Sida 1 av 6 FRÅGOR OCH SVAR Sista dag för att ställa frågor är 2013-08-16 Kan inte hämta dokumenten, kan ni mejla dom? Frågan besvarades 2013-06-19 av Bruna Jordao Vilka dokument kan ni inte hämta? Bilagorna? Kan ej hämta Bilagor till kategori 6 - Blanketter Kan Ni maila mig dessa!! Vi kan tyvärr inte maila bilagorna. Jag hoppas att har lyckats med att hämta bilagorna nu? Blanketterna finns också hos Maria Joslien Karlsson på Landstiget Gävleborg. Jag kan inte hämta dokumenten, bilagorna, landstingets blanketter. Kan ni skicka ut dem med epost? ( kategori 6 ) Frågan besvarades 2013-08-08 av Bruna Jordao Hej, jag kan tyvärr inte maila dessa till er. Hoppas att ni har lyckats att hämta dessa nu. Kommunfällmäktiges handlingar. Vad menas med dubbel metallhäftning? Kan ni skicka prov? Frågan besvarades 2013-08-08 av Bruna Jordao Hej, vår referensperson befinner sig just nu på semester och återkommer den 12-aug, jag ska försöka få tag på henne och återkommer med ett svar. Varför efterfrågas priser på 100 ex och följande 100 ex/ 500 ex och följande 500 ex när största delen av produktionerna ligger långt ifrån dessa kvantiteter? Det blir ju omöjligt för er att bedöma leverantörernas lämplighet att utföra uppdragen? Det krävs helt olika utrustning för att producera 100 ex eller 145.000 ex av en produkt... Vi valde att fråga pris på 100 ex resp 500 ex för att vi tyckte var lämpligaste. Det är väldigt svårt att uppskatta exakt hur beställarna kommer att beställa....men det känns inte speciellt "lämpligt" att ställa en prisfråga på 500 ex och följande 500 ex på en produktion som trycks 1 gång/år i 145.000 ex. Att producera 500 ex av Landstingskatalogen kan göras i en digitalpress, ytterligare 500 ex vid samtidig produktion också digitalt, men 145.000 ex då är vi ju på något helt annat. Ni gör det helt omöjligt att få lämna ett korrekt pris på produktionerna. Vi kommer att titta på din fråga. 4.10 Leveransvillkor Hur skall leverantören lösa detta rent praktiskt? Detta är en omöjlighet att administrera samt ett krav från en okunning inköpare. Men skicka gärna alla olika prisavtal för alla speditörer för respetive köpare. "Leverantören skall alltid välja det billigaste alternativet vid val av frakt"
Sida 2 av 6 Det vi menar här är att om en tryckerileverantör har avtal med flera speditörer, så ska denna alltid välja det billigaste allternativ. 4.11 Leverantörsstatistik Hur är tanken att detta rent praktiskt skall hanteras? Ge exempel. Vänligen svara så att vi förstår. Hur gör man när avdelningar byter namn, slås ihop etc etc etc? Tanken är att vi ska kunna veta vad och hur mycket varje kommun har beställt. Vi anser att det kan vara bra att bl.a ni anbudsgivaren ska veta hur mycket ett avtal kan vara värt. Om en avdelning byter namn eller slås ihop, så får man ta hänsyn till det. Bilaga 3 Prismall Hur gör man om man inte har något artikelnummer för tex en folder? När det gäller tryckeritjänster så kommer vi nog at behöva anpassa vårt inköpsystem till någonting som både vi och leverantörerna kommer överens om. Eftersom varje beställning är unik. Bilaga 7 Prismall Återigen så frågar Ni utan att man förstår. Utveckla volym per år som är helt ointressant information! Vad är skillnaden på emempelvis 4 sid A5 i en årsvolym om 3000 resp 5000 när Ni ändå frågar efter följande 100 pris!? Varför inte fråga efter vad kostar 1000 ex 4 sid A5 samt pris för följande 100 ex? Vi