PLAN FÖR HANTERING AV EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Krisledningsplan Antagen av kommunfullmäktige 090429
Innehållsförteckning Inledning. 1 - Lagstiftning.... 1 Extraordinär händelse 2 Övergripande mål. 3 Torsås kommuns krisledningsorganisation.. 4 - Krisledningsnämnden och dess uppgifter.. 4 Stab.. 5 Organisationsschema..... 6 Stabens uppgifter.... 7 Stabschef... 7 Stabens bemanning & avlösning...7 Beredningsgruppen.... 8 Informationsenheten.. 8 Administration- och supportenheten...... 9 Analys & ledning. 9 Larmning.. 10 Aktivering 10 Ledningsplats 10 Omfall alternativ händelseutveckling.. 11 Intern information..11 Avveckling...11 Efterarbete..11 POSOM-grupp (Psykiskt Och Socialt Omhändertagande)... 12 Bilagor Bilaga 1 - Beslut i stort för Torsås kommun- vid extraordinära händelser Bilaga 2 - Befattningskort: Stabschef Bilaga 3 - Befattningskort: Medlem i beredningsgruppen Bilaga 4 - Befattningskort: Medlem av informationsenheten Bilaga 5 - Befattningskort: Medlem av administrationsenheten Bilaga 6 - Checklista: Första föredragning för krisledningsnämnden Bilaga 7 - Åtgärder vid avlösning Bilaga 8 - Checklista: Avveckling av staben Bilaga 9 - Stabsorientering Bilaga 10 - Reglemente för krisledningsnämnden
Inledning Lagstiftning Enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och under höjd beredskap (2006:544) är kommunen skyldig att förbereda sig på och ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Kommunen är också skyldig att utbilda och öva de personer som ingår i krisledningsorganisationen. Kommunen ska enligt samma lag fastställa en ny plan för hantering av extraordinära händelser för varje mandatperiod. Kommunen ska dessutom analysera vilka extraordinära händelser som skulle kunna inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Kommunen har även enligt samma lag ett geografiskt områdesansvar. Det innebär att kommunen inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i fredstid ska verka för att olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och förberedelsearbetet. Det innebär också att under en extraordinär händelse ska kommunen verka för att samordning sker av krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer och se till att informationen till allmänheten under en sådan händelse samordnas. Denna krisledningsplan är avsedd att tillämpas när kommunen måste övergå i en anpassad organisation på grund av en extraordinär händelse som hotar människor och/eller egendom inom det områdesansvar som Torsås kommun enligt lag ska skydda, Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544). Planen gäller även under den s.k. anpassningsperioden, under höjd beredskap. Höjd beredskap är antingen skärpt beredskap eller högsta beredskap. Under högsta beredskap ingår all samhällsverksamhet som då skall bedrivas i begreppet totalförsvar. Regeringen kan besluta om skärpt eller högsta beredskap om Sverige är i krigsfara enligt lagen om totalförsvar och höjd beredskap (1996:1470).Vid sådant tillfälle ska dock ytterligare resurser tillföras. All verksamhet som ryms inom begreppet räddningstjänst leds enligt särskilda bestämmelser i Lagen om skydd mot olyckor (2003:778). Långvariga räddningsinsatser kan få sådana konsekvenser för andra delar av kommunens verksamhet att kommunledningen måste agera.
Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser av en kommun Kännetecknande för en extraordinär händelse i en kommun är att kommunen kan ställas inför en svår akut ledningsuppgift. Ledningens uppgift är att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare. Exempel på en extraordinär händelse som skulle kunna uppstå i Torsås kommun är större olyckshändelser/bränder som påverkar viktiga samhällsfunktioner extrema vädersituationer (snö, storm, åska/regn-översvämningar) långvariga elavbrott oljeutsläpp/farliga utsläpp störningar i vattenförsörjningen IT-dataintrång smitta/epidemier hot mot verksamhet, förtroendevalda och tjänstemän terrorism Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i den dagliga verksamheten. Det som skiljer ledningen vid en extraordinär händelse i kommunen är framför allt tidsförhållandena. Den vanliga processen ersätts av ett mycket snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel.
Övergripande mål Kommunfullmäktige ska fastställa en krisledningsplan för hur extraordinära händelser ska hanteras inom kommunen. Planen ska antas en gång per mandatperiod. Inom varje nämnds/bolagsstyrelses verksamhetsområde ska det genomföras en risk- och sårbarhetsanalys specifik för organisationens verksamhetsområde och ansvar. Respektive nämnd/bolagsstyrelse ansvarar själv för att detta arbete utförs och att analysen uppdateras årligen. Kommunen ska verka för enhetliga beredskapsförberedelser samt att dessa genomsyras av säkerhetstänkande vid såväl fred som höjd beredskap. Kommunens krisledningsorganisation ska öva minst en gång vartannat år. Övergripande mål för Torsås kommuns krishantering under en extraordinär händelse är att kunna minska konsekvenserna av inträffad händelse för dem som vistas i Torsås kommun ha förmågan att utifrån rådande risker och hot kunna utöva ledning och samordning i kommunen med uthållighet över tiden säkerställa bevarat förtroende för och driften av den kommunala verksamheten leda kommunens verksamhet vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information.
