Handlingar till Socialnämnden sammanträde den 19 maj 2016

Handlingar till Socialnämnden sammanträde den 19 maj 2016

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Socialkontoret Jesper Kyrk Avdelningschef Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd jesper.kyrk@upplands-bro.se Datum Vår beteckning 2016-05-16 SN 16/0002 Socialnämnden Delårsrapport och helårsprognos per den 30 april 2016 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner delårsrapport och helårsprognos per den 30 april 2016 och översänder densamma till kommunstyrelsen Sammanfattning Delårsrapporten visar ett totalt överskott för socialnämnden på + 2 585 tkr och ett överskott för ekonomsikt bistånd på + 2 228 tkr. Helårsprognosen visar ett underskott om 4 500 för Socialnämnden och ett överskott om 3 000 tkr för ekonomiskt bistånd. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse daterad den 16 maj 2016. Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att denna rapport inte står i strid med barnets bästa. Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef kvalitet- och verksamhetstöd Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (2) 2016-04-27 SN 16/0089 Bilagor 1. Delårsbokslut 1, 2016 Beslut sänds till Kommunstyrelsen

Delårsrapport april 2016 Socialnämnden Tertial 1 2016

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Vinjett... 3 1.2 Ansvarsområde och organisation... 3 1.3 Viktiga händelser under året... 3 2 Ekonomi... 10 2.1 Årets resultat... 10 2.2 Ekonomisk analys... 11 2.3 Driftsprojekt och engångssatsningar... 12 2.4 Kommentarer driftsprojekt och engångssatsningar... 12 2.5 Sociala investeringsfonden... 13 2.6 Kommentarer sociala investeringsfonden... 13 2.7 Investeringsredovisning... 14 2.8 Kommentarer investeringsredovisning... 14 Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 2(14)

1 Inledning 1.1 Vinjett Socialkontoret har fortsatt arbetet med att färdigställa det nya boendet för ensamkommande och avtal med Vårljus AB om driften av boendet är undertecknat. Boendet är inflyttningsklart den 31 maj. Den 1 mars trädde den nya bosättningslagen ikraft, enligt vilken Upplands-Bro kommun ska ta mot 73 nyanlända under 2016. Socialkontoret har arbetat med att möjliggöra ett gott mottagande av de nyanlända. 1.2 Ansvarsområde och organisation Socialnämnden ansvarar för omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning samt att barn och familjer får det stöd och den hjälp som regleras i den samlade lagstiftningen. Nämnden ansvar även för ekonomiskt bistånd, insatser för barn och vuxna med missbruksproblematik, boendestöd och sysselsättning till personer med psykiska funktionshinder samt för kommunens flyktingmottagande. Inom äldreomsorgens särskilda boenden samt LSS gruppbostäder ansvarar nämnden för hälso- och sjukvårdsinsatser till och med sjuksköterskenivå. Socialkontoret är uppdelat i två avdelningar samt tre myndighetsenheter: Utföraravdelningen bedriver verksamhet som hemtjänst, äldreboenden, gruppboenden, personlig assistans, stöd för barn och unga, stöd till personer med missbruksproblem samt socialpsykiatriska stödinsatser. Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd hanterar bland annat övergripande administration, samordning av Socialnämndens budget och genomför kvalitetsuppföljningar. Myndighetsenheterna handlägger ärenden enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lagen med särskilda bestämmelser för vård av unga (LVU), Lagen om vård av missbrukare (LVM) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Från och med 2015-04-01 har ansvaret för arbetsmarknadsenheten inklusive daglig verksamhet övergått till kommunledningskontoret. 1.3 Viktiga händelser under året Myndighet- och beställaravdelningen Barn- och ungdomsenheten Ensamkommande flyktingbarn Flyktingströmmarna avtog efter årsskiftet vilket inneburit att enheten endast tagit emot två ensamkommande barn under årets första fyra månader. Totalt ansvarar enheten idag för 92 ensamkommande barn. Under de första månaderna på året så har personalen utrett och följt upp alla barn. Arbetet med rekrytering av familjehem i egen regi för dessa barn har fortlöpt, och flera omplaceringar har varit nödvändiga att genomföra för att säkerställa att barnen får sina behov tillgodosedda. Organisation och personalsituation Enheten har haft en stabil personalsituation under den första delen av året. Som ett led i att enheten anställde flera socialsekreterare för att arbeta med ensamkommande barn har Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 3(14)

vissa mindre organisatoriska förändringar varit nödvändiga att genomföra. Rekryteringen av familjehemssekreterare har varit svår varpå enheten har haft en konsult från oktober 2015 till och med juni 2016. Rekrytering av personal fortsätter. Utvecklingsarbete Familjehemssekreterarna har påbörjat en utbildning i "Ett hem att växa i" för familjehem som har ensamkommande flyktingbarn och strukturerad handledning för dessa familjehem pågår. Enheten har under året fortsatt med implementering av olika metoder, bland annat utredningsmetoden Signs of Safety och en coach har tillsatts för att underlätta implementeringen. Vuxenenheten Arbetssituationen Det har under en längre tid varit en besvärlig situation på enheten i form av hög personalomsättning. Personalstaben har inlett ett arbete tillsammans med enhetsledningen och medarbetare för att få en välfungerande enhet i positiv utveckling där personalen trivs. Rekrytering av socialsekreterare pågår. Under den pågående rekryteringen har det varit nödvändigt att hyra in konsulter för att tillgodose behovet av personal, det är dock svårt att erhålla konsulter vilket har resulterat i att enheten har varit underbemannad under året. Ett aktivt förbättringsarbete pågår med hanteringen av synpunkter, klagomål och avvikelser för att förbättra och utveckla enhetens arbete. Missbruk/våld i nära relationer Missbruksgruppens arbete har renodlats. Det pågår ett intensivt samarbete med kommunens öppenvård för att skapa en öppenvårdsbehandling enligt evidensbaserade metoder. En fungerande vårdkedja börjar ta form och arbetet fortgår med att säkerställa en enhetlig och rättssäker ärendehandläggning utifrån riktlinjer och rutiner. Utvecklingen av arbetet med våld i nära relationer internt och externt pågår. Försörjningsstöd Implementeringen av "Rätt från början Rätt av mig" har fortsatt. Projektet "Åter i arbete" samt "Unga vuxna" fortsätter i samverkan med arbetsmarknadsenheten och Arbetsförmedlingen för att erbjuda personer som står långt i från arbetsmarknaden egen försörjning. Nyanlända Ett intensivt arbete pågår för att tillgodose mottagandet av den växande volymen av nyanlända som väntas till kommunen, arbetet innefattar bland annat att ordna bostäder samt att medverka för integration till samhället. Biståndsenheten Öka den enskildes delaktighet i utredning och genomförande av insatser Enheten har fortsatt arbetet med att säkerställa att den nya utredningsmetoden Äldres behov i centrum (ÄBIC). Enheten har arbetat med delar av resultatet av den tillsyn Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) gjorde under år 2015, främst med att utveckla arbetet med att formulera mål kopplade till beslutad insats. Enheten har även tydliggjort beställning till utförare med rubriker som ska förenkla för utförare att tillsammans med Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 4(14)

