Projektdirektiv e-hälsa NPÖ

2.1 Utkast/Utgåva (1)15 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Pr oj ektdir ektiv eh älsa NPÖ 1405 Styr ande dok ument Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: K ar l F or s, L änssamor dnar e, V ästkom 2013-10-25 Projektdirektiv e-hälsa NPÖ Direktivet godkänns: Projektbeställare: Projektledare: T Förvaltning/enhet Karl Fors Länssamordnare, Västkom Ort, datum Ort, datum

2.1 Utkast/Utgåva (2)15 Innehållsförteckning 0.1 Syftet med dokumentet... 4 0.2 Regler för projektdirektivet... 4 0.3 Versionshistorik... 4 0.4 Referenser... 4 1 INLEDNING... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Syfte... 5 2 MÅLB E SK R IVNING... 5 2.1 Mål för satsningen enligt SKL... 5 2.2 Resultat... 5 2.3 Effektmål... 6 2.3.1 Verksamhetsnytta... 6 2.4 Förutsättningar... 6 3 TILLDELADE R AMAR... 6 3.1 Tid... 6 3.2 Personresurser... 6 3.3 Övriga resurser... 7 3.4 Kostnader... 7 3.5 Finansiering... 8 3.6 Prioritering... 8 4 B E S K R IVNING... 8 4.1 Omfattning... 8 4.2 Tidsplan... 10 4.3 Avgränsningar... 11 4.4 Start... 11 4.5 Avslut... 11 4.5.1 Förvaltning... 11 4.5.2 Uppföljning... 11 5 GENOMFÖR ANDE...11 5.1 Styrande dokument... 11 6 ORGANISATION...12 6.1 Organisationsschema... 12 6.2 Kopplingar (gränssnitt)... 12 6.3 Samarbetsformer... 12 6.4 Utbildning... 13

2.1 Utkast/Utgåva (3)15 7 R UTINE R...13 7.1 Rapportering... 13 7.2 Dokumenthantering... 13 7.2.1 Diarieföring... 13 7.3 Avvikelsehantering i projektet... 14 7.4 Möten... 14 7.5 Kommunikation... 14 7.6 Kvalitetshantering... 14 8 TERMER OCH BEGREPP...15

2.1 Utkast/Utgåva (4)15 0.1 S yftet med dokumentet Projektdirektivet är inriktat på vad som ska åstadkommas samt ange ramar och aktuella förutsättningar för projektets genomförande. 0.2 R egler för projektdirektivet Projektdirektivet ska fastställas av styrgruppen. Detta dokument ska inte förändras under projektets gång. Eventuella avvikelser från projektdirektivet beslutas av styrgruppen och dokumenteras i styrgruppsprotokoll. Om projektdirektivet av något skäl ändå måste revideras ska beslut tas i styrgrupp. Versionsbeteckningen ska uppdateras och ändringen ska tydligt framgå i det reviderade dokumentet. 0.3 Versions his torik 0.4 R eferenser Datum V er sion Utfärdare F ör ändr ingsor sak 2013-08-29 0.1 Ingrid Svensson Första utkast 2013-09-23 0,5 Ingrid Svensson Större förbättringar 2013-10-17 1.0 Karl Fors Riskanalysen ifylld 2013-10-22 2.0 Ingrid Svensson Justeringar efter styrgruppsmöte - Antal kommuner ändrade från 5 till 6 - Finansieringen, förändrag ekonomisk modell för att täcka 6 kommuner - Projekttiden förlängd - Tidplanen upppdaterad - Språkliga justeringar 2013-10-25 2.1 Ingrid Svensson Mindre justering/omfördelning av budgetposter inom overhead Datum V er sion F ör kor tning Utfärdare Dokumentnamn 1 Inledning 1.1 B akgrund Staten och SKL ingick en överenskommelse i slutet av år 2012 rörande en satsning på kommunal e-hälsa under 2013. Satsningen sträcker sig till år 2015. För att kunna ta del av denna satsning krävdes en samordning på läns- alternativ regionnivå. Därav sökte Västkom pengarna för kommunerna i Västra Götalands räkning.