Torsås kommuns krisledningsorganisation Ordföranden (eller vice ordföranden då ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Torsås kommuns krisledningsorganisation består av en krisledningsnämnd och en tillhörande stab, där bland annat en beredningsgrupp ingår. Kommunstyrelsen är krisledningsnämnd i Torsås kommun. Vid en extraordinär händelse i Torsås kommun, som inte faller under ansvaret enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778), kan beslutsbefogenheter och ansvar för åtgärder och ledning tas över av krisledningsnämnden (Kommunstyrelsen). Krisledningsnämnden har full delegation vid en extraordinär händelse. En förutsättning för en effektiv krishantering är att krisledningsorganisationen är flexibel. Den ska kunna anpassas till flera olika typer av händelser, allt ifrån då en enskild nämnd eller bolagsstyrelse behöver förstärkta resurser till att hela den centrala krisledningen måste aktiveras. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Krisledningsnämnden och dess uppgifter Ledamöterna och ersättarna i kommunstyrelsen utgör krisledningsnämnd kommunstyrelsens ordf. (krisledningsnämndens ordf.) kommunstyrelsens vice ordf. (krisledningsnämndens vice ordf.) Krisledningsnämndens uppgifter är att: - Tolka kommunens roll vid en extraordinär händelse. - Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget - Fatta beslut rörande den kommunala organisationen (avseende uppgifter och resurser) - Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller prioritering beträffande samhällsverksamheten inom kommunens geografiska område - Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor - Ta ställning i frågor som påkallas av t ex grannkommuner eller länsstyrelsen - Prioritera och samordna ledning, information och resurser - Samverka med externa intressenter efter krav/behov - Vid behov begära bistånd utifrån
Stab Krisledningsnämnden har till sitt förfogande en stab med uppgift att understödja krisledningsnämnden, bereda ärenden till krisledningsnämnden och se till att krisledningsnämndens beslut och intentioner verkställs. Staben ska leda kommunens operativa arbete med hänsyn till händelsens art och omfattning. Staben består av: - Kommunchef, tillika stabschef - Samhällsbyggnadschef - Socialchef - Informationsansvarig - Kommunadministratören - Representant från Räddningstjänstförbundet Emmaboda-Torsås - Beredningsgrupp, som i sin tur består av tre enheter: Administration/Support Informationsenheten Analys & Ledning Till staben kan vidare adjungeras annan kommunal personal som har den fackkompetens som krävs i den specifika händelsen. Men även personal från kommunala bolag samt representanter från externa samverkanspartner, t ex Länsstyrelsen och från annan myndighet beroende på händelsens art. Dessa representanter ingår då antingen i beredningsgruppen eller fungerar som ren samverkansperson från sin organisation. Stabschefen beslutar om var personerna ska verka. Tjänstgörande stabschef har även rätt att efter samråd med respektive förvaltningschef eller Vd ianspråkta personal för tjänstgöring i staben. Staben skall vid behov kunna påbörja stabsarbete med minst 50 procents bemanning inom 4 timmar efter det att kallelse gått ut dygnet runt, året runt. Staben skall senast inom 6 timmar ha full kapacitet och förmåga. Uthållighet ska säkerställas så att staben kan verka i minst tre (3) dygn. Riktlinjer för att uppfylla tidskraven: - Larm- och åtgärdsplaner ska vara upprättade och hållas aktuella. - Funktion av lokaler och utrustning ska kontrolleras en gång per år. - Bemanning av staben ska planeras med minst två skiftlag för att kunna verka dygnet runt. - Larmövning med krisledningsgruppen ska genomföras minst en gång vartannat år. Alla medlemmar i krisledningsnämnden, beredningsgruppen och kommunchefen har rätt att kalla in staben.
