Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Processgrupp 3.1 Version: 1.4 Dnr: 1411/2016 Fastställd: 20160615 Giltig fr. o.m 20160701 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.
Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.1 Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Process: 3.1.2 Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå Process: 3.1.3 Planera och genomföra grund och avancerad utbildning Process: 3.1.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.5 Utfärda examen på grund och avancerad nivå Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.1 Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå 3.1.1 Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv 3.1.1 Kursplaner Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv som pappersutskrift. 3.1.1 Utbildningskatalog Bevaras UF:s arkiv 3.1.1 Utbildningsplaner UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.2 Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå 3.1.2 Alternativt urval UF Bevaras UF:s arkiv Läkarprogrammet PIL Tandläkarprogrammet TAPIL Ärendet diarieförs vid UF, men bereds av eller UF. Antagningsunderlag i form av sammanställningar bevaras i ärendet. 3.1.2 om anstånd UF Bevaras UF:s arkiv 3.1.2 Antagning som ej görs via antagning.se 3.1.2 Antagning till enstaka kursplats inom program 3.1.2 Antagning till senare del av program Gallras efter 2 år Antagning sker direkt i Ladok utifrån underlag från, tex FoLäk och sommarforskarskola. UF, ansökan ska scannas. UF, ansökan ska scannas. Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. et fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. Bevaras UF:s arkiv Ärendet diarieförs av UF, men bereds av. et fattas av chefen för studieadministrativa avdelningen. RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.2 Antagning via Antagning.se Gallras efter 2 år Enligt avtal med UHR ansvarar de för ansökningshandlingar. 3.1.2 Antagningslistor Bevaras UFS närarkiv Fram tills att ett earkiv är på plats förvaras listorna vid UFS. 3.1.2 Individuell studiegång Bevaras Institution 3.1.2 KUT Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz KUT Studieintyg från ladok med särskilt intygande UF eller programansvarig Bevaras Bevaras Arkivkopia av studieintyg från ladok med särskilt intygande om genomgången utbildning arkiveras vid UF. RAFS 2007:1, 3.1.2 KUT Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz Gallras efter 2 år Institution sker via Antagning.se. 3.1.2 KUT Kompletterande utbildning för läkare, tandläkare och sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz Meritvärdering UF Bevaras Bevaras Ärendet diarieförs av UF, men bereds av eller UF.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.2 Preliminär bedömning av grundläggande behörighet till grund och avancerad nivå Svar på ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA. 3.1.2 Preliminär bedömning av reell kompetens Svar på ansökan UF Bevaras UF:s arkiv Utanför en ordinare antagningsomgång i NyA. 3.1.2 Reservantagningslistor Gallras vid inaktualitet 3.1.2 Undantag från behörighetskrav till kurs/högre termin inom program UF eller programansvarig Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.3 Planera och genomföra grund och avancerad utbildning 3.1.3 3 veckors kontroll Gallras efter 6 mån om avbrotten är inrapporterade i Ladok. 3.1.3 Arkivlista RS01 Hel kurs 3.1.3 Arkivlista RS01 Resultat från prov och moment 3.1.3 Betygsgrundande underlag Bevaras Institution Institution Avser underlag till Ladok samt kontrollblanketter. Informationen övergår i registreringsverifikaten Bevaras UF:s arkiv Dessa listor ska skrivas ut och singeras. Gallras efter 10 år Listorna förvaras på fram till gallringstillfället, alternativt i Ladok. Gäller under förutsättning att betyget inte gäller för hela kursen. Gallras efter 2 år Institution Vad som är betygsgrundande anges i kursplanen. Avser även närvarolistor där närvaron är betygsgrundande. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 2007:1, RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.3 Betygskriterier Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Examensarbeten Bevaras Egen serie vid 3.1.3 Klinikförberedande tentamen Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformulär. 3.1.3 Kursbeskrivning Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Kursbevis/Kursintyg, kopia Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Kursinformation Bevaras Kursakt vid 3.1.3 Kursplan, kopia Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser Gallras vid inaktualitet 3.1.3 Kursutvärdering Sammanställning Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Kursutvärdering Svar Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Detta gäller kursbevis enligt Högskoleförordningen. Ej studieintyg från ladok. För förståelsen av kursen, arkivera gärna en kopia på kursplanen i kursakten. KUPPEN är ett hjälpdatasystem som studievägledningen för läkarprogrammet använder för kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser. De får gallras löpande vid inaktualitet. Kurslistorna till KUPPEN hämtas från Ladok. Vidimerat av. RAFS 1991:6, Institution RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.3 