onsdag den 28 september 2011 Kommunikationsguide Den här guiden reviderades senast: september 2011 Kommunikation är en viktig del i all verksamhet i Förbundet Unga Forskare. Vi får fler aktiva medlemmar och fler deltagare på våra aktiviteter och vi skapar större sammanhållning i förbundet om vi kommunicerar på ett medvetet och effektivt sätt. Vi når ut bättre och det blir tydligare för vår omvärld vilka vi är och vad vi gör. Kommunikationen är viktig för att stärka vårt namn, budskap och varumärke. Alla medlemmar är aktiva i förbundets kommunikation. Därför är alla också ansvariga för hur vi kommunicerar så att vårt budskap blir tydligt, samordnat och kärnfullt. Det här är en praktisk guide för hur vi i våra projekt, verksamheter, distrikt, föreningar, styrelse och kansli ska och kan arbeta med kommunikation. Den riktar sig till alla som utför verksamhet i Förbundet Unga Forskares namn. Guiden utgår från de riktlinjer och slutsatser som återfinns i syftet, visionen, åsiktsprofilen samt förbundets policy och utredningar, som antagits av Riksstämman respektive förbundsstyrelsen. Här kan du läsa både hur vi kommunicerar och vad vi kommunicerar. Guiden är ett levande dokument som ständigt utvärderas och uppdateras. Har du frågor eller synpunkter, mejla tove.ladberg@ungaforskare.org ALLMÄNNA RIKTLINJER Kommunikation handlar inte bara om att informera. Kommunikation går alltid åt två håll, från oss och till oss. Det är därför centralt i kommunikationsarbetet att vi är lyhörda och intresserade av vad våra målgrupper tycker. Enhetlighet är viktigt! Det betyder att det är viktigt att vi säger ungefär samma saker i olika kanaler när vi beskriver vad Unga Forskare är eller vad ett visst distrikt eller verksamhet gör. När vi publicerar en nyhet ska man sträva efter att formulera sig med samma ord i olika kanaler. Enhetlighet skapar tydlighet och minskar risken för missförstånd. Kanaler där vi framförallt ska sträva efter enhetlighet är hemsidan, facebook, nyhetsbreven och trycksaker. Vår kommunikation ska vara öppen, inkluderande och seriös och präglas av ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv. I praktiken betyder detta att när vi uttrycker oss i tal och text så ska vi undvika interna uttryck, ord och skämt som man inte förstår om man kommer utifrån eller från någon annan del av förbundet. Undvik också onödigt svåra och krångliga ord. Vi ska inte heller uttrycka oss kränkande eller nedsättande om personer eller grupper. Alla ska känna sig välkomnade och ingen ska behöva känna sig utanför. Tänk på att våra företagspartners och sponsorer läser det som t ex skrivs på hemsidan och facebook, och att vi vill vara trovärdiga i deras ögon. Undvik förkortningar i största möjligaste mån. Förkortningar kan vara svåra att förstå för utomstående. Det ska vara lätt att hitta den information man söker. Informationen ska alltid vara uppdaterad, aktuell och korrekt. OM GRAFISKA PROFILEN Grafiska profilen är ett samlingsnamn för vår logga, vilket typsnitt vi använder, hur våra trycksaker ser ut, mm. En gemensam grafisk profil är viktig för att Förbundet Unga Forskare 1
ska framstå som en enda organisation. Det skapar enhetlighet och tydlighet kring vad som är budskapet och vem som är avsändare, och stärker på så sätt förbundets varumärke. Vår grafiska profil innehåller bl a en dokumentmall, ett antal trycksaker och foton som är fria att använda för medlemmar. Hur den grafiska profilen ska användas i detalj regleras i den grafiska manualen. Ladda ner grafiska profilen och manualen under fliken Internt på www.ungaforskare.org ATT KOMMUNICERA I PROJEKT, DISTRIKT OCH VERKSAMHETER En medveten kommunikation ska vara en naturlig del i alla våra verksamheter och projekt. Det spelar ingen roll hur bra kurs vi planerar om vi inte har tänkt igenom hur vi ska kommunicera den. Utan