Sidan 1 av 13 Plats och tid Kommunens hus, kommunalrådets rum, Grästorp, kl 13.00 15.30 Beslutande Ordinarie Kent Larsson (M) Göran Enström (S) Per Götell (L) Kent Hansson (M) Maria Toll (C) Svante Classon (C) Jens Persson (S) Närvaro/Frånvaro N/F Tjänstgörande ersättare N N F N N N N Övriga deltagande Paragrafer Ove Johansson, kommunchef 1-8 Mattias Svensson, teknisk chef 1-8 Lars Lundmark, enhetschef 1 Sven Karlsson, ekonomichef 8 Ann Fransson, sekreterare 1-8 Utses att justera Svante Classon (C) Tid och plats för justering Medborgarkontoret, 2016-01-27, kl 09.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-8 Ann Fransson Ordförande Justerande Kent Larsson (M) Svante Classon (C)
Sidan 2 av 13 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp 2016-01-27 Anslaget tas ner 2016-02-18 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Grästorp Ann Fransson
Sidan 3 av 13 Innehållsförteckning 1 2 3 4 5 6 7 8 Enheternas information, Fastighetsenheten Synpunktshanteringen Pågående och planerade investeringsobjekt VA-planearbetet lägesrapport Politikerenkät resultat Lunnevibadet Gemensam upphandlingsorganisation med gemensam policy för sex kommuner i västra Skaraborg Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening, etapp 3 och 4
Sidan 4 av 13 Au 1 Enheternas information, Fastighetsenheten s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. har 2015-08-10 beslutat om en årsplan för enheternas information på allmänna utskottets möten. Vid dagens möte är det fastighetsenhetens tur och enhetschef Lars Lundmark informerar om enhetens verksamhet. Under 2015 har fastighetsenhetens största projekt varit Nya Centralskolan. Man har också bl a arbetat med Stallbyggnation, byte av tak på kommunens hus (etappvisa byten), byte av ventilation på Lunneviskolan (etappvisa byten), åtgärder efter översvämning på flertalet ställen och byte av kylaggregat i kommunens hus. Under 2016 kommer bl a takbyte på kommunens hus att fortsätta, arbete på räddningsstationen och vissa justeringar på återvinningscentralen. Ett förskoleprojekt är planerat att starta 2016/2017, bollhallens tak måste åtgärdas och hissinstallation ska utföras i bollhallen. Förutom större och mindre projekt arbetar enheten också med underhåll och reparationer på kommunens fastighetsbestånd, både planerade och akuta, av större om mindre omfattning.
Sidan 5 av 13 Au 2 Dnr 6/2016 Redovisning av synpunktshanteringen s beslut beslutar att godkänna redovisningen och lägga redovisningen till handlingarna. Beslutsunderlag Inkomna synpunkter Kommunledningsgruppen har beslutat om synpunktshantering i Grästorps kommun. Inkomna synpunkter ska redovisas två gånger om året till kommunstyrelsen. har vid samtliga sammanträden en redovisning av nyinkomna synpunkter till Grästorps kommun. Vid dagens sammanträde redovisas ärende 3084 3089. Även ärende 3078, 3082 och 3083 redovisas, ärendena var med vid förra redovisningen men var så nyinkomna att svaren inte hann komma med på redovisningen.
Sidan 6 av 13 Au 3 Dnr 7/2016 Pågående och planerade investeringsprojekt s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna önskar att teknisk verksamhet undersöker om det finns någon alternativ vattenspegel med en mer realistisk kostnad. Beslutsunderlag Projektavstämning 2015-12-29 Tekniske chefen redovisar pågående och planerade investeringsobjekt. Beslutsexp: Teknisk chef
Sidan 7 av 13 Au 4 Dnr 73/2015 VA-plan s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendets tidigare behandling 2015-02-23, 13 2015-10-26, 80 Tekniske chefen redovisar nulägesstatus av det pågående arbetet med framtagandet av VA-plan för Grästorps kommun. Steg 1 är klart och uppdaterad till 2015. Steg 2 är klar och på granskning. Steg 3 kommer att vara klar under januari, februari för att sedan granskas. Arbetet beräknas vara färdigt för den politiska processen april, maj 2016. Arbetet med VA-planen är synkat med översiktsplanen. Beslutsexp: Tekniska verksamheten Teknisk chef
Sidan 8 av 13 Au 5 Dnr 10/2016 Politikerenkät - resultat s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Politikerenkät - resultat Under perioden 2015-11-10 till 2015-12-06 genomfördes en enkät där förtroendevalda i Grästorps kommun fick svara på några frågor som rörde hur man upplever samarbetet med tjänstemän och hur man tycker nämndsadministrationen fungerar.