brukare upprätta en genomförandeplan. En trygg ålderdom Känsla av trygghet är ett livsområde som finns i bedömningsinstrument BAS. Handläggare uppmärksammar enskilds unika situation bland annat genom hembesök samt tydliggörande information till brukare både muntligt och skriftligt. Det finns en framtagen hembesöksmapp med information som lämnas vid möte med brukare. Ökad kvalitet och rättsäkerhet för den enskilde Enhetens medarbetare har tillgång till en rättsdatabas med senaste praxis inom olika domstolar och som används för omvärldsbevakning. Inkomna domar till enheten tas upp på ärendedragningar och analyseras genom gruppdiskussion. Handlingsplan har upprättats med mål om att beslut ska följas upp inom avsedd tid. Ramupphandlingar Ny upphandling av avtal enligt lagen om offentlig upphandling (LOU), inom daglig verksamhet LSS 9.10 samt Korttidsvistelse LSS 9.6 är påbörjad. Enheten ingår i Nordvästkommunernas nätverk inom upphandlingar. Personalsituation Personalrekryteringar pågår och då det är svårt att rekrytera biståndshandläggare har enheten inhyrda konsulter. Utföraravdelningen Norr- och Allégården/Solrosens dagverksamhet Allégården Boendets mottagningskök och dagrum för gemensam aktivitet har renoverats, vilket resulterat i en förbättring för de boende bland annat vad gäller den sociala miljön. En av personalen har utbildat flera medarbetare i taktil massage vilket uppskattas av de boende. Norrgården Ett utvecklingsarbete har genomförts att planera det dagliga arbetet på ett bättre sätt. Stort fokus har varit att aktiviteter ska var en dagligt förekommande händelse och att få komma ut ska vara en rättighet för den enskilde. den goda måltiden,fest och traditioner har varit övriga teman i utvecklingsarbetet. Köket Kökspersonal har deltagit i utbildningar och genomfört studiebesök i andra verksamheter i syfte att öka kunskap och orientera sig i utveckling kring "den goda måltiden ". Solrosen Transport till och från verksamheten genomförs numera av arbetsmarknadsenheten vilket fungerar till det bättre och verksamhetens deltagare är nöjda. Verksamheten är behjälplig med handledning till övrig verksamheter inom området demenssjukdomar. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 5(14)

Kungsgården/Hälso- och sjukvårdsenheten Utbildningen i journalsystemet ProCapita har kommit igång och beräknas vara klart till den 31 maj. Extern handledning för medarbetarna fortsätter och ger dem redskap att handskas med olika situationer de hamnar i med anhöriga och brukare. Tre personer inom hälso- och sjukvårdsenheten (två sjuksköterskor och en arbetsterapeut) har sagt upp sig under perioden. Svårt läge för verksamheten vad gäller dessa professioner. Rekrytering har påbörjats. Vakanta tjänster bedöms kunna tillsättas, dock inte förrän under juli, augusti och september. I avvaktan på att tjänsterna tillsatts kommer enheten använda bemanningsföretag. Korttidsfrånvaro har minskat under perioden men långtidssjukfrånvaron har ökat. Många vikarier har arbetat vilket gör att verksamheten förlorar lite i kontinuitet. Den interna kvalitetskontrollen är gjord på Kungsgården och påvisade ett bättre resultat än förra året vilket visar att framsteg gjorts. Förebyggande enheten Utvecklingsarbete Utvecklingsarbete av de förebyggande verksamheterna fortgår. I samband med detta har bland annat enhetens kontor flyttat, i syfte att skapa en levande plats för alla äldre i kommunen vid servicehuset/trygghetsboende i Kungsängen. En översyn av lokalerna vid Torget 4 har påbörjats och en informationsskärm har installerats och en informationshörna ska tillskapas. För en ökad fysisk aktivitet för äldre startades en promenadgrupp och planeringen för en hälsostig har påbörjats. Regelbundna föreläsningar har startats och en teknikgrupp där äldre kan lära sig att använda surfplattor är i utvecklingsfasen. Samverkan För att driva utvecklingen i samverkan med föreningslivet har en workshop genomförts samt regelbundna möten med representanter från pensionärsföreningarna. Utbildningssatsning Personalgruppen deltog vid årets gerontologidag och för att ligga i framkant i utvecklingen är det viktigt att personalen är uppdaterade vad det gäller ny forskning och rön inom äldreforskningen. Med anledning av en växande andel demenssjuka personer inleds ett intensivt samarbete mellan volontärverksamheten och demensgrupperna, med hjälp av exempelvis utbildning och studiebesök. LSS-enheten Under tertial 1 har enhetens olika delar haft fokus på olika områden, vilket beskrivs närmare under respektive rubrik nedan. Personlig assistans, ledsagar- och avlösarservice samt kontaktpersoner Under slutet förra året infördes ett digitalt rapporteringssystem, Phoniro Care, inom verksamhetsområdet personlig assistans. Syftet var att säkerställa bemanning och timmar som rapporteras in till Försäkringskassan, samt minska den manuella administration som idag är mycket tidskrävande för samordnarna. Dessvärre har användarna upplevt många problem då systemet - och användningen av det, inte Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 6(14)