effektiv kommunikation får vi inga anmälningar, hur bra kursen än är. Hur och vad vi kommunicerar måste dock anpassas efter vilken verksamhet vi är aktiva i. Varje aktivitet kräver därför sin egen kommunikationsplan. Här nedan följer några allmänna råd för vad man kan väva in i en kommunikationsplan: Identifiera målgruppen ni vill nå i det aktuella projektet, verksamheten eller aktiviteten. Är det elever på en skola, föreningarna i ett distrikt, alla NV/TE-lärare i Falun eller kanske ett stort teknikföretag? Kommunikationen ska anpassas efter den aktuella målgruppens behov. Kom ihåg att inte bara informera, utan att även lyssna in. Våra medlemmar och andra målgrupper vi riktar oss till i våra verksamheter, ska känna inflytande över det vi gör och att våra aktiviteter är anpassade efter dem. Vad vill målgruppen ha, vad lockas de av? Hur kan ni anpassa ert kursinnehåll, era aktiviteter osv efter deras behov? Hur kan ni ta reda på deras behov och önskemål? Ska ni ringa runt, skicka ut en enkät, göra ett personligt besök? Tänk på att all verksamhet i Förbundet Unga Forskare ska gå att motivera utifrån vårt syfte, vår vision och vår åsiktsprofil. Välj den kanal där ni bäst når målgruppen. Ska ni annonsera på facebook, sätta upp affischer på skolor eller skriva några rader i förbundets lärarnyhetsbrev? Är någon av våra huvudkanaler tillräcklig eller behövs en annan kanal? Anpassa innehållet och språket så att det är korrekt, lockande och attraktivt för målgruppen. Utgå gärna från syfte, vision, åsiktsprofil och exempeltexterna ovan när ni formulerar ert budskap men vinkla det efter målgruppen så att det bli attraktivt för dem. Tänk på timingen. 2011 är det Kemins år. Att då ha kursen på tema kemi kan locka fler deltagare. Ska ni få in en debattartikel i lokaltidningen kanske det är smart att synka det med att nobelpriset tillkännages eller kommunbudgeten spikas, osv. Hitta gärna nyckelpersoner i målgruppen som kan hjälpa er att sprida informationen. Vill ni nå alla NV/TE-lärarna på en skola kanske ni t ex kan få hjälp av den engagerade studierektorn eller av elevrådet? Använd de kommunikationsstrukturer som redan finns i organisationer, på skolor och i företag. Gå ut med information i god tid. Planera in tid för utvärdering både av själva verksamheten och av kommunikationen kring den. Kom också ihåg att låta deltagarna utvärdera. Kom ihåg att berätta för övriga förbundet vad ni gör och era erfarenheter. Använd våra tillgängliga kanaler som nyhetsflödet på hemsidan, Scientium, wikin, nyhetsbrev och forumet. 2
VAD BERÄTTAR VI OM FÖRBUNDET UNGA FORSKARE? Vad vi kommunicerar, vilket budskap vi vill föra fram, utgår framförallt från vårt syfte, vision och åsiktsprofil som antagits på Rikstämman och som finns att läsa på hemsidan. I syftet, visionen och åsiktsprofilen formuleras själva kärnan i vad Förbundet Unga Forskare är. Nedan följer färdiga meningar och texter vi kan använda för att beskriva olika delar av Unga Forskare. Dessa texter kan vi använda när vi vill berätta om förbundet både för andra delar av förbundet, blivande medlemmar, samarbetspartners och företag, lärare och allmänhet. Tänk på att välja och vinkla budskapen så att de blir attraktiva för just den målgrupp ni vill nå. Förbundet Unga Forskare används för att benämna förbundet självt. Unga Forskare används för att benämna hela organisationen, dvs förbundet, distrikten, verksamheterna, föreningarna samt medlemmarna. Förbundet Unga Forskare Förbundet Unga Forskare är en organisation med över 7000 medlemmar i hela Sverige. Vi finns för att utveckla ungas intresse för naturvetenskap och teknik, och har en mängd olika verksamheter och möjligheter för just dig att utveckla ditt intresse. Vi vill att unga ska ha möjlighet att utveckla sitt intresse för naturvetenskap och teknik på fritiden, på samma sätt