29z Utkast 1 / 18 REMISSINSTANSENS NAMN: Karl Petré, privatperson Arbetar som dokumentkonsult hos Recall Sweden Ab. Medlem i Arkivrådet Aas UPPGIFTSLÄMNARE: TELEFONNUMMER: 0708 803 801 återgång till proveniensprincipens krav på samband mellan verksamhet och arkiv. ALLMÄNNA SYNPUNKTER PÅ REMISSFÖRSLAGET Jag har besvarat denna remiss på eget initiativ, dvs jag är inte inbjuden. Jag kräver därför naturligtvis inte att mina synpunkter behandlas som remissinstansernas. Den allmänna inriktningen på förslaget är bra, dvs att det behövs en processorientering och en anpassning till de digitala världarna för att bra beskriva arkiv. En fras som Riksarkivet skriver sammanfattar processorienteringen: "återgång till proveniensprincipens krav på samband mellan verksamhet och arkiv". Jag har dock avvikande synpunkter på tillämpningen med utgångspunkt från de dokument som ligger på statensarkiv.se/normering. (Men jag har inte hunnit tänka igenom alla detaljer.) 1 Modell för arkivredovisning... 2 2 Kommentarer till exempel på redovisning.. 4 3 Strukturerad termlista... 7 4 Synpunkter på vissa stycken... 10
29z Utkast 2 / 18 1 MODELL FÖR ARKIVREDOVISNING Modellen är ett alternativ till Riksarkivets. Den fungerar för såväl offentliga som privata arkiv. Den kan naturligtvis förbättras ytterligare. ARKIVREDOVISNING Översikt - Arkivbildarens verksamhet, organisation och historia - Arkivansvariga - Utformning, standarder m m. Verksamhetsstruktur - Lista på processer, funktioner Verksamhetsbeskrivning (process, funktion) (Styrande) - Verksamhet och dess handlingstyper - Arkiveringsgrupp: Hnr Handlingstyp (Styrande) - Uppgiftstyper, struktur Arkivschema (Styrande) - Lista på h-grupper: Hnr, namn Handlingsgrupp (Styrande) - Hnr. Namn - Ordning, - Värdering (leder till gallring, sekretess m m) - Grupptyp (strukturgrupp, akt, serie, bok...) Handlingsmängd - Hnr. Namn, period, version, annat Handling (instans av typ) - Igenkänningsuppgifter - Sakuppgifter Inventarie - Volymlista: Vnr. Namn Volym - Vnr. Namn - Innehåll av handlingar: Hnr - Volymtyp (box, cd, servermapp...) - Plats (geografisk eller annan volym) Alla fettade rubriker (Översikt, Arkivschema...) är antingen egna handlingar eller kapitel i handlingen "Arkivredovisning". Den enskilda handlingen faller dock utanför arkivredovisningen. Det finns en parallellitet - verksamhet, logisk arkivstruktur, inventarie. För ett enkelt arkiv kan det vara helt parallellt. I ett komplicerat arkiv är stor parallellitet mellan verksamhet och logiskt arkiv, men kanske föga parallellitet mellan logik och inventarie. I viss utsträckning kan handlingar och volymer vara "helt kaotiskt" ordnade. Arkivschema och handlingsgrupp är styrande för hur arkivet ska byggas. (Likaså är verksamhetsbeskrivning och handlingstyp styrande för själva verksamheten.) De utgör basen i en dokumenthanteringsplan (som t ex kan kompletteras med "ilm", där en viss handlingsgrupp kan styras till en viss volymtyp och placering vid vissa tillfällen). Verksamhetsbeskrivningen anger var dess handlingar ska arkiveras (i vilket hnr). Vad som placeras i en viss volym anges med hnr. Handlingsgrupper defineras enligt vissa principer och efter behov. Överst strukturgrupperna Kärn, Ledning, Stöd. Serien Personakter består av akter. Varje akt är en grupp. Serien Handböcker består av böcker, som innehåller enskilda handlingar. Strukturgruppen Normer består av Handböcker och Blanketter. Osv. Handlingsgruper värderas: enskild-allmän, historiskt, betydelsefullt ekonomiskt eller på annat sätt osv. Handlingstyper och -instanser kan förståss också värderas för sig.