Sidan 9 av 13 Au 6 Dnr 296/2013 Lunnevibadet s beslut beslutar att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen för beslut utan beslutsförslag från allmänna utskottet. önskar att teknisk verksamhet tar fram kompletterade underlag när det gäller driftskostnader för Lunnevibadet och bifogar dessa till kommunstyrelsen tillsammans med övriga relevanta handlingar som tagits fram tidigare vid ärendets behandling. Ärendets tidigare behandling 2013-11-18, 87 2014-04-28, 42 2014-10-06, 89 2014-12-15, 105 2015-02-23, 19 Kommunstyrelsen 2015-03-11, 90 Kommunstyrelsen 2015-05-27, 156, 2015-12-07 90 Beslutsunderlag Budget badet 2016-01-07, innebad Budget badet 2016-01-07, utebad Tidigare behandlingars underlag Teknisk verksamhet har tidigare redovisat Lunnevibadets brister utifrån Miljö och Hälsas tillsynsrapport samt den kartläggningen gjorts av simhallens tillstånd. Därefter har ett antal olika alternativ av åtgärder tagits fram och redovisats. Med detta som underlag återstår nu två alternativ varav ett är att åtgärda de brister som finns (Miljö och Hälsa, Byggnadsrelaterade) samt att utföra ett antal kvalitetshöjande åtgärder. Det andra alternativet som kvarstår är att riva simhallen så att bassängerna blir utebad. Med detta som bakgrund och att ytterligare en tillsyn gjorts (2015-11-09) av Miljö och Hälsa så ökar behovet av ett beslut om vilket alternativ som ska utföras, detta för den fortsatta planeringens skull och verksamhetens svar på Miljö och Hälsas tillsynsrapport. -- - - Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 10 av 13 Au 7 Dnr 8/2016 Gemensam upphandlingsorganisation med gemensam policy för sex kommuner i västra Skaraborg s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta Fastställa föreslagen, för samtliga sex kommuner gemensam, upphandlingspolicy. Detta beslut gäller under förutsättning av att övriga kommuner beslutar i enlighet med förslaget. Beslutsunderlag Förslag till gemensam upphandlingspolicy Kommunfullmäktige i de 6 kommunerna Västra Skaraborg har 2014 antagit en avsiktsförklaring om samverkan i Västra Skaraborg. I avsiktsförklaringen nämndes som ett möjligt samverkansområde bland annat upphandling. Kommundirektörerna har nu utarbetat ett förslag till en gemensam organisation. Målet och syftet är att nå ett effektivt och strategiskt upphandlingsarbete, då detta är ett viktigt verktyg för att uppfylla kommunens mål för god ekonomisk hushållning. Upphandlingar genomförs i enlighet med upphandlingslagstiftningen och leder till för kommunen väl fungerande avtal för varor, tjänster och byggentreprenader med hög kvalitet till lägsta möjliga kostnad. Genom bildandet av en gemensam organisation kommer kompetensen att öka genom bland annat ökad specialisering och minskad sårbarhet. Förslaget innebär att en för samtliga 6 kommuner gemensam upphandlingsfunktion bildas och att den placeras i Lidköpings kommun. Driften regleras via ett samverkansavtal. Det innebär att upphandlingar samordnas i så stor utsträckning som möjligt men beslut om antagen leverantör samt avtalen tecknas av respektive kommun. Bemanningsmässigt föreslås samma antal tjänster som nu finns dvs. totalt 7 st. Kostnadsfördelningen ska ske genom en procentuell fördelning efter invånarantal. (innebär en något lägre kostnad för Grästorps kommun jämfört med nuvarande avtal med Skövde kommun).
