institutionen prioriteras följande punkter när det gäller såväl den fysiska som psykosociala arbetsmiljön - att kontinuerligt uppmärksamma och åtgärda brister i arbetsmiljön - att genomföra arbetsmiljöronder av såväl fysisk som psykosocial karaktär Handlingsplanen uppmärksammar dessutom nedanstående punkter. Allmänt Mål att samtliga anställda, doktorander och studenter skall få en allsidig introduktion om institutionens organisation, verksamhet, regler och rutiner. Det skall finnas olika handböcker för anställda, doktorander och studenter vid institutionen Det skall finnas formella mötesplatser som personalmöten (personalkonferenser, arbetsmiljödagar, pedagogiska dagar, administrativa möten) och aktuell informationsplats på intranätet. Institutionens ledning skall kontinuerligt inventera behovet av personal inom institutionen och vidta åtgärder för att säkerställa bra arbetsförhållanden. Arbetsbelastningen skall beaktas i samband med personalplanering. Chefer och arbetsledare bör kunna genomföra åtgärder som ligger i linje med deras personalansvar och ansvar för arbetsledning. Det gäller till exempel att ge introduktion och instruktioner, förtydliga arbetsuppgifter, hjälpa till med prioritering av arbetstagarnas arbetsuppgifter och att ge stöd och återkoppling. Kompetensutveckling skall erbjudas till alla anställda. Det är viktigt att arbetsmiljöfrågorna får tillräcklig uppmärksamhet även när det gäller belastningsergonomi, psykosociala förhållanden, arbetsanpassning och rehabilitering. Institutionen skall tillämpa de regler och rutiner för rehabilitering som Försäkringskassa och Göteborgs universitet fastställt och informera alla anställda om dessa och hur rutinerna vid institutionen fungerar när det gäller rehabilitering. Enligt kapitel 3 2a i arbetsmiljölagen är arbetsgivaren skyldig att ha en organisation för arbetsanpassning och rehabilitering. Denna verksamhet bör samordnas med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöorganisationen på institutionen är organiserad enligt följande: Arbetsgivarens företrädare är prefekten. Till sin hjälp har prefekten arbetsmiljöombuden från lärare och TA-personal samt studentrepresentant. Ledningen skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och 2(9)
en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om - fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa - arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Arbetsförhållandena behöver undersökas regelbundet och systematiskt. Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Fysisk arbetsmiljö Institutionen skall uppmärksamma och åtgärda brister i den fysiska arbetsmiljön. Speciell vikt bör läggas på genomgång av datorarbetsplatserna så dessa är tillfredsställande för varje anställd, t.ex. uppmanas personer med bl.a. rygg- och axelproblem att kontakta institutionsledningen för att få arbetsplatsen rätt utformad. Mål: - att samtliga arbetstagare har ergonomiskt utrustade arbetsplatser - att användare får vara med och bestämma val av sin programvara och utrustning - att användare snabbt och effektivt får adekvat hjälp när problem uppstår - att datormiljön har tillräcklig prestanda för de krav programvaran ställer Undervisningslokaler, datasalar och olika grupp- och seminarieutrymmen måste anpassas för ett optimalt lärande både utrustnings- och arbetsmiljömässigt. Även alla arbetsrum och gemensamma utrymmen skall vara anpassade för att tillfredställa kraven på god arbetsmiljö för alla anställda. Brister skall anmälas även utanför skyddsronderna. Alla som vistas i lokalerna skall veta vad som gäller vid brand och utrymning från lokalerna. Se checklistan för systematiskt arbetsmiljöarbete. (Sid 5-6 som är under utveckling) Psykosocial arbetsmiljö Flera faktorer påverkar den psykosociala arbetsmiljön för varje anställd och kan beröra någon eller många fast har lika stor betydelse oavsett. Viktigt: Läs under Mål för arbetsmiljöarbetet. Dessutom tillkommer risken för stress och psykisk ohälsa i samband med nyttjande av många datasystem. - Datasystemen skall ge snabb återkoppling på det man utfört och korta svars- och väntetider. - Utbildning, instruktioner, lathundar och information i och om de olika datasystemen och rutinerna runt omkring skall erbjudas ofta för att kunna ge den anställda möjlighet att uppnå bästa möjliga effektivitet vid användandet av olika datasystem. - Användare skall snabbt och effektivt få adekvat hjälp när problem uppstår - Datormiljön skall ha tillräcklig prestanda för de krav programvaran ställer 3(9)