29z Utkast 3 / 18 Bland möteshandlingar kan kallelsen normalt gallras efter mötet, protokollet attesteras och bevaras, mötesanteckningen gallras efter viss tid. En viss mängd finns i en viss volym. Fakturor 2000-2001 (= hnr Aaa) finns i box nr 000. Ansökningar 2007 (= hnr K) ligger i servermappen med vnr Xxx, Ansökningar - 2006 (= hnr A-J) är flyttade till tape med vnr Yyy. Serien Avtal kan finnas i två versioner: papper i pärmar i ett låst valv och pdf-filer i en servermapp med behörighetsbegränsningar. Papperens gallras kanske 10 år efter avtalen går ut, medan filerna kanske sparas till det historiska arkivet. Denna id-koppling mellan verksamhetsbeskrivning, handlingsgrupp och inventarie saknas i remissens förslag. Numreringsmetoder kan behöva en särskild utredning. Att bara prata om punktnotation är för enkelt. Det jag beskrivit är också förenklat. Beskrivningen av handlingstypen borde vara en del av verksamhetsbeskrivningen, eftersom bestämningen av handlingstypens infoinnehåll är en del av bestämningen av den verksamhet, där handlingstypen är ett redskap. Beskrivningen av handlingstypen kan vara lika med den fastställda mallen/blanketten, och behöver inte ses som en del av arkivredovisningen, som kanske kan innehålla en kort sammanfattning. Myndighetens namn, utgivningsdatum, doknr (unik id), versionsnummer m fl igenkänningsuppgifter bör finnas i varje handling inklusive ovanstående. Jämför med svensk standard för blanketter och kontorsdokument eller Dublin Core. En fungerande grundmodell är följande. UTGIVARE HANDLINGSTYP Doknr Utgåva Säte Handlingsgrupp Tjänsteställe Handläggare Doktitel För styrande handlingar även datum för ikraftträdande.
29z Utkast 4 / 18 2 KOMMENTARER TILL EXEMPEL PÅ REDOVISNING Jämför med de exempel som finns på Ra's vebbsajt. Att ha ett exempel på analog och ett annat på digital redovisning måste väl anses missa poängen. Ett och samma arkiv måste ha en sammanhållen redovisning oavsett medium. Det borde exemplifieras. Det vore utmärkt, om Riksarkivet utarbetade ett fullvärdigt, komplicerat exempelarkiv, som blir tillgängligt för alla på Ra's vebbsajt. Inget vinns i exemplen i förhållande till de nedbantade omskrivningarna nedan. Det ser bara onödigt byråkratiskt och ogenomträngligt ut. Verksamheten i det första fallet är forskningsstöd. Det korta ordet säger allt i förhållande till styrning och administration. Handlingstypen för gruppen Forskningsstöd är projektdossier. Varje dossier innehåller handlingar från de tre undergrupperna, lämpligen separerade med aktomslag. Bidragsakt m fl är även handlingstyper. Kolon anger att Bidragsakt innehåller Ansökan m m. "Ansökningsblankett" eller "-formulär" är inte två olika handlingar. Handlingstypen heter Ansökan. Med orden blankett och formulär menas här bara skilda medier för ansökningarna. I nästa arkivexempel finns tre register. I projektregistret behöver inte anges att det består av kort. När man digitialiserat registret är det fortfarande samma register, men i annat format. Att diariet ska användas vid hantering av handlingar kan lämpligen skrivas i en instruktion för dokumenthantering. Att upprepa handlingstypen diarie i alla sammanhang där det används är både onödigt och missriktat. Diariet tillhör dokumenthanteringen, inte ärendehanteringen. Gruppen Korrespondens ser ut som en kvarleva från allmänna arkivschemat. Inkomna och utgående handlingar borde läggas där de hör hemma, nämligen bland ärenden och liknande. Under Stöd ska endast korrespondens gällande Stöd ligga. Man kan nog inte hoppas att vetenskapsbevakning kan ske effektivt genom att förlita sig bara på inkomna handlingar. Elektroniskt arkiv "Myndigheten för fördelning av forskningsstöd" Handlingsgrupp Handlingstyp 1 Styrning Protokoll 2 Administration Diarie, Systemdokumentation 3 Forskningsstöd Projektdossier 31 Bidragsärenden Bidragsakt: Ansökan, Expertutlåtande, Beslut om bidrag 32 Uppföljningsärenden Uppföljningsakt: Redovisning 33 Evalueringsärenden Evalueringsakt: Slutrapport, Bilagor till slutrapporten Pappersarkiv "Växtförädlingsnämnden" 1 Ledning Nämndens protokoll 2 Register Diarie, Personregister, Projektregister 3 Växtförädlingsärenden 31 Bidragsärenden Ansökan, Begäran om utlåtande av rådet, Rådets protokoll, Utlåtande av rådet, Kallelse till sammanträde i nämnden, Utlåtande av medlemmar i nämnden, Nämndens protokolll, Kopia på beslut 32 Vetenskapsbevakning Ärendehandlingar, Nämndens protokoll
29z Utkast 5 / 18 33 Nordisk samverkan De mängder som beskrivs i inventariet borde ges ett id-nummer, som kopplar till handlingsgruppens nummer, dvs är en underavdelning därav.
