Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Charlotte Rolfsson,0550-869 61 Charlotte.rolfsson@kristinehamn.se Datum 2014-09-24 Admnämnd/2014:11 012 Verksamhetsplaner/måldokume nt Mål och verksamhetsplan för 2015 Sammanfattning Lönecentrum östra Värmland har tagit fram mål och verksamhetsplan för 2015. De flesta målen handlar om att utveckla rutiner för löneadministration, både internt och externt, som ska leda till en effektivare hantering av underlag för löneutbetalning. Beslutsunderlag Admnämnd tjänsteskrivelse 2014-09-24 Bilaga Mål 2015 Bilaga Verksamhetsplan 2015-2016 Förslag till beslut Administrativa nämnden beslutar godkänna mål och verksamhetsplan avseende 2015. Skickas till Respektive kommun Niclas Friman Personalchef Charlotte Rolfsson Lönechef KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post tekniska@kristinehamn.seloncentrum@kristinehamn.se Postadress Tekniska förvaltningen 681 84 Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-10590 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
Målområde Aktivitet Mål 2015 Uppdragsgivare Tjänster & service Process & teknikutveckling Medarbetarperspektiv - Utbildning för våra chefer/medarbetare - Serviceavtal med våra olika uppdragsgivare med tydliga gränsdragningar - Mätning och uppföljning - Vi har utvecklat fler gemensamma rutiner - Processkartläggning löneadministration - Dokumenterade avvikande rutiner - En hållbar arbetsfördelning - Bättre mötesstruktur RÄTT LÖN I RÄTT TID TILL RÄTT PERSON
Målområde: Updragsgivare Utbildning för våra uppdragsgivare Mål och mätning Mål 2015 - Utbilda alla chefer i respektive kommun i Aditro Window och andra nyheter. - Manualer för självservice ska vara uppdaterade och publicerade - Frågor och svar angående självservice Klart 31 mars Klart 31 januari Klart 31 januari Serviceavtal med våra olika uppdragsgivare med tydliga gränsdragningar Upprätta serviceavtal med våra olika uppdragsgivare där det framgår vem som ansvarar för vad i löneprocessen. Avtal skrivs med respektive uppdragsgivare. Klart 31 mars Mätning och uppföljning - Vi mäter kvalitén på inkommande underlag - Vi mäter vår interna kvalitet med stickprov - Vi mäter graden rättningar Mätningarna sker i intervaller enligt interkontrollplanen. Ständigt pågående
Målområde: Tjänster & service Utveckling av fler gemensamma rutiner Mål och mätning Mål 2015 Följande rutiner ska vi ha genomarbetat, utvecklat och infört:: - Personligt utlägg - Familjehem, kontaktpersoner - Behörighetsregistrering chefer mfl - Rutin för hantering av manuella scheman - Rutin för hantering av bankhandling/justering - Rutin för hantering av sjuklön timavlönad (Krhmn) Klart 28 februari Klart 28 februari Klart 31 januari Klart 30 juni Klart 31 mars Klart 30 juni Process & teknikutveckling Mål och mätning Processkartläggning Flödesschema av löneadministration Klart 30 juni Dokumenterade avvikande rutiner Rutiner som avviker inom respektive löneområde ska dokumenteras i särskild pärm eller mapp. Klart 31 mars
Målområde: Medarbetarperspektiv Mål och mätning En hållbar arbetsfördelning Kvartalsvis uppföljning av fördelningen av löner och andra arbetsuppgifter avseende löneadministration. Ständigt pågående Bättre mötesstruktur Utvärdering av den mötesstruktur som gemensamt kommit fram till vad gäller tid, innehåll och frekvens. Klart 30 juni
Verksamhetsplan avseende Lönecentrum 2015 Aktivitet Uppgift Ansvar LÖV Ansvar Kund Tidsplan Kommentar Mål Elisabet Gemensamma rutiner Rutin för schema som inte kommer Lukas 20150630 från försystem Pernilla Kerstin Gemensam mall för schema Gemensamma rutiner Hantering av familjehem/ Vella 20150228 kontaktpersoner Christina Monica - hur vi registrerar uppdraget Sanela - hur vi rapporterar tillägg & avdrag Lotta Manualer/frågor och svar Uppdatering Peter 20150131 Publicering Anna Inger Gemensamma rutiner Bankhandling/Justering/Skuld Marie 20150331 Lukas Kerstin Sanela
Aktivitet Uppgift Ansvar LÖV Ansvar Kund Tidsplan Kommentar Mål Gemensamma rutiner Personligt utlägg Inger 20150228 Kerstin Kajsa Vella Gemensamma rutiner Behörighet Lotta 20150131 Inger Kontoändring Kajsa Dokumentera "Gruppärm" Vella 20150331 avvikande rutiner Marie Barbro Gemensamma rutiner Flödesschema Ellie 20150630 Christina Checklista Sanela Erika Lotta Gemensamma rutiner Sjuklön timavlönade Ellie 20150630 Elisabet Kajsa Inger Bättre mötesstruktur Utvärdera den nya mötes- Lotta 20150630 Uppföljning om ändring fått strukturen önskad effekt
Aktivitet Uppgift Ansvar LÖV Ansvar Kund Tidsplan Kommentar Mål Medarbetarperspektiv Översyn av arbetsfördelning Lotta 2015 Kvartalsvis avstämning av arbetsfördelningen Tjänster och service Timavlönade Lotta 20150331 Kartlägg vilka kategorier Alla kommuner Sanela anställda som inte har Barbro åtkomst till Självservice Gun Kajsa Åtkomst med tittbehörighet Gemensamma rutiner Struktur för anställningsnummer Sanela 20150131 (systemförvaltning) för månadsavlönad Pernilla Peter Gemensamma rutiner Registervård anställningsform/typ Inger 20150331 (systemförvaltning) Avslutsorsaker Kajsa Katarina
Verksamhetsplan avseende Lönecentrum 2016 Aktivitet Uppgift Ansvar LÖV Ansvar Kund Tidsplan Kommentar Mål Enkät Mäta kundnöjdheten Lotta Klart 31 mars