Sidan 11 av 13 forts Au 7 Efter beslut av respektive kommunfullmäktige kan avtal träffas om en gemensam upphandlingsorganisation för kommunerna Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping, Skara och Vara enligt särskilt förslag till principöverenskommelse. Till principöverenskommelsen finns avtalsförslag samt budgetförslag/kostnadsförslag samt underlagsberäkningar. Ur organisatorisk synpunkt berörs enbart Lidköpings och Vara kommuner. De kan då inrätta funktionen så snart beslut om gemensam policy tagits av respektive kommun. Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 12 av 13 Au 8 Dnr 415/2015 Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening, etapp 3 och 4 s beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige, att bevilja Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening full kommunal borgen för finansiering av utbyggnaden av etapp tre och fyra. Beslutsunderlag Ansökan om kommunal borgen från Fiber, vatten och avlopp i Flo ekonomisk förening. Föreningen har för avsikt att fortsätta utbyggnaden av fiber-, vattenoch avloppsnät på landsbygden i Grästorps kommun. Etapp ett är driftsatt och etapp två är planerad att driftsättas under hösten 2016. Kommunfullmäktige beviljade föreningen en kommunal borgen 2014-06-10, 47 för utbyggnad av fiber, vatten och avloppsnät i Flo området. Efter det har intresseområdet utvidgats och omfattar nu landsbygden i hela kommunen. Vid årsskiftet 2015/2016 uppgick det befintliga kommunala borgensåtagandet för etapp ett och två till ca 10,4 miljoner kronor. Enligt uppgift kommer föreningen att omfatta ca 500 medlemmar när utbyggnaden är helt färdigställd 2018. Föreningen bedömer då att den externa finansieringen, och därmed behovet av kommunal borgen, uppgår till ca 60 miljoner kronor efter att medlemsinsatserna är avräknade. Den nu inlämnade ansökan om kommunal borgen omfattar ytterligare 11 miljoner kronor och avser utbyggnad av etapp tre och fyra. Orsaken till att föreningen efterfrågar kommunal borgen är att tillfrågade kreditgivare ovillkorligen kräver en kommunal borgen som säkerhet under lånets hela löptid. I kommunens finanspolicy och styrprinciper för finansförvaltningen, Kf 2010-06-10, 46, ska vissa villkor vara uppfyllda för att en kommunal borgen ska beviljas. Föreningen bedöms utgöra en samhällsviktig funktion med ett allmännyttigt intresse och kommer att förfoga över viktig infrastruktur för att bo och leva på landsbygden. Det i sig motiverar ett kommunalt intresse i verksamheten.
Sidan 13 av 13 forts Au 8 Vid möte med representanter för föreningen 2016-01-13 har föreningens ekonomi och räkenskaper analyserats i form av årsredovisning 2014, revisionsberättelse, preliminär resultat- och balansrapport 2015, kassaflöde samt den finansiella ställningen. Föreningen bedöms ha likviditet i tillräcklig omfattning samt att de kortfristiga fordringarna är marginella och inte avser några medlemsinsatser. Vidare har en redovisning lämnats över hur den ekonomiska administrationen, i form av fakturering och betalningsbevakning, är organiserad i föreningen. Efter den genomförda analysen bedöms det vara god ordning och kontroll av föreningens ekonomi och planering samt att den finansiella ställningen är tillfredsställande. En riskbedömning ska alltid göras och låntagarens kreditvärdighet ska alltid prövas innan ett beslut om kommunal borgen. Att teckna ett borgensåtagande innebär alltid en risk. Den risken kan vara större eller mindre beroende på de ekonomiska förutsättningarna. I detta fall bedöms den ekonomiska risken vara större med anledning av att det i föreningen finns begränsade realiserbara tillgångar om föreningen inte klarar sitt ekonomiska åtagande. Med tanke på den ändrade inriktningen att hela landsbygden omfattas, och därmed att det totala kommunala åtagandet ökat väsentligt, bedöms också att risken ökat. Det kommunala åtagandet löper över många år vilket också kan medföra en ökad risk. Föreningen måste leva vidare med samma intresse och engagemang som nu finns under lång tid framöver för att säkerställa att de ekonomiska åtagandena fullföljs. Med anledning av detta bedöms att någon form av begränsad borgen är motiverad, eller att det kommunala åtagandet begränsas på annat sätt. Alternativet till lånefinansiering (och kommunal borgen) av föreningens investering är att höja medlemmarnas insatser vilket då begränsar eller helt undanröjer behovet av extern lånefinansiering. Ett eventuellt borgensåtagande ska alltid kopplas till aktuell kredit så kommunens åtagande vid varje tidpunkt överensstämmer med den aktuella kapitalskulden. Beslutsexp: Kommunstyrelsen