Prat, möten och praktisk retorik Rätt kontakter öppnar nya världar. Dataföreningens konvent 20 november 2006 Gunilla Persson - Tala 070 717 70 22 gunilla@gunillapersson.se www.gunillapersson.se
Talet är kraftfullare än skriften Talet fungerar mycket mer påverkande och entusiasmerande än den skrivna texten. Med talet kan man få åhöraren att bli intresserad av ett nytt ämne, få lust att lära sig mer etc. Men det förutsätter att man tar kontakt och jobbar med att tala till åhörarna. Det vanligaste felet vi gör som talare är att vi är fast i materialet, det vill säga fast i den information vi ska förmedla. Många blir upptagna av att utforma sina power point-bilder. Detta medför att vi lägger mycket krut på att skriva en text och att göra bilder. Det vi bör lägga krut på är i själva verket kontaktgrepp och att visa vårt personliga engagemang. Tänk alltid så här före en muntlig presentation: De som är framför mig är läskunniga. Vad kan jag göra som är mer än det som står i texten? Lobbying är troligtvis så stort och viktigt i dag på grund av att man då kommunicerar muntligt på ett informellt sätt. Man förmedlar information i ett samtal. Ja, kort och gott så skapar man ett möte människor emellan. När vi studerar stora kända talare i klassisk retorik, studerar vi personer som vill väcka uppmärksamhet kring sig själva, sin person och sitt budskap. Den muntliga kommunikation vi har i mötessammanhang i modernt yrkesliv söker inte uppmärksamhet. Det skulle till och med kunna verka uppblåst och dåligt för talarens trovärdighet. I stället ska vi söka känsla av gemenskap. Söka känsla av dialog och samtal. Skillnaden mellan talad och skriven presentation flyktig (process) (produkt) struktur beständig möjlighet till kontakt och dialog - icke-linjär struktur logisk upprepa sig stringens mindre informationsmängd informationsmängd enklare språk komplext språk Kommunikation vs information Skilj mellan: Den skrivna presentationen. stor mer 2
Den talade presentationen. Det vanliga samtalet. Den skrivna presentationen är information. Det vanliga samtalet är mest av allt kommunikation. Den talade presentationen ligger däremellan. Det finns alltid en risk att den muntliga presentationen blir information. Skapa gemenskap i samtalet skapa uppmärksamhet i samtalet 3
Ta kontakt! Kontaktknep: - Samtalets pronomenspråk: jag, du, ni, vi - Gemenskapsmarkörer: småbarnsföräldrar vi småbarnsföräldrar - Frågor - Retoriska frågor - Uppmaningar: Hör här! Se här! - Röra sig fram och luta sig fram. - Titta viktigast av allt. Titta stadigt och sprejmåla inte. Titta långt bak och sedan långt fram och så bak igen. - (le om man är en leende typ) Frågor Ett av de bästa sätten att vara samtalande och dialogisk. Om man har en person eller en liten grupp framför sig kan man arbeta med så kallade öppna frågor. Öppna frågor börjar med frågeord (Vem? Vad? Vilka? Hur? När? etc) Svaren är substantiella och bär information. Den som ställer den här typen av fråga vill ha information från den som lyssnar. De öppna frågorna är i stort sett omöjliga att ställa till en riktigt stor publik. I samtal är de utmärkta och signalerar nyfikenhet och öppenhet från den som talar. Har man en stor grupp framför sig använder man frågor för att låtsas dialog. Då ställer man de slutna frågorna. De börjar med verb och har ja eller nej som svar (Vill? Ska? Brukar? Känner ni igen? Äter? etc). Svaren är med andra ord inte substantiella, utan söker bekräftelse. Den som talar kan använda dem för att visa att han talar med publiken och undrar om de är med honom. I samtal fungerar de gärna som bekräftelse på talaren. Men de kan också fungera som bekräftelse på gemenskapen: Vi tycker likadant och är samma typ av personer. I enskilda professionella samtal kan de slutna frågorna användas manipulativt. Jag tänker på intervjuer och medarbetarsamtal. Den som ställer frågan formulerar ju innehållet och kan sedan föra svaret vidare som om innehållet var formulerat av den som svarade. De retoriska frågorna kan man använda för att väcak intresse för sitt ämne eller som ett slags rubrik för att tala om vilket ämne man ska presentera. I inledningen av en presentaion är det alltid svårt att verkligen få svar på fråga. Därför passar de retoriska frågorna bättre initialt. om man står inför en grupp. Om man inte får svar på en fråga som ställer ska man aldrig säger 4
