YRKESHÖGSKOLEUTBILDNING Medicinsk sekreterare Kristinehamn Mindre vårdcentralers bemanning av vårdadministratörer Examensarbete: 35 poäng Författare: Sara Hansson, Alexandra Lidström Handledare: Doris Karlsson Våren 2015
Sammanfattning Vi är två tjejer som läser sista terminen på Yh utbildningen vårdadministratör i Kristinehamn. Syftet med vårt examensarbete var att ta reda på hur bemanningen ser ut de närmsta åren på fem utvalda vårdcentraler i Värmland med tanke på alla pensionsavgångar och den allmänna bristen på vårdadministratörer. För att få den informationen vi sökte valde vi att fokusera på de här fyra frågeställningarna: Hur löser vårdcentralerna bemanningen? Hur kan de marknadsföra sig? Hur gör de sig attraktiva? Kan de tänka sig att ta in outbildad personal? För att få svar på våra frågeställningar har vi skickat ut intervjufrågor via mejl till de utvalda cheferna på vårdcentralerna och intervjuade även Catarina Grässjö, verksamhetschef och vårdadministratör i primärvården.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 1 BAKGRUND... 1 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR... 2 METOD... 3 RESULTAT... 4 Intervjufrågor till cheferna på vårdcentralerna... 4 Intervjufrågor till Catarina Grässjö, verksamhetschef inom Landstinget.... 6 DISKUSSION... 8 METOD... 8 RESULTAT... 9 KÄLLFÖRTECKNING... 13 BILAGOR...1-3
INLEDNING Då vi började vår utbildning till vårdadministratörer år 2013, fick vi snabbt vetskap om, på vår första LIA-period (lärande i arbete) att det är svårt för små vårdcentraler ute på distrikt att rekrytera vårdadministratörer. Vi kan i nuläget nästan välja och vraka bland jobben, utan konkurrens. Då det är brist i stort sett överallt började vi fundera på hur det ser ut med bemanningen på ett antal utvalda vårdcentraler och hur de bär sig åt för att locka till sig personal. BAKGRUND Läkarsekreterare, medicinsk sekreterare och vårdadministratör är några yrkestitlar som förekommer i yrkeskategorin. I Värmland har ett beslut tagits att titeln ska vara vårdadministratör. Därför har vi i vårt arbete valt att använda oss av denna benämning. Det har länge varit känt att i takt med höga pensionsavgångar, förändrade verksamheter samt högre utbildningsnivå för vårdadministratörer är det viktigt att man ser till god personalförsörjning och att man behåller kompetensen inom landstingen. 1 Bristen på yrkeskategorin är hög och beräknas öka de kommande åren och under flera år framöver. Läkarna har på senare år på olika sätt alarmerat om att de får allt mindre tid för patienterna på grund av att de har mycket administrativa uppgifter. Skulle fler vårdadministratörer finnas till hands för verksamhetsutveckling och organisationsstöd samt att använda dem till det de är bäst på, särskilt med tanke på den högskoleutbildning som nu finns på flera platser i landet, skulle det underlätta arbetet för övriga yrkesgrupper. 1 www.folkbladet.nu 1
STATISTIK Pensionsavgångar 7 7 7 6 7 N= 34 2016 2017 2018 2019 2020 Vi har fått siffror av verksamhetschef Catarina Grässjö, gällande pensionsavgångar de kommande fem åren inom primärvården i Värmlands läns landsting. 2 Med dessa siffror valde vi att skapa ett cirkeldiagram för att tydliggöra hur de framtida pensionerna ser ut, förutsatt att personalen går i pension vid 65 års ålder. Totalt beräknas 34 personer gå i pension inom fem år. SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR Vårt syfte är att försöka ta reda på hur de mindre vårdcentralerna försöker att lösa sin bemanning, hur den ser ut i framtiden och hur de lockar till sig personal. Hur löser vårdcentralerna bemanningen? Hur kan de marknadsföra sig? Hur gör de sig attraktiva? Kan de tänka sig att ta in outbildad personal? 2 Catarina Grässjö 2