Kursutvärdering Mall Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Litteraturförteckning Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Lokalscheman och lokalbeskrivningar Gallras när kursen är avslutad 3.1.3 Närvarorapporter Gallras när kursen är avslutad, se Institution RAFS 1991:6, Institution Är närvaro obligatoriskt för att få betyg så ska närvarorapporten hanteras som ett betygsgrundande underlag. RAFS 1991:6, 3.1.3 Omprövning av betyg 3.1.3 Programnämnd Protokoll Ordförandebeslut Programdirektörsbeslut 3.1.3 Registrerade/deltagare på kurs Gallras efter 2 år Institution Om betyg ändras så måste en ny arkivlista skrivas ut. Bevaras UF:s arkiv en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. Bevaras Kursakt, vid UT32 (Registrerade på kurs). I den mån någon annan närvarolista används ska den bevaras. 3.1.3 Registreringsverifikat Gallras efter 10 år Institution Institutionerna tar fram registreringslistor över gjorda kursregistreringar. Ladokgruppen tar ut registreringsverifikat som skickas till prefekten för signering. Därmed uppfylls kraven i Förordningen om myndigheters bokföring 2000:606 RAFS 2007:1, RAFS 2007:1, 3.1.3 Rättningsprotokoll eller liknande Gallras efter 2 år. Institution Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet på momentet/kursen registrerats i Ladok. RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.3 Scheman Bevaras/gallras, se 3.1.3 Studiehandledningar/instr uktioner Kursakt, vid Bevaras Kursakt vid 3.1.3 Studieintyg Ladok Gallras vid inaktualitet 3.1.3 Tentamensformulär Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Tentor/skriftliga provsvar Gallras 2 år efter betygsättning, se Institution För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Skriftliga provsvar får återlämnas till RAFS 2007:1, student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning.
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.3 Tentor/skriftliga provsvar kopior Gallras 2 år efter betygsättning Institution Kopian ska bevaras i 2 år. RAFS 2007:1, 3.1.3 Underlag för inrapportering i Ladok 3.1.3 Uppropslista Bevaras Kursakt, vid 3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten på 7,5 hp eller mer på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå 3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten på grundnivå klass G1 Gallras efter 2 år RAFS 2007:1, Bevaras Får gallras 5 år efter betygsdatum, se Kursakt, vid Institution Undantaget är uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.3 Uppsatser eller liknande arbeten på mindre än 7,5 hp på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå. 3.1.3 Utbildningsnämnd Protokoll Ordförandebeslut Får gallras 5 år efter betygsdatum, se Bevaras 3.1.3 Utdelat studiematerial Gallras när kursen är avslutad, se Respektive. Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok UF:s arkiv, skickas samlat till UF:s arkiv 1 ggr/året Kursakt, vid Undantaget är uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintreses ska bevaras. en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. Studiematerial med texter som är mycket svåra att få tag på ska bevaras i kursakten. RAFS 2007:1, RAFS 1991:6, 3.1.3 VFU Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik Handledarrapport med bilagor Studentens rapport med bilagor Gallras efter 2 år Institution Om rapporten legat till grund för RAFS 2007:1, betygsättning får gallring endast ske under förutsättning att betyget har registrerats i Ladok. Rapporter som inte återlämnats till studenten får gallras, förutsatt att betyget har registrerats i Ladok. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.4 Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå 3.1.4 Avskiljande av student Begäran UF Bevaras UF:s arkiv Prövas av högskolans avskiljandenämnd. Yttrande et kan omprövas efter två år. 3.1.4 Byte av examinator as av prefekt på. 3.1.4 Studieavbrott Anmälan UF eller programansvarig Bevaras Institution 3.1.4 Studieuppehåll Anmälan om återupptag av studier Gallras 2 år efter återupptaget av studierna. Institution RAFS 2007:1,
Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 3.1.4 Studieuppehåll 3.1.4 Tillgodoräknande av utbytesstudier Underlag Arkivlista RS21 3.1.4 Tillgodoräknande Underlag Arkivlista RS21 3.1.4 Undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen UF eller programansvarig Bevaras Institution et kan överklagas. Institution Bevaras Institution, se Gallras vid inaktualitet 3.1.4 Ändrad kursordning Gallras vid inaktualitet Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Process: 3.1.5 Utfärda examen på grund och avancerad nivå 3.1.5 om examensbevis Ej beviljade beslut Programansvarig /programnämnd diarieför TG på del av program, valbar kurs och examensarbeten. Kursansvarig diarieför TG på hel kurs och del av kurs. Institution RAFS 1991:6, Institution RAFS 1991:6, UF Bevaras UF:s arkiv Med bilagor. et kan överklagas. 3.1.5 om examensbevis Beviljade beslut Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats UF:s arkiv UFS:s närarkiv RAFS 2007:1, 3.1.5 ATläkare, examination Bevaras UF:s arkiv Avser rättningsmall och tentamensmall. 3.1.5 Examensbevis Bevaras Egen svit för examensbevis vid UF:s arkiv Levereras årligen till UF:s arkiv från SIR.