valde att fråga pris på 100 ex resp 500 ex för att vi tyckte var lämpligaste. Det är väldigt svårt att uppskatta exakt hur beställarna kommer att lägga sina beställningar (antal beställningar och kvatitet per beställning). Bilaga 7 prismall. Vad menar Ni med 899 A4, raden under står det 4100 A4? Vad är det man skall räkna på? Bilaga 7- Prisbilagan: 899 är uppskattad volym (exemplar) per år. Ni ska räkna på 100 ex. De är de stora upplagorna som kostar pengar, varför är ni inte intresserade av vad dom kostar? Med er upphandling får ni bara reda på vad de riktigt små volymerna kostar? Priserna för de stora upplagorna blir ju galet missvisande. Det är vi medvetna om, men vi kommer även att fråga pris på de varor som idag inte finns i prisbilagan och som kan komma att beställas.... men ni riskerar ju att lämna alla leverantörer med större kapacitet utanför avtalet för dom kan inte vara med prismässigt på de i upphandlingen efterfrågade volymerna. Den dagen ni då frågar efter större volymer finns det ingen inom avtalet som kan göra jobben till en vettig prislapp!? Hur tänker ni om det? Jag menade att våran beställare kan i framtiden efterfråga en trycksak som de idag inte vet om att de kommer att behöva. Då kommer de att vilja att ni lämnar in en offert. De produkterna som finns med i Prisbilagan är de vi idag känner till att de beställer.
Sida 3 av 6 Anbudsförfrågan 1.4 Förbehåll: -Vad menas med att nyttja sina egna tryckerier för trycksaker, är det egna maskiner och egen personal eller är det tryckeriet som brukar anlitas? Frågan besvarades 2013-08-14 av Bruna Jordao Beställarna kan i viss mån vilja trycka en del material själv, med egen maskin och egen personal. När vi ska hämta filerna på ftp-adressen så går det inte att hämta ner dom vars filnamn innehåller åäö. Kan ni ändra namnen eller göra en zip-fil av filerna så vi får komplett underlag, tack. Jag kan inte se att det är något problem att hämta dessa typer av filer. Anbudsförfrågan 1.4 Förbehåll: Vad är ett pågående uppdrag/projekt, vilken kontroll finns (upplagt för tolkningar), är det att fortsätta som vanligt med nuvarande leverantör? Frågan besvarades 2013-08-14 av Bruna Jordao Det vi menar är att om en beställare befinner sig mitt i ett uppdrag med en leverantör vid avtalstecknande för det upphandlingen, så får beställaren och leverantören slutföra uppdraget som det var bestämt fr början. Men vid nytt uppdrag så får man istället anlita de leverantörna som man har skrivit avtal med. Prisbilaga Anvisningar: Samtliga vita fält fylls i av anbudsgivaren? -är det inte de blå som är viktiga och de vita används för förtydliganden, eller är det ett krav att samtliga vita fält skall fyllas i? Frågan besvarades 2013-08-14 av Bruna Jordao Samtliga blåa fält skall fyllas i av anbusgivaren. De vita fälten är för förtydligande, dock inget krav att dessa ska vara ifyllda. Vi lämnade bästa priset på brevpapper under senaste upphandlingen (fick avtal på enstaka avrop = Brevpapper) och har under avtalstiden (från 090504) inte fått något uppdrag eller någon förfrågan på produkten. Vid skriftlig kontakt 111117 och svar från Er 120203 så framkom uppgift om att det kanske inte fanns behov att beställa brevpapper som tryckeritjänst. I aktuella upphandlingen så finns uppskattade volymer (på årsförbrukning) på 111000ex + avipapper 55000ex och avtalspapper 39000ex. Frågan är således, hur skall Ni få beställarna