motsvarat de förväntningar enheten hade. Kartläggning för att rätta till bristerna pågår så att arbetet kan utvecklas. Idag i sker registrering både manuellt och via Phoniro Care parallellt, vilket istället för att spara tid skapar merarbete för samordnare. Ledsagar- och avlösarserviceverksamheten hade avtalsuppföljning (LOV) i början av april och den visade på en positiv utveckling av verksamheten inom flera områden. Gruppbostäder/servicebostad Då alla verksamheter har full beläggning och behovet av fler platser är stort, enheten arbetat mycket med att försöka hitta lösningar som kan bereda plats för fler brukare. Bland annat har enheten tagit över två före detta sociala lägenheter i Kungsängen som efter renovering kommer att erbjudas som satellitlägenheter till befintliga gruppbostäder i närområdet. Personal har även deltagit i planeringen för den nya gruppbostad som kommer att byggas i Bro, med arbetsnamnet Parkvägen. En översyn av möjligheten till utbyggnad av två befintliga gruppbostäder i Bro pågår. För att tillgodose ett bredare fritidsutbud för de brukare som finns inom våra verksamheter har enheten bland annat ordnat tillgång till två gymnastiksalar där brukarna själva turas om att planera aktiviteten, till exempel innebandy. I planeringen ligger även bokning av Marina föreningshuset för att anordna filmkvällar och caféverksamhet. Enheten har arbetat med utveckling av rekryteringsprocessen genom bland annat rekryteringsträffar och alternativ annonsering. Ett arbete har också påbörjats med att säkerställa rutiner för god introduktion av nyanställda. Mycket fokus har legat på arbetsmiljöfrågor, dels utifrån behov i verksamheterna, dels genom den arbetsmiljöutbildning som samordnare, skyddsombud och enhetschef gemensamt deltagit i under perioden. Exempel på åtgärder som vidtagits är en omorganisation där fyra verksamheter fått nya samordnare, anskaffande av nya larm och utökad bemanning. Hemtjänst egen regi Resultat från HMI undersökningen visar på ett antal utvecklingsområden inom enheten och under våren har en kartläggning och analys av orsaker till detta resultat och vilka åtgärder som behöver göras för att uppnå ett hållbart medarbetarindex. Under våren började kartläggningsprocessen angående utbildningssatsningen DigIT, 72 personer från enheten har deltagit. I samband med detta har verksamheten behövt använda vikarier. Enheten har under våren haft en hög frånvaro pga. sjukdomar och samtidigt har även beviljade tiden ökat, allt detta har inneburit ökat behov av rekrytering av personal. Enheten har haft svårigheter att rekrytera kvalificerad personal. Det har inneburit mycket övertid, vi har haft svårt med att uppnå kontinuitet för brukaren. Introduktion för nyanställda har tagit mycket tid och pågår fortfarande. Arbetsbelastningen för enhetsledare inom enheten har varit fortsatt hög och det administrativa trycket är fortsatt stort. Enheten har rekryterat ett antal planerare som arbetar både med Life Care planering, hjälper enhetsledaren med administrativa uppgifter, arbetar ute i verksamheten som omvårdnadspersonal och även är helgansvariga för att öka på tillgängligheten och för att det ska finnas stöd och arbetsledning på helger, detta för att effektivisera och kvalitetssäkra planering och utförande av insatser. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 7(14)

Enhetschefen har stöd av en extern konsult för att kartlägga och analysera kostnader och intäkter i enheten vilket ska leda till en handlingsplan för att komma tillrätta med enhetens underskott. Den årliga kvalitetsuppföljningen är genomförd och resultatet visar på en förbättring från föregående år. Stöd- och behandlingsenheten Härnevimottagningen Härnevimottagningen har med externt konsultstöd utvecklat mottagningens arbete och samverkan med vuxenheten. Under första delen av året har strukturerade behandlingsprogram implementerats utifrån nationella riktlinjer inom missbruksområdet. Solängen Familjecentralsliknande verksamhet "Lövstasamarbetet" har en samverkansöverenskommelse upprättats mellan parterna. Socialpsykiatri Sedan 1 april ingår kommunens socialpsykiatri i stöd- och behandlingsenheten. En samordnare har anställts i verksamheten. Lane En ny föreståndare till boendet är under rekrytering. Boendet har varit fullbelagt under årets första fyra månader. Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd Projektarbete Avdelningen har fördjupat den gemensamma kunskapen i att arbeta i projektform. Målsättningen är att alla större utvecklingsuppdrag eller uppdrag som berör flera enheter/verksamheter ska bedrivas i projektform. Detta arbetssätt skapar tydlighet vad gäller ansvar och minimerar risken att delar i processen glöms bort. Digitalisering Avdelningen har upprättat en E-hälsostrategi som antagit av Socialnämnden. Strategin ger Nämnden en struktur och möjlighet till framförhållning i vilka E-hälsoinsatser som ska implementeras. En kontorsövergripande arbetsgrupp med representant från ITstaben är tillsatt för genomförandet. Arbetet med att införa E-tjänster inom Nämndens verksamheter har påbörjats. Exempel på E-tjänster är digitala ansökningar av försörjningsstöd. IT-utveckling Avdelningen har varit drivande i upphandlingen av ett schemaläggningssystem som ska synkroniseras med hemtjänstens digitala planeringsverktyg, Lapscare. Avdelningens systemförvaltare har påbörjat arbetet med att så småningom implementera nästa generation av verksamhetssystemet Procapita, kallat Lifecare. Avdelningen har tillsammans med Utbildningskontoret och IT-staben undersökt förutsättningarna att byta ut den så kallade applikationsdriften av verksamhetssystemet Procapita, från Zetup till Tieto. Beslut i frågan tas inom kort. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 8(14)

Nyanlända och ensamkommande Avdelningen leder ett projekt för att samverka kontorets insatser för att möjliggöra uppfyllelse av kommunens avtal med Migrationsverket om att i år ta emot 73 stycken nyanlända. Utöver att samordna insatserna är avdelningen drivande i arbetet att tillskapa boende till målgruppen. När det gäller ensamkommande har avdelningen tillsammans med Upplands-Brohus medverkat upprättat ande av ett nytt boende för ensamkommande. Boendet kommer att ha upp till 20 boendeplatser och kommer att tas i drift den sista maj. DigIT Avdelningen ansvarar för den lokala implementeringen av DigIT som är ett Länsövergripande projekt som ska erbjuda digital kompetensutveckling för medarbetare inom äldreomsorg, funktionshinderområdet och socialpsykiatrin under de närmaste tre åren. Äldreförvaltningen i Stockholms stad är projektägare och tillsammans med 11 kommuner i länet och 14 stadsdelar i Stockholms stad ska personal och chefer få stöd i den digitala utvecklingen. Projektet inleds med en analys- och planeringsfas under våren 2016, då samtlig personal ska delta i workshops kring behov av kompetensutveckling och självskattning av befintliga kunskaper. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 9(14)