2.1 Utkast/Utgåva (5)15 1.2 S yfte För att få ta del av pengarna krävdes satsningar inom fem dedikerade områden. Ett av dessa områden ska öka antalet kommuner som anslutit sig till Nationell patientöversikt (NPÖ). Då VästKoms såg det som mycket viktigt att pengarna användes på ett sätt som täcker kommunernas behov gjordes en uppdragsidéinventering. Denna inventering resulterade i ett 50-tal olika, mer eller mindre lika, förslag till uppdrag alt projekt. Cirka 25 kommuner anmälde sitt intresse att delta i ett NPÖ projekt. I Sverige har redan 100 kommuner anslutit sig till NPÖ. Inera har tagit fram avtal, checklistor och en mängd olika dokument som stöder anslutningen till NPÖ. Leverantörerna av de största vård- och omsorgsystemen har färdiga lösningar för slagning mot NPÖ med vald patient. Därmed förutses inte den tekniska anslutningen eller formalia kring avtal med Inera bli ett större problem. Syftet är att stödja kommunerna i Västra Götaland med implementeringen av att bli konsument i NPÖ. I detta ingår att kartlägga anslutna kommuners nyttoeffekter, utbilda berörd personal i relevanta lagrum, rutiner och användning samt stödja och driva anslutning, exempelvis kring avtalstecknande och funktionen Tillgänglig patient (TGP). 2 Målbeskrivning 2.1 Mål för s ats ningen enligt S K L Andelen behörig personal som kan komma åt relevant information i Nationell Patientöversikt, NPÖ, ska öka. Ett mycket konkret mål som kommer att mätas och följas upp. 2.2 R es ultat Projektet ska ta fram en vägledning/aktivitetslista som ska bidra till ett effektivare arbetssätt vid anslutning till NPÖ. I de kommuner som anslutit sig under projekttiden skall all berörd personal fått relevant utbildning. Rutiner för hur/när NPÖ skall användas skall vara utarbetade och etablerade.

2.1 Utkast/Utgåva (6)15 2.3 E ffektmål Det övergripande effektmålet är ökad patientsäkerhet som följd av att rätt personer får rätt information i rätt tid. Målet är att storleksordningen 6 kommuner i Västra Götaland kommer att vara anslutna som konsument vid årsskiftet 2013/2014. 2.3.1 Verksamhetsnytta Tjänsten ger patienten ökat inflytande då NPÖ visar om man gett sitt samtycke till att vårdpersonal läser informationen. Patienten kan spärra den information han/hon inte vill att en annan vårdenhet ska se. Nyttan med NPÖ inom vården är flera och ger: Ökad vårdkvalitet tack vare helhetsbild av patienten Mindre kostsamt och tidskrävande dubbelarbete Bättre planering och samordning mellan vårdgivare Den specifika nyttan i kommunerna kommer att tas fram som en del i projektet. 2.4 F öruts ättningar Patientdatalagen ska följas. En förutsättning för start av användande av NPÖ är att kommunerna avbetar igenom och beslutar om behörighetsnivåer och därmed medarbetaruppdrag i HSA-katalogen. 3 Tilldelade ramar 3.1 Tid Projekten löper under tiden 2013-08-22-2014-02-28. 3.2 Personresurser Västkom står som projektledare för projektet. Tid motsvarande 30% av en heltid bedöms krävas. Styrgruppens medlemmar bidrar med sin tid.

