FOTO: RICKARD KILSTRÖM Fokus ADMINISTRATION Aktuellt På plats Kungsbacka direkt Panelen Fem frågor till... 8 sidor för dig som är admini- stratör Vi har lämnat förslag på nya lönekriterier. Med dem ska det bli tydligare för cheferna vad var och en av oss verkligen gör, säger skoladministratören Maria Ros. Därför hålls lönerna nere Lönespridningen lägre för administratörer än andra yrkesgrupper LÖN DET ÄR FÖR små löneskillnader mellan de administratörer som tjänar mest och de som tjänar minst i kommuner och landsting. Enligt Vision är lönespridningen alldeles för liten för att man ska kunna få en bra löneutveckling när man blir skickligare och får mer avancerade arbetsuppgifter. Målet är en lönespridning på 30 40 procent. Bland ekonomiadministratörerna är den bara 23 procent. Det visar att lönesättningen inte fungerar för assistentgrupperna. Det beror delvis på bristande förutsättningar och mandat till cheferna från arbetsgivaren och ibland mod hos de lönesättande cheferna, säger Karl Lundberg, ombudsman på Vision. Karl Lundberg säger att många arbetsgivare smetar ut genomsnittliga löneökningar till alla i stället för att se vad var och en gör. Han tycker det är märkligt att de inte är bättre på Karl Lundberg att använda lönen som ett instrument att styra verksamheten när över 60 procent av kostnaderna är löner. Maria Ros är administratör på Nannaskolan i Uppsala. Efter sju år tjänar hon 26620 kronor. Hon tycker det är svårt att få upp lönen även om hon utför fler och mer kvalificerade arbetsuppgifter. Lönen går sakta uppåt men ska man få ett rejält lyft krävs det nog att man byter tjänst, säger hon. Lasse Nilsson Så ser lönespridningen för flera administratörer ut. Se nästa sida. Fokus Administration I
Aktuellt Facket vill ha ökade löneskillnader Nästan alla administratörsgrupper har betydligt mindre löne spridning än de mål som Vision har satt upp på mellan 30 och 40 procent. Som jämförelse har vissa handläggargrupper i kommuner och landsting en lönespridning på 50 60 procent. ADMINISTRATÖR KOMMUN Ekonomi 24 860 23% 22 800 28 000 Personal/löner 25 100 25% 22 800 28 400 Socialtjänst 24 400 23% 22 000 27 110 Skola/fritid 24 626 27% 22 359 28 444 Receptionist/telefonist 22 750 22% 20 700 25 300 ADMINISTRATÖR LANDSTING Ekonomi 23 825 24% 21 600 26 700 Personal/löner 25 200 26% 22 700 28 553 Receptionist/telefonist 22 200 25% 19 500 24 330 ADMINISTRATÖR SVENSKA KYRKAN Församlingsassistent 24 300 26% 21 800 27 500 Assistent 25100 22% 22900 28000 Löneassistent 27200 Minst gap 20% 25000 30000 Ekonomiassistent 26800 23% 24100 29700 Förvaltningsassistent 27 100 21% 24 800 30 000 Informationsassistent 26600 33% 24000 32000 Kyrkobokföringsassistent 25300 Minst gap 20% 23500 28300 Medianlön = 50 procent tjänar mer, 50 procent mindre. Lönespridningen är kvoten av 90:e percentilen och 10:e percentilen. 10:e percentilen är den lön som 10 procent av löntagarna i yrket tjänar mindre än och 90 procent tjänar mer än. Den 90:e percentilen är den lön där 90 procent tjänar mindre och tio procent tjänar mer inom yrket. Källa Partsgemensam statistik 2013 De går samman om lönerna Haparanda, Kalix, Överkalix och Övertorneå utreder nu om man ska ha en gemensam lönehantering i framtiden. Kommunerna räknar med att kunna spara pengar och förbättra kvaliteten. Rolf Kummu, kommun - chef i Övertorneå, säger att inga anställda kommer att sägas upp eller tvingas byta arbetsplats som planerna ser ut i dag. 9% Så mycket har antalet assistenter som jobbar i Svenska kyrkan minskat med de senaste fyra året. Räknar i tjänster är det 341 stycken. Totalt har personalstyrkan minskat med 4 procent, knappt 1 000 tjänster. Ingen får gå efter sammanslagning I våras slog Region Halland ihop administrationen och koncentrerade all personaloch lönehantering till Halmstad. 