2 Ekonomi 2.1 Årets resultat Driftredovisning Driftredovisning Budget 201604 Redovisat 201604 Budgetavvikelse 201604 Avvikel se 201504 (tkr) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Netto Netto Ekonomiskt bistånd 8 673 133 6 465 153 2 208 20 2 228-1 075 Summa Ekonomiskt bistånd 8 673 133 6 465 153 2 208 20 2 228-1 075 Driftredovisning Budget 201604 Redovisat 201604 Budgetavvikelse 201604 Avvikel se 201504 (tkr) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Netto Netto Myndighetsenhetern a 82 677 24 147 79 051 19 504 3 626-4 643-1 017 1 060 Utföraravdelning 71 635 30 101 75 890 33 132-4 256 3 031-1 225-307 Kvalitets- och verksamhetsstöd 31 493 25 567 22 465 21 366 9 028-4 201 4 827 1 567 Summa Socialnämnden 185 805 79 815 177 406 74 002 8 399-5 813 2 585 2 320 Helårsprognos Helårsprognos Budget 2016 Prognos 2016 Avvikelse 2016 (tkr) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Netto Ekonomiskt bistånd 26 020 400 23 080 460 2 940 60 3 000 Summa Socialnämnd 26 020 400 23 080 460 2 940 60 3 000 Helårsprognos Budget 2016 Prognos 2016 Avvikelse 2016 (tkr) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Netto Myndighetsenhetern a 248 670 72 441 211 348 30 119 37 322-42 322-5 000 Utföraravdelning 216 003 90 303 215 556 89 856 447-447 0 Kvalitets- och verksamhetsstöd 94 121 76 702 94 350 77 431-229 729 500 Summa Socialnämnd 558 794 239 446 521 254 197 406 37 539-42 039-4 500 Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 10(14)

2.2 Ekonomisk analys Resultat delårsbokslut tertial 1 samt helårsprognos 2016 Ekonomiskt bistånd visar ett positivt resultat för tertial 1 på 2 228 tkr Sedan juli 2015 har antalet hushåll och kostnader för ekonomiskt bistånd minskat. Den positiva avvikelsen beror på förändrat arbetssätt, ett utökat samarbete med arbetsmarknadsenheten, arbetsförmedlingen samt ett gynnsamt konjunkturläge under årets första fyra månader. Det är svårt att efter fyra månader förutspå hur behovet av ekonomiskt bistånd utvecklas under resterande del av året. Behovet påverkas av konjunkturläget och andra omvärldsfaktorer. Utifrån denna osäkerhet prognostiseras på helår att ekonomiskt bistånd ger en positiv avvikelse på 3 000 tkr på helår. Socialnämnden som helhet exklusive ekonomiskt bistånd visar totalt ett positivt resultat för tertial 1 på 2 582 tkr Myndighetsenheterna visar ett negativ resultat på 1 018 tkr. Äldreomsorgen avviker negativt med 2 292 tkr på grund av ökade volymer inom äldreomsorgen, hemtjänst LOV samt köp av korttidsplatser. Personer med funktionsnedsättning och socialpsykiatrin avviker negativt med 795 tkr på grund av ökade behov. Barn och ungdom avviker positivt med 2 356 tkr på grund av minskade kostnader för kontaktpersoner samt lägre kostnader för placeringar under årets första fyra månader. Vuxenenheten avviker negativt med 805 tkr på grund av höga placeringskostnader under årets första månader. Administrationskostnader avviker positivt med 518 tkr på grund av lägre kostnader för personal. Helårsprognosen för myndighetsenheterna sammantaget beräknas avvika negativt med 5 000 tkr då LSS-kostnaderna samt kostnader för äldreomsorg är fortsatt höga på grund av volymökningar. Barn- och ungdom samt administration beräknas ge ett överskott. Utföraravdelningen visar ett ett negativt resultat på 1 227 tkr. Hemtjänsten egen regi avviker negativt med 659 tkr och servicehusen negativt med 321 tkr på grund av för höga kostnader i förhållande till intäkter och budget. Gruppbostäderna avviker negativt med 383 tkr på grund av höga personalkostnader. Personlig assistans avviker negativt med 511 tkr på grund av lägre volymer. Administration samt särskilt boende (inkluderat tekniska hjälpmedel och HSL) avviker positivt med 322 tkr respektive 716 tkr. Orsaken är att kostnader ännu inte fallit ut under årets fyra första månader. Socialpsykiatrin avviker negativt med 422 tkr.. I helårsprognosen beräknas utföraravdelningen nå en budget i balans. Inom hemtjänst LOV samt servicehus prognostiseras ett negativt resultat på 3 000 på grund av fortsatt höga kostnader. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 11(14)

Kvalitet- och verksamhetsstöd visar ett positivt resultat på 4 827 tkr. Integrationskostnader gällande ensamkommande avviker positivt med 4 758 tkr. För nyanlända är resultat för årets fyra första månader enligt budget. I helårsprognosen beräknas avdelningen för kvalitet och verksamhetsstöd ge en positiv avvikelse.. Integrationskostnaderna för ensamkommande barn samt nyanlända prognostiseras en budget i balans. En analys av kostnader och intäkter kommer att genomföras. 2.3 Driftsprojekt och engångssatsningar Projekt (tkr) Budget 201604 Utfall 201604 Avvikelse IT Utveckling 25 0 25 Prio-satsning social hälsa 368 6 362 Ett bättre liv för äldre och sjuka 122 98 25 Ökad bemanning äldreomsorgen 1 094 798 296 Kunskapssatsning äldreomorg 110 0 110 Tilläggsbudget flyktingar - integrationssamordnare 800 0 800 2.4 Kommentarer driftsprojekt och engångssatsningar IT Utveckling DigIT är ett EU-projekt tillsammans med 11 andra kommuner i länet. Det pågår tom 31 december 2018. Syftet är att utbilda omsorgspersonal i digital teknik. På helår finns 76 tkr i stimulansmedel för IT utveckling. Per den 30 april har ännu inga kostnader uppstått men prognostiserat kommer dessa medel att användas under 2016 till att utöka tekniken i verksamheterna. PRIO-satsning Social Hälsa Projekt PRIO är en statlig satsning på de psykiskt funktionsnedsatta. På helår finns 1104 tkr i stimulansmedel för PRIO-satsning Social hälsa. Per den 30 april har kostnaderna uppgått till 6 tkr, på helår prognostiseras samtliga medel att användas under 2016. Ett bättre liv för sjuka äldre Driftprojektet är till för socialnämndens förebyggande verksamhet där aktiviteter sker tillsammans med våra äldre. I projektet finns en anställning. På helår finns 367 tkr i medel som beräknas användas under 2016. Per den 30 april har 98 tkr nyttjats till Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 12(14)