METOD Det första momentet i vårt arbete var att ta reda på, med hjälp av internet vilka vårdcentraler som finns i Värmland. Utefter det valde vi ut sju stycken vårdcentraler som ligger i utkanten av Värmland, längst bort från Karlstad centrum. Nästa steg var att under vecka 4 2015 ringa upp verksamhetscheferna på de utvalda vårdcentralerna och fråga om de ville delta i vår undersökning genom att svara på ett antal intervjufrågor. Efter godkännande skickade vi vecka 5 ut ett missivbrev, se bilaga 1, tillsammans med intervjufrågorna, se bilaga 2. Vi bad om att få in svaren senast under vecka 9. Då vi inte hade fått svar från två av de tillfrågade verksamhetscheferna vecka 16 skickade vi ut en påminnelse via mejl, se bilaga 3, men vi har ändå inte fått några svar från dessa. Därför valde vi att gå vidare med svaren vi fått av de fem andra vårdcentralerna. Innan vi skickade ut intervjufrågorna gjorde vi en pilotstudie på en HR chef inom SJ:s företag för att få feedback, då hon är mycket van vid den här sortens undersökningar. Nästa moment var att ha en personlig intervju med Catarina Grässjö, vårdadministratör och enhetschef, som jobbar mycket med bemanning på vårdcentraler i Värmland. Vi kontaktade henne via mejl och bokade in ett möte på hennes arbetsplats den 2015-04-15. Hon fick svara på samma frågor, se bilaga 2, som vi hade skickat ut till de utvalda verksamhetscheferna och vi förde anteckningar medan vi diskuterade frågor och svar med henne. 3
RESULTAT Intervjufrågor till cheferna på vårdcentralerna Vi vände oss till ansvariga chefer på sju stycken vårdcentraler och trots att vi skickade ut ett påminnelsemejl fick vi bara svar från fem chefer. Av de fem verksamhetschefer vi skickade frågorna till valde vi att använda oss av de som svarat mest. Vi intervjuade också en person med goda kunskaper inom området. Hur löser vårdcentralerna bemanningen? Vi ville veta hur vårdcentralernas chefer tänker kring personalbristen de kommande åren med tanke på de höga pensionsavgångarna och den allmänna bristen på vårdadministratörer. Chefen för vårdcentral 2 kunde tänka sig att lösa bristen på personal genom att ha personal som sitter på annan ort och skriver journaler, till exempel i Karlstad, för att minimera pendlingsavståndet för personalen. På de fem vårdcentralerna vi valde att titta närmare på var det inga stora pensionsavgångar de närmaste åren men däremot inom deras verksamhetsområden som innefattar fler vårdcentraler. Behov av personalförstärkning har funnits länge men de har tyvärr inte fått några behöriga sökande förutom personer som redan har gått i pension som är villiga att hoppa in extra. Personal på vårdcentral 2 kan få tillgång till övernattningsrum. Det är dock ingen långvarig lösning men som ett alternativ för att anställda ska slippa pendla varje dag. Inom deras verksamhetsområde hjälper de varandra om arbetsbelastningen blir för hög, till exempel om diktatlistorna blir långa. 4
Hur kan de marknadsföra sig? Gör vårdcentralerna själva några insatser för att visa att de finns? Chefen för vårdcentral 1 uppgav att de just nu har mycket fokus på att få till attraktiva annonser inom verksamhetsområdet eftersom de har stor brist på personal och har tidigare haft få behöriga sökande. Hur gör de sig attraktiva? Erbjuder de några förmåner som högre lön eller liknande som gör att intresse väcks för just dem? Chefen för vårdcentral 1 satsar mycket på en bra arbetsmiljö, att personalen trivs, att de är en bra grupp med bra sammanhållning. De ser till att alla studenter får en bra upplevelse under sin praktik så att de vill komma tillbaka och jobba på deras vårdcentral eller inom allmänmedicin. Vad gäller löner så följer i regel alla de vårdcentraler som vi intervjuat landstingets rekommendationer, så att det inte ska bli en sned lönefördelning. Skulle det vara så att någon i personalen kan tänka sig att skriva åt fler än en vårdcentral kan det ge lite extra påslag på lönen. Chefen för vårdcentral 2 erbjuder att personalen kan förhandla om sitt schema, till exempel om någon vill börja tidigare och sluta tidigare eller tvärtom, förutsatt att det är en vårdadministratör kvar på plats till dagens slut. Denna förmån kan vara avgörande för resande och anställda med små barn då man är beroende av flexibiliteten för att kunna arbeta där. Chefen för vårdcentral 3, som är en privat vårdcentral, säger att de har som regel lite bättre förmåner än landstingen, till exempel högre friskvårdspeng, 5000 kronor per år för den som jobbar 5