29z Utkast 6 / 18 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, allmänna handlingar, i enlighet med 3 arkivlagen, beskrivning och registrering i enlighet med 5 1 p och 6 2 p arkivlagen, fysiskt underlag för handlingar, t.ex. pappersark, optisk skiva och mikrofilm, samlingsbeteckning för handlingsmängd som avgränsas genom förvaring på viss databärare, i visst förvaringsmedel eller annat avgränsat förvar, t.ex. handlingar i arkivbox, filer på hårddisk och video på optisk skiva, hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. arkivbox, ritningsportfölj, mikrofilmsburk och kassett, allmän handling, i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen, handlingstyp handlingar som tillkommer genom en aktivitet i en process, t.ex. aviseringsmeddelanden och ansökningshandlingar, handlingsslag handlingar som tillkommer genom en process, t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden, inventarium uppgifter om förvaringsenheter, och sambanden mellan förvaringsenheter och handlingar, klassificeringsstruktur process struktur som representerar verksamheten, och som används vid klassificering av handlingsslag, handlingstyper och ärenden, en avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. inspektera en verksamhet och handlägga en ansökan om bidrag, anm. en process kan bestå av en enda eller några få aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. registrera ärenden, strukturenhet samlingsbeteckning för klassificeringsstrukturens delar, anm. en strukturenhet representerar ett verksamhetsområde, en grupp av processer eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen.
29z Utkast 7 / 18 3 STRUKTURERAD TERMLISTA REMISSYNPUNKTER DEFINITIONER: Ordnas termerna logiskt (i stället för att skriva dem i alfabetisk ordning), så är de lättare att förstå i förhållande till varandra. Nya termer behövs, men vissa äldre kunde behållas. Det är också viktigt att hitta ord som förstås av "den vanlige användaren". Jag ser inte mina termer som "bästa möjliga förslag", men jag vill markera, att bättre ord behövs. Jag gör inte kommentarer om dessa termer senare i paragraf-texterna, om det inte särskilt behövs. Föreslagen/ändrad text = röd. Behållen text = svart. Kommentarer inom // \\. verksamhet funktion process aktivitet arkiv allmänt arkiv arkivschema Arbete som bedrivs inom en organisation. Verksamhetsområde, del av verksamhet. //Nytt begrepp.\\ Anm: På högsta nivån t ex kärnverksamhet, ledning och stödverksamhet. På lägre nivåer t ex socialbidragsberedning, ledningsmöten, arkivfunktion/- tjänst och personaladministration. Verksamhetsområde identifierat som process, dvs en avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. inspektera en verksamhet och handlägga en ansökan om bidrag. Anm. en process kan bestå av en enda eller några få aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten, t.ex. registrera ärenden. // Det är inte nödvändigt att definiera all verksamhet i processtermer. Processidentifiering är främst ett medel att kontrollera och utveckla verksamheten. Det viktiga med t ex instruktioner för hur en viss verksamhet ska bedrivas är att dessa normer finns som input i den verksamheten. Att beskriva processen för en viss myndighets kärnverksamhet är en vital fråga för arkivbeskrivningen. Att beskriva hur instruktionerna framställ är av mindre vikt ur arkivsynvinkel, eftersom det är en verksamhet/process som är nästan identisk i alla myndigheter (och även alla andra organisationer).