verksamheterna. Ökad bemanning äldreomsorgen På helår finns 3 281 tkr i stimulansmedel. Per den 30 april har 1 094 tkr nyttjats varav 798 tkr tillfaller egen regi. resterande medel tillfaller externa utförare hemtjänst samt entreprenad för särskilt boende. Samtliga medel kommer att nyttjas under 2016. Kunskapssatsning äldreomsorg Projektet pågår under 2016 och är ett samarbete med vuxenutbildningen. På helår finns 330 tkr i stimulansmedel. Per den 30 april har ännu inga medel nyttjats. Prognostiserat kommer samtliga medel att nyttjas under 2016. Tilläggsbudget flyktingmottagande -integrationsstödjare Socialnämnden har fått extra budgettillskott på 800 tkr med anledning av ökade kostnader för vår ökade flyktingvolym av både ensamkommande och familjer under 2015 och 2016. De 800 tkr ska användas till två integrationsstödjare som fokuserar på integrationsinsatser för gruppen ensamkommande och flyktingar. 2.5 Sociala investeringsfonden Projekt (tkr) Budget 201604 Utfall 201604 Avvikelse Första Steget 70 70 2.6 Kommentarer sociala investeringsfonden Första Steget Första steget är ett projekt riktat till SFI-studenter som ska få möjlighet att praktisera. Myndighetsenheten vuxen har samarbete med vuxenutbildningen som numer tillhör Kommunstyrelsen. Utfallet som finns under socialnämnden är lönekostnader. Budget för projektet ligger under Kommunstyrelsen. Unga vuxna projektet Projektet redovisas inte för Socialnämnden i och med att Arbetsmarknadsenheten från och med 1 april ingår i Kommunledningskontoret. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 13(14)

2.7 Investeringsredovisning Projekt Total kalkyl Förbrukat tom 2015 Redovisat 2016 Budget 2016 Kvar av budget 2016 (tkr) Netto Netto Netto Netto Netto Inventarier Kvalitets- och verksamhetsstöd 150 0 0 150 150 Inventarier Utföraravdelningen 1 050 0 0 1 050 1 050 Digital skärm (Playipp) 0 0 23 0-23 Möbler till Allégården och Norrgården 0 0 140 0-140 Möbler Vinterträdgård Allégården 0 0 64 0-64 Summa 1 200 0 227 1 200 973 2.8 Kommentarer investeringsredovisning Digital skärm (Playipp) Investering av dataskärm till frivilligverksamheten Kontakten. Kostnaden uppgår till 23 tkr och projektet är aktiverat. Möbler till Allégården och Norrgården Sängar och stolar till särskilt boende, Allégården och Norrgården. Kostnaden uppgår till 140 tkr och är aktiverat. Möbler Vinterträdgård Allégården Diverse möbler till Vinterträdgården, Allégården. Kostnaden uppgår till 64 tkr och projektet är aktiverat. Återstående budget uppgår till 973 tkr fördelat 823 tkr till utföraravdelningen och 150 tkr till kvalitets- och verksamhetsstöd. Under året planeras fortsatt investeringar till utföraravdelningens verksamheter, främst möbler och upprustning av lokaler samt upprustning av nämndens lägenheter. Socialnämnden, Verksamhetsrapport april 2016 14(14)

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Socialkontoret Jesper Kyrk Avdelningschef Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd jesper.kyrk@upplands-bro.se Datum Vår beteckning 2016-04-27 SN 16/0089 Socialnämnden Rapportering av ej verkställda och verkställda beslut, 31 mars 2016 Förslag till beslut 1. Socialnämnden överlämnar Socialkontorets rapportering av ej verkställda och verkställda beslut den 31 mars 2016 till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) samt till kommunens revisorer. 2. Socialnämnden överlämnar statistikrapport av ej verkställda beslut och verkställda beslut den 31 mars 2016till Kommunfullmäktige. Sammanfattning Kommunerna har enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) skyldighet att rapportera in ej verkställda beslut. Vid rapporteringstillfället den 31 mars 2016 fanns det 12 ej verkställda beslut, nio beslut enligt LSS samt tre avseende äldreomsorg enligt SoL. Fem beslut som tidigare inrapporterats som ej verkställt har avslutats under perioden. Tre av dessa avser beslut om insats enligt LSS och två beslut avser insatser inom äldreomsorg enligt SoL. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse daterad den 15 april 2016. Ärendet Kommunerna har från den 1 juli 2006 genom en ändring i SoL samt från den 1 juli 2008 genom ett tillägg i LSS, skyldighet att rapportera in gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Från samma datum gäller även skyldigheten att rapportera in avbrott i verkställigheten om beslutet inte verkställts på nytt inom tre månader från dagen för avbrottet. Alla ej verkställda beslut som rapporterats ska alltid återrapporteras när beslutet har verkställts. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 2 (3) 2016-04-27 SN 16/0089 Rapporteringen till IVO och kommunens revisorer ska ske på individnivå och lämnas in en gång per kvartal. Rapporteringen till Kommunfullmäktige ska ske i form av en statistikrapport där individen är avidentifierad. En kommun som inte inom skälig tid tillhandahåller bistånd som någon är berättigad till kan åläggas att betala en särskild avgift. Det lägsta beloppet för en sanktionsavgift är tio tusen kronor och den högsta en miljon kronor. Nuläge vid rapporteringstillfället 31 mars 2016 Individ och familjeomsorg, insatser enligt SoL Vid rapporteringstillfället den 31 mars 2016 fanns det inte några ej verkställda beslut att rapportera från individ och familjeomsorgen. Äldreomsorg, insatser enligt SoL Vid rapporteringstillfället den 31 mars 2016 fanns det tre ej verkställda beslut, samtliga ärenden avser ansökan om särskilt boende med heldygnsomsorg. Skälet till att besluten avseende särskilt boende inte verkställts är att den enskilde tackat nej till erbjudande. Två tidigare inrapporterade ej verkställda beslut har verkställts under rapporteringsperioden. Handikappomsorg, insatser enligt SoL Vid rapporteringstillfället den 31 mars 2016 fanns det inte några ej verkställda beslut att rapportera från handikappomsorgen. Insatser enligt LSS Vid rapporteringstillfället den 31 mars 2016 fanns det nio ej verkställda beslut enligt LSS. Samtliga ärenden avser bostad med särskild service. Skälet till att besluten ej har verkställts är i samtliga fall att den enskilde tackat nej till erbjuden insats. Tre tidigare inrapporterade ej verkställda beslut har avslutats under perioden. Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att denna rapport inte står i strid med barnets bästa.