att följa avtalen? Vi kommer att informera beställarna om det nya avtalet. Inköpssamordarna i varje kommun kommer också att bli informmerade. Genom vårt nya inköpssystem kommer beställarna att endast kunna anlita de leverantörerna som vi har avtall med. 4.10 Leveransvillkor Hur gör Ni denna bedömning av leverantör. Var fyller man i fraktkostnaden i denna upphandling? Vi kommer ej att gära någon bedömning gällande frakten. Det vi vill är att leverantören skall alltid välja det billigaste alternativet bland de speditören denne samarbetar med. Bilaga 7 prismall. Förstår ej Ert svar... Ni skriver A4 utan info. Är det 4+0? 4+4? 4 sid eller vad skall man räkna på? När Ni skriver block får man då själv bestämma hur många ark!? Vänligen utveckla svaret, tack
Sida 4 av 6 Vilken kategori gäller denna fråga? Vilket positionsnr? Vem ställer kraven/villkoren på att denna upphandling? Är det Ni på inköp alternativt Era "kunder"? Frågan är kanske relevant då denna upphandling har pågått i två år. Kraven/villkoren har vi bestämt tillsammans. Beställarna ställer kraven med hjälp av oss som har kunskap inom LOU. Kommer man fortfarande att kunna köpa in trycksaker från leverantörer som inte "får" denna upphandling? Svaret är nej. Man måste följa avtalet. Men som beskrivs i 1.4 Förbehåll, vid unika och större projekt kan separat upphandling komma att ske. 1) Hur definierar ni Arbetsdag: Kan er definition av kontorstid vara att likställa med arbetsdag 08.00 16.00 Exempel 1 Levtid. Ritningar 1 arbetsdag: Om beställaren beställer kl 07.50 och vill ha leverans 15.50. Är det att betrakta som en arbetsdag? Eller förväntas leverans ALLTID ske SENAST 07.50 dagen efter i detta exempel?. Exempel 2 Levtid. Ritningar 1 arbetsdag: Om beställaren beställer kl 08.30 och vill ha leverans senast 11.00. Faller det inom begreppet Max 1 arbetsdag? Eller är det meningen att det är ok att vi levererar kl 08.30 dagen efter i detta exempel?. Med max 1 arbetsdag menar vi just gällande kategorin 5 att ni har på er 1 arbetsdag (8 timmar) för att trycka trycksaken, skicka iväg den för leverans. 2) Förbehåll 1.4: Beställare kan komma att nyttja sina egna tryckerier vid t.ex. tryckning av fullmäktigehandlingar, foldrar, broschyrer eller andra trycksaker. Vid unika och större projekt kan separat upphandling komma att ske. Formuleringen andra trycksaker innebär som jag kan tolka det att man inte förbinder sig att gör en ända beställning med den/de utsedda avtalsparterna. Ett förytligande vore bra. Vi garanterar inga volymer. Beställararna kan som sagt välja att nyttja sina egna tryckerier, men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Beställarna förbinder sig inte att göra någon beställning. 3) Referenser: Vi är medlem i en affärskedja. Vi har för avsikt att lämna in vårt anbud i moderbolagets namn och organisationsnummer. Leveranser kommer att ske både från det lokala bolaget och moderbolaget. Kan vi då använda referenser från det lokala bolagets (med ett eget organisationsnummer) kontaktnät och vise versa? Båda bolagen uppträder under samma registrerade varumärke. Men dock med olika juridiska namn? Betraktas vi som en leverantör om vi uppträder under ett och samma registrerade varumärke? Vi vill att det bolaget som lämnar anbud i denna upphandling skall vara detsamma bolag som det lämna referenser. Sedan så vill jag poängtera att det är helt okej att åberopa Moderbolaget i anbudet.