aldrig pressa frågan genom att upprepa den och kommentera att ingen svarar. Det skapar inte kontakt. Det skapar avstånd! Knyt an här och nu. Se gärna till att det finns något gemensamt som vi kan börja med. Under konventet introducerade jag begreppet desciptio. Ni kommer ihåg hon med de bruna silverfiskarna och hon med bärnstenen och alla de som hade jobbat på Ericsson. Viktigt var inte att ni gjorde en descriptio i er grupp men ni hade något att referera till som hade hänt här och nu. Det hjälper för att börja få kontakt. Tystnad Får de trötta att vakna om det är en grupp. Fungerar kontaktskapande (!!). I samtalet kan det vara ett sätt att släppa in den andre. Men tystanden kan också vara besvärande. Det finns alltid de som så att säga tar ansvar för tysnaden och börjar prata om något. Dessa personer är ofta sådana som tar ansvar för gemenskapen i största allmänhet. Tystnaden här också till ett av de skarpaste journalistknepen. Min man är journalist och han hävdar med emfas att de bästa och mest intressanta svaren får han när han själv är tyst. Det förutsätter förstås att den som intervjuas tar ansvar för tystnaden. Viktig talad information måste upprepas. Ibland faller man i fällan att man tror att information är överförd bara för att man sagt det. Så är det ingalunda för talat språk. Det pågår så mycket annat när vi möts att det som sägs ibland kan hamna i marginalen. Upprepa därför alltid den viktigaste fakta du har med dig till mötet. zzzz Alla ska sova en stund. Räkna med det. Därför: Upprepa! Retoriken: blanda fakta och känsla. Fakta kan ni. Känsla är: narratio, descriptio, engagemang och kontaktgrepp. Narratio. Berätta! Informera inte! Exemplum. Story-telling Kontaktskapande. Känsloappellerande. Minnestekniskt effektivt. (En krok i minnet alltså) I muntliga kulturer berättar man oerhört mycket. Detta är inte i första hand ett sätt att umgås eller att vara trevlig. I muntliga kulturer vet man att det är berättelserna som sätter sig som avtryck i minnet. Därför ska man sträva efter att 5
berätta sådant som fungerar som åskådliggörande exempel, som beskriver ett sakförhållande. Johan Forsberg berättade historien om WE:s grundare som gick fram till en kille på gatan och gav honom 500:- Detta var en typisk narratio. Läs mer om vad jag skriver om att berätta under stycket Axplock från samtalsforskningen. Det här med svenska landskapslagar tog jag aldrig upp. Vad jag vill beskriva är att de gamla lanskapslagarna var muntlig information som presenterades en gång om året för alla fri män på tinget. För att de skulle minnas alal paragrafer var/är varje paragraf behäftad med en historia. Den som står här är en av de kortaste (från Dalalagen tror jag). Kolla gäran på nätet för de finns där. Det är god läsning. Svensk landskapslag: berättelse först som åskådliggör paragrafen, därefter följer paragrafen: Till och med en tupp kan vålla en människas död. En gång hängde en yxa på en vägg och en tupp flög upp och satte sig på den. Yxan föll ner och i magen på en man. Det dog han av. Då kallar man fram ägaren till tuppen på tinget och dömer honom till tre marks böter. På samma sätt gör man om en galt eller en bock eller en häst vållar någons död: ägaren kallas fram på tinget och döms till tre marks böter. Descriptio. Beskrivande detaljer. Beskriv med många detaljer. Fånga speciella detaljer ur arbetsvardagen. Detaljerna ska antingen var udda och därmed underhållande eller typiska och därmed igenkännande. De där specifika detaljerna skapar i första fallet (de udda) uppmärksamhet och väcker intresse, de blir underhållande. De specifika detaljerna i andra fallet (de typiska) skapar gemenskap och kontakt. Såväl de udda som de specifika detaljerna fungerar som avbrott i faktaflödet samt som minnestekniska krokar. Välj att tala om det du är engagerad i det kan sorteras till känslodelen. Samtalet är en blandning av fakta och känsla. 6