som unga kan utveckla sitt intresse för idrott, konst eller musik. Vi tror att verksamhet som engagerar och inspirerar unga också utformas bäst av unga, därför jobbar vi ständigt efter principen unga för unga. Genom oss får du inspiration till olika projektidéer, möjlighet att genomföra ett riktigt forskningsprojekt och ekonomiskt bidrag till ditt projektarbete. Du kan dessutom visa upp ditt projekt och tävla mot andra elever. Stockholm International Youth Science Seminar, SIYSS Stockholm Youth Science Seminar, SIYSS, är ett årligt evenemang i samband med Nobelveckan där du har chans att träffa unga framgångsrika forskare från hela världen och få inspiration till projektidéer. SIYSS har funnits sedan 1976 och är internationellt igenkänt och välrenommerat. Med dess anknytning till Nobelveckan är SIYSS vitt ansett att vara det mest prestigefyllda vetenskapsprogrammet för unga i världen. Projektbanken Projektbanken är en kunskapskälla med koppling till Sveriges största universitet och ska fungera som ett verktyg för lärare och elever som vill skapa utvecklande och spännande projektarbeten på naturvetenskapsprogrammet. Genom Projektbanken erbjuds du att göra ditt projektarbete i form av ett riktigt forskningsprojekt inom något aktuellt område, under handledning av en forskare på ett universitet. Utställningen Unga Forskare Utställningen Unga Forskare förenar och belyser unga talanger inom naturvetenskap och teknik. Nå längre med ditt projektarbete! På Utställningen Unga Forskare får du möjlighet att visa upp ditt projektarbete på Tekniska museet i Stockholm och tävla om priser och stipendier motsvarande en halv miljon kronor. 3
Föreningar Du kan bli medlem på olika sätt i Förbundet Unga Forskare. Föreningar är den klassiska formen av medlemskap. Denna form av medlemskap ger mest bidrag och förmåner från förbundet och innebär att man måste hålla styrelsemöten och årsmöten. Projektgrupper Att starta en projektgrupp i en ämnesförening passar dig som har ett gäng kompisar som vill göra ett experiment, uppfinna något eller genomföra ett forskningsprojekt under en avgränsad tid. En projektgrupp kan söka upp till 1000 kr i bidrag. Som projektgrupp har man sitt medlemskap i en av våra ämnesföreningar. Varje ämnesförening har en ämnesprojektledare som samlar in relevanta och aktuella tips och nyheter inom de respektive områdena och förmedlar dessa till sina projektgrupper, arrangerar träffar och annat roligt inom området. Ni kan också få tips och support kring ert projekt. Distrikt Förbundet Unga Forskare har åtta regionala distrikt. Genom våra distrikt får din förening eller projektgrupp stöd och hjälp i organisationsfrågor, administration och föreningskunskap. Distrikten ordnar också aktiviteter för medlemmarna och utåtriktade arrangemang som skolbesök, mm. One-liners Vi vet hur man gör naturvetenskap och teknik kul Gör Sveriges roligaste projektarbete! Vi utvecklar ungas intresse för naturvetenskap och teknik. Nyfikenhet för unga framåt! MÅLGRUPPER Förbundet har många olika målgrupper, och kommunikationen med dem måste alltid anpassas efter varje enskilt tillfälle. Budskapet kan alltid vinklas så att det blir attraktivt för målgruppen. Här nedan följer några exempel. Skolor och lärare Gentemot skolor och lärare kan det vara bra att fokusera på det stöd vi erbjuder kring projektarbetet. När man berättar om arrangemang kan man föreslå att elever och klasser deltar som en del av skolarbetet. Försök se det ur lärarnas och skolans synvinkel: verksamhet som gör deras undervisning roligare och avlastar läraren är intressant för dem. Ska du t ex hålla en introduktionskurs kan du kontakta skolor direkt och föreslå att de sponsrar elevernas deltagande. Potentiella medlemmar När man ska locka och värva nya medlemmar är det bra att utgå från deras eget intresse för naturvetenskap och teknik. Visa att vi har hela spektrat: oavsett om man siktar på en karriär som forskare eller företagsledare och vill meritera sig och utveckla sig inom t ex projektledning eller ekonomi, eller om man bara tycker att det är kul att labba tillsammans med några kompisar och se vad som går att smälta i en mikrovågsugn, så kan man göra det inom Unga Forskare. 4