heltid, till skillnad från landstinget som erbjuder 1200 kronor per år. Kan de tänka sig att ta in outbildad personal? Finns möjligheten att ta in outbildad personal till andra sysslor än journalskrivning, såsom receptionsarbete, posthantering och så vidare? Ingen av vårdcentralerna kunde tänka sig att ta in outbildad personal till journalskrivning men däremot till övriga arbetsuppgifter som reception och posthantering. Intervjufrågor till Catarina Grässjö, verksamhetschef inom Landstinget. Hur löser vårdcentralerna bemanningen? Catarina sitter med i ledningsgruppen för Yh-utbildningen medicinsk sekreterare och delgav oss information om att upplägget på LIA: n (lärande i arbete) från och med nästa år förmodligen kommer se lite annorlunda ut. Eftersom Catarina och övriga ledningsgruppsmedlemmar sett behovet av vårdadministratörer, framförallt i primärvården, de kommande fem åren delas med fördel LIA: n upp från början till slut. I nuläget ligger LIA: n för primärvården enbart första året och slutenvården andra året. Detta medför att de studerande har blivit så pass duktiga att slutenvården erbjuder tjänster och fångar upp de snart färdigutbildade vårdadministratörerna. Problemet med detta blir ju då att vårdcentralerna aldrig hinner få en chans att rekrytera nya medarbetare. Som det ser ut nu så ligger LIA-perioderna fördelade på primärvården första året och slutenvården på andra året. Förslag finns nu på att halva klassen gör sin sista LIA period inom 6
primärvården och den andra halvan inom slutenvården, vilket ger vårdcentralerna en större möjlighet att erbjuda eleverna tjänster. Enligt Catarina är det viktigt att skapa en vi känsla för att optimera ett samarbete bland vårdcentralerna i Värmland. En gynnsam lösning kan vara att koppla ihop flera verksamhetsområden för att hjälpas åt. Fokus läggs också på att ha rätt man på rätt plats. Vårdadministratörerna får hela tiden mer sysslor och för att effektivisera och kvalitetssäkra är det viktigt att personalen har de uppgifter de är utbildade för. Då tillgången på personal i nuläget är låg är det viktigt att all befintlig personal blir så effektiv som möjligt. Inom de närmsta fem åren kommer det inom primärvården i Värmlands läns landsting vara ett 30-40 tal pensionsavgångar vilket gör att det kommer att fattas oerhört mycket arbetskraft. Hur kan de marknadsföra sig? På vårdcentralen som Catarina arbetar på gjorde de en gång ett försök med att skapa en egendesignad jobbannons men fick inte tillåtelse av landstinget att publicera den då man måste rätta sig efter deras riktlinjer, använda deras bilder, inga egna. Enligt Catarina så har man inte satsat så mycket på marknadsföring eftersom man ute i verksamheterna inte har förstått vilken stor brist som är på gång. Hur gör de sig attraktiva? Vårdcentralerna i Värmland är indelade i zoner om 1,2,3 där Karlstad som är mest attraktiv ligger i zon 1. I zon 2 och 3 ligger bland annat vårdcentralerna i Filipstad, Eda och Likenäs. I 7
framtiden kan det eventuellt generera mer lön i zon 2 och 3 för att locka fler medarbetare. Det har förekommit att vårdadministratörer fått tillgång till leasingbil samt att restiden till viss del har ingått i arbetstiden. Kan de tänka sig att ta in outbildad personal? Det har sedan länge inte varit aktuellt att ta in outbildad personal då de är viktigt med rätt kompetens för de sysslor som en vårdadministratör har befogenhet till. Möjligtvis kan hjälp tas in till receptionsarbete. DISKUSSION METOD Då fakta om vår undersökning inte finns i skriftlig form såsom litteratur och Internetkällor valde vi att använda oss av intervjufrågor med personal ute i verksamheten för att få så aktuella och relevanta svar som möjligt. Det var dock väldigt svårt att få ut bra svar från de personer vi valde att skicka ut frågorna till. Vi fick inte så mycket bra information att jobba med. Många svarade väldigt kortfattat på frågorna och vi upplevde det som att de inte tog det på allvar. Anledningen till det kan vara att vi är pionjärer på en sådan här undersökning och att personalen på vårdcentralerna inte är medvetna om det kommande problemet. Metoden med intervjufrågor som vi använde var bra men med facit i hand skulle vi haft den muntliga intervjun med Catarina först för att bli mer insatta i vårdcentralernas tänk och den kommande bristen. Vi skulle även kunnat ha fler muntliga intervjuer och inte bara mejlat ut intervjufrågorna. Då kunde man ha fått i gång en mer givande diskussion som hade kunnat generera mera material till vårt arbete. Hade vi gjort den här undersökningen om ett år 8