2.1 Utkast/Utgåva (7)15 Varje kommun i Västra Götaland skall utse en NPÖ-kontaktperson som blir mottagare och ansvarigt för spridning av projektets resultat. De kommuner som bestämmer sig för att ansluta sig till NPÖ med stöd av projektet utser en egen projektledare. De behöver sedan engagera MAS HSA-administratör IT-samordnare/tekniker Vård- och omsorgssystemets interna supportpersonal 3.3 Övriga resurser Leverantörer av vård- och omsorgssystem förutsätts vara de som tar fram och implementerar lösningen med NPÖ integrationen samt lämplig TGP-tjänst. (TGP = tillgänglig patient, dvs. modul som listar de patienter för vilka NPÖ slagning kan tillåtas) 3.4 K os tnader Projektets totala budget uppgår till 960 tkr. Budgeten baseras på följande: Period: 16 veckor, Omfattning: 8 h/ dag Pris: 500kr /h Pris:1000kr/h extern Projektledning Västkom (extern tid), 30% av heltid 192 000 För anslutande kommun, exempel (kommun med 10.000 inv.) Inera anslutningsavgift 8 500 IT-lösning 15 000 IT kostnad för kommun, cirka 25 000 Tillkommer kostnd för peronal För anslutande kommun, exempel (kommun med 40.000 inv.) Inera anslutningsavgift 14 000 IT-lösning 40 000 IT kostnad för kommun, cirka 55 000

2.1 Utkast/Utgåva (8)15 Tillkommer kostnd för peronal 3.5 Finans iering Projektet delfinanseras genom stimulansmedel från SKL. Kommunerna skall själva medfinansiera projektet genom egen fianansiering eller egen arbetstid motsvarande minst lika mycket som de tilldelade pengarna. Detta projekt kommer att finansiera kommunernas projekt motsvarande: Kommun projektledare, 40 % av en heltid 128 000 Detta ger att finansieringen kan täck införandet av NPÖ i 6 kommuner Beräknat utifrån 6 * 128 000 + 192 000 = 960 000 3.6 Prioritering De kommuner som anmält intresse före första styrgruppsmötet att de vill delta och som startar ansökningsprocessen hos Inera kommer att tilldelas stimulansmedel/finansiering. 4 Beskrivning 4.1 Omfattning Västkom ansvarar för projektet. Projektet kommer att omfatta anslutning till NPÖ för 6 kommuner. Förutom teknisk anslutning skall avtal skrivas med Inera och rutiner för användningen av NPÖ utarbetas samt utbildning genomföras. Följande aktivitetsplan visar omfattningen Avtal o Avtala med Västkom om deltagande. Inget specifikt avtal krävs förutom den generella Överenskommelse Stimulansbidrag för regional utveckling i samverkan inom ehälsa. o Ansök hos Inera om Avtal NPÖ o Teckna Avtal NPÖ med Inera

2.1 Utkast/Utgåva (9)15 IT lösning o Kontakta leverantören för kommunens vård- och omsorgssystem (Procapita, MagnaCura, Treserva) och ta reda på kostnad och tidsplan för att etablera uthopp ur systemet till NPÖ. Beställ detta arbete. o ELLER om Ineras fristående webb-lösning skall användas, utred och skapa egen TGP lösning o Göra en realistisk tidplan för Tekniskt införande Verksamheten o Beskriva nyttan av NPÖ inom den egna kommunen o Beskriva nyttan av NPÖ användning mobilt o Utarbeta rutin för när NPÖ skall användas inom berörda enheter o Utarbeta regelverk för personalens åtkomst till NPÖ. Kan leda till att medarbetaruppdragen i HSA-katalogen skall ändras. o Göra en realistisk tidplan för Utrullning i verksamheterna o Skapa en supportorganisation och rutiner kring supporten o Ta fram en kommunikationsplan o Ta fram en utbildningsplan För användare av NPÖ via vård- och omsorgssystemet För verksamhetschefer som skall följa upp loggar För support personal o Genomföra utbildningar. Västkom kan vara behjälpligt. Projektledning o Delta i 2-3 arbetsmöten med övriga kommuner som inför NPÖ inom ehälsa 2013 o Rapportera nedlagd tid och kostnader samt hur projektet fram framskrider, med överenskommen periodicitet, till Västkoms projektledning o Sammanställa erfarenheter och tips att delge övriga kommuner inom Västra Götaland

