Policy rörande representation och gåvor

071210_KMH_Policy_representation.pdf Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Policy rörande representation och gåvor Beslutad av rektor 2007-12-10 Dnr 08/4 Kungl. Musikhögskolan i Stockholm Besöksadress: Valhallavägen 105 Postadress: Box 27711, 115 91 Stockholm Tel: 08-16 18 00 Fax: 08-664 14 24 E-post: info@kmh.se www.kmh.se

Dnr 08/4 071210_KMH_Policy_representation.pdf 1 (5) Policy rörande representation och gåvor fastställd av rektor 2007-12-10 1. Allmänt om representation Representation kan rikta sig utåt mot KMH:s gäster och besökare (extern representation) eller inåt mot KMH:s egen personal (intern representation). Representation skall ha ett omedelbart samband med den verksamhet som KMH bedriver. Kravet gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt den eller de personer mot vilka representationen riktar sig. Kostnader som överstiger beloppsgränser eller på annat sätt avviker från representationspolicyn kommer inte att ersättas av KMH. Vid representation i hemmet gäller samma regler som vid extern och intern representation. Samtliga utgifter skall styrkas med kvitton. KMHs representation med alkohol skall alltid präglas av måttlighet. Starksprit får inte förekomma. Representation får inte vara lyxbetonad. Utgifter av mera personlig art eller i samband med personliga högtidsdagar är inte att betrakta som representation. Detta är privata kostnader som inte får betalas med KMHs medel. Beslut om representation fattas på förhand på enklaste sätt och dokumenteras alltid genom attest i efterhand: för institution av prefekt för förvaltning och bibliotek av förvaltningschefen för nämnd av nämndens ordförande i övrigt av rektor eller prorektor 2. Beloppsgränser Inom beloppsgränsen för representation skall rymmas samtliga utgifter för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift, etc. Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5% av den utgiften. Alla belopp angivna exklusive moms och per person och representationstillfälle Kategori Beskrivning kr exkl moms Extern representation Gäster från svensk organisation/företag/institution. 450 Vid representation för utländska gäster får beloppsgränsen överskridas efter beslut av rektor eller förvaltningschef. Intern representation Personalfest och motsvarande, förtäring 320 Personalfest och motsvarande, kringkostnader 180 undantagsvis vid tillfällen som uppenbart kan anses vara ett tack 450 för det gångna årets arbete, exempelvis julbord informationsmöten, enklare förtäring och arbetslunch 75 Gåvor Representationsgåva (OBS! bestickningsproblematik) 700 Gåva till KMH personal, blomsterbukett 300 Gåva till KMH personal, annan gåva 150 Julgåva, skattegräns 320 Jubileumsgåva, efter beslut av rektor. Skattegräns 960 Minnesgåva, t.ex. NoR eller mosvarande, efter beslut av rektor. Skattegräns 8000