70 anställda berördes och totalt skulle pengar motsvarande 28 tjänster sparas in. Nu visar det sig att ingen av Visions medlemmar behövde sägas upp. Däremot har flera löneadministratörer valt att sluta när deras arbetsplats flyttades från Varberg. Usel arbetsmiljö anmäls i Mora Under flera år har anställda på Mora lasaretts personalavdelning blivit sjuka av inomhusluften i kontorslokalerna. Det handlar om upprepade sjukskrivningar på grund av astmatiska problem, trötthet och huvudvärk. Nu har Visions huvudskyddsombud Annika Westerholm gjort en 6 6aanmälan till Arbetsmiljöverket. Det här har pågått hela 2000-talet. Personalen har blivit lovade åtgärder men inget har hänt, säger hon. Hyfsat betyg för arbetsmiljön 4 5 Skoladministratörers upplevelse av arbetsmiljön på en skala från 1 till 5, där 1 är sämst betyg och 5 är bästa betyg. 766 skoladministratörer svarade på Tidningen Visions fråga. 1 2 3 Spar pengar med nytt stöd 15 församlingar och pastorat ansluter sig från årsskiftet till Svenska kyrkans GAS, gemensamt administrativt stöd, som sjösätts i samma veva. Tanken är att GAS ska minska kostnaderna för kyrkans enheter, vars intäkter blivit allt mindre i takt med att allt fler gått ur organisationen. Dessutom går 1000-tals administratörer i pension inom några år. FOTO: COLOURBOX FOTO: MOA KARLBERG "Jag brukar stå och jobba ganska ofta för att variera arbetsställningen", säger Marianne Öhrner, administratör på utbildningsförvaltningen i Stockholm. Stå stadigt på jobbet Ont i nacke och axlar vanligt problem VÄRK I ÖVRE delen av ryggen och nacken är vanligare bland administratörer inom offentlig sektor än bland övriga befolkningen. 43 procent av administratörerna uppger i Arbetsmiljöverkets stora arbetsmiljöundersökning 2013 att de varje vecka har ont i ryggen och nacken, jämfört med övriga befolkningen, där motsvarande siffra är 35 procent. 66 procent av kontorsarbetare har upprepade arbetsmoment, jämfört med övriga befolkningen där 44 procent uppger att de upprepar samma moment ofta. Det här är yrkesgrupper som sitter vid datorn i princip hela arbetstiden och det blir en statiskt belastning som sätter sig i nacke och axlar. Stillasittandet i sig är också en stor hälsobov i dag som Carola Löfstrand även påverkar hjärt- och kärlproblem, säger Carola Löfstrand, Visions arbets miljöexpert. ETT ANNAT ARBETSMILJÖPROBLEM som är vanligare bland kontorspersonal och bokförings- och redovisningsassistenter är att inte få stöd och uppmuntran från arbetskamrater. Ungefär var femte kvinna i dessa yrkesgrupper upplever att de för det mesta inte, eller aldrig, får stöd och uppmuntran från kolleger när arbetet känns besvärligt, jämfört med 13 procent bland övriga som svarat på undersökningen. I de här grupperna kan man vara ensam i sin yrkesroll. Det kan vara den enda administratören på en arbetsplats som domineras av en annan yrkesgrupp. De kan hålla på med rätt så avancerade uppgifter och andra kanske inte alltid förstår deras jobb, säger Carola Löfstrand. Anni Alm SITT SÄKERT HÄR ÄR BÄSTA TIPSEN Datorn: Skärmen ska vara i rätt nivå. Tangentbordet ska ligga så att du inte drar ihop armarna mot kroppen när du skriver. Då drar du automatiskt upp axlarna och spänner dig i onödan. Rörelse: Försök att lägga in naturlig rörelse, till exempel att flytta skrivaren en bit bort från skrivbordet, gå till kolleger och prata i stället för att mejla och så vidare. Stretcha och sträck på dig emellanåt för att få i gång syresättningen i musklerna. Det finns olika program du kan ha på datorn som påminner dig ett par gånger om dagen att det är dags att röra på sig. Stå upp: Har du ett höj- och sänkbart skrivbord använd det. Be att få träffa en ergonom via företagshälsovården som kan hjälpa dig att hitta bästa ställningen i båda lägena. Sätt en tejpbit på väggen så du vet vilken nivå som gäller när du byter, ett felaktigt inställt skrivbord kan annars göra belastningen värre. Stress påverkar kroppen: Krånglande IT-system och hög arbetsbelastning kan göra att du spänner dig och får mer ont. Stillasittandet i sig är också en stor hälsobov i dag som även påverkar hjärt- och kärlproblem. Carola Löfstrand, Visions arbetsmiljöexpert II Fokus Administration Fokus Administration III