2.1 Utkast/Utgåva (10)15 4.2 Tids plan Projekten löper under tiden 2013-08-22-2014-02-28 med ev. förlängning. Följande plan gäller det centrala NPÖ projektet på Västkom. Varje kommun kommer att få göra sin tidplan där beroendet till leverantören kommer spela in. Uppgift Status 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Uppstartsmöte Slutfört Skapa direktiv Pågår Skapa aktivitetslista för centrala projektet Slutfört Skapa aktivitetslista för kommunernas projekt Slutfört Etablera styrgrupp Slutfört Samla in kontaktperson Pågår Samtala med intresserade kommuner Slutfört Förbereda styrgruppsmöte Pågår Styrgruppsmöten Pågår Förbereda arbetsgruppsmöten Pågår Arbetsgruppsmöte/kommuner Pågår Stötta kommunerna Pågår Följa upp kommunernas projekt Pågår Sammanställ resultat Har inte startats

2.1 Utkast/Utgåva (11)15 4.3 Avgräns ningar Enbart anslutning till NPÖ som konsument ingår i projektet och de nyttor som anslutning ger. Projektet tar ej höjd för att produktion av information till NPÖ. 4.4 S tart 4.5 Avs lut Projektet startar formellt efter styrgruppsbeslut. Projektet avslutas 2014-02-28 men kan följas av ett motsvarande projekt under 2014. SKL har dock ännu inte beslutat om medel för detta. Kommunprojekt som eventuellt inte hunnit uppnå målet vid årsskiftet får fortsätta under egen styrning. Projektet skall i en mindre slutrapport summerat presentera erfarenheterna baserat på deltagande kommuners slutrapporter, som beskriver vilka rutiner som implementerats, vilka utbildningar som genomförts och hur kunskapsöverföring till övriga kommuner skett. 4.5.1 Förvaltning Ansvaret för förvaltning av nya rutiner och IT-lösningar faller helt på respektive kommun. 4.5.2 Uppföljning Antal anslutna kommuner till NPÖ kommer att avrapporteras till SKL. Även Inera för statistik över detta. 5 Genomförande 5.1 S tyrande dokument Projektet bygger på den genomförandeplan som ligger till grund för ansökan om stimulansmedel från SKL. Till detta följer samarbetsavtal mellan kommuner och Västkom. Projektplan hanteras i Projektplaneraren. Ytterligare dokument är kommunikationsplan, Uppföljning och utvärdering samt budget.

2.1 Utkast/Utgåva (12)15 Projektplaneraren styr och stödjer projektet i det avseende att rapportering/uppföljning av gemensamma medel sker på ett enhetligt sätt. 6 Organisation 6.1 Organis ations s chema Projektledare, Västkom Projektadm, Västkom Projektledare+ arbetsgrupp Kommun 1 Projektledare+ arbetsgrupp Kommun2 Projektledare+ arbetsgrupp Kommun3 I arbetsgrupperna skal ingå representanter för berörda verksamheter, så som MAS:ar, vårdsystem support, IT-tekniker, HSA-administratör m.fl. 6.2 K opplingar (gränss nitt) Projektet är fristående utan kopplingar till andra projekt. Dock måste varje kommun i sin planering ta hänsyn till lokala projekt som kan beröra samma personalgrupper inom vården, samma IT-system eller IT-personal. 6.3 S amarbetsformer Gemensam information kommer att presenteras och hållas uppdaterad på Västkoms hemsida. En kontaktlista med samtliga involverade kommuners nyckelpersoner (projektledare, IT-samordnare) kommer att finnas tillgänglig. Projektet kommer att uppmuntra till kunskapsutbyte och diskussion mellan deltagande kommuner. 2-3 fysiska arbetsmöten kommer att hållas.