Upplands-Bro kommun Datum Vår beteckning 3 (3) 2016-04-27 SN 16/0089 Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef kvalitet- och verksamhetstöd Bilagor 1. Statistikrapport 2. Kvartalsrapport Beslut sänds till Socialstyrelsen (inkl. individrapporter) Kommunfullmäktige Kommunens revisorer

Verkställda eller avslutade beslut 31 december 2015 av ej verkställda (LSS) Rapporteringstillfälle 31 december 2015 Beslutsdatum för gynnande beslut Daglig som ej verkställts verksamhet Korttidsvistelse Bostad med särskild service kvinna/ flicka man/ pojke Datum för verkställighet 2012-11-13 x x 1016-03-01 2014-09-25 x x 2016-03-14 2015-07-07 x x 2015-12-28

Statistikrapport ej verkställda beslut enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Rapporteringstillfälle 31 december Gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Beslutsdatum för gynnande beslut som ej verkställts Biträde av kontaktperson Bostad med särskild service Trygghets larm Daglig verksamhet kvinna/ flicka man/ pojke Kommentar 2015-01-06 X X Tackat nej till boende i kommunen 151215. 2014-12-05 X X Tackat nej till boende utanför kommunen 150701. 2014-12-05 X X Tackat nej till boende utanför kommunen 150702. 2015-01-02 X X Tackat nej till boende utanför kommunen 150703. 2015-01-19 X X Den enskilde har tackat nej till erbjudande vid tre tillfällen. 2014-12-10 X X Tackat nej till boende utanför kommunen 150504, vill ej ha boende i annan kommun. 2015-01-23 X X Den enskilde har tackat nej till erbjudand 150630. Vill endast ha boende i Kungsängens tätort. 2015-05-29 X X Tackat nej till erbjudande vid två tillfällen.. 2015-04-01 X X Den enskilde har tackat nej till erbjuden plats 151014.

Verkställda eller avslutade beslut 31december 2015 av ej verkställda (SoL) Rapporteringstillfälle 31 december 2015 Verkställda eller avslutade beslut som tidigare rapporterats ej verkställda Beslutsdatum för gynnande beslut som ej verkställts Äldreomsorg Handikapp-omsorg kvinna/ flicka man/pojke Datum för verkställighet 2015-09-29 X X 2016-01-08 2015-08-18 X X 2016-02-09

Rapporteringstillfälle 31 december 2015 Gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. Beslutsdatum för gynnande beslut som ej verkställts IFO 2015-11-30 X X 2015-12-04 X X 2015-12-14 X X Äldreomsorg Handikappomsorg kvinnaflicka manpojke Kommentar Den enskilde har erbjudits plats på permanent boende, men tackat nej 160309. Den enskilde har tackat nej till erbjuden plats vid två tillfällen. Den enskilde har tackat nej till erbjuden plats.

K TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Socialkontoret Sandra Lötbom Andersson Kvalitetsutvecklare Avdelningen för kvalitet- och verksamhetsstöd 08-581 695 15 sandra.l.andersson@upplands-bro.se Datum 2016-04-27 SN 16/0087-2 Drn Svar till kommunens revisorer gällande granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Förslag till beslut Socialnämnden godkänner Socialkontorets yttrande till kommunens revisorer. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Rapporten är ställd till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och socialnämnden. Av rapporten framgår att Upplands-Bro kommun i huvudsak följer arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. De utvecklingsområden Socialnämnden ska säkerställa är att implementering av de riktlinjer som finns sker. Att riskanalyser genomförs, att handlingsplaner upprättas och följs upp i alla verksamheter samt att rapportering av resultat och åtgärder kring medarbetarenkäterna sker till nämnd. I ärendet beskrivs vilka åtgärder Socialnämnden vidtagit. Beslutsunderlag Socialkontorets tjänsteskrivelse den 27 mars 2016 UBK1005, v2.0, 2014-11-03 Ärendet På uppdrag av Upplands-Bro kommuns förtroendevalda revisorer har KPMG i början av 2016 granskat kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Rapporten från KPMG är ställd till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och socialnämnden. Yttrandet omfattar de åtgärder som socialnämnden vidtagit. Resultatet av granskningen visar att Upplands-Bro kommun följer arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter i huvudsak. Riktlinjer och rutiner kring det systematiska arbetsmiljöarbetet finns, men behöver implementeras och följas upp. Upplands-Bro kommun införde nyligen systemet KIA där det systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökning, riskbedömning, handlingsplaner och uppföljningar ska ske. Arbetet med att säkerställa att alla medarbetare har kunskap om och arbetar i systemet pågår. Postadress: Upplands-Bro kommun, 196 81 Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: 08-581 690 00 Fax: 08-581 692 40 E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

Upplands-Bro kommun Datum Drn 2 (3) 2016-04-27 SN 16/0087-2 I revisionsrapporten ges följande rekommendationer till Socialnämnden. Till respektive rekommendation finns en beskrivning av vidtagna åtgärder: 1. Att riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet följs. Information kring Arbetsmiljöverkets nya författningssamling (AfS) har delgivis alla chefer och medarbetare inom Socialnämnden. Denna information återfinns även på kommunens gemensamma hemsida. I de kvalitetsuppföljningar som har gjorts hitintills under 2016 har denna information gåtts igenom samt följts upp. Under höstens kvalitetsuppföljningar kommer detta att vara en uppföljningspunkt. Genomgång av det systematiska arbetsmiljöarbetet, rutiner och årshjul kommer att gås igenom på respektive avdelning/verksamhet utifrån dokumentet systematiskt arbetsmiljöarbete (bilaga 1). 2. Att dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön görs mer strukturerat och enhetligt för att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet. Flertalet verksamheter genomför riskanalyser årligen, vilket framkommer i de kvalitetsuppföljningar som genomförs. Centralt på ledningsnivå har riskanalyser genomförs i mindre utsträckning. I och med att genomgång ska ske på verksamheters alla arbetsplatsträffar (APT) (se ovan) kommer samtliga enheter att planerna när de ska genomföra de årliga riskanalyserna och till detta koppla handlingsplaner. Om riskanalyser behöver genomföras däremellan görs dessa tillsammans med chef och personalgrupp kring aktuell risk. Varje chef ansvarar för att tillsammans med personalen upprätta skriftliga handlingsplaner som följs upp på angivna datum som bestäms i och med upprättandet av handlingsplanerna. 3. Att socialnämnden tar fram egna riskanalyser och handlingsplaner centralt och att uppföljning sker. Egna riskanalyser finns blankett riskanalys verksamhet (bilaga 2) och kommer årligen att genomföras i samtliga verksamheter. Skyddsronder ska genomföras i respektive verksamhet. En övergripande skyddsrond med uppföljning sker årligen i kommunhuset. Årets skyddsrond kommer att genomföras den 17 maj med uppföljning i höst. I samband med skyddsronden skickas en enkät ut till alla medarbetare gällande arbetsmiljön. 4. Att information sker till nämnden avseende medarbetarundersökningar liksom vilka åtgärder som vidtas. Medarbetarenkäter (HME) görs årligen i kommunen. Vartannat år görs en mera omfattande HME enkät. Dessa ska årligen följas upp och handlingsplan upprättas och utvärderas. För enheter med mer än 6 svar finns det sammanställningar på kommun, kontors, avdelnings- och enhetsnivå. Dessa kommer att redovisas till nämnd.