Några axplock från samtalsforskningen: Att ge någon komplimanger Är man flera runt ett middagsbord och alla vill ge värden/värdinnan komplimanger för maten, tenderar man att överglänsa varandra, att öka på styrkan i komplimangen. Se upp med att göra samma sak om någon berättar något som han upplevt som en stor eller fantastisk sak. Då tar man ju ner honom i stället. Tänk på Hasse & Tages spik i foten. Disprefererade svar Det socialt disprefererade svaret följs i allmänhet av en förklaring. Det disprefererade är inte kopplat till individen och psykologin i första hand. I stället kopplat till det sociala sammanhanget. Det prefererade svaret är kort och rakt. Det disprefererade svaret följs av en förklaring. Pröva att hur du svarar på erbjudandet om ett biobesök. - Vill du följa med på bio i kväll? - Ja, gärna. - Nej, jag måste tyvärr åka till Åkersberga ikväll för min mamma har blivit sjuk. Pröva att göra tvärtom: - Vill du följa med på bio i kväll? - Ja, gärna. Men först måste jag åka till Åkersberga ikväll för min mamma har blivit sjuk. - Nej, tyvärr. Det långa jakande svaret tenderar att verka som att den som svarar är lite besvärad och att hela grejen med biobesöket känns lite krånglig. Hur många gånger har man inte kontrat: - Men du, om du vill kan vi ta det en annan gång. Det korta nekande svaret känns extremt avvisande. Frågor Öppna frågor. Frågeord. Vem? Vad? Varför? Varifrån? Vilket? När? Hur? Slutna frågor. Svaret är ja eller nej. Börjar med verb. Åkte du? Är du? Brukar du..? Bygger du? Sanning eller lögn I normal samtalskonversation utgår man i de flesta fall från att det som sägs är sant. Att explicit ifrågasätta vad någon säger kan uppfattas som en oförskämdhet. I sin ledarroll måste 7
man vara mycket försiktig med att uttrycka sina misstankar om att ens medarbetare inte talar sanning. I samtal är detta på gränsen till omöjligt. Upprepad bekräftelse och invändning Ett sådant uttryck för tvivel om att informationen inte är sann är att kräva upprepad bekräftelse och sedan invända. Exemplen är hämtade från polisförhör och ska absolut inte blandas ihop med exempelvis medarbetarsamtal. Exemplen är tydliga, därför använder jag dem. Polis: (kräver information) - År det vad som hände? Misstänkt: (ger information) - Jag passerade inte kassan. Polis: (kräver bekräftelse) - Jasså, det har du inte gjort? (misstroende) Misstänkt: (bekräftar) - Nej. Polis: (invänder) - Nu står det så på anmälan, men det är alltså fel? (misstroende) Berättande i samtalsmötet skapar ibland gemenskap, ibland uppmärksamhet I sociala sammanhang lägger vi ner mycket energi på att framstå i god dager (Goffman). På en arbetsplats gäller det att framstå som en kompetent medarbetare och att ha en socialt acceptable personlighet. När vi samtalar kan vi med andra ord inte undgå att skapa en bild av oss själva en självpresentation genom vad vi säger och hur vi säger det. Varje gång en mötesdeltagare säger något får de övriga deltagarna därmed tillgång till information med vars hjälp de kan dra slutsatser angående deltagarens person. Genom berättandet har berättaren möjlighet att skapa en positiv bild av sig själv på flera plan: - Dels som deltagare och eventuellt aktör i berättelsen - Dels som en berättande person. Och det här ska kopplas till retorikens narratio. Narratio lägger till en funktion hos berättelsen. Den är också pedagogisk: en förklarande minneskrok. Formella möten och informella möten Informella möten blir allt vanligare i vår arbetsvardag. De informella mötena är arenor för informationsöverföring, diskussion och beslutsfattande. En fördel är att alla på ett icke-formaliserat sätt kan komma till tals. I stället för formaliserade yttranden används kommunikationssätt som har drag av vardagliga samtal. De goda informella mötena verkar vid sidan av information, diskussion och beslutsfattande också 8