\\ Ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas. En organisations lagrade verksamhetsinfo. Allmänna handlingar hos en myndighet, i enlighet med 3 arkivlagen. // Nytt begrepp. Tyvärr har ordet arkiv av arkivlagen givits en begränsad betydelse inom myndighetsvärlden. Dels lämnar det resten av verksamhetsdokumentationen utanför det som arkivfunktionen har något ansvar för. Dels splittrar det arkivbegreppet mellan myndigheter och privata organisationer. Med definitionen "arkiv = lagrad verksamhetsinfo" skapas ett grepp om en bred företeelse, som behöver en samordnad hantering. \\ Beskriver arkivet struktur främst grundat på verksamhetsområden (funktioner och processer). // I st f klassificeringsstruktur. Klassificering är ett allmänt begrepp. Det sker i olika dimensioner, t ex verksamhet, säkerhet, ämne. Helst ska man använda ord, som tydliggör vilken typ av klassificering. Fördelen med ordet arkivschema är att det är klassiskt. Nackdelen är att det kan vara svårt att ta till sig för icke-arkivfolk. Andra möjliga ord är är (arkiv)ordningsplan och arkivstruktur. "Klassificeringsstruktur är inte detsamma som förteckningsplan. --- Förteckningsplan avser handlingsbeståndets struktur.", skriver Ra. Det måste tolkas antingen som att verksamhetens och arkivets
29z Utkast 8 / 18 handlingsgrupp handlingstyp handling allmän handling handlingsinstans handlingsmängd arkivredovisning inventarie volym volymtyp strukturer är identiska eller som att en beskrivning av arkivets struktur är obehövlig. Jag vill påstå, att ingen av sakerna är rätt. Strukturen på verksamheten behöver beskrivas för verksamhetens skull. Arkivets struktur är tyvärr inte helt identisk. \\ Handlingar som tillkommer inom ett verksamhetsområde, t.ex. inspektionsärenden och bidragsärenden, en grupp av processer eller en process, beroende på enhetens placering i strukturen. // I st f handlingsslag, grupp av handlingsslag och strukturenhet. Med ett begrepp blir strukturen tydligare. Sen kan man definiera olika typer av grupper, t ex serie eller akt. Slag och typ betyder ungefär samma sak. Finns bättre ord än grupp? Företeelsen "grupp av handlingsslag" verkar falla utanför den hierarkiska strukturen, oklart var. Ra skriver: "Grupperna av handlingsslag kan - men behöver inte - överensstämma med grupper av processer i klassificeringsstrukturen." Det är inte bra. Man kan få in företeelsen i strukturen. \\ Ett visst slag av handling som tillkommer genom en aktivitet i verksamheten, t.ex. aviseringsmeddelande och ansökningshandling, Dokumenttypen inom ett arkiv. //Tf 2.3 har en bredare definition, där t ex Dagens Nyheter och Tjänstekvinnans Son faller inom ramen för definitionen. Lagtexten definierar närmast företeelsen dokument, dvs infolagrare. Lagstiftningen borde tydliggöra skillnad mellan dokumentsamlingarna arkiv och bibliotek samt mellan dokumenttyperna handling och publikation. Om emellertid lagtexten förutsätter existensen inom en myndighet, så är beskrivningen godtagbar. \\ Allmänförklarad handling inom myndigheter i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen. // Nytt här. Man behöver markera skillnad mellan handling och allmän handling.\\ Den enskilda handlingen. // Kanske inte ett direkt behov att definiera i denna Rafs. Men varje instans bör innehålla en viss uppsättning igenkänningsuppgifter. Se modell ovan. Med den modellen löses en del av nedanstående uppgiftsuppräkningar.\\ Konkret mängd av handlingar. Kan vara del av handlingsgrupp. // Nytt begrepp. \\ Beskrivning och registrering i enlighet med 5 1 p och 6 2 p arkivlagen. // Det påstås i presentationen att begreppet arkivförteckning används fortfarande. Var? \\ Uppgifter om volymer, och sambanden mellan volymer och handlingar. Handlingsmängd som avgränsas genom förvaring i viss volymtyp eller annat avgränsat förvar, t ex i arkivbox, på hårddisk och på optisk skiva. // I st f förvaringsenhet. Volym är ett klassiskt begrepp som kan behållas och som betyder just det som sedan står. Volym och mängd är nästan samma ord. Filer och video är inte exemepel på handlingsmängder i motsättning till handlingar. Skriver man filer och video, så ska man skriva blad i arkivbox. Alternativ beteckning är behållare. Ra skriver: "Förvaringsenhet kan vara större än volym och mindre än volym." Att en box kan läggas i en flyttlåda och att cd-skivor kan läggas i boxar betyder bara, att en volym kan läggas i en annan volym. \\ Hjälpmedel avsett att hålla samman och ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. arkivbox, ritningsportfölj, mikrofilmsburk och kassett.