Krisledningsgruppens organisation Krisledningsnämnd (KS) Stab med beredningsgrupp POSOM-grupp Styrelser och bolag Nämnder, förvaltningar och kommunalförbund
Stabens uppgifter Stabens uppgifter är att: - Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen - Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden - Skapa och upprätthålla en aktuell bild av läget/omvärldsanalys - Förbereda föredragningar - Följa upp verkställda beslut - Se till att Krisledningsnämndens beslut når ut till sina mottagare - Följa upp givna direktiv - Dokumentera beslut och händelser - Arbeta med konsekvensfrågor - Bedöma utvecklingen på sikt - Inventera resursbehov Stabschef: Kommunchefen utgör stabschef. Kommunens ekonomichef utgör ställföreträdande stabschef, som avlöser kommunchefen. Stabschefens uppgifter består i att: - Leda, samordna och planera arbetet i krisledningsstaben - Svara för stabens kontakter med krisledningsnämnden - Bedöma behov av och föreslå stabsorienteringar eller genomgångar för krisledningsnämnden samt leda dessa - Svara för att nämndens beslut når sina mottagare - Bedöma behovet av och föreslå samverkan - Kontrollera att dokumentation sker - Besluta om utökning eller nedtrappning av stabens storlek Vid det inledande arbetet i staben är ett första beslut i stort mycket viktigt. Se bilaga 1 för beslut i stort för Torsås kommun vid extraordinära händelser. Se bilaga 2 för stabschefens befattningskort samt checklistor för uppstart av stab. Stabens bemanning och avlösning I situationer som kräver att krisledningsnämnden och staben måste upprätthållas fortlöpande finns ställföreträdande medlemmar utsedda. Vid avlösning tjänstgör avgående och tillträdande personal samtidigt under någon tid för att möjliggöra överlämning. De avlämnande personerna ansvarar för att kartor, tabeller och dagböcker är uppdaterade. Detta för att vid en överlämning kunna redogöra för läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och förväntad utveckling. Se bilaga 7 för åtgärder vid avlösning. Vid långvariga händelseförlopp kan intensiteten i verksamheten variera. För att minimera konsekvenserna för den normala verksamheten bör antalet direkt engagerade personer anpassas till det som den aktuella situationen kräver. Den lägsta arbetsberedskapen kan bestå av en enstaka person vars uppgift blir at följa utvecklingen, svara på externa kontakter och vid behov ta initiativ till att på nytt höja beredskapen.
Beredningsgruppen Beredningsgruppen utgörs av följande enheter: Administration/Support Informationsenheten Analys & Ledning Beredningsgruppens uppgifter: - Skapa beslutsunderlag analys och bearbetning - Skapa underlag för informationsenheten - Förbereda och genomföra föredragningar - Delge och följa upp beslut - Biträda vid eller genomföra samverkan - Göra prognoser - Planera för åtgärder på längre sikt - Planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) - Dokumentera eget arbete. Se bilaga 3, 4 och 5 för beredningsgruppens befattningskort. Analys & ledning Denna enhet utgörs av tjänstemän och nyckelpersoner från kommunens förvaltningar och bolag. Uppgifter för analys & ledningsenheten - Lägesbild - Omvärldsanalys - Identifiera resursbehov - Samverkan - Beslutshantering - Dokumentation av eget arbete Denna enhet tar fram lägesbilder (analys, rapport, omväldsbevakning, vilka resurser som krävs), förbereder och följer upp beslut, planerar för alternativa lösningar och alternativ händelseutveckling (omfall), kontaktar specialister samt samverkar med andra berörda interna och externa parter. Se bilaga 3 för informationsenhetens befattningskort.
Informationsenheten Informationsenheten utgörs av följande representanter: Informationsansvarig och dennes ersättare, KrisSamkommunikatörer samt webbredaktörer. Informationsenhetens uppgifter: - Intern och extern informationssamordning - Formulera förslag till pressmeddelanden, uttalanden etc. - Organisera och kalla till mediaträffar, presskonferenser etc. - Formulera sammanfattande information till kommunens medarbetare - Samarbeta med Sveriges Radio P4 Kalmar - Upprätta en upplysningscentral - Aktivera och uppdatera en kris-sida på kommunens hemsida på Internet - Förbereda informationssamordning med räddningsledare, länsstyrelse, landsting, polis etc. - Förbereda information på främmande språk, bl.a. med tolkar - Dokumentera eget arbete Se bilaga 4 för informationsenhetens befattningskort. Administration- och supportenheten: Denna enhet utgörs av representanter från främst kommunkansliet och it-enheten: Uppgifter för administration- och suppportenheten: - Teknikstöd, främst IT och telekommunikationer - Lokaler och utrustning - Transporter - Kontorsservice - Mat och kaffe - Kontroll av in- och utpassering - Sekretariatfunktion för krisledningsnämnden - Kanslifunktion för stabschefen - Dokumentation av eget arbete Se bilaga 5 för informationsenhetens befattningskort.