2 (5) 071210_KMH_Policy_representation.pdf Dnr 08/4 3. Övriga regler Extern representation Representation ingår som ett naturligt led i KMH:s kontakter med omvärlden (t ex andra högskolor och universitet, gästlärare, enskilda forskare, företag eller liknande). Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i KMH:s marknadsföring och PR-verksamhet. I ordet representation ligger, att den som representerar gör det just som företrädare för KMH, inte som privatperson. Den eller de personer som representationen riktar sig till företräder normalt en annan institution. Representation riktad till privatpersoner sker endast i yttersta undantagsfall och kan bara komma ifråga när den personen är av avgörande betydelse för KMH:s utveckling. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer är inte tillåten. Vid extern representation skall antalet deltagare från KMH vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att endast i mycket speciella situationer får antalet deltagare från KMH överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av medföljande till representant för KMH eller svensk gäst skall motiveras särskilt och medges endast undantagsvis. Representation i hemmet bör tillämpas mycket restriktivt. Vid representation i hemmet är det särskilt viktigt med fullgoda underlag som verifierar kostnaden. Förutom lunch, middag eller supé kan extern representation även avse andra måltidsutgifter t ex enklare förtäring i samband med invigningar, informations- eller marknadsföringsaktiviteter eller kostnader för entréavgifter, teaterbiljetter och liknande. Konferensmåltider, i samband med konferenser som KMH anordnar, är inte representation om utgiften täcks av deltagaravgiften. Om utgiften inte täcks av deltagaravgiften utgör måltiderna representation, och de allmänna föreskrifterna för representation gäller. Intern representation Intern representation riktar sig inåt mot KMH:s personal och har mera karaktär av personalfrämjande åtgärder, t ex personalfester eller informationsmöten. Om pensionerade befattningshavare inbjuds till personalfest gäller samma beloppsgräns som för anställda. Personalfester som bekostas av KMH (oavsett organisatorisk nivå) bör hållas högst två gånger per år. Detta utrymme är med nuvarande praxis intecknat av den centralt anordnade höst(skärgårds)turen och av vårterminens kick-off. Ytterligare intern representation av festkaraktär på institutions- eller avdelningsnivå skall därför ske ytterst restriktivt, dvs. om det finns särskild anledning och högst en gång per år. Att olika kollegiala grupperingar (ämnesnämnder och liknande) tillsammans avslutar en termins arbete eller firar genomförandet av ett projekt eller liknande är naturligt och stärkande för sammanhållningen, men är inte att betrakta som intern representation, utan som privata arrangemang på deltagarnas egen bekostnad. Representation i samband med informationsmöten får inte förekomma regelbundet med kortare mellanrum än fyra veckor. Riksskatteverket har utfärdat riktlinjer om vad som är beskattningsbar förmån för de anställda. Beskattning för kostförmån till följd av dessa arrangemang undviks om ovanstående regler beaktas.

Dnr 08/4 071210_KMH_Policy_representation.pdf 3 (5) Andra personalförmåner - som alltså inte är intern representation Förfriskningar och annan enklare förtäring t ex kaffe, te, läsk, bulle och frukt betraktas inte som intern representation utan utgör skattefria förmåner till de anställda. Enklare förtäring kan också förekomma, t ex i samband med övertidsarbete, utan att det skall medföra förmånsbeskattning för de anställda. Härvid skall beaktas att det skall vara en enklare måltid, exempelvis smörgås och alkoholfri dryck eller lättöl, och att den skall intas på arbetsplatsen. Måltider i samband med interna kurser och konferenser och liknande arrangemang är inte heller intern representation. Under vissa förutsättningar kan det dock bli aktuellt med förmånsbeskattning t ex om mötena är regelbundet återkommande med korta mellanrum (varje eller varannan vecka). Arbetsluncher med enklare förtäring jämställs med interna konferenser under följande förutsättningar. Närvaro vid lunchen har beordrats av en chef och deltagarna ingår inte i en arbetsgemenskap som medger något naturligt samlat möte under en normal arbetsmånad. Sådana arbetsluncher bör inte förekomma oftare än en gång per månad. Gåvor och uppvaktningar Gåvor kan indelas i tre kategorier: Reklamgåvor varmed avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde ofta med KMH:s logotyp. Representationsgåvor för vilka det finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t ex en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas. Angående momsavdrag se nedan. Gåvor till anställda från KMH är enligt huvudregeln skattepliktiga. De ändamål och beloppsgränser som anges i denna PM innebär alla att gåvan inte är skattepliktig. Skattefriheten gäller dock inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. Överstiger värdet beloppsgränsen beskattas gåvan från första kronan. KMH är att se som en arbetsgivare i dessa sammanhang oavsett institutionstillhörighet. Skulle en anställd få ett flertal gåvor vid en uppvaktning så bör en av gåvorna vara skattefri under förutsättning att värdet av den inte överstiger den skattefria gränsen. Övriga gåvor blir då skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande etc. kan bekostas av KMH. Samordning skall ske med personalavdelningen. Beslut om julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva fattas av rektor. Julgåva är en gåva i samband med julen. Med jubileumsgåva menas gåva till de anställda när KMH firar t.ex. 25-, 50-, 75- eller 100 års jubileum. En minnesgåva är en gåva av minneskaraktär för anställd vid exempelvis högtidsdagar, t ex den anställdes 50-årsdag, längre tids anställning (vid KMH belöning för nit och redlighet i rikets tjänst) eller när anställningen upphör.