29z Utkast 9 / 18 textbärare // I st f förvaringsmedel. Alternativ beteckning är behållartyp. \\ Fysiskt underlag för handlingar, t.ex. pappersark, optisk skiva och mikrofilm, // I st f databärare. Bättre att reservera ordet data till det som är i digitalt format eller liknande. Ordet textbärare förutsätter, att med text menas all slags "infoväv", t ex ord, bild, linjer, ljud osv. Textus betyder väv på latin.\\
29z Utkast 10 / 18 4 SYNPUNKTER PÅ VISSA STYCKEN 5 kap. Arkivredovisning Funktion och omfattning 1 Myndighetens arkivredovisning ska göra det möjligt att - förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, - överblicka handlingsbeståndet, - söka och ta fram handlingar, och - hantera och förvalta handlingar. 2 Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd, oberoende av verksamhetsområde och medium. Om en myndighets verksamhet har en organisatorisk, geografisk eller annan indelning som gör att en uppdelning på skilda instrument skulle underlätta upprättande och användning av arkivredovisningen, ska myndigheten göra en framställan till Riksarkivet om undantag från första stycket. 3 Arkivredovisningen ska omfatta följande delar: - arkivbeskrivning, - klassificeringsstruktur - processbeskrivningar, - registrering, och - inventarium. Allmänna råd. Arkivredovisningen och dess delar bör så långt möjligt samordnas med myndighetens ärendehanteringssystem och övriga system. Arkivredovisningens delar bör kunna presenteras med utgångspunkt från olika kriterier. REMISSYNPUNKTER 5 kap 3 : Alternativ: - arkivöversikt. // I st f arkivbeskrivning. Ordet skiljer sig tydligare gentemot arkivredovisning. \\ - arkivschema. - verksamhetsbeskrivningar. // Processer och/eller funktioner motsvarande strukturens delar.\\ - arkivregister. // Gällande handlingar, handlingstyper, ärenden m m. \\ - inventarie. Vad betyder "registrering"? Det bör förklaras här. Huruvida arkivregistren bör betrakas som en särskild del av arkivredovisningen kan diskuteras. De kan räknas upp i arkivöversikten. Och de bör finnas med inom gruppen Register under Stödverksamhet i arkivschemat. Kan man dra en klar gräns mellan arkivregister och andra register? I ett bra verksamhetsregister finns ett organisationsregister och ett dokumentregister. Dokumentregistret hämtar uppgifter ur organisationsregistret för t ex utgivare och handläggare. Är då organisationsregistret ett arkivregister? Punkten "samordnas med --- övriga system" pekar bland annat på den infomassa som inte räknas in i arkivet enligt Arkivlagen. Ett effektivt it-stöd knyter samman även dessa. Det som skiljer Arkivlagens "arkivet" från övrig infomassa är en värdering av sakinnehållet. Praktiskt kan
29z Utkast 11 / 18 handläggaren behöva växla mellan olika infomassor, som därför bör vara så mycket som möjligt "inom samma system", med samma logik, vilket bland annat processinriktningen perkar mot. Om "processer omfattar allt" (vilket man får intrycket av att det ska göra), så finns ingen lagrad verksamhetsinfo som inte kan knytas till någon process, oavsett om dokumenten/handlingarna räknas som arkiv enligt Arkivlagen eller ej. 4 Arkivredovisningen ska hållas tillgänglig för allmänheten och myndighetens personal. Allmänna råd. Arkivredovisningen bör vara tillgänglig via myndighetens webbplats. Arkivbeskrivning 5 En beskrivning av myndighetens verksamhet och arkiv ska upprättas. I beskrivningen ska finnas uppgifter om: - myndighetens namn, - tidpunkt för myndighetens tillkomst, - myndighetens verksamhet (samband upprättas med instruktion, lagstiftning och andra instrument som styr verksamheten), - organisation (samband upprättas med organisationsplan, arbetsordning och liknande instrument), - arkiv eller delar av arkiv som har överlämnats från annan myndighet eller enskild, med uppgifter om sökmedel och tillgänglighet, - arkiv eller delar av arkiv som har överlämnats till arkivmyndighet, och - uppgifter om ansvariga för arkiv och registratur. Samband ska upprättas mellan beskrivningen och övriga delar av arkivredovisningen. REMISSYNPUNKTER 5 kap 5 : Saknas: utgivningsdatum. Den som är ansvarig för arkiv är troligen också ansvarig för arkivbeskrivningen. Som sådan bör namnet anges bland igenkänningsuppgifter. Arkivbeskrivningen bör vara en beskrivningen av "myndighetens arkiv". Över vajre arkiv som överlämnats till myndigheten bör en separat redovisning upprättas - i linje med proveniensprincipen. Arkiv(delar) som lämnats till arkivmyndighet framgår av inventariet. 6 Beskrivningen ska utöver vad som sägs i 5 innehålla uppgifter om arkivredovisningens utformning, vilka standarder och metoder som har använts vid utarbetandet, en förklaring av använda symboler och koder, samt uppgifter om hur man använder arkivredovisningen. 7 När beskrivningen har blivit inaktuell ska en ny beskrivning upprättas. Beskrivningen ska ges en struktur som underlättar en samlad presentation av versionerna. Klassificeringsstruktur En struktur som representerar verksamheten 8 Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten.