2.1 Utkast/Utgåva (13)15 6.4 Utbildning Projektledarna i kommunerna kommer att erbjudas genomgång av de excel-ark som tillhandahålls för projektplanering/uppföljning. Ineras filmer och dokumentation är grunden för samtliga projektdeltagares utbildning av NPÖ. Planering för och genomförande av utbildningar för samtliga personalgrupper som kommer att bli användare av NPÖ ingår som en viktig del av projektet. 7 Rutiner 7.1 R apportering All arbetstid som läggs ner i projektet skall redovisas. Detta sammanställs av kommunernas projektledare och rapporteras till projektadministratören en gång per månad. Till sin hjälp har kommunernas projektledare excel-mallar. Sammanställning görs i Projektplaneraren. En mindre status-rapport lämnas från varje kommunprojekt varje månad. Dessa sammanställer projektledningen till en lägesrapport till styrgruppen Delatagande kommuner skall ha levererat en slutrapport som beskriver vilka rutiner som implementerats, vilka utbildningar som genomförts och hur kunskapsöverföring till övriga kommuner skett. Projektledningen sammarställer detta till en slutrapport med det summerade resultat och erfarenheter från projektet samt en redovisning av hur medlen använts. 7.2 Dokumenthantering Dokument för det centrala projektet som upprättas kommer att finnas tillgängliga i projektmapp i Dropbox. Kommunerna hanterar sin projektdokumentation enligt sina lokala rutiner. 7.2.1 Diarieföring Kommunnen sköter diarieföringen enligt sina lokala rutiner.

2.1 Utkast/Utgåva (14)15 7.3 Avvikelsehantering i projektet Avvikelser och beslut om förändringar inom projektets ramar tas upp i minnesanteckningar vid projektgruppsmöten och i styrgruppsprotokoll vid styrgruppsmöten. Om ändringarna inverkar på projektets budget, tidplan, resursåtgång eller omfattningen av resultatet så ska projektledaren i lägesrapporten bilägga en ändringsbegäran som ska godkännas av styrgruppen innan projektet får fortsätta. 7.4 Möten Samtliga möten skall minnesanteckningar skrivas. Dessa lagras i DropBox? M öten och dokument F r ekvens När A nsvar Projektgruppsarbetsmöten 3 gånger 40, 44, 49 Projektledare Styrgruppsmöten 2 gånger 43, 50 Projektledare Lägesrapport till styrgrupp 1 ggr/månad 1:sta veckan i Projektledare månaden Ändringsbegäran Vid behov Projektledare Projektmöten i kommunerna Varannan vecka Kommunens projektledare 7.5 K ommunikation Projektledningen kommer att kommunicera med styrgruppen och med kommunernas projektledare. Varje kommun skall ta fram en kommunikationsplan. Den skall omfatta vad/hur/när information skall förmedlas till samtliga användargrupper, deras chefer samt berörda politiska nämnder. Informationsspridningen skall ske i linje med ordinarie informationsvägar per kommun. Projektledningen kommer att sammanställa information och förmedla via Västkoms hemsida samt via berörda nätverk. 7.6 K valitets hantering För att säkerställa att projektet uppfyller projektmålen är kvalitetssäkringsarbetet viktigt. Kvalitetssäkring sker i detta projekt genom att riskanalys genomförs och åtgärder vidtas för att minska sannolikheten eller reducera konsekvensen av risken. Metoden minirisk kommer att användas.

2.1 Utkast/Utgåva (15)15 R isker För få kommuner anmäler intresse Leverantörerna har inte tid för införande detta år Priset leverantörerna kräver anses för högt Svårt att få tillgång till nyckelpersoner, ex. MAS i kommunerna För kort tid för att hinna etablera och driva projekten i kommunerna Sannolikhet K onsekvens R isknivå Å tgär der 3 5 15 Aktivt informera om projektet och dess funktion 2 3 6 Föra dialog om tidsplan med kommunerna. 2 2 4 Påtala detta för SKLs nationella införandeprojekt 4 3 12 Föra dialog med pilotkommunerna. Antingen aktivt delta, alternativt ej medverka 4 4 16 Föra dialog med pilotkommunerna. Antingen aktivt delta, alternativt ej medverka 8 Termer och begrepp Term NPÖ TGP Förklaring Nationell patientöversikt Tillgänglig patient, en tjänst som gör det möjligt att begränsa åtkomst till patientinformation i sammanhållen journalföring, via NPÖ.