- När förändringar i verksamheten planeras skall risker alltid dokumenteras och förebyggas - Om ohälsa/olycksfall inträffar i arbetet skall institutionen snabbt utreda och dokumentera orsakerna - Om en arbetstagares befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad arbetsuppgift, är det viktigt att han eller hon vänder sig till sin chef och begär förändring, vilket skall hörsammas Institutionen skall säkerställa att de anställda kontinuerligt kan påpeka brister i den psykosociala arbetsmiljön. Institutionen skall genomföra systematiskt psykosocialt arbetsmiljöarbete samt åtgärda påpekade brister och förebygga problem i den psykosociala arbetsmiljön för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö för alla anställda. Det är angeläget att arbetstagarna får information i god tid vid planerade ändringar i verksamhetens omfattning, inriktning och organisation och att de ges möjlighet att delta i förändringsarbetet. Det är särskilt viktigt inför verksamhetsinskränkningar och nedläggning så att fysiska och psykiska belastningar i arbetet kan förebyggas. Chefer och arbetsledande personal har avgörande betydelse för att arbetsförhållandena skall vara tillfredsställande. Det är viktigt att de har god insikt i hur människor reagerar i olika situationer och att de är insatta i de hälsomässiga effekterna av till exempel hög arbetsbelastning, övertid, kränkande särbehandling, våld och hot och missbruk. Även doktorander och studenterna skall ges tillfälle att komma med synpunkter på sin psykosociala arbetsmiljö. Ytterligare psykosociala synpunkter: Alla medarbetare skall ha möjlighet att planera sitt arbete utifrån tydliga direktiv och förutsättningar(så kallad intern konkurrens) Kallelse till möten, seminarier och liknande skall, jämte dagordning, gå ut i så god tid att de som är kallade, har möjlighet att planera in mötet. Om möjligt skall stående och återkommande möten planeras in termins- eller läsårsvis. Institutionen skall tillhandhålla kommunikations- och informationskanaler som säkerställer att personal och studenter hålls informerad om verksamheten. Framförhållning: - begäran om remissvar och liknande skall ske minst en vecka innan svarsfristen - begäran om administrativ information med tyngre innehåll (som kursplaner, katalogtexter, utlåtanden, tidsscheman etc.) skall ske minst 3 veckor innan svarsfristen - begäran om övrig administrativ information (momentbeskrivningar, publikationslistor etc.) skall ske minst en vecka innan svarsfristen 4(9)
CHECKLISTA FÖR SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE ITIT Universitetets övergripande arbetsmiljöpolicy DEN GODA ARBETSMILJÖN är känd av alla. ITITs arbetsmiljömål följs upp: Prefektens kompetens om arbetsmiljöarbete: Introduktion av anställda och studenter på arbetsplatsen genomförs på följande sätt: Utbildning om arbetsmiljörisker på arbetsplatsen för anställda och studenter genomförs på följande sätt: Information om arbetsmiljörisker på arbetsplatsen för anställda och studenter genomförs på följande sätt: Skriftliga rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till: Praktiska rutiner för att förebygga ohälsa och olycksfall är: När skall det systematiska arbetsmiljöarbetet genomföras: Hur skall det systematiska arbetsmiljöarbetet genomföras: Vem skall genomföra det systematiska arbetsmiljöarbetet: Skriftlig handlingsplan över de åtgärder som inte omedelbart vidtas: Sjukfrånvaro utreds och följs upp: Arbetsskador och allvarliga tillbud anmäls, utreds och följs upp: http://www.fa.adm.gu.se/arbetsmiljo/arb etsmiljohandboken/arbetsmiljopolicy/ Datum skall anges Anges av prefekten Anges av prefekten Sådana erbjuds centralt vid GU/CTH och den enskilde kan anmäla sig där. Detta dokument är tillgängligt vid ITIT Finns i detta dokument Finns i detta dokument Kontinuerligt av alla samt via arbetsmiljöronder och möten av arbetsmiljökommittéen Genom kontinuerligt åtgärda påpekade brister samt införa förbättringar Alla Kommer att göras regelbundet vid åtgärdsplaneringen Prefekten Prefekten För ytterligare information hänvisar vi till GUs och CTHs arbetsmiljödokumentation. 5(9)