4 (5) 071210_KMH_Policy_representation.pdf Dnr 08/4 4. Formalia Utbetalningsunderlag Utgifterna skall verifieras med kvitto/restaurangnota som skall kompletteras med anteckning som utvisar följande: datum för representationen syfte med representationen namn samt yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilket företag eller motsvarande de representerar Vid enklare förtäring där deltagarna är fler än 15, t.ex. i samband med informationsmöten, invigningar och liknande, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av vilka som deltagit. Godkännande och attest Representation och gåvor godkänns och attesteras i enlighet med reglerna för utbetalningar. Representation som överstiger de beloppsgränser som angivits i detta dokument eller som avviker från andra givna regler skall i varje enskilt fall godkännas i förväg av förvaltningschefen, som också skall attestera utbetalningen. Godkännandet skall dokumenteras på enklaste sätt, t.ex. genom epost. Redovisning av representationskostnader Representationskostnader inom KMH skall bokföras enligt följande: Hela utgiften för måltid inklusive serveringsavgift m m skall vid extern representation bokföras på konto 6130 Representation (extern) och vid intern representation på konto 4811 Intern representation Moms skall, avseende utgifter vid såväl extern som intern representation och som per person uppgår till högst momsprocentsatsen (se nedan) * skattemässigt avdragsgillt belopp (180/90/60 kr), bokföras på kontot för moms 1541 Ingående moms. Eventuell erlagd moms utöver detta skall bokföras på respektive konto för representation 6130 Representation (extern) eller 4811 Intern representation. Regler om momsavdrag För momsavdrag gäller följande. Den momsprocentsats som gäller för respektive utgift skall tillämpas (vilken den är framgår av kvittot, i princip gäller följande: 25% för bl.a. utgifter för restaurangbesök och varor i allmänhet; 12 % för livsmedel; 6% för transporter fullt avdrag gäller för reklamgåva, interna kurser och konferenser Avdrag baserat på högst 180 kr = 45/21:60/10:80 kr gäller för representationsgåva, kringkostnader i samband med personalfest t ex lokalhyra, musikunderhållning m m, övriga representationskostnader t ex teaterbiljetter Avdrag baserat på högst 90 kr = 22:50/10:80 kr gäller för - lunch, middag eller supé vid extern och intern representation Avdrag baserat på högst 60 kr = 15/7:20 kr gäller för andra måltidutgifter än lunch, middag eller supé, d v s vid enklare förtäring t ex i samband med informations- och marknadsföringsaktiviteter Inget avdrag gäller för lyxbetonad representation, representationsgåvor i samband med personliga högtidsdagar, helger, dödsfall eller liknande där omedelbart samband med verksamheten saknas.

Dnr 08/4 071210_KMH_Policy_representation.pdf 5 (5) Överordnat regelverk Högskolornas verksamhet skall bedrivas effektivt och ändamålsenligt. Alla de medel som disponeras av KMH är statliga medel och underkastade dessa krav. De allmänna reglerna om representation utgår från skattelagstiftningen och bestämmelser om vad som är avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Det finns ett direkt samband mellan dessa regler och momslagens regler om rätt till avdrag för ingående moms på utgifter för representation. Högskolan omfattas av momsreglerna genom en särskild bestämmelse i förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Högskolan omfattas inte av skattelagstiftningens regler men grundläggande värderingar och synsätt i Skatteverkets anvisningar om representation gäller även för högskolan, medan beloppsgränser och liknande får fastställas genom beslut av rektor för KMH. Eventuell förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m m. Reglerna för 2004 framgår av RSV M 2003:16, i övrigt hänvisas till Ekonomiavdelningen.