Företag och andra sponsorer Tänk på att framstå som professionella och var gärna så specifika och detaljrika som möjligt. Välj gärna ett ämne eller tema, som kemi, och rikta er speciellt till aktörer inom just det ämnet. Det är ofta lättare att få kemiinstitutionen på universitetet att sponsra en introduktionskurs på temat kemi, än vad det är att få universitetet att sponsra en allmän NV/TE-kurs. Betona det de vill höra: förklara hur din kemikurs kommer att leda till ökat intresse för kemi bland unga, och därigenom öka söktrycket till deras kemiutbildning. Tänk på att spons inte behöver vara pengar utan det kan lika gärna handla om att få tag på gratis lokaler, material eller föreläsare. Kanske kan en institution eller företag bidra med material mot att de får berätta om sin verksamhet under arrangemanget? ATT REPRESENTERA UNGA FORSKARE Alla vi som på olika sätt är aktiva inom Förbundet Unga Forskare blir ett slags representanter för hela förbundet gentemot omvärlden, och för våra verksamheter gentemot övriga förbundet. Det är därför bra att läsa på om andra delar av förbundet än just den du är aktiv inom så att du kan svara på frågor och vidarebefordra personer och kontakter till rätt person. Tänk också på att uttrycka dig på ett trevligt, respektfullt och öppet sätt, så att vi för ut en positiv bild av förbundet. Använd inte krångliga ord eller förkortningar som är svåra att förstå. OM MEDIA Media är en målgrupp som vi alltid måste tänka på hur vi ska hantera. Inför varje aktivitet vi genomför måste vi bestämma hur vi ska förhålla oss till media. Vill vi nå ut i media behöver vi bestämma oss för ett budskap, och vilka medier vi vill nå. Hur man skriver pressmeddelande kan du se i Wikin under fliken Internt på hemsidan. Utse en medieansvarig för verksamheten eller den enskilda aktiviteten. För Förbundet Unga Forskares centrala mediekontakter är det förbundsordföranden som är talesperson gentemot media och andra intressenter i policy- och strategifrågor. OM VÅRA KOMMUNIKATIONSKANALER I Förbundet Unga Forskare har vi ett antal olika huvudkanaler för vår kommunikation. Det som är viktigt att tänka på är att publicera information så enhetligt och samtidigt som det går i olika kanaler. Kanalerna är valda för att göra det möjligt för hela förbundet att föra ut våra huvudbudskap till våra olika målgrupper, och för att vi ska kunna lyssna in och anpassa oss efter målgruppernas behov. Hemsidan Hemsidan www.ungaforskare.org är vår viktigaste kommunikationskanal och riktar sig till samtliga våra målgrupper. På hemsidan ska all viktig information och alla nyheter publiceras. Distrikten, SIYSS, Projektbanken och Utställningen har rättighet att själva redigera sina egna sidor. Vill man ha med en nyhet på förstasidan mejlar man sin text till tove.ladberg@ungaforskare.org Forum Forumet finns under fliken Internt på hemsidan och används för intern kommunikation och debatt. Forumet ersätter också påverkanstorg online som förbundet använt tidigare. Det ska få lov att vara högt i tak i de diskussioner som förs i forumet. Här har förbundets medlemmar möjlighet att diskutera frågor som inte lämpar sig för offentliga forum som allmänhet, samarbetspartners, finansiärer m fl har tillgång till. 5