CHECKLISTA PSYKSOCIALT SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE ITIT Anser du att - du känner väl till verksamhetens mål och inriktning - ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade - arbetet är organiserat så det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till variation och stimulans - du fortlöpande ges information, förutsättningar för kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av arbetet och arbetsförhållandena även i form av medarbetarsamtal - du ingår i ett bra samarbetsklimat - du har en säker och trygg arbetssituation - arbetsförhållandena anpassas för dina förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende Ange vad som brister vid de punkter som inte är uppfyllda och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas: Institutionen skall säkerställa att de anställda kontinuerligt kan påpeka brister i den psykosociala arbetsmiljön. Upplever du att du kan göra detta på ett bra sätt? Institutionen skall genomföra systematiskt psykosocialt arbetsmiljöarbete samt åtgärda påpekade brister och förebygga problem i den psykosociala arbetsmiljön för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö för alla anställda. Alla skall medverka i det psykosociala arbetsmiljöarbetet och arbetsförhållandena undersöks regelbundet: Skall detta göras en gång per a) månad b) kvartal c) år - Datum för systematisk genomgång av påpekade brister Faktorer för tillfredsställande arbetsmiljö som alla anställda skall ha: Anser du att du har möjlighet till - inflytande - handlingsfrihet - utveckling - variation - samarbete - goda sociala kontakter Ledningen skall ta hänsyn till alla faktorer som kan inverka på den enskildes psykosociala arbetsmiljö. Anser du att ledningen tar hänsyn till din - arbetssituation - arbetsbelastning dina - arbetstider - sociala kontakter - möjligheter till återhämtning - variationsmöjlighet inom ditt arbete ditt - ledarskap Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas: 6(9)
En tillfredsställande arbetsmiljö fungerar genom att alla inom ITIT bemöter varandra med respekt vi är alla varandras arbetsmiljö och vet vart man skall vända sig vid brister i arbetsmiljön - Anser du att alla bemöter dig med respekt - Vet du vart du skall vända dig vid brister i arbetsmiljön Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas: Samtliga personer vid ITIT skall få en allsidig introduktion om institutionens organisation, verksamhet samt regler och rutiner Anser du att du fått allsidig information om - organisation - verksamhet - regler och rutiner Handböckernas innehåll skall kontrolleras och finnas tillgängligt via ITITs webb Anser du att handböckernas innehåll är tillfredsställande för dig Det skall finnas formella mötesplatser vid institutionen. Vid ITIT finns - institutionsledninggrupp - institutionsråd samt för personalen i helhet - utbildningsråd - personalmöten - personalkonferenser - arbetsmiljödagar - pedagogiska dagar - administrativa möten - aktuell informationsplats på intranätet - husgrupp med hand om lokalfrågor Vilka av dessa personalinriktade mötesplatserna skulle du vilja vara med i fast känner att du inte fått vara med Institutionens ledning skall kontinuerligt inventera behovet av personal inom institutionen och vidta åtgärder för att säkerställa bra arbetsförhållanden. Arbetsbelastningen skall beaktas i samband med personalplanering. Chefer och arbetsledare bör kunna genomföra åtgärder som ligger i linje med deras personalansvar och ansvar för arbetsledning. Det gäller till exempel att ge introduktion, instruktioner, förtydliga arbetsuppgifter, hjälpa till med prioritering av arbetstagarnas arbetsuppgifter, ge stöd och återkoppling samt erbjuda kompetensutveckling Upplever du att du i ditt arbete i tillräcklig omfattning fått - introduktion - instruktioner - förtydligande av arbetsuppgifter - hjälp med prioritering av dina arbetsuppgifter - stöd och återkoppling - erbjudande om kompetensutveckling - 7(9)
Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas, även om punkter saknas i listan: Anser du att institutionen uppmärksammar arbetsmiljöfrågorna tillräckligt även när det gäller - belastningsergonomi - psykosociala förhållanden Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas, även om punkter saknas i listan: Enligt kapitel 3 2a i arbetsmiljölagen är arbetsgivaren skyldig att ha en organisation för arbetsanpassning och rehabilitering. - Anser du att denna organisation för arbetsanpassning och rehabilitering fungerar? - Hur anser du i annat fall att detta arbete skall fungera? Anser du att följande mål uppfylls: - du har för dig bra ergonomiskt utrustad arbetsplats - du (som användare) får vara med och bestämma din programvara och utrustning - du (som användare) får snabbt och effektivt adekvat hjälp när problem uppstår - din datormiljö har tillräcklig prestanda för de krav programvaran ställer Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas, även om punkter saknas i listan: Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som behövs för att uppnå en tillfredsställande psykosocial arbetsmiljö. Anser du att din psykosociala miljö fungerar? Om inte, vilka åtgärder anser du att arbetsgivaren skall kunna vidta för att din psykosociala arbetsmiljö skall fungera När förändringar i verksamheten planeras skall risker alltid dokumenteras och förebyggas Anser du att detta sker i tillräcklig omfattning när det gäller förändringar i din verksamhet? Om inte, vilka åtgärder anser du att skulle kunna vidtas för att dokumentera och förebygga risker i tillräcklig omfattning? Organisationen skall vidta åtgärder för att undvika att stress och psykisk ohälsa uppstår i samband med nyttjande av datasystem, ofta många Ger de datasystem du använder - snabb återkoppling på det du utförd och korta svars- och väntetider 8(9)
Erbjuds enligt dig - utbildning, instruktioner, lathundar och information i och om de olika datasystemen du använder och rutinerna runt omkring tillräckligt ofta för att kunna ge dig möjlighet att uppnå bästa möjliga effektivitet vid användandet dessa Får du - snabbt och effektivt adekvat hjälp när problem uppstår Anser du att datormiljön du jobbar i har - tillräcklig prestanda för de krav programvaran ställer Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas, även om punkter saknas i listan: Om ohälsa/olycksfall i den psykosociala arbetsmiljön inträffar i arbetet skall institutionen snabbt utreda och dokumentera orsakerna Anser du att detta sker? Om inte, vilka tillfällen har enligt din åsikt inte tillräckligt snabbt utretts och dokumenterats. Om en arbetstagares befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad arbetsuppgift, är det viktigt att han eller hon vänder sig till sin chef och begär förändring, vilket chefen skall lyssna på Har detta enligt din åsikt fungerat? Ange i annat fall vad som brister och hur dessa brister på ett bra sätt kan åtgärdas: Ange lokaler som inte tillfredställer kraven på en god psykoarbetsmiljö och förslag till åtgärder. Ge även förslag till lokalförändringar som kan ge en bättre psykosocial miljö Vi i arbetsmiljökommittén är mycket tacksamma om du här lämnar alla möjliga synpunkter på vad som kan åstadkommas i praktiken för att förbättra den psykosociala arbetsmiljön vid ITIT, vilket i det konkreta arbetsmiljöarbetet i den psykosociala arbetsmiljön betyder att vi önskar att du skall - ange uppmärksammade brister - ge förslag till åtgärder för varje Anställda kan via länk när de så önskar svara på enkätfrågor om arbetsmiljön där de även kan påpeka brister och ge förslag till förbättringar vid ITIT. 9(9)