Larmning Vid en händelse där räddningstjänsten är inblandade larmar vakthavande räddningschef i befäl (RCB) säkerhetssamordnaren via SOS Alarm. Säkerhetssamordnaren kontaktar kommunchefen som ansvarar för att kontakta krisledningsnämndens ordförande om skälen anses vara starka nog. Aktivering Vid extraordinär händelse i kommunen måste ledningsarbetet startas upp snabbt och på ett strukturerat sätt. Det inledande arbetet ska vara planerat och övat. Krisledningsgruppen ska övas minst vartannat år. Krisledningsnämndens ordförande har att ta ställning till om en extraordinär händelse föreligger som kräver att krisledningsnämnden formellt ska träda i funktion eller om händelsen kan hanteras av den ordinarie organisationen. Krisledningsnämndens ordförande bör inleda med att kontrollera sanningshalten genom att motringa samt bedöma och analysera följande: Den uppkomna situationen Trolig utveckling Mål för den initiala hanteringen av uppkommen händelse Vem som har områdesansvaret/äger händelsen Behov av insatser Det är endast krisledningsnämndens ordförande alternativt vice ordförande som kan besluta om situationen är sådan att kommunen står under påverkan av en extraordinär händelse och att krisledningsnämnden ska träda i funktion. Om nämnden aktiveras ska länsstyrelsens Vakthavande Beslutsfattare (VB) informeras om detta. Räddningstjänsten, förvaltningschefer/vd i bolag, säkerketssamordnaren och kommunchefen har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden (vid förhinder; vice ordföranden) i krisledningsnämnden om att staben med tillhörande beredningsgrupp bör sammankallas. Kallelse sker via SOS Alarm, eller annat sätt. Staben ska inställa sig snarast möjligt dock senast fyra (4) tim efter det att kallelse utgått, med en 50% styrka. Se bilaga 6 för checklista för första föredragningen för krisledningsnämnden. Ledningsplats När/om staben träder i funktion ska ledningsplatsen vara iordningställd och den tekniska utrustningen fungera senast sju (7) timmar efter den tidpunkt när kallelsen gick ut. Krisledningsorganisationen etablerar sig i gamla kommunhuset om inte annat beslutas. De kan även vid behov uppehålla sig i ledningscentralen i Räddningstjänstens lokaler. Ansvaret för iordningställning av ledningsplats ligger på stabschefen. På ledningsplatsen ska det finnas direkta linjer till det allmänna telenätet, möjlighet att koppla in datorutrustning för tillgång till Internet och e-post samt TV och radio. Ledningsplatsen ska förses med det skriv- och kartmateriel som krävs för lägesuppföljning, t ex att föra dagbok över viktiga händelser, beslut och vidtagna åtgärder, eller upprätta lägeskartor. Datoriserat ledningsstöd ska finnas. Reservkraft ska finnas för de berörda lokalerna.
Omfall alternativ händelseutvecklig Det är viktigt att krisledningsorganisationen har beredskap för omfall dvs en annan händelseutveckling än det mest sannolika. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. Beredningsgruppen svarar för omfallsplaneringen i staben. Omfallsplanering bör omfatta ex behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan och information till allmänheten. Intern information De flesta av kommunens anställda medverkar inte direkt i händelseförloppet, men kan ändå komma att påverkas indirekt genom att verksamheten måste omdisponeras eller ställas in tillfälligt. I sådana situationer uppstår ett stort behov av information i de olika förvaltningarna och bolagen. Kommunens personal kan också genom sina löpande kontakter med kommuninvånarna vara en viktig kanal för att föra ut kommunens information. När det gäller den externa informationen är det viktigt att kommunen tar initiativet. Genom att informera tidigt och aktivt kan ryktesspridning undvikas. Dock är det viktigt att den interna informationen ej glöms bort. I övrigt se kommunens Informationsplan för extraordinär händelse Avveckling Utgångspunkten för krisledningsgruppens ikraftträdande är tidsaspekten. När någon tidspress inte längre föreligger och så snart som den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Se bilaga 8 för checklista vid avveckling. Efterarbete Utvärderingen av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra utvärderingen. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t ex dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter.
POSOM (Psykiskt Och Socialt OMhändertagande) POSOM:s ledningsgrupp är en samordningsgrupp med representanter för socialförvaltningen, politiken, kommunledningsförvaltningen, skolan, svenska kyrkan, polisen och Räddningstjänstförbundet Emmaboda-Torsås. Sammankallande för gruppen är Torsås socialchef. För den direkta krishanteringen med torsåsbor som behöver akut psykosocial hjälp kallar ledningsgruppen in POSOM:s stödgrupper. Dessa utgörs av representanter för: 1. Lokala krisgrupper i kommunen (socialförvaltningen, skolan) 2. Svenska kyrkans stödgrupper Målet med POSOM:s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk ohälsa. När POSOM-gruppen träder i funktion är det socialchefen som ger erforderliga direktiv och anvisningar till stödgrupperna.