På plats Då och då kommer frågor som inte alls har med kommunens verksamheter att göra. "Men ibland går det så fort att ta reda på saken så jag gör det ändå", säger Carina Pedersen. Konsten att ge svar på allt Kungsbacka direkt ska kunna svara på 80 procent av alla frågor som kommer in till kommunen. Det är målet för det nya kundcentret. Det betyder mycket att lära för samhällsvägledarna. text Lotta Ekstedt foto Anna-Lena Lundqvist Mia Vollmar är en av specialisterna på Kungsbacka direkt. Hon har särskild koll på frågor inom plan- och byggområdet. MITTEMOT TÅGSTATIONEN I Kungsbacka, tvärs över Storgatan, ligger stadshuset i funkisstil. Huset är från 1930-talet, men strax innanför den lite anonyma entrén finns sedan i somras en helt ny verksamhet: Kungsbacka direkt, västkustkommunens centraliserade kundcenter. Delar av lokalen bakom receptionen användes tidigare som sammanträdesrum. Nu är det ett kontorslandskap, modell mindre, som doftar av nya möbler, med tio arbetsplatser och inte mindre än tre datorskärmar på varje skrivbord. Ja, medarbetarna arbetar med sju, åtta olika program beroende på vilka frågor som kommer in, och då är det skönt att slippa trixa mellan olika sidor på en skärm. Men visst, det ser ju ut lite som ett flygledartorn, säger enhetschefen Lizette Andersson och skrattar. TIDIGARE VAR KUNDTJÄNST- och administrationsverksamheten utspridd på förvaltningarna, och invånarna i kommunen var tvungna att vända sig till varje förvaltning för att få information och svar på frågor. Men undersökningar visade att tillgängligheten inte upplevdes som god. Det ville kommunen ändra på. Ett centraliserat kundcenter skulle förenkla för Kungsbackaborna som nu skulle få en enkel väg in till kommunen, oavsett ärende, och förvaltningarna skulle avlastas från administrativt arbete. Inför förändringen fanns en oro om att jobb skulle försvinna. Ungefär 80 personer arbetade mer eller mindre Ingen som kontaktar oss ska behöva lämna oss utan att veta vart de ska vända sig Lizette Andersson, enhetschef med kundtjänstfrågor ute i förvaltningarna. Kungsbacka direkt hade bara cirka tio tjänster att erbjuda. Men ingen har blivit övertalig. Förvaltningarna har fortfarande administrativa behov, men de som arbetar kvar där har helt enkelt avlastats, säger Visions avdelningsordförande i Kungsbacka, Leif Söderhagen. Den 2 juni gick startskottet för Kungsbacka direkt. Tre av tolv förvaltningars respektive kundtjänstverksamhet har än så länge anslutits till kundcentret: Teknikförvaltningen, plan- och byggförvaltningen samt miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Meningen är att alla samhällsvägledare så småningom ska kunna svara på de flesta frågor som rör för valtningarna. Där är man inte än. Det här är en helt ny bransch i kommunen, så ingen har gjort exakt detta tidigare, men alla har olika erfarenheter och har jobbat med någon form av kundservice. Och man hjälper varandra. Ingen som kontaktar oss ska behöva lämna oss utan att veta vart de ska vända sig, säger Lizette Andersson. Personalen har gruppvis utbildats av förvaltningarna. Och tre av de just nu 13 i personalen har specialistkunskaper inom varsitt förvaltningsområde. För omväxlings skull och för att alla ska kunna så mycket som möjligt har personalen inga fasta platser, utan de roterar på rullande schema. I receptionen jobbar en person med back-up från två personer i utrymmet bakom. Längst bort i kontorslandskapet sitter de sex som för dagen i första hand ska svara i telefon, medan de fyra som sitter närmast ingången har störst ansvar för mejlkontakterna. I dag sitter Anneli Björklund här. Hon jobbade tidigare som administratör på teknikförvaltningen. När det gäller de frågorna är det KUNGSBACKA DIREKT INGÅR I SERVICEFÖRVALTNINGEN Kungsbacka direkt tillhör enheten kundcenter och rådgivning. Enheten ingår i verksamhetsområdet medborgarservice, som i sin tur ligger under serviceförvaltningen. På kundcentret jobbar 13 samhällsvägledare och en enhetschef. I sommar har ytterligare fem personer rekryterats, som börjar sina nya jobb i höst. Under hösten ska dessutom ett antal socionomer rekryteras, för specialistkunskap inför omsorgsförvaltningarnas anslutning. IV Fokus Administration Fokus Administration V