Sida 5 av 6 4) Jag behöver förtydliganden och klargöranden runt detta med vad vi skall räkna på. Vi tar Kategori 1, Position 1 som exempel. Ytterligheterna så som frågan är ställd kan tolkas så här: Det kan tolkas som att det är fråga om en beställning med en upplaga av 15 500 som skall prissättas vad den kostar per 100 ex. Eller kan det komma att beställas 100 ex 155 gånger. Det blir närmare en beställning varannan dag i snitt? Vi håller på att undersöka denna fråga just nu. Vi återkommer inom kort. Frågor får ställas fram till den 16:e. Vissa frågor jag ställt kan ge anledning till följdfrågor. Lite beroende på hur svaren blir. Tillåts inga följdfrågor kan det komma att bli många frågor som liknar varandra innan den 16:e. Kan man ställa följdfrågor efter den 16:e om man hänvisar till ursprungsfrågan? Idag 2013-08-16, är det sista dag för frågor. Pkt 3.1.2 Beskrivning av anbudsgivarens kvalitets- och miljöledningssystem Om vi bifogar certifikat ISO 9001/14001 måste vi då även beskriva kvalitets- och miljöledningssystemet? Ja. Ni kan skriva en kortfattad beskrivning, samt bifoga certifikaten. Ni svarar: Vi garanterar inga volymer. Beställararna kan som sagt välja att nyttja sina egna tryckerier, men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Beställarna förbinder sig inte att göra någon beställning. Detta svar strider mot 1.5 3:e punkten i förfrågningsunderlaget: Om avtal träffas med fler än en leverantör kommer rangordning att ske, där leverantör 1 tillfrågas först och om denne inte kan leverera enligt Beställarens önskemål går frågan vidare till leverantör 2 osv. Svaret öppnar ju för möjliget att beställaren kan välja leverantör nr. 3 som sitt egna tryckeri och helt enkelt frångå den turordning som förfrågningsunderlaget stipulerar. Vilken skrivelse av dessa är det som gäller? Exakt vad som kommer att tryckas av kommunens egen tryckeri kan vi ej svara på. Därför garantera vi inga volymer. De tillfällen där kommunerna inte trycker själv och väljer istället att anlita en tryckleverantör, så måste de följa avtalet. De måste anlita de leverantörerna vi skrivit avtal med. Bilaga 7, Kategori 2, Position 2: Omfång 8-12 sidor. Upplaga 1700 ex. Skall vi räkna på 8 eller 12 sidor? Skillnaden mellan 8 och 12 sidors omfång är 6800 tryckta sidor och innebär stor skillnad (33%) i levererad volym. Kategori 2- Position 1: räkna med 12 sidor. Ni svarar: Vi garanterar inga volymer. Beställararna kan som sagt välja att nyttja sina egna tryckerier, men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Beställarna förbinder sig inte att göra någon beställning.
Sida 6 av 6 Formuleringen: men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Menar ni då avtal som kommer av denna upphandling. Eller kan vissa beställare komma att skrivas egna avtal med andra tryckerier som ej omfattas av avtalsskrivning knuten till denna upphandling? Exakt vad som kommer att tryckas av kommunens egen tryckeri kan vi ej svara på. Därför garantera vi inga volymer. De tillfällen där kommunerna inte trycker själv och väljer istället att anlita en tryckleverantör, så måste de följa avtalet. De måste anlita de leverantörerna vi skrivit avtal med. Ni svarar: Vi garanterar inga volymer. Beställararna kan som sagt välja att nyttja sina egna tryckerier, men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Beställarna förbinder sig inte att göra någon beställning. Formuleringen: men inte andra avtalspartner än de man skrivit avtal med. Menar ni då avtal som kommer av denna upphandling. Eller kan vissa beställare komma att skrivas egna avtal med andra tryckerier som ej omfattas av avtalsskrivning knuten till denna upphandling? De avtalspartnerna vi skrivit avtal med i denna upphandling. FFU 1.4 punkten 5: Vid unika och större projekt kan separat upphandling komma att ske. Gäller det unika engångsprojekt eller kan en förvaltning eller kommunalt bolag välja att slå ihop sin egen årsvolym och därmed kalla det ett unikt större projekt och på det viset gå runt denna upphandling? Det ska vara något unikt och inte välja att slå ihop volymerna.