Protokoll Styrelsemöte 2012/13:05 Fört vid sammanträde med styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Biblioteket, Villa Medici Närvarande ledamöter Simon Persson, ordförande Jim Collander, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Karin Libeck, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering Anna Hjalmarsson, studiesocialt ansvarig Daniel Erici, arbetsmiljöansvarig Lina Hallberg, internationaliseringsansvarig Linda Boström, övrig ledamot ( 2.3-) Nils Rudqvist, övrig ledamot Ej närvarande ledamöter Aili Larusson, likabehandlingsansvarig Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 5
Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Simon Persson öppnar mötet 18.19 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av punkten Val HäVSex. 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson Organ beslutar att välja Daniel Erici till justeringsperson. 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 4 till handlingarna 1.6 Avstämning av ärendeplan Nästa möte äger rum först nästa år, då omorganisationen ska ha trätt i kraft, och förhoppningsvis finns det då lite resultat att diskutera. 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen gås igenom på mötet. Beslutsärenden ( 2) 2.1 Projektmedelsansökan Simon Persson och Nils Rudqvist föredrar den inkomna projektmedelsansökan från Doktorandämnesgruppen i radiofysik, DrÄG. Styrelsen diskuterar belopp och användning av projektmedelspotten i förhållande till olika och olika stora medlemsgrupper. att tilldela 1000 kronor i projektmedel för DrÄGs ansökan Nils Rudqvist deltar inte i beslutet. Sida 2 av 5
2.2 Kometen De inkomna nomineringarna delas ut och diskuteras på mötet. att tilldela Josefin Söderpalm kometenstipendiet för vt 2013 2.3 Val till HäVSex Simon Persson föredrar det tillkomna beslutsärendet. HäVSex har inkommit med förslag på nya ledamöter för sent för att valberedningen ska hinna hantera förslaget inför fullmäktige, därför tar styrelsen upp frågan. HäVSex har i vanlig ordning berett valet på egen hand. Simon Persson har varit i kontakt med verksamhetsrevisorn och valberedningen och ingen ser några hinder för denna undantagslösning. Styrelsen diskuterar vilka möjligheter som finns att för framtiden försöka anpassa HäVSex mandatperioder till SAKS ordinarie verksamhetsår. att föreslå fullmäktige att välja nya ledamöter i HäVSex enligt förslaget Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Styrelsehelg Simon Persson presenterar idén om styrelsehelg. Styrelsen diskuterar tid, budget och möjliga upplägg. 12-13 januari föreslås då alla närvarande ledamöter kan vara med då. Det planerade styrelsemötet den 23 januari stryks och hålls istället i samband med helgen. Detaljer diskuteras vidare på Facebook med Lina Hallberg som planeringsansvarig. Styrelsen diskuterar sig också fram till preliminära mötesdatum för vårterminen enligt följande: Tisdag 19 februari Tisdag 19 mars Onsdag 24 april Onsdag 22 maj (ev extra möte 6 maj som förberedande för årets sista fullmäktigemöte) 3.2 Nollningen Simon Persson redogör för de diskussioner som förts med IntrU om att vidareutveckling av nollningen. Bland annat diskuteras önskemål om fler gemensamma aktiviteter mellan kommittéerna och det behov av god kommunikation som i så fall behövs, samt att styrelsen ska försöka vara med på så många aktiviteter som möjligt under vårens nollning. Sida 3 av 5
Det har också diskuterats överlämning och överlämningsmiddag eftersom kommittéerna inte är utskott och alltså inte faller in under arbetsordningens bestämmelser om avslutningsmiddag. Istället har IntrU tillsammans med presidiet nu kommit fram till att överlämningsmiddag får budgeteras inom kommittéernas budget och hållas med vissa begränsningar i form av belopp och motprestationer såsom genomförd skriftlig utvärdering och överlämning. Förslaget om nollefrid lyfts igen, alla tillfrågade tycker att det är en självklart bra idé som ska skrivas in i arbetsordningen vid nästa revidering. 3.3 Skrivblock Simon Persson tar upp några frågor om blocken: *Idag säljs de för 10 kr till medlemmar och 15 kr till icke-medlemmar. Är det läge att höja priset till icke-medlemmar? Styrelsen enas om att 20 kr för ickemedlemmar är lämpligt och att prishöjningen bör ske vid nyår. *Blocken tar slut snabbare än man tror, vilket betyder att det snart är läge att hitta fler sponsorer. Flera tankar väcks men arbetsgången måste diskuteras mera. I anslutning till detta tas fler idéer upp, såsom möjlighet att lägga in mer information om SAKS, samarbeten med välgörenhet, att försöka få in så många sponsorer så att det går att sänka priset, att ta hjälp av Alarm och PR-gruppen. 3.4 Profilmaterial Simon Persson öppnar upp för förslag på vilka profilprodukter SAKS borde ha. Saker son nämns är paraplyer, kondomer, kaffemuggar (kanske med någon tillhörande rabatt), reflexer, mindre block (att kunna ha i fickan) samt pärmar och mappar. Styrelsen spånar vidare. 3.5 Socialmöte Simon Persson lyfter idén om att hålla ett socialmöte under våren, med möjlighet för alla utskott att träffa varandra. Förslag är att ha fokus på medlemsrekrytering och utskottsöverskridande aktiviteter. Rapporter ( 4) 4.1 Ordföranden Presidiets rapport har skickats ut med handlingarna. Simon Persson lyfter fram några extra viktiga händelser: *rektorsfrukosten om implementeringen av omorganisationen *Talento-samarbetet som börjar ta fart *budgetkvällen med fullmäktige som gav positiva reaktioner Sida 4 av 5
4.2 Övriga rapporter Övriga styrelseledamöters rapporter har skickats ut på mail inför mötet, och kompletteras muntligt. Bland annat diskuteras arbetsmiljörond, akademigemensamma organ efter nyår, doktorandregler och GFS ägarutskott. 4.3 Ekonomisk rapport Preliminära ekonomiska rapporter per 30 november har skickats ut och gås igenom mycket kort. Vid styrelsehelgen kommer halvårsbokslut att finnas tillgängligt för med ingående diskussion. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Inga övriga frågor 5.2 Nästa möte Styrelsehelg 12-13 januari, med styrelsemöte 6 den 13 januari. 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt. 5.4 Mötets avslutande Simon Persson avslutar mötet klockan 20.41 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Simon Persson Ordförande Daniel Erici Justeringsperson Sida 5 av 5