Upplands-Bro kommun Datum Drn 3 (3) 2016-04-27 SN 16/0087-2 Barnperspektiv Socialkontoret konstaterar att det ovan angivna förslaget att godkänna yttrandet till KPMG inte står i strid med barnets bästa. Socialkontoret Eva Folke Socialchef Jesper Kyrk Avdelningschef Bilagor 1 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 Blankett riskanalys verksamhet 3 Rapport angående systematiskt arbetsmiljöarbete Beslut sänds till KPMG och till Akt.

Riskanalys - Enhet/avdelning: SOSFS 2011:9, 5 kap 1 Vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser ska kunna inträffa som kan medföra risker i verksamhetens kvalitet. Riskanalysen ska vara framåtblickande och arbetet ska ske förebyggande. För varje sådan händelse ska den som bedriver verksamhet identifiera och uppskatta sannolikheten för att händelsen kan inträffa samt bedöma vilka konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen Systematiskt kvalitetsarbete Händelse/risk För att få fler rader, ställ dig i sista rutan i tabellen och tryck på tab-tangenten Mindre sannolikt Bedömning Mycket sannolikt Konsekvenser Åtgärder Ansvarig Åtgärdat Riskanalys upprättad; Senast reviderad; Ansvarig chef; 131210_avdelning för kvalitet och verksamhetsstöd

SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE Så här gör vi i Upplands-Bro 2015-09-02 Reviderad 2016-01-20 Personalstaben Sida 1 av 13

Innehåll SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE... 1 Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?... 3 Hälsofrämjande arbete i Upplands-Bro kommun..3 Vem gör vad?... 3 Arbetsgivarens arbetsmiljöuppgifter... 3 Arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan... 4 Rutiner ska vara dokumenterade... 4 Vad är syftet med vårt systematiska arbetsmiljöarbete?... 4 Hur sker detta hos oss?...5 Hur gör vi i Upplands-Bro på våra arbetsplatser?... 6 1. Undersök arbetsförhållandena... 6 2. Gör en riskbedömning... 7 3.Åtgärda de risker som kommit fram... 7 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs genast... 7 5. Kontrollera genomförda åtgärder... 7 6. Årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 7 7. Årlig genomgång på ATP av statistik gällande sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud... 7 Vid tillbud och olycksfall... 8 Rutiner för arbetsskade- och tillbudsanmälan... 8 Arbetsskadeanmälan... 8 Tillbudsanmälan... 8 Risk- och konsekvensanalys... 9 Verksamhetshjul och checklista... 10 Årshjul för SAM... 13 Sida 2 av 13

Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete? - Att i det dagliga arbetet uppmärksamma både psykologiska- och sociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär. - Att i det dagliga arbetet fatt beslut och genomföra åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Hälsofrämjande arbete i Upplands-Bro kommun Att jobba hälsofrämjande innebär att vi ska arbeta för ett välbefinnande för våra medarbetare och för vår organisation. Att arbeta hälsofrämjande innebär att vi ska lyfta och förstärka faktorer som stärker vår hälsa. Arbetsgivaren har ansvaret för att skapa förutsättningar för det hälsofrämjande arbetet med medarbetaren har ansvaret för sin egen hälsa. Att arbeta hälsofrämjande innebär till exempel att - Utveckla engagemanget och medskapande i arbetet/på arbetsplatsen - Möjliggöra ett emotionellt välbefinnande - Erbjuda ett stödjande socialt klimat - Erbjuda en väl fungerande kommunikation - Ha en dialog om vår värdegrund - Underlätta möjligheten till friskvård - Informera kring betydelse av kost, motion och livsstil Läs mer i dokumentet Hälsofrämjande arbete i Upplands-Bro kommun Vem gör vad? - Arbetsgivaren har huvudansvaret. Varje chef har skriftligt tagit del av det arbetsmiljöansvar som befattningen medför. Se Portalen/För chefer/arbetsmiljö - Arbetstagarna deltar genom att t ex rapportera risker, tillbud, olycksfall och sjukdom, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts. - Skyddsombudet är med vid planering och genomförandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivarens arbetsmiljöuppgifter - Följa Arbetsmiljöverkets föreskrifter - Följa Arbetsmiljöverkets ingripanden - Bedriva eget arbetsmiljöarbete Sida 3 av 13

Arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan Chefen ska alltid samverka med medarbetarna i allt arbetsmiljöarbete, till exempel när: - Undersökning och riskbedömning genomförs, till exempel genom skyddsronder, medarbetarsamtal och personalmöten. - Risk- och konsekvensanalys ska genomföras inför ändringar i arbetet, såsom ändrade arbetsmetoder, arbetstider eller arbetsinnehåll. - Arbetsmiljölagen syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall samt att utveckla en god arbetsmiljö. Rutiner ska vara dokumenterade Vad har vi för rutiner att utreda alla fall av ohälsa, olycksfall och allvarligare tillbud? Hur analyserar vi arbetsmiljön och arbetsmiljöriskerna? Vad har vi för arbetsmiljökompetens chefer och medarbetare? Är den tillräcklig? Vad är syftet med vårt systematiska arbetsmiljöarbete? Att kartlägga arbetsmiljön för att succesivt bygga upp en god helhetssyn och bra arbetsmiljö för alla anställda. Detta arbete pågår ständigt. Vår kartläggning ska omfatta alla nedanstående rutor. Fysisk påverkan/upplevelse Psykisk påverkan/upplevelse Social påverkan/upplevelse Teknik Arbetsinnehåll Arbetsorganisation 1. På vilket sätt påverkar tekniken oss fysiskt? 4. På vilket sätt påverkar tekniken oss psykiskt? 7. På vilket sätt påverkar tekniken oss socialt? 2. På vilket sätt påverkar arbetsinnehållet oss fysiskt? 5. På vilket sätt påverkar arbetsinnehållet oss psykiskt? 8. På vilket sätt påverkar arbetsinnehållet oss socialt? 3. På vilket sätt påverkar arbetsorganisationen oss fysiskt? 6. På vilket sätt påverkar arbetsorganisationen oss psykiskt? 9. På vilket sätt påverkar arbetsorganisationen oss socialt? Sida 4 av 13