för gemenskapheten i arbetsgruppen. Min varning här är rör den samtalslika karaktären. Sådant som rör samtalets karaktär (bräckande av komplimanger, disprererade svar, frågor, tystander, sant och lögn, berättandet som medel för identitet etc) sätt i spel under de informella mötena. Var vaksamma alltså! Formella möten: Man har kallelse som går ut med post cirka en vecka i förväg, föredragninslista, ordförande som öppnar, avslutar, håller i klubban, leder mötet genom föredragningslistan, sakfrågor som kan avgöras i dag eller senare (bordläggning), man kan votera och protokoll förs. Sekreteraren för protokoll, ordförande ansvarar för protokollet och det justeras av en justerare. Det formella fmötet är ett demokratiskt sätt att fatta beslut och lösa problem: deltagare/medborgare kan dels komma till tals, dels vara delaktiga i beslut. Informella möten: Möten som inte har en i förväg utsänd dagordning. Ofta leds mötet av en ordförande som kontrollerar samtalet och turtagningarna. Det är också vanligt med en sekreterare som för protokoll. Män och kvinnor i möten Jag får ofta frågor om skillnaden i hur män och kvinnor kommunicerar. Jag är dock lite ovillig att tala i termer av genus. Det finns en del forskning på området. En del forskning visar att kvinnor gynnas av informella möten. Carole Edelsky (1993) gjorde exempelvis en undersökning om hur män och kvinnor talar under ett och samma möte. Hon visar att kvinnor deltar lika mycket i samtalsmötet när: - Det är relativt fri turtagning. - Mycket sammanfallande tal. - Frekventa turbyten. Männen dominerar när deltagarna talar en i taget och tar längre turer. Jag uppmanar er att fundera på era egna erfarenheter och ställa dem i relation till vad Edelsky får fram. Själv driver jag inte denna fråga. Kanske mest för att jag tycker att det är ointressant att diskutera genus och kommunikation och för att jag tror att påståenden om att kvinnor gör så och män gör så tenderar att bekräfta förhållanden och i värsta fall cementera dem. Stora och små möten Det handlar alltid om att mer eller mindre skapa en känsla av att man är dialogisk och för ett samtal med auditoriet. Man 9
arbetar därför med kontaktgrepp som vi finner hos retoriken och språkligt har man en samtalande ton. Vad gäller röst och kropp handlar det om att röra sig fram, luta sig framåt, ha en gestik som är naturlig för talaren och en röst med tryck på innehållsviktiga ord och kärninformation samt att göra pauser. Viktigast av allt är att använda blicken och titta på dem som lyssnar. Inför ett möte ska man alltid ställa sig frågan varför man över huvud taget ska tala när de som kommer är läskunniga. Det handlar om att addera något till texten, en funktion som skriven text inte har. När den gudabenådade trumpetaren Miles Davis kom till Europa var förväntningarna var stora. Miles skulle ge en konsert i Paris. Alla biljetter var slutsålda. In på scenen kommer han, den gudabenådade, med trumpeten i handen. Publiken vill aldrig sluta applådera. Och så börjar han. Men han spelar med ryggen vänd mot publiken hela konserten. Efteråt var alla som varit där rasande. Varför hade han vänt sig från dem? I en intervju efteråt sa Miles: Ni kom väl för att lyssna på min musik, inte för att titta på mig. Jag tror att han hade fel. De som var där vill också se den store, inte bara lyssna. Skapa gemenskap i samtalet skapa uppmärksamhet i samtalet markera makt 10
Och rent fysiskt då? Kroppen som spegel Känslor. Trovärdighet. Kroppen och rösten är usla lögnare. Vi kan ljuga med ord eller i varje fall använda språket till att dölja våra tankar med. Det är inte lika lätt med kroppen. Tala sanning. Tala om det som du tycker är viktigt och engagerande. Då kan du i stort sätt sluta tänka på allt man ska göra och allt man inte ska göra med kropp och röst när man talar. Om du själv tycker att det du talar om är ointressant kommer det också att synas och kanske framför allt höras. Då gånger du är ålagd att tala om något som inte engagerar dig kommer det heller inte att bli lika bra som de gånger du brinner för dittt ämne. Kroppen som verktyg Innehåll. Begriplighet. Kroppen och rösten kan användas som verktyg för att lyfta fram och förstärka det budskap vi vill förmedla. Men också här finns det känslor. Den som talar engagerat rör sig fram, tittar, trycker på innehållehållsviktiga ord och gör pauser. Det är på det här sättet man både kan vara tydlig och påverkande. Det är det där trycket som jag kallar prominens. Prominens Prominens eller tryck och fet stil är naturligt i vanliga samtal. Prominens understryker vad du säger. Därför ska du markera de innehållsviktiga orden. Den som läser upp en text tenderar att markera punkt, komma och frågetecken. Det gör talet mindre kommunikativt. Prominens och särskilt gestiken är illustrerande. Tänk på hur gärna man visar Å ena