På plats Panelen När skillnaden mellan den lägsta och högsta lönen i ett yrke är liten blir det svårt att få en bra löneutveckling under ett arbetsliv när man blir skickligare och mer rutinerad. Så är det för många administratörer i kommuner, landsting, Svenska kyrkan och inom andra sektorer. text Lasse Nilsson Hur ska lönespridningen öka för administratörer? En person bemannar receptionen. I dag är det Eva Böhnkes tur. Om trycket ökar rycker kollegorna i rummet bakom in. Vi lär av varandra och jag märker att jag för varje dag lär mig något nytt. Carina Pedersen, samhällsvägledare inte så stor skillnad från mina tidigare arbetsuppgifter. De kunskaperna kan jag också förmedla till kollegorna. Anneli, är Varberg med på renhållningsgrejen? avbryter plötsligt en kollega. Nej, men Partille och Lerum är. MÅNGA AV FRÅGORNA som kommer in från invånarna handlar just om renhållning, vatten och avlopp. Anneli Björklund och hennes kollegor svarar också på frågor om bland annat bygglov och fakturor. De administrerar adressändringar, ägarbyten och passerkort till återvinningscentralen. De tar hand om vattenprover från enskilda brunnar, skickar i väg till ett analysföretag och registrerar dem när de kommer tillbaka. De gör utskrifter av kartor till folk som ska anlägga bergvärme. Och i somras, när det kom in rapporter om döda sälar, registrerades det av kundcentret, som också såg till att personal från kommunen åkte ut och tog hand om kadavren. Inför omorganisationen hade samtliga kommunens anställda möjlighet att söka tjänsterna på Kungsbacka direkt. Nu jobbar bland andra en före detta undersköterska och en kökschef här. Jag hade jobbat som kökschef på ett gymnasium i många år, och det var av ren nyfikenhet jag sökte tjänsten, säger Carina Pedersen. Hon gjorde mycket administrativt arbete även som kökschef. Men inte i den här typen av frågor, så det är en jätteutmaning. Men vi lär av varandra och jag märker att jag för varje dag lär mig något nytt. Och vi kan alltid ringa förvaltningarna, för vi vill inte säga något till en kund som inte stämmer till hundra procent. Dessutom har de sin egen kunskapsbank, där de samlar information som de fått från förvaltningarna allt eftersom nya frågor har dykt upp. FÖRHOPPNINGEN ÄR ATT kommunens samtliga tolv förvaltningar ska anslutas senast någon gång under nästa år. Det betyder fler medarbetare och fler arbetsuppgifter Det är viktigt att få ut rätt information, så vi för in de andra förvaltningarna i lugn och ro. Men Lizette Andersson tror på sitt gäng. Det här en kreativ grupp med många idéer. Vi är på banan. HÄR FINNS OCKSÅ CENTRAL KUNDTJÄNST Allt fler kommuner slår samman flera förvaltningars kundtjänstverksamheter till en. Skellefteå, Järfälla, Klippan är några som gjort det. Det är på gång även i exempelvis Trelleborg och Solna. BO RÄFTEGÅRD Personalchef, Skövde kommun Vi måste fortsätta att stärka cheferna att våga sätta lön och följa intentionerna i löneavtalet. Det har blivit bättre med de utbildningsinsatser vi gör. Det vore bra om facket tydligt ställde sig bakom cheferna när vissa medlemmar får stå tillbaka lönemässigt om man satsar på dem som uppfyller kriterierna och levererar bättre. Det ger cheferna råg i ryggen att våga öka lönespridningen. Kan cheferna bli bättre på att se vad medarbetarna gör? Jag tycker att det har blivit betydligt bättre men det är mycket kvar att göra. Efter ett bra lönesamtal kan man vara arg och besviken men man ska aldrig vara förvånad. Man ska förstå varför man har den lön man har. EVA R ANDERSSON Arbetslivskonsult på Lönelotsarna Arbetsgivarna måste tillåta att en erfaren och effektiv administratör ska kunna tjäna mer än en ung, grön, orutinerad högskoleutbildad handläggare. De måste våga bryta det taket. Inom kvinnodominerade yrken är man så rädd för nivåer och hierarkier och det slår tillbaka mot kvinnorna. I mansdominerade yrken finns det alltid klätterställningar för att göra karriär. Man kan införa befattningar på flera nivåer. Då blir det lättare att se vad var och en gör. Inom kvinnodominerade yrken är man så rädd för nivåer och hierarkier. KARL LUNDBERG Ombudsman på Visions funktion för löner och yrkesvillkor