29z Utkast 12 / 18 Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering av handlingsslag, handlingstyper, ärenden och motsvarande. Strukturen ska presenteras grafiskt och i form av en lista. Allmänna råd. Om flera myndigheter i en organisation eller motsvarande har en likartad verksamhet bör den struktur som myndigheterna använder helt eller delvis vara densamma. REMISSYNPUNKTER 5 kap 8 : Det bör preciseras vad grafisk form betyder. Det är inte meningsfullt att ställa krav på bilder som inte säger mer än en tydlig lista. 9 Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i strukturen ska representerar myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Om behov föreligger får strukturen omfatta en mellannivå som representerar grupper av processer. Allmänna råd. På strukturens översta nivå bör verksamheterna ges följande ordning - styrande verksamheter, - stödjande verksamheter, och - kärnverksamheter. Om andra eller ytterligare kriterier har använts vid utarbetande av strukturen bör detta anges. REMISSYNPUNKTER 5 kap 9 : Översta nivå representerar ett steg framåt i förhållande till allmänna arkivschemat. (Orden "styrande verksamhet" kan dock förkortas till "ledning", som är brukligt.) Utan ytterligare preciseringar finns risk för ett steg bakåt. Allmänna arkivschemat preciserar några viktiga handlingsgrupper: protokoll, register och räkenskaper. (Diarie är ett register, in- och utgående är inget som bör preciseras för sig utan knytas till ärendet. Klassen F kan betyda vad som helst.) Protokoll tillhör styrande och räkenskaper tillhör stödjande. Register som särskild klass finns stort behov för, och då ska den finnas som stödjande. Här finns ingen sådan precisering. Det bör finnas utrymme (kanske i särskilda Rafsar) för precisering av framförallt ledning och stödverksamhet, som ju kan beskrivas nästan identiskt i alla verksamheter. Men också en del allmänna principer och branschspecifikt vad gäller kärnverksamhet. Exempel: 1 Kärnverksamhet // Studiestöd Fängelsevård Skola... var och en unik. Men alla skolor kan ha likartade arkiv.\\ 2 Ledning 21 Möten 211 Protokoll från X 22 Uppföljning 221 Verksamhetsplaner 222 V-berättelser 23 Normer 231 Instruktioner 232 Blanketter 24 Interninfo 241 Personaltidning 242 Intranät
29z Utkast 13 / 18 3 Stöd 31 Register Diarie m m 32 Personal 321 Personakter 322 Utbildning 33 Räkenskaper Ett allmän regel om att längst ner ska finnas processer är felaktig. Processer ska beskrivas för att förklara arkivet. (Men processbeskrivningars främsta syfte är att styra själva verksamheten.) Det betyder inte automatiskt, att processen blir en handlingsgrupp. Två processer kan resultera i samma arkivplats, t ex personalproceserna rekrytering och kompetensutveckling resulterar båda i att handlingar hamnar i personalakten. Ett register är en funktion, som kan stödja flera andra funktioner eller processer. Ett register kan ändras som resultat av flera andra funktioner och processer. Det är fel att se endast "den lägsta nivån" som innehållande handlingar. En projektdossié är en handling, den knyter samman projektet, vilket kan visas av att den har en framsida med igenkänningsuppgifter och projektbeskrivning. Men den kan innehålla undergrupper som Bidrag, Uppföljning och Evaluering, i vilka samlas processers dokumentation. 10 Samtliga processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i strukturen. Allmänna råd. Processer som inte avsätter handlingar bör finnas representerade i strukturen om det underlättar förståelse av sambanden mellan verksamhet och handlingar, och främjar en ändamålsenlig gallring. Strukturens tidsomfattning, versionshantering m.m. 11 Följande uppgifter ska anges om klassificeringstrukturen: - myndighetens namn, - strukturens versionsnummer, - tidpunkt för strukturens fastställande, - tidpunkt när strukturen tas i bruk, - tidpunkt när strukturen avslutas, - namn på den som upprättat strukturen, och - myndighetens beslut (ärendebeteckning eller protokoll). Beskrivning av strukturenheter 12 Följande uppgifter ska anges om strukturenheterna på samtliga nivåer: - beteckning på strukturenheten, i enlighet med 13, och - namn på det verksamhetsområde, den grupp av processer eller den process som strukturenheten representerar. För strukturenheter på den nedersta nivån får organisatorisk enhet anges. Samband ska upprättas mellan strukturenheterna på den lägsta nivån och de processbeskrivningar som avses i 16-17. REMISSYNPUNKTER 5 kap 12 : Man bör eftersträva att strukturenhet (handlingsgrupp) och verksamhetsområde heter samma sak. Endast i den mån struktur för verksamhet och arkiv inte är identiska, så bör namnen vara olika.