hade vi, enligt Catarina, kunnat få väldigt mycket mer matnyttiga svar då det är mycket förändringar och utveckling på gång inom yrkesområdet. RESULTAT Vi valde att jobba med den här undersökningen på grund av att vi ute i verksamheten, under våra två första LIA-perioder, som vi hade i primärvården, hörde att det diskuterades och spekulerades om hur bemanningen kommer att se ut i framtiden. Det med tanke på alla pensionsavgångar och bristen på kompetent personal som kan täcka upp. Vi upptäckte samtidigt att det inte fanns någon plan för det kommande problemet, att vårdcentralerna inte insett att de måste göra något inför framtiden. Vi tycker att vi har fått svar på de frågor vi hade, dock väldigt kortfattade svar från vårdcentralernas sida men mer användbara svar från Catarina. Hon själv har inte heller vetat hur det kommer att se ut längre fram men nu verkar det som att problemet uppdagas och att verksamhetscheferna ska bli informerade om problemet så att de tar det på allvar. Statistik visar på att pensionsavgångarna kommer vara väldigt höga inom primärvården de kommande fem åren. Tittar man på antalet nyutexaminerade under samma period täcker det ändå inte riktigt upp för alla som går i pension. Som det ser ut just nu är det svårt att få tag på kompetent personal, både att anställa och att ta in som extrahjälp. Då gäller det att personalen som finns på plats är så effektiv som möjligt, rätt man på rätt plats för att man på arbetsplatsen inte ska hamna efter samt 9
att alla arbetsuppgifter ska bli utförda. Detta för att minimera stressen och arbetsbelastningen på personalen i största möjliga mån. Från utbildningens sida finns planer på att omfördela LIA perioderna så att eleverna delas upp på primärvård och slutenvård under hela utbildningen. I dagsläget ligger LIA: n för primärvården endast i början av utbildningen, då eleverna är helt nya och inte har någon erfarenhet med sig. När de sedan kommer på LIA i slutenvården är eleverna så pass kunniga att de ofta blir erbjudna jobb, vilket leder till att vårdcentralerna inte får samma chans att rekrytera. Hösten 2015 startar det även en utbildning i Karlstad, vilket gör att många fler sekreterare kommer finnas tillgängliga inom en tvåårsperiod. Vad gäller marknadsföring är den styrd av landstinget. Vårdcentralerna har inte fria händer att marknadsföra sig som de vill. Dessutom har inte fokus lagts på det, då det framtida problemet inte har varit känt för verksamheterna. Alla de tillfrågade vårdcentralerna satsar på en bra arbetsmiljö samt att elever ska få en bra upplevelse under sina LIA perioder, för att de i framtiden skulle kunna tänka sig att jobba där. I vissa fall kan förmåner förekomma, som till exempel lite högre lön eller ha mer flexibla arbetstider. En framtida förmån för att locka medarbetare skulle kunna vara att restiden ingår i arbetstiden eller att ett tillfälligt boende finns tillgängligt för resande på orten. Ett annat lockbete skulle kunna 10