sidan å andra sidan med höger respektive vänster hand. Exempel på god prominens är nyhetsuppläsare och diskussionsledare i debattprogram på tv. Lyssna gärna på nyhetsuppläsare. - paus - före och efter - tryckstyrka - starkare röst eller svagare - tempo - långsammare eller snabbare - blick - titta upp och på lyssnaren - luta sig fram - kan vara aggressivt Kontroll vs dynamik Sammanfattningsvis kan man om kroppen säga att det dels är viktigt att kontrollera sin kropp, det vill säga att kontrollera hur den nervösa energin tar form, dels är viktigt att släppa fram sitt engagemang genom att vara i rörelse med gestik, klara steg framåt och blick. Glöm inte att du har den röst du har och det kroppsspråk du har. Hitta inte på något som är onaturligt för dig. Lyft fram det som är du! 11
Varning dock för händerna i ansiktet och andra aktiviteter såsom skramlande nycklar, klickande pennor, skruvade ringar etc. Vänd inte åhörarna ryggen. Gör inte en Miles Davies! Teaterns sätt att se på kroppsspråk: hög och låg status Hög status Låg status långsamma rörelserhastiga rörelser mjuka rörelser ryckiga rörelser fast blick flackande blick god hållning dålig hållning avspänd kropp överspänd/stel kropp utmejslade ord många småord och småljud Talängslan Snarast exponeringsängslan. när vi talar inför grupp. Vi exponeras rent fysiskt, men också innehållsligt och som talare. Paradox i att ett av talets mest grundläggande krav är att dra till sig andras uppmärksamhet, både till det vi har att säga och vår person. I samtalet är exponeringen betydligt mindre. Det förklarar varför vissa är bekväma och starka i samtal, men inte lika starka på en scen. Retoriken slutligen: Måste man vara en kul typ för att vara en bra talare? Nej, men det hjälper. Om du är humoristisk så använd dig av det. Det är värdefullt. Annars kompensera med: engagemang var personlig konkretion bra historier och detaljer kontakt Den goda talaren älskar att tala. De bästa talarena hyser ett genuint intresse för andra människor. De goda talarna visar engagemang inför talsituationen, men också för sitt ämne. Tala om sådant ni gillar och känner engagemang för. En säljare bör välja de produkter i sin portfölj som han känner mest för, som är viktigast, roligast, bäst, enligt säljaren själv. De bästa talarna vågar visa vilka de är. Utplåna inte dig själv och din person. Bjud på dig själv. Var personlig men inte privat. Hämta exempel från den egna vardagen och egna erfarenheter som här till ämnet och som på det viset också 12
konkretiserar vad du vill säga. Retoriken kaller detta exemplum. Allt detta bidrar till kontakt med åhörarna. Liksom börjor (exordium). Knyt också an till det som händer i rummet som du talar i. Och sist men inte minst: Våga tala om tung fakta, svåra saker och komplicerade relationer Det är balansen av fakta och känsla som avgör om du framstår som professionell och intressant. Det är rätt balans av fakta och känsla som ger dig trovärdighet. gemenskap uppmärksamhet makt 13
Litteraturtips: Samtliga böcker (utom Matti Bergströms) bör finnas på Akademibokhandeln. Adelswärd, Viveka: Prat, skratt, skvaller och gräl. Bromberg 1991 (finns i senare upplagor) Bergström, Matti: Hjärnans resurser en bok om idéernas uppkomst, Seminarium Förlag 1990 (osäkert om denna finns i bokhandeln, då kan man köpa vad som helst av Matti Bergström som skriver om kunskap och inlärning, han skriver alltid intressant och populärt denne finlandssvenske hjärnforskare, rekommenderas varmt) Johannesson, Kurt: Retorik eller konsten att övertyga, Norstedts 1999 Johannesson, Kurt: Tala väl 10 lektioner i praktisk retorik, Norstedts 2001 Karlberg, Maria & Mral, Brigitte: Heder och påverkan, Natur och Kultur 1998 Lundström, Erland: Talaren, talet, lyssnaren. Handbok i praktisk retorik, Bilda Förlag 2002 Mullern, Tomas & Stein, Johan: Övertygandets ledarskap om retorik vid strategiska förändringar, Studentlitteratur 1999 Norrby, Catrin: Samtalsanalys. Så gör vi när vi samtalar med varandra, Studentlitteratur 1996 Ong, Walter: Muntlig och skriftlig kultur teknologiseringen av ordet, Anthropos (1990) 2003 Det finns också en populärvetenskaplig tidskrift som heter Retorikmagasinet som är riktigt bra. En del av materialet finns på nätet. 14