29z Utkast 14 / 18 En vits med att "processorientera" är, att undvika de organisatoriska enheternas fängelser. Verksamheter/processer flyttar mellan olika organistoriska enheter. Myndighetens organisation och dess förändring ska anges i arkivbeskrivningen. Varför repetera det här? I en bra modell för igenkänningsuppgifter framgår på varje handling vilken del av organisationen (tjänstesteälle) som är utgivare. 13 Strukturenhetens beteckning ska bildas genom punktnotation. Om punktnotation används tillsammans med andra beteckningar, ska andra skiljetecken än punkt användas för att skilja beteckningarna åt. REMISSYNPUNKTER 5 kap 13 : Bör det förordnas om sådana teknikaliteter. En enklare och tydligare modell är klassnumrering i stil med det som brukar användas i diarieplaner. Exempel: se 9 ovan. Ändring av klassificeringsstrukturen Ändring av strukturenheter 14 Vid ändringar i verksamheten får nya strukturenheter läggas till och andra avslutas. Samband ska upprättas mellan gamla och nya strukturenheter som hör samman i processuellt hänseende. En identitet får inte återanvändas inom samma struktur. Allmänna råd. Samband, i enlighet med andra stycket, behöver exempelvis upprättas när en process delas upp på flera processer, när flera processer slås samman, eller när en process förändras så mycket att den kan betraktas som en ny process. 15 För nytillkomna strukturenheter ska följande uppgifter anges, förutom beteckning och namn i enlighet med 12 : - tidpunkt för strukturenhetens fastställande, - tidpunkt när strukturenheten tas i bruk, - namn på den som upprättat strukturenheten, och - myndighetens beslut (t.ex. ärendebeteckning och protokoll). När en strukturenhet avslutas ska tidpunkten för detta anges. REMISSYNPUNKTER 5 kap 15 : Vad är "namn på den"? Person eller organisation? Ny klassificeringsstruktur 16 Vid genomgripande förändringar av verksamheten, eller när klassificeringsstrukturen riskerar att bli oöverskådlig på grund av ändringar, ska den avslutas och en ny tas i bruk. Vid byte av struktur ska samband upprättas mellan strukturenheter som hör samman i processuellt hänseende i den gamla och den nya strukturen. Beskrivning av processer 17 Samtliga processer som finns representerade i strukturen ska beskrivas.
29z Utkast 15 / 18 Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar processen, vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen, samt hur handlingar inkommer och upprättas under processens gång. Det ska framgå av beskrivningen om handlingar utbyts i en gemensam handläggningsprocess; mellan myndigheter, mellan myndigheter och enskilda eller mellan organisatoriska enheter inom en myndighet. Av processbeskrivningen ska även framgå hur handlingar tillkommer genom att uppgifter registreras i och sammanställs ur myndighetens databaser. Allmänna råd. I tredje stycket avses sådana sammanställningar som görs regelmässigt under processens gång. Se prop. 2001/ 02:70, Offentlighetsprincipen och informationstekniken, s. 18 ff om så kallade färdiga elektroniska handlingar. Verksamhetsområden och grupper av processer bör beskrivas i den utsträckning det behövs för förståelse av sambanden mellan verksamheter och handlingsslag. 18 Beskrivningen av processer ska göras i löpande text och grafiskt. Den grafiska beskrivningen får utelämnas för enklare processer, om den inte behövs för förståelse av sambanden mellan aktiviteter och handlingstyper. Registrering av handlingsslag Presentation och samband 19 Samtliga handlingsslag i arkivet ska registreras. Handlingsslagen ska presenteras som en lista i enlighet med klassificeringsstrukturen. Samband ska upprättas mellan beskrivningen av handlingsslag och den beskrivning av processer som avses i 17-18. Uppgifter om handlingsslag 20 Följande uppgifter ska anges om ett handlingsslag: - beteckning, i enlighet med klassificeringsstrukturen, - namn på handlingsslaget, om behövligt, - namn på ingående handlingstyper, - handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, - gallring, och - sekretess. Det ska även anges om handlingarna inom handlingsslaget registreras på handlings-, ärendenivå eller motsvarande. Samband ska upprättas med sådan registrering. Allmänna råd. Med organisation avses t.ex. uppgifter om hur handlingstyperna organiseras inom handlingsslaget, om någon handlingstyp förvaras separat (se 21 ), eller om flera handlingsslag förvaras tillsammans (se 22 ). Här avses även uppgifter om hur ärendeakter och motsvarande organiseras inom handlingsslaget, t.ex. om de ordnas efter registreringsordning, beslutsdatum eller annan ordning. REMISSYNPUNKTER 5 kap 20 : Frasen om handlingstypernas "organisation" bör ersättas med deras "ordning" i enlighet med innebörden av frasen "ordna och förteckna". Handlingstyper som förvaras separat