Vi är överens med arbetsgivarna om att lönespridningen måste öka men det fungerar inte tillräckligt bra. Våra lokalt förtroendevalda måste ha diskussioner med arbetsgivarna om just de här yrkesgrupperna och diskutera vilka arbetsuppgifter som ska belönas extra. Det är framför allt ett lokalt arbete som krävs på avdelnings- och klubbnivå. Det pratar vi ofta med våra förtroendevalda om. Vad kan man göra själv som assistent? Lönespridningen kan egentligen inte påverkas direkt av enskilde individen. Man kan göra ett bra jobb som ligger i linje med verksamhetens mål och sedan ha en rejäl diskussion med sin chef om varför det belönas eller inte. MADELEINE MICHEL Fackligt ombud för Vision och administratör på språkcentrum, utbildningsförvaltningen i Stockholm Det handlar mycket om kompetensutveckling så att de som kan och vill växer i sina yrken, får mer avancerade arbetsuppgifter och blir mer värdefulla för sina arbetsgivare. Det är ett sätt att få upp de högsta lönerna som sedan kan dra med sig dem som tjänar mindre. Men det finns ju många som ändå inte får högre löner? Om man ändå inte får utdelning i lönekuvertet tycker jag man ska be sin fackliga företrädare om hjälp. Vi måste också visa för arbetsgivarna vad vi egentligen gör och kan och jämföra det med andra arbetsgrupper. I vissa fall kanske administratörerna till och med har fel titel och gör vissa arbetsuppgifter som handläggare brukar göra. VI Fokus Administration Fokus Administration VII
Fem frågor till Zussi Hamrin Hur går det med löneutbetalningarna efter brandkaoset? Det har varit många frågor om hur brandmännen ska redovisa tiden och hur mycket pengar de ska få. När är det övertid och när är det ordinarie arbetstid? Vi har ju både heltidsanställda och deltidsbrandmän som går på olika avtal. Totalt blir det mycket mer än 200 lönehändelser för de två veckor när vi hade personal delaktiga i branden. Det låter väldigt krångligt. Har det blivit några konflikter? Lite grann. Det var ju folk som bröt sin semester eller föräldraledighet som gick in och jobbade och trodde att de skulle få jättemycket betalt och som kanske inte fick så mycket som de trodde. Det har också varit mycket diskussioner som varför får han och inte jag. Eftersom flera räddningstjänster var inblandade så gäller det också att hålla samma linje sinsemellan så att vi inte är för snåla eller givmilda jämfört med de andra. Är det stressigt? Nej då, det blir nog bra till slut. Jag får prioritera de viktiga arbetsuppgifterna, annat får vänta. Blev du påverkad av branden själv? Jag bor en bra bit från branden, men det var som värsta domedagen. Det var riktigt ruggigt när röken kom och askmolnet som täckte solen. Bilarna var ju alldeles täckta av en askhinna. Det var ju varmt men man kunde inte vädra för då blev man alldeles hostig av röken. Vad är det roligaste med att vara löneadministratör? Det är faktiskt rätt omväxlande. Och man slutar aldrig förvånas över hur fiffiga vissa är att hitta på lösningar på hur de ska få ut så mycket pengar som möjligt. Å andra sidan är det också många som inte begär den ersättning som de har rätt till och då rättar jag upp det också. Jag är hård men rättvis och jag tror det håller i längden. Lasse Nilsson ZUSSI HAMRIN Ålder: 51 år. Yrke: Löneadministratör. Arbetsplats: Räddningstjänsten Dala Mitt i Falun. Lön: 27 000 kr/mån. Familj: Sambo, tre barn, två barnbarn. Bor: Grycksbo, en mil norr om Falun. Fritidsintressen: Tre små hundar, fina bilar och motorcyklar. Egen bil och motorcykel: En Chevrolet Corvette och två Yamaha motorcyklar. Bästa arbetsredskap: Excel och HogiaLön +. Konstigaste löneutbetalningen: Förlorad arbetsinkomst till en politiker som inte hade någon anställning. Gjordes upp i rätten senare. I början av augusti rasade den största skogsbranden någonsin i Sverige. Många brandmän från Räddningstjänsten Dala-Mitt deltog. Att betala ut rätt löner och övertidsersättningar till alla blev ett tufft jobb. FOTO: JONAS LEMBERG/TT Det blir nog bra till slut. Jag får prioritera de viktiga arbetsuppgifterna, annat får vänta. FOTO: SHUTTERSTOCK VIII Fokus Administration