Inget som skrivs på forumet får dock vara kränkande eller utgöra osakliga personangrepp. Tonen ska hållas trevlig och verka inkluderande. Projektledaren i kommunikation administrerar forumet och har mandat att stryka inlägg som kan upplevas som kränkande. Forumet har också en del om naturvetenskap och teknik som är öppen för alla. Forumet nås på www.ungaforskare.org/forum Wiki Wikin finns under fliken Internt på hemsidan och fungerar som en kunskapsbank för våra verksamheter. Här hittar du guider och praktiska tips och råd till din verksamhet. Alla medlemmar som har ett inloggningskonto till hemsidan kan använda och redigera Wikin. Facebook Förbundet Unga Forskare har en facebooksida. Här kan man publicera valda delar av det material som publiceras på hemsidan. Tänk på att formulera och utforma information på samma sätt som på hemsidan i så stor utsträckning som möjligt, och att den också sammanfaller i tid. En statusuppdatering på facebook får innehålla max 420 tecken. Är din nyhet längre, skriv rubriken och länka till nyheten på hemsidan. Nyhetsbrev Nyhetsbreven ger oss möjlighet att nå ut med information, nyheter och inspiration från förbundet till ett stort antal människor. Medlemsnyhetsbrevet skickas ut en gång i månaden till medlemmar och andra som är intresserade av Unga Forskare. Lärarnyhetsbrevet skickas ut en gång i månaden till lärare och annan skolpersonal som är intresserade av Unga Forskare. Distrikt och verksamheter kan bidra med texter till nyhetsbreven. Texter ska vara max 500 tecken långa och mejlas senast den 15e i varje månad till tove.ladberg@ungaforskare.org Självklart kan man få hjälp med att formulera sin text. Tänk på att det som skrivs i nyhetsbreven ska vara relevant och av direkt intresse för förbundets medlemmar respektive lärarkontakter. Lärarregistret Enligt 2010 års syftesuppfyllelseundersökning är lärare den viktigaste kanal som unga hört talas om Förbundet Unga Forskare. Förbundet har ett samlat register över lärarkontakter i form av ett Google doc som alla distrikt och verksamheter har tillgång till och kan redigera. Registret kan sorteras i bokstavsordning på t ex namn och ort. I registret ska bara lärare läggas in som vi redan varit i kontakt med och som alltså redan känner till förbundet! Ett gemensamt lärarregister är viktigt för att vi ska kunna samordna våra kontakter med lärare. Samla inte på er egna lärarlistor utan lägg in dem i Google docet! I stort sett alla lärare i registret prenumererar också på lärarnyhetsbrevet. Lärarutskick För att våra lärarkontakter ska få så samlad och enhetlig information från förbundet som möjligt ska brevutskick till lärare samordnas mellan de delar av organisationen som framförallt gör större utskick; Utställningen Unga Forskare, Projektbanken, SIYSS och föreningen Rays. 6
Övriga delar av organisationen ska också samordna sina brevutskick till lärare med dessa utskick. Trycksaker På vårt tryckeri Kph:s hemsida www.kph.se finns mallar för olika affischer, flyers och visitkort enligt Förbundet Unga Forskares grafiska profil. Vi har ett gemensamt avtal och prislista. Varje distrikt, verksamhetsgrupp och förening kan få ett eget konto på hemsidan och beställa material enligt mallarna direkt från hemsidan. Det går också bra att designa egna trycksaker. Tänk då på att dessa ska följa anvisningarna i grafiska manualen. I grafiska profilen ingår ett antal foton med bra upplösning som är fria att använda. För att trycka eget material kontaktar man tryckeriet direkt för att få ett kostnadsförslag. Kansliet kan vid behov hjälpa till med kontakten. Andra kanaler Varje del av vår organisation kan utöver dessa huvudkanaler välja de kanaler som passar bäst för deras verksamhet och målgrupp. Exempelvis har förbundsstyrelsen och kansliet valt att använda årliga enkäter för att samla in information om vad våra målgrupper önskar av oss. Tänk på att när det är möjligt utforma utseendet efter vår grafiska profil. Kanalerna kan t ex vara Dropbox, mejllistor, bloggar, googlegroups, Skype, egna facebooksidor, enkäter och twitter. 7