29z Utkast 16 / 18 21 En handlingstyp som förvaras separat ske ges en unik beteckning som visar till vilket handlingsslag den hör. REMISSYNPUNKTER 5 kap 21 : "Separatismen" i förvaringen kan komma och gå, särskilt i den digitala världen. På varje handling bör en beteckning finnas, som anger till vilket ärende eller dylikt den hör. Inkomna handlingar bör få påskrifter med detta. 22 Om en handlingstyp utgörs av sammanställningar ur en databas ska följande uppgifter anges: - typer av uppgifter som vanligtvis ingår i handlingstypen, - hur handlingstypen presenteras, - samband med andra handlingstyper, - i vilken databas handlingstypen ingår, och - samband med dokumentation över systemet Allmänna råd. Databasen som helhet redovisas som ett eget handlingsslag, som exempelvis kan avsättas genom en process med aktiviteter som kravställa, dokumentera, utveckla, förvalta och använda databasen. REMISSYNPUNKTER 5 kap 22 : Databas är en it-term. I arkivsammanhang bör termen register användas, t ex Trafikregistret. Om registret är digitalt uppbyggt med en eller flera tabeller är en teknisk fråga. I den första meningen kan ordet "databas" ersättas med exempelvis "sammansatt register". Varje handlingstyp, oavsett om den finns som "formulär" i en "databas" eller om den finns på papper, bör beskrivas på liknande sätt. Grupper av handlingsslag 23 Om flera handlingsslag bildar en grupp av handlingsslag, ska följande uppgifter anges om gruppen: - unikt namn på gruppen, - om behövligt, unik beteckning på gruppen, - namn och beteckning på ingående handlingsslag och - beskrivning av gruppens organisation. Allmänna råd. Här avses grupper av handlingsslag som förvaras tillsammans, t.ex. samtliga ärendeakter i registreringsordning eller dossierer i objektsordning. Om ett stort antal handlingsslag ingår i gruppen kan dessa redovisas på en särskild lista till vilken samband upprättas. REMISSYNPUNKTER 5 kap 23 : Sambandet som omtalas fås, om listorna har normala igenkänningsuppgifter. Registrering av ärenden 24 Vid registrering av ärenden ska handlingsslagets beteckning, i enlighet med klassificeringsstrukturen anges. Det hindrar inte att klassificering även sker med utgångspunkt från andra kriterier.
29z Utkast 17 / 18 Allmänna råd. Vid registrering av ärenden och motsvarande bör uppgifter om förvaringsenhet och placering anges. Vid automatiserade rutiner för registrering kan sådana uppgifter genereras automatiskt från inventariet och övrig registrering. Andra uppgifter som kan anges vid registreringen är t.ex. objekt, ämne eller rumslig belägenhet. Uppgifter om ärende eller motsvarande bör kunna presenteras tillsammans med handlingarna i ärendet. Det kan t.ex. ske genom utskrift av uppgifterna på aktomslag, eller genom att uppgifterna knyts som metadata till en elektronisk akt. Se 3 om samordning av arkivredovisning och myndighetens ärendehanteringssystem, och andra system. REMISSYNPUNKTER 5 kap 24 : Ordet metadata är en it-term. I arkivsammanhang bör man utgå från termen uppgift. I detta sammanhang ser det inte ut att vara annat än normala igenkänningsuppgifter. Inventarium Samband 25 Samband ska upprättas mellan handlingar och förvaringsenheter, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Sambanden ska upprätthållas över tiden. Inventariet ska kunna presenteras som en lista. Allmänna råd. Vilka uppgifter som behöver registreras beror på kombinationen av handlingar, databärare och förvaringsmedel i det enskilda fallet. Registrering av förvaringsenheter 26 I inventariet ska följande uppgifter anges om förvaringsenheten, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst: - unik beteckning på förvaringsenheten, - typ av förvaringsenhet, - förvaringsenhetens omfattning, och - förvaringsenhetens fysiska placering. Allmänna råd. Med förvaringsenhetens omfattning avses t.ex. ingående handlingar och tidsomfattning. Märkning av förvaringsenhet 27 Förvaringsenheter ska märkas, i den utsträckning det behövs för handlingarnas identifiering och åtkomst. Märkning ska ske med den unika beteckningen som avses i 26 samt övriga uppgifter som behövs för handlingarnas identifiering. Allmänna råd. Här avses t.ex. myndighetens namn och klassificeringsstrukturens version. Hanteringsuppgifter 28 Till arkivredovisningen ska knytas sådana uppgifter som behövs för framställning, hantering, förvaring och vård.
29z Utkast 18 / 18 Allmänna råd. Här avses de uppgifter som behövs för att kraven i Riksarkivets mediespecifika föreskrifter ska kunna uppfyllas. - - - 1. Denna författning träder ikraft den 1 juli 2008. 2. Föreskrifterna om arkivredovisning i 6 kap. RA-FS 1991:1 (ändrad 1997:4) får tillämpas för handlingar som tillkommer före den 1 juli 2011. En klassificeringsplan, i enlighet med 5 kap. 8-13 denna författning, ska dock ha upprättats senast den 1 juli 2010, och myndigheten ska före detta datum ha ingett en plan till Riksarkivet för det fortsatta arbetet. Om särskilda skäl föreligger kan Riksarkivet medge att en myndighet får senarelägga införandet av det nya sättet att arkivredovisa, i enlighet med 5 kap. denna författning.