Hur sker detta hos oss? Fysisk påverkan/upplevelse: Detta sker genom arbetsmiljöronder, där dessa aspekter kontrolleras. Finns ett flertal i KIA; Kia - kommunens informationssystem om arbetsmiljö att använda. Arbetsmiljölagen ställer inga krav på hur ofta detta ska ske, men för att uppnå kontinuitet är en gång per år att föredra. Psykisk påverkan/upplevelse: Genom medarbetarsamtal, medarbetarenkäter, APT där våra interna policyers diskuteras och i övriga samtal med medarbetare fångas dessa delar in. Hur mår medarbetarna, vilka risker upptäcks och vad gör vi åt dem? Social påverkan/upplevelse: Genom medarbetarsamtal, medarbetarenkäter, APT där våra interna policyers diskuteras och i övriga samtal med medarbetare fångas dessa delar in. Hur mår medarbetarna, vilka risker upptäcks och vad gör vi åt dem? Sida 5 av 13

Hur gör vi i Upplands-Bro på våra arbetsplatser? 1. Undersök arbetsförhållandena 2. Gör en riskbedömning 3. Åtgärda risker som kommit fram 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs genast 5. Kontrollera genomförda åtgärder 6. Årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet 7. Årlig genomgång på ATP av statistik gällande sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud 1. Undersök arbetsförhållandena Det gäller att upptäcka riskerna i arbetet så att åtgärder kan genomföras så snart som möjligt. I det dagliga arbetet kommer det ofta fram hur personalen mår. Hög korttidsfrånvars, vantrivsel och relationsproblem är varningssignaler om risker i arbetet. Risker kan dock inte alltid upptäckas på en gång. Därför behöver man regelbundet undersöka arbetsförhållandena och identifiera riskerna. Här följer några undersökningsmetoder: - Skyddsronder (se vidare i: KIA - kommunens Informationssystem för Arbetsmiljö). Lagen ställer inte krav på att skyddsronder ska genomföras varje år. Men däremot ska det ske tillräckligt ofta för att säkerställa en god arbetsmiljö fysisk som psykisk. - Apt, där arbetsmiljö är en stående punkt (se vidare nedan: Verksamhetshjul och checklista, kring vilka dokument som ingår i arbetsmiljöarbetet ) - Medarbetarsamtal (en gång per år) - Medarbetarenkäter (vart annat år) Det är sällan bara en orsak till att det finns risker. Det är därför viktigt att ni tar reda på alla förhållanden som kan innebära risker för den enskilde arbetstagaren, fysiska såväl som psykosociala. Chefen och skyddsombudet tar ställning till nedanstående punkter före undersökningen: - Vad ska undersökas? - När ska undersökningen göras? - Hur ska undersökningen gå till? - Finns det erfarenheter från tidigare undersökningar? - Finns det uppgifter om tillbud eller skador i arbetet? - Finns det uppgifter om sjukskrivningar? - Vilka arbetsmiljöregler är aktuella? - Vilka checklistor är bra att använda? Sida 6 av 13

2. Gör en riskbedömning - Bedöm vilka förhållanden som kan medföra risk för ohälsa och olycksfall, såväl fysisk som psykisk. - Sammanställ riskerna och bedöm om de är allvarliga eller inte. - Skriv ner riskerna och ange vilka som är allvarliga. Den skriftliga bedömningen är ett viktigt underlag för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. 3. Åtgärda de risker som kommit fram Åtgärda de risker som kommit fram och ta alltid först hand om de allvarligaste. Försök att få bort orsakerna till riskerna. De risker som inte kan undvikas måste hanteras, t ex genom instruktioner, handledning eller skyddsutrustning. Bestäm vem som ska se till att riskerna blir åtgärdade och vem som kontrollerara att åtgärder genomförts. 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs genast Det som inte går att åtgärda omedelbart, det vill säga samma dag eller någon av de närmaste dagarna, tar ni upp i den skriftliga handlingsplanen. Handlingsplanen görs med fördel i KIAsystemet. Handlingsplanen ska vara lättåtkomlig för alla i arbetsgruppen, eftersom den innehåller viktig information. 5. Kontrollera genomförda åtgärder När åtgärder genomförts ska chefen så snart som möjligt kontroller att de ledde till det som var tänkt. 6. Årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet Har vi ett systematiskt arbetsmiljöarbete som fungerar? Detta revideras genom att enheterna ger en nulägesbild och förser personalstaben med information. Fyll i dokumentet Årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som finns på Portalen och skicka till personalstaben. 7. Årlig genomgång på ATP av statistik gällande sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud Genom Qlickview finns sjukfrånvarostatistiken tillgänglig och i KIA (och i www.riskprio.se) finns statistik över enhetens arbetsskador och tillbud. Dessa underlag presenteras och analyseras gemensamt minst en gång per år på en apt. OBS! Inte på individnivå. Sida 7 av 13

Vid tillbud och olycksfall Rutiner för arbetsskade- och tillbudsanmälan Vid allvarliga olyckor och tillbud ansvarar chefen för att anmälan sker utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan Anmälan görs via: www.anmalarbetsskada.se Anmälan kan här även göras via KIA Varje arbetsskada ska även ske enligt rutin nedan. Arbetsskadeanmälan Arbetsskadeanmälan görs på respektive arbetsplats av ansvarig chef, berörd medarbetare och fackligt ombud/skyddsombud, via KIA-systemet Vid allvarliga olyckor och tillbud ska anmälan skickas vidare till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Även polisanmälan kan hanteras den här vägen. Tillbudsanmälan Vid allvarliga tillbud följer ovanstående rutiner med den skillnaden att ingen anmälan behövs skickas till Försäkringskassan. Vid övriga tillbud kan den drabbade själv göra en anmälan via KIA-lightinloggningen. Det är av största vikt att alla tillbud och arbetsskador dokumenteras i KIA för att ge oss en möjlighet att förebygga framtida arbetsskador. Vid arbetsskada kan man i vissa fall få ersättning via AFA:s trygghetsförsäkring. Se TFA-KL. Vid händelse att exempelvis glasögonen går sönder vid en arbetsskada ska en läkare skriva ett intyg om (kropp)skada som skickas med när man anmäler om ersättning för trasiga glasögon till AFA. Sida 8 av 13