vara lönen. Skulle den vara tillräckligt hög kanske många skulle överväga att ha en längre restid till sin arbetsplats. Ingen av vårdcentralerna vi har haft kontakt med skulle kunna tänka sig att ta in outbildad personal, möjligtvis endast till receptionsarbete. Vikt läggs på kompetent personal som kan och får utföra alla uppgifter som ingår i en vårdadministratörs arbete. Vår egen slutsats av den här undersökningen är att arbetsgivarna måste inse storleken på problemet, som redan märks och vara på tårna när det gäller rekrytering av personal. De måste lägga större satsning på att rekrytera nya medarbetare, visa vad de har att erbjuda, visa att de finns och försöka göra sig så attraktiva som möjligt. Tas inte det kommande problemet på allvar tror vi att det kommer sluta med att personalen sitter i Karlstad och skriver för vårdcentralerna ute i länet. Det mest optimala är såklart att ha folk på plats för alla övriga uppgifter en vårdadministratör har men journalerna måste skrivas, hur bemanningen än ser ut. Det vi inte visste innan vi började med arbetet var att det finns ett förslag på ändringar när det gäller LIA perioderna. I dagsläget ligger LIA: n för primärvården endast första året, när eleverna är nya och oerfarna, vilket leder till att eleverna ofta blir erbjudna jobb under deras sista LIA perioder, som är förlagda i slutenvården. Förslaget innebär att LIA perioderna fördelas på sluten- och primärvård under hela utbildningen. Ändringen kommer förhoppningsvis göra att även primärvården kommer ha en större chans att rekrytera mer personal. 11
Förhoppningsvis kan den här undersökningen vara en väckarklocka hos chefer ute i verksamheterna. De måste ta personalbristen på allvar och aktivt jobba med att rekrytera medarbetare. 12
KÄLLFÖRTECKNING Internetkälla: www.folkbladet.nu/1460594/erbjud-medicinska-sekreterare-enbra-lon?mobil 2015-04-20 Muntlig källa: Catarina Grässjö Vårdadministratör vårdcentralen Kristinehamn Enhetschef Familjecentralen Källan och Jourcentralen Östra 2015-04-15 13
Bilaga 1 Bästa personalchef på vårdcentral Vi är två studenter som läser till vårdadministratörer på Yrkeshögskolan i Kristinehamn. Inom utbildningen ingår ett examensarbete på 40 poäng som vi nyligen har börjat med. Syftet med vår uppsats är att ta reda på hur vårdcentraler ute i länet kan locka till sig medicinska sekreterare i framtiden. Våra två huvudfrågeställningar är: Hur löser de små vårdcentralerna sin bemanning av vårdadministratörer? Hur marknadsför de sig för att få tag på vårdadministratörer? Under vår tid ute i verksamheten, både som LIA-elever och extrapersonal har vi märkt att det är svårt med bemanning av vårdadministratörer. Det finns inte tillräckligt med personal och i nuläget finns det bara en utbildning i Värmland med cirka 20 utexaminerade elever varje år. Då upptagningsområdet är stort väljer många av eleverna att jobba i Örebro läns landsting. Vi önskar att du som personalchef på vårdcentralen tar dig tid att svara på våra frågor som vi bifogar med det här mejlet. Din anonymitet garanteras av oss, enskilda svar kommer inte att rapporteras, om inte så önskas. Då svaren på frågorna helt ligger till grund för uppsatsen är det viktigt att vi får en hög svarsfrekvens samt så utförliga svar som möjligt. Vi ber dig vänligen besvara frågorna innan vecka 9 och skicka tillbaka svaren till oss på e-postadressen: alexandra.lidstrom@komvux.kristinehamn.se Har du några frågor får du gärna kontakta någon av oss uppsatsskrivare eller vår handledare. På förhand tack för din medverkan Med vänliga hälsningar Alexandra Lidström Sara Hansson Tel. 073-840 89 83 Tel. 073-987 13 43 alexandra.lidstrom@komvux.kristinehamn.se sara.hogberg@komvux.kristinehamn.se Doris Karlsson, handledare Tel. 0739-77 77 70 doris.karlsson@komvux.kristinehamn.se
Bilaga 2 Intervjufrågor 1. Vad gör ni för att få er vårdcentral så attraktiv som möjligt så att folk vill komma och arbeta hos er? 2. Erbjuder ni högre lön? 3. Kan ni erbjuda någon form av förmån? 4. Hjälper ni till med boende eller möjligheten att sitta på annan ort? 5. Kan ni tänka er att ta in personal utan utbildning? 6. Hur ser det ut de kommande åren med pensionsavgångar?
Bilaga 3 Hej! Vi pratades vid på telefon för ett tag sedan angående intervjufrågor som ligger till grund för vårt examensarbete och vi vill påminna dig om att det vore till stor hjälp om du kan ta dig tid att svara på dessa då arbetet helt baseras på informationen vi får ut från svaren på frågorna. Hälsningar Sara Hansson, Alexandra Lidström Studerande på Yrkeshögskolan, medicinsk sekreterare Kristinehamn